Guide d'accueil des nouveaux arrivants - Université de la Polynésie ...

Guide d’accueildes personnels de l’UPFRentrée 2013-2014

I- PRESENTATION DE L'UNIVERSITÉ DE LA POLYNÉSIE FRANÇAISE1. Mot de bienvenue2. Bref historique3. Missions de l'université4. Chiffres clés. Effectifs. Personnels. Infrastructures. Laboratoires5. Gouvernance. Le président et son équipe. Les instances de décision et de consultation. L'IUFM - École interneII- GESTION DES RESSOURCES HUMAINES1. Votre affectation à l'université. Traitement et indemnité. Prise en charge des frais de changement de résidence. Protection sociale. Organisation du travail2. La DRH à votre service. Ses missions. Vos interlocuteursIII- INFORMATIONS PRATIQUES1. L’organisation des services. Les services administratifs. La cellule des ressources informatiques. Le service commun de documentation2. La vie sur le campus. La restauration. Le transport. La sécurité3. Les activités ludiques. L’Amicale des personnels et la Chorale de l'université. Les moments de détenteGuide d’accueil des personnels de l’UPF - Mars 2013 - Plus d’infos sur www.upf.pf 2

I - PRESENTATION DE L'UNIVERSITÉ1. Mot de bienvenueChers collègues, Ia orana,Bienvenue à l'université de la Polynésie française, que vous avez choisi d'intégrerprochainement : je vous remercie d'avoir opté pour notre établissement. Ce choix professionnelimplique de grands changements dans votre vie personnelle. Aussi, pour vous guider dans vosdémarches, le présent guide d'accueil a été élaboré afin de répondre au mieux à vosinterrogations de manière à vous assurer une installation et une prise de fonctions sereines.Vous trouverez donc dans ce guide une présentation de l'UPF pour vous permettred'appréhender ses missions, son champ d'actions et ses singularités. Vous découvrirez lesservices qui la composent et vous serez guidés vers les interlocuteurs amenés à vousrenseigner, en particulier la direction des ressources humaines, à votre service sur place maisaussi en amont de votre affectation.Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel, notre université estinstallée sur l'île de Tahiti, située au milieu de l'océan Pacifique. Singulière du fait du contexteinstitutionnel dans lequel elle évolue et de son éloignement de la métropole, cette universitéultra-marine répond aux besoins de formation universitaire de la jeunesse polynésienne etcontribue au développement économique, social et culturel de la Polynésie française.A taille humaine et bénéficiant d'un environnement de travail agréable, notre établissementaccueille près de 3.300 étudiants et stagiaires sur un campus arboré d'une superficie de15 hectares. Il dispose de près de 180 personnels enseignants et administratifs permanents.Pluridisciplinaire, notre université offre une carte de formations diversifiée aux niveaux licence,master et doctorat ; elle dispose d'une école doctorale. Au plan de la recherche, lesenseignants-chercheurs mènent leurs travaux au sein de cinq laboratoires reconnus.Sur le plan personnel, je vous invite à mettre à profit votre séjour pour découvrir notre collectivitéet sa culture, voyager dans les différents archipels mais aussi profiter des activités offertes surle campus.A fa'aitoito, bonne chance, pour votre travail dans notre belle université.Pr Eric CONTEGuide d’accueil des personnels de l’UPF - Mars 2013 - Plus d’infos sur www.upf.pf 3

2. Bref historiqueL’université française du Pacifique est créée par décret du 29 mai 1987 : elle est alorscomposée de deux centres universitaires, l’un à Nouméa, l’autre à Papeete. Le 31 mai 1999,deux entités de plein exercice sont créées par décret : l'université de la Nouvelle-Calédonie(UNC) et l'université de la Polynésie française (UPF).En 2007, l’UPF a célébré son 20 e anniversaire. A cette occasion, plusieurs manifestations ontété organisées, en présence de personnalités métropolitaines et du grand Pacifique, enparticulier la remise du titre de docteur honoris causa à Ben Finney, anthropologue américain.La loi du 10 août 2007 sur les libertés et les responsabilités des universités (LRU) a été étendueà la Polynésie française en juillet 2008 : ce texte instaure de nouvelles règles de gouvernance,une autonomie financière et de gestion renforcée, de nouvelles missions confiées à l’université,en particulier l’orientation et l’insertion professionnelle.Depuis le 1 er mai 2009, l’Institut Universitaire de Formation des Maîtres (IUFM) de la Polynésiefrançaise est une composante de l’université de la Polynésie française, dont il devient une écoleinterne.Le 23 juin 2011, un nouveau président de l’université aété élu, le professeur Eric Conte, entré en fonction le 30juin suivant.Enfin, depuis le 1 er janvier 2013, l’UPF est passée auxResponsabilités et Compétences Elargies.3. Missions de l'universitéEn tant qu’établissement public d’enseignement supérieur et de recherche, l’UPF assure, defaçon autonome, de multiples missions dont bénéficient les jeunes Polynésiens et concourt ainsiau développement social, économique et culturel de la société de la Polynésie française.A ce titre, notre université contribue aux missions suivantes :- La formation initiale et continue en offrant une gamme très diversifiée de diplômes d'Étatou d’université :. Licences et masters généralistes. Formations diplômantes. Institut universitaire de formation des maîtres. Ecole doctorale- La recherche scientifique et technique ainsi que la valorisation de ses résultats :. Cinq laboratoires - équipes d’accueil - habilités. Contribution au développement scientifique et technologique en collaboration avec lesorganismes de recherche locaux, l'État et la Polynésie française. Participation à l’étude et à la mise en valeur des éléments du patrimoine polynésienGuide d’accueil des personnels de l’UPF - Mars 2013 - Plus d’infos sur www.upf.pf 4

