Conocimiento Fundamentales de Hoja de Calculo

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 1
MODULO
CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE
HOJAS DE CÁLCULO – ICDL BASE

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 2
Índice
1.1 USO DE LA APLICACIÓN ....................................................................................................................................................................... 5
1.1.1 TRABAJAR CON HOJAS DE CÁLCULO ............................................................................................................................................ 5
1.1.1.1 ABRIR Y CERRAR UNA APLICACIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO. ABRIR Y CERRAR HOJAS DE CÁLCULO. ............................. 5
1.1.1.3 GUARDAR UNA HOJA DE CÁLCULO EN UNA UNIDAD DE ALMACENAMIENTO DETERMINADO. GUARDAR UNA HOJA
DE CÁLCULO CON OTRO NOMBRE EN UNA UBICACIÓN DE UNA UNIDAD DE ALMACENAMIENTO. ............................................... 8
1.1.1.4 GUARDAR UNA HOJA DE CÁLCULO EN UN FORMATO DISTINTO AL ORIGINAL: PLANTILLA, ARCHIVO DE TEXTO,
EXTENSIÓN ESPECÍFICA PARA UN DETERMINADO TIPO DE SOFTWARE O VERSIÓN. ...................................................................... 9
1.1.1.5 ALTERNAR ENTRE HOJAS DE CÁLCULO ABIERTAS. ........................................................................................................ 10
1.1.2 MAXIMIZAR EL RENDIMIENTO ................................................................................................................................................... 10
1.1.2.1 MODIFICAR LAS PREFERENCIAS DE LA APLICACIÓN: NOMBRE DE USUARIO Y CARPETA POR DEFECTO AL ABRIR Y
GUARDAR LOS LIBROS DE HOJAS DE CÁLCULO. ............................................................................................................................. 11
1.1.2.2 UTILIZAR LAS FUNCIONES DE AYUDA DISPONIBLES. ..................................................................................................... 12
1.1.2.3 UTILIZAR LAS OPCIONES DE ZOOM. .............................................................................................................................. 12
1.1.2.4 MOSTRAR Y OCULTAR LAS BARRAS DE HERRAMIENTAS. RESTAURAR Y MINIMIZAR LA CINTA DE OPCIONES (BARRA
DE HERRAMIENTAS). ...................................................................................................................................................................... 13
1.2 CELDAS .............................................................................................................................................................................................. 15
1.2.1 INSERTAR Y SELECCIONAR ......................................................................................................................................................... 15
1.2.1.1 ENTENDER QUE UNA CELDA DE UNA HOJA DE TRABAJO DEBE CONTENER SÓLO UN ELEMENTO DE DATOS, (POR
EJEMPLO, EL NOMBRE EN UNA CELDA, EL APELLIDO EN UNA CÉLULA ADYACENTE). ................................................................... 15
1.2.1.2 COMPRENDER BUENAS PRÁCTICAS EN LA CREACIÓN DE LISTAS: EVITAR FILAS Y COLUMNAS EN BLANCO EN EL
CUERPO PRINCIPAL DE LA LISTA, INSERTAR UNA FILA EN BLANCO ANTE DE LA FILA DE TOTALES, Y ASEGURARSE QUE LAS
CÉLULAS ADYACENTES A LA LISTA ESTÁN EN BLANCO. .................................................................................................................. 15
1.2.1.3 INTRODUCIR CIFRAS, FECHAS Y TEXTO EN UNA CÉLULA. ............................................................................................. 15
1.2.1.4 SELECCIONAR UNA CELDA, RANGOS DE CELDA ADYACENTES O DISCONTINUOS DE CELDAS Y HOJAS DE CÁLCULO
COMPLETAS. ................................................................................................................................................................................... 15
1.2.2 EDITAR Y ORDENAR ................................................................................................................................................................... 16
1.2.2.1 EDITAR Y MODIFICAR EL CONTENIDO DE UNA CELDA. ................................................................................................. 16
1.2.2.2 UTILIZAR LOS COMANDOS DESHACER Y REHACER. ...................................................................................................... 17
1.2.2.3 UTILIZAR EL COMANDO DE BÚSQUEDA PARA CONTENIDOS ESPECÍFICOS DENTRO DE UNA HOJA DE CÁLCULO........ 17
1.2.2.4 UTILIZAR EL COMANDO DE REEMPLAZO PARA CONTENIDOS ESPECÍFICOS DENTRO DE UNA HOJA DE DE CÁLCULO. 17
1.2.2.5 ORDENAR UN RANGO DE CELDAS SEGÚN CRITERIOS NUMÉRICOS O ALFABÉTICOS Y DE FORMA ASCENDENTE O
DESCENDENTE. ............................................................................................................................................................................... 19
1.2.3 COPIAR, MOVER Y ELIMINAR ..................................................................................................................................................... 21
1.2.3.1 COPIAR EL CONTENIDO DE UNA CELDA O DE UN RANGO DE CELDAS DENTRO DE UNA MISMA HOJA DE CÁLCULO,
ENTRE HOJAS DE CÁLCULO O ENTRE LIBROS. ................................................................................................................................ 21
1.2.3.2 UTILIZAR LAS HERRAMIENTAS DE AUTOCOMPLETAR Y COPIAR DISPONIBLES PARA COPIAR, INCREMENTAR LA
ENTRADA DE DATOS. ...................................................................................................................................................................... 24

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1.2.3.3 MOVER EL CONTENIDO DE UNA CELDA O DE UN RANGO DE CELDAS DENTRO DE UNA MISMA HOJA DE CÁLCULO,
ENTRE HOJAS DE CÁLCULO O ENTRE LIBROS. ................................................................................................................................ 25
1.2.3.4 ELIMINAR EL CONTENIDO DE UNA CELDA. ................................................................................................................... 26
1.3 TRABAJAR CON HOJAS DE CÁLCULO ................................................................................................................................................. 28
1.3.1 FILAS Y COLUMNAS .................................................................................................................................................................... 28
1.3.1.1 SELECCIONAR UNA FILA Y RANGOS ADYACENTES O DISCONTINUOS DE CELDAS. ....................................................... 28
1.3.1.2 SELECCIONAR UNA COLUMNA Y RANGOS ADYACENTES O DISCONTINUOS DE COLUMNAS. ...................................... 28
1.3.1.3 INSERTAR Y ELIMINAR FILAS Y COLUMNAS. ................................................................................................................. 28
1.3.1.4 MODIFICAR EL ANCHO DE COLUMNAS Y EL ALTO DE LAS FILAS A UN VALOR ESPECÍFICO Y A UN ÓPTIMO ANCHO O
ALTURA….. ...................................................................................................................................................................................... 31
1.3.1.5 CONGELAR Y DESCONGELAR TÍTULOS DE FILAS Y/O COLUMNAS................................................................................. 32
1.3.2 HOJAS DE CÁLCULO ................................................................................................................................................................... 34
1.3.2.1 ALTERNAR ENTRE HOJAS DE CÁLCULO. ........................................................................................................................ 34
1.3.2.2 CREAR Y ELIMINAR UNA NUEVA HOJA DE CÁLCULO. ................................................................................................... 35
1.3.2.3 APLICAR BUENAS PRÁCTICAS AL PONER NOMBRES A LAS HOJAS DE CÁLCULO: UTILIZAR NOMBRES CON
SIGNIFICADO EN VEZ DE ACEPTAR LOS NOMBRES PREDETERMINADOS. ...................................................................................... 36
1.3.2.4 COPIAR, MOVER, Y CAMBIAR EL NOMBRE DE UNA HOJA DE CÁLCULO DENTRO DE UN MISMO LIBRO. ..................... 36
1.4 FORMULAS Y FUNCIONES ................................................................................................................................................................. 38
1.4.1 FORMULAS ARITMÉTICAS .......................................................................................................................................................... 38
1.4.1.1 APLICAR BUENAS PRÁCTICAS AL GENERAR FORMULAS: UTILIZAR REFERENCIAS A CELDAS EN VEZ DE INGRESAR
CIFRAS EN LAS FORMULAS. ............................................................................................................................................................ 38
1.4.1.2 GENERAR FORMULAS UTILIZANDO REFERENCIAS A CELDAS Y OPERADORES ARITMÉTICOS (SUMA, RESTA,
MULTIPLICACIÓN, Y DIVISIÓN). ...................................................................................................................................................... 38
1.4.1.3 IDENTIFICAR Y ENTENDER VALORES DE ERRORES ESTÁNDAR RELACIONADOS CON LA CREACIÓN DE FORMULAS:
#NAME?, #DIV/0!, #REF!. ............................................................................................................................................................... 39
1.4.1.4 COMPRENDER Y UTILIZAR REFERENCIAS RELATIVAS Y ABSOLUTAS A CELDAS DENTRO DE LAS FORMULAS. .............. 41
1.4.2 FUNCIONES ................................................................................................................................................................................ 42
1.4.2.1 GENERAR FORMULAS UTILIZANDO LA FUNCIONES DE SUMA (SUMA), PROMEDIO (PROMEDIO), MÍNIMO (MIN),
MÁXIMO (MAX), Y CONTAR (CONTAR / CONTARA) ....................................................................................................................... 42
1.4.2.2 GENERAR FORMULAS UTILIZANDO LA FUNCIÓN LÓGICA “SI” (PARA CONSEGUIR UNO DE DOS VALORES POSIBLES) CON
LOS OPERADORES DE COMPARACIÓN : =, >,

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1.5.2.2 APLICAR LAS OPCIONES DE ESTILO DE FUENTE NEGRITA, CURSIVA, SUBRAYADO Y DOBLE SUBRAYADO AL
CONTENIDO DE UNA CELDA. .......................................................................................................................................................... 54
1.5.2.3 APLICAR DIFERENTES COLORES AL CONTENIDO Y AL FONDO DE UNA CELDA. ........................................................... 55
1.5.2.4 COPIAR FORMATOS ENTRE CELDAS O RANGO DE CELDAS. ......................................................................................... 55
1.5.3 EFECTOS DE ALINEACIÓN Y BORDES .......................................................................................................................................... 56
1.5.3.1 APLICAR AJUSTES DE TEXTO A LOS CONTENIDOS DE UNA CELDA O RANGO DE CELDAS. ........................................... 56
1.5.3.2 ALINEAR EL CONTENIDO DE UNA CELDA VERTICAL U HORIZONTALMENTE. AJUSTAR LA ORIENTACIÓN. .................. 56
1.5.3.4 AÑADIR BORDES A UNA CELDA O RANGO DE CELDAS: LÍNEAS Y COLORES. ...................................................................... 59
1.6 GRÁFICOS .......................................................................................................................................................................................... 61
1.6.1 CREACIÓN DE GRÁFICOS ............................................................................................................................................................ 61
1.6.1.1 CREAR DIFERENTES TIPOS DE GRÁFICOS BASADO EN DATOS DE UNA HOJA DE CÁLCULO: DE COLUMNAS, BARRAS,
LÍNEAS Y CIRCULARES. .................................................................................................................................................................... 61
1.6.1.2 SELECCIONAR UN GRÁFICO. ............................................................................................................................................... 62
1.6.1.3 CAMBIAR EL TIPO DE GRÁFICO. .......................................................................................................................................... 62
1.6.1.4 DESPLAZAR, CAMBIAR EL TAMAÑO Y ELIMINAR UN GRÁFICO. ......................................................................................... 63
1.6.2 EDITAR ....................................................................................................................................................................................... 66
1.6.2.1 AÑADIR, ELIMINAR Y MODIFICAR EL TÍTULO DE UN GRÁFICO. .................................................................................... 66
1.6.2.2 AÑADIR ETIQUETAS DE DATOS A UN GRÁFICO: VALORES/NÚMEROS, Y PORCENTAJES. ............................................ 68
1.6.2.3 CAMBIAR EL COLOR DE FONDO DE UN GRÁFICO Y EL COLOR DE LA LEYENDA. ........................................................... 69
1.6.2.4 CAMBIAR EL COLOR DE FONDO DE UNA COLUMNA, BARRA, LÍNEA, O ÁREA DE GRÁFICO. .............................................. 70
1.6.2.5 MODIFICAR TAMAÑO DE LETRA, COLOR DEL TÍTULO DEL GRÁFICO, EJES DEL GRÁFICO Y LEYENDA. ......................... 71
1.7 PREPARACIÓN DEL PROCESO DE SALIDA .......................................................................................................................................... 72
1.7.1 PREPARACIÓN ............................................................................................................................................................................ 72
1.7.1.1 CAMBIAR LOS MÁRGENES DE LA HOJA DE CÁLCULO: SUPERIOR, INFERIOR, IZQUIERDO Y DERECHO. ............................. 72
1.7.1.2 CAMBIAR LA ORIENTACIÓN DE LA PÁGINA: VERTICAL U HORIZONTAL. CAMBIAR EL TAMAÑO DEL PAPEL...................... 72
1.7.1.3 CAMBIAR EL FORMATO DE PÁGINA PARA AJUSTAR EL CONTENIDO DE UNA HOJA DE CÁLCULO A UN NÚMERO
ESPECIFICO DE PÁGINAS. ................................................................................................................................................................ 73
1.7.1.4 AÑADIR, MODIFICAR Y ELIMINAR TEXTOS EN ENCABEZADO, Y PIE DE PÁGINA DE HOJA DE CÁLCULO. ..................... 74
1.7.1.5 INSERTAR Y ELIMINAR CAMPOS EN EL ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA: NUMERACIÓN DE PÁGINAS, FECHA, HORA,
NOMBRE DEL ARCHIVO Y NOMBRE DE LA HOJA DE CÁLCULO. ...................................................................................................... 75
1.7.2 REVISAR E IMPRIMIR .................................................................................................................................................................. 76
1.7.2.1 REVISAR Y CORREGIR LOS CÁLCULOS Y EL TEXTO DE LA HOJA DE CÁLCULO. ............................................................... 76
1.7.2.2 MOSTRAR U OCULTAR LAS LÍNEAS DIVISORIAS DE LA HOJA DE CÁLCULO Y LOS ENCABEZADOS DE FILAS Y COLUMNAS
ANTES DEL PROCESO DE IMPRESIÓN. ............................................................................................................................................ 83
1.7.2.3 APLICAR LA OPCIÓN DE REPETIR AUTOMÁTICAMENTE EL TITULO DE FILA(S) EN CADA UNA DE LAS PÁGINAS A
IMPRIMIR DE LA HOJA DE CÁLCULO. .............................................................................................................................................. 84
1.7.2.4 VISTA PRELIMINAR DE UNA HOJA CÁLCULO. ............................................................................................................... 85
1.7.2.5 IMPRIMIR UN RANGO DE DE CELDAS, UNA HOJA DE CÁLCULO COMPLETA CON UN NÚMERO DETERMINADO DE
COPIAS, UN LIBRO COMPLETO O UN GRÁFICO CONCRETO. .......................................................................................................... 85

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1.1 USO DE LA APLICACIÓN
1.1.1 TRABAJAR CON HOJAS DE CÁLCULO
1.1.1.1 ABRIR Y CERRAR UNA APLICACIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO. ABRIR Y CERRAR HOJAS DE CÁLCULO.
Iniciar Excel 2010
Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar Excel 2010.
Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la
esquina inferior izquierda de la pantalla.
Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se
despliega un menú; al colocar el cursor sobre Todos
los programas , aparece otra lista con los programas
que hay instalados en tu ordenador; coloca el
puntero del ratón sobre la carpeta con el nombre
Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se
iniciará el programa.
Desde el icono de Excel del escritorio.
Figura 2 – Icono
Excel 2010.
Figura 1 – Menú inico Windows.
Cerrar Excel 2010
Para cerrar Excel 2010, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
Hacer clic en el botón cerrar boton cerrar , este botón se encuentra situado en la parte superior derecha
de la ventana de Excel.
También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación de teclas cerrarás la ventana
que tengas activa en ese momento.
Hacer clic sobre el menú y elegir la opción Salir .
1.1.1.2 CREAR UNA NUEVA HOJA DE CÁLCULO CON LA PLANTILLA POR DEFECTO.
Cuando abrimos Excel, automáticamente se inicia un libro de trabajo vacío, pero supongamos que ya estamos
trabajando con un documento y queremos crear otro libro nuevo. Esta operación se denomina Nuevo.
Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, deberás seguir los siguientes pasos:
Selecciona el menú Archivo y elige la opción Nuevo.

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Figura 3 – Opción Nuevo.
O bien utilizar la combinación de teclas CTRL+U.
Se mostrará, a la derecha del menú, un conjunto de opciones:
Figura 4 – Libro en blanco.
Lo habitual será seleccionar Libro en blanco en la lista de opciones y a continuación hacer clic en Crear, en el panel
situado más a la derecha. Pero también podemos partir de una plantilla, en vez de un libro en blanco.
LAS PLANTILLAS
Vamos a conocer y manejar con más precisión las opciones disponibles en Excel2010 a la hora de empezar un libro de
trabajo, como puede ser el uso de plantillas como modelos que usaremos para la creación de libros de trabajo.
Usar plantillas
Una plantilla es un modelo que puede servir como base para muchas hojas de cálculo. Puede incluir tanto datos como
formatos.
Para crear un libro de trabajo utilizando plantillas:
Pulsa la pestaña Archivo
y elige la opción Nuevo....

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Junto a la opción Libro en blanco, encontramos más opciones:
Plantillas recientes, nos mostrará un
listado de las últimas plantillas utilizadas.
Elegiremos una y pulsaremos el botón
Crear situado bajo la vista previa que se
muestra a la derecha.
Plantillas de ejemplo, contiene varias
plantillas ya listas para su utilización, que
vienen incluidas con la instalación de
Excel 2010. Algunos ejemplos son:
Informe de gastos, Hoja de asistencia,
Informe de ventas, Presupuesto mensual
personal, etc. Elegiremos una y
pulsaremos el botón Crear situado bajo la
vista previa que se muestra a la derecha.
Mis plantillas, abre un cuadro de diálogo
que contiene las plantillas personalizadas
que has ido creando.
Nueva a partir de existente, abre un
cuadro de diálogo muy similar al que
utilizamos para abrir un nuevo archivo. Se
trata de buscar un archivo Excel en el
ordenador y pulsar Abrir.
Figura 5 – Plantillas disponibles.
Por último, encontramos en la zona inferior una sección llamada Plantillas de Office.com. Las categorías que engloba:
Agendas, Calendarios, Facturas, Formularios, etc. son todos los recursos que se encuentran online.
Puedes buscar las plantillas explorando las carpetas o bien utilizar el cuadro de búsqueda. Si utilizas la búsqueda y no
encuentras nada con un determinado concepto, se muestra un mensaje con un enlace que te permite ponerte en
contacto con Microsoft para sugerirles plantillas que podrían resultar de utilidad, de forma que tengan constancia de la
necesidad y vayan incluyendo cada vez más a disposición de los usuarios.
Que las plantillas estén online implica, obviamente, que necesitaremos tener conexión a internet para poder utilizarlas.
También implica que las categorías y ficheros disponibles en este apartado son susceptibles a variaciones. Dependerán
de los recursos disponibles en la página web de Microsoft. Por ello, es posible que una plantilla o categoría desaparezca
sin más y aparezcan otras nuevas.
Al no disponer éstas plantillas directamente en nuestro ordenador, la opción que aparece junto a la vista previa es la de
Descargar.
Sea cual sea la plantilla que escojamos y el origen o procedencia de la misma, actuará de la misma forma:
1. Se abrirá en Excel un libro que ya contendrá información.
2. Rellenaremos los datos que creamos oportunos.
3. Y al guardar el documento, nos aparecerá el cuadro Guardar como para darle un nombre al mismo y conservar la
plantilla original intacta.

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Un detalle importante es aprender a movernos por esta ventana. Para ello
utilizaremos la barra de navegación superior.
Cuando entramos en una categoría, por ejemplo Formularios, es posible que
no encontremos nada que nos interese y deseemos volver a la pantalla
anterior. Para ello, deberemos utilizar el botón Atrás de la zona superior .
También disponemos del botón Adelante , que tiene el efecto
contrario. Por ejemplo, si hemos vuelto Atrás desde Formularios, al pulsar el
botón Adelante veremos el contenido de Formularios de nuevo.
Junto a éstos botones veremos la ruta (o camino de migas). Por ejemplo, en
Figura 6 – Ruta Formularios.
la imagen de la Figura 6, estamos situados en Formularios, que a su vez está
en Inicio. Cada opción es en realidad un botón, de forma que, por ejemplo, si estamos en Formularios y pulsamos Inicio,
volveremos al principio.
Crear plantillas
Para crear una plantilla, seguiremos los siguientes pasos:
1. Crear un libro de trabajo con todos los datos y los formatos que serán comunes a todos los libros de trabajo
creados a partir de esta plantilla.
2. Hacer clic en la pestaña Archivo .
3. Elegir la opción Guardar como...
4. Escribir el nombre de la plantilla en el recuadro Nombre de archivo.
5. En el recuadro Guardar como tipo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para que se abra la lista desplegable y
elegir la opción Plantilla de Excel.
6. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Figura 7 – Guardar como tipo.
Excel 2010 cambia automáticamente a la carpeta de plantillas, para que tu nueva plantilla esté siempre disponible al
seleccionar la opción Nuevo > Mis plantillas.
1.1.1.3 GUARDAR UNA HOJA DE CÁLCULO EN UNA UNIDAD DE ALMACENAMIENTO DETERMINADO. GUARDAR UNA
HOJA DE CÁLCULO CON OTRO NOMBRE EN UNA UBICACIÓN DE UNA UNIDAD DE ALMACENAMIENTO.
Guardar una hoja de cálculo en una unidad de almacenamiento
Hay tres formas para guardar una hoja de cálculo en una unidad de almacenamiento:
1. Abrir el archivo, hacer click en la pestaña Archivo, ir a Guardar como, elegir el directorio del pendrive (que suele
tener letras variables, por ejemplo, G, F, etc.) y hacer click en Aceptar.

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Nota: En el cuadro de diálogo Guardar como, en la opción Nombre del archivo, se puede cambiar el nombre del
archivo.
2. Ir a la carpeta donde esta guardado el archivo, hacer click con el boton derecho del mouse y elegir la opción Copiar.
Luego, Ir a la carpeta del pendrive, Hacer click con el boton derecho y Elegir la opción Pegar.
3. Ir a la carpeta donde esta guardado el archivo, hacer click con el boton derecho, seleccionar Enviar a y una vez
desplegado el menú, elegir el pendrive.
Nota: Se puede usar la combinación de teclas Ctrl+C y Ctrl+V, para copiar y pegar respectivamente.
1.1.1.4 GUARDAR UNA HOJA DE CÁLCULO EN UN FORMATO DISTINTO AL ORIGINAL: PLANTILLA, ARCHIVO DE TEXTO,
EXTENSIÓN ESPECÍFICA PARA UN DETERMINADO TIPO DE SOFTWARE O VERSIÓN.
Al Guardar una Hoja de cálculo (Excel), existen varios formatos de los cuales podemos elegir. El predeterminado de
todos estos, es el Libro de Excel (.xlsx), los otros formatos, aparte del predeterminado, se utilizan dependiendo de lo
que nosotros nesecitemos, a la hora de usar, mostrar o presentar nuestro documento Excel.
En la siguiente imagen se destacan todos los formatos que podemos utilizar al guardar un documento Excel:
Figura 8 – Tipo de archivo.
Para poder guardar en otros formatos, debemos hacer lo siguiente:
Mientras estamos en el Cuadro de diálogo Guardar como, buscaremos el menú Tipo (se muestra en la imagen de la
Figura 8 con una flecha) que se encuentra debajo de donde escribimos el Nombre de nuestro documento Excel, en este
menú, al lado derecho, veremos que tiene seleccionado el formato predeterminado, en el cual si hacemos click sobre
este, nos mostrara las lista de formatos que vimos en la imagen de la Figura 8, una vez aquí solo nos faltara, elegir el
formato que deseemos y dar click en Guardar.

