cahier des clauses techniques particulieres (cctp) - CH de Guingamp

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DICTEE NUMERIQUE
CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES
(C.C.T.P.)
MARCHE A PROCEDURE ADAPTEE
ACQUISITION D’UNE SOLUTION DE DICTEE
NUMERIQUE
Le présent document comporte 24 pages

ACQUISITION D’UN LOGICIEL DE GESTION DU BLOC
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SOMMAIRE
1. PRESENTATION GENERALE ...................................................................................................1
2. ORGANISATION DES SERVICES..............................................................................................2
3. DESCRIPTION DE L’ENVIRONNEMENT ...................................................................................3
4. DESCRIPTION DU PROJET.......................................................................................................7
5. PRESENTATION DE L’OFFRE .................................................................................................14
6. PLANNING ...............................................................................................................................16
7. CADRE DE REPONSE ............................................................................................................17
Page ii

1. PRESENTATION GENERALE
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� Le Centre Hospitalier de Guingamp est un établissement hospitalier public de 617 lits et places, du secteur
sanitaire n°7 de la région Bretagne.
• 109 lits / 8 places de MEDECINE
• 74 lits de CHIRURGIE
• 19 lits de GYNECOLOGIE-OBSTETRIQUE
• 6 lits d'UHCD
• 69 lits de soins de suite indifférenciés
• 4 places d’hopital de jour (réeduc. Fonctionelle)
• 30 lits de rééducation fonctionnelle
• Bloc opératoire
• Laboratoire
• Imagerie médicale
• Pharmacie
• SECTEUR D’HEBERGEMENT
• 284 lits d'EHPAD
• 10 places d’accueil de jour
• 4 lits d’hébergement temporaire
� Pour l’année 2010,
• 61 231 journées de Médecine, chirurgie et obstétrique (MCO)
• 33 764 journées de soins de suite et de réadaptation
• 104 159 journées d’EHPAD
• 2 137 journées d’accueil de jour
• 63 700 venues externes
� Au titre des moyens humains, le Centre hospitalier a rémunéré, au mois de Juillet 2010, 1033 emplois.
• 69 Personnels Administratifs
• 768 Personnels Soignants et Educatifs
• 50 Personnels Médico-techniques
• 76 Personnels Techniques et Ouvriers
Le corps médical est, quant à lui, constitué de 70 Praticiens et internes
2. ORGANISATION DES SERVICES
���� Fonctionnement :
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Les différents services du centre hospitalier fonctionnent de façon autonome. Chaque service dispose
d’un secrétariat où la gestion administrative liée au patient est gérée. Les secrétaires y traitent entre autres, les
dictées de compte-rendus effectuées par les médecins.
Ainsi, tous les compte-rendus sont retranscrits dans le service où le patient a séjourné. A l’heure
actuelle, la solution utilisée est entièrement analogique et de fait, les délais de traitement des compte-rendus
sont relativement longs selon les services.
���� Equipement informatique :
- Dictée Analogique : 52 sténorettes analogique ; 29 lecteur k7
- Parc Informatique :
Le parc informatique concerné par le projet est composé de différentes configurations. Il est
majoritairement équipés de PC sous Windows 2000 ou Windows XP et de clients légers sous environnement
Terminal Server 2003 (Windows 2008 TSE dans les semaines à venir)
Ces clients légers sont des HP ThinClient T5520, T5530 et T5545 pour la plupart. Cependant il y a encore
certains clients légers Wyse Winterm WT1200.
���� Volume d’activité (comptes-rendus)
Année 2008 : 52604 Comptes-Rendus
Année 2009 : 53469 " " "
Année 2010 : 61262 " " "
Année 2011 : 63691 " " "
���� Effectifs détaillés (descriptif détaillé en annexe 2)
▪ Personnels Dicteurs :
59 personnes ( 51 Médecins + 8 Internes )
▪ Personnels Transcripteurs :
30 Postes de transcription ( 47 secrétaires )
▪ Encadrement
1 Coordinatrice des secrétaires médicales
3. DESCRIPTION DE L’ENVIRONNEMENT
3.1 PRESENTATION DU SIH
3.1.1 APPLICATIONS DU S.I.H :
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Applicatifs patient
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CLINICOM SIEMENS Gestion administrative des patients
MEDIS DMC DIS BERGER LEVRAULT Dossier médical et PMSI dont modules
spécifiques : urgences, archives, SSR,
obstétrique
HEXALIS AGFA Gestion du Laboratoire
SRI AGFA Résultats de laboratoire
BLOC ADVANCE Gestion du bloc opératoire
ARGOS Gestion de la dépendance en Gériatrie
CURSUS Guyot Walser Informatique Gestion du dépôt de sang
PHARMA Computer Engineering Circuit du médicament et des dispositifs
médicaux
TRACABILITE ATMB Gestion de la stérilisation
OSOFT Medibase Système Gestion de l’anesthésie
Applicatifs administratifs et logistiques
MAGH2 SIB – filière Convergence Gestion économique et financière
LOGI10 NEWACT Gestion portable de sortie de stock
AGIRH et AGIRH SIB – filière Convergence Gestion des ressources humaines et des
Planning
plannings
GESFORM ANFH Gestion de la formation continue
MAGELLAN SIB – filière Convergence Analyse de gestion
PMSI PILOT PSIH Analyse de gestion activité médicale
SYGAL Gestion des alertes
ISODOC Gestion documentaire
GESQUAL Armure Gestion documentaire Laboratoire
APM Dépêches en Intranet
INFOSERV AGSCOM Gestion des communications PABX
ORISELF POINTECH Gestion du restaurant du personnel
Outils Logiciels
OPEN LINK SIEMENS EAI associé à CLINICOM
ANTARES ENOVACOM Serveur de transfert sécurisé de données
VALET DICOM ETIAM Passerelle DICOM
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3.1.2 SCHEMA DESCRIPTIF DES ECHANGES DE DONNEES INTER-
APPLICATIF :
plats
connecteur Identité/mouvements HL7 v2.3 (6) Connecteur Identité fichiers à plats ou requêtes SQL directes
Connecteur Activité HPRIM (7) Imagerie médicale Push DICOM
Connecteur Activité Actes Laboratoire HPRIM (8) Gestion des stock (Commandes, produits, réceptions, sortie) ftp fichiers à
Connecteur Activité fichiers à plats (9) Résultats de laboratoire HPRIM
Connecteur Documents Fichiers à plats
3.1.3 DETAIL DES APPLICATIFS IMPACTES PAR LE DOMAINE :
CLINICOM (Dossier Administratif et identité patient)
MEDIS (Dossier Médical et base de compte-rendus)
OSOFT (Dossier Médical et base de compte-rendus)
3.2 DESCRIPTION DU REFERENTIEL IDENTITE PATIENT ACTUEL
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Conformément à la politique d'identification de l'établissement, cette fonction doit permettre d'assurer
une identification fiable du patient tout au long du processus de prise en charge. Il s’agit donc de pouvoir
sélectionner un patient et d’obtenir les informations administratives permettant de mieux le connaître et
d’éviter toute confusion de patients.