- L’insertion professionnelle de ses étudiants pour que leur diplôme devienne le meilleurpasseport pour l’emploi :. Le centre d’orientation, des stages et de l’insertion professionnelle (COSIP). La professionnalisation des parcours de formation. Le Forum Étudiants/Entreprises. Le Carrefour de l’emploi public. Le site www.stages-emplois.upf.pf- La diffusion de la culture et l'information scientifique et technique :. Organisation de colloques internationaux. Publications scientifiques des enseignants-chercheurs. Cycle des conférences Savoirs pour Tous. Bibliothèque universitaire (la plus grande bibliothèque de Polynésie) et Fonds polynésien- La coopération internationale :. Accueil d’étudiants étrangers et échanges inter-universitaires de personnels. Dispositif Erasmus (mobilité dans le cadre de l’Union Européenne). Conventions avec des universités de la zone Pacifique. Assistants de français à l’étranger4. Chiffres clésAu titre de l’année universitaire 2011/2012, 3 051 étudiants préparant un diplôme d’État ou undiplôme d’université ont été accueillis par notre université.- Les effectifsCes étudiants se répartissent entre trois départements d’enseignement et le service de laformation continue :. 1 164 étudiants dans le département Droit, Economie-Gestion. 854 étudiants dans le département Lettres, Langues et Sciences Humaines. 569 étudiants dans le département Sciences, Sciences Médicales, Technologies. 279 étudiants préparant un diplôme d’Etat ou d’université en formation continue. 40 doctorantsÀ ces 3 051 étudiants, s'ajoutent 109 étudiants préparant le concours de recrutement deprofesseurs des écoles du corps de l'Etat créé pour la Polynésie française et 35 professeurs desécoles stagiaires suivant la formation professionnelle associée à ce concours.Il convient enfin de comptabiliser plus de 292 stagiaires inscrits dans le cadre de la formationcontinue.- Les personnelsAu 1 er janvier 2011, l’université dispose de :. 89 enseignants dont 65 enseignants-chercheurs (19 professeurs des universités et 46 maîtresde conférences), 28 enseignants du second degré, 20 enseignants associés et 4 attachéstemporaires d’enseignement et de recherche ;. 72 personnels BIATOS (bibliothèque, ingénieurs, administratifs, techniciens, ouvriers et deservice) ;. Près de 300 enseignants vacataires et missionnaires.Guide d’accueil des personnels de l’UPF - Mars 2013 - Plus d’infos sur www.upf.pf 5

- Les infrastructuresLes infrastructures dont dispose l'université sont à taille humaine. Elles représentent unesuperficie de 15 hectares, dont 18 000 m² de bâtiments.. des bâtiments d’enseignement. des laboratoires de recherche. des salles de réunion. des salles informatiques. un laboratoire de langues. une bibliothèque universitaire. une cité universitaire de 72 chambres. un restaurant universitaire et une cafétéria. une halle de sports- Les laboratoiresL’université de la Polynésie française s’attache à développer et à valoriser la recherche, missionqu’elle tient du code de l’éducation. Elle assure la diffusion des connaissances et des résultatsde la recherche. A ce titre, elle contribue à la politique de développement scientifique ettechnologique en liaison avec les organismes de recherche, la Polynésie française et l’Etat. Demême, elle participe à l’étude et à la mise en valeur des éléments du patrimoine polynésien.Les enseignants-chercheurs (professeurs des universités et maîtres de conférences) effectuenttous des travaux de recherche dans une spécialité. Certains d’entres eux se regroupent dansl’un des cinq laboratoires habilités au plan national :. Gouvernance et développement insulaire (GDI). Equipe d’accueil Sociétés traditionnelles et contemporainesen Océanie (EASTCO). Géopôle du Pacifique Sud (GePaSUD). Géométrie algébrique et applications à la théorie del’information (GAATI). Unité Mixte de Recherche Ecosystèmes InsulairesOcéaniens (UMR-EIO), en partenariat avec l’IRD, l’Ifremer etl’institut Louis MalardéGDI : Gouvernance et développement insulaireDirecteur : Sémir Al-Wardi, maître de conférences en sciences politiquesCe laboratoire regroupe des enseignants-chercheurs et chercheurs en sciences de la société(droit, économie, gestion, histoire, géographie…) autour des notions de "gouvernance" et de"développement insulaire" en Polynésie et dans le Pacifique. Cette équipe s’inscrit dans le cadredu contrat pluriannuel de l’université de la Polynésie française qui privilégie les thèmes derecherche concernant directement la Polynésie et le Pacifique, notamment ceux qui contribuentà son développement économique, social et culturel.Guide d’accueil des personnels de l’UPF - Mars 2013 - Plus d’infos sur www.upf.pf 6

