8 - Missionline

GestioneLista di controllo delle azioni che consentono il governo della flotta1) Le responsabilità legali e fiscali sono coperte in maniera adeguata?Società e sedi: effettuare la mappatura legale e geografica della flottaNumero di veicoli: conoscere la consistenza della flotta per tipologia di veicolo e usoUfficio legale: comprendere a che livello l’ufficio legale è stato coinvolto e quali aspetti sono da tenere sotto controlloMulte: acquisire il documento di gestione delle multe (policy) e disegnare il processo di gestioneGestione incidenti: verificare come ci si comporta in caso d’incidente (gestione interna o del fornitore)Ufficio fiscale: comprendere in dettaglio le attività di natura e di responsabilità fiscale e quali aspetti sono da teneresotto controlloArchivio: controllare l’esistenza e l’aggiornamento sia dell’archivio cartaceo, sia del database elettronico2) I processi operativi sono chiari e funzionanti?Car policy: verificarne l’esistenza e i contenuti, in particolare per ciò che concerne le regole e le procedureOrganizzazione: scoprire chi fa che cosaGestione dei mezzi: definire chiaramente cosa succede in caso d’incidente, richiesta di soccorso stradale, necessità dimanutenzione ordinaria e straordinariaReportistica: scoprire quali documenti vengono prodotti e utilizzati a fini gestionali e previsionaliAmministrazione: raccogliere i moduli per l’ordine della nuova vettura, l’autorizzazione al passaggio di categoria oall’upgrade/trade-up, ecc.Fatturazione: disegnare o acquisire il diagramma di flusso dettagliato dell’intero processoWeb tool: identificare quali delle attività (per esempio reportistica e ricezione/invio di file contabili) vengono effettuatevia web3) È stato identificato un chiaro livello di delega e di escalation?Elenco dei responsabili di attività: predisporre un documento che nomini un responsabile per ogni fase operativa delprocesso di gestioneDiagramma di flusso: rappresentare graficamente i flussi di gestione a livello operativo e procedurale e compararli conquanto descritto nel documento di car policy e procedura di gestione4) La mia flotta rappresenta un vantaggio competitivo? Qual è il reale livello di soddisfazione deidriver?Lista delle auto in policy: individuare i criteri di selezione delle auto e degli accessoriEleggibilità: informarsi presso la direzione del personale in relazione ai criteri di assegnazione del auto alle diverse figureprofessionaliDriver’s satisfaction: acquisire i risultati completi e i commenti delle ultime survey5) Com’è strutturata la supply chain della mia flotta?Dati dei fornitori: individuare nomi e dati rilevanti (noleggiatori attivi e non attivi, concessionari, società di gestioneamministrativa, fuel card, ecc.)Fornitori e processi: confrontare diagrammi di flusso e car policy, identificando quali fasi di ciascun processo sono svolteda quali fornitoriContratti: acquisire e analizzare i contratti con i fornitori, mappare i servizi inclusi/esclusiDescrizione dei servizi: preparare una scheda descrittiva per ciascun servizioOrdini: organizzare un audit completo dell’archivio degli ordini6) Quanto costa la flotta?Kpi: raccogliere degli indicatori di performance in un cruscotto completoCosti delle auto: acquisire i costi completi delle auto in car policy (canoni e altre voci contrattuali)Calcolo del Tco: aggiungere ai costi dei veicoli quelli della struttura, individuando eventuali inefficienze (per esempionella riallocazione delle auto lasciate libere da dimessi)successo la sua flotta. Chiaramente, una volta fattele sei mosse suggerite il suo lavoro sarà soloall’inizio. A partire da quel momento, dovrà cominciarea correggere gli errori del passato, ottimizzarei processi e, soprattutto, impostare lastrategia. Ma dopo aver effettuato una simileanalisi preparatoria, avrà tutte le carte in regolaper realizzare nuove iniziative di successo. ■MAGGIO-GIUGNO 2011 MISSIONFLEET 13