IL CONTROLLO DI GESTIONE ALL'ATER DI UDINE - Federcasa

Aspetto OrganizzativoCome detto in precedenza, l’avvio del sistema di controllo di gestione comporta in genere lasostituzione dei programmi in uso e rappresenta l’occasione per rivedere le procedure operative. Ilfatto che il sistema gestionale gestisca tutte (o quasi tutte) le attività aziendali e che le stesse sianostrettamente interconnesse tra loro, rende necessario che al momento dell’avvio del sistema tuttigli ambiti siano contemporaneamente operativi. Ciò significa trattare e parametrizzarecontemporaneamente tutti gli argomenti che a regime verranno gestiti dal programma stessoperché il malfunzionamento di uno potrebbe comportare il blocco dell’intero sistema.Per quanto si cerchi di gestire ogni minimo particolare, all’avvio del sistema ci sarannosicuramente una serie di problemi di programma che rallenteranno l’operatività.L’ideale sarebbe creare un ambiente di test e, una volta portate a termine le personalizzazioni delprogramma, gestire lì in parallelo le attività che continuano ad essere svolte formalmente sulleprecedenti procedure. Va peraltro precisato che questa soluzione è molto onerosa perchécomporta doppio lavoro per il personale che, a tutti i livelli, inserisce i dati sul sistema con ovvieripercussioni sull’attività ordinaria degli uffici. Questa soluzione inoltre crea molta confusione inquanto il personale si trova a dover gestire gli stessi argomenti con logiche che a volte sonodiverse. Per questi motivi l’ipotesi in parola è di norma scartata.Sotto l’aspetto organizzativo ci sono tre i consigli che possono essere dati per gestire la delicatafase dell’avvio:1. Anche se il sistema gestionale presuppone che all’avvio dello stesso tutti gli ambiti trattatidebbano partire contemporaneamente, è opportuno partire con la struttura dati che serviràa regime, ma all’interno di ogni singolo ambito possono sicuramente essere gestiti gradidifferenziati di articolazione della raccolta dei dati. Ad esempio, per quanto riguarda lecommesse tecniche, una volta che si è stabilito che la strutturazione delle fasi/sottofasidelle commesse può essere disegnata dall’operatore con il grado di dettaglio desiderato,partire con un numero di fasi ridotte ed eventualmente organizzarle con maggior dettaglioin un secondo momento.2. Individuare dei soggetti per ogni area/ufficio a cui riferirsi e da coinvolgere nelle varieriunioni e approfondimenti e una figura di riferimento unica interna all’azienda che sia ingrado di risolvere la maggior parte dei problemi e dubbi riguardanti l’inserimento dei dati.Vedere quanto già suggerito al riguardo nel paragrafo riferito ai COSTI - ATTIVITA’COLLEGATA ALL’AVVIO E GETIONE DEL SISTEMA.3. Nel contratto con il fornitore del software, prevedere che il costo complessivo della forniturae messa in opera del sistema gestionale comprenda almeno 10 giorni di presenza di untecnico esperto del sistema presso la sede del cliente per l’assistenza in fase di avvio.Affiancare a questa persona il soggetto di riferimento aziendale che ha il compito dirisolvere i problemi in fase di inserimento dei dati e di segnalare i malfunzionamenti dellaprocedura.Resistenza da parte del personaleL’avvio del sistema di controllo di gestione di norma non è ben visto dal personale dipendenteproprio a causa del nome del progetto. La parola “controllo” viene infatti interpretata come ilcontrollo che un apparato superiore/esterno (la direzione/l’ufficio controllo di gestione) operasull’attività dei singoli e degli uffici.Il controllo di gestione all’Ater di Udine Pagina 8