ANNEXE II: TERMES DE REFERENCE - ACP Business Climate

Si un participant rencontre des difficultés à obtenir son visa, le prestataire est tenu d’en informer l’UGP et le
bénéficiaire sans délai.
S’ils sont sponsorisés, le prestataire remboursera aux participants les coûts relatifs à l'obtention des visas selon
les mêmes modalités que pour le paiement des per diem (cf. point A4). Le remboursement ne pourra se faire que
sur présentation du passeport original avec les timbres fiscaux et le sceau officiel et/ou sur présentation d'un reçu
officiel délivré par le service consulaire. Le prestataire conservera obligatoirement une photocopie de ces pièces
justificatives en vue d’obtenir son propre remboursement par l’UGP.
A3 - Production et Distribution des invitations (lettres ou cartons d’invitation)
Le prestataire sera responsable de la préparation et de l’envoi des lettres d’invitation aux participants au nom du
bénéficiaire (et de ses partenaires). La préparation des lettres d’invitation se fera en étroite collaboration avec
l’équipe d’experts techniques. Le prestataire soumettra le texte de l’invitation pour approbation par l’UGP avant
de procéder à leur envoi.
Les invitations prendront la forme – par exemple – d’une lettre personnalisée en format .pdf envoyée par email,
fax ou par la poste à chaque participant et contenant en annexe l’agenda de la réunion (version provisoire ou
finale fournie par l’UGP), une note conceptuelle présentant les objectifs de l’évènement ainsi que les termes et
conditions de l’hébergement et du voyage du participant en question.
La liste des participants (y compris les experts), et leurs coordonnées seront transmises au prestataire par le
bénéficiaire/ l’équipe d’experts techniques ; cette liste devra être approuvée par l’UGP.
Les lettres d’invitation et leurs annexes devront être produites en français.
Le prestataire proposera à l’UGP les lettres d’invitation et leurs annexes en format Word - ou équivalent – en
français. La proposition inclura :
i) Les lettres d’invitation et annexes aux participants sponsorisés,
ii) Les lettres d’invitation et annexes aux participants non sponsorisés,
iii) Les lettres d’invitation et annexes aux intervenants et modérateurs.
Une fois les lettres d’invitation et annexes approuvées, le prestataire enverra les invitations en format ‘.pdf’ à
chaque participant par email, fax ou courrier postal.
Les invitations ne pourront être considérées comme distribuées tant qu’elles n’ont pas été reçues par les
participants. Il appartiendra au prestataire de confirmer la bonne réception de l’invitation par chaque participant.
Le prestataire transmettra des mises à jour régulières du nombre de confirmations reçues et du profil des
participants confirmés au bénéficiaire, à l’équipe d’experts techniques ainsi qu’à l’UGP de BizClim.
A4 – Gestion et paiement des défraiements journaliers aux participants
La durée maximum du séjour des participants sponsorisés devrait être de :
- 4 nuits dans le lieu où l’évènement est organisé (3 nuitées en moyenne) ;
La durée maximum du séjour des intervenants 2 devrait être de :
- 4 nuits dans le lieu où l’évènement est organisé (3 nuitées en moyenne) ;
2 Les intervenants pourraient être amenés à arriver plus tôt afin d’assister à une réunion de coordination avec l’UGP de
BizClim, le bénéficiaire et/ou les experts.
Facilité ACP Business Climate (BizClim) Dossier d’appel d’offres n°2
10 ACP RPR 015 Terme de Référence – Marché à Prix Unitaire
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