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1.1.1.5 ALTERNAR ENTRE HOJAS DE CÁLCULO ABIERTAS.
Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen 3 hojas de cálculo aunque el
número podría cambiarse.
Existen distintos métodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.
Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.
Figura 9 – Barra etiqueta(1).
Observarás como en nuestro caso tenemos 3 hojas de cálculo, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos
situados para trabajar, la Hoja1.
Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaña Hoja3 pasarás a trabajar
con dicha hoja.
Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda de
dicha barra para visualizarlas:
Para visualizar a partir de la Hoja1.
Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.
Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.
Para visualizar las últimas hojas.
Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic sobre la etiqueta de ésta.
Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán ningún efecto.
También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo, como
pueden ser:
MOVIMIENTO
Hoja Siguiente
Hoja Anterior
TECLADO
CTRL+AVPAG
CTRL+REPAG
1.1.2 MAXIMIZAR EL RENDIMIENTO

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1.1.2.1 MODIFICAR LAS PREFERENCIAS DE LA APLICACIÓN: NOMBRE DE USUARIO Y CARPETA POR DEFECTO AL ABRIR
Y GUARDAR LOS LIBROS DE HOJAS DE CÁLCULO.
Excel, como cualquier otro programa de Office, tiene opciones de preferencias que suelen usarse
para configurar algunos aspectos de Excel, como por ejemplo, cuantas hojas se crean al abrir Excel,
el nombre de usuario o la carpeta por defecto en donde se guardan y abren los proyectos de Excel.
Estos cambios sulen hacerse con el menú Opciones y para poder entrar a el, asi como el poder
movilizarse dentro de el, es lo que enseñaremos en los siguientes pasos:
1. Ir a el menú Archivo, que se encuentra en el lado superior izquierdo de la pantalla.
2. Dentro de la pestaña Archivo, Hacer click en el menú Opciones.
3. En el momento en que hagamos click en Opciones, nos aparecerá esta ventana:
Figura 10 – Menú
Opciones.
Figura 11 – Cuadro de diálogo Opciones de Excel.
Aquí nos permitirá cambiar, el numero de hojas que nos aparecen al abrir Excel o el Nombre de usuario, entre otras
cosas. Para poder cambiar la Carpeta por Defecto de Excel, tendremos que buscar y hacer click en la Opcion “Guardar”
que se encuentra en la izquierda de la ventana.

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 12
Figura 12 – Categoria Guardar, Cuadro de diálogo Opciones de Excel.
Dentro la la opción “Guardar”, se nos permitirá elegir entre muchas cosas, como por ejemplo, la ubicación de los
borradores, elegir el formato predeterminado, si deseamos Guardar información de autorrecuperación, entre otras.
1.1.2.2 UTILIZAR LAS FUNCIONES DE AYUDA DISPONIBLES.
Tenemos varios métodos para obtener Ayuda con Excel.
Un método consiste en utilizar la Cinta de opciones, haciendo clic en el interrogante:
Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecerá la ventana de ayuda desde la cual tendremos
que buscar la ayuda necesaria.
1.1.2.3 UTILIZAR LAS OPCIONES DE ZOOM.
La función de zoom se puede utilizar para acercar la vista del documento o para alejarla y ver un porcentaje mayor de la
página a tamaño reducido. También puede guardar un ajuste de zoom concreto con un documento o una plantilla.
Acercar o alejar rápidamente un documento
1. En la barra de estado, haga clic en el control deslizante Zoom .
2. Deslice el control hasta obtener el porcentaje de ajuste de zoom que desea usar.
Elegir un ajuste de zoom concreto
Puede decidir qué cantidad del documento se debe presentar en pantalla. Siga uno de estos
procedimientos:
Figura 13 – Grupo Zoom.

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 13
En el grupo Zoom de la ficha Vista, haga clic en 100%.
En el grupo Zoom de la ficha Vista, haga clic en Ampliar selección y hara un zoom al área que este seleccionada.
En el grupo Zoom de la ficha Vista, haga clic en Zoom y escriba un porcentaje o elija el valor que desee.
1.1.2.4 MOSTRAR Y OCULTAR LAS BARRAS DE HERRAMIENTAS. RESTAURAR Y MINIMIZAR LA CINTA DE OPCIONES
(BARRA DE HERRAMIENTAS).
La cinta, que es un componente de la Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent, se diseñó para ayudar a encontrar
fácilmente los comandos necesarios para completar una tarea. Los comandos se organizan en grupos lógicos, que se
reúnen en fichas. Cada ficha está relacionada con un tipo de actividad (como escribir o diseñar una página). Para reducir
la aglomeración en pantalla, algunas fichas solo se muestran cuando son necesarias.
No existe ninguna opción disponible actualmente que permita modificar la interfaz de usuario para que los comandos,
las barras de herramientas y el menú Archivo se vean como en Microsoft Office 2003 y versiones anteriores. Sin
embargo, se puede minimizar la cinta para que haya más espacio disponible en pantalla o personalizar la cinta de
opciones como desee. Por ejemplo, puede crear fichas personalizadas y grupos personalizados para que contengan los
comandos que usa con más frecuencia.
Existe, también, la posibilidad de minimizar la cinta de opciones para darle mas espacio al cuerpo de Excel, que es
necesario cuando queremos tener nuestros escritos siempre a la vista.
Cinta de opciones completa
Cinta de opciones minimizada
Figura 14 – Cinta de opciones(1).
Mantener siempre la cinta de opciones minimizada
Figura 15 – Cinta de opciones(2).
Haga click con el botón secundario en la cinta de opciones y, a continuación, haga click en Minimizar la cinta de
opciones.
Otro forma de minimizar la cinta de opciones, es hacer click en Minimizar la cinta de opciones.
El botón Minimizar la cinta de opciones está en la esquina superior derecha de la ventana del
programa, como muestra la Figura 16.
Para usar la cinta de opciones minimizada, haga click en la pestaña que desee usar y, a
continuación, en la opción o en el comando deseados.
Figura 16 – Botón
Minimizar/Maximizar(1).
Por ejemplo, con la cinta de opciones minimizada, puede seleccionar texto en el documento de Microsoft Word, hacer
click en la pestaña Inicio y, a continuación, en el grupo Fuente, hacer click en el tamaño de texto que desee. Después, la
cinta de opciones se vuelve a minimizar.
Método abreviado de teclado: Para minimizar o restaurar la cinta de opciones, presione CTRL+F1.

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 14
Restaurar la cinta de opciones
En la lista, haga click en Minimizar la cinta de opciones.
Otra forma de restaurar la cinta de opciones, es hacer click en Expandir la cinta. El botón
Expandir la cinta está en la esquina superior derecha de la ventana del programa como se
muestra en la Figura 17.
Figura 17 – Botón
Minimizar/Maximizar(2).
Sugerencia: Para minimizar rápidamente la cinta de opciones, haga doble click en el nombre de la pestaña activa.
Vuelva a hacer doble click en una pestaña para restaurar la cinta de opciones.

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 15
1.2 CELDAS
1.2.1 INSERTAR Y SELECCIONAR
1.2.1.1 ENTENDER QUE UNA CELDA DE UNA HOJA DE TRABAJO DEBE CONTENER SÓLO UN ELEMENTO DE DATOS,
(POR EJEMPLO, EL NOMBRE EN UNA CELDA, EL APELLIDO EN UNA CELDA ADYACENTE).
1.2.1.2 COMPRENDER BUENAS PRÁCTICAS EN LA CREACIÓN DE LISTAS: EVITAR FILAS Y COLUMNAS EN BLANCO EN EL
CUERPO PRINCIPAL DE LA LISTA, INSERTAR UNA FILA EN BLANCO ANTES DE LA FILA DE TOTALES, Y ASEGURARSE QUE
LAS CELDAS ADYACENTES A LA LISTA ESTÁN EN BLANCO.
1.2.1.3 INTRODUCIR CIFRAS, FECHAS Y TEXTO EN UNA CELDA.
Introducir texto o un número en una celda
1. En la hoja de cálculo, haga clic en una celda.
2. Escriba los números o el texto que desee introducir y, después, presione Entrar o TAB.
Introducir una fecha o una hora en una celda
1. En la hoja de cálculo, haga clic en una celda.
2. Escriba una fecha o una hora tal como se indica a continuación:
Para introducir una fecha, use una barra oblicua o un guión para separar los componentes; por ejemplo, escriba
05/09/2002 o 5-Sep-2002.
Para introducir una hora basándose en un reloj de 12 horas, introduzca la hora seguida de un espacio y,
después, escriba a o p tras la hora; por ejemplo, 9:00 p. De lo contrario, Excel escribirá la hora como a.m.
1.2.1.4 SELECCIONAR UNA CELDA, RANGOS DE CELDA ADYACENTES O DISCONTINUOS DE CELDAS Y HOJAS DE
CÁLCULO COMPLETAS.
Hay diferentes formas de seleccionar una celdas. En el siguiente recuadro encontraran la gran mayoría de estas formas
de selección:
PARA SELECCIONAR
Una única celda
HAGA LO SIGUIENTE
Haga clic en la celda o presione las teclas de flecha para moverse hasta ella.
Un rango de celdas
Un rango amplio de celdas
Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, arrastre hasta la
última celda, o mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras presiona las
teclas de flecha para extender la selección.
También puede seleccionar la primera celda del rango y presionar después F8
para extender la selección utilizando las teclas de flecha. Vuelva a presionar F8
para detener la extensión de la selección.
Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, mantenga presionada
la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda del rango. Puede
desplazarse para hacer que la última celda sea visible.

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 16
Todas las celdas de una hoja de
cálculo
Haga clic en el botón Seleccionar todo.
También puede presionar CTRL+E o CTRL+MAYÚS+Barra
Espaciadora para seleccionar toda la hoja de cálculo.
Celdas no adyacentes o rangos
de celdas
Seleccione la primera celda o rango de celdas y, a continuación, mantenga
presionada la tecla MAYÚS mientras selecciona otras celdas o rangos.
También puede seleccionar la primera celda o rango de celdas, y presionar a
continuación MAYÚS+F8 para agregar a la selección otra celda o rango de
celdas no adyacentes. Para dejar de agregar a la selección celdas o rangos,
presione MAYÚS+F8 otra vez.
Nota: No puede cancelar la selección de una celda o rango de celdas en
una selección no adyacente sin cancelar toda la selección.
Las celdas hasta la última celda
utilizada de una hoja de cálculo
(esquina inferior derecha)
Las celdas hasta el principio de la
hoja de cálculo
Más o menos celdas que la
selección activa
Seleccione la primera celda y después presione CTRL+MAYÚS+FIN para
extender la selección de celdas hasta la última celda utilizada de la hoja de
cálculo (esquina inferior derecha).
Seleccione la primera celda y, a continuación, presione CTRL+MAYÚS+INICIO
para extender la selección hasta el principio de la hoja de cálculo.
Mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda que
desea incluir en la nueva selección. El rango rectangular comprendido entre la
celda activa y la celda en la que hace clic se convierte en la nueva selección.
1.2.2 EDITAR Y ORDENAR
1.2.2.1 EDITAR Y MODIFICAR EL CONTENIDO DE UNA CELDA.
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o más tarde, después de la
introducción.
Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar utilizando la tecla
Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición.
No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos.
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada, después activaremos
la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato
a modificar.
La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.
En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la misma, ahora es cuando podemos
modificar la información.
Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botón Introducir .

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 17
Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea restaurar el contenido de la celda a su
valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar
Así no se introducen los datos y la celda muestra la información que ya tenía.
de la barra de fórmulas.
Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor
directamente sobre ésta.
1.2.2.2 UTILIZAR LOS COMANDOS DESHACER Y REHACER.
Deshacer la última acción o acciones realizadas
Para deshacer una acción, siga uno o varios de estos procedimientos:
1. Haga clic en Deshacer imagen del botón en la barra de herramientas de acceso
rápido.
Figura 18 – Comandos Deshacer y
Rehacer.
Método abreviado de teclado: Pulse CTRL+Z o F2. Para que la tecla de función F2 deshaga la última acción es
probable que tenga que pulsar la tecla Bloqueo F.
2. Para deshacer varias acciones al mismo tiempo, haga clic en la flecha que aparece junto a Deshacer , seleccione
las acciones en la lista que desea deshacer y, a continuación, haga clic en la lista.
3. Todas las acciones que ha seleccionado se habrán deshecho.
Notas
Algunas acciones no se pueden deshacer, como hacer clic en un comando de la ficha Archivo o guardar un
archivo. Si no se puede deshacer una acción, el comando Deshacer cambiará a No se puede deshacer.
En Excel, para cancelar la entrada en una celda o en la barra de fórmulas presione ESC antes de pulsar
ENTRAR.
En Excel, las macros pueden borrar todos los elementos de la lista Deshacer.
Rehacer las acciones que se han deshecho
Para rehacer una acción deshecha, haga clic en Rehacer
de la barra de herramientas de acceso rápido.
Método abreviado de teclado Pulse CTRL+Y o F3. Para que la tecla de función F3 repita la última acción, podría tener
que pulsar la tecla Bloqueo F.
1.2.2.3 UTILIZAR EL COMANDO DE BÚSQUEDA PARA CONTENIDOS ESPECÍFICOS DENTRO DE UNA HOJA DE CÁLCULO;
1.2.2.4 UTILIZAR EL COMANDO DE REEMPLAZO PARA CONTENIDOS ESPECÍFICOS DENTRO DE UNA HOJA DE DE
CÁLCULO.
1. En una hoja de cálculo, haga clic en cualquier celda.
2. En la pestaña Inicio, en el grupo Edición, haga clic en Buscar y seleccionar.
3. Siga uno de estos procedimientos:
Para buscar texto o números, haga clic en Buscar.
Para buscar y reemplazar texto o números, haga clic en Reemplazar.
Figura 19 – Grupo Modificar.
4. En el cuadro Buscar, escriba el texto o los números que desee buscar, o bien
haga clic en la flecha del cuadro Buscar y haga clic en una búsqueda reciente que se encuentre en la lista.

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 18
Puede usar caracteres comodín, como un asterisco (*) o un signo de interrogación (?), en sus criterios de búsqueda:
Use el asterisco para buscar cualquier cadena de caracteres. Por ejemplo, s*l devolverá tanto "sal" como
"señal".
Use el signo de interrogación para buscar un solo carácter. Por ejemplo, s?l devolverá "sal" y "sol".
Sugerencia: Si desea buscar asteriscos, signos de interrogación y tildes (~) en los datos de la hoja de cálculo, escriba
una tilde antes de estos caracteres en el cuadro Buscar. Por ejemplo, para buscar datos que contienen "?", debe
escribir ~? como criterio de búsqueda.
5. Haga clic en Opciones para definir en más detalle su búsqueda y, a continuación, siga uno de estos procedimientos:
Para buscar datos en una hoja de cálculo o en un libro entero, en el cuadro Dentro de, seleccione Hoja o Libro.
Para buscar datos en filas o columnas, en el cuadro Buscar, haga clic en Por filas o Por columnas.
Para buscar datos con detalles específicos, en el cuadro Buscar dentro de, haga clic en Fórmulas, Valores o
Comentarios.
Nota: Los cuadros Valores y Comentarios sólo están disponibles en la pestaña Reemplazar.
Para buscar datos distinguiendo entre mayúsculas y minúsculas, active la casilla Coincidir mayúsculas y
minúsculas.
Para buscar celdas que contienen sólo los caracteres que escribió en el cuadro Buscar, active la casilla Coincidir
con el contenido de toda la celda.
6. Si desea buscar texto o números que además tienen un formato específico, haga clic en Formato y elija sus
opciones en el cuadro de diálogo Buscar formato.
Sugerencia: Si desea buscar celdas que tienen un determinado formato, puede eliminar los criterios del cuadro
Buscar y seleccionar un formato de celda determinado como ejemplo. Haga clic en la flecha situada junto a
Formato, después en Elegir formato de celda y, por último, en la celda que tiene el formato que desea buscar.
7. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para buscar texto o números, haga clic en Buscar todos o Buscar siguiente.
Sugerencia: Si hace clic en Buscar todos, obtendrá una lista con todas las coincidencias que respondan a sus
criterios de búsqueda. Para activar una celda, haga clic en una coincidencia específica de la lista. Para ordenar los
resultados de una búsqueda con Buscar todos, haga clic en el encabezado de una columna.
Para reemplazar texto o números, escriba el nuevo texto o número en el cuadro Reemplazar con (o deje el
cuadro en blanco para no reemplazar los caracteres con nada) y, a continuación, haga clic en Buscar o Buscar
todos.
Nota: Si el cuadro Reemplazar con no está disponible, haga clic en la pestaña Reemplazar.
Si lo desea, puede cancelar una búsqueda en curso presionando ESC.
8. Para reemplazar la coincidencia resaltada o todas las coincidencias encontradas, haga clic en Reemplazar o
Reemplazar todos.

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 19
1.2.2.5 ORDENAR UN RANGO DE CELDAS SEGÚN CRITERIOS NUMÉRICOS O ALFABÉTICOS Y DE FORMA ASCENDENTE O
DESCENDENTE.
Cuando disponemos de muchos datos, lo más habitual es ordenarlos siguiendo algún criterio. Esta ordenación se puede
hacer de forma simple, es decir, ordenar por una columna u ordenar por diferentes columnas a la vez, siguiendo una
jerarquía.
Para hacer una ordenación simple debemos posicionarnos en la columna que queramos ordenar y, desde la pestaña
Datos y los botones de la sección Ordenar y filtrar, para que la ordenación sea ascendente o descendente
respectivamente. También podemos pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenación, aunque en este caso
esta opción es menos rápida. Ésto ordenará todo el conjunto de la fila.
Si lo que queremos es ordenar una determinada columna, sin que esto afecte al resto, deberemos hacer clic sobre el
encabezado de la misma. Por ejemplo, sobre el encabezado A. En ese caso, nos aparecerá una ventana como la
siguiente:
Figura 20 – Advertencia antes de ordenar.
Si elegimos Ampliar la selección, ordenará toda la fila.
Si en cambio elegimos Continuar con la selección actual, se ordenará sólo la columna seleccionada, sin tener en cuenta
los datos que se encuentran en la misma fila.
Tras elegir, pulsamos Aceptar y veremos que los cambios se han aplicado.
Aquí puedes ver un ejemplo de ordenación:
Figura 21 – Ejemplo de ordenación.
El botón está más enfocado a ordenar por más de un criterio de ordenación. Al pulsarlo, nos aparece el cuadro de
diálogo donde podemos seleccionar los campos por los que queremos ordenar.

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 20
Figura 22 – Cuadro de diálogo Ordenar.
- En el desplegable Ordenar por elegiremos la columna. Si los datos tienen un encabezado que les da nombre, Excel los
mostrará. Si no, mostrará los nombres de columna (columna A, columna B, ...).
- Deberemos indicar en qué se basa nuestra ordenación (Ordenar según). Se puede elegir entre tener en cuenta el valor
de la celda, el color de su texto o fondo, o su icono.
- Y cuál es el Criterio de ordenación: Si ascendente (A a Z) o descendente (Z a A). O bien si se trata de un criterio
personalizado como: lunes, martes, miércoles...
Cuando hemos completado un criterio, podemos incluir otro pulsando Agregar
nivel, como se muestra en la imagen de la Figura 22. De forma que podremos
ordenar, por ejemplo, por nombre y en caso de que dos o más registros tengan el
mismo nombre, por apellido.
Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo,
aumentamos o disminuimos la prioridad de ordenación de este nivel. Los datos se
ordenarán, primero, por el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los demás
niveles en orden descendente.
Figura 23 – Opciones de ordenación.
En la parte superior derecha tenemos un botón Opciones..., este botón sirve para
abrir el cuadro de diálogo Opciones de ordenación dónde podremos especificar más opciones en el criterio de la
ordenación (Ver Figura 23).
Un ejemplo de esto, es que como el profesor debe ordenar a todos los alumnos del curso por nombre en Excel y para
poder hacerlo necesita tener un cuadro en Excel de esta forma (Ver Figura 24):

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 21
Figura 24 – Ejemplo orden alumnos(1).
Despues del procedimiento mostrado en este apunte, quedara de esta forma (Ver Figura 25):
Figura 25 – Ejemplo
orden alumnos(2)
1.2.3 COPIAR, MOVER Y ELIMINAR
1.2.3.1 COPIAR EL CONTENIDO DE UNA CELDA O DE UN RANGO DE CELDAS DENTRO DE UNA MISMA HOJA DE
CÁLCULO, ENTRE HOJAS DE CÁLCULO O ENTRE LIBROS.
Copiar celdas utilizando el Portapapeles
La operación de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando utilizamos el portapapeles, entran
en juego 2 operaciones, Copiar y Pegar. La operación Copiar duplicará las celdas seleccionadas al portapapeles de
Windows y Pegar copia la información del portapapeles a donde nos encontramos situados.
Para copiar unas celdas a otra posición, tenemos que hacerlo en dos tiempos:
En un primer tiempo copiamos al portapapeles las celdas a copiar:
Selecciona las celdas a copiar y pulsa CTRL + C. O bien selecciónalas y haz clic
en el botón Copiar de la pestaña Inicio.
Observarás como aparece una línea punteada que la información que se ha
copiado en el portapapeles.
Figura 26 – Botón Copiar como imagen…

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 22
Además, en la versión Excel 2010 se ha incluido una pequeña flecha que permite
seleccionar la forma en que queremos copiar los datos. Si elegimos Copiar como imagen,
aparecerá un pequeño cuadro que nos permite convertir los datos seleccionados en una
única imagen (Ver Figura 27).
En un segundo tiempo las trasladamos del portapapeles a la hoja:
Figura 28 – Botón
Pegar.
Sitúate sobre la celda donde quieras insertar los datos copiados en el
portapapeles. Y haz clic en la opción Pegar de la pestaña Inicio, o bien
pulsa la combinación de teclas Ctrl + V.
Figura 27 – Cuadro de
diálogo Copiar imagen.
Excel 2010, tambien extiende el área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área
copiada. La celda seleccionada será la esquina superior izquierda del área pegada. En caso de que lo
que quieras sea sustituir el contenido de unas celdas por la información copiada, selecciónalas antes
de pegar la información y se sobreescribirán.
Para quitar la línea de marca alrededor del área copiada, pulsar la tecla ESC del teclado. Mientras tengas la línea de
marca puedes volver a pegar el rango en otras celdas sin necesidad de volver a copiar.
Con el Portapapeles podremos pegar hasta 24 objetos almacenados en él con sucesivas copias.
Puedes acceder al Portapapeles haciendo clic en la pequeña flecha que aparece en la parte inferior derecha de la
sección Portapapeles de la pestaña Inicio.
Esta barra tiene el aspecto de la imagen de la Figura 29.
En nuestro caso puedes observar que hay 4 elementos, aunque indica que hay 18 de 24
objetos en el portapapeles.
Para pegar uno de ellos, hacer clic sobre el objeto a pegar.
Para pegar todos los elementos a la vez, hacer clic sobre el botón .
Y si lo que queremos es vaciar el Portapapeles, hacer clic sobre el botón
.
Si no nos interesa ver la Barra del Portapapeles, hacer clic sobre el botón cerrar
del panel o volver a pulsar el botón con el que lo mostramos.
Podemos también elegir si queremos que aparezca automáticamente esta barra o no a la
hora de copiar algún elemento. Para ello:
1. Hacer clic sobre el botón .
2. Luego, seleccionar la opción Mostrar
automáticamente el Portapapeles de Office,
para activar en caso de querer visualizarla
automáticamente, o para desactivarla en caso
contrario.
3. Al desplegar el botón de opciones también
podemos activar algunas de las siguientes
opciones descritas a continuación:
Figura 30 – Opciones del portapapeles.
Figura 29 – Portapapeles.