EASTCO : Sociétés traditionnelles et contemporaine en OcéanieDirecteur : Bruno Saura, professeur des universités en civilisation polynésienneLes travaux scientifiques menés par ce laboratoire concernent les fondements culturels dessociétés polynésiennes, les places de ces sociétés dans l'histoire et les représentationsfrancophones et anglophones dans la Polynésie.GAATI : Géométrie Algébrique et Applications à la Théorie de l’InformationResponsable : Roger Oyono, maître de conférences en mathématiquesCette équipe regroupe des enseignants-chercheursen mathématiques autour des thèmes en liaison étroite avec la théoriede l’information. Les applications de cette théorie concernent de plusen plus fortement notre vie de tous les jours par ses applications lesplus visibles : carte à puces, sécurité bancaire, Internet… Celaboratoire participe à l’amélioration des systèmes de transport et decontrôle de l’information par son implication dans des thèmes derecherche concernant les algorithmes, les codes correcteursd’erreurs, la cryptologie, en utilisant essentiellement des outilsmathématiques basés sur l’étude de courbes, de formes modulaires.GePaSud : Géopôle du Pacifique SudDirecteur : Jean-Pierre Barriot, professeur des universités en géoscienceCe laboratoire accueille sept enseignants-chercheurs et plusieurs doctorants et post- doctorants.qui concentrent leurs travaux sur les risques naturels, les techniques de télédétection et detraitement d’images pour l’identification du couvert végétal et de l’occupation des sols, ledéveloppement de systèmes d’information géographique pour la mise à disposition de donnéesspatialisées.UMR-EIO : Ecosystèmes Insulaires OcéaniensDirectrice : Nabila Gaertner-Mazouni, professeur des universités en océanographieL’axe de recherche de cette UMR commune à l’UPF et l’IRD, Ifremer et l’Institut Louis Malardéporte sur la connaissance et valorisation de la biodiversité marine pour le développementdurable en milieux insulairesGuide d’accueil des personnels de l’UPF - Mars 2013 - Plus d’infos sur www.upf.pf 7

5. Gouvernance- Le président et son équipepresident@upf.pf - Tél. : (689) 803 839Le président assure la direction de l’université et a autorité sur l’ensemble des personnels. Entant qu’autorité exécutive, il prépare et met en œuvre le contrat pluriannuel d’établissement avecle ministère et conclut les accords et conventions au nom de l’université. Il est ordonnateur desrecettes et des dépenses du budget de l’université. Il a autorité sur l’ensemble des personnels ;il est responsable du maintien de l’ordre. Il est élu pour un mandat de quatre années à lamajorité des membres élus du conseil d'administration.Professeur des universités, M Eric Conte, est professeur d’archéologie. Vous pouvez retrouversa biographie sur le site de l’université (www.upf.pf) : http://www.upf.pf/Biographie-du-Presidentde-l.htmlLes Vice-PrésidentsLe président de l'université est entouré de trois vice-présidents :- Conseil d'administration : Patrick Capolsini, maître de conférences en informatique- Conseil scientifique : Alban Gabillon, professeur des universités en informatique- Commission des études et de la vie étudiante : Vincent Dropsy, maître de conférences ensciences économiques- Vice-président étudiant : Andrew Jean, étudiant en L2 de DroitLe Directeur Général des ServicesAlexandre Hourcadedgs@upf.pf - Tél. : (689) 803 838Sous l'autorité du président de l'université, le directeur général des services est chargé de lagestion de l'établissement. Nommé par la ministre de l'enseignement supérieur et de larecherche sur proposition du président de l'université, il se situe à l'interface entre l'équipe dedirection, les services centraux, les services communs et ceux des départements etlaboratoires.Les chargés de missionRelations Internationales et francophonie : Léopold Mu Si Yanleopold.musiyan@upf.pf - (689) 803 845Stratégie numérique : Bruno de Loynes de Fumichonbruno.defumichon@upf.pf – (689) 803.867Responsabilités et compétences élargies : Patrick Capolsinipatrick.capolsini@upf.pf – (689) 803.859Responsable des conférences « Savoirs pour tous » : Taivini Teaitaivini.teai@upf.pf – (689) 803.813Retrouvez en ligne l’annuaire complet de l’UPF :http://www.upf.pf/Annuaire-fonctionnel.htmlGuide d’accueil des personnels de l’UPF - Mars 2013 - Plus d’infos sur www.upf.pf 8

