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» MANAGEMENT Sebastian Janzen, Leiter Zentraleinkauf, Das Futterhaus Auf dem Weg zu einem Beschaffungsweg für 430 Märkte Die Franchise-Unternehmensgruppe Das Futterhaus aus Elmshorn richtet seine IT- Prozesslandschaft seit 2021 mit Investitionen im Millionenbereich neu aus. Für den Zoofachhändler mit 430 Märkten in Deutschland und Österreich sind die Investitionen in die digitale Infrastruktur wichtige Elemente für die weitere positive Entwicklung. Welche Rolle spielt dabei der Einkauf von indirekten Materialien und Dienstleistungen? Darüber haben wir mit dem Leiter Zentraleinkauf Sebastian Janzen gesprochen. Sebastian Janzen Beschaffung aktuell: Herr Janzen, Sie haben im Juli 2022 die Aufgabe übernommen, den Futterhaus- Zentraleinkauf von Nicht-Handelswaren zu digitalisieren. Als Einstieg in unser Interview: Beschreiben Sie das Projekt bitte mal in wenigen Sätzen. Sebastian Janzen: Als Zentraleinkauf sind wir dafür verantwortlich, die Kosten sämtlicher Nicht- Handelswaren bestmöglich zu beeinflussen, das sind zum Beispiel Ladenbauteile, Möbel, Druckerzeugnisse, Arbeitskleidung, Technik oder auch Verpackungsmaterial. Künftig kommen weitere Bereiche wie IT und Dienstleistungen hinzu. Wir haben jetzt 18 aufreibende und spannende Monate der Vorbereitungen hinter uns, und seit Januar haben wir die Organisation im Zentraleinkauf neu ausgerichtet. In den Teams sind die Bereiche nun nach strategischen und operativen Aufgaben klar abgegrenzt. Prozesse werden weiter digitalisiert. Als Franchisegeber wollen wir für unsere Franchisepartner effizienter Dienstleister sein, der die wirtschaftliche Gesamtsituation fest im Blick behält. Was haben Sie vorgefunden, als Sie nach Elmshorn ins Unternehmen kamen? Der gebürtige Bremer hatte Einkaufserfahrung bei den Firmen C. Melchers, Nordsee und Finnern gesammelt, ehe er zum SV Werder Bremen kam. Im Juli 2022 wechselte er dann nach Elmshorn zum Futterhaus als Leiter Zentraleinkauf. Hier hat er sechs Mitarbeiter – und derzeit noch eine Vakanz . Für die indirekten Materialien und Dienstleistungen gab es kein einheitliches System, das ein analytisches Spend Management ermöglichte. Welche IT-Lösung haben Sie implementiert? Mit der Einführung von Onventis als ganzheitlicher Beschaffungs-Suite haben wir den Grundstein für die strategische Steuerung des Zentraleinkaufs gelegt. Unsere Märkte beschaffen ebenfalls via Onventis- Lösung einen Teil ihres derzeitigen indirekten Sortiments. Vorher gab es für sie mit dem Werbemittelshop ein einfaches Beschaffungstool. Die Artikel waren manuell auf einer Plattform bestellbar. Nun können Franchisepartner-Märkte und zentralgeführte Filialen anhand eines Rollen- und Rechtesystems bestellen. Stichwort Transparenz: Was können Sie nun erkennen, um Maßnahmen abzuleiten? Wir erhalten einen Überblick über Ausgaben und Entwicklungen, über die Gewichtung von Artikeln, Dienstleistungen und Lieferanten. Wir sehen, ob und wo die Anzahl Lieferanten gegebenenfalls zu verringern oder zusammenzuführen ist. Wir erfassen Reklamationen . Wir können die Vertragsquote und Inhalte kontrollieren und haben eine transparente Übersicht durch Genehmigungsverfahren. Und wie nutzen Sie die Lösung im Zentraleinkauf strategisch? Das System unterstützt uns bei zahlreichen operativen Themen: Wir können über die Plattform Ausschreibungen und RFQs versenden, Auftragsbestätigungen archivieren, Verträge verwalten und Reklamationen aufnehmen. Wir kommunizieren auch mit Schnittstellenabteilungen, Bedarfsträgern oder Lieferanten im System. Darüber hinaus liefert das Analysetool Kennzahlen, die wir für die strategischen 22 Beschaffung aktuell » 04 | 2024
