IL CONTROLLO DI GESTIONE ALL'ATER DI UDINE - Federcasa

CONFERENZA NAZIONALE FEDERCASADEI DIRIGENTI– SIRACUSA, 12 LUGLIO 2012 –SISTEMI INFORMATICIE MODELLI ORGANIZZATIVI AZIENDALIIL CONTROLLO DI GESTIONEALL’ATER DI UDINERELATORE: LUIGINA CAPORLINGUA

La gestione informatizzata dei cantieriLa procedura prevede che per ogni intervento tecnico vengano caricate a sistema delle commessein relazioni alle quali vengono inseriti dati previsionali e consuntivi sia a livello monetario che perquanto riguarda le date.Le commesse tecniche che possano essere articolate in fasi (es. progettazione – appalto –esecuzione …) ed eventualmente in sottofasi (es. progettazione impiantistica, progettazionearchitettonica...) sono anche collegate alla gestione dei finanziamenti; ciò consente non solo diverificare la disponibilità dei finanziamenti bloccando il loro abbinamento alle diverse commesseall’esaurimento dell’importo disponibile, ma anche di caricare a sistema le singole voci dei diversiQTE, dando così la possibilità di effettuare valutazioni di economicità di cui si dirà in seguito.La gestione integrata degli ordini, del time sheet e della contabilità fa sì che ogni movimentazionecontabile venga riferita alla commessa e alla fase/sottofase pertinente.Alla commessa e alle sue fasi sono associati dei responsabili che rispondono dell’attendibilità deidati contenuti nella commessa.La gestione delle commesse prevede anche la dichiarazione periodica delle percentuali diavanzamento delle fasi di commessa (a volte sono calcolate in automatico).Tutto ciò consente:• Trimestralmente di: verificare lo scostamento temporale dell’avanzamento dell’attività (analisi sulle date) valutare l’avanzamento dell’attività (analisi sulle percentuali di avanzamentodichiarata) monitorare l’andamento dei costi di commessa valutare i carichi di lavoro degli uffici monitorare i costi del personale imputati alla commessa nel caso di commesse per conto terzi, valutare l’economicità della commessa datadal rapporto tra il compenso richiesto e i costi (specialmente quelli del personale)maturati e di provvedere tempo per tempo alla contabilizzazione per competenza deicompensi previsti. verificare quali commesse sono in uno stato “sospeso” e se i motivi di tale statosussistono ancora.• A consuntivo di: Operare valutazioni sull’economicità delle commesse sia per quelle svolte in contoproprio sia per quelle svolte per conto terzi. Nel caso di commesse in conto propriovengono messi a confronto il rimborso delle cosiddette “spese tecniche” corrispostodalla Regione (dato da QTE) da un lato e le spese del personale dipendentenonché di eventuali professionisti esterni sostenute per la progettazione, l’appalto el’esecuzione dei lavori dall’altro. Nel caso di commesse svolte per conto terzi invecei dati messi a confronto sono il compenso richiesto e i costi maturati. Operare analisi comparative tra le diverse tipologie di commesse o tra commessesimili gestite da determinato personale tecnico piuttosto che da altro.La gestione informatizzata delle manutenzioniLa procedura gestisce l’intervento di manutenzione dalla richiesta (che può essere interna oesterna) alla sua rifatturazione all’utenza.Le richieste non ancora trasformate in interventi manutentivi costituiscono il programma dei lavorifuturi.Il controllo di gestione all’Ater di Udine Pagina 4