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 23
Si activamos la opción Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office copiará el contenido del portapapeles sin
mostrarlo.
Si activamos la opción Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra de tareas aparecerá en la barra de
tareas del sistema (junto al reloj del sistema) el icono del portapapeles .
Si activamos la opción Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar mostrará en la parte inferior derecha
de la ventana un mensaje informándote del número de elementos copiados .
Copiar celdas utilizando el ratón
Para duplicar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los
siguientes pasos:
1. Seleccionar las celdas a copiar.
2. Situarse sobre un borde de la selección y pulsar la tecla CTRL.
3. Observa como el puntero del ratón se transforma en .
4. Manteniendo pulsada CTRL, pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde se quiere
copiar el rango.
5. Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de soltar el botón del ratón.
6. Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.
7. Soltar la tecla CTRL.
Copiar en celdas adyacentes
Vamos a explicarte un método muy rápido para copiar en celdas adyacentes. Dicho método utiliza el autorrelleno, a
continuación te explicamos cómo utilizarlo y qué pasa cuando las celdas que copiamos contienen fórmulas.
Para copiar un rango de celdas a otra posición siempre que ésta última sea adyacente a la selección a copiar, seguir los
siguientes pasos:
1. Seleccionar las celdas a copiar.
2. Situarse sobre la esquina inferior derecha de la selección que contiene un cuadrado negro, el cual, es el
controlador de relleno.
3. Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del ratón se convertirá en una cruz negra.
4. Pulsar entonces el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres copiar el rango.
Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango.
5. Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.
6. Después de soltar el botón del ratón aparecerá en la esquina inferior derecha de las celdas copiadas el icono de
Opciones de autorelleno .
Desplegando el botón podemos ver el Cuadro y elegir el tipo de copiado.
Nota: Si no aparece el controlador de relleno podemos activarlo entrando en el menú
Archivo, Opciones, en la ficha Avanzadas activar la casilla “Permitir arrastrar y colocar el
controlador de relleno y las celdas”.
Figura 31 – Opciones de
autorelleno.

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 24
Cuando copiamos celdas con fórmulas que contienen referencias a otras celdas, como por ejemplo =A2+3, la fórmula
variará, dependiendo de donde vayamos a copiar la fórmula, esto es porque las referencias contenidas en la fórmula
son lo que denominamos REFERENCIAS RELATIVAS, son relativas a la celda que las contiene.
Así, si en la celda B3 tenemos la fórmula =A2+3 y copiamos la celda B3 a la celda B4 , esta última contendrá la fórmula
=A3+3. A veces puede resultar incómodo la actualización anterior a la hora de trabajar y por ello Excel 2010 dispone de
otros tipos de referencias como son las ABSOLUTAS y las MIXTAS.
Para indicar una referencia absoluta en una fórmula tendremos que poner el signo $ delante del nombre de la fila y de
la columna de la celda, por ejemplo =$A$2, y así aunque copiemos la celda a otra, nunca variará la referencia.
Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante del nombre de la fila o de la columna, dependiendo de
lo que queremos fijar, por ejemplo =$A2 o =A$2.
Si en las celdas a copiar no hay fórmulas sino valores constantes como fechas o series de números, Excel 2010 rellenará
las nuevas celdas continuando la serie.
1.2.3.2 UTILIZAR LAS HERRAMIENTAS DE AUTOCOMPLETAR Y COPIAR DISPONIBLES PARA COPIAR, INCREMENTAR LA
ENTRADA DE DATOS.
Autocompletar en Excel
La funcionalidad de Autocompletar es de mucha ayuda cuando estás introduciendo varios datos
en una misma columna y Excel se anticipa y realiza una sugerencia del texto a ingresar.
La sugerencia que hace Excel está basada en el texto ingresado previamente (Ver ejemplo de la
Figura 32).
Una vez que has ingresado un texto en la primera celda y se comienza a introducir un texto similar en la segunda celda,
Excel reconoce el mismo patrón de caracteres y hace la sugerencia para el resto del texto.
Para aceptar la sugerencia realizada por Excel es suficiente con pulsar la tecla Entrar y la celda tendrá el texto sugerido
sin la necesidad de introducir el resto de las letras. Por otro lado, si no deseas aceptar la sugerencia hecha por el
Autocompletar simplemente debes continuar introduciendo los caracteres y al finalizar pulsar la tecla Entrar.
Habilitar o deshabilitar Autocompletar
Figura 32 –
Autocompletar.
A algunas personas no les agrada estar recibiendo estas sugerencias cada vez que introducen un texto especialmente
cuando saben que estarán ingresando palabras que comienza con las mismas letras pero que terminarán siendo
completamente diferentes y por ello prefieren desactivar esta funcionalidad.
Para habilitar o deshabilitar esta funcionalidad debes ir a la pestaña Archivo y hacer clic sobre Opciones y
posteriormente seleccionar la opción Avanzadas. Ahí encontrarás la sección Opciones de edición y dentro un cuadro de
selección llamado Habilitar Autocompletar para valores de celda.

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 25
Figura 33 – Opciones avanzadas de Excel.
Para desactivar la funcionalidad de Autocompletar quita la marca de la caja de selección. Por otro lado, sigue este
mismo procedimiento para activar el Autocompletar en caso de que hayas descubierto que no está funcionando y
asegúrate de que la caja de selección está marcada.
1.2.3.3 MOVER EL CONTENIDO DE UNA CELDA O DE UN RANGO DE CELDAS DENTRO DE UNA MISMA HOJA DE
CÁLCULO, ENTRE HOJAS DE CÁLCULO O ENTRE LIBROS.
Mover celdas utilizando el Portapapeles
La operación de mover desplaza una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando utilizamos el portapapeles entran
en juego dos operaciones Cortar y Pegar. La operación de Cortar desplazará las celdas seleccionadas al portapapeles de
Windows y Pegar copia la información del portapapeles a donde nos encontramos situados.
Para mover unas celdas a otra posición, sigue los siguientes pasos:
1. Seleccionar las celdas a mover.
2. Seleccionar la pestaña Inicio y hacer clic en el botón Cortar.
O bien, utiliza la combinación de teclado CTRL + X.
Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas cortadas indicándonos la información situada en el
portapapeles.
A continuación seleccionar las celdas donde quieres que se sitúen las celdas cortadas (no hace falta
seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una única celda,
Excel extiende el área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área cortada. La celda
seleccionada será la esquina superior izquierda del área pegada).
Seleccionar la pestaña Inicio y haz clic en el botón Pegar.
Figura 34 – Botón
Cortar.

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 26
O bien, utiliza la combinación de teclado CTRL + V.
Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se borrará el contenido de éstas últimas, no podemos
utilizar el pegado especial visto en el tema anterior.
Tampoco se modifican las referencias relativas que se encuentran en la fórmula asociada a la celda que movemos.
Mover celdas utilizando el ratón
Para desplazar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los
siguientes pasos:
1. Seleccionar las celdas a mover.
2. Situarse sobre un borde de la selección.
3. El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas, tal
como esto: .
4. Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres mover el rango.
5. Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de soltar el botón del
ratón.
6. Suelta el botón del ratón cuando hayas llegado a donde quieres dejar las celdas.
Si queremos mover algún rango de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes pasos:
1. Seleccionar las celdas a mover.
2. Situarse sobre un borde de la selección.
3. El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas, tal
como esto: .
4. Pulsar el botón del ratón y sin soltarlo pulsar la tecla ALT, después pasar el puntero del ratón sobre la pestaña
de la hoja a la cual quieras mover el rango de celdas que hayas seleccionado, verás que esta hoja pasa a ser la
hoja activa.
5. Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT.
6. Después, soltar el puntero del ratón una vez situado en el lugar donde quieres dejar las celdas.
1.2.3.4 ELIMINAR EL CONTENIDO DE UNA CELDA.
Puede que alguna vez introduzcas información en una celda y a continuación decidas borrarla.
Para ello debes seleccionar la celda o rango de celdas a borrar y a continuación...
1. Ir a la pestaña Inicio.
2. Escoger la opción Borrar, entonces aparecerá otro submenú.
3. Seleccionar una de las opciones disponibles entre:
- Borrar Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios ligados a esas celdas y
cualquier formato excepto la anchura de la columna y la altura de la fila.
Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: $ 12.000, borramos la celda con la opción
Todo. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecerá tal como lo acabamos de escribir sin formato.

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 27
- Borrar Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el formato Estándar, pero
no borra su contenido y sus comentarios. Cuando hablamos de formato nos referimos a todas las opciones
disponibles en el cuadro de diálogo Formato Celdas estudiadas en el tema correspondiente.
Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 €, borramos la celda con la opción
Formato. Ahora en la celda aparecerá 12000 ya que únicamente hemos borrado el formato o aspecto de
ésta, no el contenido.
- Borrar Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no fórmulas, pero mantiene sus
comentarios y su formato.
Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 €, borramos la celda con la opción
Contenido. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecerá con el formato anterior, es decir 23.000 €.
- Borrar Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas seleccionadas, pero
conserva sus contenidos y formatos. El estudio de los comentarios no es objeto de este curso.
- Borrar Hipervínculos: Si seleccionas ésta opción se borrará el enlace pero el formato que excel aplica (color
azul y subrayado) se mantendrá. Para eliminar también el formato deberás pulsar el icono junto a las celdas
seleccionadas y seleccionar Borrar hipervínculos y formatos. O bien elegir en el menú borrar la opción Quitar
hipervínculos.
Otra forma de eliminar el contenido de una celda:
1. Seleccionar la celda a borrar y pulsar la tecla SUPR. Con esta opción únicamente se borrará el contenido de la
celda.

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 28
1.3 TRABAJAR CON HOJAS DE CÁLCULO
1.3.1 FILAS Y COLUMNAS
1.3.1.1 SELECCIONAR UNA FILA Y RANGOS ADYACENTES O DISCONTINUOS DE CELDAS.
1.3.1.2 SELECCIONAR UNA COLUMNA Y RANGOS ADYACENTES O DISCONTINUOS DE COLUMNAS.
Hay diferentes formas de seleccionar una celdas, filas o columnas. En el siguiente recuadro encontraran la gran mayoría
de estas formas de selección:
PARA SELECCIONAR
Una fila o una columna
Filas o columnas adyacentes
Filas o columnas no
adyacentes
La primera o la última celda
de una fila o columna
La primera o la última fila de
una hoja de cálculo o de una
tabla de Microsoft Office
Excel
HAGA LO SIGUIENTE
Haga clic en el encabezado de fila o de columna.
También puede seleccionar celdas de una fila o
columna seleccionando la primera celda y
presionando después CTRL+MAYÚS+tecla de
FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA
Encabezado de fila
IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o Encabezado de columna.
FLECHA ABAJO para las columnas).
NOTA Si la fila o columna contiene datos, al presionar CTRL+MAYÚS+tecla de
FLECHA se selecciona la fila o la columna hasta la última celda usada. Si vuelve a
presionar otra vez esta misma combinación de teclas, se selecciona toda la fila o
columna.
Arrastre los encabezados de fila o columna, o bien, seleccione la primera fila o
columna y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras
selecciona la última fila o columna.
Haga clic en el encabezado de columna o de fila de la primera fila o columna de la
selección. Después, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en
los encabezados de columna o de fila de las otras filas o columnas que desea
agregar a la selección.
Seleccione una celda en la fila o columna y, a continuación, presione CTRL+tecla
de FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA
ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas).
Presione CTRL+INICIO para seleccionar la primera celda de una hoja de cálculo o
de una lista de Excel.
Presione CTRL+FIN para seleccionar la última celda de una hoja de cálculo o de
una lista de Excel que contenga datos o formato.
Sugerencia: Para cancelar una selección de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja de cálculo.
1.3.1.3 INSERTAR Y ELIMINAR FILAS Y COLUMNAS.
En Excel se pueden insertar celdas en blanco por encima o a la izquierda de la celda activa en una hoja de cálculo.
Cuando inserta celdas en blanco, Excel desplaza las demás celdas en la misma columna hacia abajo o las celdas en la
misma fila hacia la derecha para ajustar las celdas nuevas. Asimismo, puede insertar filas por encima de una fila
seleccionada y columnas a la izquierda de una columna seleccionada. También puede eliminar celdas, filas y columnas.

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 29
Nota: Microsoft Excel tiene los siguientes límites de columnas y filas: 16.384 (A a XFD) columnas de ancho por
1.048.576 filas de alto.
Insertar celdas en blanco en una hoja de cálculo
Para Insertar celdas en blanco, siga las siguientes instrucciones:
1. Seleccione la celda o el rango de celdas en las que desee insertar las nuevas celdas en
blanco. Seleccione el mismo número de celdas que desea insertar. Por ejemplo, para
insertar cinco celdas en blanco, debe seleccionar cinco celdas.
2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada debajo de la opción
Insertar y, a continuación, en Insertar celdas.
Figura 35 – Grupo Celdas(1).
Sugerencia: También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en las celdas seleccionadas y, a
continuación, hacer clic en Insertar.
3. En el cuadro de diálogo Insertar, haga clic en la dirección en la que desea desplazar las celdas circundantes.
Notas
Cuando se insertan celdas en una hoja de cálculo, todas las referencias afectadas por la inserción se ajustan
como consecuencia, ya sean referencias de celda relativas o absolutas. Lo mismo ocurre con la eliminación de
celdas, excepto cuando una fórmula hace referencia directamente a una celda eliminada. Si desea que las
referencias se ajusten automáticamente, es conveniente usar referencias de rango en las fórmulas siempre que
sea apropiado, en lugar de especificar celdas individuales.
Para insertar celdas que contengan datos y fórmulas, también puede copiarlas o cortarlas y luego pegarlas en el
lugar que desee haciendo clic con el botón secundario del mouse y luego seleccionar Insertar celdas copiadas o
Insertar celdas cortadas.
Insertar filas en una hoja de cálculo
1. Siga uno de los procedimientos siguientes, para insertar filas:
Para insertar una sola fila, seleccione toda la fila o una celda de la fila encima de la cual desea insertar la nueva
fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila encima de la fila 5, haga clic en una celda de la fila 5.
Para insertar varias filas, seleccione las filas encima de las cuales desea insertar las nuevas filas. Seleccione el
mismo número de filas que desea insertar. Por ejemplo, para insertar tres nuevas filas, debe seleccionar tres
filas.
Para insertar filas no adyacentes, mantenga presionada tecla CTRL mientras
selecciona las filas no adyacentes.
2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada debajo de la opción
Insertar y, a continuación, en Insertar filas de hoja.
Sugerencia:También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en las filas
seleccionadas y, a continuación, hacer clic en el comando Insertar.
Figura 36 – Grupo Celdas(2).
Nota: Cuando se insertan filas en la hoja de cálculo, todas las referencias afectadas por la inserción se ajustan en
consecuencia, ya sean referencias de celda absolutas o relativas. Lo mismo ocurre con la eliminación de filas,
excepto cuando una fórmula hace referencia directamente a una celda eliminada. Si desea que las referencias se

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 30
ajusten automáticamente, es conveniente usar referencias de rango en las fórmulas siempre que sea apropiado en
lugar de especificar celdas individuales.
Insertar columnas en una hoja de cálculo
1. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para insertar una única columna, seleccione la columna o una celda de la columna
situada inmediatamente a la derecha de la posición en la que desea insertar la
nueva columna. Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la
columna B, haga clic en una celda de la columna B.
Para insertar varias columnas, seleccione las columnas situadas inmediatamente a Figura 37 – Grupo Celdas(3).
la derecha de la posición en la que desea insertar las nuevas columnas. Seleccione
el mismo número de columnas que desea insertar. Por ejemplo, para insertar tres columnas nuevas, deberá
seleccionar tres columnas.
Para insertar columnas no adyacentes, mantenga presionada tecla CTRL mientras selecciona columnas no
adyacentes.
2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada debajo de la opción Insertar y, a continuación, en
Insertar columnas de hoja.
Sugerencia: También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en las celdas seleccionadas y, a
continuación, hacer clic en Insertar.
Nota: Cuando se insertan columnas en la hoja de cálculo, todas las referencias afectadas por la inserción se ajustan
en consecuencia, ya sean referencias de celda absolutas o relativas. Lo mismo ocurre con la eliminación de
columnas, excepto cuando una fórmula hace referencia directamente a una celda eliminada. Si desea que las
referencias se ajusten automáticamente, es conveniente usar referencias de rango en las fórmulas siempre que sea
apropiado en lugar de especificar celdas individuales.
Eliminar celdas, filas o columnas
1. Seleccione las celdas, filas o columnas que desea eliminar.
2. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha debajo de la opción
Eliminar y luego realice una de las siguientes acciones:
Para eliminar celdas seleccionadas, haga clic en Eliminar celdas.
Para eliminar filas seleccionadas, haga clic en Eliminar filas de hoja.
Para eliminar columnas seleccionadas, haga clic en Eliminar columnas de hoja.
Figura 38 – Grupo Celdas(4).
Sugerencia: Puede hacer clic con el botón secundario del mouse en una selección de celdas, hacer clic en Eliminar y
luego seleccionar la opción que desea. También puede hacer clic con el botón secundario en una selección de filas o
columnas y luego hacer clic en Eliminar.
3. Si va a eliminar una celda o un rango de celdas, haga clic en Desplazar las celdas hacia la izquierda, Desplazar las
celdas hacia arriba, Toda la fila o Toda la columna en el cuadro de diálogo Eliminar.
Si va a eliminar filas o columnas, otras filas o columnas se desplazarán automáticamente hacia a arriba o hacia la
izquierda.

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 31
Notas
Presionando SUPR sólo se elimina el contenido de las celdas seleccionadas, no las propias celdas.
Excel mantiene actualizadas las fórmulas ajustando las referencias a las celdas desplazadas para que reflejen
sus nuevas ubicaciones. Sin embargo, una fórmula que haga referencia a una celda eliminada mostrará el valor
de error #¡REF!.
1.3.1.4 MODIFICAR EL ANCHO DE COLUMNAS Y EL ALTO DE LAS FILAS A UN VALOR ESPECÍFICO Y A UN ÓPTIMO
ANCHO O ALTURA.
CAMBIAR EL ANCHO:
De una sola columna
Arrastre el borde situado a la derecha del título de la columna hasta que ésta tenga el ancho que
desea.
El ancho de columna que aparece corresponde al promedio de dígitos de 0 a 9 de la fuente
estándar que caben en una celda.
Figura 39 – Cambiar
ancho de celdas.
De varias columnas
Seleccione las columnas que desee cambiar y, a continuación, arrastre el borde hacia la derecha del título de columna
seleccionado.
Para hacer lo mismo en todas las todas las columnas de la hoja de cálculo, haga clic en el botón
Seleccionar todo y, a continuación, arrastre el borde de cualquier título de columna.
Para ajustar al contenido
Figura 40 – Botón
Seleccionar todo(1).
Haga doble clic en el borde a la derecha del título de columna.
Para hacer lo mismo en todas las columnas de la hoja de cálculo, haga clic en el botón
Seleccionar todo y, a continuación, haga doble clic en un borde a la derecha de uno de los títulos
de columna.
Figura 41 – Botón
Seleccionar todo(2).
Para ajustarlo a un ancho específico
Seleccione la columna, elija Columna en el menú Formato, haga clic en Ancho y, a continuación, escriba un número.
Para que coincida con otra columna
1. Seleccione una celda de la columna, haga clic en Copiar en el grupo Portapapeles del menú Inicio y, a
continuación, seleccione la columna de destino.
2. En el menú Inicio, haga clic en la flecha que se encuentra debajo de la opción Pegar, haga click en Pegado especial
y, a continuación, en el cuadro de diálogo Pegado especial, marque la opción Ancho de las columnas y finalmente,
haga click en Aceptar.
Cambiar el ancho predeterminado

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 32
El valor predeterminado para el ancho de columna indica el número medio de caracteres de la fuente estándar que
pueden caber en una celda. Puede especificar un número diferente para el ancho predeterminado de columna de una
hoja de cálculo o de un libro.
1. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para cambiar el ancho predeterminado de columna de una hoja de
cálculo, haga clic en su ficha de hoja.
Figura 42 – Barra etiqueta(2).
Para cambiar el ancho predeterminado de columna de todo el libro, haga clic con el botón secundario en una
ficha de hoja y, a continuación, haga clic en Seleccionar todas las hojas en el fuente estándarmenú contextual.
2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en Formato.
3. En Tamaño de celda, haga clic en Ancho predeterminado.
4. En el cuadro Ancho de columna predeterminado , escriba una medida nueva.
Sugerencia: Si desea definir el ancho predeterminado de columna de todos los libros y hoja de
cálculo nuevos, puede crear una plantilla de libro o una plantilla de hoja de cálculo y basar los
libros u hojas de cálculo nuevos en dichas plantillas.
Figura 43 – Grupo Celdas(5).
CAMBIAR EL ALTO
De una sola fila
Arrastre el borde inferior del título de la fila hasta que tenga el alto que desee.
De varias filas
Seleccione las filas que desee cambiar y arrastre el borde inferior de un título de fila
seleccionado.
Para cambiar el alto de fila de todas las filas de la hoja de cálculo, haga clic en el botón
Seleccionar todo y arrastre el borde inferior de cualquier título de fila.
Figura 44 – Cambiar
alto de celdas
Figura 45 – Botón
Seleccionar todo(3).
Para ajustar al contenido
Haga doble clic en el borde inferior del título de fila.
A un alto específico
Seleccione la columna, elija Fila en el menú Formato, haga clic en Alto y, a continuación, escriba un número.
1.3.1.5 CONGELAR Y DESCONGELAR TÍTULOS DE FILAS Y/O COLUMNAS.
Para inmovilizar paneles, Microsoft Excel mantiene filas o columnas específicas visibles al desplazarse por la hoja de
cálculo. Por ejemplo, si la primera fila de la hoja de cálculo contiene etiquetas, puede inmovilizarla para asegurarse de
que las etiquetas de la columna permanezcan visibles a medida que se desplaza hacia abajo en la hoja de cálculo.

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 33
Figura 46 – Inmovilizada 1era fila.
Una línea sólida en la fila 1 indica que la fila se inmoviliza para mantener las etiquetas de las columnas en su lugar
mientras se desplaza.
Inmovilizar paneles para bloquear filas o columnas específicas
Antes de elegir inmovilizar paneles en una hoja de cálculo, es importante tener en cuenta lo siguiente:
• Solo es posible inmovilizar las filas de la parte superior y las columnas del lado izquierdo de la hoja de cálculo.
No se pueden inmovilizar filas y columnas en el medio de la hoja de cálculo.
• El comando Inmovilizar paneles no está disponible en el modo de edición de celdas o cuando una hoja de
cálculo está protegida. Para cancelar el modo de edición de celdas, presione ENTRAR o ESC. Para obtener
información sobre cómo quitar la protección de una hoja de cálculo, vea el tema sobre cómo proteger
elementos de una hoja de cálculo o de un libro.
Puede elegir inmovilizar solamente la fila superior de la hoja de cálculo, solamente la columna izquierda de la hoja de
cálculo o varias filas y columnas simultáneamente. Por ejemplo, si inmoviliza la fila 1 y, a continuación, decide
inmovilizar la columna A, la fila 1 ya no estará inmovilizada. Si desea inmovilizar filas y columnas al mismo tiempo, debe
elegir inmovilizarlas simultáneamente.
1. En la hoja de cálculo, siga uno de estos procedimientos:
Para bloquear filas, seleccione la fila que se encuentra debajo de la fila o filas que desee mantener visibles
mientras se desplaza.
Para bloquear columnas, seleccione la columna que se encuentra a la derecha de la columna o columnas que
desee mantener visibles mientras se desplaza.
Para bloquear filas y columnas, haga clic en la celda que se encuentra debajo y a la derecha de las filas y
columnas que desee mantener visibles mientras se desplaza.
2. En la pestaña Vista, en el grupo Ventana, haga clic en la flecha situada debajo de Inmovilizar paneles.
3. Siga uno de estos procedimientos:
Figura 47 – Grupo Ventana(1).
Para bloquear solo una fila, haga clic en Inmovilizar fila superior.
Para bloquear solo una columna, haga clic en Inmovilizar primera columna.
Para bloquear más de una fila o columna, o para bloquear filas y columnas al mismo tiempo, haga clic en
Inmovilizar paneles.

