FICHE DE POSTE

FICHE DE POSTE
Date : 1 er juin 2012
EMPLOI-REPERE : ASSISTANTE EN FORMALITES
EMPLOI-TYPE : Assistante en Formalités
Raison d’être
Classification
Assurer l’assistance administrative et comptable du Service Formation et contribuer à
l’interface entre les différents services de la CMA et les partenaires extérieurs pour
développer l’offre de service Formation de la CMA
Catégorie Statutaire : Maîtrise
Niveau : II
SERVICE : FORMATION
Positionnement
hiérarchique
Dépend de : Responsable Service Formation
En cas d’absence, peut remplacer tout autre poste de secrétariat au sein de la CMA ou
être remplacée par toute autre personne occupant une fonction d'assistance
administrative
Relations Relations fonctionnelles :
§ Tous services de la CMA
Relations extérieures :
§ Artisans, prestataires, partenaires
socio-économiques, administrations et
collectivités
Nature de la relation :
§
Référent technique
MISSIONS ET ACTIVITES
PARTICIPER A L’ORGANISATION GENERALE DES STAGES
- Gérer les inscriptions aux stages : assurer le renseignement et le conseil téléphonique, l’envoi et la
réception des bulletins d’inscription, la demande et la réception des chèques, le traitement des
inscriptions en fonction des processus internes définis, l’établissement de conventions pour les
stagiaires salariés
- Gérer les stagiaires des formations diplômantes : éligibilité des inscriptions, envoi et réception des
dossiers d’inscriptions, relance auprès des OPCA, établissement de conventions, facturation,
attestations
- Assister le Responsable du Service dans l’organisation des examens : commande de sujets,
préparation des fournitures, réservation des salles, surveillance des examens, suivi des notes,
établissement des relevés de notés, préparation du jury général
- Contribuer à la mise à jour des outils d’information partagés (tableaux partagés, BDD stagiaires…)
- Contribuer à l’organisation logistique interne des stages : réservation des salles et du matériel
- Contribuer à l’organisation logistique externe des stages : phoning de vérification des inscriptions,
envoi des convocations, confirmation auprès des formateurs, établissement des feuilles de présence,
des factures artisans et des attestations de stage
- Assurer l'accueil des stagiaires en formation (ouvertures et fermetures des stages)

0,1
ASSURER L’ASSISTANCE COMPTABLE
DU SERVICE DE FORMATION PROFESSIONNELLE CONTINUE
- Etablir les conventions de formations CMA25/CRMA
- Etablir les contrats de prestation de services
- Contrôler et valider les factures des prestataires, BAP
- Etablir les bilans financiers et facturation auprès des organismes financeurs
- Assurer le suivi et la relance éventuelle des paiements
- Assister le Responsable du service pour l’établissement des bilans financiers à destination des
organismes financeurs : Conseil régional, DRTEFP, FSE, Pôle Emploi
CONTRIBUER A UN ACCUEIL DE QUALITE DE L’ARTISAN
COMME DE TOUT STAGIAIRE DE LA FORMATION
- Assurer le premier niveau d’information (y compris dans le cadre des Stages de Préparation à
l’Installation)
- Contribuer à la promotion de l’offre de service Formation de la CMA, pour favoriser la participation
de stagiaires.
- Participer aux actions de prospection : phoning, suivi et relance des prospects.
- Préparer la documentation et les différents éléments distribués lors des stages, organisés dans les
locaux de la CMA ou en collaboration avec les partenaires
- Contribuer à la réalisation et à l’évolution des outils supports destinés à la formation
ASSURER L’ASSISTANCE ADMINISTRATIVE
DU SERVICE DE FORMATION PROFESSIONNELLE CONTINUE
- Rédiger notes, rapports, indicateurs ; assurer les comptes rendus ; répondre aux sollicitations du
Responsable et/ou de la Direction
- Assurer les travaux de reprographies, gérer les fournitures, réceptionner et diffuser le courrier, prendre
les RDV
- Contribuer à l’interface entre les différents services de la CMA et les partenaires extérieurs
- Envoyer des mailings
PARTICIPER À LA MISE EN PLACE ET AU TRAITEMENT
DES ETUDES DE MARCHE / ETUDES DE SATISFACTION
- Saisir des enquêtes
- Etablir des listes, requêtes, tri relatifs aux résultats constitués
CONTRIBUER ET PARTICIPER A L’AMELIORATION DES PROCESSUS ET DE L’ORGANISATION DU SERVICE
- Aider à la mise en place de nouveaux outils/procédures
- S’approprier et appliquer de nouvelles procédures
PARTICIPER AUX PROGRAMMES D’AMELIORATION DE L’ORGANISATION INTERNE DE LA CMA
- Participer aux missions de mutualisation interne avec d’autres services, sous l’autorité du Responsable
de service et en application des instructions de la Direction
CADRE DECISIONNEL
- Personnel autonome dans son fonctionnement, sous réserve des instructions du Responsable de
service et/ou de la Direction et de l’obligation de rendre compte de son activité (au cours de son
exécution et/ou aux résultats)
- Personnel appelé à référer à son supérieur hiérarchique en cas de problèmes rencontrés dans
l’exercice de ses missions