Per ogni intervento preso in carico viene aperto un rapportino.I rapportini sono suddivisi in classi di intervento (idraulica – elettrica – edile …) e in due tipologie:interne se gestiti dalla squadra operai dell’Ater ed esterni se invece i lavori sono affidati alle ditteesterne.Nel caso di intervento gestito dalla squadra operai, al rapportino può anche essere associatol’utilizzo di materiale, in relazione al quale esiste una gestione di magazzino con valorizzazione delprezzo di costo e del valore di riaddebito.Anche le ore del personale e dei lavori gestiti da ditte esterne hanno nel sistema informatico unvalore di costo e un valore di riaddebito.Tutto ciò consente di vedere su ogni rapportino tutti i costi suddivisi per tipologia: personale (con ildettaglio dell’operaio), servizi (lavori eseguiti da ditte esterne), materiali e tutti i ricavi (personale,servizi, diritti di chiamata e prestazioni fatturate a forfait)).Il rapportino è associato ad un codice stabile/i – alloggio/i che consente:• interrogando la base dati Insiel, di operare il riparto delle spese in base alla situazionegiuridica di chi occupa l’alloggio (inquilino/proprietario) e in base ai millesimi (neicondomini)/alle superfici (nei fabbricati)• di formare un archivio delle manutenzioni per fabbricato – alloggio – comune…La gestione integrata degli ordini, del time sheet e della contabilità fa sì che ogni movimentazionecontabile possa essere riferita ai rapportini.La gestione dei rapportini di manutenzione consente di:• Gestire in autonomia la rifatturazione degli interventi (che precedentemente era gestita daInsiel)• Operare analisi che possono riguardare: L’economicità di uffici L’economicità di specifiche classi di intervento dei rapportini Confronti economici, a parità di classe, tra interventi gestiti dalla squadra operai equelli gestiti dalle ditte esterne (analisi di “make or buy” e di politiche tariffarie –confronto tra i prezzi applicati dall’Ater e quelli del mercato – verifica che quantorichiesto all’utenza consenta di chiudere la gestione delle manutenzioni inequilibrio) La saturazione, il carico di lavoro e la produttività degli operai. La tempistica degli interventi. La localizzazione e la dimensione degli interventi di manutenzione La verifica del rapporto esistente tra canoni di locazione incassati per alloggi diproprietà del Comune e gli interventi di manutenzione eseguiti nel comunemedesimo.Il controllo di gestione all’Ater di Udine Pagina 5

L’avvio del controllo di gestione – problematiche da affrontare econsigli utiliLe problematiche che si incontrano quando si decide di avviare un progetto di controllo di gestionesono fondamentalmente quattro:1. COSTI2. ASPETTO ORGANIZZATIVO3. RESISTENZE DA PARTE DEL PERSONALE4. RAPPORTO CON IL FORNITORE DEL SOFTWARECostiIl controllo di gestione analizza informazioni provenienti da diversi ambiti operativi e li mette inrelazione tra loro. Affinché il controllo sia efficace e rapido è necessario che la piattaformainformatica che gestisce i dati sia integrata e garantisca l’unicità dell’informazione.Il sistema informativo che gestisce i dati in modo unitario e intergrato si chiama “sistemagestionale”.Il presupposto per avviare il controllo di gestione è quindi disporre di un sistema gestionale, chepuò essere:• sviluppato internamente, creando tutta una serie di collegamenti e controlli tra i dati gestitidai diversi programmi a sviluppo interno e tra questi e quelli esterni già in uso• acquistato all’esterno.L’Ater di Udine ha scartato la prima soluzione in quanto avrebbe comportato notevoli costi non soloiniziali ma anche di manutenzione successiva nel caso di cambiamenti normativi (sarebbero statiinfatti da modificare tutti i programmi e da ripristinare i colloqui tra gli stessi) o di dismissione dialcuni programmi o di fallimento delle ditte fornitrici dei programmi esterni. Inoltre, le attività dasvolgere sui programmi forniti esternamente erano comunque molto rilevanti.L’acquisto di un nuovo sistema informativo comporta i seguenti costi:1. SOFTWARE• Acquisto e installazione• Manutenzione periodica svolta dal fornitore (adeguamento alla normativa …).• Personalizzazioni. Secondo l’esperienza dell’Ater di Udine, sul mercato non si trovanosistemi gestionali che rispondono a tutte le necessità delle Ater, che gestiscono attività chedi norma vengono svolte da diverse aziende (progettazione, appalto, gestione cantieri,manutenzioni ordinarie (a volte anche tramite squadra operai interna), amministrazionecondominiale, gestione domande di assegnazione di alloggi, formazioni di graduatorie,gestione del patrimonio immobiliare, gestione dei rapporti con l’utenza …). E’ pertantonecessario adattare il programma e integrarlo affinché sia operativo nella realtà Ater. Alriguardo va però precisato che alcune Ater hanno già vissuto tale esperienza e quindi infuturo altre aziende potrebbero lucrare di quanto già sviluppato e adattato dagli enti chehanno già adottato un sistema gestionale.2. ATTIVITA’ COLLEGATA ALL’AVVIO E GETIONE DEL SISTEMA• Attività propedeutica all’avvio del sistema. L’avvio del sistema gestionale comporta ingenere la sostituzione dei programmi in uso e rappresenta l’occasione per rivedere leprocedure operative al fine di razionalizzarle e migliorarle, oltre che automatizzarle il piùIl controllo di gestione all’Ater di Udine Pagina 6