Le système d’identification proposé dans la réponse du fournisseur est un sous-système du domaine
d'identification de l'établissement. La solution de dictée numérique devra donc s’intégrer dans le SIH en étant
capable de dialoguer avec le produit de gestion administrative des malades CLINICOM de SIEMENS.
Dans notre SIH, CLINICOM est en effet le siège du référentiel identité et l’objectif est, autour de ce produit
déjà en place dans notre établissement, d’harmoniser la gestion de l’identité et de supprimer les redondances de
saisie. Cet applicatif assure donc la saisie initiale de l’identification patient, le recueil des séjours dans les
différentes unités d’hospitalisation ou de consultation ainsi que les mouvements entre unités d’hospitalisation.
3.3 ENVIRONNEMENT TECHNIQUE
3.3.1.1 L’infrastructure technique
Actuellement, les fichiers de base de données des applications sont stockés sur des serveurs applicatifs dont
certains sont virtualisés. Un système SAN a été mis en place en 2005. L’'établissement souhaite promouvoir
l’utilisation de ces architectures.
Les applications clientes des logiciels sont accessibles à partir de postes de travail de type Pc ou Terminal léger
au travers d'un serveur TSE. Certains praticiens privés sont équipés de Macintosh (type iMac OSX).
3.3.1.2 Parc de postes de travail
Le centre hospitalier dispose d’un système informatique constitué en majorité par des postes de type microordinateurs
qui fonctionnent en environnement Windows 95/98 (25%) et Windows XP Professionnel/Windows
2000 Pro.
Deux serveurs Windows 2003 et 2008 supportent TSE et desservent aujourd'hui 120 clients ( Terminaux légers
(Wyse ou platine HP) ou Pc reconditionnés (Linux) principalement installés dans les unités de soins )
Le parc de postes de travail est composé d’environ 450 unités au total.
Les orientations techniques en matière de constitution du parc de postes de travail sont les suivantes :
• Augmentation du ratio de terminaux légers,
• Réduction de l’encombrement physique des postes de travail : les micro-ordinateurs
sont obligatoirement en format mini desktop ou mini-slim,
• Système d’exploitation des micro-ordinateurs : Windows XP Professionnel ou
Windows 2000 Pro,
• Le poste de travail dispose de ports USB permettant la connexion de clés mémoire et
éventuellement d’un lecteur de CD-ROM.
3.3.1.3 Serveurs
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Le Centre Hospitalier de Guingamp dispose d'une majorité de serveurs au format rackable implantés dans une
baie 19" localisée au service informatique.
Lorsque cela est possible, les données serveurs sont stockées sur le SAN de l’établissement et la sauvegarde
est systématiquement intégrée dans la gestion centralisée de sauvegarde (OMNIBACK de HP)
Les principaux systèmes d’exploitation utilisés sont, par ordre de préférence :
- LINUX : Mandrake ou Redhat
- AIX
- Windows 2003/2008 Server
Les principaux systèmes de gestion de base de données utilisés sont par ordre de préférence :
- Mysql
- Informix
- Oracle
- Cache
3.3.1.4 Parc d’impression
Le parc d’imprimantes est constitué à 70% de petits matériels jet d'encre. Seuls les secrétariats sont équipés en
laser 12 ou 20 pages/minutes monochromes en réseau.
3.3.1.5 Réseau informatique
Le réseau du Centre Hospitalier de Guingamp est réparti sur les deux sites géographiques. La totalité du réseau
est de type Ethernet TCP/IP, base 10/100 Mo avec une grande partie du câblage en catégorie 5. Une
couverture WiFi dessert l’ensemble des services MCO/SSR.
3.3.1.6 Outils bureautiques
Les outils bureautiques utilisés par le Centre Hospitalier sont les suivants :
� Navigateur Internet Explorer 6 ou + / Mozilla Firefox 3 et +
� Clients de messagerie : Notes et E-groupware
� Traitement de texte : Microsoft Word 97/2000 - Open Office 3.x
� Tableur : Microsoft Excel 97/2000 - Open Office 3.x
� Infocentre : Business Object 5 / 6 / XI
L’établissement ne souhaite pas implanter d’outil tel que Microsoft Access pour ses nouvelles acquisitions.
4. DESCRIPTION DU PROJET
4.1 OBJECTIFS
L’évolution des processus de prise en charge des dictées de compte-rendus vise d’une part, à faciliter
l’organisation des secrétaraires médicales et d’autre part, à procurer une meilleure productivité dans la
retranscription de ceux-ci.
