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Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements Dans la mesure du possible, il s'agira lors de ce recensement initial d'inventorier toutes les catégories d'équipement en même temps, afin d'éviter plusieurs passages. Cela signifie que l'application et l'organisation est susceptible d'assumer cette charge. CCSAP DIT Institut / labo Extraire la liste des immobilisations Justification: •Les données du CF/CC ne sont pas fiables dans UOTS (changements) •En principe, le n° de commande pourra être récupéré Les données sont remontées dans le mandant Qualité Les données sont remontées dans le mandant Production 7.2.9 Gestion du mobilier Extraction et synthèse données UOTS Transmission des données UOTS aux institut / labo Correction inventaire Equipe externe / faculté Attribution d'un n° inventaire Etiquetage Figure 9 Les données sont vérifiées / validées par le DIT / facultés Préparation des données L'institut / labo gère les données dans SAP Service financier Si possible, •un numéro de série (fabricant) •un numéro de commande Liste fiche d'inventaire et fiche immo => réconciliation Le mobilier se différencie des autres catégories d'équipement par les points suivants: • Sa valeur unitaire est faible. • La motivation pour les facultés pour gérer l'inventaire du mobilier est très faible, l'intérêt est nul. • L'identification de mobilier au niveau du local ne se justifie pas, le centre de coût suffit (une localisation d'une chaise au niveau d'un local fait que tout déplacement de cette chaise vers un autre local impliquerait une modification de fiche d'équipement). • Le contrôle de l'inventaire du mobilier doit être rapide et léger. • Le déploiement de l'inventaire en ce qui concerne le mobilier n'est pas prioritaire par rapport aux équipements IT et scientifiques. • L'importance globale du mobilier justifie la tenue d'un inventaire à un niveau de centre de coût. Les considérations ci-dessus tendent à montrer qu'une tenue d'inventaire au niveau de l'objet (une chaise, une fiche d'équipement) ne se justifie pas. - 20 -
Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements Quelques possibilités existent: 1) Fiches d'inventaire par local ou centre de coût Une fiche d'inventaire est établie pour un local (ou pour un centre de coût). Le mobilier à inventorier constitue des caractéristiques pour lesquelles il s'agit d'y joindre un nombre correspondant à la quantité de cet équipement dans le local. Le processus de saisie d'inventaire serait différent du processus valable pour les autres types d'équipement. Les fiches d'équipement par locaux engendreraient environ 10'000 fiches, alors que des fiches d'équipement par centre de coût seraient constituées de beaucoup de caractéristiques. De plus les transferts d'équipement d'une unité à l'autre seraient délicats. 2) Gestion de stock Le mobilier fait déjà l'objet d'une gestion de stock, hors SAP. L'intégration de la gestion de stock dans SAP est prévue dans une phase ultérieure. L'idée est de gérer l'inventaire des équipements en se basant sur cette gestion de stock. Chaque centre de coût est un magasin (d'en-cours). Il y a transfert entre le magasin principal et les magasins d'en-cours (et vice versa). L'inventaire d'un centre de coût est connu par le biais de l'état de son stock. La gestion est très légère et repose essentiellement sur les mouvements de stock effectués par le responsable du stock central, déjà actif. En revanche, ce processus nécessite de la création de fiches article pour le mobilier (par exemple, une fiche article par type de chaise). Au total, il ne faudrait pas dépasser la centaine d'articles. L'inventaire tournant se ferait en comptant les mêmes équipements se rapportant à une fiche. Pour cela, le preneur d'inventaire disposerait d'un catalogue des équipements mobilier avec photos et codes-barres et il saisirait le nombre par magasin (i.e. par centre de coûts). L'intégration du mobilier dans la gestion de l'inventaire étant prévue après l'inventaire IT et équipement scientifique, ce processus n'est pas encore figé. Toutefois, le deuxième scénario est fortement envisagé. 7.3 Données de base Les données utiles à la gestion des inventaires sont celles de la fiche d'équipement. Elles sont de trois types: 1) Les données de base 2) Les caractéristiques, organisées par classes 3) Les statuts de la fiche d'équipement. Les données de base permettent de gérer des informations générales telles que la désignation de l'équipement, des données propres au fabricant comme le numéro de série, des données de localisation de l'équipement, ou encore des données comptables. Les caractéristiques permettent de gérer des données propres au type d'équipement. La gestion des caractéristiques s'appuie sur les classes et la hiérarchie de classe. En plus d'organiser et de filtrer les caractéristiques en fonction du type d'équipement, la classification permet d'organiser les équipements en fonction de leur type, facilitant la recherche et le reporting. Les équipements utiliseront des classes techniques, permettant - 21 -
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