Gestion de l'inventaire et des équipements.pdf - sesame | epfl

ÉCOLE POLYTECHNIQUE
FÉDÉRALE DE LAUSANNE
Gestion de l’inventaire
Auteurs : N. Vuillème, EPFL
P. Broillet, Adelante
J. Gruber, Adelante
Date de diffusion : 29.11.2005
et des équipements
Projet INVENTAIRE
Concept détaillé

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
Informations sur le document
Mandant : École polytechnique fédérale de Lausanne
Description : Document de conception générale du projet INVENTAIRE
Version : 02
Statut : [En travail / Libéré]
Classification : [Confidentiel / Interne / Non classifié]
Distribution :
Date d’impression : 17 mai 2006
Fichier : Conception_INVENTAIRE_V02.doc
Contrôle des modifications
Date Version Responsable Description
06.07.05 01 N. Vuillème Création du document
23.11.05 02 N. Vuillème Modification du document
Vérification / libération
Date Version Responsable Fonction Remarque
29.11.05 02 N. Vuillème Chef de projet

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
Table des matières
1. MANAGEMENT SUMMARY......................................................................................................... 1
2. INTRODUCTION ............................................................................................................................. 3
2.1 Contexte actuel ......................................................................................................................... 3
3. OBJECTIFS ET MISSION............................................................................................................... 4
3.1 Définition de la mission............................................................................................................ 4
3.2 Objectifs du projet .................................................................................................................... 5
3.2.1 Première étape............................................................................................................ 5
3.2.2 Deuxième étape .......................................................................................................... 5
4. CADRAGE DU PROJET.................................................................................................................. 5
5. ANALYSE DE RISQUE ET GAINS ATTENDUS......................................................................... 6
6. FACTEURS CLES DE SUCCES ..................................................................................................... 7
7. CONCEPTION GENERALE DE L’INVENTAIRE ...................................................................... 8
7.1 Catégories d’équipements à inventorier ................................................................................... 9
7.2 Description des processus cibles ............................................................................................ 10
7.2.1 Création de fiche d’inventaire.................................................................................. 10
7.2.2 Modification et transfert d’inventaire ...................................................................... 12
7.2.3 Inventaire tournant................................................................................................... 14
7.2.4 Sortie d'inventaire actif ............................................................................................ 16
7.2.5 Bourse d'échange...................................................................................................... 17
7.2.6 Liquidation d'inventaire ........................................................................................... 19
7.2.7 Gestion des immobilisations..................................................................................... 19
7.2.8 Recensement initial................................................................................................... 19
7.2.9 Gestion du mobilier .................................................................................................. 20
7.3 Données de base ..................................................................................................................... 21
7.3.1 Fiche équipement...................................................................................................... 22
7.3.2 Numéros d'inventaire................................................................................................ 23
7.3.3 Caractéristiques ....................................................................................................... 23
7.3.4 Classe ....................................................................................................................... 23
7.4 Structures organisationnelles SAP.......................................................................................... 24
7.5 Analyse de couverture des fonctionnalités par SAP R/3 ........................................................ 25
7.6 Intégration avec les autres domaines ...................................................................................... 27
7.6.1 Les achats ................................................................................................................. 27
7.6.2 Les immobilisations .................................................................................................. 27
7.7 Interfaces utilisateurs.............................................................................................................. 27
7.8 Reporting et analyses.............................................................................................................. 28
7.8.1 Analyse de l’historique des modifications ................................................................ 29
7.8.2 Monitoring de la bourse d’échanges........................................................................ 29
7.8.3 Écran de monitoring des créations de fiches............................................................ 30
7.8.4 Écarts repérés lors de l’inventaire tournant ............................................................ 31
7.8.5 Listes permettant la correspondance entre fiches équipements et immobilisations .34
7.9 Solution de saisie mobile........................................................................................................ 35
7.10 Autorisations........................................................................................................................... 35
7.11 Tests........................................................................................................................................ 36
7.12 Impacts sur l’organisation ...................................................................................................... 36
7.12.1 Les responsables d'inventaire par unité ................................................................... 37
7.12.2 Responsable d'inventaire faculté .............................................................................. 38
7.12.3 Les spécialistes d'inventaire ..................................................................................... 38
7.12.4 Le coordinateur central d'inventaire........................................................................ 38
7.12.5 Les équipes de prise d’inventaire ............................................................................. 39
7.12.6 Le comité stratégique d’inventaire ........................................................................... 39

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
7.13 Phase de transition entre l’ancien et le nouveau système ....................................................... 40
8. ANNEXES ........................................................................................................................................ 40
8.1 Annexe 9 – Inventaires........................................................................................................... 41
8.1.1 Ecrans Inventaire ..................................................................................................... 41
8.1.2 Données de base....................................................................................................... 48
8.1.3 Classification et caractéristique............................................................................... 49
8.1.4 Les statuts ................................................................................................................. 53
8.1.5 Organisation et gestion des inventaires ................................................................... 53
8.1.6 Bourse d'échange...................................................................................................... 57
8.2 Annexe 13 – Cahier des charges pour solution mobiles......................................................... 59
8.2.1 Introduction .............................................................................................................. 59
8.2.2 Contexte.................................................................................................................... 59
8.2.3 Périmètre .................................................................................................................. 60
8.2.4 Processus et flux ....................................................................................................... 61
8.2.5 Besoins...................................................................................................................... 62
8.2.6 Lecteur...................................................................................................................... 64
8.2.7 L'identifiant............................................................................................................... 66
8.2.8 Applicatif informatique............................................................................................. 67
8.2.9 Remarques ................................................................................................................ 67
8.2.10 Contacts.................................................................................................................... 67
8.3 Annexe 14 – Flux Solution composer .................................................................................... 69
8.3.1 Introduction .............................................................................................................. 69
8.3.2 Flux........................................................................................................................... 69

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
1. Management summary
Ce concept constitue l'aboutissement d'une première étape du déploiement d'un outil
informatique universel soutenant la gestion des achats et des inventaires à l'EPFL. Cet
outil est une composante essentielle du projet Do-It, regroupant différents projets dont
l'objectif est l'amélioration de la chaîne d'approvisionnement de l'Ecole. Ce document
définit les lignes directrices d'une gestion des inventaires en décrivant:
• Les objectifs et le cadre du projet
• Les processus de gestion des inventaires
• L'intégration de la gestion des inventaires aux modules SAP déjà en activité
• L'intégration d'EBP de la gestion des inventaires dans l'environnement de l'EPFL
Le document concerne les types d'équipement suivants:
• Equipements IT, audiovisuels et reprographie
• Equipement scientifiques
• Matériel d'exploitation et de construction
• Mobilier
Les trois premiers types d'inventaire feront l'objet d'une solution commune, au contraire
de la gestion du mobilier qui demande une solution plus légère et souple.
Le but du projet est d'introduire, pour toute l'Ecole, une gestion des inventaires dans le
cadre du projet Do-It.
Le processus de gestion des inventaires, outre qu'il sera directement lié au processus
d'achat doit tenir compte de la gestion des immobilisations. Il devra intégrer les
fonctionnalités couvertes par UOTS (équipements IT) et ALPHA (équipements
scientifiques), ainsi que les applications décentralisées de gestion des inventaires de
l'Ecole.
Les bénéfices attendus par la mise en d'une gestion des inventaires sont les suivants:
• Un traitement uniforme et standardisé des inventaires basé sur une application
unique autorisera un rattachement à un concept global de logistique.
• Cette application unique permettra l'arrêt de plusieurs applications dont certaines
deviennent obsolètes et coûteuses.
• L'outil permettra une visualisation des engagements dès que la commande aura été
confirmée.
• La consolidation des données occasionnera une transparence et une fiabilité des
informations.
• L'application permettra une lutte plus efficace contre les vols et les applications
détournées.
• La bourse d'échange aura un effet positif concernant la valorisation du matériel
obsolète.
- 1 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
Afin d'assurer le succès du projet, il est nécessaire de maîtriser les risques inhérents à ce
type de projets et en particulier les risques liés aux délais, aux interfaces, à la reprise des
données et au reporting, au sein de l'EPFL.
Un tel projet nécessite des mesures organisationnelles importantes. Le succès de
l'application de ces mesures implique une information et une communication soignée au
sein de l'EPFL.
La mise en place du datawarehouse de SAP (BW) autorisera des reporting et des
analyses détaillées ou globales en fonction des besoins. Cet outil est déjà opérationnel.
Les analyses concernant la gestion des inventaires porteront sur les causes de sortie
d'inventaire, la gestion de la bourse d'échange, les écarts générés lors de la prise
d'inventaire, ainsi que les analyses portant sur les unités, le type d'équipement ou encore
les immobilisations.
Ce point est appelé à un fort développement dans une période succédant le démarrage
de l'application.
- 2 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
2. Introduction
Ce document de conception générale est destiné aux membres du projet Do-It et en
particulier aux personnes impliquées dans le projet "Gestion de l'inventaire et des
équipements". Il est complémentaire au document de conception "Concept Gestion des
achats et des inventaires IT – Concept général" qui est appelé à une diffusion plus large.
Le présent document se veut plus succinct et plus direct.
Ce document a été réalisé avec l'aide de la société Adelante qui a apporté son soutien et
son expérience à la réalisation de ce concept.
2.1 Contexte actuel
En septembre 2004, les résultats d'un audit mené par Ernst&Young sur mandat de
l'EPFL ont été livrés. Ce mandat traitait le thème "Organisation des Achats et Processus
de Sourcing". Cette étude a permis d'identifier les besoins principaux suivants:
• Simplification
• Transparence
• Traçabilité
• Économies
• Vision des engagements
Selon l'étude Ernst&Young la structure et les processus des achats et la gestion de
l'inventaire peuvent être qualifiés ainsi:
Les coûts ne sont pas contrôlés de façon optimale
Plusieurs processus d'achats cohabitent
Plusieurs supports informatiques différents sont utilisés
Les fournisseurs sont peu mis sous pression
L'inventaire est géré de manière hétéroclite et dispersée
Les analyses et le reporting au niveau des achats sont difficiles
Un besoin de gestion des achats est mis en évidence par l'audit
d'Ernst&Young
- 3 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
Suivant les recommandations de l’audit, la Direction de l'EPFL a décidé de revoir des
processus d'achats et d'inventaires afin de:
Améliorer la situation actuelle en termes d'efficacité et de contrôle
Optimiser, faciliter et accélérer la communication liée aux achats
Simplifier et standardiser le travail des unités de l'EPFL
Le projet Do-It a ainsi été créé. Il est constitué de plusieurs sous-projets dont:
Mise en place d'un système d'information "e-procurement"
Mise en place d'une gestion cohérente de l'inventaire et des équipements
Ces deux sous-projets sont liés et dépendants l'un de l'autre. A ce niveau, la résolution
de problèmes implique souvent une solution globale.
Le sous-projet "Gestion de l'Inventaire et des Equipements" fait l'objet du présent
document.
3. Objectifs et mission
3.1 Définition de la mission
La mission telle qu'elle a été définie dans le cadre du projet Do-It s'articule autour des
points suivants:
Définition, proposition et mise en place d’une méthodologie de gestion des
inventaires
Mise en place de moyens d'identification, de localisation et de valorisation
d'objets de différentes natures
Mise en place d'un contrôle périodique et d'un suivi des inventaires
Mise en place d'une procédure de sortie d'inventaire des objets
- 4 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
3.2 Objectifs du projet
Les objectifs du projet peuvent être décomposés en deux étapes.
3.2.1 Première étape
Gérer l'inventaire par un suivi des flux d'équipements (création,
modification, sortie)
Assurer la cohérence avec le processus de e-procurement
Mettre en place un processus de création d'équipements à inventorier
Mettre en place un processus de recensement des équipements
Mettre en place un processus de mise au rebut de l’équipement
Prendre en compte les besoins spécifiques des utilisateurs
(VP/facultés/unités/services/…) en termes de gestion des inventaires
Proposer une structure et une procédure du suivi et du contrôle de
l'inventaire
Assurer la cohérence avec la gestion des immobilisations
Tenir compte d’une utilisation future de la gestion de la maintenance
3.2.2 Deuxième étape
Gérer les équipements durant toute leur durée de vie en terme de
o Planification d'entretien et de remplacement (maintenance)
o Suivi des coûts et des interventions (maintenance)
o Sécurité (intégration avec le projet EHS)
o Disponibilité d'équipement (prêt, utilisation multiple, etc.)
Cette deuxième étape n'est pas prise en compte dans ce document.
4. Cadrage du projet
Le cadrage du projet fait l’objet du document « Projet INVENTAIRE - Gestion de
l’inventaire et des équipements - Document de Cadrage ».
- 5 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
5. Analyse de risque et gains attendus
Un recensement des risques liées au projet et par rapport à l'environnement rencontré
est illustré dans la Figure 1.
• Uniformisation des directives
• Mise en place d'une procédure de recensement
délicate
• Ingérence au niveau des utilisateurs
• Processus absent
• Travail supplémentaire
• Résistance au changement réelle
• Pas de volonté de changer les acquits
• La qualité des données de base est primordiale
• Organisation et processus liés aux inventaires à
revoir
• Le risque important au niveau du DII
• Besoins spécifiques nombreux et particuliers
• Actuellement, beaucoup d'applications
informatiques différentes
• Intégration avec les autres projets obligatoire
Risques
Projet inventaire
Figure 1
• Traitement uniforme, homogène,
standardisé des inventaires
• Economies
• Utilisation d’une application unique
• Valorisation de l’information
• Connaissance et fiabilité de l’inventaire
• Désactivation applications redondantes
• Rattachement à un concept global de logistique
• Perspectives de développement importantes
(ex. entretien)
• Valorisation du matériel obsolète
• Lutte contres les vols et utilisations détournées
Gains attendus
La situation ne présente pas de risques particuliers, autres que ceux liés à la mise en
place de tout projet. Toutefois, le poids mis sur les gains attendus et par conséquent les
bénéfices sont importants.
- 6 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
6. Facteurs clés de succès
Les facteurs clé de succès du projet sont classiques. Ils sont constitués de :
• Respect du planning
• Respect des objectifs
• Engagement et soutien de la direction
• Communication et information
• Disponibilité de l’équipe projet
• Esprit d’équipe
• Capacité décisionnelle de l’équipe projet
• Formation de l’équipe projet
• Intégration avec les projets connexes
- 7 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
7. Conception générale de l’inventaire
Le projet de mise en place d'un nouvel outil d'achat IT fait partie d'une réflexion plus
globale concernant les approvisionnements de l'EPFL. La gestion des inventaires est un
processus sensible intégré à cette démarche. Pour une question de cohérence, le projet
de gestion des inventaires doit être synchronisé avec la partie approvisionnement. Une
gestion réussie de l'inventaire passe par une intégration de la création des fiches
d'inventaires au flux de l'approvisionnement.
Pour rappel, les gains attendus d'un outil de gestion des inventaires sont les suivants:
• Utilisation d'une application unique
• Traitement uniforme homogène et standardisé des inventaires
• Rattachement à un concept global de logistique
• Valorisation de l'information
• Consolidation des données
• Connaissance et fiabilité de l'inventaire
• Lutte contre les vols ou utilisations détournées
• Valorisation du matériel obsolète
• Désactivation des applications informatiques redondantes
• Perspectives de développement importantes tel que la gestion de l'entretien
Les différents processus liés à la gestion de l'inventaire sont illustrés à la Figure 2. Ils
seront détaillés dans les paragraphes qui suivent.
Commande
Réception
marchandise
Création fiche
d’inventaire
Scénario d’inventaire
Modification
d’inventaire
Inventaire
tournant
Transfert
inventaire
Inventaire
Gestion de l’immobilisation
Figure 2
- 8 -
Sortie
d’inventaire
actif
Bourse
d’échange
Liquidation
d’inventaire
Traitement des
factures
Entrée de
factures
Gestion des
immobilisations