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Les objectifs sont les suivants :
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1 Enregistrement : Les dictées sont enregistrés sous un format numérique (éventuellement crypté), ce
qui procure une sécurité accrue pour la confidentialité des données. Les fichiers ne se déteriorent pas dans le
temps et sont accessibles immédiatement depuis tout poste informatique relié au réseau. Des informations
doivent être rattachées aux fichiers audios afin de garantir une meilleure identification du patient ainsi qu’une
meilleure prise en charge (indicateurs d’urgence, n° patient / n° séjour, identification auteur)
2 : Transcription: Les fichiers audio enregistrés au format numérique apportent plus de confort pour
les secrétaires lors de la réécoute des dictées. Les données attachées à la dictée permettent de cibler rapidement
les comptes-rendus à traiter en priorité. Les secrétaires disposent des dictées dès l’enregistrement de celles-ci
terminé.
4.2 RESULTATS ATTENDUS
La solution informatique devra assurer :
4.2.1 L’ENREGISTREMENT
• Le système devra être accessible depuis tous les types de configuration cités en 3.3 de ce document.
Le logiciel d’enregistrement de dictée doit être accessible par les médecins afin de réaliser l’enregistrement de
leur dictée. Une identification sécurisée devra être mise en place afin de contrôler l’accès aux documents
dictés ou à dicter.
• A l’enregistrement de la dictée, ils devront au préalable préciser s’il s’agit d’une dictée dite
« administrative » ou « médicale ». Dans le cas d’une dictée dite « médicale », ils devront sélectionner dans
une liste dynamique (liste des patients en cours), le patient ainsi que le séjour sur lequel ils souhaitent rattacher
la dictée. L’interface avec Clinicom interviendra donc à ce moment afin de ne pas avoir à resaisir
d’informations liées à l’identité et au séjour du patient. Dans le cas d’une dictée dite « administrative », le
fichier audio sera transmis aux secrétaires sans identification patient/séjour et où l’aspect de dictée
administrative devra apparaitre.
• Le médecin ne doit pas pouvoir créer de dictée dite « médicale » où aucun séjour/patient n’est rattaché.
• Un module de recherche devra permettre au médecin de rechercher un patient et un séjour s’ils
n’apparaissent pas dans la liste de patients en cours.
• Le médecin devra pouvoir affecter un critère d’urgence au document enregistré.
• Lorsqu’une dictée sera terminée et validée, le médecin devra préciser de façon simple et intuitive que
le document est terminé et prêt a transcrire (notion de EOF).
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• Un module optionnel devra permettre de lancer une première reconnaissance vocale du fichier audio
enregistré. D’autre part, ce module permettra de faire de la reconnaissance vocale en temps réel pour les
locuteurs utilisant des micro filaire (visualisation en direct de la reco. vocale à l’écran).
• La notion de « date de transcription souhaitée » devra être configurable afin de préciser aux secrétaires
destinataires un indicateur d’urgence supplémentaire.
• Le format de fichier utiliser pour l’enregistrement doit être au de type DSS, DSS Pro
4.2.2 LA TRANSCRIPTION
• Le système devra être accessible depuis tous les types de configuration cités en 3.3 de ce document.
Une identification sécurisée devra être mise en place afin de contrôler l’accès aux documents transcrits ou à
transcrire.
• Une worklist permettra à chaque secrétaire de consulter l’état des travaux en cours ou terminés. Un
filtre de recherche multi-critères devra permettre de retrouver les transcriptions effectuées.
• Le logiciel devra être compatible avec les modèles de kit de transcriptions (écouteurs/pédaliers USB)
répandus sur le marché.
• Sur chaque job à traiter devra apparaître l’identité patient, l’identité locuteur, le degré d’urgence ainsi
que la date d’enregistrement du fichier audio.
• Un indicateur visuel devra permettre de répérer rapidement une dictée à traiter d’urgence.
• A tout moment, la secrétaire devra pouvoir interrompre la transcription du CR puis reprendre plus
tard où elle en était, voire être reprise par une autre secrétaire de ce même pool
• Les secrétaires devront avoir accès uniquement aux dictées enregistrées par les médecins auxquelles
elles sont rattachées.
• Le logiciel de transcription devra prendre en charge les fichiers audio de type DSS, DSS Pro
4.2.3 LA SUPERVISION – ADMINISTRATION FONCTIONNELLE
• Un outil de supervision devra être accessible depuis certains postes du réseau. Une identification
sécurisée devra être mise en place afin de contrôler l’accès au portail d’administration du logiciel.
• Différents niveaux d’accès aux modules d’administration pourront être configurés. De cette manière,
la responsable des secrétaires médicales pourra avoir accès à un module de statistiques sans pour autant avoir
accès aux paramètrages des utilisateurs et fonctionnalités.
• Un module devra permettre à la coordinatrice des secrétaires médicales de connaître en temps réel le
nombre de compte-rendu en attente, la surcharge de certains groupes par rapport à d’autres, le délai moyen
d’attente des CR, et toute information permettant d’aider à mieux répartir la charge de travail des différents
secrétariats de l’établissement.
• Le système devra pouvoir éditer des statistiques sur les nombres et délais de CR dictés et transcrits,
par groupe, voire par utilisateur.
• Une console d’administration devra permettre à l’administrateur de gérer de façon centralisée les
comptes, les accès et les droits des utilisateurs sur les différentes fonctions de la solution proposée.
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• Un outil devra permettre à l’administrateur d’automatiser ou non la purge des fichiers audios dejà
transcrits (durée à définir avant purge du fichier audio).
4.2.4 EN TERME DE SYSTEME D’INFORMATION
La solution devra :
• Répondre aux besoins d’intégration dans le SIH (besoins décrits en 4.4).
• Permettre l’exécution de requêtes sur la base de données ainsi que le niveau de paramétrage
nécessaire à la production de rapports et d’éditions personnalisés.
• Mettre à disposition des procédures de sauvegardes de bases de données fermées et/ou ouvertes. Le
candidat précisera la durée du traitement et son impact éventuel sur l’utilisation de la solution (base ouverte).