»Am Ende wollen wir mit wenigen Mausklicks vollumfänglich wissen, wer unser Partner ist. « Optimierung unserer Prozesse benötigen. Und wir können ein umfangreiches Lieferantenmanagement betreiben. Was wollen Sie in Sachen Lieferantenmanagement beeinflussen? Dabei geht es zunächst darum, wie wir Unternehmen anbinden. Welche Voraussetzungen müssen Lieferanten mitbringen, um Partner von uns zu sein bzw. zu werden? Akzeptieren sie unsere Einkaufsbedingungen oder unseren Code of Conduct? Wir wollen Lieferantenqualifikationen umsetzen, ebenso den Bereich Bewertung und Klassifizierung. Am Ende wollen wir mit wenigen Mausklicks vollumfänglich wissen, wer unser Partner ist. Dafür gibt Onventis den Rahmen vor. Mittelfristiges Ziel ist, alle indirekten Materialien und Dienstleistungen in dem System abzubilden. Den Märkten und Filialen wollen wir in Zukunft nur noch einen Beschaffungsweg für ihre Bedürfnisse anbieten, also einen Ort, an dem sie alles finden. Wie haben die angebundenen Händler, Lieferanten und Dienstleister bisher mitgemacht? Unser Lieferantenstamm ist so vielfältig wie unser Einkaufsportfolio. Die großen Lieferanten kennen solche Lösungen zum Teil und arbeiten auch mit anderen Kunden in solchen Tools. Bei kleineren Lieferanten waren schon einige Gespräche notwendig. Einige Handwerksbetriebe mussten erst überredet werden. Was müssen Ihre Lieferanten jetzt „können“? Nicht viel. Sie bekommen eine Mail mit dem Zugang. Wir wickeln Bestellungen, Auftragsbestätigungen, abgeänderte Auftragsbestätigungen und Reklamationen über eine Plattform ab. Die Lieferanten müssen lediglich unsere Allgemeinen Einkaufsbedingungen akzeptieren. Haben Sie seit Projektbeginn schon Lieferanten gewechselt? Ja, in verschiedenen Warengruppen. Unsere neuen Partner werden in Onventis angebunden, hier legen Sie auch ihre Auftragsbestätigungen ab. Wir beschaffen die Ware für das Gesamtsystem. Das macht uns für viele Lieferanten interessant und gibt Lieferanten auch eine gewisse Sicherheit. Aktuell haben Bild: Das Futterhaus wir ca. 100 Lieferanten aus der DACH-Region im System. Die Anzahl steigt stetig. Dabei haben wir auch das europäische Ausland im Visier. Welche Freiheiten haben Ihre Franchisepartner? Unsere Franchisepartner sind selbstständige Kaufleute. Entsprechend gibt es keinerlei Verpflichtungen zur Nutzung unserer Services im Zentraleinkauf. Als Systemzentrale ist es unsere Aufgabe, attraktive Einkaufskonditionen und -prozesse zu bieten, die die Nutzung unserer Services selbstverständlich macht. Im Rückblick: Wo lagen bisher die Schnittstellenklippen? Wir mussten zunächst klären, welche Systeme bzw. Tools angebunden werden sollen. In der Regel bleibt eine Beschaffungs-Suite ja nicht allein. Unser Ziel war maßgeblich die Verzahnung der Bereiche Logis- Sebastian Janzen ist seit Mitte 2022 Leiter Zentraleinkauf bei Das Futterhaus. Beschaffung aktuell » 04 | 2024 23