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
La garantie de la pertinence des données au cours du temps est un point sensible du
projet. Un inventaire crédible est tributaire d'un contrôle périodique, fiable et efficace.
Le processus "Inventaire tournant" est conçu pour répondre à cette attente. Au niveau de
l'École, ce processus est nouveau pour les facultés et les services centraux.
Le projet de gestion des inventaires implique une refonte des directives de gestion des
biens et inventaires. En effet, un processus unique de gestion des inventaires pour tous
les types d'équipements et pour toute l'EPFL nécessite une uniformisation de ces
directives. De plus, certaines limites financières devront être réajustées.
7.1 Catégories d’équipements à inventorier
Le périmètre des équipements à inventorier est le suivant:
1. Parc informatique
IT
Audiovisuel
Reprographie
2. Équipements scientifiques
3. Intendance et mobilier
Mobilier de labo
Mobilier de bureau
4. Matériel d'exploitation et construction
Pour différencier ces équipements, quatre catégories d’équipements sont créées dans le
système, repérées par les chiffres indiqués ci-dessus.
Les processus décrits ci-dessous visent les équipements IT, les équipements
scientifiques, le matériel de construction et d'exploitation, à l'exception du mobilier. En
effet, le mobilier est un type d'équipement particulier dans la mesure où la
problématique posée diffère des autres catégories d'équipement. Ce point sera
développé au paragraphe 7.2.8.
- 9 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
7.2 Description des processus cibles
Issus du scénario inventaire, les macro-processus cibles suivants ont été
identifiés (Figure 3).
Sortie
de fiche
d'inventaire
7.2.1 Création de fiche d’inventaire
Création
de fiche
d'inventaire
Processus de
commande
Figure 3
Modification
de fiche
d'inventaire
Ce processus a pour but de créer une fiche d’inventaire lors de l’acquisition d’un nouvel
équipement soumis à inventaire et d’identifier cet équipement. La création de la fiche
d'inventaire est intégrée au flux d'approvisionnement en cas d'achat. Une fiche
d'inventaire peut faire l'objet d'une création spontanée en cas de reprise d'inventaire ou
d'inventaire tournant.
Un modèle de fiche d'inventaire figure en annexe 9.
7.2.1.1 Intégration au flux d'approvisionnement
Lors de l'enregistrement de la commande, l'opérateur se verra proposer un écran lui
permettant de désigner les postes de commandes nécessitant la création d'une fiche
d'inventaire. Ce déclenchement manuel du processus se justifie par la difficulté
d'automatiser les mécanismes de déclenchements basés sur la catégorie d'article et les
montants. Le montant n'est plus un critère absolu et systématique, en particulier pour les
équipements IT : le prix d'une imprimante peut être inférieur à 200 Frs, mais elle
nécessitera un accès au réseau et une gestion de son toner. Ces deux raisons justifient
une gestion d'inventaire, au contraire de son prix.
- 10 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
Dans ce contexte, la communication des directives concernant les inventaires ainsi que
leur respect sont fondamentaux. Des outils de reporting permettront de vérifier la
fiabilité des processus mis en place.
La procédure de réception de marchandises est obligatoire pour les biens qui doivent
être inventoriés. La création de la fiche d’inventaire pourra se faire directement dans le
cas d’une réception effectuée par le responsable d'inventaire ou fera l'objet d'un
workflow à l'attention du responsable d'inventaire, si ce n'est pas le cas.
L'équipement doit être identifié par une étiquette sur laquelle figure le numéro
d'inventaire. Cette opération peut se faire dès la réception marchandise, mais au plus
tard, avant la validation technique, par le responsable d'inventaire. Ces étiquettes
porteront un logo EPFL pour faciliter leur identification. L'annexe 13 définit l'utilisation
des étiquettes.
Certains équipements n'appartiennent pas à l'EPFL et doivent être inventoriés car ils
bénéficient d'une infrastructure. Il s'agit essentiellement d'ordinateurs privés, connectés
sur le réseau et par conséquent, nécessitant ainsi d'être répertoriés. Ces équipements
seront identifiés par une étiquette sans logo EPFL.
Une validation technique est un processus simple permettant de débloquer la facture,
par exemple dans le cas d'essais d'homologation, de contrôle des spécifications ou de
performance pouvant prendre du temps. Un workflow sera lancé au moment de la saisie
de la facture à l'attention du responsable d'inventaire qui validera et débloquera la
facture.
La Figure 4 illustre le flux de création d'équipement.
- 11 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
Acheteur
Processus
de commande
Cat. produit
Inventaire ?
non
Validation de
la commande
Processus
de réception
Processus
facturation
oui
Création fiches d'inventaire
oui
Inventaire ?
non
Workflow
validation
Réception
marchandise
Liste à choix
en pop up
7.2.1.2 Création volontaire
Choix des postes
=> Inventaire
Validation de
la commande
Gestionnaire inventaire
Système EBP
Interface web
Réception
marchandise
non
Création fiche
d'inventaire
oui
Processus semi
auto. création
Identification
équipement
Complément
Fiche d'inventaire
Figure 4
Validation
technique
Livr. Interne
Mise à dispo
Processus
facturation
N° série, localisation
Workflow resp
inventaire
Resp. inventaire
non
Délégation
oui
Délégué
resp. inventaire
Accred
Reporting
•Poste de commande
•Catégorie de produit
•Montant
•Création fiche d'inventaire
•Premier n° fiche d'inventaire
•Date de création
Il est prévu de pouvoir créer volontairement une fiche d'inventaire lorsque l'acquisition
d'un équipement n'est pas liée à un processus d'achat. Il peut s'agir de transfert, de
donation, de reprise d'inventaire unique (équipement acheté hors flux) ou à plus large
échelle (intégration d'un labo externe), ou d’une correction suite à un inventaire
tournant. L'utilisateur accèdera directement à l'écran de création de fiche d'inventaire.
7.2.2 Modification et transfert d’inventaire
La modification d'une fiche d'inventaire est un processus important car il permet de
maintenir la pertinence des données au fur et à mesure des changements. Les
évènements déclenchant une procédure de modification d'inventaire sont :
• Modification spontanée
• Modification suite à un inventaire tournant
• Sortie d'inventaire actif
• Mise en bourse d'échange
• Sortie de bourse d'échange (réactivation).
- 12 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
Le processus de modification doit être rapide et simple. Trois cas de figure se
présentent.
1) Transfert d'équipement
Un transfert d'équipement a lieu lorsqu'un objet est déplacé. Si ce déplacement
occasionne un changement de centre de coût responsable, ce dernier devra être
modifié manuellement. Un contrôle à l'enregistrement de la modification signalera
(mais ne bloquera pas l'enregistrement) les incohérences entre le local et le centre de
coût. Une procédure automatique a été envisagée, sans être retenue car trop absolue.
En effet, un équipement peut être entreposé dans un local n'ayant pas de lien avec le
centre de coût responsable de cet équipement (par exemple les équipements
entreposés dans des locaux communs, tels les photocopieuses, les serveurs,…). Ces
opérations seront effectuées par le responsable d'inventaire de l'unité à l'origine du
transfert. Dans la mesure où une fiche immobilisation est rattachée à la fiche
d'équipement, un workflow sera activé à destination du SF afin d'effectuer les
modifications nécessaires.
2) Modification technique
Une modification technique d'équipement est essentiellement liée à des
modifications de caractéristiques de l'objet ou à ses données de base faisant l'objet
d'une description en annexe 9. En principe, les données de localisation et de centre
de coûts ne sont pas touchées. Si tel devait être le cas et qu'une fiche immobilisation
est liée, le service financier sera averti par workflow afin de prendre les dispositions
nécessaires.
3) Modification de masse
Une procédure de modification des données en masse (par batch) permet d'effectuer
une modification rapidement.
Les deux premiers cas de figure font l'objet d'une même procédure et des mêmes écrans,
alors que les modifications suite à un inventaire tournant peuvent être saisies en masse.
Des modifications de masse « spontanées » pourront être faites par les spécialistes du
CC SAP, sur demande.
La modification d'équipement est décrite à la Figure 5.
- 13 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
formulaire
Institut / labo
Annonce
spontanée
Sortie
d'inventaire
Enregistrement de l'annonce
7.2.3 Inventaire tournant
Traitement des écarts
d'inventaire
BSP
workflow
Inventaire
tournant
non
Figure 5
DIT
Envoi au responsable
d'inventaire
Modification de la fiche
d'inventaire
Lien avec
une immo ?
Modification du
non
centre de coûts ?
Fin
oui
non
Bourse
d'échange
oui
SF
Annonce
spontanée
Envoi au SF
Gestion des immos
Transfert de propriété
Modif localisation
L'efficacité des recensements d'inventaire constitue la clé de la bonne tenue des
inventaires dans le temps. En effet, un outil de gestion d'inventaire parfaitement adapté
est, à terme, inutile si le processus de recensement d'inventaire est inefficace. La
crédibilité d'une gestion d'inventaire s'appuie sur la bonne tenue des recensements.
La technique des inventaires tournants a été retenue par rapport à un recensement fixe et
global nécessitant la fermeture de l'EPFL (éventuellement de faculté, voire d'instituts) à
la manière des magasins de grandes surfaces après le 24 décembre. Un procédé plus
moderne et plus souple ayant donné de bons résultats a été choisi. Il s'agit d'effectuer
des inventaires tournants, institut par institut (ou labo par labo, suivant la taille), étalés
sur une année. La technique de recensement par inventaire tournant a prouvé son
efficacité, mais nécessite une organisation et un suivi rigoureux de la procédure mise en
place. La fréquence d'inventaire sera adaptée en fonction des bons résultats du contrôle
(inventaire à 100% en cas de mauvais résultats pour une faculté ou un institut, contrôle
statistique en cas de bons résultats). La prise d'inventaire nécessite une équipe restreinte
dimensionnée en fonction de la fréquence des inventaires, mais dont le travail est
- 14 -
Fin