• Mettre à disposition des procédures dégradées qui permettent d’avoir accès à la dernière validation.
4.3 FOURNITURES ET PRESTATIONS ATTENDUES
Les fournitures et prestations attendues dans le cadre de ce projet sont :
� Les produits logiciels et prestations associées à l’ensemble de la solution.
� Les périphériques matériels associés à l’ensemble de la solution.
� Etude préalable, prise en compte de l’existant.
� Implantation de progiciels, intégration dans le S.I.H. et paramétrage.
� Mise en œuvre des interfaces.
� Tests des applications.
� Formation des utilisateurs et services prestataires
� Documentation technique et fonctionnelle.
� Assistance au démarrage.
� Maintenance et support.
4.4 SCHEMA CIBLE DU SIH
Le logiciel proposé doit s’inscrire dans le contexte technique du Centre Hospitalier de Guingamp.
4.4.1 AVEC LE SYSTEME DE GESTION DE L’IDENTITE DU PATIENT
Le produit actuel de gestion administrative des malades est CLINICOM de SHS. Les échanges avec
ce référentiel sont aujourd’hui assurés au travers de l’outil d’intégration SIEMENS OpenLink qui est un
moteur de communication répondant à différentes normes (HL7 – IHE – HPRIM) ainsi qu’à l’intégration de
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flux personnalisés. (pour exemple, le connecteur mis en œuvre pour la communication de l’identité et des
mouvements avec notre dossier médical est au format HL7 V2.3.).
Données du référentiel identité :
Les identifiants de ce système sont le numéro IPP : identifiant permanent du patient et le numéro d’épisode :
numéro alloué à chaque nouveau séjour ou consultation du patient (En hospitalisation, un même séjour peut se
composer de plusieurs passages dans différentes unités d’hébergement). Cette disposition est capitale pour
garantir l’intégrité du SIH.
Les autres informations pertinentes sont :
- Nom usuel, nom de naissance, Prénom, date de naissance du patient.
- Adresse patient.
- Numéro d’assuré social.
La liste des messages HL7 est en annexe du présent document page 23.
4.1.2 AVEC LE SYSTEME DE DOSSIER MEDICAL COMMUN
Le système de dossier médical de l’établissement est : MEDIS de la société DIS/BERGER LEVRAULT. Cet
outil de dossier minimum commun est déployé sur l’ensemble des services. Il concentre l’ensemble des
documents produits dans les secrétariats médicaux et sert de collecteur d’actes et d’informations RUM pour
l’activité médicale. Il est l’outil de groupage PMSI du DIM. C’est une application client serveur traditionnel
( développement en Visual Basic ). Les données sont stockées dans une base de données relationnelle
INFORMIX hébergée sur un serveur AIX 5.3
� La solution de dictée numérique devra être capable d’interprêter un appel d’une application tiers
(dossier médical Médis) au travers de l’exécution d’une ligne de commande accompagnée des paramètres
suivants : utilisateur, numéro d’IPP et numéro d’épisode et type de compte-rendu. L’utilisateur, à ce moment
pourra saisir le compte-rendu dans la solution de dictée. Une fois la transcription terminée, la solution de
dictée numérique devra permettre de transférer, automatiquement en fin de transcription et dès validation du
document par le médecin, au système de gestion du dossier médical commun, le compte-rendu attaché au
séjour du patient. Ce document devra figurer dans le serveur de documents de Médis. Si celui-ci est modifié, il
devra remplacer le précédent. Un outil d’intégration de document est déjà opérationnel. Son principe de
fonctionnement est le suivant :
« Les documents devront être mis à disposition sous forme de fichiers pdf déposés dans un répertoire (via FTP
ou partage samba/Windows).
Le nom du fichier devra être composé de:
- l’identifiant permanent du patient (Numérique (entier) sur 9 chiffres ex : 000456789).
- l’identifiant de venue du patient (Numérique (entier) sur 9 chiffres ex : 307842369).
- la date et l’heure d’envoi (Texte ex :201112151450 format :yyyymmddhhmm).
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- d’un identifiant unique pouvant servir à reconnaître un document en cas de
modification dans l’applicatif source (et donc de renvoi dans Médis) ou de suppression dans
l’applicatif source (Numérique (entier) sur 16 chiffres).
- du titre du document (Texte, sur 50 caractères).
- de son extension (« .pdf »). »
4.1.3 AVEC LE SYSTEME DE GESTION DE L’ANESTHESIE
Le service d’anesthésie est équipé de OSOFT de chez MEDIBASE SYSTEME.
� La solution de dictée numérique devra être capable d’interprêter un appel d’une application tiers
(dossier anesthésie Osoft) au travers de l’exécution d’une ligne de commande accompagnée des paramètres
suivants : utilisateur, numéro d’IPP et numéro d’épisode et type de compte-rendu. L’utilisateur, à ce moment
pourra saisir le compte-rendu dans la solution de dictée. Une fois la transcription terminée, la solution de
dictée numérique devra permettre de transférer, automatiquement en fin de transcription et dès validation du
document par le médecin, au système de gestion de l’anesthésie, le compte-rendu attaché au séjour du patient.
Ce document devra figurer dans le serveur de documents de Osoft. Si celui-ci est modifié, il devra remplacer
le précédent.
4.4.2 INTEGRATION DANS L’ENVIRONNEMENT TECHNIQUE
Le logiciel doit s’intégrer dans le système informatique existant, décrit plus haut dans le paragraphe
« Infrastructure Technique », à savoir :
� L’accès à l’application doit être possible via le système TSE Windows 2003/2008
Serveur.
� Les différentes éditions doivent être réalisables sur le parc d’imprimantes existant,
imprimantes réseaux implémentant le langage PCL 5 ou PCL6.