Les directeurs de départementPour le département Droit, Économie-Gestion : Bruno de Loynes de Fumichondirecteur-droit@upf.pf -Tél. : (689) 803 890Pour le département Lettres, Langues et Sciences Humaines : Christian Jostdirecteur-lettres@upf.pf -Tél. : (689) 803 858/855Pour le département Sciences : Pascal Ortegadirecteur-sciences@upf.pf -Tél. : (689) 803 853/433Secrétariat des départements : Franck Brumaudfranck.brumaud@upf.pf -Tél. : (689) 803 891- Les instances de décision et de consultationLe fare pote’e où se tiennent les réunionsdes instances de l’UPFLe président de l’université par ses décisions, le conseil d’administration par ses délibérations,le conseil scientifique par ses avis assurent l’administration de l’université.Ces instances ont été mis en place le 11 décembre 2008 avec l'adoption des nouveaux statutsde l'université dans le cadre de la loi LRU.. Le conseil d’administration (CA) détermine la politique de l’établissement. A ce titre, il vote lebudget après un débat d’orientation budgétaire. Il approuve les accords et conventions signéspar le président. En outre, il répartit sur proposition du président, les emplois affectés àl’université. Il adopte les règles relatives aux examens et approuve le rapport annuel duprésident.. Le conseil scientifique (CS) donne des avis sur les orientations des politiques de recherche,de documentation scientifique et technique ainsi que sur la répartition des crédits de recherche.Il est consulté sur les programmes de formation initiale et continue. Il donne en outre son avissur la qualification à donner aux emplois d’enseignants-chercheurs vacants ou sur lesdemandes de création d’emplois et sur toutes les questions que le président juge utile de luisoumettre. Il peut émettre des vœux.. La commission des études et de la vie étudiante (CEVE) prépare les délibérations du CAconcernant les enseignements de formation initiale et continue, les demandes d’habilitation, lesprojets de nouvelles filières et l’évaluation des enseignements. Elle donne son avis sur lesmodalités de contrôle des connaissances. Cette commission est en outre consultée sur lesmesures de nature à permettre la mise en œuvre de l’orientation des étudiants et de lavalidation des acquis et à faciliter leur entrée dans la vie active.Elle donne son avis sur les questions relevant des activités culturelles, sportives, sociales ouassociatives offertes aux étudiants. Cette commission examine également les mesures denature à améliorer les conditions de vie et de travail, notamment les mesures relatives auxactivités de soutien, aux œuvres universitaires (restauration, hébergement…) aux servicesmédicaux et sociaux, aux services de documentation. Elle est consultée sur les mesuresd'aménagement de nature à favoriser l'accueil des étudiants handicapés.Guide d’accueil des personnels de l’UPF - Mars 2013 - Plus d’infos sur www.upf.pf 9

. Le comité de pilotage est créé auprès du président qui le préside et le convoque. Cetteinstance est saisie de toutes questions notamment en matière pédagogique, scientifique,administrative, financière et statutaires. Il reçoit les informations du président, débat desorientations générales et donne son avis notamment sur les questions portées à l’ordre du jourdu conseil d’administration.. La commission budgétaire et financière est informée des questions relatives à lapréparation et à l’exécution des délibérations budgétaires et aux comptes de l’université. Elledonne ses avis en prenant en compte la logique de performance. Elle est associée au travailpréparatoire à la mise en place des nouvelles responsabilités en matière budgétaire etcomptable. Elle est consultée sur les choix budgétaires, notamment sur la répartition des créditsentre les composantes et les services communs.. Le comité technique (CT) est consulté sur les problèmes relatifs à l’organisation et aufonctionnement des services et au recrutement des personnels. Il est également consulté sur lapolitique de gestion des ressources humaines.. La commission paritaire d'établissement (CPE) est une instance consultative où siègent, ennombre égal, des représentants des personnels et des représentants de l’administration.Compétente pour les seuls personnels BIATOS, elle est consultée sur la gestion des ressourceshumaines et sur les questions relatives à l’organisation générale des services.. Le comité Hygiène et Sécurité (CHS) est une instance consultative présidée par le présidentde l’université ou son représentant. Il est constitué de membres nommés pour 3 ans,représentant l’administration, le personnel, les usagers... Le comité contribue à la protection dela santé et à la sécurité des agents dans leur travail. Il est consulté sur les règlements et lesconsignes que l’administration envisage d’adopter en matière d’hygiène et la sécurité.. Le conseil de l’école doctorale se prononce sur les questions concernant cette école : sonorganisation, son fonctionnement pédagogique, la répartition des bourses de master recherche,l’attribution des aides financières à la mobilité et des allocations de recherche ainsi que lesmodalités de choix des bénéficiaires des allocations et le dispositif de suivi des doctorants. Ilveille au respect des principes de la charte des thèses de l’établissement. Il est composé desenseignants-chercheurs élus au conseil scientifique et des directeurs de laboratoires maiségalement de représentants des étudiants et des personnels BIATOS et des personnalitésextérieures. Il donne un avis sur les points relevant des activités de recherche : thèses, boursesde recherche, projets professionnels des doctorants. Depuis 2008, l’université organise desDoctoriales, manifestation qui a pour vocation de permettre aux étudiants de l’UPF quipréparent un doctorat de tisser des liens avec les acteurs socio-économiques locaux.Guide d’accueil des personnels de l’UPF - Mars 2013 - Plus d’infos sur www.upf.pf 10

- L’Institut Universitaire de Formation des Maîtres (IUFM)Directrice : Rodica Ailincairodica.ailincai@iufm.upf.pf - Tél (689) 866 451Depuis le 1 er mai 2009, l’Institut Universitaire de Formation des Maîtres (IUFM) de laPolynésie française est une composante de l’université de la Polynésie française, dont il estdevenu une école interne.L’intégration de l’IUFM dans les universités a pour objectif principal d’assurer une meilleurearticulation entre la formation des maîtres d’une part, les cursus universitaires et la recherched’autre part.Si la « masterisation » du recrutement et de la formation des maîtres concerne depuis larentrée 2010 les filières du second degré, un décret en date du 28 juillet 2009 maintient, à titredérogatoire pour la Polynésie française, un concours de recrutement au niveau licence pourl’accès au corps de l’Etat de professeur des écoles créé pour la Polynésie française.Ainsi, depuis la rentrée 2010, la préparation aux concours de recrutement des professeurs del’enseignement secondaire est assurée au sein des masters par l’université ; l’IUFM continued’assurer la préparation au concours de recrutement des professeurs des écoles et laformation professionnelle des professeurs des écoles stagiaires lauréats du concours.Guide d’accueil des personnels de l’UPF - Mars 2013 - Plus d’infos sur www.upf.pf 11

