Cadre de référence gouvernemental en gestion intégrée des ... - BAnQ

Modèle général de la gestion documentaire
Chapitre 5. Modèle général de la gestion documentaire
5.1. Philosophie sous-jacente au modèle
Le modèle que nous développons ici est conforme à trois principes:
1.La poursuite des objectifs fondamentaux de la gestion de l'information présentés à la
Section 2.2, « Nature de la gestion documentaire » (p. 13)
. Toutes les caractéristiques du
modèle sont justifiées par la poursuite de ces objectifs.
2.L'utilisation des concepts de « document » et de « dossier » comme objets de base pour
l'échange d'information dans la société. Nous ne parlons jamais directement de gestion de
l'information, mais plutôt de gestion de documents (ou de dossiers). Tel qu'expliqué
précédemment, la gestion de l'information peut être développée « par dessus » la gestion
documentaire.
3.La conception du document comme élément de soutien aux affaires, de Glushko et
McGrath [Glushko-McGrath-2002] (p. 226)
, vision que nous présentons dans la section
suivante. Le fonctionnement du modèle est pensé (et présenté, dans l'exposition ci-dessous)
en termes de facilitation des relations d'affaires qui surviennent entre des partenaires
d'affaires.
Le modèle est bâti sur cinq éléments: (1) des notions générales de document et de dossier,
convenant aussi bien au numérique qu'au papier, (2) la notion d'enregistrement institutionnel des
documents, tant numériques que papier, (3) des outils et infrastructures gouvernementaux pour la
gestion documentaire, (4) des modèles normalisés et réutilisables dans le développement de
systèmes informatisés et (5) des responsabilités claires et reconnues relativement à la gestion
documentaire au gouvernement.
À notre connaissance, c'est la première fois que tous ces éléments se retrouvent articulés en un
modèle général de gestion documentaire aussi complet. Le recours à une telle innovation était
nécessaire à cause de la diversité des éléments et hypothèses pris en compte, exposés
précédemment. À notre avis, à terme, la plupart des administrations publiques dans le monde
devront avoir recours à un modèle de ce genre, incluant essentiellement les mêmes éléments, avec
des différences possibles dans le détail, en particulier dans le détail des choix technologiques.
Comme nous avons déjà souligné, le modèle décrit ici pourrait être qualifié d'idéal. C'est le
modèle qui apporte le maximum de bénéfices—par rapport aux objectifs fondamentaux de la
gestion de l'information—s'il est appliqué intégralement au développement et à l'opération des
systèmes administratifs d'une organisation.
5.2. Documents et affaires
Glushko et McGrath [Glushko-McGrath-2002] (p. 226)
font remarquer que l'échange de
documents est la forme archétypale la plus naturelle des relations d'affaires. Cela est certainement
vrai des relations commerciales, mais l'est également de tout ce qui est relations « formelles »
entre personnes, physiques et morales, même si aucun aspect commercial ne teinte ces relations.
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