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
planifié sur une année. Cette équipe peut être constituée de travailleurs temporaires tels
que des étudiants.
De manière générale, les inventaires tournants seront effectués par une équipe de
quelques personnes contrôlant l'inventaire sur place. Les équipements inventoriés seront
identifiables par une étiquette code-barres sur laquelle figure un numéro d'inventaire
unique. La lecture (local, équipement) par code-barres et le traitement en masse de ces
informations (immédiatement ou a posteriori) sont des outils qui permettent de rendre la
prise d'inventaire plus rapide et plus efficace. Des informations plus détaillées
concernant ces lecteurs figurent en annexe 13. La liste d'inventaire sera ensuite adaptée
à la situation et corrigée afin de correspondre à la réalité.
La détection d'un équipement sans étiquette doit être traitée avec le responsable
d'inventaire afin d'établir s'il s'agit d'une erreur à rectifier ou si l'objet est à usage privé
ne nécessitant pas d'intervention. Il traitera la liste des écarts et éditera le reporting final.
La planification des inventaires tournants sera effectuée par le coordinateur des
inventaires qui dirigera également l'équipe de prise d'inventaire.
Le processus d'inventaire tournant est schématisé à la Figure 6.
DIT Institut / labo
Planification et annonce
des inventaires
tournants par institut
Liste des labos / instituts
à traiter
Liste saisie inventaire
Génération des
écarts/manquants
Reporting pour
service centraux
Concertation pour
les écarts non-traités
Figure 6
Ajustement et mise à jour
des données
Saisie de l'inventaire tournant
Equipe externe / faculté
Traitement des équip. sup.
Recherche des manquants
Correction des données
Affectation des statuts
Reporting pour Faculté
Dans le cas des inventaires IT, la procédure peut être allégée. En effet, des outils
informatiques permettent d'interroger le réseau et ainsi de déterminer et d'identifier les
équipements présents. Il n’est alors plus nécessaire de se déplacer et le parc
informatique est connu à tout moment. Cette situation idéale est tempérée par les
contraintes suivantes:
- 15 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
• Les équipements inventoriés doivent être connectés au réseau. Par exemple, les
écrans ne seront donc pas détectés.
• Les équipements doivent pouvoir être identifiés de manière équivoque.
• Le logiciel permettant d'effectuer ce travail doit pouvoir fonctionner dans un
environnement hétérogène comme l'EPFL (PC, Mac, Windows, Unix, Linux,…).
• Le logiciel doit être accepté par la communauté.
• Une prise d'inventaire classique sera toujours nécessaire, mais elle pourra se faire
moins souvent (tous les 3 ans, à la place de tous les ans, par exemple).
Dans les faits, l'inventaire par le réseau n'évitera pas un déplacement dans les locaux
pour localiser les écrans ainsi que les autres équipements. Pour ces raisons, l'inventaire
par le réseau ne sera pas déployé en tant que solution globale. Toutefois, cette approche
sera développée pour répondre à des besoins spécifiques.
7.2.4 Sortie d'inventaire actif
La sortie d'inventaire actif consiste à sortir un équipement de l'inventaire d'une unité
pour des raisons d'obsolescence, de perte, de vol, de renouvellement, etc.
Ce processus doit également être simple et rapide. Le service financier doit être averti
par workflow si une fiche immobilisation est rattachée à la fiche d'équipement. Si
l'équipement peut encore être utilisé, il sera géré au niveau de la bourse d'échange
(décrit ci-dessous). Dans le cas contraire, un processus de liquidation d'inventaire
achèvera le cycle de vie de l'équipement. Ces opérations seront effectuées par le
responsable d'inventaire de l'unité ou de l'institut.
Le processus de sortie d'inventaire est illustré à la Figure 7.
- 16 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
Bourse
d'échange
Institut / labo
Inventaire
Panne
Renouvellement Obsolescence
Vol / perte Autres
tournant
irréparable
En utilisation
Renouvellement
Obsolescence
Déprédation
Divers
Bourse d'échange
Vente
Donation
Elimination
Perte
Vol
Reprise fournisseur
7.2.5 Bourse d'échange
BSP
Oui
Déclenchement du
processus
Blocage de l'équipement
Affectation du
statut de sortie
Bourse
d'échange ?
Non
Lien avec
une immo ?
Non
Lancement dues
processus de liquidation
Vente
Reprise
Perte et vol Destruction
donation fournisseur
Oui
Figure 7
Service financier
Workflow
Traitement de l'immo
Un des objectifs principaux du projet de gestion des inventaires consiste à optimiser
l'utilisation des ressources et de favoriser l'échange d'équipements. La gestion des
inventaires à l'aide d'un outil centralisé va favoriser la transparence et l'accessibilité des
données. Un autre aspect est la mise sur pied d'une bourse d'échange facilitant la
circulation d'équipements et par conséquent, leur valorisation. Lorsqu'une unité cherche
à se séparer d'un équipement pour cause d'obsolescence, cet objet sera sorti de
l'inventaire actif de l'unité afin de figurer dans une liste intitulée "bourse d'échange" et
gérée par le coordinateur d'inventaire. Cet équipement, susceptible d'intéresser un autre
utilisateur de l'EPFL, pourra ainsi être transféré dans une nouvelle unité et figurer à son
actif. Si cet équipement n'intéresse personne dans un laps de temps donné par le
coordinateur central d'inventaire, il le retirera de la bourse d'échange en vue d'une
procédure de sortie d'inventaire correspondant à la dernière étape du cycle de vie de cet
équipement.
Les opérations permettant de gérer ces différentes phases doivent être les plus simples
et rapides possibles. Tout est piloté par le statut de l'objet d'inventaire, sa localisation et
le centre de coût auquel il est rattaché. Toutes ces données sont modifiables aisément
par le processus de modification d'équipement.
La Figure 8 illustre les deux étapes (mise en bourse d'échange et recherche
d'équipement) de la gestion de la bourse d'échange, ainsi que la fonction de monitoring.
- 17 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
Institut / labo
Sortie
d'inventaire
actif
Recherche d'un équipement
dans la bourse d'échange
Contact tél/mail au
gestionnaire de la bourse
Accord ?
Fin
non
oui
DIT
Réactivation de l'équipement
Modification des statuts
Processus de transfert
Figure 8
Bourse
d'échange
ou le responsable d'inventaire central,
gestionnaire de la bourse d'échange
Monitoring périodique
de la bourse
Liquidation
d'inventaire ?
oui
Processus de liquidation
non
Fin
Vente
Destruction
donation
Reprise
fournisseur
Le recyclage des équipements IT fait l'objet d'une directive intitulée "Directive
concernant le recyclage du vieux matériel IT de l'EPFL". Cette directive, se trouvant en
annexe 9, décrit une succession d'étapes et de conditions. La prise en compte de ces
étapes et de ces conditions dans le processus de gestion de bourse d'échange
nécessiterait la mise en place de plusieurs statuts provisoires et l'utilisation d'un
workflow complexe afin de tenir compte des différentes conditions. La gestion de la
bourse d'échange deviendrait lourde et compliquée. De plus, la bourse d'échange
fonctionnera pour tous les équipements de l'EPFL. Elle doit donc être simple et efficace.
La bourse d'échange gérée par SAP ne pourra pas prendre en compte directement ladite
directive. Deux solutions se profilent :
• La directive (directive concernant le recyclage du vieux matériel IT à l'EPFL)
est modifiée et simplifiée. Le fonctionnement de la bourse d'échange respecterait alors
implicitement la nouvelle directive.
• La directive n'est pas modifiée. Le fonctionnement de la bourse d'échange ne
permettrait pas de contrôle ou de blocage. Le respect de cette directive serait à la charge
des utilisateurs de la bourse d'échange. Des analyses a posteriori sont toujours possibles.
Un choix sera effectué parmi ces deux options lors de la phase de réalisation du projet.
- 18 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
7.2.6 Liquidation d'inventaire
La liquidation d'inventaire correspond à la sortie de l'objet du périmètre de l'EPFL,
autrement dit, à la fin du cycle de vie de l'objet. Les évènements à l'origine d'une
liquidation d'inventaire sont les suivants:
• Perte et vol
• Vente externe et donation
• Reprise de l'équipement par un fournisseur
• Destruction et élimination
• Autres.
La traçabilité des évènements ayant occasionné la liquidation est assurée par la gestion
des statuts dans la fiche de l'équipement (déclenchement du processus de modification
de fiche d'équipement). Certains évènements nécessiteront de lancer d'autres
procédures, hors SAP (par exemple, en cas de vol, annonce à la police et à l'assurance).
Dans cette optique, ces procédures doivent être adaptées et mises à jour, dans le cadre
du projet.
7.2.7 Gestion des immobilisations
La fiche immobilisation traite l'aspect financier d'un bien. Elle est gérée uniquement par
les collaborateurs du service financier, alors qu'une fiche d'inventaire concerne l'aspect
technique de l'objet, administrée par un responsable d'inventaire. Une liaison entre une
fiche d'inventaire et une fiche immobilisation est possible et logique. Toutefois, elle
n'est pas systématique : un objet de faible valeur ne fait pas l'objet d'une immobilisation,
alors que son inventorisation se justifie pour des considérations techniques; une
immobilisation peut prendre en compte plusieurs objets d'inventaire. Une fiche
d'inventaire n'est donc pas systématiquement liée à une fiche immobilisation, alors que
l'inverse est presque toujours le cas. De plus, plusieurs fiches d'inventaire peuvent être
rattachées à une immobilisation, l'inverse étant impossible.
7.2.8 Recensement initial
Ce processus a pour objectif de répertorier les équipements existants et en place et de
leur créer une fiche d’inventaire. Cette création se fait à partir de la récupération des
bases de données existantes et d’un recensement initial sur le terrain. Si un inventaire
localisé sous format électronique existe (par exemple UOTS, dans certains cas ou une
base de données locale), il peut servir de base et être remonté dans SAP.
Les données existantes sont transmises aux instituts / laboratoires pour correction et
nettoyage. Le recensement physique des équipements présents dans chaque local est
alors effectué : un numéro d’inventaire est attribué à chaque équipement existant. Une
fiche équipement est créée pour chaque équipement identifié sur le terrain.
Les données corrigées sont remontées dans le mandant de Qualité dans les fiches
équipements puis validées par les facultés concernées et le DIT dans le cadre des
équipements IT, avant d’être transférées dans le système productif.
- 19 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
Dans la mesure du possible, il s'agira lors de ce recensement initial d'inventorier toutes
les catégories d'équipement en même temps, afin d'éviter plusieurs passages. Cela
signifie que l'application et l'organisation est susceptible d'assumer cette charge.
CCSAP DIT Institut / labo
Extraire la liste
des immobilisations
Justification:
•Les données du CF/CC ne sont pas
fiables dans UOTS (changements)
•En principe, le n° de commande
pourra être récupéré
Les données sont
remontées dans
le mandant Qualité
Les données sont remontées
dans le mandant Production
7.2.9 Gestion du mobilier
Extraction et synthèse
données UOTS
Transmission des
données UOTS
aux institut / labo
Correction inventaire
Equipe externe / faculté
Attribution d'un n° inventaire
Etiquetage
Figure 9
Les données sont
vérifiées / validées
par le DIT / facultés
Préparation
des données
L'institut / labo gère
les données dans SAP
Service financier
Si possible,
•un numéro de série (fabricant)
•un numéro de commande
Liste fiche d'inventaire
et fiche immo => réconciliation
Le mobilier se différencie des autres catégories d'équipement par les points suivants:
• Sa valeur unitaire est faible.
• La motivation pour les facultés pour gérer l'inventaire du mobilier est très faible,
l'intérêt est nul.
• L'identification de mobilier au niveau du local ne se justifie pas, le centre de
coût suffit (une localisation d'une chaise au niveau d'un local fait que tout déplacement
de cette chaise vers un autre local impliquerait une modification de fiche d'équipement).
• Le contrôle de l'inventaire du mobilier doit être rapide et léger.
• Le déploiement de l'inventaire en ce qui concerne le mobilier n'est pas prioritaire
par rapport aux équipements IT et scientifiques.
• L'importance globale du mobilier justifie la tenue d'un inventaire à un niveau de
centre de coût.
Les considérations ci-dessus tendent à montrer qu'une tenue d'inventaire au niveau de
l'objet (une chaise, une fiche d'équipement) ne se justifie pas.
- 20 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
Quelques possibilités existent:
1) Fiches d'inventaire par local ou centre de coût
Une fiche d'inventaire est établie pour un local (ou pour un centre de coût). Le
mobilier à inventorier constitue des caractéristiques pour lesquelles il s'agit d'y
joindre un nombre correspondant à la quantité de cet équipement dans le local. Le
processus de saisie d'inventaire serait différent du processus valable pour les autres
types d'équipement. Les fiches d'équipement par locaux engendreraient environ
10'000 fiches, alors que des fiches d'équipement par centre de coût seraient
constituées de beaucoup de caractéristiques. De plus les transferts d'équipement
d'une unité à l'autre seraient délicats.
2) Gestion de stock
Le mobilier fait déjà l'objet d'une gestion de stock, hors SAP. L'intégration de la
gestion de stock dans SAP est prévue dans une phase ultérieure. L'idée est de gérer
l'inventaire des équipements en se basant sur cette gestion de stock. Chaque centre
de coût est un magasin (d'en-cours). Il y a transfert entre le magasin principal et les
magasins d'en-cours (et vice versa). L'inventaire d'un centre de coût est connu par le
biais de l'état de son stock. La gestion est très légère et repose essentiellement sur
les mouvements de stock effectués par le responsable du stock central, déjà actif. En
revanche, ce processus nécessite de la création de fiches article pour le mobilier (par
exemple, une fiche article par type de chaise). Au total, il ne faudrait pas dépasser la
centaine d'articles. L'inventaire tournant se ferait en comptant les mêmes
équipements se rapportant à une fiche. Pour cela, le preneur d'inventaire disposerait
d'un catalogue des équipements mobilier avec photos et codes-barres et il saisirait le
nombre par magasin (i.e. par centre de coûts).
L'intégration du mobilier dans la gestion de l'inventaire étant prévue après l'inventaire
IT et équipement scientifique, ce processus n'est pas encore figé. Toutefois, le deuxième
scénario est fortement envisagé.
7.3 Données de base
Les données utiles à la gestion des inventaires sont celles de la fiche d'équipement. Elles
sont de trois types:
1) Les données de base
2) Les caractéristiques, organisées par classes
3) Les statuts de la fiche d'équipement.
Les données de base permettent de gérer des informations générales telles que la
désignation de l'équipement, des données propres au fabricant comme le numéro de
série, des données de localisation de l'équipement, ou encore des données comptables.
Les caractéristiques permettent de gérer des données propres au type d'équipement. La
gestion des caractéristiques s'appuie sur les classes et la hiérarchie de classe. En plus
d'organiser et de filtrer les caractéristiques en fonction du type d'équipement, la
classification permet d'organiser les équipements en fonction de leur type, facilitant la
recherche et le reporting. Les équipements utiliseront des classes techniques, permettant
- 21 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
une description plus détaillée, et des classes reporting, répertoriant des données utiles
pour les analyses.
Les détails concernant les données de base, la classification et les caractéristiques, ainsi
que les statuts de la fiche équipement figurent en annexe 9.
Il sera possible de joindre à la fiche article des documents basés sur le principe de la
gestion documentaire (DMS).
Un historique de modification des données permettra d'assurer un suivi des
modifications de la fiche équipement.
Les fiches équipements pourront être gérées directement dans SAP R/3. Afin
d'améliorer l'ergonomie des écrans et afin de permettre un accès web, plus confortable
aux utilisateurs, un développement est réalisé afin de développer l'interface entre le web
et SAP R/3.
7.3.1 Fiche équipement
Les fiches équipement contiennent, individuellement, toutes les données concernant
l’équipement, qui sont nécessaires à l’inventaire. Ces données sont :
- Données générales (N° d’inventaire, poids, …)
- Un numéro d'inventaire : une fiche équipement correspond à un numéro
d’inventaire donné
- Données d’achat (Date, valeur d’acquisition, ...)
- Données concernant le fabricant (Fabricant, année de construction, ...)
- Données de localisation (division, local, ..)
- Données comptables (centre de coûts, n° d’immo)
- Données de garantie fournisseur (début, fin de garantie)
- Structure (hiérarchie d’équipements)
- Caractéristiques techniques (classification, cf. § 6.3.3 et 6.3.4)
- Documents liés.
Dans l’en-tête de la fiche d’équipement sont en outre renseignés la catégorie de
l’équipement (cf ° §7.2), ainsi que les statuts de l’équipement (indiquant si l’équipement
est en cours d’utilisation ou s’il a été sorti de l’inventaire).
- 22 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
Deux « séries de statuts » sont créées pour gérer respectivement les causes de sortie et
les types de sortie d’inventaire actif. Ces statuts sont les suivants :
0001 En utilisation 0006 Bourse d’échanges
0002 Renouvellement 0007 Vente
0003 Obsolescence 0008 Donation
0004 Déprédation 0009 Élimination
0005 Divers 0010 Perte
0011 Vol
0012 Reprise fournisseur
Une fiche équipement correspond à un numéro d’inventaire donné. L'historique des
modifications sera enregistré pour les données de base et pour les caractéristiques. Cet
historique sera accessible par SAP R3 en entier et par BW, à l'exception des
caractéristiques techniques.
7.3.2 Numéros d'inventaire
Le numéro d'inventaire sera unique pour chaque équipement. Les moyens de classement
et d'identification proposés par SAP étant larges, une numérotation non significative est
appropriée.
Le processus d'identification des équipements est délocalisé, soit lors de l'identification
sur site (recensement initial ou inventaire tournant), soit lors de l'opération de réception
marchandise (processus achat). Une solution économique et fiable permettant de
s'affranchir de cette contrainte consiste à distribuer des rouleaux d'étiquettes avec un
numéro unique pré-imprimé et évitant de se doter d'imprimantes d'étiquettes.
7.3.3 Caractéristiques
Une fonctionnalité offerte par SAP R/3 qui sera utilisée dans le cadre de l’inventaire est
la gestion des caractéristiques. Elle permet aux utilisateurs d’affecter à chaque
équipement des caractéristiques, et de leur attribuer une valeur.
Fonctionnellement, deux types de caractéristiques peuvent être distingués : les
caractéristiques techniques permettront de qualifier l'équipement alors que les
caractéristiques de reporting seront utilisées dans le cadre d'analyses.
En annexe figure le détail des caractéristiques.
7.3.4 Classe
Les caractéristiques peuvent être nombreuses et certaines sont spécifiques à un type
d'équipement (par exemple, la caractéristique de résolution d'un écran est inutile pour
un serveur). Les classes, organisées hiérarchiquement permettent de regrouper les
caractéristiques et de les affecter à des équipements partageant un point commun.
La hiérarchie de classes créée dans le système d'information s'est inspirée de la
classification standardisée "eCl@ss" (www.eclass.de). Les classes proposées par ce
- 23 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
système sont nombreuses et variées, elles ne seront pas toutes reprises : les classes
conservées dans le système correspondront toutes à des objets d’inventaire existant
effectivement à l’EPFL.
Les caractéristiques techniques seront rattachées à une hiérarchie de classe technique,
alors que les caractéristiques de reporting feront référence à la classe reporting. Les
caractéristiques reporting étant moins nombreuses et surtout universelles, une hiérarchie
de classe reporting n'est pas nécessaire.
La création de classes et de caractéristiques sera possible respectivement à partir des
transactions CL02 et CT04. Ce travail sera effectué par l'équipe CCSAP en attendant de
pouvoir être assumé par le spécialiste d'inventaire. L'annexe 9 contient le détail de la
classification.
7.4 Structures organisationnelles SAP
Le projet inventaire ne nécessite pas de création de structure organisationnelle
particulière. Les structures organisationnelles du système productif seront utilisées. Le
fonctionnement de l'ERP est assuré par le CCSAP, composé de 8 personnes, dont une
est dédiée aux inventaires.
La Figure 10 ainsi que la Figure 11 schématisent l'architecture en place.
Frontend
Environment
Middleware Components mySAP.com
Components
LDAP
Oracle Database
i-moniteurs
DEV ITS DEV Catalog
BugsEye
4.0
QAS ITS QAS Catalog
Prod ITS Prod Catalog
DEV BC
QAS BC
Prod BC
Figure 10
- 24 -
Bac à sable EBP
SRM3.0
SRM-Server 4.0
EBT101
Développement
EBP
SRM4.0
SRM-Server 5.0
avec SP 7
EBD100
Assurance de
qualité EBP
SRM4.0
SRM-Server 5.0
avec SP 7
EBQ100
Production EBP
SRM4.0
SRM-Server 5.0
EBP???
R/3 Core
Components
BacàsableR/3
4.7
TST340
Développement
R/3
4.7
DEV100
Assurance de
qualité R/3
4.7
QAS340
Production R/3
4.7
PRD340
BW
Components
Développement
BW
3.1
BWT100
Assurance de
qualité BW
3.1
BWQ100
Production BW
3.1
BWP100