II - GESTION DES RESSOURCES HUMAINES1. La DRHDirectrice : Agnès Lafon-Delpit drh@upf.pfTél. : (689) 803 925- Ses missionsPour l’ensemble des personnels de l’université et dans le cadre de la politique del’établissement, la direction des ressources humaines assure :- La gestion des actes administratifs et la paie des personnels titulaires, contractuels etvacataires. Elle veille au respect et à l’application de la réglementation et des procéduresadministratives et financières. La DRH est chargée de la préparation, du suivi des actesindividuels et collectifs.- La gestion des carrières, de la formation, des retraites, des dossiers de recrutement et desconcours. Elle informe, assiste et conseille tous les personnels dans leurs démarchesadministratives et leur parcours professionnel. Elle a pour mission de diffuser les informations àl’attention des personnels par le biais notamment de l’intranet de l’université.- Vos interlocuteursL’équipe de la DRH est composée de sept agents à temps plein. Pour faciliter vos démarches,vous pouvez vous adresser à chaque interlocuteur selon son domaine de compétences.Agnès Lafon Delpit, directriceagnes.lafon@upf.pf -Tél. : (689) 803 925Wyn Hahe,wyn.hahe@upf.pf -Tél. : (689) 803 927Bureau des personnels BIATSS Poerani Tapotofarerani,poerani.tapotofarerani@upf.pf -Tél. : (689) 803 947 Rosa Lai,rosa.lai@upf.pf -Tél. : (689) 803 926Sylvie Grimaud,sylvie.grimaud@upf.pf -Tél. : (689) 803 959Bureau des personnels EnseignantsBureau retraites et dossiers transversaux Guillaume Filippi, adjoint à la directrice des ressources humainesguillaume.filippi@upf.pf - Tél. : (689) 803 922Poerava Teiva,poerava.teiva@upf.pf - Tél. : (689) 803 929Guide d’accueil des personnels de l’UPF - Mars 2013 - Plus d’infos sur www.upf.pf 12

2. Votre affectation à l'universitéVous trouverez ci-dessous les informations administratives et pratiques dans le cadre de votrenouvelle affectation à l’Université de la Polynésie française.Les personnels BIATSS et professeurs du second degré qui n’ont pas obtenu la reconnaissancede leur centre d’intérêt moral et matériel -CIMM- en Polynésie française sont affectés pour unedurée de deux ans, renouvelable une fois alors que les enseignants-chercheurs ne sont passoumis à une durée de séjour.Dès leur arrivée à Tahiti, les agents nouvellement affectés doivent se présenter à la DRHpour signer leur procès verbal d’installation.1/ Traitement et indemnitésa/ Rémunération (Décret n 67-600 du 23 juillet 1967)Un coefficient de majoration de 84% est applicable sur le traitement des fonctionnaires et vousen bénéficierez dès votre arrivée à Tahiti.Les documents administratifs relatifs à votre affectation doivent obligatoirement êtreadressés à la direction des ressources humaines de l’UPF, qui a en charge la gestion devotre dossier et le versement de votre paye.Compte tenu du délai de la procédure de paye, seuls les agents qui feront parvenir l’ensembledes pièces avant le 25 du mois (25 juillet) seront assurés de percevoir leur traitement à la fin dumois suivant (25 août).b/ Avance sur salaireVotre installation en Polynésie française impliquera d’importantes dépenses liées notamment àla location d’un logement, l’achat d’un véhicule, étant précisé que le versement de votretraitement et des indemnités susmentionnées peuvent ne pas intervenir le mois de votre arrivée.Aussi, la DRH vous informe que vous pouvez solliciter auprès de votre établissement actuel,une avance correspondant à 2 mois de traitement, remboursable par prélèvement en 4 moisdès le 2 e mois de rémunération en Polynésie française.Dans le souci d’organiser votre arrivée dans les meilleures conditions, il vous est demandé debien vouloir communiquer à la DRH votre date d’arrivée à Tahiti dès que vous en aurezconnaissance.c/ Indemnité d’éloignement (décret n 96-1028 du 27 novembre 1996)Conformément au décret cité ci-dessus, vous pouvez prétendre à une indemnité d’éloignementqui s’élève à dix mois de traitement indiciaire brut non indexé pour un séjour de deux ans. Cetteindemnité majorée de 10% pour le conjoint, à condition que celui-ci ne bénéficie pas égalementde cette indemnité, et 5% par enfant, est payée en deux fractions, l’une dans les semaines quisuivent votre arrivée, l’autre à la fin du séjour de deux ans.Si le séjour est renouvelé, la première fraction du second séjour est versée au début de cettenouvelle période et la seconde fraction à la fin du séjour, dans les mêmes conditions queprécédemment.d/ Remboursement partiel de loyer -IRPL- (Décret n 67-1039 du 29 novembre 1967 modifiépar le décret n 85-1237 du 25 novembre 1985)Vous pourrez bénéficier d’un remboursement partiel de loyer selon des modalités qui pourrontvous être précisées ultérieurement.Guide d’accueil des personnels de l’UPF - Mars 2013 - Plus d’infos sur www.upf.pf 13