� Le produit retenu devra implémenter des mécanismes permettant une continuité de
service avancée, notamment dans les domaines suivants :
o Reprise en cas de coupure de connexion réseau du poste de travail (notamment en WIFI sur les
chariots des services équipés de Micro filaire USB)
o Pas d’arrêt de production en production courante
o En cas d’arrêt : système alternatif léger permettant :
o Aux locuteurs de poursuivre l’enregistrement de dictée (en local sur la machine pour transmission au
serveur dès réseau ou serveur disponible).
o Aux transcripteurs de pouvoir continuer à retranscrire les dictée portant le critère « Urgent ».
� En cas d’arrêt programmé ou non, la possibilité de reprendre manuellement, voire
automatiquement les données collectées pendant le laps de temps d’inactivité du système.
� Les sauvegardes doivent être assurées par le robot du service informatique.
Le système proposé devra s’intégrer dans le système de gestion de sauvegarde centralisée (HP
Omniback et permettre l’arrêt, et le redémarrage de l’application sans intervention humaine (par
script) et la sauvegarde des données et paramètres.
� Les logiciels (locuteurs, transcripteurs) devront être ergonomique afin que les
utilisateurs puissent naviguer et accèder aux données de facon intuitive.
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� L’application devra tenir compte du réseau en place afin d’offrir des temps de réponse
convenables. Les équipements fournis (matériel et logiciel) doivent être compatibles avec le
réseau Ethernet TCP/IP base 10/100 Mo, connections RJ 45, qualifié catégorie 5 ainsi qu’avec le
mode de connexion Wifi en mode AP (Points d’accès répartis sur l’ensemble du CH).
� L’application, dans le cas où elle nécessite l’usage d’outil bureautique et produit des
fichiers, devra être compatible avec les outils du Centre Hospitalier de Guingamp, actuels et à
venir.
� Le soumissionnaire présentera les outils mis en œuvre pour assurer l'archivage des
données, conformément aux textes en vigueur
� Le soumissionnaire présentera les outils d’exploitation de données mis à disposition
avec la solution.
Le fournisseur indiquera précisément les ressources nécessaires (puissance processeur, mémoire, composant
logiciel) sur le poste de travail et le serveur pour assurer le fonctionnement satisfaisant de la solution proposée
en fonction des différents modes de mise en œuvre.
4.5 MISE EN ŒUVRE
4.5.1 REPRISE DES DONNEES
Pas d’objet.
4.5.2 FORMATION
Le fournisseur doit préciser pour chaque type de formation nécessaire, par profil d’utilisateur, à l’utilisation du
système (formation à l’exploitation générale du système, formation au paramétrage du système, formation des
utilisateurs) :
• Profil utilisateur,
• Les pré requis attendus des participants,
• La durée,
• Le contenu,
De part son expérience, le fournisseur présentera les méthodes de formation généralement présentées en terme
d’organisation.
4.5.3 MAINTENANCE & SUPPORT
Le soumissionnaire présentera les dispositions mises en œuvre pour assurer la maintenance des composants
fournis et le support à leur mise en œuvre pendant la période de garantie et au delà.
La maintenance attendue couvre non seulement les aspects curatifs, mais également les aspects évolutifs des
composants, notamment ceux liés aux évolutions réglementaires.
Le soumissionnaire décrira précisément le système de prise en compte des demandes de l’établissement et le
processus mis en œuvre pour y répondre.
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4.5.3.1 Maintenance curative
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Une procédure de télémaintenance via nos équipements de sécurité, pourra être mise en œuvre pour permettre
au soumissionnaire de se connecter au système afin d’établir son diagnostic et procéder, en coordination avec
le service informatique de l’établissement aux modifications nécessaires.
Chaque intervention du soumissionnaire fera l’objet d’un compte rendu écrit indiquant la date, l’heure,
l’intervenant, la nature de l’intervention et les modifications effectuées.
4.5.3.2 Maintenance préventive
Afin d’éviter tout risque d’arrêt ou de perturbation du système, le fournisseur devra indiquer dès la mise en
place puis de manière suivie les différents contrôles à effectuer :
• fichiers de traces ou logs à surveiller,
• contrôles de taux de remplissage de base à effectuer,
• Contrôle des interfaces,
• précaution à prendre avant ou après un arrêt de l’application ou du serveur .....
Il devra mettre en place l’épuration automatique des fichiers de travail à supprimer dans des délais négociés
avec le service informatique.
Le fournisseur pourra indiquer s’il livre des outils de surveillance de base ou tout autre outil visant à la
prévention d’incidents.
Par la suite, les interventions du titulaire, dans le cadre des actions de maintenance préventive, devront
s'effectuer sans perturber le fonctionnement du service et suivant un calendrier négocié annuellement avec le
responsable du service. Elles donneront lieu à la signature d'une fiche d'intervention indiquant le jour, le temps
passé, les éléments vérifiés ou remplacés.
4.5.3.3 Support
Le soumissionnaire devra obligatoirement offrir un service de support aux utilisateurs avec un engagement sur
le délai de prise en charge des appels et sur l’apport de réponse en cas de dysfonctionnement bloquant ou
grave.
Le soumissionnaire devra présenter le processus mis en œuvre pour informer les utilisateurs sur l’avancement
du traitement de leur demande :délai, statut, etc…
Le soumissionnaire devra également expliciter le processus de diffusion de l’information concernant le
contenu des nouvelles versions, des patchs, etc…
4.5.4 CONDITIONS DE MISE EN ŒUVRE
Une réunion de lancement devra être organisée par le Centre Hospitalier conjointement avec le titulaire afin
présenter à l’ensemble des acteurs majeurs du projet, son organisation, le système mis en œuvre et le planning
prévisionnel d’actions.
4.6 DOCUMENTATION
La documentation du projet est exclusivement et impérativement en français.
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Le fournisseur doit, dans sa documentation technique inclure le descriptif des bases de données et des fichiers
qui sont ouverts à des produits externes.