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
Bac à sable Développement
Qualité
scxsapebp
sipc30
EBT100
SRM3.0 / EBP 4.0 (83)
ITS 6.10 (84)
IPC 4.0, SP4 (9163)
BugsEye 4.0 (50000)
128.178.59.169
Windows 2003
sapebpd1
ITS 6.20 PL17
IPC 4.0, SP7 (9163)
BugsEye 4.0 (50000)
SAPBC 4.7 (5555)
EBD100
128.178.59.9
Windows 2003
sapebpd3
EBD400
SRM4.0 / SRM-Server 5.0
128.178.59.34
Windows 2003
Figure 11
sapebpq1
ITS 6.20 PL17
IPC 4.0, SP7 (9163)
BugsEye 4.0 (50000)
128.178.59.??
Windows 2003
sapbcq1
SAPBC 4.7
128.178.59.?
Windows 2003
sapebpq2
EBQ100
SRM4.0 / SRM-Server 5.0
128.178.59.??
Windows 2003
7.5 Analyse de couverture des fonctionnalités par SAP R/3
Fonctionnalités cibles Module
SAP
Gestion des
équipements
Fiche inventaire
PM
Arborescence de
fiches
Attributs
techniques
Mutations /
localisation
/attributs
techniques
Documentation
(photos,
instructions, etc…)
Couverture SAP
PM
PM, CA
PM
PM,CA
Production
sapebpp1
ITS 6.20 PL17
IPC 4.0, SP7 (9163)
BugsEye 4.0 (50000)
128.178.59.??
Windows 2003
sapbcp1
SAPBC 4.7
128.178.59.??
Windows 2003
sapebpp3
SRM4.0 / SRM-Server 5.0
128.178.59.??
Windows 2003
sapebpp2
EBP100
SRM4.0 / SRM-Server 5.0
128.178.59.?
Windows 2003
100% Partielle Pas
couvert Remarques
- 25 -
Intégration avec la gestion
des immobilisations du
module FI (Finances)
Hiérarchisation de fiches
inventaires
Attribution de
caractéristiques techniques
via une arborescence de
classification (ECLASS)
Actualisation de
l’inventaire
Possibilité de lier des
documents divers à une
fiche d’inventaire

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
Couverture SAP
Fonctionnalités cibles Module Pas
100% Partielle Remarques
Garanties /
contrats / licences PM
Gestion des statuts PM
Recherche
d’équipement
Analyse et reporting
SAP couvert
PM, CA
Liste des
PM, BW
équipements
Ecarts d'inventaire
spécifique
Analyses
statistiques
Historique
Analyses ABC
Fonctionnalités
techniques
Interface avec EBP
Identification des
équipements par
code barre/RFID
Workflow
Saisie mobile
PM, BW
PM
PM, BW
WF
- 26 -
Suivi des garanties pour les
équipements
révisés
achetés ou
Suivi du cycle de vie de
l’équipement
Recherche transparente
pour les utilisateurs pour un
partage optimisé des
ressources.
Analyse des différences
entre inventaire théorique
et réel
Le choix de la technologie
dépendra du type
d’équipement, de son
utilisation et de son
environnement.
Création, modification et
sortie d’inventaire
Via un PDA pour le
premier recensement et
l’inventaire tournant

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
7.6 Intégration avec les autres domaines
7.6.1 Les achats
Une intégration est nécessaire avec le processus achat. Le processus de création d'une
fiche d'inventaire est amorcé au moment de la saisie de la fiche d'inventaire. Idéalement,
le processus de création de fiche d'inventaire devrait être entièrement automatisé en
fonction de la catégorie de produit et du montant. Or, le processus d'achat fonctionnera
avec des catalogues externes, gérés par les fournisseurs. En particulier, les catégories de
produits dépendront essentiellement du fournisseur. Si un fournisseur gère dans la
même catégorie de produit (par exemple équipement informatique) des câbles et des
serveurs, la catégorie de produit ne permettra pas de distinguer les biens nécessitant la
création d'une fiche d'inventaire. De plus, le montant n'est pas (ou plus) un critère fiable
permettant la détermination d'une création de fiche d'inventaire, selon les explications
du paragraphe 7.2.1.1.
Par conséquent, un choix manuel lors de la saisie de la commande, activant la création
de fiche d'inventaire est la seule solution applicable. Des contrôles pourront être faits a
posteriori.
Le processus de création est amorcé lors de la commande, il démarre réellement lors de
la réception marchandise.
7.6.2 Les immobilisations
Les fiches d'inventaires et les immobilisations concernent les mêmes objets, avec un
point de vue et des critères différents. La fiche d'inventaire est une vue technique et
administrative de l'équipement, alors que l'immobilisation considère uniquement
l'aspect financier, lié aux amortissements.
Fonctionnellement, une immobilisation dépend de la fiche d'inventaire. Si un
équipement est transféré ou détruit, l'immobilisation doit tenir compte de ces
changements. Les immobilisations sont gérées uniquement par le SF. Ce dernier doit
donc être averti en cas de modifications de fiche d'inventaire, tels qu’un transfert au
niveau de centres de coûts ou un changement de statut. Un workflow à l'attention du SF
sera déclenché lors de modifications concernant le centre de coûts ou le statut.
7.7 Interfaces utilisateurs
Dans le cadre du déploiement de SAP à l'EPFL, l'accent est mis sur la facilité
d'utilisation des transactions et l'ergonomie des écrans. Cela s'est traduit par le
développement de l'infocentre le déploiement d'EBP et de BW. En dehors de
spécialistes, la plupart des utilisateurs communiquent avec SAP via une interface web,
évitant ainsi le déploiement et la maintenance d'un SAP Gui sur les machines des
utilisateurs n'est pas nécessaire.
L'outil de gestion des inventaires suit cette philosophie. Les transactions SAP de base
pour la gestion des inventaires sont transcrites dans une interface web définie par BSP
(business server pages) adaptées aux besoins. La plupart des analyses et du reporting
- 27 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
seront effectuées sous BW, alors que certaines analyses spécifiques seront accessibles
uniquement par SAP, par des SAPQuery.
Une interface web spécifique sera développée (en principe par BSP) pour gérer les
traitements d'écart d'inventaire selon un processus décrit plus loin.
7.8 Reporting et analyses
Un des atouts majeurs de la mise en place de l’inventaire dans le système SAP R/3 est
de pouvoir restituer en un temps minimal les informations voulues concernant les
équipements. Ceci permet :
- de tracer effectivement le cycle de vie des équipements à l’EPFL,
- d’identifier les étapes « critiques » des processus
Les besoins de reporting identifiés par processus sont récapitulés dans le tableau
suivant :
Flux Besoins R3 BSP BW
Création de Vérifier que des fiches d'inventaires ont bien été créées pour tous les
fiche biens qui nécessitent d'entrer dans l'inventaire
Transfert /
Suivre le bon enregistrement des transferts par les utilisateurs
modification
Tracer le nombre de transferts d'équipements
de fiche
Sortie Analyser les causes de sortie d'inventaire par institut, ainsi que les
d'inventaire types de sortie d'inventaire
Gérer les équipements présents dans la bourse d'échanges pour
éliminer régulièrement les équipements qui s'y trouvent depuis trop
Bourse
longtemps
d'échanges
Mesurer "l'efficacité" de la bourse (ie. le taux d'équipements
récupérés)
Mesurer l'avancement de l'inventaire tournant par rapport au
calendrier
Inventaire Mesurer la nécessité de cet inventaire, ie. le nombre d'écarts qu'il
tournant permet de repérer
Mesurer l'efficacité de cet inventaire, ie. le taux d'écarts qu'il permet
de traiter, et le temps nécessaire
Mesurer l'avancement de la reprise des données
Reprise
Faire correspondre les fiches équipements avec les fiches immos
initiale
existantes
Afin de répondre à ces besoins, plusieurs écrans de reporting seront utilisés. Chacun de
ces écrans comprend :
- Des critères de sélection
- Des données à afficher
- Des critères de tri.
Les indicateurs nécessaires aux analyses seront calculés sur la base des données
fournies par ces écrans.
- 28 -
x
x
x
x
x
x