2/ Prise en charge des frais de changement de résidence (décret n 98-844 du 22 septembre1998)Les frais de changement de résidence sont constitués des frais de transport pour vous et votrefamille, et d’une indemnité forfaitaire calculée en fonction de la composition familiale.Ils sont attribués sous conditions, et notamment aux agents bénéficiant d’une ancienneté deservice de cinq années dans la fonction publique d’Etat et n’ayant pas, dans les cinq annéesprécédant leur affectation en Polynésie française, connu de changement de résidence entre lamétropole et une collectivité d’outre-mer, entre deux collectivités d’outre-mer, ou entre la Franceet l’étranger. Cette condition est ramenée de cinq à quatre ans pour les enseignants-chercheurs.Les frais de changement de résidence des personnels affectés en Polynésie française sont prisen charge par le Vice-rectorat de Polynésie française.a/ Mise en route des agents affectés en Polynésie françaiseLa mise en route est assurée par le Vice-rectorat de Polynésie française (division de lalogistique : dl@ac-polynésie.pf). Pour une bonne gestion de votre dossier, nous vousconseillons de rendre la DRH de l’UPF (drh@upf.pf) destinataire en copie de l’ensemble de vosdocuments administratifs transmis au Vice-rectorat.Les frais de transport entre Paris et Papeete seront assurés par voie de réquisition, le Vicerectoratprocède à la réservation de votre billet ainsi que de ceux des membres de votre famille,à condition que ces derniers vous accompagnent ou vous rejoignent dans un délai de six mois àcompter de la date de votre installation. Les billets d’avion sont pris en charge à hauteur de 80%de leur prix, les 20% restants demeurent à votre charge et seront déduit de l’indemnité. A ceteffet, il est indispensable que vous conserviez les souches de vos billets d’avion et vos cartesd’embarquement pour attester de votre arrivée ainsi que de celle des membres de votre famillevous accompagnant ou vous rejoignant.Le pré-acheminement entre votre résidence administrative et Paris est, pour certainesdestinations, inclus dans la réservation effectuée par le Vice-rectorat. Lorsque le Vice-rectoratne peut assurer votre pré-acheminement jusqu’à Paris par voie de réquisition de transport, celuicipeut faire l’objet d’un remboursement à hauteur de 80% sur présentation de l’original de lafacture acquittée et des titres de transport, au tarif SNCF 2 nde classe. Pour les agents issus d’unDOM, le Vice-rectorat est susceptible de ne pas faire l’avance de vos frais de transport jusqu’àParis. Toutefois, ils vous seront remboursés sur présentation de l’original de la facture acquittéeet des coupons de vol, à hauteur de 80% du tarif le moins onéreux en vigueur.b/ Indemnité forfaitaire pour changement de résidenceCette indemnité a pour objectif de couvrir les frais de transport des effets personnels. Cetteindemnité est calculée en fonction de la composition de la famille. Elle est versée,indépendamment des frais engendrés par votre déménagement.Si vous remplissez les conditions ci-dessus évoquées qui ne sont pas exhaustives, vouspercevrez dans la plupart des cas une indemnité qui s’élève à 80% du montant suivant,duquel sera également déduit 20% du coût des billets d’avion:pour un fonctionnaire seul : 9350 euros,pour un fonctionnaire + conjoint : 15 300 eurospour un fonctionnaire + conjoint + 1 enfant : 16 400 eurosGuide d’accueil des personnels de l’UPF - Mars 2013 - Plus d’infos sur www.upf.pf 14

3/ Protection socialeLe régime de protection sociale des fonctionnaires est le régime de sécurité socialemétropolitain. Dans le cadre d’une affectation en Polynésie, vous devez le signaler à la sectionextra-métropolitaine de la MGEN (www.mgen.fr, courriel : outremer@mgen.fr) qui assurera lesuivi de votre protection sociale.La section Extra Métropolitaine gère les prestations de sécurité sociale de l’ensemble depersonnes en service à l’étranger ou dans un Territoire d’Outre-mer, ayant des fonctions auservice de l’enseignement, l’éducation, la recherche, la culture, qu’ils soient mutualistes ounon.La carte vitale ne fonctionne pas en Polynésie. L’attestation papier jointe à votre carte est donc àconserver soigneusement. Elle permet de justifier de vos droits à la sécurité sociale, etéventuellement à la mutuelle, à chaque fois que la carte ne peut être utilisée. En l’absence dudispositif de la carte vitale, un accord de coordination entre la Caisse de Prévoyance Sociale –CPS- et la sécurité sociale métropolitaine permet de bénéficier en Polynésie française desservices de la CPS, notamment du tiers payant.En ce qui concerne les prestations familiales l’agent doit impérativement solliciter un certificat decessation de paiement de ses prestations auprès de sa caisse d’allocation familiales -CAF- àtransmettre à la DRH.4/ Organisation du travail pour les personnels BIATSSEn avril 2002, un protocole d’accord a été signé concernant l’aménagement et la réduction dutemps de travail. Aux termes de cet accord, les agents administratifs de l’université bénéficientde 45 jours ouvrables, par année universitaire au titre de leurs droits à congés annuels pour untemps de travail hebdomadaire de 36h45. Les agents optant pour un temps de travailhebdomadaire à 38h30 augmentent, grâce à l’ARTT, leur droit à congés annuel.Pour l’organisation des services, il est rappelé que l’organisation du travail résultant de la miseen place de l’ARTT dans la fonction publique de l’Etat vise à trouver une solution équilibréeentre l’intérêt personnel des agents et l’intérêt collectif des usagers, qui aspirent tout comme lesenseignants à des ouvertures de bureaux répondant aux exigences d’un établissementd’enseignement supérieur. Par voie de conséquence, les emplois du temps des personnelsBIATSS doivent garantir, pour chaque direction, service ou bureau, une présence d’au moins25% de l’effectif entre 7h30 et 17h00, à l’exception de la pause déjeuner entre 12h00 et 13h00.L’équipe de la DRH reste à votre disposition pour tous renseignementscomplémentaires.Guide d’accueil des personnels de l’UPF - Mars 2013 - Plus d’infos sur www.upf.pf 15