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 34
Movilizar paneles
1. En la pestaña Vista, en el grupo Ventana, haga clic en la flecha situada debajo de Inmovilizar paneles.
2. Haga clic en Movilizar paneles.
1.3.2 HOJAS DE CÁLCULO
1.3.2.1 ALTERNAR ENTRE HOJAS DE CÁLCULO.
Figura 48 – Grupo Ventana(2).
Para poder trabajar eficazmente en una hoja de cálculo, debes poder desplazarte a través de ella cómodamente.
Navegación entre las hojas de cálculo de un libro
Las hojas de cálculo de un libro de Excel son visualizadas bajo la forma de fichas o pestañas en la parte inferior izquierda
de la ventana. Excel nombra estas hojas por defecto Hoja1, Hoja2, Hoja3, etc.
La hoja activa (el que se visualiza en la pantalla) figura resaltada. Puedes cambiar la hoja
activa haciendo clic en el nombre de la hoja que hay que activar.
Sin embargo, este método no es muy práctico si el libro contiene un número muy grande de
hojas. Excel propone una alternativa muy eficaz:
Efectúa un clic derecho en las flechas situadas en la parte inferior izquierda:
Figura 49 – Moverse por las hojas de claculo.
Una lista aparece. Si la hoja de cálculo buscada no es mencionada, haz clic encima
para activarla. Si no en esta lista, haz clic en "Más hojas" para activarla.
Un cuadro de dialogo se abre con la lista de las hojas del libro.
Tienes varias posibilidades para seleccionar la hoja que buscas:
Figura 50 – Lista con hojas
de calculo.
Figura 51 – Cuadro de diálogo Activar.

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 35
Deslízate en este cuadro hasta encontrarla en la lista, selecciónala haciendo clic arriba luego en Aceptar o haz
un doble clic directamente encima del nombre de la hoja.
Escribe las primeras letras de su nombre (incluso su nombre entero), selecciónala haciendo clic encima, luego
en Aceptar o haz un doble clic directamente encima.
La hoja de cálculo seleccionada se activa y se visualiza en la pantalla.
1.3.2.2 CREAR Y ELIMINAR UNA NUEVA HOJA DE CÁLCULO.
De manera predeterminada, Microsoft Office Excel proporciona tres hoja de cálculo en un libro, pero se pueden insertar
más hojas de cálculo (y otros tipos de hojas, como hojas de gráficos, hojas de macros u hojas de diálogo) o eliminarlas,
según sea necesario.
Insertar una nueva hoja de cálculo
Para insertar una hoja de cálculo nueva, siga uno de los procedimientos siguientes:
Para insertar rápidamente una hoja de cálculo nueva al final de las hojas de cálculo existentes, haga clic en la ficha
Insertar hoja de cálculo en la parte inferior de la pantalla.
Figura 52 – Barra etiquetas(3).
Para insertar otra hoja de cálculo delante de una existente, seleccione esta hoja de
cálculo y luego, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas , haga clic en Insertar y, a
continuación, haga clic en Insertar hoja.
Sugerencia: También puede hacer clic con el botón secundario en la pestaña de una hoja de
cálculo existente y, a continuación, hacer clic en Insertar. En el cuadro de diálogo Insertar, haga
clic en Hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Figura 53 – Grupo Celdas(6).
Nota: Para cambiar el orden de las hojas de cálculo en un libro, haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo que
desea mover y, a continuación, arrástrela a la ubicación deseada.
Insertar varias hojas de cálculo a la vez
1. Mantenga presionada la tecla MAYÚS y, a continuación, seleccione un número de fichas de hoja existentes
equivalente al número de hojas de cálculo que desee insertar en el libro abierto.
Por ejemplo, si desea agregar tres hojas de cálculo nuevas, seleccione tres fichas de
hoja de las hojas de cálculo existentes.
2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en Insertar y luego en Insertar hoja.
3. Sugerencia: También puede hacer clic con el botón secundario en la pestaña de una hoja de Figura 54 – Grupo Celdas(7).
cálculo existente y, a continuación, hacer clic en Insertar. En el cuadro de diálogo Insertar, haga clic en Hoja de
cálculo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 36
4. Para cambiar el orden de las hojas de cálculo en un libro, haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo que desea
mover y, a continuación, arrástrela a la ubicación deseada.
Eliminar una o más hojas de cálculo
1. Seleccione la hoja o las hojas de cálculo que desea eliminar.
2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Eliminar y, a
continuación, en Eliminar hoja.
Figura 55 – Grupo Celdas(8).
Sugerencia: También puede hacer clic con el botón secundario en la pestaña de hoja de una hoja de cálculo o en la
pestaña de hoja de cualquiera de las hojas de cálculo seleccionadas que desee eliminar y, a continuación, hacer clic
en Eliminar hoja.
1.3.2.3 APLICAR BUENAS PRÁCTICAS AL PONER NOMBRES A LAS HOJAS DE CÁLCULO: UTILIZAR NOMBRES CON
SIGNIFICADO EN VEZ DE ACEPTAR LOS NOMBRES PREDETERMINADOS.
1.3.2.4 COPIAR, MOVER, Y CAMBIAR EL NOMBRE DE UNA HOJA DE CÁLCULO DENTRO DE UN MISMO LIBRO.
Mover o copiar hojas de cálculo a otra ubicación en el mismo libro
Es fácil mover o copiar una hoja de cálculo (u hoja) completa a otra ubicación en un libro. Sin embargo, tenga en cuenta
que los cálculos o gráficos basados en los datos de una hoja de cálculo podrían resultar incorrectos si mueve la hoja de
cálculo. De forma similar, si una hoja de cálculo movida o copiada se inserta entre hojas a las que se hace referencia por
una referencia 3D, los datos en esa hoja de cálculo podrían incluirse en el cálculo de forma inesperada.
1. Seleccione las hojas de cálculo que desea mover o copiar.
2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en Formato y, en la sección Organizar
hojas, haga clic en Mover o copiar hoja.
Sugerencia: También puede hacer clic con el botón secundario en una ficha de hoja
seleccionada y, a continuación, hacer clic en Mover o copiar.
Figura 56 – Grupo Celdas(9).
3. En el cuadro de diálogo Mover o copiar, en la lista Antes de la hoja, siga uno de estos procedimientos:
• Haga clic en la hoja delante de la cual desea insertar directamente las hojas movidas o copiadas.
• Haga clic en (mover al final) para insertar las hojas movidas o copiadas después de la última hoja del libro y
antes de la ficha Insertar hoja de cálculo.
4. Para copiar las hojas en lugar de moverlas, en el cuadro de diálogo Mover o copiar, active la casilla de verificación
Crear una copia.
Nota: Al crear una copia de la hoja de cálculo, la hoja de cálculo se duplica en el libro y el nombre de la hoja indica
que es una copia. Por ejemplo, la primera copia que se hace de Hoja1 se denomina Hoja1 (2).
Cambiar el nombre de una hoja de cálculo
1. En la barra de las fichas de hojas, haga clic con el botón secundario en la pestaña de
hoja cuyo nombre desea cambiar y, a continuación, haga clic en Cambiar el nombre de
la hoja.
2. Seleccione el nombre actual y, a continuación, escriba el nombre nuevo.
Figura 57 – Hoja activa.
Sugerencia: Al imprimir la hoja de cálculo, se puede incluir el nombre de la misma.

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ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 38
1.4 FORMULAS Y FUNCIONES
1.4.1 FORMULAS ARITMÉTICAS
1.4.1.1 APLICAR BUENAS PRÁCTICAS AL GENERAR FORMULAS: UTILIZAR REFERENCIAS A CELDAS EN VEZ DE INGRESAR
CIFRAS EN LAS FORMULAS.
Excel esta hecho para funcionar mediante referencias, aunque eso no quita el hecho de que de vez en cuando, no
utilicemos las referencias e ingresemos cifras en las celdas. Aun asi, hay buenas razones para utilizar las referencias en
las formulas, algunas de ellas son:
Facilidad a la hora de generar formulas.
La gran mayoría de las formulas, suelen trabajar con referencias a celdas.
Si el valor de una celda que hace referencia a una formula tiene que cambiar, no hay que preocuparse por
cambiar la formula, ya que al estar construida la formula en base a referencias, el calculo de la formula cambia
automáticamente.
Lo anterior, nos permite enterder y recomendar el uso de referencias, para la construcción de formulas en Excel.
1.4.1.2 GENERAR FORMULAS UTILIZANDO REFERENCIAS A CELDAS Y OPERADORES ARITMÉTICOS (SUMA, RESTA,
MULTIPLICACIÓN, Y DIVISIÓN).
Antes de explicar, como generar formulas utilizando referencias a celdas y los operadores aritméticos, vamos a explicar
primero que son estas dos cosas mencionadas anteriormente.
Referencias a celdas y rangos
Una referencia, identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Microsoft Excel, en qué celdas
debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una fórmula. En las referencias se puede utilizar datos de
distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. También
puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y a otros libros. Las referencias a celdas de otros
libros se denominan vínculos.
Estilo de referencia A1
De forma predeterminada, Microsoft Excel utiliza
el estilo de referencia A1, que se refiere a
columnas con letras (de A a IV, para un total de
256 columnas) y a las filas con números (del 1 al
65536). Estas letras y números se denominan
títulos de fila y columna. Para hacer referencia a
una celda, escriba la letra de la columna seguida
del número de fila. Por ejemplo, B2 hace
referencia a la celda en la intersección de la
columna B y la fila 2.
PARA HACER REFERENCIA A
La celda de la columna A y la fila 10
El rango de celdas de la columna A y de las filas de la 10 a la
20.
El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E.
Todas las celdas de la fila 5 5:5
UTILICE
Figura 58 – Estilo de referencia.
Debemos recordar, que este proceso también se
puede hacer con el mouse. Solamente, debemos dar click sobre una celda y luego si queremos seleccionar un rago de
celdas, nesecitaremos arrastar el mouse sin dejar de apretar el click que hemos dado al principio y asi sellecionaremos
las celdas que querramos.
A10
A10:A20
B15:E15
Todas las celdas de las filas 5 a 10. 5:10
Todas las celdas de la columna H
Todas las celdas desde la columna H hasta la J
El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20.
H:H
H:J
A10:E20

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 39
Referencia a otra hoja de cálculo: En el siguiente ejemplo, la función de la hoja de cálculo PROMEDIO, calcula el valor
promedio del rango B1:B10 en la hoja de cálculo denominada “Mercadotecnia” del mismo libro.
Vínculo a otra hoja
de cálculo, en el
mismo libro.
Operadores aritméticos
Observe que el nombre de la hoja de cálculo y un signo de
exclamación (!) preceden a la referencia de rango.
Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma,
resta o multiplicación, combinar números y generar resultados
numéricos, utilice los operadores aritméticos (Ver Figura ).
Ahora que sabemos las dos acciones que se deben hacer, antes de
ponernos a generar una formula, mostraremos como crearla.
Los primero que debe haber en una formula, es el Signo = (Igual), y
después de ellos eleguiremos que celdas o números queremos
sumar, para luego seleccionarlas y agregar el operador aritmético,
ya sea cualquiera de las que estan haya en la tabla de la Figura 59.
De esta forma conseguiremos hacer cualquier operación aritmética
y además de utilizar la referencia a las celdas.
OPERADOR ARITMÉTICO
+ (signo más) Suma (3+3)
SIGNIFICADO (EJEMPLO)
- (signo menos) Resta (3-1)
Negación (-1)
* (asterisco) Multiplicación (3*3)
/ (barra oblicua) División (3/3)
% (signo de porcentaje) Porcentaje (20%)
^ (acento circunflejo)
Exponenciación (3^2)
Figura 59 – Operadores aritméticos.
Figura 60 – Utilizar las referencias.
1.4.1.3 IDENTIFICAR Y ENTENDER VALORES DE ERRORES ESTÁNDAR RELACIONADOS CON LA CREACIÓN DE
FORMULAS: #NAME?, #DIV/0!, #REF!.
Durante la creación y desarrollo de modelos o plantillas realizadas en Excel es posible que introduzcamos algún dato o
fórmula de manera erróneo, de tal forma que sea imposible realizar el cálculo, con objeto de identificar donde se
encuentra el error la aplicación Excel es capaz de detectar la celda así como clasificar el tipo de error producido,
facilitando la tarea de detección y resolución de errores.
Excel dispone de 4 métodos o técnicas para la identificación de errores:
Cuadro de dialogo
Símbolo parte superior izquierda de la celda
Valor en la celda
Error al ejecutar una macro
Los 3 primeros métodos de identificación de errores hacen
referencia cuando se introduce una formula la cual es incapaz de
calcular el resultado, ya sea porque no existe la función o porque
los datos que aportamos a la función son incorrectos.

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 40
A continuación se resumen los tres primeros:
Cuadro de dialogo: Generalmente cuando cometemos un error en la introducción de algún dato en una fórmula
aparece el cuadro de dialogo, el cual nos hace una propuesta para corregir el error.
Símbolo parte superior izquierda de la celda: Este signo aparece cuando Excel identifica un posible error como una
fórmula incoherente, un valor en formato de texto cuando la celda contigua es un valor numérico, etc…. Cuando
hacemos click al símbolo rojo automáticamente aparecerá un desplegable donde nos indica el posible error cometido
así como el modo a proceder para corregir dicho error.
Valor en la celda: Es posible que nos equivoquemos al introducir los valores requeridos de una fórmula o función siendo
imposible realizar el cálculo, ante estos casos Excel puede mostrar algunos de los siguientes valores en la celda:
#¿NOMBRE?; #¡VALOR!; #¡NUM!; #¡DIV/0!; #¡REF!; #¡NULO!; #N/A; #####
El conocimiento de cada uno de estos errores nos permitirá conocer su origen y solucionarlo.
#¿NOMBRE?: Este error se produce cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula introducida en la celda, bien sea
porque no está bien escrita la fórmula o porque no existe.
Ejemplo: si queremos calcular la potencia de 3,4 elevado a 15 deberemos introducir la siguiente fórmula o función en la
celda correspondiente "=POTENCIA(3,4;15)" en el caso que escribiésemos "=POTEN(3,4;15)" Excel nos mostraría el error
#¿NOMBRE? dado a que no tiene registrado la función POTEN.
#¡VALOR!: Este tipo de error se produce cuando Excel detecta que se está realizando cálculos con tipos de datos
distintos entre sí, como datos numéricos, texto o fecha y hora.
Ejemplo: La potencia de 4 elevado a una letra o texto "=POTENCIA(4;A)" dará como resultado el error #¡VALOR!,
puesto que no es posible ni tiene sentido la realización de dicho cálculo.
#¡NUM!: Este error se produce cuando Excel detecta, cuando una fórmula o función requiere un dato numérico y se ha
introducido un dato no numérico como una letra o una fecha. También puede ser, que el resultado del cálculo resulta
tan grande o pequeño, que Excel no pueda mostrarlo.
Ejemplo: El cálculo de la potencia de 1000
elevado a 103 da como resultado el error
#¡NUM! dado a que Excel no puede mostrar el
valor tan elevado de dicho cálculo (Ver Figura
61).
Figura 61 – Ejemplo error #¡NUM!.
#¡DIV/0!: Este error se produce cuando Excel detecta que se ha realizado un cálculo de un número dividido por 0 o por
una celda que no contiene ningún valor.
Ejemplo: El cálculo de una celda que contenga la siguiente fórmula "=5/0" dará como resultado el error #¡DIV/0!.
#¡REF!: Este error se produce cuando Excel detecta el uso de una función o de un cálculo con referencias de celdas no
válidas.
Ejemplo: Este error se produce generalmente cuando se borran columnas o filas que contienen datos vinculados a unas
fórmulas, al desaparecer dichos datos las fórmulas no pueden calcular y aparece el error #¡REF! (Ver Figura 62).

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 41
Ejemplo 1 Ejemplo 2
Figura 62 – Ejemplo error #¡REF!.
#¡NULO!: Este error se genera cuando queremos
relacionar mediante algún cálculo o función rangos de
datos o celdas que no interseccionan.
Ejemplo: La suma de 2 rangos de datos separados, tal y
como muestra la imagen de la Figura 63, dá como
resultado el error #¡NULO!
#N/A: Este error se genera en las hojas de cálculo de Excel,
cuando se utilizan funciones de búsqueda o coincidencia de
datos, los cuales no se existen en el rango de búsqueda
especificado.
Ejemplo: usar la función BuscarV para encontrar un valor que
no existe en el rango de búsqueda especificado (Ver Figura
64).
Figura 63 – Ejemplo error #¡NULO!.
Figura 64 – Ejemplo error #N/A.
#####: Este error se muestra cuando :
El valor introducido o calculado en la celda es más grande que el
ancho de la columna
Se ha calculado o introducido un valor negativo de una fecha.
Ejemplo: multiplicar una fecha por el valor de -2 (Ver Figura 65).
Figura 65 – Ejemplo error #####.
1.4.1.4 COMPRENDER Y UTILIZAR REFERENCIAS RELATIVAS Y ABSOLUTAS A CELDAS DENTRO DE LAS FORMULAS.
Una referencia en Excel identifica a una celda (o rango de celdas) dentro de una hoja de trabajo y le hace saber a Excel
en dónde buscar los valores que se quieren utilizar en una fórmula. Pero ¿Cuál es la diferencia entre las referencias
absolutas y las referencias relativas?
Referencias relativas en Excel
Una referencia relativa es cuando
Excel puede modificar libremente
dicha referencia para ajustarla al
utilizarla dentro de una fórmula. Por
ejemplo, si la fórmula de la celda D1 es
la siguiente: =C1*2
Figura 66 – Ejemplo referencia relativa.

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 42
Si arrastramos el controlador de relleno hacia abajo, Excel copiará la fórmula y la ajustará de manera que la referencia
se modifique automáticamente conforme va avanzando la fila.
En el ejemplo de la Figura 66, la referencia C1 de la fórmula se fue incrementando automáticamente a C2, C3, C4 y C5
conforme fue cambiando de fila.
Referencias absolutas en Excel
Ahora analicemos el caso de las referencias absolutas. Una referencia es absoluta cuando Excel no la puede ajustar para
adaptarse a la fórmula conforme cambia de fila o de columna. Las referencias absolutas permanecen constantes sin
importar a dónde se copie la fórmula y se definen utilizando el símbolo “$”. Por ejemplo, la referencia $A1 significa que
en esta referencia la columna A será
siempre fija mientras que la fila podría
ajustarse automáticamente. Por otro
lado, la referencia A$1 significa que la
fila 1 permanecerá siempre fija. Si
quieres que tanto la columna como la
fila permanezcan siempre fijas la
Figura 67 – Ejemplo referencia absoluta.
referencia debe ser $A$1.
Con un ejemplo similar al anterior veamos lo que sucede cuando hacemos que la referencia sea absoluta. Nota que
ahora la fórmula de la celda D1 está escrita de la siguiente manera: =$C$1*2 (Ver Figura 67).
Observa que sin importar a qué fila se copió la fórmula, la referencia siempre se mantiene hacia $C$1. Es decir, aún
cuando se halla copiado la fórmula a filas diferentes la referencia dentro de la fórmula permaneció constante. Es
importante compreder la diferencia entre estos dos tipos de referencias porque te permitirá escribir fórmulas efectivas
en Excel.
1.4.2 FUNCIONES
1.4.2.1 GENERAR FORMULAS UTILIZANDO LA FUNCIONES DE SUMA (SUMA), PROMEDIO (PROMEDIO), MÍNIMO
(MIN), MÁXIMO (MAX), Y CONTAR (CONTAR / CONTARA)
La función SUMA suma todos los números especificados como argumentos. Cada argumento puede ser un rango, una
referencia de celda, una matriz, una constante, una fórmula o el resultado de otra función. Por ejemplo, SUMA(A1:A5)
suma todos los números que se incluyen en las celdas A1 hasta A5 (un rango). El rango es un argumento. Por ejemplo,
SUMA(A1, A3, A5) suma los números que se incluyen en las celdas A1, A3 y A5 (A1, A3 y A5 son argumentos
individuales).
UTILIZAR LA FUNCIÓN SUMA
La función SUMA se puede utilizar de dos formas: para sumar y para restar.
Para poder SUMAR con la función, se deben seguir los siguientes pasos:
1. En Excel, haz click en una celda en la que desees aplicar la función de sumar.
2. Escribe “=SUMA” (“El uso del signo igual indica el comienzo de una función, y el texto “SUMA”, indica cuál es la
función que se debe aplicar).

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 43
3. Indica las celdas con los datos numéricos que desees agregar. Puedes hacerlo haciendo click y arrastrando las
celdas o escribiendo en la celda “ubicaciones"; por ejemplo: la función de sumar puede ser algo como
"=SUMA(A5:A7)", lo cual indica que se deberán sumar los valores numéricos de la quinta a la séptima fila de la
columna A.
4. Luego, para cerrar la formula, se debe apretar el botón ENTER.
La función SUMA, también permite que los
números se puedan restar, para realizar esta
tarea, se debe sumar un número negativo
que equivale a restarlo.
Nota: En Excel no hay función RESTAR. Por
esa razón, se utiliza la función SUMA,
donde, lo que debemos hacer es convertir
los números que desee restar a sus valores
negativos. Por ejemplo, SUMA(100,-32,15,-
6) devuelve 77.
Ejemplo
Datos
15000
9000
-8000
Fórmula Descripción (resultado)
6000 Resta 9000 de 15000 (6000)[=SUMA(A2-A3)].
16000 Suma todos los números de la lista, incluidos los
negativos (16000)[=SUMA(A2:A4)].
Figura 68 – Ejemplo función SUMA.
UTILIZAR LA FUNCIÓN PROMEDIO
La función PROMEDIO, devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. Por ejemplo, si el rango A1:A20
contiene números, la fórmula “=PROMEDIO(A1:A20)” devuelve el promedio de dichos números.
Sintaxis: =PROMEDIO(number1, [number2],...)
La sintaxis de la función PROMEDIO tiene los siguientes argumentos:
number1: Obligatorio. El primer número, referencia de celda o rango para el que desea el promedio.
number2,...: Opcional. Números, referencias de celda o rangos adicionales para los que desea el promedio,
hasta un máximo de 255.
Observaciones
Los argumentos pueden ser números o nombres, rangos o referencias de celda que contengan números.
Se tienen en cuenta los valores lógicos y las representaciones textuales de números escritos directamente en la
lista de argumentos.
Ejemplo
Si el argumento de un
Datos
rango o celda de
10
referencia contiene
7
texto, valores lógicos
9
o celdas vacías, estos
27
15 32
valores se pasan por
2
alto; sin embargo, se Fórmula Descripción Resultado
incluirán las celdas
11 Promedio de los números en las celdas A2 a A6.
11
con el valor cero.
[=PROMEDIO(A2:A6)]
Los argumentos que
sean valores de error
o texto que no se
pueda traducir a números provocan errores.
19 Promedio de los números en las celdas A2 a C2.
[=PROMEDIO(A2:C2)]
Figura 69 – Ejemplo función PROMEDIO.
19

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 44
Si desea incluir valores lógicos y representaciones textuales de números en una referencia como parte del
cálculo, utilice la función PROMEDIOA.
Si desea calcular el promedio de sólo los valores que cumplen ciertos criterios, use la función PROMEDIO.SI o la
función PROMEDIO.SI.CONJUNTO.
Nota: La función PROMEDIO mide la tendencia central, que es la ubicación del centro de un grupo de números en
una distribución estadística. Las tres medidas más comunes de tendencia central son las siguientes:
Promedio, que es la media aritmética y se calcula sumando un grupo de números y dividiendo a continuación
por el recuento de dichos números. Por ejemplo, el promedio de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 30 dividido por 6, que es 5.
Mediana, que es el número intermedio de un grupo de números; es decir, la mitad de los números son
superiores a la mediana y la mitad de los números tienen valores menores que la mediana. Por ejemplo, la
mediana de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 4.
Moda, que es el número que aparece más frecuentemente en un grupo de números. Por ejemplo, la moda de
2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 3.
Para una distribución simétrica de un grupo de números, estas tres medidas de tendencia central son iguales. Para una
distribución sesgada de un grupo de números, las medidas pueden ser distintas.
Sugerencia: Cuando esté calculando el promedio de celdas, tenga en cuenta la diferencia existente entre las celdas
vacías y las que contienen el valor cero, especialmente si ha desactivado la casilla Mostrar un cero en celdas que
tienen un valor cero en el cuadro de diálogo Opciones de Excel. Cuando esta opción está seleccionada, las celdas
vacías no se tienen en cuenta, pero sí los valores cero.
Nota: Para encontrar la casilla Mostrar un cero en celdas que tienen un valor cero, haga click en el botón de
Microsoft Office Imagen del botón, haga click en Opciones de Excel y, a continuación, en la categoría Avanzadas,
vea Mostrar opciones para esta hoja.
UTILIZAR LA FUNCIÓN MÍNIMO
La función MINIMO, devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.
Sintaxis: = MIN(número1; [número2]; ...)
La sintaxis de la función MIN tiene los siguientes argumentos:
Observaciones
Número1; número2...: son de 1 a 255 números
de los que se desea encontrar el valor mínimo.
Los argumentos pueden ser números, o nombres,
matrices o referencias que contengan números.
Se tienen en cuenta los valores lógicos y las
representaciones textuales de números escritos
directamente en la lista de argumentos.
Si el argumento es una matriz o una referencia,
sólo se utilizarán los números contenidos en la
Ejemplo
Datos
10
7
9
27
2
Fórmula Descripción (resultado)
2 El menor de los números anteriores
(2)[=MIN(A2:A6)]
Figura 70 – Ejemplo función MINIMO.