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
7.8.1 Analyse de l’historique des modifications
Une analyse développée dans BW permettra de faire une recherche dans l’historique des
modifications de statuts et de locaux, et ainsi de faire des analyses des sorties
d’inventaire actif. Cette analyse pourra être faite en utilisant toutes les données de base,
ainsi que les caractéristiques et les statuts, comme critères.
La flexibilité sera donc totale, et cet outil permettra de tracer entièrement la vie d’un
équipement.
À partir de cet écran, des indicateurs pourront être calculés sur la base des mêmes
critères, et permettront de récapituler les sorties d’équipements, comme sur l’exemple
suivant :
Catégorie d'équipements : 1
Local : PB 01 à PB 11
Centre de coûts : 1555
Date : 01.01.2003 à 31.12.2003
Cause de sortie 0002 0003 0004 0005
Renouvellement Obsolesence Déprédation Divers
Type de sortie
0006 25 0 1 33 59
Bourse d'échanges 27.17% 0.00% 1.09% 35.87% 64.13%
0007 0 0 0 0 0
Vente 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00%
0008 0 0 0 0
Donation 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00%
0009 4 0 14 12 30
Elimination 4.35% 0.00% 15.22% 13.04% 32.61%
0010 0 0 1 0 1
Perte 0.00% 0.00% 1.09% 0.00% 1.09%
0011 0 0 0 0 0
Vol 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00%
0012 0 0 0 2 2
Reprise fournisseur 0.00% 0.00% 0.00% 2.17% 2.17%
29 0 16 47 92
31.52% 0.00% 17.39% 51.09% 100.00%
Ce tableau correspond à une synthèse de l’historique des modifications de statuts. Il
affiche, selon les critères sélectionnés, le nombre et le pourcentage d’équipements
sortis, par cause de sortie et type de sortie, pour chacun des locaux sélectionnés.
7.8.2 Monitoring de la bourse d’échanges
7.8.2.1 Liquidation périodique des équipements se trouvant en bourse d’échanges
Le gestionnaire de la bourse d’échanges a besoin d’un écran qui lui permet de faire le
bilan des équipements qui s’y trouvent, par local, en fonction des dates où ils y sont
entrés.
Il utilise pour cela les listes précédentes, récapitulant les sorties d’inventaire actif, étant
donné que la mise en bourse d’échanges est un type de sortie d’inventaire actif. Depuis
ces listes, il peut utiliser le lien vers les listes d’équipements concernés, et même faire
des modifications en masse (par exemple si tous les équipements sont restitués au
fournisseur, vendus, etc).
- 29 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
7.8.2.2 Indicateurs d’évaluation de la bourse d’échanges
Pour évaluer l’efficacité de la bourse d’échanges, les indicateurs suivants sont
nécessaires, et devront être calculés grâce au système BW :
- Ratio de « sorties » par type de sortie (liquidations et réactivations d'équipement pour
transfert), sur une période donnée. Il s’agit donc, sur la période demandée, de fournir le
nombre d’équipements ayant changé de statut et dont l’ancien statut était 0006, pour
chaque nouveau statut de ces équipements.
- Évolution périodique du nombre d’équipements présents dans la bourse (ie. Ayant le
statut 0006) par catégorie d’équipement / faculté.
- Nombre d’entrées et sorties de la bourse, par faculté, durant une période donnée. Le
nombre d’entrées dans la bourse est fourni par l’écran présenté en 6.8.2, auquel il faut
joindre le nombre d’équipements ayant changé de statut durant la même période et dont
l’ancien statut est 0006.
- Temps moyen et maximal passé dans la bourse d’échanges.
7.8.3 Écran de monitoring des créations de fiches
Afin de rechercher tous les équipements pour lesquels une fiche d’équipement aurait dû
être créée et ne l’a pas été, un « statut de création » sera géré dans la table spécifique
contenant les postes de commande et les données nécessaires à la création de fiche
d’inventaire. Ce statut permettra de contrôler si :
- Aucune fiche d’inventaire n’a été demandée
- Une fiche a été demandée mais pas encore créée
- Une fiche a été créée.
Cette table contiendra aussi le centre de coûts correspondant. Ainsi, le responsable
d’inventaire faculté pourra faire une recherche des équipements pour lesquels aucune
fiche d’inventaire n’a été demandée, et ceux pour lesquels une fiche a été demandée
mais pas créée, afin de gérer le processus de création de fiches. Cette recherche
s’effectuera grâce à un SAP Query.
- 30 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
7.8.4 Écarts repérés lors de l’inventaire tournant
7.8.4.1 Liste de traitement des écarts
7.8.4.1.1 Déchargement des données d’inventaire
Durant l’inventaire, l’inventoriste a saisi sur son appareil les unités qu’il a traitées, avec
une série de locaux avec les équipements qu’ils contiennent.
Lors du déchargement, les données transmises à SAP dans une table spécifique sont les
suivantes :
- Identifiant de l’inventoriste
- Local
- N° d’équipement
- Date et heure de l’inventaire.
7.8.4.1.2 Affichage des écarts
Lors de son lancement, la transaction identifie l’utilisateur (le responsable d’inventaire
d’unité), et affiche tous les écarts d’inventaire le concernant (le responsable d'inventaire
est déterminé par l'application ACCRED, l'outil de gestion des accréditations de
l'Ecole). Cette liste aura l'allure suivante et sera accessible par le web.
Figure 12
Sur la gauche de l’écran se trouve un navigateur lui permettant de naviguer entre les
différentes unités dont il doit traiter les écarts d’inventaire. Pour chacune de ces unités,
une icône lui permet de connaître l’état du traitement des écarts :
- Nouveaux écarts, non traités
- Écarts en cours de traitement
Lorsque l’intégralité des écarts d’une unité a été traitée, celle-ci disparaît de l’affichage.
Les données correspondantes sont alors effacées de la table où elles étaient stockées, et
- 31 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
sont transférées dans une table d’ « historique de traitements des écarts d’inventaire »,
où elles restent pendant un laps de temps déterminé avant d’être effacées
automatiquement.
Le responsable d’inventaire faculté a accès au même écran, pour les unités qui le
concernent, mais seulement en affichage. Il peut aussi consulter l’historique des
inventaires, ie. les unités pour lesquelles les écarts ont été traités intégralement (ces
unités sont repérées par une icône particulière dans la colonne de gauche).
Pour chaque prise d’inventaire, les écarts sont affichés dans la liste ALV :
- équipements se trouvant théoriquement dans le local traité mais n’y étant pas été
trouvés,
- équipements se trouvant dans le local traité mais devant théoriquement être
ailleurs.
Ces équipements sont uniquement ceux ayant un statut 0001 (en utilisation) ou 0006 (en
bourse d’échanges). Tous les autres équipements sont ignorés lors de l’affichage des
écarts.
Il s’agit en réalité de tous les écarts que le responsable d’inventaire d’unité devra traiter.
Un bouton lui permet d’afficher les équipements pour lesquels aucun écart n’est
constaté, c’est-à-dire ceux se trouvant effectivement dans leur local théorique, et ceux
ayant des statuts de sortie d’inventaire (statuts autres que 0001 et 0006). Lorsqu’ils sont
affichés, un bouton permet de les masquer.
Les équipements pour lesquels le local théorique et le local observé sont identiques sont
repérés par un point vert, les écarts sont repérés par un point rouge.
7.8.4.1.3 Traitement des écarts
À partir de la liste des écarts, l’utilisateur (i.e. le responsable d’inventaire d’unité) a les
possibilités suivantes :
• Transfert, équipement par équipement, vers le local constaté
En arrière-plan : modification du local, et écriture de la date d’inventaire
dans la caractéristique correspondante, pour chaque équipement
concerné.
Cette validation fonctionne si aucun autre local ni nouveau statut n’ont
été saisis.
Ceci fonctionne pour tous les équipements dont un local constaté est
affiché (i.e. équipements sans écart, et équipements qui auraient dû se
trouver dans un autre local). Pour les autres équipements, un
avertissement s’affiche, ils doivent être traités au cas par cas en saisissant
puis validant un nouveau local ou statut.
• Transfert en masse vers le local constaté
en arrière-plan : modification du local, et écriture de la date d’inventaire
dans la caractéristique correspondante, pour tous les équipements dont
un local constaté est affiché (i.e. équipements sans écart, et équipements
qui auraient dû se trouver dans un autre local).
- 32 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
Ceci fonctionne pour tous les équipements dont un local constaté est
affiché (i.e. équipements sans écart, et équipements qui auraient dû se
trouver dans un autre local). Pour les autres équipements, un
avertissement s’affiche, ils doivent être traités au cas par cas en saisissant
puis validant un nouveau local ou statut.
• Saisie d’un autre local que le local constaté, équipement par équipement
en arrière-plan : modification du local, et écriture de la date d’inventaire
dans la caractéristique correspondante, pour chaque équipement
concerné.
• Saisie d’un nouveau statut, équipement par équipement.
en arrière-plan : modification du statut, et écriture de la date d’inventaire
dans la caractéristique correspondante, pour chaque équipement
concerné.
Une icône particulière permet de repérer les équipements pour lesquels le traitement a
été effectué (qu’ils fussent des équipements pour lesquels un écart avait été constaté ou
non).
Ces équipements sont encore modifiables tant que l’utilisateur n’a pas cliqué sur le
bouton « enregistrer les modifications ». Une fois les modifications enregistrées, elles
sont définitives (l’icône de repérage des modifications reste néanmoins).
Chacun des écarts doit être traité d’une de ces manières :
- Soit validation d’un nouveau local,
- Soit apposition du statut 0007, 0008, 0009, 0010, 0011 ou 0012, sans saisie d’un
local.
Une fois que l’utilisateur a traité tous les écarts dont il a l’explication (soit par transfert
d’équipement, soit par sortie d’inventaire actif), il doit contacter les personnes
adéquates (responsable d’inventaire faculté, responsables d’unité, etc.) pour prendre des
décisions concernant les écarts qu’il n’a pas su traiter (équipements perdus/volés,
vendus ou transférés sans qu’il en ait été informé, etc.).
Les écarts d’une unité restent affichés sur sa liste tant que tous les écarts de cette unité
n’ont pas encore été traités : il a le devoir de traiter entièrement les écarts par l’une des
deux manières présentées ci-dessus.
Une fois le traitement des écarts d’une unité terminé, les données correspondantes sont
effacées de la table où elles étaient stockées, et sont transférées dans une table
d’ « historique de traitements des écarts d’inventaire », contenant les données (locaux et
statuts) théoriques avant l’inventaire, les locaux relevés lors de l’inventaire, et les
modifications effectuées par le responsable d’inventaire d’unité.
Lors du dernier enregistrement, les données disparaissent de l’affichage du responsable
d’inventaire d’unité, et un e-mail est envoyé au responsable d’inventaire faculté pour
l’inviter à venir consulter l’historique des modifications qui ont été faites.
- 33 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
7.8.4.2 Indicateurs de tenue de l’inventaire
Ces indicateurs permettent de mesurer le nombre d’écarts repérés lors de l’inventaire,
c’est-à-dire si l’inventaire est bien géré ou non. À terme, ces indicateurs pourront être
utilisés pour adapter au besoin la fréquence de l’inventaire tournant, afin se focaliser sur
les domaines critiques. Ils seront tous calculés dans le système BW.
• Ratio : Nombre d'écarts / nombre d'équipements traités, pour chaque local.
• Ratio : Nombre de fiches dont la localisation n'était pas renseignée / nombre
d'équipements traités.
• Ratio : Nombre de transferts enregistrés par annonces spontanées / nombre de
transferts repérés lors de l'inventaire tournant. Pour calculer cet indicateur, les transferts
enregistrés par annonces spontanées seront retrouvés dans le système grâce à
l’historique.
Ces ratios seront développés dans une deuxième phase, lorsque les listes et analyses de
base seront stabilisées. D'autres besoins sont susceptibles d'apparaître après un certain
temps de fonctionnement.
7.8.4.3 Indicateurs de performance de l’inventaire tournant
Ces indicateurs, eux, ont pour objectif de mesurer l’efficacité de l’inventaire tournant.
Ils permettent donc de mesurer dans quelle mesure l’inventaire tournant pallie aux
imperfections de la gestion de l’inventaire, et avec quel coût.
• Indicateur : Taux de locaux traités
• Ratio : Temps nécessaire par institut, par catégorie d'équipement (pour mesurer
la durée d'une campagne).
• Ratio : Nombre d'écarts traités / nombre d'écarts, par local. Ce ratio peut être
calculé suite aux saisies de nouvelles localisations faites sur la liste d’écarts (cf. §
7.8.4.1).
Ces ratios seront également développés dans une deuxième phase, pour les même
raisons que celles développées au paragraphe ci-dessus.
7.8.5 Listes permettant la correspondance entre fiches équipements et
immobilisations
Lors de la reprise initiale d’inventaire, la correspondance entre les fiches d’équipements
créées et les fiches d’immobilisations existantes ne pourra se faire que manuellement.
En effet, il n’y a aucun critère suffisamment fiable actuellement dans les fiches
d’immobilisations.
- 34 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
Cette correspondance se fera grâce à la comparaison des deux listes suivantes :
- Liste d’équipements (éditée via la transaction IH08)
- Liste d’immobilisations, à éditer selon les critères suivants :
Critères de recherche Données à afficher Critères de tri
Centre de coûts
N° d’inventaire
Date de création
Désignation
Prix d’achat
Centre de coûts
N° d’inventaire
Date de création
Désignation
Prix d’achat
Centre de coûts
N° d’inventaire
Date de création
Désignation
Prix d’achat
Cette liste d’immobilisations pourra être affichée grâce à un Query sur la
table ANLA.
7.9 Solution de saisie mobile
Le contrôle d'inventaire est une opération contraignante et longue. Un moyen de
s'affranchir de ces contraintes consiste à utiliser au mieux la technologie actuelle.
L'identification des équipements à l'aide d'une étiquette code-barre et l'utilisation de
lecteurs mobiles permet une optimisation du temps consacré à l'inventaire. Ce choix est
détaillé en annexe 13.
La technologie RFID est intéressante et progresse rapidement. Toutefois, elle ne semble
pas assez mûre pour supplanter le code-barres dans le cadre d'une utilisation
d'inventaire. Malgré tout, le développement de cette technologie doit être observé et un
environnement de test doit pouvoir être actif.
7.10 Autorisations
L'utilisateur, même s'il n'accède pas directement à SAP, devra posséder un compte
utilisateur R/3. Autrement dit, un collaborateur ne pourra pas avoir accès aux données
d'inventaire sans être déclarés dans SAP, respectivement BW. A l'heure actuelle, les
accès SAP sont gérés indépendamment dans Accred, l'outil de gestion des accréditations
permettant l'accès aux différentes applications informatiques de l'Ecole. Toutefois,
Accred sera utilisé pour gérer les profils des responsables d'inventaire dans les unités.
- 35 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
7.11 Tests
Une phase de test est prévue afin de valider, au niveau de l'outil, les différents processus
relatifs à la gestion des inventaires. Il s'agira de créer, modifier, archiver une fiche
d'équipement ainsi que de vérifier le fonctionnement de la bourse d'échange. Les tests
s'effectueront en 2 phases:
1. Contrôle des flux et fonctionnement sur R3
2. Contrôle des flux et fonctionnement à partir de l'application web
La pertinence des listes, des reportings et des analyses doit être vérifiée afin de
contrôler l'exactitude de la restitution de l'information. Les flux inverses, dans le cas
d'annulation doivent être testés, ainsi que le fonctionnement des workflow.
Les tests concernant les processus seront programmés en se basant sur un CATT
(Computer Aided Tested Tool). Il sera ainsi possible de reproduire exactement le même
schéma de test. Cette approche est intéressante pour le développement et la validation,
mais également en cas de montée de version ou de modifications du standard.
7.12 Impacts sur l’organisation
La tenue à jour d’un inventaire nécessite une définition claire des responsabilités afin de
continuer à gérer les équipements après leur mise à l’inventaire. Ces responsabilités
doivent être attribuées dans le cadre de l’organisation existante à des collaborateurs
exerçant déjà, partiellement ou totalement, ces fonctions. Une structure doit être mise en
place afin de fédérer ces fonctions.
Dans la suite du paragraphe, les services centraux sont assimilés à une faculté.
Cette organisation se base sur :
- Un coordinateur central d'inventaire
- Des responsables d’inventaire par faculté
- Des responsables d’inventaire par unité
- Des spécialistes inventaire, responsable d’une catégorie d’équipements
- Une équipe de "prise d’inventaire"
Une grande autonomie est laissée aux Facultés. En effet:
• La fonction "responsable d'inventaire faculté" est compatible avec différents
rôles (resp. financier, logistique, administratif)
• Un "responsable d'inventaire unité" peut être actif au niveau laboratoire ou
institut et être en charge d'une ou plusieurs familles d'équipement
• Les Facultés sont libres de réaliser la prise d'inventaire elles-mêmes ou de faire
appel à l'équipe "prise d'inventaire"
- 36 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
L'opération de prise d'inventaire peut être réalisée entièrement par l'unité ou déléguée à
l'équipe "prise d'inventaire"
Le schéma suivant illustre cette organisation :
Coordinateur
central
d'inventaire
Equipe "prise
d'inventaire"
Famille d'achat
Spécialiste inventaire
IT, Audiovisuel,
Reprographie
Spécialiste inventaire
intendance
et mobilier
Spécialiste inventaire
Equip. scientifiques
Spécialiste inventaire
Mat. exploitation
et construction
Responsables des
inventaires par Facultés
Resp Resp financier
Resp Resp logistique
1 1 resp.
1
resp. d'inventaire
1 resp. d'inventaire
1 resp.
d'inventaire
par resp. d'inventaire
par institut d'inventaire
par
institut /
par institut / unité
par institut
/ unité
/
institut /
unité
/ unité unité
STI SB IC SV ENAC CdH
CdM
Figure 13
7.12.1 Les responsables d'inventaire par unité
Serv.
centraux
Les responsables d’inventaire unité gèrent l’inventaire pour une unité organisationnelle
donnée. Ils se chargent du suivi et de la mise à jour (création, modification, sortie
d’inventaire) de l’inventaire de cette unité.
Chaque faculté, chaque institut doit déterminer un, ou plusieurs responsables de son
inventaire. Selon le besoin et l'organisation de la faculté, il est recommandé de définir
des responsables d’inventaire par unité (dans le cadre de gros labo, par exemple).
Figure 14
Le système d'information gèrera un seul profil de responsable d'inventaire, il pourra y
en avoir plusieurs par unités. La spécialisation par catégorie d'équipement est
organisationnelle uniquement. La gestion de ce profil se fera dans ACCRED où un
- 37 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
nouveau droit (droit inventaire) sera créé. Ainsi, la gestion de ce profil se fera par le
processus d'accréditation.
Les facultés devront définir le périmètre de responsabilité de chaque responsable
d’inventaire (i.e. quelles catégories d’équipements sont sous sa responsabilité).
7.12.2 Responsable d'inventaire faculté
Le responsable d’inventaire de la faculté doit avoir un profil tant financier que
logistique. Ce responsable doit mettre sur pied une structure garantissant la gestion des
inventaires jusqu’au niveau des unités. Il doit également:
• Faire le suivi des inventaires au niveau faculté
• Contrôler le patrimoine
• Rapporter à la direction de faculté
• Rapporter au contrôle de gestion.
• Consulter la bourse d'échange
• Assister l'équipe de "prise d'inventaire"
Cette fonction peut être assignée au responsable financier ou logistique de la faculté.
7.12.3 Les spécialistes d'inventaire
Un spécialiste d'inventaire par catégorie d’équipement est une personne de référence
pour les questions « pratiques » concernant l’inventaire. Elle se charge des actions
ponctuelles nécessaires sur l’inventaire, et participe au comité stratégique d’inventaire.
Les spécialistes d’inventaire rapportent au coordinateur central d'inventaire.
7.12.4 Le coordinateur central d'inventaire
Le coordinateur central d'inventaire a un rôle clé. Il est le responsable de l’inventaire
pour toute l’EPFL. Ses rôles sont les suivants :
• Animation du comité stratégique inventaire
• Planification et suivi des inventaires tournants
• Responsable des équipes de prise d'inventaire
• Responsable du reporting et du monitoring à destination du et de la VPPL
• Gestion de la bourse d'échange
• Cohérence des données de base
• Suivi du workflow
Ce coordinateur est appuyé par la VPPL pour les questions suivantes :
- Contrôle de gestion facultés
- Gestion des actifs
Le schéma suivant synthétise le rôle de chacun pour l’inventaire :
- 38 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
Direction EPFL
Suivi
des actifs
Coordinateur
central
d'inventaire
Equipe "prise
d'inventaire"
Famille d'achat
Spécialiste inventaire
IT, Audiovisuel,
Reprographie
Spécialiste inventaire
intendance
et mobilier
Spécialiste inventaire
Equip. scientifiques
Spécialiste inventaire
Mat. exploitation
et construction
7.12.5 Les équipes de prise d’inventaire
Facultés
Gestion
des actifs
Responsables des
inventaires par Facultés
Resp Resp financier
Resp Resp logistique
1 1
resp.
1
resp.
d'inventaire
resp. d'inventaire
1 resp.
d'inventaire
par resp. d'inventaire
par institut d'inventaire
par institut /
par institut / unité
par institut / unité unité
par institut /
institut / unité
/ unité unité
STI SB IC SV ENAC CdH
CdM
Figure 15
Appui
ÉCOLE POLYTECHNIQUE
FÉDÉRALE DE LAUSANNE
Serv.
centraux
Ces équipes sont indépendantes des différents responsables d’inventaire. Elles sont
polyvalentes, composées de personnes n’ayant aucune connaissance particulière
concernant l’inventaire. Dans la mesure du possible, des étudiants seront engagés pour
constituer des équipes.
7.12.6 Le comité stratégique d’inventaire
Ce comité, piloté par le coordinateur central d'inventaire, réunit différents responsables
de l’inventaire :
- Les spécialistes inventaires de manière trimestrielle
- Le contrôle de gestion et la VPPL de manière semestrielle
- Un représentant de la VPPL
- Occasionnellement, les responsables d’inventaire faculté.
Ce comité stratégique a deux grands objectifs :
• Discussion et mise en place d'une stratégie et d'une politique en matière
d'inventaire
• Décharge de la gestion des actifs => contrôle de gestion
- 39 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
7.13 Phase de transition entre l’ancien et le nouveau système
La phase de transition entre le nouveau et l'ancien système doit tenir compte des
exigences suivantes:
• La mise en place d'une gestion des inventaires doit être en phase avec la
réalisation du projet achat
• Les données sont de qualité très variable en fonction de la politique et de
l'historique des instituts, pour une même catégorie d'équipement. Certains inventaires
pourront être remontés dans SAP, alors que pour d'autres, il s'agira de faire l'opération
entièrement manuellement.
• Les données remontées dans SAP seront des données actives. Il est hors de
question de charger des "archives".
• Les données remontées dans SAP devront être de bonne qualité. La chasse aux
données périmées sera faite.
8. Annexes
Un complément d'informations au document "concept général" se trouvent dans les
annexes listées ci-dessous. Ces annexes sont partagées avec le document de conception
générale du projet Do-It, ce qui explique la numérotation.
- 40 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
8.1 Annexe 9 – Inventaires
8.1.1 Ecrans Inventaire
La gestion des inventaires se base sur des écrans SAP R/3 standard. Afin de fournir une
meilleure érgonomie aux utilisateurs et pour éviter de devoir gérer l'installation d'une
interface utilisateur SAP sur les machines, une interface web est développée.
Les écrans deux types d'interface sont représentés ci-dessous.
Le présent document a pour but de donner une information générale et un aperçu des
différents écrans utiles lors de la création d'une commande. Un manuel de formation
sera élaboré dans une phase ultérieure du projet.
8.1.1.1 Ecrans web
Ecran permettant de définir le nombre de fiches à créer et de sélectionner le modèle. Les
données de la commande utilses pour les équipement s'afficheront.
- 41 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
Cet écran illustre la recherche d'un équipement (par exemple la recherche d'un modèle)
en se basant sur la classification et les caractéristiques techniques.
- 42 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
L'écran de saisie des données de base.
- 43 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
L'écran de saisie des caractéristiques techniques et de reporting.
8.1.1.2 Ecrans SAP
Les écrans SAP comportent les mêmes informations, selon une organisation différente.
L'onglet généralité, contenant des données de base et sur le fabricant.
L'onglet localisation, regroupeant le local, le code ABC (permet à l'utilisateur de
lclasser les inventaires par importance), la zon de tri, une zone libre.
- 44 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
L'onglet organisation regroupe essentiellement les données financières.
- 45 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
L'onglet structure permet de gérer une hiérarchie d'équipement.
L'onglet caractéristiques technique remonte les informations techniques, ainsi que des
informations utiles pour le reporting.
- 46 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
Cet onglet permet de retrouver des documents annexes tels que des hplans, de mode
d'emploi ou des photos.
- 47 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
8.1.2 Données de base
8.1.2.1 Données de base
Les données de base utiles à la gestion des fiches d'équipement sont les suivantes:
• Données de base générales
– Désignation
– N° inventaire (1)
– Poids
– Début de mise en service (par défaut, date du jour)
– Fabricant (liste à choix codée + zone libre)
– Désignation type
– N° de série fabricant
–
• Données de base comptables
– Valeur acquisition
– Centre de coût propriétaire
– Immobilisation
• Données d'organisation
– Localisation (base de données "locaux")
– Hiérarchie d'équipement
• Données de garantie et gestion des évènements
– Début garantie (par défaut, date du jour)
– Fin garantie
– Date de péremption
– Date et délai de résiliation
– Date et texte d'alarme
– Date et nature de service
- 48 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
8.1.3 Classification et caractéristique
La classification technique prévue pour fiches d'inventaire IT est illustrée ci-dessous. A
chaque classe est rattachée un certain nombre de caractéristiques.
Les caractéristiques et dans une moindre mesure les classes sont des données aisément
modulable. Il est techniquement facile de les faire évoluer en fonction des besoins des
utilisateurs. De plus des outils de gestion en masse de caractéristiques s'avèrent être très
efficaces pour modifier une grande quantité de fiche. L'aspect modulable des
caractéristiques font que ces dernières ne sont pas encore figées à ce stade du projet.
Pour la même raison, elles sont susceptibles d'évoluer passablement en fonction des
besoins des utilisateurs. La configuration ci-dessous constitue donc un état prévalant à
cette étape du projet.
Quelques caractéristiques seront rattachées à la classe de base "inventaire". On trouvera
l'ancien code (ou numéro d'identification) et le numéro de commande. Ainsi, la
traçabilité entre la fiche d'inventaire et le poste de commande est assuré.
Afin de faciliter et d'optimiser la recherche de fiches, les principales données de base
seront dupliquées (non modifiable) en tant que caractéristiques, rattachée à cette même
classe inventaire.
8.1.3.1 Hiérarchie de classe
La gestion des classe se base sur une hiérarchie, afin de retrouver rapidement les
équipements. Un exemple est illustré ci-dessous.
- 49 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
8.1.3.2 Classification de base "inventaire"
– Numéro de commande (et poste)
– Ancien code de l'équipement
Données de base dupliquées
– Désignation
– N° inventaire
– Poids
– Début de mise en service (par défaut, date du jour)
– Date acquisition
– Fabricant (liste à choix codée + zone libre)
– Année/mois de construction
– Désignation type
– N° de série fabricant
– Code ABC
– Zone de tri
– Valeur acquisition
– Centre de coût propriétaire
– Immobilisation
– Localisation (base de données "locaux")
– Poste technique supérieur
– Début garantie (par défaut, date du jour)
– Fin garantie
– Date de péremption
– Date et délai de résiliation
– Date et texte d'alarme
– Date et nature de service
- 50 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
8.1.3.3 Classification technique
– Serveur
– PC fixe
– PDA
– Portable
– Réseau
– Moniteur
– Scanner
– Imprimantes
– Logiciels
– Composants calculs
– Composants stockage
– Divers
Les caractéristiques propres à chaque classe s'organisent ainsi:
– PC fixe et portable
– Serveur
– Ecran
• Garantie accordée
• Taille mémoire du disque dur
• Mémoire vive
• Type de processeur
• Vitesse de processeur
• Système d'exploitation
• Idem PC
• Nombre de processeur
• Consommation électrique en état de marche
• Garantie accordée
• Dimensions
• Type
- 51 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
– PDA
• Garantie accordée
• Fonction couleur
• Système d'exploitation
– Imprimantes
– Scanner
– Réseau
• Garantie accordée
• Mémoire principale
• Fonction couleur, recto verso
• Taille max du document
• Garantie accordée
• Fonction couleur, recto verso
• Type (feuille à feuille, multipage)
• Taille max du document
Pas besoin de caractéristiques
– Logiciel
• Nombre de licence
• Type de licence
• Montant annuel (év. donnée de base)
• Période et date de validité
8.1.3.4 Classification de reporting
Des caractéristiques seront utilisées pour des questions de reporting. Elles seront
regroupées dans une classe reporting afin de les séparer des caractéristiques techniques.
Cela permettra également une gestion différenciée, par exemple en terme de visibilité de
ces données en fonction des autorisations. Ces caractéristiques sont susceptibles d'être
passablement modifiées. On trouvera:
- Utilisation (Recherche, enseignement, administration)
- Financement (Fonds national, fonds européen, fonds privé, EPFL)
- Propriétaire (EPFL, unité, privé, université externe)
- 52 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
8.1.4 Les statuts
Les statuts permettent de suivre le cycle de vie de l'équipement et de connaître les
conditions liés à sa liquidation. Les statuts retenus sont les suivants:
8.1.5 Organisation et gestion des inventaires
L'organisation est illustrée dans le schéma ci-dessous
Structure et organisation
Direction EPFL
Suivi
des actifs
Coordinateur
central
d'inventaire
Equipe "prise
d'inventaire"
Famille d'achat
Spécialiste inventaire
IT, Audiovisuel,
Reprographie
Spécialiste inventaire
intendance
et mobilier
Spécialiste inventaire
Equip. scientifiques
Spécialiste inventaire
Mat. exploitation
et construction
Facultés
Gestion
des actifs
Responsables des
inventaires par Facultés
Resp Resp financier
Resp Resp logistique
1 1
resp.
1
resp.
d'inventaire
1
resp.
d'inventaire
par resp.
d'inventaire
par
institut d'inventaire
par
institut
/
par
institut
/
unité
institut
/
unité
/
unité unité
STI SB IC SV ENAC CdH
CdM
- 53 -
Appui
ÉCOLE POLYTECHNIQUE
FÉDÉRALE DE LAUSANNE
Serv.
centraux