III - INFORMATIONS PRATIQUES1. L’organisation des services- Les services administratifsL’ensemble des bureaux de l’université se trouvent sur le campus d’Outumaoro, situé dans laville de Punaauia, sur la côte Ouest, à une dizaine de kilomètres de Papeete. D’une superficiede 15 hectares environ, ce campus est agréable à vivre notamment en raison de saconfiguration et de ses espaces verts mais aussi de son positionnement, face à l’île de Moorea.Un plan du campus est disponible ici: http://www.upf.pf/Plan-d-acces-au-campus.html.Les services administratifs (scolarité, formation continue, centre d’orientation, relationsinternationales…) sont situés à proximité des salles d’enseignement, donc des usagers. Labibliothèque, positionnée en face du bâtiment principal, offre un espace de documentation et detravail très fréquenté par les étudiants, avec des horaires d’ouverture larges. La direction desressources humaines, le service financier ainsi que la direction générales des services sontsitués dans le bâtiment de la présidence de l’université.- La cellule des ressources informatiquesResponsable : Franck Mevelfranck.mevel@upf.pf - Tél : (689) 803 940Missions du service :- Gestion des bases de données des logiciels de gestion(scolarité, gestion financière, gestion du personnel, paye et heure complémentaires...)- Gestion du courriel des étudiants et du personnel, de l'espace web, des listes de diffusion ducourrier et de l'environnement numérique de travail,- Gestion technique du portail de l'université,- Compétence système, réseau télécommunications : réseau données, téléphone, wifi,- Assistance aux personnels et aux usagers en cas de difficulté technique,- Fonction de sécurité.Les agents nouvellement affectés sont invités à se présenter à la CRI afin d’effectuer lesdémarches pour obtenir un compte. A cette occasion, ils signent la charte de bon usage desoutils informatiques mis à leur disposition.Outils à disposition : Différents outils et services de technologies de l'information et de lacommunication pour l'enseignement sont mis à la disposition des personnels par le serviceinformatique.La messagerie @upf.pf : l'ensemble des personnels peut demander l'ouverture de son comptede messagerie personnelle après avoir signé la charte de bon usage. Le login et le mot depasse personnel servent d'identification pour tout accès à l'intranet notamment.WIFI : Les étudiants peuvent se connecter au réseau de l’université et à Internet par le biais debornes WiFi (Wireless Fidelity). Cet accès apporte mobilité, autonomie et efficacité auxétudiants, que ce soit pour la recherche documentaire ou le travail en réseau par exemple. Créépar la cellule des ressources informatiques de l’université, un site web facilite l’utilisation de cedispositif : http://wifi.upf.pfLe portail de l'université www.upf.pf.Premier outil global de communication, vous trouverez sur le site internet de l'université toutesles informations nécessaires à votre travail quotidien. Chaque rubrique regroupe desinformations en direction d'un public cible (lycéens, étudiants, personnels, entreprises) ; desrubriques transversales décrivent l'offre de formation et l'environnement de travail des étudiantset des personnels. Les personnels disposent en outre d'un intranet.Guide d’accueil des personnels de l’UPF - Mars 2013 - Plus d’infos sur www.upf.pf 16

- Le service commun de documentation (SCD)Directrice : Isabelle Heutteisabelle.heutte@upf.pf - Tél : (689) 866 410PrésentationLa bibliothèque universitaire est située dans unbâtiment récent. Elle propose des ouvragesscientifiques correspondant aux filières d’enseignementde l’université, des revues spécialisées ou desouvrages de vulgarisation.Vous y trouverez également des romans de tous lesgenres littéraires ainsi que des essais, des chroniquesou des mémoires.Parce qu’une bibliothèque universitaire se doit de répondre aux attentes légitimes de sesusagers, celle-ci est équipée en matériels audiovisuel et informatique, en particulier dans ledomaine des nouvelles technologies et du multimédia.Dans une ambiance studieuse et sereine, les étudiants comme les personnels peuvent ainsitrouver à la bibliothèque toute la documentation dont ils ont besoin pour mener à bien leursétudes.Infos pratiquesSous réserve des congés, la bibliothèque est ouverte aux horaires suivants :du lundi au vendredi de 7h30 à 18h00 et le samedi de 8h00 à 16h00.Guide d’accueil des personnels de l’UPF - Mars 2013 - Plus d’infos sur www.upf.pf 17