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 45
matriz o en la referencia. Se pasarán por alto las celdas vacías, los valores lógicos o el texto contenidos en la
matriz o en la referencia.
Si los argumentos no contienen números, MIN devuelve 0.
Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números provocan errores.
Si desea incluir valores lógicos y representaciones textuales de números en una referencia como parte del
cálculo, utilice la función MINA(rango).
UTILIZAR LA FUNCIÓN MÁXIMO
La función MAXIMO, devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.
Sintaxis: =MAX(número1; [número2]; ...)
La sintaxis de la función MAX tiene los siguientes argumentos:
Número1; número2...: son de 1 a 255 números de los que desea encontrar el valor máximo.
Observaciones
Los argumentos pueden ser números, o
nombres, matrices o referencias que
contengan números.
Se tienen en cuenta los valores lógicos y las
representaciones textuales de números
escritos directamente en la lista de
argumentos.
Si el argumento es una matriz o una referencia,
sólo se utilizarán los números contenidos en la
matriz o en la referencia. Se pasarán por alto
las celdas vacías, los valores lógicos o el texto contenidos en la matriz o en la referencia.
Si el argumento no contiene números, MAX devuelve 0.
Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números provocan errores.
Si desea incluir valores lógicos y representaciones textuales de números en una referencia como parte del
cálculo, utilice la función MAXA.
UTILIZAR LA FUNCIÓN CONTAR
La función CONTAR cuenta la cantidad de celdas que contienen números y cuenta los números dentro de la lista de
argumentos. Use la función CONTAR para obtener la cantidad de entradas en un campo de número de un rango o matriz
de números. Por ejemplo, puede escribir la siguiente fórmula para contar los números en el rango A1:A20.
=CONTAR(A1:A20)
En este ejemplo, si cinco de las celdas del rango contienen números, el resultado es 5.
Sintaxis: =CONTAR(valor1; [valor2],...)
Ejemplo
La sintaxis de la función CONTAR tiene los siguientes argumentos:
Datos
10
7
9
27
2
Fórmula Descripción (resultado)
27 El mayor de los números anteriores
(27)[=MAX(A2:A6)]
Figura 71 – Ejemplo función MÁXIMO.
valor1: Obligatorio. Primer elemento, referencia de celda o rango en el que desea contar números.

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 46
valor2,...: Opcional. Hasta 255 elementos, celdas de referencia o rangos adicionales en los que desea contar
números.
Nota: Los argumentos pueden contener o hacer referencia a una variedad de diferentes tipos de datos, pero sólo se
cuentan los números.
Observaciones
Se cuentan argumentos que son
números, fechas o una
representación de texto de los
números (por ejemplo, un número
entre comillas, como "1").
Se tienen en cuenta los valores
lógicos y las representaciones
textuales de números escritos
directamente en la lista de
argumentos.
No se cuentan los argumentos que
sean valores de error o texto que no
se puedan traducir a números.
Ejemplo
Datos
Ventas
08-12-2008
19
22,24
VERDADERO
#¡DIV/0!
Fórmula Descripción Resultado
3 Cuenta la cantidad de celdas que contienen
números en las celdas de A2 a A8.
2 Cuenta la cantidad de celdas que contienen
números en las celdas de A5 a A8.
5 Cuenta la cantidad de celdas que contienen
números en dos rangos disntintos de la celdas A2
a A8 y A10 a A11
Figura 72 – Ejemplo función CONTAR.
Si un argumento es una matriz o una referencia, sólo se considerarán los números de esa matriz o referencia.
No se cuentan celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error de la matriz o de la referencia.
Si desea contar valores lógicos, texto o valores de error, use la función CONTARA.
Si desea contar sólo números que cumplan con determinados criterios, use la función CONTAR.SI o la función
CONTAR.SI.CONJUNTO.
3
2
5
1.4.2.2 GENERAR FORMULAS UTILIZANDO LA FUNCIÓN LÓGICA “SI” (PARA CONSEGUIR UNO DE DOS VALORES
POSIBLES) CON LOS OPERADORES DE COMPARACIÓN : =, >,

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 47
Ejemplo 1
Datos
50
Fórmula Descripción (resultado)
Dentro de Si el número anterior es igual o menor que 100, la fórmula muestra
presupuesto "Dentro de presupuesto". De lo contrario, la función mostrará
"Presupuesto excedido" (Dentro de
presupuesto)[=SI(A2B9;"Presupuesto excedido";"Aceptar")]
Aceptar
Comprueba si la segunda fila sobrepasa el presupuesto
(Aceptar)[=SI(A10>B10;"Presupuesto excedido";"Aceptar")]
Figura 74 – Ejemplo función SI(2).
Es posible anidar hasta 64 funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para crear
pruebas más complicadas. (Vea el ejemplo 3 para ver una muestra de funciones SI anidadas). Como alternativa,
para comprobar muchas condiciones, plantéese usar las funciones BUSCAR, BUSCARV o BUSCARH. (Vea el
ejemplo 4 para obtener una muestra de la función BUSCARH.)
Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalúan, la función SI devuelve el valor devuelto
por la ejecución de las instrucciones.
Si uno de los argumentos de la función SI es una matriz, cada elemento de la matriz se evaluará cuando se
ejecute la instrucción SI.
Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que se pueden utilizar para analizar los datos en función de
una condición. Por ejemplo, para contar el número de veces que una cadena de texto o un número aparecen
dentro de un rango de celdas, utilice las funciones de hoja de cálculo CONTAR.SI y CONTAR.SI.CONJUNTO. Para
calcular una suma basándose en una cadena de texto o un número de un rango, utilice las funciones SUMAR.SI y
SUMAR.SI.CONJUNTO.

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 48
Ejemplo 3
Puntuación
Fórmula
F
A
C
45
90
78
Descripción (resultado)
Asigna una puntuación de una letra al primer resultado
(F)[=SI(A2>89;"A";SI(A2>79;"B";SI(A2>69;"C";SI(A2>59;"D";"F"))))]
Asigna una puntuación de una letra al segundo resultado
(A)[=SI(A3>89;"A";SI(A3>79;"B";SI(A3>69;"C";SI(A3>59;"D";"F"))))]
Asigna una puntuación de una letra al tercer resultado
(C)[=SI(A4>89;"A";SI(A4>79;"B";SI(A4>69;"C";SI(A4>59;"D";"F"))))]
Figura 75 – Ejemplo función SI(3).
En el ejemplo anterior, la segunda instrucción SI representa también el argumento valor_si_falso de la primera
instrucción SI. De manera similar, la tercera instrucción SI es el argumento valor_si_falso de la segunda instrucción SI.
Por ejemplo, si el primer argumento prueba_lógica (Promedio>89) es VERDADERO, se devuelve el valor "A". Si el primer
argumento prueba_lógica es FALSO, se evalúa la segunda instrucción SI y así sucesivamente.
Las letras de puntuación se asignan a números utilizando la siguiente clave.
SI LA PUNTUACIÓN ES
LA FUNCIÓN DEVUELVE
Mayor que 89
A
De 80 a 89
B
De 70 a 79
C
De 60 a 69
D
Menor que 60 F
En el ejemplo de la Figura 76, se utiliza la función BUSCAR en lugar de SI, ya que hay que comprobar trece condiciones y
puede resultar más fácil de leer y mantener.
Ejemplo 4
Puntuación
45
90
78
Fórmula Descripción (resultado)
F
Asigna una puntuación de una letra al primer resultado
(F)[=BUSCAR(A2;{0;60;63;67;70;73;77;80;83;87;90;93;97};{"F";"D-
";"D";"D+";"C-";"C";"C+";"B-";"B";"B+";"A-";"A";"A+"})]
A- Asigna una puntuación de una letra al segundo resultado (A-
)[=BUSCAR(A3;{0;60;63;67;70;73;77;80;83;87;90;93;97};{"F";"D-
";"D";"D+";"C-";"C";"C+";"B-";"B";"B+";"A-";"A";"A+"})]
C+ Asigna una puntuación de una letra al tercer resultado
(C+)[=BUSCAR(A4;{0;60;63;67;70;73;77;80;83;87;90;93;97};{"F";"D-
";"D";"D+";"C-";"C";"C+";"B-";"B";"B+";"A-";"A";"A+"})]
Figura 76 – Ejemplo función SI(4).

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 49
=BÚSQUEDA (Valor_buscado,vector_de_comparación,Vector_resultado)
Valor_buscado es un valor que Buscar busca en el primer
vector. Valor_buscado puede ser un número, texto, un valor lógico, o un nombre
o referencia a un valor.
Vector_de_comparación es un rango que contiene sólo una fila o una
columna. Los valores en el vector_de_comparaciónpueden ser texto, números o
valores lógicos.
Importante: Los valores en el vector_de_comparación deben colocarse en orden
ascendente. Por ejemplo, -2, -1, 0, 1, 2 o de a Z o FALSE, TRUE. Si no lo hace así, Buscar puede
no dar el valor correcto. El texto en mayúscula y minúscula es equivalente.
Nota:
Vector_resultado es un rango que contiene sólo una fila o columna. Debe ser del
mismo tamaño quevector_de_comparación.
Si Buscar no puede encontrar el Valor_buscado, coincide con el mayor valor
de vector_de_comparación que sea menor o igual al Valor_buscado.
Sintaxis de forma vectorial
A
B
1 Frecuencia Color
2 4.14 rojo
3 4.19 naranja
4 5.17 amarillo
5 5,77 verde
6 6,39 azul
Figura 77 – Sintaxis de forma
vectorial.
Si Valor_buscado es menor que el valor más bajo de vector_de_comparación, Buscar devuelve el valor de error
#N/A.
Fórmula
=BUSCAR(4.91,A2:A6,B2:B6)
=BUSCAR(5.00,A2:A6,B2:B6)
=BUSCAR(7.66,A2:A6,B2:B6)
=BUSCAR(0,A2:A6,B2:B6)
Descripción (resultado)
Busca 4,19 en la columna A y devuelve el valor de la columna B que está en la
misma fila (naranja).
Busca 5,00 en la columna A y devuelve el valor de la columna B que está en la
misma fila (naranja).
Busca 7,66 en la columna A, coincide con el siguiente valor inferior (6,39) y
devuelve el valor de la columna B que está en la misma fila (azul).
Busca 0 en la columna A y devuelve un error porque 0 es menor que el valor
más bajo del vector_de_comparación a2: a7 (#N/A).

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1.5 FORMATO
1.5.1 NÚMEROS Y FECHAS
1.5.1.1 DAR FORMATO A CELDAS PARA MOSTRAR CIFRAS CON UN NÚMERO DETERMINADO DE POSICIONES
DECIMALES Y CON O SIN PUNTO SEPARADOR DE MILES.
Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Para ello, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los
números.
Seleccionar la pestaña Inicio y hacer click sobre la flecha que se encuentra en la
ficha Formato, al lado de la palabra “Número”.
Se abrirá el cuadro de diálogo “Formato de celdas”, situado en la ficha Número.
Elija la opción deseada del recuadro Categoría y realice un click sobre el botón Aceptar.
Figura 78 – Grupo Número.
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro “Muestra” un modelo de cómo quedará nuestra selección en la
celda.
A continuación se explican las distintas opciones del recuadro Categoría:, se elegirá de la lista una categoría
dependiendo del valor introducido en la celda. Las
categorías más utilizadas son:
General: Visualiza en la celda exactamente
el valor introducido. Es el formato que
utiliza Excel por defecto. Este formato
admite enteros, decimales, números en
forma exponencial si la cifra no coje por
completo en la celda.
Número: Contiene una serie de opciones
que permiten específicar el número de
decimales, también permite especificar el
separador de millares y la forma de
visualizar los números negativos.
Moneda: Es parecido a la categoría Número,
permite especificar el número de decimales,
Figura 79 – Cuadro de diálogo Formato de celdas.
se puede escoger el símbolo monetario como podría ser € y la forma de visualizar los números negativos.
Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las comas decimales en una
columna.
Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entre
diferentes formatos de fecha.
Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de hora.
Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el
símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo
mostraría como 15,28%.
Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.
Cientifica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el número de decimales.

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 51
Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algún número
en la celda.
Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el número de teléfono, etc.
Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato.
En el pulldown “General”, que se encuentra en la parte superior de la ficha Número, dispondra de una serie de opciones
que nos permitirán modificar el formato de los números de forma más rápida.
Si hace click sobre la opción “Moneda” representada por este botón , los números de las celdas seleccionadas se
convertirán a formato moneda. El símbolo dependerá de cómo tenemos definido el tipo moneda en la configuración
regional de Windows.
Para asignar el formato de porcentaje (multiplicará el número por 100 y le añadirá el símbolo %).
Para utilizar el formato de millares (con separador de miles y cambio de alineación).
Para quitar un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.
Para añadir un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.
1.5.1.2 DAR FORMATOS CELDAS PARA MOSTRAR DIFERENTES ESTILOS DE FECHAS O SÍMBOLO DE MONEDA.
Como vimos en el tema anterior (1.5.1.1), el recuadro “Formato de Celdas”, contiene dos menus, uno vertical y otro
horizontal. Y para poder cambiar el estilo de fechas y símbolo de moneda, se debe hacer lo siguiente:
Cambiar símbolo de moneda:
1. Para esto, debemos movernos por el menú vertical hasta la opción Moneda o Contabilidad.
Figura 80 – Categoria Moneda, cuadro de diálogo Formato de celdas.

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 52
2. Ya sea, si nos encontramos dentro del menú Moneda o Contabilidad, nos debe salir la opción Simbolo (Ver Figura
80, resaltado en rojo), donde elegiremos el símbolo de moneda que necesitemos.
Cambiar estilo de fechas:
1. Al igual que al cambiar el símbolo de moneda, nos moveremos por el menú vertical del recuadro Formato de
Celdas, hasta llegar a la opción Fecha.
Figura 81 – Categoria Fecha, cuadro de diálogo Formato de celdas.
2. Dentro de la opción Fecha, en la opción Tipo, tendremos a disposición para elegir a nuestro gusto el tipo de
orden de fecha que necesitamos. (Aquí también podemos cambiar la configuración regional)
1.5.1.3 DAR FORMATO A CELDAS PARA MOSTRAR CIFRAS QUE REPRESENTEN PORCENTAJES.
Para mostrar cifras que representen
porcentajes, debemos seguir los siguientes
pasos:
Una vez dentro del recuadro Formato de
Celdas, debemos seleccionar el menú
Porcentaje.
Una vez dentro de menú, en el cuadro Muestra,
podremos ver el numero que convertiremos en
porcentaje y debajo nos encontraremos la
opción Posiciones decimales, en donde
eligiremos los ceros(0) después de la Coma(,).
Figura 82 – Categoria Porcentaje, cuadro de diálogo Formato de celdas.

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 53
1.5.2 CONTENIDOS
1.5.2.1 CAMBIAR LA APARIENCIA DEL CONTENIDO DE UNA CELDA: TAMAÑOS Y TIPOS DE FUENTE.
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo, permitiéndonos a nosotros cambiar la
fuente y el tamaño.
Para cambiar la fuente y el tamaño, podemos hacerlo mediante el cuadro de diálogo Fuente o mediante la cinta de
opciones del grupo Fuente, a continuación te describimos estas dos formas, en cualquiera de las dos, primero, deberás
previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto:
Mediante el cuadro de diálogo Formato de celdas:
En la pestaña Inicio haz click en la flecha que se encuentra al pie del grupo Fuente.
Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas, y más concretamente la pestaña
Fuente.
Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos click sobre el botón Aceptar.
Figura 83 – Grupo Fuente(1).
Conforme vamos cambiando los valores del cuadro de diálogo, aparece en el recuadro Vista previa, un modelo de cómo
quedará nuestra selección en la celda.
Esto es muy útil a la hora de elegir el formato que más se adapte a lo que queremos.
A continuación pasamos a explicar las
distintas opciones de la pestaña Fuente
del cuadro de diálogo Formato de celdas.
- Fuente: Son los tipos de letra
disponibles. Hay que elegir una de la lista.
Si elegimos un tipo de letra con el
identificativo delante de su nombre,
nos indica que la fuente elegida es True
Type, es decir, que se usará la misma
fuente en la pantalla que la impresora, y
que además es una fuente escalable
(podemos escribir un tamaño de fuente
aunque no aparezca en la lista de
tamaños disponibles).
- Tamaño: Dependiendo del tipo de
fuente elegido, se elegirá un tamaño u
Figura 84 – Pestaña Fuente, cuadro de diálogo Formato de celdas.
otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.
- Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel 2010 tiene por defecto.
Mediante la cinta de opciones del grupo Fuente:

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 54
En la Cinta de opciones disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las opciones vistas
anteriormente y de forma más rápida. Si seleccionas previamente un texto, los cambios se aplicarán a él, y sino, se
aplicarán al nuevo texto que escribas. Puedes encontrar los botones para elegir el tipo de fuente y el tamaño del texto.
Este cuadro de la cinta de opciones, se utiliza para cambiar la fuente y el tamaño. La opción del
lado izquierdo, cambia el estilo de letra y se puede elegir dándole click a la flecha que apunta hacia abajo. La opción del
lado derecho, cambia el tamaño de la fuente y se puede elegir dándole click a la flecha que apunta hacia abajo, ademas,
se puede hacer doble click adentro del recuadro para escribir el tamaño que mas necesitemos.
Para cambiar el tamaño, también puedes utilizar los botones
por cada clic, respectivamente.
, que aumentan o disminuyen el tamaño un nivel
1.5.2.2 APLICAR LAS OPCIONES DE ESTILO DE FUENTE NEGRITA, CURSIVA, SUBRAYADO Y DOBLE SUBRAYADO AL
CONTENIDO DE UNA CELDA.
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo, permitiéndonos a nosotros cambiar el estilo
de fuente de una celda.
Para cambiar el estilo de fuente de una celda, podemos hacerlo mediante el cuadro de diálogo Formato de celdas o
mediante la cinta de opciones del grupo Fuente, a continuación te describimos estas dos formas, en cualquiera de las
dos, primero, deberás previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto:
Mediante el cuadro de diálogo Formato de celdas:
En el cuadro de diálogo Formato de celdas, seleccionar la pestaña Fuente.
A continuación pasamos a explicar las distintas opciones de la pestaña Fuente, que se utilizan para cambiar los estilos de
fuente:
- Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos estan disponibles con cada tipo de fuente. Los
estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.
- Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo click sobre la flecha de la derecha se abrirá una lista
desplegable donde tendrás que elegir un tipo de subrayado.
- Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y Subíndice. Para activar o desactivar uno de
ellos, hacer click sobre la casilla de verificación que se encuentra a la izquierda.
Nota: En el tema anterior a este (1.5.2.1), se explica como entrar al cuadro de diálogo Fuente, donde tendremos
muchas opciones para cambiar el estilo de fuente de una celda.
Mediante la cinta de opciones del grupo Fuente:
En la Cinta de opciones disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las opciones vistas
anteriormente en el cuadro de diálogo Formato de celdas y de forma más rápida. Si seleccionas previamente un texto,
los cambios se aplicarán a él, y si no se aplicarán al nuevo texto que escribas. Puedes encontrar los botones para:
Activa o desactiva la Negrita. Anteriormente se representaba con una B.
Activa o desactiva la Cursiva. Anteriormente se representaba con una I.

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 55
Activa o desactiva el Subrayado simple.
Puedes utilizar los tres a la vez sobre el mismo texto.
1.5.2.3 APLICAR DIFERENTES COLORES AL CONTENIDO Y AL FONDO DE UNA CELDA.
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo, permitiéndonos a nosotros cambiar el color
del contenido y del fondo de una celda.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos hacerlo mediante el cuadro de diálogo
Formato de celdas o mediante la cinta de opciones del grupo Fuente, a continuación te describimos estas dos formas,
en cualquiera de las dos, primero, deberás previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el
aspecto:
Mediante el cuadro de diálogo Formato de celdas:
En el cuadro de diálogo Formato de celdas, seleccionar la pestaña Fuente.
A continuación pasamos a explicar las distintas opciones de la pestaña Fuente, que se utilizan para cambiar la apariencia
de los datos.
- Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo click sobre la flecha de la derecha podrás elegir un
color para la letra.
Nota: En el tema 1.5.2.1 de este apunte, se explica como entrar al cuadro de diálogo Formato de celdas, donde
tendremos muchas opciones para cambiar el color del contenido y del fondo de una celda.
Mediante la cinta de opciones del grupo Fuente:
En la cinta de opciones, se encuentra una facilidad para poder cambiar el color del
contenido y el fondo de la celda, esta facilidad se encuentra en el menú Inicio de
la cinta de opciones del grupo Fuente.
Con la flecha que tienen al lado derecho, se puede elegir el color del contenido y
el fondo de una celda.
Figura 85 – Grupo Fuente(2).
1.5.2.4 COPIAR FORMATOS ENTRE CELDAS O RANGO DE CELDAS.
Para realizar el copiado de formato debes seleccionar la celda o el rango de celdas que contienen el formato deseado y
posteriormente hacer click sobre el botón Copiar formato. Observarás que el puntero del ratón se convierte en una
pequeña brocha amarilla que permitirá aplicar el formato a otra celda. (VER ANIMACION)
Una vez que haces click sobre las celdas de destino, Excel aplica el formato de inmediato que incluye el tamaño y tipo de
la fuente, colores, bordes y la alineación.
Un buen consejo es que si vas a aplicar el mismo formato a varias celdas puedes hacer doble click sobre el botón Copiar
formato de manera que el comando quede activado aún después de que se haya aplicado dicho formato a la primera
celda. De esta manera puedes aplicar el mismo formato múltiples veces sin necesidad de volver a hacer click sobre el
mismo botón . Para desactivar el comando puedes oprimir la tecla de escape o simplemente volver a hacer click sobre el
botón Copiar formato.