La documentation utilisateur doit être fournie en français et réactualisée à chaque changement de version sous
forme d’aide en ligne et de documentation accessible à partir du poste de travail des utilisateurs. Les
utilisateurs devront avoir la possibilité d’éditer tout ou partie de la documentation en utilisant un outil
bureautique sur leur poste de travail (Word, pdf…).
5. PRESENTATION DE L’OFFRE
Le soumissionnaire devra présenter de façon chiffrée et détaillée, sa proposition sous forme de deux
lots distincts :
Le premier lot comprendra toute la partie logicielle et prestations associées :
� Les licences logicielles de la solution proposée.
� Les prestations d’installation technique et de mise en œuvre dans l’environnement technique du Centre
Hospitalier de la solution.
� La fourniture et la mise en place des composants logiciels nécessaires pour l’intégration dans le
système d’information du Centre Hospitalier.
� L’adaptation de la configuration permettant de répondre aux attentes du Centre Hospitalier exprimées
dans le présent document.
� Le support et la maintenance des composants mis en œuvre pour une durée de 4 ans après la fin de la
période de garantie.
� Le détail des prestations proposées depuis l'étude préalable, l’installation du progiciel, le paramétrage,
les tests jusqu’à l’admission définitive par le Centre Hospitalier ainsi que la formation. Le nombre de jours
devra être détaillé par nature de prestations. Les frais de déplacement devront être inclus.
� Le détail de la charge en terme d’intégration au S.I.H. et les solutions permettant de respecter
l’intégrité de toutes les bases de données du système d’information.
Le lot suivant (Lot 2 – Partie Matérielle) sera établi sous forme de marché à bons de commandes. Le marché à
bons de commandes sera établi sur une durée de 3 ans.
Des seuils minimum et maximum seront définis comme suit :
• Un seuil minimum annuel de 10 appareils enregisteurs (dictaphone sans fil, dictaphone filaire,
smartphones) et pour un seuil maximum de 70 unités sur trois ans.
• Un seuil minimum annuel de 7 kits de transcription (pédalier usb + écouteurs) et pour un seuil
maximum de 40 unités sur trois ans.
• Dans le cas de l’acquisition d’appareils enregistreurs de type dictaphone sans fil, un seuil minimum
annuel de 10 accessoires (Module Code-Barres, Base USB, Base LAN) et pour un seuil maximum de 70 unités
sur trois ans.
Le second lot comprendra toute la partie matérielle et prestations associées:
Référence : Version :

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MATERIELLES
DICTEE NUMERIQUE
� La fourniture de périphériques d’enregistrement à destination des locuteurs. Ce descriptif chiffré
prendra comme critère de volume, les valeurs estimées ci-dessous (voir Note) et sera détaillé pour chaque type
de périphérique (Dictaphone Sans-Fil, Dictaphone Filaire, Smartphone).
� La fourniture de périphériques d’écoute à destination des transcripteurs. Ce descriptif chiffré prendra
comme critère de volume, les valeurs estimées ci-dessous (voir Note) et sera détaillé pour chaque type de
périphérique (Pédalier, Casque).
� La fourniture d’accessoires à destination des dictaphones sans-fil. Ce descriptif chiffré prendra comme
critère de volume, les valeurs estimées ci-dessous (voir Note) et sera détaillé pour chaque type de périphérique
(Module Code-Barres, Base USB, Base LAN).
� Les caractéristiques, notamment l'autonomie et la durée de vie prévisionnelle des appareils supportés
par la solution (dictaphone mobile, filaire, smartphones).
� Une période de garantie matérielle au moins égale à 1 an à partir de la date de passage en mode
opérationnel.
Note : Le projet ne permettant pas actuellement de définir exactement la répartition des différents types
d’enregistreurs, les réponses des fournisseurs seront basées sur le périmètre suivant :
- 70 Dicteurs
- 35 Postes de transcription
Plateforme de Tests
Les fournisseurs devront présenter leur solution sur site avec la mise en place d’une plateforme de test sur une
durée déterminée. L’organisation d’une visite sur site déjà équipé sera un point prépondérant. Le site sera un
établissement de santé dont l’environnement se rapprochera du mieux possible à celui du Centre Hospitalier de
Guingamp.
Les modalités techniques, organisationelles et financières de la mise en place d’une plateforme de tests
devront être clairement définies dans la réponse du soumissionnaire. Idéalement, cette phase de test ne
générera aucun frais en terme d’installation et de licences. D’autre part, le prêt de différents types
d’enregistreurs de dictée (dictaphone numérique, dictaphone filaire & smartphone) seront fortement appréciée.
Afin de bénéficier d’une recette de test du plus grand intérêt et compte tenu de l’organisation et des
disponibilités de notre service pilote, nous souhaiterions effectuer ces tests sur les semaines 10, 11, 12 et 13 de
l’année 2012.
Le périmètre de la plateforme de test sera le suivant :
- 5 profils dicteurs de différents types (dictaphone sans fil, dictaphone usb, smartphone)
- 2 profils transcripteurs de différents types (un client lourd et un client tse)
D’autre part, les fournisseurs pourront prendre contact avec l’éditeur de notre dossier médical (Berger Levrault
DIS) pour envisager une éventuelle intégration de leur produit.
6. PLANNING
Référence : Version :

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DICTEE NUMERIQUE
Le fournisseur devra présenter un calendrier précisant le déroulement possible du projet en indiquant
précisément :
� Une période de mise à l’essai de la solution dans un service pilote
� les pré-requis datés pour le déroulement du planning proposé.
� la charge de travail qui incombe à l’établissement par phase et par profil d’intervenant pour la mise en
œuvre du projet, par exemple sous la forme d’un tableau de charges mensuel.
Ce calendrier sera mis à jour par le fournisseur au fur et à mesure de l’avancement du projet.
