Procedura per la valutazione dei fornitori - Provincia di Pesaro e ...

Procedura per la valutazione dei fornitori
Proc. Forn
Rev. 01
10/10/2005
ProcFor.
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PROCEDURA PER LA VALUTAZIONE DEI
FORNITORI
INDICE
1. OGGETTO E FINALITÀ
2. APPLICABILITÀ
3. RIFERIMENTI
4. GENERALE
5. RESPONSABILITÀ
6. CRITERI E SEQUENZA OPERATIVA
7 GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE
8 ELENCO MODULI
STATO DEL DOCUMENTO
REV. PAR. PAG. MOTIVO DATA REV.
00 \ \ Emissione documento 1o/10/2005
00 10/10/2005 Anna Maria Tartarello - Daniela Petrucci Prof.ssa Anna Maria Feduzzi
REV. DATA REV. Elaborazione-Verifica R.Q. Approvazione Dirigente Scolastico
COPIA CONTROLLATA N° COPIA NON CONTROLLATA
_____________________________ ___________ _____________________________
Distribuita a In Data Firma Resp. Qualità

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1. OGGETTO E FINALITÀ
La presente procedura definisce responsabilità, modalità operative, criteri
e supporti per la valutazione dei fornitori, al fine di individuare quei
fornitori che possiedono le migliori caratteristiche per soddisfare
pienamente ed in maniera continuativa le richieste dell’Istituto Bramante
ed ottimizzare il rapporto Qualità - Prezzo.
2. APPLICABILITÀ
Le prescrizioni della presente procedura sono applicate a tutti i fornitori
che forniscano prodotti che abbiano influenza sull’opera/servizio
realizzato, sia per fornitori storici che per i nuovi.
3. RIFERIMENTI
Manuale della Qualità Capitolo 04
Norma UNI EN ISO 9001 - 2000
4. GENERALE
I prodotti ed i servizi approvvigionati incidono in maniera sostanziale sulle
caratteristiche dei servizi offerti dall’Istituto;
Le attività relative alla valutazione dei fornitori, hanno l’obiettivo di
indirizzare l’Istituto verso quei fornitori che dimostrano di poter
soddisfare le specifiche, abbattendo così i costi dovuti alle Non
Conformità od alla scarsa affidabilità, ottimizzando nel contempo le
risorse relative ai controlli (controllare solo dove serve).
Questi obiettivi si ottengono attraverso una serie di attività che vanno dalla
definizione più accurata dei dati di acquisto a Verifiche Ispettive, dal
monitoraggio sulle prestazioni ai controlli a campione.
5. RESPONSABILITÀ
5.1 IL RESPONSABILE QUALITÀ ( D.G.S.A )
E’ il principale responsabile nelle attività di valutazione dei fornitori ed in
particolare:
a) coordina le attività di raccolta dati sui fornitori (dati storici e documenti
di registrazione);
b) collabora allo sviluppo degli eventuali questionari conoscitivi da inviare
ai fornitori;
c) coordina le funzioni Amministrativo – contabili negli incontri periodici
per la definizione del giudizio complessivo sul fornitore abituale e per
la definizione delle strategie;

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d) allega i Rapporti di Non Conformità riferibili ai fornitori alle Schede di
Valutazione specifiche;
e) raccoglie, cataloga e mantiene aggiornata la documentazione relativa
alla valutazione dei fornitori.;
f) sviluppa gli elenchi dei fornitori distinti per tipologia,
6. CRITERI E SEQUENZA OPERATIVA
Il D.G.S.A. al fine di attivare il processo di valutazione dei fornitori ha
deciso di suddividere i propri fornitori in due distinte categorie:
• Fornitori storici
• Fornitori nuovi da referenziare
Per ciascuna di tali categorie, è stato definito l’iter di valutazione, secondo
quanto successivamente descritto.
.
6.2 FORNITORI STORICI
Sono considerati storici i fornitori che presentino tutte le seguenti
caratteristiche:
• Valutati Storici in base ai rapporti precedenti dal D.G.S.A.
• Fornitori classificati per importanza e conoscenza diretta del Dirigente
Scolastico
Per tale tipologia di fornitori viene attivato il seguente processo di
valutazione:
1. Il Responsabile Qualità individua i fornitori che rispondano ai requisiti
di cui sopra;
2. Il Responsabile Amministrativo integrano tale elenco individuando
fornitori che pur non utilizzati nel corso dell’anno precedente sono
abitualmente contattati.
3. Il Responsabile Qualità apre, per ogni fornitore individuato, una
Scheda Valutazione Fornitore Abituale, nel quale riporta tutte le
notizie anagrafiche disponibili, persone di riferimento, prodotti forniti.
Ogni scheda viene identificata dal Responsabile Qualità mediante un
numero/codice.
4. Il Responsabile Amministrativo (eventualmente coadiuvati da uno
degli Assistenti Amministrativo – contabili ) procedono ad effettuare la
valutazione del fornitore, in funzione dei seguenti parametri:
• Qualità dei servizi;
• Eventuali certificazione di prodotto o di Sistema Qualità;
• Precedenti esperienze di formazione
• Disponibilità commerciale e supporto tecnico – informatico fornito;
• Puntualità nelle consegne;;