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
8.1.5.1 Tâches et rôles
La plupart des fonctions de responsables d'inventaire unité sont déjà attribuées. Une
structure doit être mise en place afin de fédérer ces fonctions.
L'opération de prise d'inventaire peut être réalisée entièrement par l'unité ou déléguée à
l'équipe "prise d'inventaire"
Une grande autonomie est laissée aux Facultés. En effet:
• La fonction "responsable d'inventaire faculté" est compatible avec différents
rôles (resp. financier, logistique, administratif)
• Un "responsable d'inventaire unité" peut être actif au niveau laboratoire ou
institut et être en charge d'une ou plusieurs familles d'équipement
• Les Facultés sont libres de réaliser la prise d'inventaire elles-mêmes ou de faire
appel à l'équipe "prise d'inventaire"
La gestion des inventaires est basée sur sept rôles, décrits plus loin. Ces rôles sont:
• Utilisateur
• Responsables inventaire unité
• Responsables inventaire faculté
• Spécialiste inventaire
• Coordinateur central d'inventaire
• Equipe "prise d'inventaire"
• Direction EPFL
8.1.5.1.1 Responsables inventaire unité
• Un responsable d'inventaire par unité ou par institut et par typologie
d'équipement
• Gérer le patrimoine de l'unité ou de l'institut
• Créer, modifier et sortir (y compris bourse d'échange) les fiches d'équipements
• Planifier le renouvellement d'équipement
• Consulter la bourse d'échange selon les demandes des utilisateurs
• Assister l'équipe de prise d'inventaire
• Analyser et corriger (1er niveau) la liste d'écart après la prise d'inventaire
(erreurs de saisie, transferts, réparations,…)
8.1.5.1.2 Responsables inventaire faculté
• Un responsable d'inventaire par faculté. Fonction compatible avec celle de
responsable financier, logistique ou administratif
• Gérer le patrimoine à l'échelle de la faculté
• Planifier le renouvellement des équipements propre à la Faculté
• Planifier les prises d'inventaires avec le coordinateur central d'inventaire
- 54 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
• Prendre les décisions par rapport aux écarts d'inventaire non explicable (2ème
niveau tel que vol, perte,…) et informer le coordinateur central
• Effectuer le reporting à l'attention de la Faculté
8.1.5.1.3 Spécialistes inventaires
• Personne de référence par type d'inventaire, intégrée dans la commission d'achat
relative
• Fonction transverse aux facultés
• Assurer un suivi technique des inventaires
• Aide et assistance aux responsables d'inventaire faculté et unité
• Effectuer des actions ponctuelles (modifications, de processus, tests,
contrôles,…)
• Participer au comité stratégique inventaire
8.1.5.1.4 Coordinateur central d'inventaire
• Rattaché à la VPPL
• Elaborer la stratégie de la gestion des inventaires
• Piloter le processus de gestion des inventaires (workflow, données de base,…)
• Planifier et suivre les inventaires tournants (prise d'inventaire)
• Analyser les résultats de prise d'inventaire
• Traiter les décisions de la Faculté concernant les écarts d'inventaire (2ème
niveau)
• Assumer la responsabilité des équipes de prise d'inventaire
• Effectuer le reporting à destination de la VPPL
• Gérer et superviser la bourse d'échange
• Animer le comité stratégique inventaire
8.1.5.1.5 Equipe "prise d'inventaire"
• Par exemple des étudiants
• Effectuer la prise d'inventaire sur site
8.1.5.1.6 Direction EPFL
• Définir les objectifs de tenue des inventaires
• Arbitrer les conflits potentiels
• Assurer le suivi et contrôle des inventaires
- 55 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
8.1.5.2 Comité stratégique d'inventaire
Un comité stratégique d'inventaire est constitué pour assurer le pilotage des inventaires.
Les points ci-dessous décrivent le fonctionnement de ce comité
Objectifs
Piloté par le coordinateur central d'inventaire
• Présentation d'un bilan du processus
• Elaboration et mise en place de la stratégie et de la politique en matière
d'inventaire
• Analyse des dysfonctionnements et amélioration continue
Composition
• Un représentant de la VPPL
• Un ou deux représentants des Facultés
• Le coordinateur d'inventaire
• Les quatre spécialistes inventaire
Planning type
• Réunion annuelle
- 56 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
8.1.6 Bourse d'échange
Les directives en vigueur le 2 novembre 2005 concernant le recyclage du vieux matériel
IT ainsi que les différentes étapes du processus figurent ci-dessous (voir aussi le site
http://www2.epfl.ch/achatsIT/page32819.html).
- 57 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
Etape Action Conditions Durée
1 L’unité revend le matériel à son
utilisateur ou à un collaborateur de
l’unité
2 Recycler le matériel au sein de
la faculté.
Mettre le matériel dans la « Bourse
d’Echange »
3 Recycler le matériel dans les facultés.
Mettre le matériel dans la « Bourse
d’Echange »
4 Transfert du matériel au CLOG qui :
- le met dans la « Bourse
d’Echange »
- l’utilise comme matériel de prêt
- le cannibalise pour les pièces de
rechange
- l’envoie au débarras
- Accord du responsable de l’unité qui
dispose des crédits nécessaires à son
remplacement éventuel.
- Unité centrale ayant au moins 3 ans ,
périphérique au moins 5 ans
- Coût d’achat moins de 5'000.- CHF
- pour utilisation professionnelle dans
les unités de la Faculté.
- visible aux responsables IT des unités
de la faculté
- pour utilisation professionnelle dans
les unités de toutes les Facultés et le
CA IT
- visible aux responsables IT des unités
de toutes les Facultés et le CA IT
- pour la revente aux collaborateurs
- pour faire des dons aux organismes à
caractère d’enseignement
- visible à tout le personnel de l’Ecole
- 58 -
1 mois
1 mois
jusqu’à la
disparition du
matériel

