Cadre de référence gouvernemental en gestion intégrée des ... - BAnQ

Introduction à la méthodologie
une telle recherche couvrira à la fois des documents numériques et papier, d'où la nécessité
d'une gestion intégrée.
De plus, dans une optique de services en ligne où le choix du support est laissé au citoyen,
les systèmes sous-jacents devront nécessairement gérer des documents numériques et
papier.
←Plusieurs des outils de la gestion documentaire traditionnelle demeurent pertinents en
gestion intégrée numérique et papier, une fois que la prolifération des documents
numériques est contrôlée; notamment: le calendrier de conservation, les métadonnées, la
classification.
←Des outils spécifiques aux documents numériques doivent être introduits dans la gestion
documentaire de façon à réaliser une gestion aussi rigoureuse des documents numériques
que des documents papier; notamment: la modélisation—par exemple, en schémas XML—,
la signature numérique, le chiffrement, le contrôle d'accès automatisé.
←Dans une optique d'interopérabilité et de pérennité des documents, le recours à des
solutions normalisées doit être privilégié dans toute la mesure du possible.
←Toute initiative de gestion des documents doit s'inscrire dans une vision et une stratégie
gouvernementale. En effet, toute initiative pour instaurer la gestion documentaire intégrée
demande des ressources et la collaboration des utilisateurs de documents. Il y a donc un
besoin d'appui pour aller chercher les ressources disponibles et encourager, voire même
obliger, les utilisateurs à se conformer aux règles établies. Des orientations
gouvernementales claires constituent un appui essentiel.
3.4. Caractéristiques générales de la présente méthodologie
L'archivistique intégrée recommande depuis longtemps l'intervention de responsables de la
gestion documentaire (RGD) dès la création des documents. C'est la meilleure façon de s'assurer
qu'à toutes les étapes de leur cycle de vie, les documents aient les qualités nécessaires à la saine
gestion des connaissances et du patrimoine informationnel, à la préservation des preuves et au
respect des lois: l'authenticité, l'intégrité et la fiabilité. Pour bien encadrer la création des
documents, il faut intervenir au moment de la conception des systèmes. La norme ISO-15489,
tout en pointant timidement dans cette direction, ne va pas jusqu'à affirmer clairement qu'un RGD
doit participer au processus de mise sur pied des systèmes administratifs. Nous préconisons
directement cette intervention à la source. Concrètement, cela implique qu'un RGD doit participer
activement au processus de développement des différents systèmes de l'organisation, dès l'étape
de conception. À notre avis, il n'y a aucune autre façon pour que les systèmes développés
rencontrent pleinement les objectifs énoncés à la Section 2.2, « Nature de la gestion
documentaire » (p. 13)
.
En termes de gestion du changement, il y a ici une double sensibilisation à faire: d'une part, les
informaticiens 6 doivent accepter de donner la place requise aux RGD et s'approprier le langage de
6 Sous le vocable informaticien, nous incluons bien sûr les analystes en informatique, mais aussi les « analystes
des procédés administratifs » (regroupés au Gouvernement du Québec sous le corps d'emploi 108). Cela inclut donc
tous les professionnels chargés de la conception de systèmes administratifs gouvernementaux, informatisés ou non.
Nous n'excluons donc pas de nos discussions les systèmes administratifs non informatisés.
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