possibile. Questa attività va gestita con estrema cura in quanto dall’analisi che neconsegue dipende il buon esito del progetto. La fase è impegnativa perchè richiede dai seiai dodici mesi di analisi.• Attività finalizzata al recupero dei dati storici presenti su precedenti sistemiinformatici. Anche questa attività è impegnativa e consiste nella formazione di una serie difiles da importare sul nuovo sistema, valutando a volte quali dati importare e quali no.Prima dell’import è spesso necessario riclassificare i dati al fine di renderli coerenti con leimpostazioni e codifiche del nuovo sistema informativo. Una volta esaurita la fasedell’import devono essere effettuati i controlli per verificare che la riclassificazione sia stataeseguita in maniera corretta e che i dati siano tutti presenti e correttamente collocati.• Formazione del personale che deve operare sul sistema. Va precisato che di norma laformazione non avviene solo in fase iniziale in quanto spesso chi non opera subito sulsistema o non lo fa quotidianamente necessita di ulteriore formazione rispetto a quella giàricevuta.• Inserimento dei dati. Il progetto del controllo di gestione comporta dei costi non solo infase di avvio, ma anche a regime in quanto di norma comporta la raccolta di dati che inprecedenza non venivano raccolti e quindi richiede del tempo per il loro inserimento econtrollo. Va peraltro precisato che molto spesso i dati richiesti dal controllo di gestionesono dati che venivano comunque raccolti in precedenza ma in modo cartaceo o su fileslocali e quindi in modo non condiviso tra le varie aree aziendali.Le attività indicate rappresentano un costo sia per l’attività in sé (es. costo del corso di formazione)sia per il fatto che coinvolgono il personale (riunioni, relazioni e confronti), che viene quindiparzialmente distolto dal lavoro ordinario.Sotto questo aspetto, è importante precisare che è molto utile individuare dei soggetti per ognisettore/ufficio a cui riferirsi e da coinvolgere nelle varie riunioni e nei diversi approfondimenti. Saràcura di questi soggetti confrontarsi con i colleghi dello stesso settore prima/dopo le riunioni dilivello aziendale. Il fatto che solo una persona sia coinvolta in modo più sostanziale nelle attivitàpropedeutiche all’avvio del sistema determina che solo una persona viene sottratta alle attivitàordinarie in maniera più significativa. Inoltre evita che le riunioni finalizzate ad assumere decisionidi carattere generale si dilunghino in discussioni tra dipendenti dello stesso ufficio su piccoliparticolari tecnici che devono invece essere discussi in separata sede coinvolgendo solo l’ufficiointeressato.Lo stesso sistema si rivela molto utile anche sotto il punto di vista della formazione.Si consiglia pertanto di formare in modo più approfondito un soggetto per ogni settore. Questodovrà poi farsi carico di formare il personale che ne facesse richiesta in un secondo momento edovrà operare da filtro nell’assistenza in fase di inserimento dei dati.Al di là dei responsabili di settore, è poi indispensabile che ci sia una figura unica di riferimentointerna all’azienda che sia in grado di risolvere la maggior parte dei problemi e dubbi riguardantil’inserimento dei dati semplicemente conoscendo la funzionalità del sistema a 360 gradi. Questapersona è quella con cui dovrebbero confrontarsi i responsabili di settore e l’unica ad interfacciarsicon il fornitore del software. Questo sistema consente di rendere autonoma l’azienda rispetto alfornitore, di non bloccare l’attività in attesa di ricevere risposte esterne e di risparmiare sui costi diassistenza.Il controllo di gestione all’Ater di Udine Pagina 7