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
8.2 Annexe 13 – Cahier des charges pour solution mobiles
8.2.1 Introduction
En septembre 2004, les résultats d'un audit mené par une entreprise de consulting sur
mandat de l'EPFL a été livré. Ce mandat traitait le thème "Organisation des Achats et
Processus de Sourcing".
Entre autres conclusions, cette étude à mis en évidence des faiblesses importantes
concernant la gestion des inventaires.
Dans ce domaine, les besoins se déclinent en termes de simplification, transparence,
traçabilité, économie et vision des engagements. En particulier:
Plusieurs processus de gestion des inventaires cohabitent
Plusieurs supports informatiques différents sont utilisés
L'inventaire est géré de manière hétéroclite et dispersée
Les analyses et le reporting au niveau des inventaires sont difficiles
La visibilité des inventaires au niveau de l'Ecole est impossible.
En parallèle à ce projet de refonte du processus des achats, la Direction de l'EPFL a
décidé de revoir entièrement la gestion des inventaires avec pour objectifs une
unification des processus, une intégration des données dans un système d'information
global et une transparence des données, favorisant la recherche et le partage des
équipements.
8.2.2 Contexte
L'EPFL a pour objectif de mettre en place un outil de gestion unifiée des inventaires.
Cette application est basée sur une partie du module PM (Plant maintenance) de SAP.
Parmi les divers processus recensés dans la gestion des inventaires, le contrôle
périodique des inventaires est un processus clé car il garantit la pertinence des données.
Ce processus est d'autant plus délicat qu'il est peu populaire car considéré comme
invasif alors que la valeur ajoutée n'apparaît pas clairement aux personnes impactées par
l'inventaire. De plus, la prise d'inventaire peut demander des ressources importantes.
Par conséquent, ce processus doit être particulièrement soigné afin de le rendre rapide,
efficace et peu invasif. Le processus lui-même, les choix organisationnels et les choix
technologiques constituent les axes de travail essentiels.
Le processus sera allégé au maximum. Seule l'adéquation n°inventaire/local sera
contrôlée par l'équipe de "prise d'inventaire". Cela signifie que cette équipe pourra être
constituée de personnes ne nécessitant pas une grande formation. L'identifiant de
l'équipement ne comportera que le numéro d'inventaire.
Les choix organisationnels favorisent au maximum l'autonomie des Facultés pour la
gestion et la prise d'inventaire. Cette prise d'inventaire sera basée sur un processus
tournant, en optimisant le taux de couverture en fonction des résultats de prise
d'inventaire. Il n'y aura donc pas de contrôle à 100%, sauf pour des situations
- 59 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
particulières. Les Facultés pourront choisir entre effectuer la prise d'inventaire ellesmêmes,
en observant quelques règles et en ayant du matériel mobile à disposition, ou
demander à une équipe externe de réaliser entièrement cette prise d'inventaire. Cette
équipe de prise d'inventaire sera sous la responsabilité d'un coordinateur d'inventaire.
8.2.3 Périmètre
La mise en place d'une gestion justifiée des inventaires impactera toute l'Ecole, à savoir
les cinq facultés (IC, STI, ENAC, SB, SV), les deux collèges (CdH et CdM) ainsi que
les services centraux.
Les inventaires à l'EPFL sont répartis en quatre familles, correspondant aux familles
d'achats. Ces quatre familles sont:
nombre de
fiches d'inventaire
• IT, audiovisuel, reprographie 45 000
• Equipements scientifiques 45 000
• Intendance et mobilier entre 10 000 et 80 000 (dépend
du mode de gestion)
• Matériel d'exploitation et de construction 20 000
Le projet démarrera dans une première phase avec la famille IT. Suivront ensuite les
équipements scientifiques, puis les deux autres familles.
Dans un premier temps, une douzaine de lecteurs devraient suffire pour couvrir les
besoins entre l'équipe de prise d'inventaire et les responsables d'inventaire dans les
Facultés. La réception de ces douze appareils pourra être étalée sur une période
n'excédant pas 6 mois.
Dans un deuxième temps, avec la démocratisation du processus ainsi que l'extension
aux autres familles d'équipements, une douzaine de lecteurs supplémentaires est
envisageable.
- 60 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
8.2.4 Processus et flux
Le processus d'inventaire tournant se déroule de la façon suivante:
DIT Institut / labo
Planification et annonce
des inventaires
tournants par institut
Liste des labos / instituts
à traiter
Liste saisie inventaire
Génération des
écarts/manquants
Reporting pour
service centraux
Concertation pour
les écarts non-traités
- 61 -
Ajustement et mise à jour
des données
Saisie de l'inventaire tournant
Equipe externe / faculté
Traitement des équip. sup.
Recherche des manquants
Correction des données
Affectation des statuts
Reporting pour Faculté