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• Disponibilità di mezzi e personale,
• Competitività di prezzo;
Nota: i parametri di valutazione da considerare sono scelti in
funzione della tipologia di prodotto/servizio fornito.
5. Ognuno dei parametri sopra riportati i partecipanti alla valutazione
hanno a disposizione uno spazio per specificare il livello raggiunto dal
fornitore; in funzione delle singole valutazioni viene definito un
giudizio generale sul fornitore ed è definita la strategia d’acquisto da
adottare. Tale strategia può prevedere Verifiche Ispettive, migliore
definizione dei dati di acquisto, maggiori controlli al ricevimento,
necessità di maggiori informazioni sul fornitore (in tal caso il
Responsabile Tecnico ed il Responsabile Qualità, sviluppano un
questionario informativo da inviare al fornitore) ecc. La valutazione
iniziale avviene in base ai dati storicamente disponibili sul fornitore:
in fase di revisione delle valutazioni, si utilizzano anche le
registrazioni della qualità disponibili (ordini di acquisto, eventuali
rilievi di Non Conformità, risultati dei controlli al ricevimento) che
vanno rapportate al totale degli ordini emessi.
6. La scheda viene firmata dai partecipanti alla valutazione ed è
consegnata al Responsabile Qualità che ha il compito di elaborare
elenchi riassuntivi che, in funzione del prodotto/servizio fornito,
indicano il nome del fornitore, il giudizio generale e la strategia di
acquisto.
6.2.1 MONITORAGGIO E AGGIORNAMENTO DELLE QUALIFICHE:
Annualmente si procede ad effettuare una revisione delle valutazioni espresse
nel corso dell’anno precedente. In tal modo vengono ridefinite le strategie di
acquisto ed eventualmente eliminati i fornitori che hanno prestazioni
insoddisfacenti ed i fornitori che non rispondano ai requisiti richiesti.
In caso di Non Conformità riferibili ai Fornitori, il Rapporto di Non
Conformità relativo deve essere allegato in copia alla Scheda Valutazione
Fornitore in modo da poter essere disponibile in fase di revisione della
valutazione. Dopo tre Non Conformità, il Responsabile D.G.S.A. procede
alla registrazione degli indicatori di misurazione.
7. GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE
Il Responsabile Qualità è il principale referente per la conservazione e per
l’aggiornamento della documentazione relativa ai fornitori considerati
accettabili dall’Istituto Bramante.
Allegate alle Schede di Valutazione il Responsabile Qualità provvede a far
archiviare tutti i listini, i cataloghi, eventuali preventivi od offerte, (se
sviluppati) i questionari informativi e tutti i Rapporti di Non Conformità
relativi al fornitore.

SCHEDE
VALUTAZIONE
ELENCHI DEI
FORNITORI
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CHI SVILUPPA CHI CHI
AGGIORNA ARCHIVIA
Resp. Qual. / Resp.
Resp. Tecn.
Resp. Amm.
Qual.
Resp. Qual. Resp. Qual. Resp.
Qual.
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DOVE
TEMPO DI
ARCHIVIA CONSERVAZIONE
Ufficio Qualità 5 anni
Ufficio Qualità 5 anni
8. ELENCO MODULI
Mod. Scheda Valutazione fornitore “ programma SQ Bramante”
Mod. Elenco Fornitori “ programma SQ Bramante”