Référence : Version :

7. CADRE DE REPONSE
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DICTEE NUMERIQUE
Le fournisseur répondant à ce cahier des charges présentera son offre en plusieurs documents :
Document 1
� Présentation générale de la société.
� Joindre la liste des références de systèmes identiques installés dans d’autres Centres Hospitaliers ainsi
que les coordonnées des personnes pouvant être contactées.
Document 2
Description fonctionnelle et technique de l’offre
Il s’agira dans un 1 er temps de compléter les tableaux ci-dessous, décrivant les spécifications fonctionnelles et
techniques attendues.
Le soumissionnaire présentera obligatoirement son offre en cochant la réponse adéquate en face de chaque
fonctionnalité demandée. Il pourra compléter son offre par tout document de présentation complémentaire,
permettant de détailler des points particuliers.
Codification utilisée :
1 : Indispensable au démarrage si cochée
2 : terme en nombre de mois pour indispensable à terme, F pour facultatif
3 : Opérationnel sur site
4 : En cours de réalisation ou planifié (préciser la date) (inclus dans l’offre de base)
5 : O pour réalisable sur devis, N pour ne sera pas réalisé
Remarques pour complément d’information ou renvoi à un document annexe.
6.1 TABLEAU DES FONCTIONNALITES ATTENDUES
1. ENREGISTREMENT
Fonctionnalités Besoins Offre du fournisseur
1.0. A l’enregistrement de la dictée, ils devront au préalable
préciser s’il s’agit d’une dictée dite « administrative » ou
« médicale ».
Dans le cas d’une dictée dite « médicale », ils devront
sélectionner dans une liste dynamique (liste des patients
en cours), le patient ainsi que le séjour sur lequel ils
souhaitent rattacher la dictée. L’interface avec Clinicom
interviendra donc à ce moment afin de ne pas avoir à
1 2 3 4 5 Remarques
Référence : Version :
X
X

interviendra donc à ce moment afin de ne pas avoir à
resaisir d’informations liées à l’identité et au séjour du
patient.
Dans le cas d’une dictée dite « administrative », le fichier
audio sera transmis aux secrétaires sans identification
patient/séjour et où l’aspect de dictée administrative devra
apparaitre.
1.1. Le système devra être accessible depuis tous les types
de configuration cités en 3.3 de ce document. Une identification
sécurisée devra être mise en place afin de contrôler l’accès à la
solution.
1.2. Le médecin ne doit pas pouvoir créer de dictée dite
« médicale » où aucun séjour/patient n’est rattaché.
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DICTEE NUMERIQUE
1.3. Un module de recherche devra permettre au médecin de
rechercher un patient et un séjour s’ils n’apparaissent pas dans la
liste de patients en cours.
1.4. Le médecin devra pouvoir affecter un critère d’urgence au
document enregistré.
1.5. Lorsqu’une dictée sera terminée et validée, le médecin
devra préciser de façon simple et intuitive que le document est
terminé et prêt a transcrire (notion de EOF).
1.6. Un module optionnel devra permettre de lancer une
première reconnaissance vocale du fichier audio enregistré.
D’autre part, ce module permettra de faire de la reconnaissance
vocale en temps réel pour les locuteurs utilisant des micro filaire
(visualisation en direct de la reco. vocale à l’écran).
1.7. La notion de « date de transcription souhaitée » devra
être configurable afin de préciser aux secrétaires destinataires un
indicateur d’urgence supplémentaire
2. Transcription :
Fonctionnalités Besoins Offre du fournisseur
2.1. Le système devra être accessible depuis tous les types
de configuration cités en 3.3 de ce document. Une identification
sécurisée devra être mise en place afin de contrôler l’accès aux
documents transcrits ou à transcrire.
2.2. Une worklist permettra à chaque secrétaire de consulter
l’état des travaux en cours ou terminés. Un filtre de recherche
multi-critères devra permettre de retrouver les transcriptions
effectuées.
2.3. Le logiciel devra être compatible avec les modèles de kit
de transcriptions (écouteurs/pédaliers USB) répandus sur le
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X
X
X
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F
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X
X
X

marché.
2.4. Sur chaque job à traiter devra apparaître l’identité patient,
l’identité locuteur, le degré d’urgence ainsi que la date
d’enregistrement du fichier audio.
2.5. Un indicateur visuel devra permettre de répérer
rapidement une dictée à traiter d’urgence.
2.6. A tout moment la secrétaire devra pouvoir interrompre la
transcription du CR puis reprendre plus tard où elle en était, voire
être reprise par une autre secrétaire de ce même pool
2.7. Les secrétaires devront avoir accès uniquement aux
dictées enregistrées par les médecins auxquelles elles sont
rattachées.
3. supervision / administration fonctionnelle:
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Fonctionnalités Besoins Offre du fournisseur
3.1. Un outil de supervision devra être accessible depuis
certains postes du réseau. Une identification sécurisée devra être
mise en place afin de contrôler l’accès au portail d’administration
du logiciel.
3.2. Différents niveaux d’accès aux modules d’administration
pourront être configurés. De cette manière, la responsable des
secrétaires médicales pourra avoir accès à un module de
statistiques sans pour autant avoir accès aux paramètrages des
utilisateurs et fonctionnalités.
3.3. Un module devra permettre à la coordinatrice des
secrétaires médicales de connaître en temps réel le nombre de
compte-rendu en attente, la surcharge de certains groupes par
rapport à d’autres, le délai moyen d’attente des CR, et toute
information permettant d’aider à mieux répartir la charge de travail
des différents secrétariats de l’établissement.
3.4. Le système devra pouvoir éditer des statistiques sur les
nombres et délais de CR dictés et transcrits, par groupe, voire par
utilisateur.
3.5. Une console d’administration devra permettre à
l’administrateur de gérer de façon centralisée les comptes, les
accès et les droits des utilisateurs sur les différentes fonctions de
la solution proposée.