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 56
Por último, veremos como copiar el ancho de una columna. Para realizar esta acción debes seleccionar el encabezado
de la columna que tiene el ancho deseado y posteriormente hacer click sobre el botón Copiar formato. Ahora sólo debes
hacer click sobre la columna a la que deseas aplicar el ancho. (VER ANIMACION)
1.5.3 EFECTOS DE ALINEACIÓN Y BORDES
1.5.3.1 APLICAR AJUSTES DE TEXTO A LOS CONTENIDOS DE UNA CELDA O RANGO DE CELDAS.
Microsoft Excel puede ajustar el texto para que aparezca en varias líneas dentro de una celda. Puede aplicar formato a
la celda para que el texto se ajuste automáticamente, o insertar un salto de línea manual.
Ajustar texto automáticamente
1. En la hoja de cálculo, seleccione las celdas a las que desea dar
formato.
2. En la pestaña Inicio, en el grupo Alineación, haga click en Ajustar
texto .
Notas
Figura 86 – Grupo Alineación(1).
Los datos de la celda se ajustan para adaptarse al ancho de la columna. Si cambia el ancho de columna, el
ajuste de datos se adapta automáticamente.
Si no está visible todo el texto ajustado, puede que haya establecido la fila en un alto específico o que el texto
se encuentre en un rango de celdas combinadas.
Ajustar el alto de fila para hacer visible todo el texto ajustado
1. Seleccione la celda o el rango cuyo alto de fila desea ajustar.
2. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga click en la opción Formato.
3. En Tamaño de celda, realice uno de estos procedimientos:
Para ajustar automáticamente el alto de fila, haga click en Autoajustar alto de fila.
Para especificar un alto de fila, haga click en Alto de fila y, en el cuadro Alto de fila,
especifique el valor deseado.
Figura 87 – Grupo Celdas.
Sugerencia: También puede arrastrar el borde inferior de la fila a la altura donde se muestra todo el texto ajustado.
Insertar un salto de línea
Para comenzar una nueva línea de texto en cualquier punto específico dentro de una celda:
1. Haga doble click en la celda en la que desea insertar un salto de línea.
Sugerencia: También puede seleccionar la celda y presionar F2.
2. En la celda, haga click en el punto donde desea insertar el salto de línea y presione Alt+Entrar.
1.5.3.2 ALINEAR EL CONTENIDO DE UNA CELDA VERTICAL U HORIZONTALMENTE. AJUSTAR LA ORIENTACIÓN.
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una
forma determinada.

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 57
Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la
alineación.
2. Haz click en la flecha que se encuentra al pie de la sección
Alineación.
3. Aparecerá el cuadro de diálogo Formatos de celdas, en la pestaña
Alineación.
Figura 88 – Grupo Alineación(2).
Figura 89 – Pestaña Alineación, cuadro de diálogo Formato de celdas.
Observe que la alineación horizontal y vertical, se realiza en los pulldown, horizontal y vertical respectivamente.
4. Elegir las opciones deseadas y pulsar el botón Aceptar.
Las opciones de la ficha son:
Alineación del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas
horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas. Al hacer click sobre la flecha
de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones:
GENERAL: Es la opción de Excel 2010 por defecto, alinea las celdas seleccionadas
dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los números a la derecha y los
textos a la izquierda.
IZQUIERDA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de
éstas independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un
recuadro Sangría: que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este
valor en uno, la entrada de la celda comienza un carácter más a la derecha, para que
el contenido de la celda no esté pegado al borde izquierdo de la celda.
CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de éstas.
Figura 90 – Menú
Horizontal.
DERECHA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de éstas, independientemente
del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro de Sangría: que por defecto está a 0, pero

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 58
cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carácter más a la izquierda,
para que el contenido de la celda no esté pegado al borde derecho de la celda.
RELLENAR: Esta opción no es realmente una alineación sino que que repite el dato de la celda para rellenar la
anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y elegimos la opción Rellenar, en la celda
aparecerá ************ hasta completar la anchura de la celda.
JUSTIFICAR: Con esta opción el contenido de las celdas seleccionadas se alineará tanto por la derecha como por
la izquierda.
CENTRAR EN LA SELECCIÓN: Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en blanco
seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la selección que contiene datos.
DISTRIBUIDO (Sangría): El contenido se alinea a izquierda y derecha, y además trata de ocupar todo el espacio
de la línea vertical, separando las palabrastanto como sea necesario.
Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente,
es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opción sólo tendrá sentido si la altura de las
filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial. Al hacer click sobre la flecha de la derecha
podrás elegir entre una de las siguientes opciones:
SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de
éstas.
CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las
celdas.
INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de éstas.
Figura 91 – Menú
Vertical.
JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como por la inferior.
DISTRIBUIDO: Distribuye el texto en la celda, de forma que no se solape con las colindantes. Si es necesario
amplía el tamaño de la celda.
Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre en
horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ángulo desde 90º en sentido
opuesto a las agujas de un reloj a 90º en sentido de las agujas de un reloj. Excel 2010 ajusta
automáticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientación vertical, a no ser que se fije
explícitamente la altura de ésta.
Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe, utiliza las celdas
contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opción el contenido de
la celda se tendrá que visualizar exclusivamente en ésta, para ello incrementará la altura de la fila
y el contenido se visualizará en varias filas dentro de la celda.
Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la celda se reducirá
hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.
Figura 92 – Menú
Orientación.
Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una sola.
Dirección del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. Se utiliza para lenguajes que tienen
un orden de lectura diferente del nuestro por ejemplo árabe, hebreo, etc.
En la Cinta de opciones disponemos de unos botones que nos permitirán modificar algunas de las opciones vistas
anteriormente de forma más rápida, como:

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 59
Los botones de alineación vertical (superior, medio e inferior). Si nos situamos en una celda con texto se
marcará la que esté siendo utilizada.
Los botones de alineación horizontal (izquierda, centrado y derecha).
La opción para ajustar el texto en la celda que amplia la celda si el texto no cabe.
1.5.3.3 COMBINAR CELDAS Y CENTRAR UN TÍTULO EN UNA CELDA COMBINADA.
El botón Combinar y centrar, unirá todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda y a continuación nos
centrará los datos. Pulsando en la pequeña flecha de la derecha se puede acceder a otras opciones de combinación.
Figura 93 – Botón Combinar y centrar.
1.5.3.4 AÑADIR BORDES A UNA CELDA O RANGO DE CELDAS: LÍNEAS Y COLORES.
Bordes
Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas. Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra
hoja de cálculo añadiendo bordes, seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.
2. Seleccionar la pestaña Inicio.
3. Hacer click sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.
4. En el cuadro de diálogo Formato de celdas, hacer click sobre la pestaña Bordes.
5. Elegir las opciones deseadas del recuadro.
6. Una vez elegidos todos los aspectos deseados,
hacer click sobre el botón Aceptar.
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro
Borde un modelo de cómo quedará nuestra selección
en la celda.
A continuación se explica las distintas opciones del
recuadro.
Preestablecidos: Se elegirá una de estas
opciones:
Ninguno: Para quitar cualquier borde de las
celdas seleccionadas.
Contorno: Para crear un borde únicamente
alrededor de las celdas seleccionadas.
Figura 94 – Pestaña Bordes, cuadro de diálogo Formato de celdas.

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 60
Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor de la selección.
Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones preestablecidos.
Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...) hacer click sobre los botones
correspondientes. ¡CUIDADO! Al utilizar los botones preestablecidos, el borde será del estilo y color
seleccionados, en caso de elegir otro aspecto para el borde, primero habrá que elegir Estilo y Color y a
continuación hacer click sobre el borde a colocar.
Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea.
Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo click sobre la flecha de la derecha podrá elegir
un color para los bordes.
En la Cinta de opciones disponemos de un botón que nos permitirá modificar los bordes de forma más rápida:
. Si se hace click sobre el botón se dibujará un borde tal como viene representado en éste. En caso de querer otro
tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botón. Para abrir la ventana con las opciones que hemos visto, elegir
la opción Más bordes....

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 61
1.6 GRÁFICOS
1.6.1 CREACIÓN DE GRÁFICOS
1.6.1.1 CREAR DIFERENTES TIPOS DE GRÁFICOS BASADO EN DATOS DE UNA HOJA DE CÁLCULO: DE COLUMNAS,
BARRAS, LÍNEAS Y CIRCULARES.
Lo primero que debes hacer para crear un gráfico en Excel es organizar los datos que deseas trazar. Es decir, acomodar
los datos en columnas y filas de manera que Excel pueda “entender” la información y crear el gráfico.
Observa el siguiente ejemplo de datos:
Figura 95 – Información organizada.
Una vez organizada la información debes seleccionar el rango completo para indicar a Excel que trazará el gráfico
utilizando como base dicha información.
Crear un gráfico en Excel
Antes de continuar, es importante conocer los tipos de gráficos en
Excel de manera que puedas tomar la decisión adecuada sobre el gráfico
a crear.
El siguiente paso para crear un gráfico en Excel es ir a la Pestaña Insertar,
y dentro del grupo Gráficos, hacer click en el tipo de gráfico que has
decidido crear. Para este ejemplo, crearemos un gráfico de columnas, por
lo que haremos click sobre el icono Columna, que es la primera de las
opciones.
Figura 96 – Botón Columna, grupo Gráficos.
Justo después de haber seleccionado el gráfico que deseas, Excel lo incrustará en la hoja:
Este gráfico ha sido creado con las opciones predeterminadas de Excel,
pero pronto aprenderemos a modificarlas y poder agregar características
adicionales al gráfico.
Figura 97 – Ejemplo de gráfico(1).

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 62
1.6.1.2 SELECCIONAR UN GRÁFICO.
Para seleccionar un gráfico se debe hacer lo siguiente:
1. Mover el mouse encima del gráfico que queremos seleccionar.
2. Hacer click encima del gráfico y fuera de los datos de este.
Nota: Agregar que cuando seleccionemos el gráfico, nos saldrán 3 pestañas mas en la
cinta de opciones, las cuales son Diseño, Presentacion y Formato. Con estas pestañas
podremos editar el grafico. En la imagen de la Figura 98, se muestran las pestañas.
Figura 98 – Pestañas Diseño,
Presentación y Formato.
1.6.1.3 CAMBIAR EL TIPO DE GRÁFICO.
En la mayoría de los gráficos 2D, es posible cambiar el tipo de gráfico de todo el gráfico, para darle una apariencia
diferente. También se puede seleccionar un tipo de gráfico diferente para cualquier serie de datos, lo que convertirá el
gráfico en un gráfico combinado.
En cuanto a los gráficos de burbuja y a todos los gráficos 3D, solo
es posible cambiar el tipo de gráfico del gráfico completo.
Importante: Para realizar este procedimiento, debe tener un gráfico
existente.
1. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para cambiar el tipo de gráfico del gráfico entero, haga clic
en el área del gráfico o en el área de trazado del gráfico
para mostrar las herramientas de gráfico.
Sugerencia: También puede hacer clic con el botón secundario en el
área del gráfico o en el área de trazado. Haga clic en Cambiar tipo
de gráfico y continúe con el paso 3.
Para cambiar el tipo de gráfico de una serie de datos, haga
clic en la serie de datos.
Figura 99 – Ejemplo de gráfico(2).
Nota: Solo se puede cambiar el tipo de gráfico de una serie de datos por vez. Para cambiar el tipo de gráfico de más
de una serie de datos del gráfico, repita todos los pasos de este procedimiento para cada una
de ellas.
2. De este modo se muestran las Herramientas de gráficos, y se agregan las fichas
Diseño, Presentación y Formato.
3. En el grupo Tipo de la pestaña Diseño, haga clic en Cambiar tipo de gráfico.
Figura 100 – Grupo Tipo.
4. En el cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráfico, haga clic en un tipo de gráfico que desee usar.
El primer cuadro muestra una lista de las categorías de tipo de gráfico y el segundo muestra los tipos de gráfico
disponibles para cada categoría de tipo de gráfico.
Sugerencia: Para usar un tipo de gráfico que guardó como plantilla, haga clic en Plantillas y después seleccione la
plantilla de gráfico que desee usar.

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 63
1.6.1.4 DESPLAZAR, CAMBIAR EL TAMAÑO Y ELIMINAR UN GRÁFICO.
En la pestaña Presentación podrás encontrar todas las opciones relativas al aspecto del
gráfico.
Por ejemplo, en la sección Ejes podrás decidir que
ejes mostrar o si quieres incluir Líneas de la
cuadrícula para leer mejor los resultados.
Figura 102 – Grupo Etiquetas.
Figura 101 – Grupo Ejes.
En ambos casos dispondrás de dos opciones: las
líneas o ejes verticales y los horizontales. Y para cada uno de ellos podrás escoger entre distintas opciones: cuántas
líneas mostrar, si los ejes tendrán o no etiquetas descriptivas, o qué escala de valores manejarán, entre otras. Te
recomendamos que explores estas opciones, inclusive la última opción "Más opciones de...".
En la sección Etiquetas
podrás establecer qué
literales de texto se
mostrarán en el
gráfico o configurar la
Leyenda:
Figura 103 – Botón Líneas de la cuadrícula.
derecha, en la parte superior, a la izquierda, etc.).
Pulsando el botón
Leyenda puedes elegir
no mostrarla
(Ninguno) o
cualquiera de las
opciones para
posicionarla (a la
También puedes elegir Más opciones de leyenda. De esta forma se abrirá una ventana que te permitirá configurar,
además de la posición, el aspecto estético: relleno, color y estilo de borde, el
sombreado y la iluminación.
Si lo que quieres es desplazarlos, sólo deberás seleccionarlos en el propio
gráfico y colocarlos donde desees.
Finalmente destacaremos las opciones del grupo Fondo que te permitirán
modificar el modo en el que se integrará el gráfico en el cuadro de cálculo.
Figura 104 – Grupo Fondo.
La primera opción Área de trazado, sólo estará disponible para los gráficos bidimensionales.
Cuadro Gráfico, Plano interior del gráfico y Giro 3D modifican el aspecto de los gráficos tridimensionales disponibles.
Excel 2010 ha sido diseñado para que todas sus opciones sean sencillas e intuitivas, así que después de un par de
pruebas con cada una de estas opciones entenderás perfectamente sus comportamientos y resultados.
Practica primero con unos cuantos gráficos con datos al azar y verás el provecho que puedes sacarle a estas
características.
Puedes dar un estilo rápidamente a tu gráfico utilizando la pestaña Diseño.

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 64
En función del tipo de gráfico que hayas insertado (líneas, barras, columnas, etc.) te propondrá unos u otros.
Estos estilos rápidos incluyen aspectos como incluir un título al gráfico, situar la leyenda en uno u otro lado, incluir o no
las etiquetas descriptivas en el propio gráfico, etc.
Para terminar de configurar tu gráfico puedes ir a la pestaña Formato, donde encontrarás el grupo Estilos de forma
(que utilizaremos también más adelante para enriquecer la visualización de los objetos que insertemos), y los Estilos de
WordArt.
Figura 105 – Grupo Estilos de forma y grupo Estilos de WordArt.
Estas opciones te permitirán aplicar diversos estilos sobre tus gráficos.
Para ello, simplemente selecciona el área completa del gráfico o de uno de sus componentes (áreas, barras, leyenda...) y
luego haz click en el estilo que más se ajuste a lo que buscas.
Si no quieres utilizar uno de los preestablecidos puedes utilizar las listas Relleno de forma/texto, Contorno de
forma/texto y Efectos de forma/texto para personalizar aún más el estilo del gráfico.
Al aplicar estilos, normalmente hablamos de un estilo genérico para todo el gráfico, pero también podemos personalizar
cada uno de sus elementos: el área de trazado, la leyenda, las líneas de división principales, etc.
Para hacerlo, lo más cómodo es seleccionar en el propio gráfico el elemento que quieres modificar, o bien seleccionarlo
en el desplegable de la ficha de Presentación o en la de Formato.
En la imagen de la Figura 106, vemos que está seleccionada el área de
trazado.
A continuación, podemos pulsar el botón Aplicar formato a la selección, para
iniciar la ventana que ya comentábamos al configurar la leyenda.
Figura 106 – Grupo Selección actual.
Dependiendo del elemento seleccionado podremos modificar unos aspectos
u otros. Por ejemplo, las líneas de división principales no tienen opción de modificar el relleno, porque obviamente no
se puede rellenar una línea. En cambio, la serie de datos sí que permite colorear el relleno, e incluso establecer el grado
de transparencia.
Si la modificación que hemos realizado no nos convence, siempre podemos pulsar el botón Restablecer para hacer
coincidir el estilo. Así recuperará el aspecto del estilo predeterminado que le hubiésemos aplicado.
Por último, no hemos de olvidar también que los elementos de texto que contenga el gráfico no dejan de ser eso, texto,
con lo cual podremos utilizar las herramientas de la pestaña Inicio como son la negrita, la cursiva, el tipo de fuente o su
tamaño, el relleno, etc. En ocasiones, éstas herramientas se comportarán de forma "inteligente". Por ejemplo, si
tratamos de cambiar el color de relleno de un elemento de la leyenda con la herramienta , lo que hará Excel será
asignar el color indicado tanto al cuadro de muestra de color de la leyenda como a las barras, sectores o líneas, es decir,
a la serie que identifique en el gráfico. Lo mismo ocurrirá a la inversa. Si cambias con la herramienta de relleno el color
de una serie, automáticamente se modificará el de la leyenda.

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 65
MODIFICAR EL TAMAÑO Y DISTRIBUCIÓN DE UN GRÁFICO
Se puede seleccionar un elemento del gráfico para modificarlo.
Cuando tienes un elemento seleccionado aparecen diferentes tipos de controles que explicaremos a continuación:
Controles de gráfico
Los controles cuadrados
dimensiones.
establecen el ancho y largo del objeto, haz click sobre ellos y arrástralos para modificar sus
Haciendo click y arrastrando los controles circulares podrás
modificar su tamaño mantiendo el alto y ancho que hayas
establecido, de esta forma podrás escalar el objeto y hacerlo más
grande o pequeño.
También puedes mover los componentes del gráfico. Para ello,
coloca el cursor sobre cualquier objeto seleccionado, y cuando
tome esta forma
posición deseada.
podrás hacer click y arrastrarlo a la
Figura 107 – Controles de gráfico.
Modificar la posición de un gráfico
Excel te permite decidir la posición del gráfico en el documento. Para ello:
1. Selecciona el gráfico.
2. Sitúate en la pestaña Diseño.
3. Pulsa sobre el botón Mover gráfico que encontrarás en el grupo Ubicación.
4. Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:
Figura 108 – Botón
Mover gráfico.
Figura 109 – Cuadro de diálogo Mover gráfico.
Eligiendo Hoja Nueva, podremos establecer el gráfico como una Hoja nueva. Tendrás la ventaja de que no
molestará en la hoja de cálculo, pero no podrás contrastar los datos númericos si la mantienes en una hoja a
parte. Depende del formato que quieras utilizar. Escribe el nombre para la hoja en la caja de texto y pulsa
Aceptar.
Eligiendo Objeto en, podremos mover el gráfico a una hoja ya existente. Si utilizas este método, el gráfico
quedará flotante en la hoja y podrás situarlo en la posición y con el tamaño que tú eligas. Ésta es la forma en
que se inserta por defecto, cuando se genera un nuevo gráfico.

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 66
Además, también puedes mover el gráfico arrastrándolo dentro de la misma hoja o bien a otra
1.6.2 EDITAR
1.6.2.1 AÑADIR, ELIMINAR Y MODIFICAR EL TÍTULO DE UN GRÁFICO.
Para facilitar la interpretación de un gráfico, puede agregar títulos, como un título de gráfico y títulos de eje, a cualquier
tipo de gráfico. Los títulos de eje suelen estar disponibles para todos los ejes que se pueden mostrar en un gráfico,
incluidos los ejes de profundidad (de series) de los gráficos 3D. Algunos tipos de gráficos (como los gráficos radiales)
tienen ejes, pero no pueden incluir títulos de eje. Los tipos de gráficos que no tienen ejes (como los gráficos circulares y
de anillos) tampoco pueden incluir títulos de eje.
En el gráfico de dispersión de la Figura 110, se muestra
un título que está centrado encima del gráfico, y un
título de eje tanto para el eje horizontal como para el
vertical.
Puede vincular también los títulos de gráfico y de eje al
texto correspondiente de las celdas de la hoja de cálculo
creando una referencia a esas celdas. Los títulos
vinculados se actualizan automáticamente en el gráfico
cuando se modifica el texto correspondiente en la hoja
de cálculo. Si no desea continuar mostrando los títulos,
puede quitarlos del gráfico.
Figura 110 – Gráfico de dispersión.
Aplicar un diseño de gráfico que contenga títulos
1. Haga click en cualquier lugar del gráfico al que desea aplicar un diseño de
gráfico.
Nota: Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las pestañas Diseño,
Presentación y Formato.
Figura 111 – Grupo Diseños de gráfico.
2. En la ficha Diseño, en el grupo Diseño del gráfico, haga click en un diseño que contenga títulos.
Agregar un título de gráfico manualmente
1. Haga click en cualquier parte del gráfico al que desea agregar un título.
2. En la pestaña Presentación, en el grupo Etiquetas, haga click en Título del
gráfico.
3. Haga click en Título superpuesto centrado o Encima del gráfico.
4. En el cuadro de texto Título del gráfico que aparece en el gráfico, escriba el
texto que desee.
Figura 112 – Grupo Etiquetas(1).
Sugerencia: Para comenzar una línea nueva, presione ENTRAR. Para insertar un salto de línea, haga click para
colocar el cursor en el lugar donde desea interrumpir la línea y, a continuación, presione ENTRAR.
5. Para dar formato al texto en el cuadro de título, haga lo siguiente:
1. Haga click en el cuadro de título y seleccione el texto al que desea dar formato.
2. En la minibarra de herramientas, haga click en las opciones de formato que desee.

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 67
Sugerencia: También puede usar los botones de formato de la cinta (ficha Inicio, grupo Fuente). Para aplicar
formato a todo el título, puede hacer click en él con el botón secundario del mouse, hacer click en Formato del título
del gráfico y, a continuación, seleccionar las opciones de formato que desee.
Notas
El tamaño del cuadro de texto se ajusta al tamaño del texto. No puede modificar el tamaño del cuadro de
título, y el texto puede truncarse si no entra en el tamaño máximo.
Solo puede agregar un título a un gráfico. Si desea usar un segundo título o un subtítulo, puede dibujar un
cuadro de texto en el gráfico y moverlo a la ubicación que desea (Herramientas de gráficos, ficha Diseño,
grupo Insertar, Cuadro de texto).
Puede mover el título manualmente a otra ubicación al arrastrar el cuadro de título a la ubicación que desea.
Agregar títulos de eje manualmente
1. Haga click en cualquier parte del gráfico al que desea agregar títulos de eje.
2. En la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga click en Rótulos del eje.
3. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para agregar un título a un eje horizontal (categorías) principal, haga click
en Título de eje horizontal primario y, a continuación, haga click en la
opción que desee.
Sugerencia: Si el gráfico contiene un eje horizontal secundario, puede hacer click
también en Título de eje horizontal secundario.
Figura 113 – Grupo Etiquetas(2).
Para agregar un título al eje vertical (valores) principal, haga click en Título de eje vertical primario o Título de
eje vertical secundario y, a continuación, haga click en la opción que desee.
Sugerencia: Si el gráfico contiene un eje vertical secundario, puede hacer click también en Título de eje vertical
secundario.
Para agregar un título a un eje (series) de profundidad, haga click en Título de eje de profundidad y, a
continuación, haga click en la opción que desee.
Nota: Esta opción sólo está disponible cuando el gráfico seleccionado es un gráfico 3D real, como un gráfico de
columnas 3D.
4. En el cuadro de texto Título del eje que aparece en el gráfico, escriba el texto que desee.
Sugerencia: Para comenzar una línea nueva, presione ENTRAR. Para insertar un salto de línea, haga click para
colocar el cursor en el lugar donde desea interrumpir la línea y, a continuación, presione ENTRAR.
5. Para dar formato al texto en el cuadro de título, haga lo siguiente:
1. Haga click en el cuadro de título y seleccione el texto al que desea dar formato.
2. En la minibarra de herramientas, haga click en las opciones de formato que desee.