2. La vie sur le campus- La restaurationL'université dispose d'un restaurant universitaire, situé sur lecampus. Sa grande salle, claire et bien aérée, peut recevoir jusqu'à150 personnes. La restauration est assurée sur place par un traiteuragréé. Pour un repas complet, compter au maximum 1.200 F cfp,soit 10 euros. Vous trouverez l’offre de prestations et les tarifs ici :http://www.upf.pf/IMG/pdf/Brochure_RU_2011_etudiants.pdfAfin de répondre à la demande des étudiants, une cafétéria estégalement ouverte depuis 2010, du lundi au vendredi de 6h00 à15h00. On peut y trouver des viennoiseries, des casse-croûtes, desboissons chaudes et froides…Par ailleurs, aux alentours de l’université, il est facile de trouver des snacks. Celui du centred’hébergement des étudiants, situé à proximité immédiatement du campus, est très fréquentépar les personnels. Une grande surface est également ouverte à moins de 3 km de l’université.- Le transportDepuis janvier 2008, deux nouvelles lignes de bus sont ouvertes du lundi au vendredi afin defaciliter l’accès des étudiants à l’université. Cependant, il convient de savoir, qu’à Tahiti, lestransports collectifs ne sont pas très performants et les embouteillages aux heures d’ouvertureet de fermeture des bureaux sont quotidiens. Vous trouverez les horaires des bus et les tarifs ici:http://www.upf.pf/Ligne-de-bus.htmlHabituellement, les personnels utilisent leur propre véhicule. Des parkings leur sont réservéspour accéder plus facilement aux bureaux et salles d’enseignement et à la bibliothèque ; unecarte magnétique nominative est remise gracieusement au personnel affecté à l’université endébut d’année universitaire.- La sécuritéProtégé par une clôture, le campus de l'université s’avère sûr, même si quelques incidents ontpu être déplorés. A défaut de personnels titulaires et afin d’assurer la sécurité des personnes etdes biens, l’université fait appel à un prestataire spécialisé. Des agents circulent ainsi enpermanence sur le campus.S’agissant de la sécurité routière, il convient de respecter la signalisation, les limitations devitesse et le code de la route qui est applicable sur tout le domaine universitaire. Il est ainsiimpératif de respecter strictement les règles de stationnement pour permettre notamment auxvéhicules de secours d’intervenir.De par sa situation géographique, la Polynésie française se situe dans une zone où descyclones peuvent se déclencher. En cas de menace cyclonique, trois niveaux d'alerte sontdéfinis en fonction de la gravité du cyclone ; la présidente de l'université peut prendre la décisionde fermer le campus. Les cours sont suspendus et les personnels autres que ceux du service desécurité ne peuvent pas assurer leur service.Guide d’accueil des personnels de l’UPF - Mars 2013 - Plus d’infos sur www.upf.pf 18

3. Les activités ludiques- L’Amicale des personnels et la Chorale de l'universitéDeux associations, créées et gérées par des personnels de l’université, proposent des activitésà l’ensemble des agents de l’UPF.La première, l’Amicale, a pour vocation de fédérer les personnels autour d’activités ludiques etfestives. Contre une adhésion annuelle de 2.000 Fcfp (moins de 20 euros), les adhérentspeuvent bénéficier d’avantages lors des sorties organisées par cette association mais aussiobtenir de multiples réductions chez de nombreux commerçants. A titre d’exemples, plusieursactivités ont été proposées en 2010 : sortie « Découverte des baleines », traversée de Tahiti en4x4, repas commun dans un restaurant réputé de la place, Fête de Noël des enfants del’université…La seconde association s’adresse aux amateurs de chant. La chorale de l’université a reprisses répétitions pour une troisième saison qui a vu le nombre de ses membres augmenter demanière significative puisque plus d’une vingtaine personnes composent cette chorale. Ouverteà tous, étudiants, enseignants et personnels administratifs de l’UPF et de l’IUFM, elle se réunittous les mardis pour répéter sous la direction d’un chef de chœur. Les débutants sont lesbienvenus. Il n’est pas nécessaire de savoir lire la musique pour y participer.Au programme : aussi bien des chants de la Renaissance, des chansons polynésiennes etcontemporaines qu’une œuvre majeure accompagnée au piano ou par un orchestre.Un concert public est organisé en fin d’année.- Les moments de détenteDeux fois par an, une fête est organisée en décembre avant les vacances de Noël et fin juinavant les congés universitaires, réunissant l’ensemble des personnels.Ces rencontres conviviales et festives, appelées tama’ara’a (littéralement « repas de fête »),sont placés sous le signe de la tradition puisque les ukulélé et les chants accompagnent lesmets tahitiens qui sont proposés aux personnels.POUR DE PLUS AMPLES INFORMATIONS PRATIQUES SUR LAPOLYNESIE, LE HAUT-COMMISSARIAT EDITE UN GUIDED’ACCUEIL DES NOUVEAUX ARRIVANTS SUR LE TERRITOIRE,QUE VOUS TROUVEREZ ICI :http://www.haut-commissariat-polynesiefrancaise.pf/PUBLICATIONS/Guide-d-accueil-2013Guide d’accueil des personnels de l’UPF - Mars 2013 - Plus d’infos sur www.upf.pf 19