Aspetto OrganizzativoCome detto in precedenza, l’avvio del sistema di controllo di gestione comporta in genere lasostituzione dei programmi in uso e rappresenta l’occasione per rivedere le procedure operative. Ilfatto che il sistema gestionale gestisca tutte (o quasi tutte) le attività aziendali e che le stesse sianostrettamente interconnesse tra loro, rende necessario che al momento dell’avvio del sistema tuttigli ambiti siano contemporaneamente operativi. Ciò significa trattare e parametrizzarecontemporaneamente tutti gli argomenti che a regime verranno gestiti dal programma stessoperché il malfunzionamento di uno potrebbe comportare il blocco dell’intero sistema.Per quanto si cerchi di gestire ogni minimo particolare, all’avvio del sistema ci sarannosicuramente una serie di problemi di programma che rallenteranno l’operatività.L’ideale sarebbe creare un ambiente di test e, una volta portate a termine le personalizzazioni delprogramma, gestire lì in parallelo le attività che continuano ad essere svolte formalmente sulleprecedenti procedure. Va peraltro precisato che questa soluzione è molto onerosa perchécomporta doppio lavoro per il personale che, a tutti i livelli, inserisce i dati sul sistema con ovvieripercussioni sull’attività ordinaria degli uffici. Questa soluzione inoltre crea molta confusione inquanto il personale si trova a dover gestire gli stessi argomenti con logiche che a volte sonodiverse. Per questi motivi l’ipotesi in parola è di norma scartata.Sotto l’aspetto organizzativo ci sono tre i consigli che possono essere dati per gestire la delicatafase dell’avvio:1. Anche se il sistema gestionale presuppone che all’avvio dello stesso tutti gli ambiti trattatidebbano partire contemporaneamente, è opportuno partire con la struttura dati che serviràa regime, ma all’interno di ogni singolo ambito possono sicuramente essere gestiti gradidifferenziati di articolazione della raccolta dei dati. Ad esempio, per quanto riguarda lecommesse tecniche, una volta che si è stabilito che la strutturazione delle fasi/sottofasidelle commesse può essere disegnata dall’operatore con il grado di dettaglio desiderato,partire con un numero di fasi ridotte ed eventualmente organizzarle con maggior dettaglioin un secondo momento.2. Individuare dei soggetti per ogni area/ufficio a cui riferirsi e da coinvolgere nelle varieriunioni e approfondimenti e una figura di riferimento unica interna all’azienda che sia ingrado di risolvere la maggior parte dei problemi e dubbi riguardanti l’inserimento dei dati.Vedere quanto già suggerito al riguardo nel paragrafo riferito ai COSTI - ATTIVITA’COLLEGATA ALL’AVVIO E GETIONE DEL SISTEMA.3. Nel contratto con il fornitore del software, prevedere che il costo complessivo della forniturae messa in opera del sistema gestionale comprenda almeno 10 giorni di presenza di untecnico esperto del sistema presso la sede del cliente per l’assistenza in fase di avvio.Affiancare a questa persona il soggetto di riferimento aziendale che ha il compito dirisolvere i problemi in fase di inserimento dei dati e di segnalare i malfunzionamenti dellaprocedura.Resistenza da parte del personaleL’avvio del sistema di controllo di gestione di norma non è ben visto dal personale dipendenteproprio a causa del nome del progetto. La parola “controllo” viene infatti interpretata come ilcontrollo che un apparato superiore/esterno (la direzione/l’ufficio controllo di gestione) operasull’attività dei singoli e degli uffici.Il controllo di gestione all’Ater di Udine Pagina 8

linguaggio di programmazione. I sorgenti potranno così essere riutilizzati da un eventualenuovo fornitore che subentrasse nel rapporto contrattuale. In questo modo viene garantitala continuità non solo del prodotto base, ma anche delle personalizzazione e integrazioniadottate. I sistemi gestionali possono prevedere la possibilità di utilizzare specifici linguaggiinformatici per sviluppare programmi o parte di essi e di collegarli al sistema gestionalecome parte integrante di quest’ultimo. L’operazione può essere svolta dal cliente stesso,qualora disponga di personale tecnico competente. Questa circostanza rende il clienteautonomo dal fornitore per gestire integrazioni parziali o più sostanziali sul sistemainformativo acquistato.E’ quindi molto importante valutare anche questo aspetto nella scelta del fornitore.Il controllo di gestione all’Ater di Udine Pagina 11