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 68
Sugerencia: Puede usar también los botones de formato de la cinta de opciones (ficha Inicio, grupo Fuente). Para
aplicar formato a todo el título, puede hacer click en él con el botón secundario del mouse, hacer click en Formato
del título del eje y, a continuación, seleccionar las opciones de formato que desee.
NOTAS
Si cambia a otro tipo de gráfico que no admite títulos de eje (como un gráfico circular), los títulos de eje no se
mostrarán, pero se volverán a mostrar si cambia de nuevo a un tipo de gráfico que admita títulos de eje.
Los títulos de eje que se muestran para los ejes secundarios se perderán cuando cambie a un tipo de gráfico
que no admita ejes secundarios.
Vincular un título de gráfico o de eje a una celda de la hoja de cálculo
1. En un gráfico, haga click en el título de gráfico o de eje que desea vincular a una celda de la hoja de cálculo.
2. En la hoja de cálculo, haga click en la barra de fórmulas y, a continuación, escriba un signo de igual (=).
3. Seleccione la celda de la hoja de cálculo que contiene los datos o el texto que desea mostrar en el gráfico.
Sugerencia: También puede escribir la referencia a la celda en la barra de fórmulas. Incluya un signo de igual y el
nombre de la hoja, seguido por un signo de exclamación; por ejemplo: =Hoja1!F2
4. Presione ENTRAR.
Quitar un título de gráfico o de eje de un gráfico
1. Haga click en cualquier parte del gráfico.
2. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para quitar un título de gráfico, en la ficha Presentación, en el grupo
Figura 114 – Grupo Etiquetas(3).
Etiquetas, haga click en Título del gráfico y, a continuación, haga click en Ninguno.
Para quitar un título de eje, en la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga click en Título del eje, haga click
en el tipo de título de eje que desea quitar y luego haga click en Ninguno.
Para quitar rápidamente un título de gráfico o de eje, haga click en el título y, a continuación, presione SUPR.
También puede hacer click con el botón secundario del mouse en el título de gráfico o de eje y, a continuación,
hacer click en Eliminar.
Para quitar los títulos de gráfico o de eje inmediatamente después de agregarlos, puede hacer click en Deshacer
en la barra de herramientas de acceso rápido, o puede presionar CTRL+Z.
1.6.2.2 AÑADIR ETIQUETAS DE DATOS A UN GRÁFICO: VALORES/NÚMEROS, Y PORCENTAJES.
Sigue los siguientes pasos para agregar las etiquetas de datos a tu gráfico. Haz click sobre cualquier lugar del área del
gráfico que deseas modificar y selecciona la ficha Presentación y el comando Etiquetas de datos.

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 69
El menú se muestra con las siguientes
opciones:
Ninguna. Ésta es la opción
predeterminada y significa que no habrá
etiquetas de datos en el gráfico.
Centro. Coloca las etiquetas de datos en
el centro de cada punto de datos.
Extremo interno. Posiciona las
etiquetas en el extremo interno superior
de los puntos.
Base interior. Las etiquetas se
mostrarán en el extremo interior
inferior.
Extremo externo. Coloca las etiquetas
por fuera de cada punto.
Selecciona la mejor opción del menú y Excel
colocará las etiquetas de inmediato. Para
personalizar aún más las etiquetas haz click en
la opción de menú Más opciones de la
etiqueta de datos y se mostrará el cuadro de
diálogo siguiente:
Figura 115 – Botón Etiquetas de datos.
Figura 116 – Cuadro de diálogo Formato de etiquetas de datos.
Puedes configurar a detalle las etiquetas, inclusive puedes especificar que en lugar del valor la etiqueta muestre el
nombre de la serie o de la categoría. Una vez que hallas hecho los cambios apropiados haz click en el botón Cerrar.
Recuerda que puedes remover fácilmente las etiquetas de datos del gráfico con solo seleccionar la opción Ninguno del
menú Etiquetas de datos.
1.6.2.3 CAMBIAR EL COLOR DE FONDO DE UN GRÁFICO Y EL COLOR DE LA LEYENDA.
Para cambiar el color de fondo de una gráfico o una leyenda, necesitaremos seguir los siguientes pasos:

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 70
1. Ya sea para editar las leyendas o el grafico, debemos primero, dar doble click en lo que deseamos cambiar, es decir,
si queremos cambiar el fondo del gráfico, debemos dar doble click en alguna parte que no haya ningún dato del
gráfico.
2. Luego, nos saldrá una ventana de opciones, algunas de ellas pueden ser diferentes, pero la forma de la ventana casi
siempre se mantiene intacta. La ventana, también tiene un menú izquierdo y en el, ya sea para modificar el fondo
del grafico o de las leyendas, debemos ir a la opción “Relleno”.
3. En esta opción, nos saldrá varias opciones con la que podremos cambiar el fondo del grafico o de las leyendas,
estas opciones en muy pocas ocaciones cambian. La ventana se verá de 2 formas, según si modificar el fondo del
grafico o de las leyendas:
Figura 117 – Cuadro de diálogo Formato del área del gráfico.
Figura 118 – Cuadro de diálogo Dar formato a eje.
La diferencia entre esta dos ventanas, la del grafico y la de la leyenda, tiene que ver mucho con el menú izquierdo,
en donde vemos, la ventana del grafico tiene algunas opciones diferentes a la de la leyenda.
4. Lo siguiente, serán elegir la opción que a nosotros nos guste, ya sea que tenga un relleno solido, de degradado, con
imagen o textura y de trama. De nosotros dependerá cuales elegimos, pero si queremos una simple, deberíamos
elegir el Relleno Sólido.
5. Una vez seleccionado el color que desemos nos saldrán algunas opciones para poder configurarlo, esta
configuración depende de la opción que hayamos elegido.
6. Una vez elegido el color, el cual se elige con la flecha que esta al lado del bote de pintura, debemos solamente dar
al botón cerrar que se encuentra en el lado inferior derecho de nuestra pantalla.
1.6.2.4 CAMBIAR EL COLOR DE FONDO DE UNA COLUMNA, BARRA, LÍNEA, O ÁREA DE GRÁFICO.
Para cambiar el color de fondo de una columna, barra, línea o área de gráfico, debemos hacer lo siguiente:
Primero que todo, debemos seleccionar la columna, barra, línea o área de gráfico.
Luego, en la cinta de opciones, se encuentra una facilidad para poder cambiar el
color del contenido y el fondo de la celda, esta facilidad se encuentra en el menú
Inicio, en el grupo Fuente de la cinta de opciones.
Con la flecha que tienen al lado derecho, se puede elegir el color del contenido y
fondo de una celda.
Figura 119 – Grupo Fuente(3).
Ademas de esta facilidad, contamos con el recuadro Formato de Celdas en donde podemos cambiar estas opciones.

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 71
1.6.2.5 MODIFICAR TAMAÑO DE LETRA, COLOR DEL TÍTULO DEL GRÁFICO, EJES DEL GRÁFICO Y LEYENDA.
Ya sea, si va a cambiar el tamaño de la letra o el color del título del gráfico, ejes del gráfico y la leyenda, se debe hacer lo
siguiente:
Para el titulo del Gráfico
Seleccionamos el titulo del grafico y utilizamos las opciones que se encuentran en
el grupo Fuente del menú Inicio de la cinta de opciones (Ver Figura 120).
Figura 120 – Grupo Fuente(4).
Este recuadro, es el que usaremos para elegir el tamaño de la letra y el tipo de letra.
Y en estos botones, es donde podemos cambiar el fondo del titulo y su color de letra.
Para los ejes del Gráfico y para las leyendas
Debemos dar click derecho, encima de la leyenda y luego en el menú que sale, buscar la opción “Fuente…” y dar click.
Una vez que demos click, nos saldrá una ventana en la cual podremos cambiar el tamaño y color de la fuente.
Estas opciones, en la imagen, salen marcadas en rojo y funcionan igual que la opciones del menú “Fuente” de la cual
hablamos cuando mostramos como modificar el tamaño de letra y el color.
Paso 1 Paso 2

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 72
1.7 PREPARACIÓN DEL PROCESO DE SALIDA
1.7.1 PREPARACIÓN
1.7.1.1 CAMBIAR LOS MÁRGENES DE LA HOJA DE CÁLCULO: SUPERIOR, INFERIOR, IZQUIERDO Y DERECHO.
En Microsoft Excel 2010, los márgenes no son tan claros como en otras aplicaciones, como Microsoft Word. Esto se
debe a que Microsoft Excel presenta la información con una vista de hoja de cálculo, que inherentemente es más
adecuada para ver en una pantalla que para imprimir. Sin embargo, es posible imprimir una hoja de cálculo. Excel
ajustará automáticamente el diseño de impresión, dependiendo del tamaño de las páginas, los márgenes y el contenido.
Si deseas controlar más la hoja que finalmente se imprimirá, puedes cambiar los márgenes manualmente.
Para poder cambiar los márgenes, debemos seguir los
siguientes pasos:
1. Abre Microsoft Excel 2010.
2. Localiza y abre la hoja de cálculo de Excel que
deseas imprimir.
3. Haz click en el menú Diseño de página en la parte
superior de la cinta de opciones.
4. Haz click en el icono Márgenes y luego en Margenes
personalizados en la parte inferior del menú.
Establece el tamaño de margen personalizado de
acuerdo a tus necesidades. Haz click en Aceptar.
5. Presiona Ctrl y la tecla P, para abrir la ventana de
impresión, que te mostrará una vista previa de la
impresión. Si deseas ajustar los márgenes en la
página visualmente, debes hacer click en el icono
Mostrar márgenes . Haz click y arrastra los
márgenes en la pagina para cambiar el diseño. Una
vez decididos los márgenes, haz click en Imprimir.
Figura 121 – Botón Margenes.
1.7.1.2 CAMBIAR LA ORIENTACIÓN DE LA PÁGINA: VERTICAL U HORIZONTAL. CAMBIAR EL TAMAÑO DEL PAPEL.
De manera predeterminada, Microsoft Excel imprime las hojas de cálculo en orientación vertical (más altas que anchas).
La orientación de página se puede cambiar a horizontal (más anchas que altas) para cada hoja de cálculo por separado.
Si desea imprimir siempre las hojas de cálculo en orientación horizontal, puede crear una plantilla, cambiar la
orientación de página de vertical a horizontal y luego usar esa plantilla como punto de partida para todas las hojas de
cálculo futuras.
Cambiar la orientación de la página en la hoja de cálculo
1. Seleccione la hoja u hojas de cálculo cuya
orientación desea cambiar.
2. En el grupo Configurar página de la ficha Diseño de
página, haga click en Orientación y, a continuación,
en Vertical o en Horizontal.
Figura 122 – Grupo Configurar página.

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 73
Nota: Si no tiene configurada una impresora, la opción Orientación aparecerá atenuada y no será posible
seleccionarla. Para resolver esto, debe configurar una impresora. La opción también aparece atenuada cuando se
está en pleno proceso de editar el contenido de una celda. Para resolver esto, presione ENTRAR para aceptar los
cambios o ESC para cancelarlos.
Sugerencia: Para ver los bordes de las páginas impresas más claramente, puede trabajar en la vista Diseño de
página (pestaña Ver, grupo Vistas de libro).
Cambiar la orientación de la página cuando esté listo para imprimir
1. Seleccione la hoja u hojas de cálculo o los datos de la hoja de cálculo que desee imprimir.
2. Haga click en la pestaña Archivo.
3. Haga click en Imprimir.
Método abreviado de teclado: También puede presionar CTRL+P.
4. En el cuadro desplegable Orientación de página, en Configuración, haga click en Orientación vertical u Orientación
horizontal.
5. Cuando esté listo para imprimir, haga click en Imprimir.
1.7.1.3 CAMBIAR EL FORMATO DE PÁGINA PARA AJUSTAR EL CONTENIDO DE UNA HOJA DE CÁLCULO A UN NÚMERO
ESPECIFICO DE PÁGINAS.
Puede ser frustrante cuando estás intentando imprimir una hoja de cálculo de Excel y se imprime en varias páginas. En
lugar de pegarlas para conseguir una hoja de trabajo enorme y difícilmente manejable, puedes imprimir tu hoja de
cálculo de Excel en una página (o en tantas páginas como quieras).
Para conseguirlo, se deben seguir los siguientes pasos:
1. Abre la hoja de cálculo Excel que quieres
imprimir. Haz click en la opción Diseño de
página y en la opción del grupo
Configurar página.
2. En el cuadro de diálogo Configurar página,
haz click en la pestaña Página.
3. En la sección Ajuste de escala del cuadro de
diálogo, en la opción Ajustar a, introduzca el
número de páginas deseado en los menús
desplegables “páginas de ancho" y "de
alto". Por ejemplo, puedes cambiar sólo la
anchura de tu página para que las últimas
columnas no se impriman en una página
separada. En este caso, introduzca "1" en
"páginas de ancho" y “0” en la opción de
páginas "de alto".
4. Hacer click en el botón "Aceptar". Tu hoja
de cálculo de Excel se ajustará ahora de la
forma que quieres.
Figura 123 – Cuadro de diálogo Configurar página.

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 74
1.7.1.4 AÑADIR, MODIFICAR Y ELIMINAR TEXTOS EN ENCABEZADO, Y PIE DE PÁGINA DE HOJA DE CÁLCULO.
Un encabezado es un texto impreso en la parte superior de cada una de las páginas, y un pie de página es un texto
impreso en la parte inferior de cada página. Los pasos para crear un encabezado o un pie de página son los mismos.
Crear Encabezado/Pie de página desde la vista de Diseño de Página
1. Hacer click en la menú Vista.
2. Hacer cilck en la opción Diseño de página del grupo Vistas de libro.
3. Verá que se despleja la hoja, donde se observan el texto "Haga click para agregar encabezado".
Nota: Para el pie de página es exactamente igual. Deberemos hacer click sobre el texto y se pondrá en modo
edición, permitiéndonos escribir el texto deseado.
Figura 124 – Encabezado.
4. Además, al hacer click en el Encabezado o Pie de página, veremos la nueva pestaña Diseño, la cual contiene el
grupo Elementos para encabezado y pie de página. En ella, podrá incluir elementos muy utilizados como: La fecha
actual, El número de página, La ruta o nombre del fichero, etc. Así como imágenes, por ejemplo, para insertar el
logotipo de la empresa en el encabezado.
Crear desde la ventana Configurar página
Figura 125 – Grupo Elementos del encabezado y pie de página.
1. Ir al menú Diseño de página.
2. En el grupo Configurar página, hacer click en la opción del grupo Configurar página.
3. Hacer click sobre la pestaña Encabezado y pie de página.
4. Hacer click en Personalizar encabezado o Personalizar pie de página, dependiendo de lo que necesitemos
personalizar. Al hacer click en el botón Personalizar encabezado, se despliega el cuadro de diálogo Encabezado. Y al
hacer click en el botón Personalizar pie de página, se despliega el cuadro de diálogo Pie de página.
Nota: El cuadro de diálogo Encabezado y el cuadro de diálogo Pie de página son exactamente iguales.
5. Hacer click en adentro del cuadro de texto de la Secciónes izquierda, central o derecha. Dependiendo de dónde
necesitemos que aparezca el contenido del encabezado o pie de página, debemos hacer click en una sección y
escribir el texto deseado.
6. Una vez contruido el Encabezado/Pie de página, hacer click sobre el botón “Aceptar”.

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 75
1.7.1.5 INSERTAR Y ELIMINAR CAMPOS EN EL ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA: NUMERACIÓN DE PÁGINAS, FECHA,
HORA, NOMBRE DEL ARCHIVO Y NOMBRE DE LA HOJA DE CÁLCULO.
Para agregar los campos que se encuentran en el encabezado y pie de página de una hoja de Excel, debemos seguir los
siguientes pasos:
1. En el cuadro de diálogo Encabezado/Pie de página, hacer click en adentro del cuadro de texto de la Secciónes
izquierda, central o derecha. Dependiendo de dónde necesitemos que aparezca el contenido del encabezado o pie
de página, debemos hacer click en una sección y escribir el texto deseado.
Nota: Se puede colocar texto en las tres secciones
2. Para agregar un campo, se debe hacer click encima de este. A continuación se describen los todos campos:
(1) Aplicar formato al
texto. Se usa para
cambiar el aspecto
del texto escrito. Al
hacer click sobre este
botón, aparece el
cuadro de diálogo
Fuente, el cual
utilizaremos para
cambiar el aspecto
del texto.
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)
(2) Nº de página. Se
usa para que
aparezca el número
de la página. Al
Figura 126 – Cuadro de diálogo Encabezado.
hacer click sobre este botón, aparece &[Página], en la sección en la que nos encontramos situados de forma
que a la hora de imprimir la hoja, aparecerá el número de página correspondiente a la hoja impresa.
Nota: Para eliminar este campo, se debe seleccionar esto: &[Página] y se oprime la tecla Supr o tecla Retroceso
(3) Nº total de página. Se usa para incluir el número total de páginas a imprimir del libro de trabajo. Al hacer click
sobre este botón, aparece &[Páginas] y a la hora de imprimir saldrá el número total de páginas.
Nota: Para eliminar este campo, se debe seleccionar esto: &[Páginas] y se oprime la tecla Supr o tecla Retroceso
(4) Insertar Fecha. Se usa para poner la fecha del ordenador. Al hacer click sobre este botón, aparece &[Fecha] y
en la impresión saldrá la fecha real.
Nota: Para eliminar este campo, se debe seleccionar esto: &[Fecha] y se oprime la tecla Supr o tecla Retroceso
(5) Insertar hora. Se usa para poner la hora del ordenador. Al hacer click sobre este botón, aparece &[Hora] y en
la impresión saldrá la hora real.
Nota: Para eliminar este campo, se debe seleccionar esto: &[Hora] y se oprime la tecla Supr o tecla Retroceso

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 76
(6) Insertar ruta del archivo. Se usa para poner el nombre del archivo con su ruta de acceso (es decir su posición
en el disco duro). Al hacer click sobre este botón, aparece [Ruta de acceso]&[Archivo] y en la impresión saldrá
el nombre del archivo y su ruta de acceso.
Nota: Para eliminar este campo, se debe seleccionar esto: [Ruta de acceso]&[Archivo] y se oprime la tecla Supr o
tecla Retroceso
(7) Insertar nombre del archivo. Se usa para poner el nombre del archivo. Al hacer click sobre este botón, aparece
&[Archivo] y en la impresión saldrá el nombre del archivo.
Nota: Para eliminar este campo, se debe seleccionar esto: &[Archivo] y se oprime la tecla Supr o tecla Retroceso
(8) Insertar nombre de la hoja. Se usa para poner el nombre de la hoja. Al hacer click sobre este botón aparece
&[Etiqueta] y en la impresión saldrá el nombre de la hoja impresa.
Nota: Para eliminar este campo, se debe seleccionar esto: &[Etiqueta] y se oprime la tecla Supr o tecla Retroceso
(9) Insertar imagen. Se usa para insertar una imagen. Al hacer click sobre este botón, aparecerá el cuadro de
diálogo Insertar imagen, buscaremos la imagen y una vez encontrada, hacer click en Abrir. Luego, aparecera
&[Imagen] y en la impresión saldrá la imagen seleccionada.
Nota: Para eliminar este campo, se debe seleccionar esto: &[Imagen] y se oprime la tecla Supr o tecla Retroceso
(10) Formato de imagen. Se usa para cambiar el aspecto de la imagen seleccionada. Este botón solamente estará
activo en caso de haber añadido una imagen en el encabezado o pie de página. Al hacer click sobre este botón,
aparecera el cuadro de diálogo Formato de imagen, para poder elegir los cambios que le haremos a la imagen.
3. Una vez agregado los campos, hacer click sobre el botón “Aceptar”.
1.7.2 REVISAR E IMPRIMIR
1.7.2.1 REVISAR Y CORREGIR LOS CÁLCULOS Y EL TEXTO DE LA HOJA DE CÁLCULO.
Buscar y corregir errores en las fórmulas
Las fórmulas en ocasiones, pueden producir valores de error además de devolver resultados inesperados. A
continuación, se muestran algunas herramientas que puede usar para buscar e investigar las causas de estos errores y
determinar soluciones.
Corregir errores comunes al escribir fórmulas
En la tabla siguiente se resumen algunos de los errores más comunes que un usuario puede realizar al escribir una
fórmula y se explica cómo corregir estos errores:
ASEGÚRESE DE…
Iniciar cada función con el
signo igual (=)
MÁS INFORMACIÓN
Si omite el signo igual, lo que escriba puede mostrarse como texto o como una
fecha. Por ejemplo, si escribe SUMA(A1:A10), Microsoft Excel mostrará la cadena
de texto SUMA(A1:A10) y no calculará la fórmula. Si escribe 2/11, Excel muestra
una fecha como 2-nov o 02/11/09, en lugar de dividir 2 entre 11.

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 77
Hace coincidir todos los
paréntesis de apertura y de
cierre
Usar dos puntos para indicar
un rango
Escribir todos los argumentos
necesarios
Escribir el tipo correcto de
argumentos
Anidar como máximo 64
funciones
Escribir los nombres de otras
hojas entre comillas
simples
Colocar un signo de
exclamación (!) después de
un nombre de hoja de cálculo
al hacer referencia a él en
una fórmula
Incluir la ruta de acceso a los
libros externos
Asegúrese de que todos los pares de paréntesis coinciden en número. Cuando usa
una función en una fórmula, es importante que cada paréntesis esté en su
posición correcta para que la función funcione correctamente. Por ejemplo, la
fórmula=SI(B5

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 78
Nota Si la ruta de acceso completa contiene caracteres de espacio, como sucede
en el ejemplo anterior, debe escribir la ruta de acceso entre comillas simples (al
principio de la ruta de acceso y después del nombre de la hoja de cálculo, antes
del signo de exclamación).
Escribir los números sin
formato
Evitar dividir por cero
No dé formato a los números cuando los escriba en una fórmula. Por ejemplo, si
el valor que desea especificar es 1,000 $, escriba 1000 en la fórmula. Si escribe
una coma como parte de un número, Excel la interpreta como un carácter
separador. Si desea ver los números con separadores de miles y millones, o con
símbolo de moneda, aplique el formato a la celda, después de escribirlos.
Por ejemplo, si desea sumar 3100 al valor de la celda A3 y escribe la
fórmula=SUMA(3,100,A3), Excel suma los números 3 y 100 y, a continuación,
suma ese total al valor de A3, en lugar de sumar 3100 a la celda A3. O bien, si
escribe la fórmula=ABS(-2,134), Excel muestra un error porque la
función ABS acepta un único argumento.
Dividir una celda por otra celda que contiene cero o ningún valor puede generar
un error # DIV/0!.
Corregir problemas comunes en las fórmulas
Puede implementar ciertas reglas para comprobar si hay errores en fórmulas. Estas reglas actúan como un corrector
ortográfico que comprueba si hay errores en los datos que escribe en las celdas. Estas reglas no garantizan que su hoja
de cálculo no contenga errores, pero pueden facilitar la búsqueda de errores comunes. Puede activar o desactivar
cualquiera de estas reglas por separado.
Puede marcar y corregir los errores de dos maneras: de uno en uno (igual que un corrector ortográfico) o en el
momento en que ocurre el error en la hoja de cálculo a medida que escribe los datos. De cualquier manera, aparecerá
un triángulo en la esquina superior derecha de la celda
cuando se detecta un error.
Puede resolver un error mediante las opciones que Excel muestra, o puede pasar por alto el error haciendo click en
Omitir error. Si omite un error en una celda determinada, el error en esa celda no aparecerá en otras comprobaciones
de errores. Sin embargo, puede restablecer todos los errores anteriormente omitidos de modo tal que vuelvan a
aparecer.
Activar o desactivar reglas de revisión de errores
1. Haga click en la pestaña Archivo, seleccione Opciones y luego haga click en la categoría Fórmulas.
2. En Reglas de verificación de Excel, active o desactive las casillas de cualquiera de las siguientes reglas:
Las celdas contienen fórmulas que producen un error. La fórmula no usa la sintaxis, los argumentos o los tipos
de datos esperados. Los valores de error son #¡DIV/0!, #N/A, #¿NOMBRE?, #¡NULO!, #¡NUM!, #¡REF! y
#¡VALOR!. Cada uno de estos errores tienen causas diferentes y se resuelven de distinta manera.
Nota: Si escribe un valor de error directamente en una celda, éste se almacena como valor de error pero no estará
marcado como error. Sin embargo, si una fórmula de otra celda hace referencia a esa celda, la fórmula devolverá el
valor de error de esa celda.