3.6. Un outil devra permettre à l’administrateur d’automatiser
ou non la purge des fichiers audios dejà transcrits
4. Intégration SIH :
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Fonctionnalités Besoins Offre du fournisseur
Identification du patient 1 2 3 4 5 Remarques
4.4.1.1. Interfaçage avec le référentiel identité de Clinicom via
l'outil openlink
X
X
X
X
X
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F
X

l'outil openlink
4.4.1.2. Cohérence des données en se basant sur le n° IPP et
le n° d’épisode (IST)
4.4.1.3. Prise en compte des évènements pertinents du
référentiel identités au format HL7 v2.3
Dossier médical commun
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MATERIELLES
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4.4.2.1. Appel contextuel Medis X
4.4.2.2. Transfert compte-rendu vers Medis X
Anesthésie
4.4.3.1. Appel contextuel Osoft X
Environnement technique
4.4.4.1. Compatibilité système d’exploitation X
4.4.4.2. Possibilité de reprise en cas de coupure de connexion X
4.4.4.3. Engagement sur la continuité de service F
4.4.4.4. Système alternatif léger en cas d’arrêt de la production X
4.4.4.5. possibilité de reprise des données après arrêt F
4.4.4.6. système de sauvegardes X
4.4.4.7. Ergonomie du logiciel X
4.4.4.8. Compatibilité des outils bureautiques X
4.4.4.9. Prise en compte de l’archivage X
4.4.4.10. Outil de requête sur la base de donnée X
4. Mise en oeuvre :
Fonctionnalités Besoins Offre du fournisseur
4.5.1. Description des modalités des formations. X
4.5.2. Description de l’offre de maintenance. X
4.5.3. Description du processus de mise en œuvre d’une action
de maintenance.
X
4.5.4. Existence d’outils de signalement (corrections,…). F
4.5.5. Support et engagement de délai. Suivi de l’avancement
des demandes.
X
4.5.6. Documentation. X
Référence : Version :
X
X
1 2 3 4 5 Remarques

4. Présentation de l’offre :
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Fonctionnalités Besoins Offre du fournisseur
5.1. Présentation de l’offre. X
5.2 Compatibilité de l’offre avec des teminaux mobiles X
5.3. Période de garantie. X
5.4. Maintenance 4 ans après fin de garantie. X
5.5 Mise en place d’une plateforme de test sur plusieurs X
1111111semaines.
5.6. Détail des prestations. X
5.7. Détail des charges d’intégration. X
1 2 3 4 5 Remarques
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ANNEXES
Référence : Version :

Liste des messages HL7
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Evénement Message associé
Préadmission d’un hospitalisé A05 – Préadmission d’un patient pour hospitalisation
Admission d’un patient hospitalisé A01 – Admission d’un patient
Admission d’un patient pour séance A01 – Admission d’un patient
Admission patient externe A04 – Admission d’un patient externe
Admission d’un patient aux urgences A04 – Admission d’un patient externe (UF urgence)
Confirmation de préadmission d’un patient
A01 – Admission d’un patient
hospitalisé
Bascule urgences � hospitalisé A06 – Changement de statut urgences vers
hospitalisé
Bascule urgences � externe A07 – Changement de statut urgences vers externe
Naissance d’un nouveau-né A01 – Admission d’un patient
Annulation d’une admission A11 – Annulation de l’admission
Modification état civil du patient A08 – Mise à jour du patient
Modification d’une préadmission ou d’admission A08 – Mise à jour du patient
hospitalisé (date, UF)
Modification d’une admission hospitalisé (date, UF) A08 – Mise à jour du patient
Modification d’une admission externe (date, UF) A08 – Mise à jour du patient
Modification d’un passage aux urgences (date, UF) A08 – Mise à jour du patient
Modification naissance nouveau-né (date d’entrée) A08 – Mise à jour du patient
Séance élémentaire A01 – Admission
Venue (dans le cadre des consultants permanents)
élémentaire
A04 – Admission d’un patient externe
Annulation de séance élémentaire A12 – Suppression mutation
Modification sur séance ou venue (date, UF)
élémentaire
A08 – Mise à jour du patient
Sortie définitive A03 – Sortie de l’établissement du patient
Modification d’une sortie définitive (date de sortie, A08 – Mise à jour du patient
mode de sortie)
Annulation d’une sortie définitive A13 – Annulation d’une sortie
Départ en permission A21 – Sortie temporaire
Retour de permission A22 – Retour de sortie temporaire
Annulation de départ en permission A52 – Annulation de sortie temporaire
Modification de date de départ en permission A08 – Mise à jour du patient
Modification de date de retour de permission A08 – Mise à jour du patient
Mutation (changement d’UF) A02 – Mutation
Changement de chambre ou de lit A02 – Mutation
Annulation de mutation A12 – Suppression mutation
Correction de mouvement (date d’entrée, UF) A08 – Mise à jour du patient
Annulation de mutation A12 – Suppression mutation
Annulation d'une préadmission A38 – Annulation d'une préadmission
Fusion d’identités (dossiers patients) A40 – Fusion de dossier
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REPARTITION DES UTILISATEURS PAR UNITES DE SOINS
Unité de Soins Personnel Dicteurs Poste de Secrétaire
Anesthésie 4 2
Cardiologie 5 (+1 interne) 2
Hospi. Complète 2 2
Chirurgie Orthopédique 2 1
Chirurgie ORL 1 1
EHPAD 2 1
Gastro-Entérologie 2 2
Réeducation Fonctionelle 3 2
Maternité 4 (+2 internes) 2
Médecine Gériatrique 2 (+1 interne) 1
Médecine Interne 2 (+2 internes) 2
Pneumologie 2 2
Radiologie 2 2
Réeducation Fonctionnelle 3 2
Soins Palliatifs 1 1
Soins de suite post Chir. 1 2
Soins de Suite 3 1
Urgences (Cas particulier – Roulement Médecin) 10 (+2 internes) 2
Référence : Version :
59 30

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