ANNEXE II: TERMES DE REFERENCE - ACP Business Climate

Documentation et Participation
En sus de la note conceptuelle développée par l’équipe d’experts techniques pour présenter les ateliers,
rédiger une présentation des intervenants et des modérateurs à partir de leur CV (bio)
Assurer le suivi des participants pour vérifier que les documents préparatoires, les invitations et l’agenda ont
bien été reçus
Les documents préparatoires, invitations et agendas devront être transmis à BizClim, au bénéficiaire et à
l’équipe d’experts techniques avant leur distribution pour validation
Le prestataire ne peut en aucun cas envoyer les invitations et l’agenda par email le jour de l’évènement
Rassembler 60 personnes par atelier
Assurer la visibilité des évènements, la production du matériel (brochure, vidéo, enregistrement de
discussions, communiquées de presse et rapports), la diffusion de l’information et les activités de suivi en
accord avec l’UGP.
Coordination des intervenants/modérateurs
Le prestataire assurera la coordination de l’organisation logistique des évènements, y compris les liens avec
les intervenants/modérateurs.
4.2.2.1. Services demandés : contenu technique
Le contenu technique des services demandés a été regroupé en 4 catégories:
Catégorie A: Assistance individuelle i.e. voyages, visas, invitations, per diem, badges/kits de conférence.
Catégorie B: Personnel d’appui: modérateur, hôtesses, interprètes, traducteurs, prise de note, photographe,
intervenants, etc.
Catégorie C: Services: assurance, hôtel, salle de conférence, autres salles, équipement technique pour la
conférence, transport local, etc.
Catégorie D: Fournitures : restauration, impressions, fleurs, etc.
4.2.2.2. Catégorie A: Assistance individuelle
A1 – Voyages : réservation, achat, modifications, annulations, expédition des billets
Le prestataire assurera la réservation, l’achat, les modifications de billet, les annulations éventuelles et
l’expédition des billets des participants sponsorisés (pour le nombre de personnes, voir section 6.5).
1-Billets d’avion : sauf spécification contraire 1 , les billets d’avion devront être achetés en classe économique
(taxes d'aéroport et, le cas échéant, frais de mise à disposition des billets à l'aéroport de départ inclus). Un
itinéraire différant de celui normalement prévu ou l'achat de billets en toute autre classe que la classe économique
devront faire l'objet d'une autorisation préalable expresse de l’unité de gestion de BizClim.
1 Une autorisation spécifique sera demandée ex-ante à la Commission Européenne.
Facilité ACP Business Climate (BizClim) Dossier d’appel d’offres n°2
10 ACP RPR 015 Terme de Référence – Marché à Prix Unitaire
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