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 79
Fórmula de columna calculada incoherente en las tablas. Una columna calculada puede incluir fórmulas que
son diferentes de la fórmula de columna que crea una excepción. Las excepciones de columna calculada se
crean al realizar las acciones siguientes:
• Escribir datos que no son fórmulas en una celda de columna calculada.
• Escribir una fórmula en una celda de columna calculada y, a continuación, hacer click en el botón Deshacer
de la barra de herramientas de acceso rápido.
• Escribir una nueva fórmula en una columna calculada que ya contiene una o varias excepciones.
• Copiar datos en la columna calculada que no coinciden con la fórmula de columna calculada.
Nota: Si los datos copiados contienen una fórmula, esta fórmula sobrescribe los datos en la columna calculada.
• Mover o eliminar una celda de otra área de hoja de cálculo a la que hace referencia una de las filas de una
columna calculada.
Celdas que contienen años representados con 2 dígitos. La celda contiene una fecha de texto en la que el siglo
se puede interpretar incorrectamente si se usa en fórmulas. Por ejemplo, la fecha de la fórmula =AÑO("1/1/31")
podría ser 1931 o 2031. Use esta regla para comprobar fechas de texto ambiguas.
Números con formato de texto o precedidos por un apóstrofo. La celda contiene números guardados como
texto. Esto suele ocurrir cuando se importan datos de otros orígenes. Los números guardados como texto
pueden ocasionar resultados inesperados en la forma de ordenar; por ello es preferible convertirlos a números.
Fórmulas incoherentes con otras fórmulas de la región. La fórmula no coincide con el
patrón de las demás fórmulas cercanas. En muchos casos, las fórmulas que son
adyacentes a otras fórmulas difieren solo en las referencias que se usan. En el siguiente
ejemplo de cuatro fórmulas adyacentes, Excel muestra un error junto a la fórmula
=SUMA(A10:F10) debido a que las fórmulas adyacentes incrementan en una fila y la
fórmula =SUMA(A10:F10) incrementa en 8 filas. Excel espera la fórmula =SUMA(A3:F3).
Si las referencias que se usan en una fórmula no son coherentes con las de las fórmulas
adyacentes, Excel muestra un error (Ver Figura 127).
Fórmulas que omiten celdas en una región. Una fórmula puede no incluir
automáticamente referencias a los datos insertados entre el rango original de datos y la
celda que contiene la fórmula. Esta regla compara la referencia en una fórmula en el
intervalo real de celdas que es adyacente a la celda que contiene la fórmula. Si las
celdas adyacentes contienen valores adicionales y no están en blanco, Excel muestra un
error junto a la fórmula.
Por ejemplo, cuando se aplica esta regla, Excel inserta un error junto a la fórmula
=SUMA(A2:A4), puesto que las celdas A5 A6 y A7 son adyacentes a las celdas a las que
se hace referencia en la fórmula y a la celda que contiene la fórmula (A8), y dichas
celdas contienen datos que deberían haber sido referidos en la fórmula (Ver Figura
128).
A
1 Fórmulas
2 =SUMA(A1:F1)
3 =SUMA(A2:F2)
4 =SUMA(A10:F10
5 =SUMA(A4:F4)
Figura 127 – Formulas
incoherentes.
A
1 Factura
2 15.000
3 9.000
4 8.000
5 20.000
6 5.000
7 22.500
Celdas desbloqueadas que contengan fórmulas. La fórmula no está bloqueada para
protección, por ello, la configuración de la celda está determinada sin protección. De
manera predeterminada, las celdas están bloqueadas para protección. Cuando una
8 =SUMA(A2:A4)
Figura 128 – Fórmulas
que omiten celdas.
fórmula está protegida, no se puede modificar sin antes desprotegerla. Asegúrese de que no desea que la celda

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 80
esté protegida. La protección de las celdas que contienen fórmulas impide que se modifiquen y puede ayudar a
evitar futuros errores.
Fórmulas que se refieren a celdas vacías. La fórmula contiene una referencia a una
celda vacía. Esto puede dar lugar a resultados no deseados, tal como se muestra en
el siguiente ejemplo.
A
1 Datos
2 24
Suponga que desea calcular el promedio de los números de la siguiente columna de
celdas (Ver Figura 129). Si la tercera celda está en blanco, no se incluye en el cálculo
y el resultado es 22,75. Si la tercera celda contiene 0, el resultado es 18,2.
Los datos incluidos en una tabla no son válidos. Error de validación en una tabla.
Compruebe la configuración de validación de la celda haciendo click en Validación de
datos en el grupo Herramientas de datos de la pestaña Datos.
Corregir errores comunes en las fórmulas de uno en uno
3 12
4
5 45
6 10
7 =PROMEDIO(A2:A6)
Figura 129 – Fórmulas que
se refieren a celdas vacías.
Precaución: Si previamente ha revisado si la hoja de cálculo contiene errores, los errores omitidos no aparecerán
hasta que se restablezcan los errores omitidos.
1. Seleccione la hoja de cálculo cuyos errores desea revisar.
2. Si la hoja de cálculo se calcula manualmente, presione F9 para actualizarla.
3. En el grupo Auditoría de fórmulas, de la
pestaña Fórmulas, haga click en el botón
Comprobación de errores.
Nota: El cuadro de diálogo Comprobación de
errores se muestra cuando se encuentran errores.
Figura 130 – Grupo Auditoría de fórmulas(1).
4. Si previamente ha omitido errores, puede comprobar los errores de nuevo haciendo lo siguiente:
1) Haga click en Archivo y luego, ir a Opciones.
1) En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, seleccionar la categoría Formulas.
2) En la sección Comprobación de errores, haga click en Restablecer errores omitidos.
1) Haga click en Aceptar.
1) Haga click en Reanudar.
Nota: Al restablecer los errores omitidos se
restablecerán todos los errores en todas las
hojas del libro activo.
5. Coloque el cuadro de diálogo
Comprobación de errores justo debajo de
la barra de fórmulas.
Figura 131 – Cuadro de diálogo Comprobación de errores.
6. Haga click en uno de los botones de
acción en la parte derecha del cuadro de diálogo. Las acciones disponibles son diferentes para cada tipo de error.
Nota: Si hace click en Omitir error, se marcará el error para omitirlo en las revisiones subsiguientes.

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 81
7. Haga click en Siguiente.
8. Continúe hasta finalizar la revisión de errores.
Marcar errores comunes de las fórmulas en la hoja de cálculo y corregirlos directamente
1. Haga click en la pestaña Archivo, Ir a Opciones y, a continuación, en la categoría Fórmulas.
2. En Comprobación de errores, asegúrese de que la casilla Habilitar comprobación de errores en segundo plano está
activada.
3. Para cambiar el color del triángulo, que marca dónde se produce un error, en la opción Indicar errores con el color,
seleccione el color que desea. Haga click en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de Excel.
4. Para corregir un error en una hoja de cálculo, seleccione una celda que tenga un triángulo en la esquina superior
izquierda.
5. Junto a la celda, haga click en el botón Comprobación de errores que aparece y, a continuación, haga click en la
opción que desea. Los comandos disponibles varían para cada tipo de error y la primera entrada describe el error.
Si hace click en Omitir error, se marcará el error para omitirlo en las revisiones subsiguientes.
6. Repita los dos pasos anteriores.
Corregir un valor de error
Si una fórmula no puede evaluar correctamente un resultado, Excel muestra un valor de error, como #####, #¡DIV/0!,
#N/A, #¿NOMBRE?, #¡NULO!, #¡NÚM!, #¡REF! y #¡VALOR!. Cada tipo de error tiene diversas causas y soluciones
diferentes.
La siguiente tabla contiene vínculos a artículos que describen estos errores detalladamente, así como una breve
descripción para ayudarlo a comenzar.
ERROR
Corregir un error
#####
Corregir un error
#¡DIV/0!
Corregir un error
#N/A
Corregir un error
#¿NOMBRE?
DESCRIPCIÓN
Excel muestra este error cuando el ancho de una columna no es suficiente para mostrar
todos los caracteres de una celda o cuando una celda incluye valores negativos en la fecha
o la hora.
Por ejemplo, una fórmula que resta a una fecha del pasado una fecha del futuro, como
=15/06/2008-01/07/2008. Esto genera un valor negativo en la fecha.
Excel muestra este error cuando un número se divide por cero (0) o por una celda que no
contiene ningún valor.
Excel muestra este error cuando un valor no está disponible para una función o una
fórmula.
Este error aparece cuando Excel no reconoce el texto de una fórmula. Por ejemplo, el
nombre de un intervalo o de una función puede estar mal escrito.
Corregir un error
#¡NULO!
Excel muestra este error cuando se especifica una intersección
de dos áreas que no forman intersección (no se cruzan). El
operador de intersección es un carácter de espacio que separa
referencias en una fórmula.
Por ejemplo, las áreas A1:A2 y C3:C5 no forman intersección,
Figura 132 – error #¡NULO!.

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 82
de modo que al escribir la fórmula =SUMA(A1:A2 C3:C5) se devuelve el error #¡NULO! (Ver
Figura 132).
Corregir un error
#¡NÚM!
Corregir un error
#¡REF!
Corregir un error
#¡VALOR!
Excel muestra este error cuando una fórmula o función contiene valores numéricos no
válidos.
Excel muestra este error cuando una referencia de celda no es válida. Por ejemplo, cuando
se eliminan celdas a las que hacían referencia otras fórmulas o se pegan celdas movidas
sobre otras a las cuales se hacía referencia en otras fórmulas.
Excel puede mostrar este error si la fórmula incluye celdas que contienen tipos de datos
diferentes. Si se habilita la comprobación errores, la información en pantalla muestra el
mensaje "Un valor utilizado en la fórmula es de un tipo de datos erróneo". Por lo general,
para resolver este problema, se pueden realizar pequeñas modificaciones en la fórmula.
Inspeccionar una fórmula y su resultado a través de la ventana Inspección
Cuando las celdas no están visibles en una hoja de cálculo, puede ver las
celdas y sus fórmulas en el cuadro de diálogo Ventana Inspección. La
Ventana Inspección es útil para revisar, controlar o confirmar el cálculo
de fórmulas y los resultados en hojas de cálculo grandes. Con el uso de la
Ventana Inspección, no necesitará desplazarse repetidamente, ni ir a las
distintas partes de su hoja de cálculo.
Este cuadro de diálogo, se puede mover o acoplar como barra de herramientas. Por ejemplo, puede acoplarla en la
parte inferior de la ventana. La Ventana Inspección realiza un seguimiento de las siguientes propiedades de una celda:
libro, hoja, nombre, celda, valor y fórmula.
Nota: Sólo puede inspeccionar las celdas una vez.
Figura 133 – Ventana Inspección.
Evaluar una fórmula anidada paso a paso
A veces resulta difícil comprender cómo se calcula el resultado final de una fórmula anidada porque hay diversos
cálculos intermedios y pruebas lógicas. Sin embargo, mediante el cuadro de diálogo Evaluar fórmula, puede ver las
diferentes partes de una fórmula anidada evaluados en el orden en que la fórmula se calcula. Por ejemplo, la
fórmula: =SI(PROMEDIO(F2:F5)>50;SUMA(G2:G5);0), es más fácil de comprender cuando puede ver los siguientes
resultados intermedios:
FÓRMULA
=SI(PROMEDIO(F2:F5)>50;SUMA
(G2:G5);0)
=SI(40>50;SUMA(G2:G5);0)
=SI(Falso;SUMA(G2:G5);0)
DESCRIPCIÓN
Se muestra inicialmente la fórmula anidada. La función PROMEDIO y la
función SUMA están anidadas dentro de la función SI.
El rango de celdas F2:F5 contiene los valores 55, 35, 45 y 25 y, por lo tanto, el
resultado de la función PROMEDIO(F2:F5) es 40.
Puesto que 40 no es mayor que 50, la expresión en el primer argumento de la
función SI (el argumento de la prueba lógica) es Falso.
0 La función SI devuelve el valor del tercer argumento (el argumento falso de
valor de SI). La función SUMA no se evalúa porque es el segundo argumento de

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 83
la función SI (argumentoverdadero de valor de SI) y se devuelve sólo cuando la
expresión es Verdadera.
1. Seleccione la celda que desee evaluar. Sólo se puede evaluar una celda a la vez.
2. En el grupo Auditoría de fórmulas de la
pestaña Fórmulas, haga click en la opción
Evaluar fórmula.
3. Haga click en Evaluar, para examinar el valor
de la referencia subrayada. El resultado de la
evaluación se muestra en cursiva.
Figura 134 – Grupo Auditoría de fórmulas(2).
Si la parte subrayada de la fórmula es una referencia a otra fórmula, haga click en Paso a paso para entrar, para
mostrar la otra fórmula en el cuadro Evaluación. Haga click en Paso a paso para salir, para volver a la celda y
fórmula anteriores.
Nota: El botón Paso a paso para entrar, no está disponible para una referencia, ni la segunda vez que ésta aparece
en la fórmula, ni si la fórmula hace referencia a una celda de un libro distinto.
4. Continúe hasta que se hayan
evaluado todas las partes de la
fórmula.
5. Para ver de nuevo la evaluación,
haga click en Reiniciar.
6. Para finalizar la evaluación, haga
click en Cerrar.
Notas
Algunas partes de fórmulas que usan
las funciones SI y ELEGIR no se
evalúan. En estos casos, se muestra
#N/A en el cuadro Evaluación.
Figura 135 – Cuadro de diálogo Evaluar fórmula.
Si una referencia está en blanco, aparece el valor cero (0) en el cuadro Evaluación.
Las siguientes funciones se vuelven a calcular cada vez que se modifica la hoja de cálculo y puede provocar que
el cuadro de diálogo Evaluar fórmula presente resultados distintos de los que aparecen en la celda: ALEATORIO,
ÁREAS, ÍNDICE, DESPLAZAMIENTO, CELDA, INDIRECTO, FILAS, COLUMNAS, AHORA, HOY, ALEATORIO ENTRE.
1.7.2.2 MOSTRAR U OCULTAR LAS LÍNEAS DIVISORIAS DE LA HOJA DE CÁLCULO Y LOS ENCABEZADOS DE FILAS Y
COLUMNAS ANTES DEL PROCESO DE IMPRESIÓN.
Para poder mostrar las líneas divisorias de la hoja de calculo y los encabezados de fila, necesitamos seguir los siguientes
pasos:

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 84
1. Ir a la Cinta de opciones.
2. Luego, hacer click en la pestaña Diseño de página.
3. En la pestaña Diseño de paginas, en el grupo Opciones de la hoja, nos
encontraremos con la sección Lineas de cuadrículas y la sección
Encabezados.
4. Ya sea, en la sección Lineas de cuadriculas o Encabezados, debemos activar
la opción Ver. Si se activa, nos mostrara las líneas divisorias.
Figura 136 – Grupo Opciones de hoja.
1.7.2.3 APLICAR LA OPCIÓN DE REPETIR AUTOMÁTICAMENTE EL TITULO DE FILA(S) EN CADA UNA DE LAS PÁGINAS A
IMPRIMIR DE LA HOJA DE CÁLCULO.
Si una hoja de cálculo abarca más de una página, puede imprimir títulos o etiquetas de filas y columnas (también
llamados títulos de impresión) en cada página para asegurarse de que los datos estén denominados correctamente.
1. Seleccione la hoja de cálculo que desea imprimir.
2. En el grupo Configurar página de la ficha Diseño de página,
haga click en Imprimir títulos.
Nota: El comando Imprimir títulos aparecerá atenuado si se
encuentra en modo de edición de celdas, si se selecciona un gráfico
en la misma hoja de cálculo o si no tiene una impresora instalada.
Figura 137 – Imprimir títulos, grupo Configurar página.
3. En la pestaña Hoja, en la sección Imprimir títulos, realice uno de estos procedimientos o ambos:
En el cuadro Repetir filas en extremo superior, indique la referencia de las filas que incluyan encabezados de
columna.
En el cuadro Repetir columnas a la izquierda, escriba la referencia de las columnas que incluyan los rótulos de
fila.
Por ejemplo, si desea imprimir etiquetas de columnas en la parte superior de cada página impresa, puede escribir
$1:$1 en el cuadro Repetir filas en extremo superior.
Figura 138 – Pestaña Hoja, Cuadro de diálogo Configurar página.
Sugerencia: También puede hacer click en el botón Contraer diálogo que se encuentra en el extremo derecho de
los cuadros Repetir filas en extremo superior y Repetir columnas a la izquierda y, a continuación, seleccionar las
columnas o filas de título que desee repetir en la hoja de cálculo. Una vez seleccionados estos elementos, vuelva a
hacer click en el botón Contraer diálogo
para volver al cuadro de diálogo.
Nota: Si hay más de una hoja de cálculo seleccionadas, los cuadros Repetir filas en extremo superior y Repetir
columnas a la izquierda no estarán disponibles en el cuadro de diálogo Configurar página. Para cancelar una
selección de varias hojas de cálculo, haga click en cualquier hoja de cálculo no seleccionada. Si no hay visible

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 85
ninguna hoja no seleccionada, haga click con el botón secundario en la pestaña de una hoja seleccionada y, a
continuación, haga click en Desagrupar hojas en el menú contextual.
1.7.2.4 VISTA PRELIMINAR DE UNA HOJA CÁLCULO.
Para obtener la vista preliminar de una hoja de calculo, se deben realizar los siguientes pasos:
1. Seleccionar la(s) hoja(s) de cálculo de la(s) que desea obtener una vista previa.
2. Haga click en la pestaña Archivo y luego, Ir a Imprimir.
Método abreviado de teclado: También puede presionar CTRL+F2.
Nota: A menos que se haya configurado para imprimir en una impresora de color, la ventana de vista previa se
mostrará en blanco y negro, independientemente de si la hoja de cálculo incluye color.
3. Para obtener una vista previa de las páginas siguientes y anteriores, en la parte inferior de la ventana Vista previa
de impresión, haga click en Página siguiente y Página anterior .
Nota: Página siguiente y Página anterior solo están disponibles cuando se selecciona más de una hoja de cálculo o
cuando una hoja de cálculo contiene más de una página de datos. Para ver varias hojas de cálculo, haga click en
Todo el libro en Configuración.
4. Para salir de la vista previa de impresión y volver a la hoja de cálculo, haga click en cualquier otra ficha situada
encima de la ventana de vista previa.
5. Para ver los márgenes de página, en la parte inferior de la ventana Vista previa de impresión, haga click en el botón
Mostrar márgenes .
Para cambiar los márgenes, puede arrastrarlos hasta la altura y el ancho que desee. También puede cambiar los
anchos de las columnas arrastrando los controladores hasta la parte superior o inferior de la página de vista
preliminar.
1.7.2.5 IMPRIMIR UN RANGO DE CELDAS, UNA HOJA DE CÁLCULO COMPLETA CON UN NÚMERO DETERMINADO DE
COPIAS, UN LIBRO COMPLETO O UN GRÁFICO CONCRETO.
Imprimir una hoja de cálculo o libro de forma completa o parcial
1. Realice uno de los procedimientos siguientes:
Para imprimir parte de la hoja, haga click en la hoja de cálculo y, a continuación, seleccione el rango de datos
que desea imprimir.
Para imprimir toda la hoja, haga click en ella para activarla.
Para imprimir un libro, haga click en cualquiera de sus hojas de cálculo.
2. Haga click en Archivo y luego en Imprimir.
Método abreviado de teclado: También puede presionar CTRL+P.
3. En Configuración, seleccione una opción para imprimir la selección, la o las hojas activas, o todo el libro.
Nota: Si la hoja de cálculo cuenta con áreas de impresión definidas, Excel sólo imprimirá esas áreas. Si no desea
imprimir solamente un área definida, active la casilla de verificación Omitir áreas de impresión.

ICDL - NIVEL BASE / MODULO CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALES DE HOJAS DE CALCULO 86
Imprimir varias hojas de cálculo a la vez
1. Seleccione las hojas de cálculo que desee imprimir.
¿Como seleccionar varias hojas de cálculo?
Para seleccionar
Una hoja individual
Dos o más hojas adyacentes
Dos o más hojas no
adyacentes
Todas las hojas de un libro
Haga lo siguiente
Haga clic en la etiqueta de la hoja.
Si no ve la etiqueta que desea, haga clic en los botones de desplazamiento de
etiquetas para que se muestre la etiqueta y, a continuación, haga clic en ella.
Haga clic en la etiqueta de la primera hoja. Después, mantenga presionada la
tecla MAYÚS mientras hace clic en la etiqueta de la última hoja que desea
seleccionar.
Haga clic en la etiqueta de la primera hoja. Después, mantenga presionada la
tecla CTRL mientras hace clic en las etiquetas de las otras hojas que desea
seleccionar.
Haga clic con el botón secundario en una etiqueta y, a continuación, haga clic
en el comando Seleccionar todas las hojas del Archivomenú contextual.
2. Haga click en Archivo y luego en Imprimir.
Método abreviado de teclado: También puede presionar CTRL+P.
Imprimir varios libros de forma simultánea
Tener en cuenta que todos los archivos de libro que desee imprimir deben estar en la misma carpeta.
1. Haga click en Archivo y luego, hacer click en Abrir.
Método abreviado de teclado: También puede presionar CTRL+A.
2. Mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace click en el nombre de los libros que desea imprimir.
3. En un equipo con Windows Vista:
Haga click con el botón secundario en la selección y, a continuación, haga click en Imprimir.
Imprimir un gráfico concreto
Si quieres imprimir solamente el gráfico sin los datos de
la hoja de Excel, entonces primero debes hacer click
sobre el gráfico que vas a imprimir y luego, se deben
realice los siguientes pasos:
1. Hacer click en la pestaña Archivo y luego, Ir a
Imprimir.
2. Observa como ahora, en la primera opción de
Configuración, indica Imprimir el gráfico
seleccionado. Si envías a imprimir con esta opción,
obtendrás una impresión que contendrá solamente
el gráfico seleccionado (Ver Figura 139).
Figura 139 – Menú Imprimir, Imprimir gráfico seleccionado.