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
De manière plus détaillée, la saisie et le traitement de l'équipement se passera ainsi:
Arrivée du
local précédent
Non
Déplacement
À l'unité suivante
Saisie de l'unité et
identification de l'opérateur
Flash de l'étiquette
d'identification de local
Sélection
d'un équipement
Présence d'étiquette Non
d'identification d'équipement
?
Oui
Flash de l'étiquette
d'identification d'équipement
Identification de
tous les équipements
?
Oui
Déplacement
local suivant
Processus de traitement
de la liste d'écarts
Etiquetage
de l'équipement
Traitement
d'équipement
A noter que l'étape "sélection d'un équipement" est une action manuelle. L'appareil
mobile n'intervient pas à ce niveau.
8.2.5 Besoins
Une efficacité maximale du processus de prise d'inventaire implique une saisie rapide et
fiable du code de la fiche d'inventaire. Le bon déroulement de cette opération est
tributaire des choix technologiques et en particulier en ce qui concerne
• L'identifiant
• Le lecteur
• L'applicatif informatique permettant de traiter l'opération.
8.2.5.1 Développements futurs, application potentielle
Le choix du matériel devra se faire en tenant compte des applications de même type
déjà existantes à l'EPFL, ainsi que des développements futurs. Il s'agit d'assurer une
cohérence technologique entre les différents développements et applications.
- 62 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
Les applications déjà en place concernent, entre autres:
• La gestion des locaux, ces derniers étant déjà identifiés par des codes-barres en
interleave 2/5. Les applications touchent la sécurité et le nettoyage des locaux.
• Le suivi (maintenance) des cages pour les cobayes utilisés dans l'animalerie.
D'autres applications sont prévues à court et à moyen terme telles que:
• La gestion de stocks (en particulier pour le mobilier et les produits chimiques).
Les mouvements de stock des produits pourront être facilités en identifiant la
marchandise à partir de codes-barres.
• L'inventorisation du stock sera facilitée en identifiant la marchandise grâce aux
codes-barres.
• La gestion de la maintenance, appliquée à l'infrastructure, aux équipements
scientifiques, voire aux équipements informatiques, sera facilitée en identifiant les
équipements de manière claire par codes-barres.
• Le domaine de la sécurité pourrait également faire l'usage de codes-barres, par
exemple pour identifier des équipements dédiés à la sécurité, des zones à risque, etc.
• Le contrôle de ronde et les tâches qui y sont liées feront appel à la lecture des
codes-barres pour identifier des locaux, ou des équipements.
• L'identification et la circulation de documents pourrait être facilitée par des
codes-barres.
Si une solution universelle en terme d'identifiant et de lecteur est délicate, voire
utopique, il s'agit malgré tout d'effectuer un choix raisonnable s'intégrant dans ce
contexte.
- 63 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
8.2.6 Lecteur
Le lecteur est la partie sensible de cette technologie et doit être choisi avec soin.
Beaucoup de paramètres différents peuvent influencer le choix.
8.2.6.1 Caractéristiques
Afin d'assurer le bon fonctionnement de l'interface de saisie des inventaires, ainsi que
pour assurer les développements futurs, les caractéristiques techniques devraient
s'approcher des données suivantes:
Processeur: 624 MHz
Système d'exploitation: Windows Mobile 5.0
Mémoire: RAM, 64 Mo
ROM, 256 Mo de mémoire flash
Ecran: Couleur LDC, TFT, tactile, rétro-éclairé
3.5 pouces
480 x 640 pixels, 65 536 couleurs (VGA)
Connecteurs d'extension: Un connecteur de carte mémoire
Connecteurs et communication: Un connecteur pour la synchronisation
Technologie sans fil wi fi intégrée
Prise USB
Lecteur laser pour codes-barres (codes-barres
standards et 2 D)
Alimentation: Batterie amovible haute capacité.
- 64 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
8.2.6.2 Utilisation
Afin d'optimiser la prise d'inventaire la solution doit être mobile. Quelques points
permettant de cerner l'utilisation de l'appareil:
1. L'utilisateur doit pouvoir se déplacer avec l'appareil sans gêne et l'utiliser dans
des conditions difficiles telles qu'un accès délicat à l'identifiant nécessitant une
grande maniabilité de l'appareil.
2. L'utilisateur doit pouvoir avoir constamment l'appareil à portée de main et s'en
saisir rapidement.
3. L'utilisateur doit avoir les deux mains libres si l'appareil n'est pas utilisé.
4. La lecture du code-barres doit être possible en manipulant l'appareil d'une seule
main, sans effort. Une poignée pistolet pourrait convenir.
5. La distance de lecture doit être située entre 20 et 50 cm.
6. Le poids de l'appareil et l'encombrement doivent être minimaux (idéalement:
300 g et 150x75x15 cm).
7. L'appareil doit être ergonomique et confortable à l'utilisation, adapté à une
utilisation intensive et prolongée.
8. L'utilisateur doit pouvoir utiliser l'appareil durant 4 heures (750 flashs) de suite
sans gêne ou conséquence particulière.
9. L'appareil doit être adapté à des conditions industrielles normales (poussières,
chocs, température, humidité…).
10. L'appareil doit supporter sans dommage une chute de 1m 50 environ.
11. Le chargement de l'accu doit être possible en 1h.
12. Le mode de fonctionnement sera "offline" dans le cadre des inventaires. Les
données enregistrées lors de la prise d'inventaire seront déchargées
périodiquement dans SAP R/3 pour traitement ultérieur. Le déchargement se
fera soit sur une station fixe, soit par wi fi.
13. L'appareil doit pouvoir fonctionner "online" dans le cadre d'autres
fonctionnalités. Dans le cadre d'autres applications, une communication directe
avec SAP R/3 doit être possible par wi fi et développement d'une interface.
14. L'appareil doit pouvoir communiquer par RFID, éventuellement après
modification de l'appareil, cette fonctionnalité n'étant pas envisagée dans un
premier temps. La technologie sera certainement du LF (125-134 kHz) pour des
questions de facilité de lecture, éventuellement du HF (13.56 MHz).
- 65 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
8.2.6.3 Fonctionnalités
Les fonctionnalités et les caractéristiques couvertes par l'appareil sont les suivantes:
1. Ecran couleur de bonne qualité rétro éclairé, adapté aux conditions extrêmes
(pénombre, lumière directe).
2. Ecran tactile façon PDA.
3. Env 6 touches programmables.
4. Un pavé numérique.
5. Communication wifi pour le déchargement des données.
6. Docking station permettant le déchargement des données et la mise en charge
des accus.
7. Fonctionnement avec Windows Mobile 5.0.
8.2.7 L'identifiant
Une recherche préliminaire indique que les étiquettes à codes-barres s'avèrent être le
choix le plus rationnel. Cette étiquette doit être:
• Un numéro unique (numéro d'inventaire) imprimé en clair sous le code-barres,
18 caractères.
• Logo EPFL couleur coin droit en haut (dimensions environ 0.5 x 1.5 cm).
• Codée en format "Interleave 2/5".
• Indéchirable, ineffaçable, inrayable.
• Etiquette antivol.
• Stable.
• La plus petite possible, tout en garantissant une lecture efficace et rapide.
Dimensions: 4 x 3 cm.
• L'étiquette sera proche de l'exemple ci-dessous :
8.2.7.1 Etiquetage
L'utilisation (mise en place) de ces étiquettes sera fortement délocalisée. Environ 200
personnes dans des sites différents colleront 12 000 étiquettes par an, une fois la saisie
- 66 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
initiale réalisée. L'utilisation d'imprimantes s'avérant irrationnelle, il s'agira de distribuer
environ 200 rouleaux d'étiquettes pré-imprimées. Idéalement, les rouleaux devraient
contenir 200 étiquettes environ.
Dans le cadre de la saisie initiale, il s'agira de prévoir l'étiquetage de 120'000 fiches
d'équipement.
Les puces RFID ont longtemps retenu notre attention à cause de leur potentiel
prometteur. De plus, cette technologie profite de progrès constants. Il n'est pas exclu
d'utiliser cette technologie dans le cadre d'utilisations spécifiques. Par exemple dans une
situation ou l'équipement inventorié se trouve dans la nature, sans réseau à proximité.
Dans ce cas de figure, une puce RFID permet un échange d'informations plus complet.
De plus, à ce stade du projet, il est envisagé d'utiliser une unité de l'EPFL comme pilote,
ouverte aux nouvelles technologies. Il serait ainsi possible d'équiper les équipements du
CCSAP de puces RFID.
8.2.8 Applicatif informatique
L'application informatique permettra d'enregistrer l'identification d'un local puis des
équipements se trouvant dans ce local. Une fois l'inventaire d'une ou plusieurs unités
réalisé, l'opérateur chargera les données dans SAP, soit par wi fi, soit par une docking
station. L'application informatique sera écrite en ".net" (éventuellement en "c#").
Cette tâche est déjà attribuée. Une équipe formée de membres de l'EPFL et d'une société
externe se chargeront de la réalisation de cette application.
8.2.9 Remarques
L'évaluation des différents appareils et la mise en place de la technologie se feront sous
la conduite du CCSAP. Une société externe déjà intégrée au projet officiera comme
expert.
Les critères d'évaluation majeurs sont répartis en deux groupes selon leur importance:
1)
2)
- Adéquation du cahier des charges
- Intégration à l'environnement de l'EPFL (outils, applications, projets,…)
- Facilité d'utilisation
- Maniabilité
- Service et assistance
- Prix.
8.2.10 Contacts
Anna Lucciarini Nicolas Vuilleme
EPFL PL CCSAP EPFL PL CCSAP
- 67 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
Pavillon B Pavillon B
Station 5 Station 5
CH-1015 Lausanne Ecublens CH-1015 Lausanne Ecublens
Tél : 021/ 69 35 93 Tél : 021/ 69 36 472
Fax: 021/ 69 36 470 Fax: 021/ 69 36 470
anna.lucciarini@epfl.ch nicolas.vuilleme@epfl.ch
- 68 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
8.3 Annexe 14 – Flux Solution composer
8.3.1 Introduction
Solution Composer est un outil d'aide à la conception proposé par SAP. Il s'agit d'un
outil permettant l'intégration de scénarios, de flux, de rôles, de kpi's, etc. Cet outil a été
utilisé au début de la conception, essentiellement pour modéliser les flux, définir les
rôles et mettre en évidence les "business benefit". Les possibilités graphiques étant
limitées, les flux ont été représentés avec un autre outil (Power Point) dans le document
de base. Toutefois, Le travail réalisé avec Solution Composer trouve sa place en annexe.
8.3.2 Flux
8.3.2.1 Création de fiche d'inventaire
- 69 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
8.3.2.2 Inventaire tournant
8.3.2.3 Sortie d'inventaire actif
- 70 -

Projet INVENTAIRE - Concept général Gestion de l'inventaire et des équipements
8.3.2.4 Transfert d'inventaire
8.3.2.5 Bourse d'échange
8.3.2.6 Monitoring de la bourse d'échange
- 71 -