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» MANAGEMENT E-Procurement im großen Stil Die Plattform für den Sparkasseneinkauf Die Sparkassen-Einkaufsgesellschaft (SEG) ist der zentrale Einkaufsdienstleister der S-Finanzgruppe. Die rechtlich selbstständigen Sparkassen, Landesbanken und Verbundpartner bestellen zentral über die digitale Einkaufsplattform der SEG. Das System ermöglicht eine individuelle Beschaffung auf Basis zentraler Rahmenverträge . Von der Bündelung und Automatisierung profitieren alle. Über 370 Sparkassen gibt es in Deutschland, alle rechtlich selbstständig, genauso wie die zur S-Finanzgruppe gehörenden Landesbanken, Versicherer, LBS-Bausparkassen und weiteren Verbundpartner. Den Einkauf für die bundesweite Finanzgruppe managt die Sparkassen-Einkaufsgesellschaft (SEG) in Wiesbaden. Die digitale Einkaufsplattform der SEG, die alle Sparkassen, Landesbanken und Versicherungen für ihre Bestellungen und Bezahlvorgänge nutzen, basiert auf der E-Procurement-Lösung impact ordering von Veenion. Zentral und nach Bedarf 50.000 User sind an das System der SEG angeschlossen, dazu 600 Kataloge mit einer Million Artikeln. Von Elektronik- und IT-Produkten, Büromaterialien, medizinischen Masken über Mietwagen, Dienstfahrräder und Geldzählmaschinen bis zu Sonderbriefmarken für Jubiläumsaktionen oder Tombola-Gewinnen lässt sich über das Tool alles konfigurieren, ordern und abrechnen, was die 372 deutschen Sparkassen für ihren Betrieb und ihr Marketing brauchen. Auch die sparkassenspezifischen Formulare, Vordrucke und Werbematerialien bestellen die Institute über das Tool, darunter allein jährlich eine Milliarde Blatt Papier zum Ausdruck von Kontoauszügen. Täglich gehen 1250 Bestellungen über die Plattform ein. Einzig das Projektgeschäft (Investitionsgüter) läuft nicht über das System. Die Zugriffsrechte, Sortimente und Auswahlmöglichkeiten sind für jede Sparkas- Frank Eickenberg, Geschäftsführer der Sparkassen-Einkaufsgesellschaft, Wiesbaden: „Wir haben mit unserem E-Procurement-System eine durchgängige Purchase-to-Pay-Lösung für die gesamte S-Finanzgruppe geschaffen.“ se, Landesbank, Versicherung und Bausparkasse individuell konfiguriert. Zu den Lieferanten gibt es automatisierte Bestellschnittstellen. Die komplexen Rahmenverträge und Verrechnungssätze gegenüber den Sparkassen sind in der E-Procurement-Lösung im Detail abgebildet. Insbesondere für die Katalogaktualisierungen ist es wichtig, dass dies alles im System korrekt hinterlegt ist und die Aktualisierungen für alle Sparkassen dann auch passen. Die Flexibilität, die das Tool für eine solch diffizile Ausgestaltung bietet, ist ein Grund für den Erfolg der Plattform in der Sparkassenwelt. „Unsere Plattform ist über die Jahre gewachsen und an die unterschiedlichen Belange der Sparkassen hervorragend angepasst“, erklärt Frank Eickenberg, Geschäftsführer und Gründer der SEG. „Unsere Kunden sehen das praktisch als ihr eigenes Einkaufssystem“, beschreibt er den Effekt der individuellen, bedarfsgerechten Konfiguration. „Wir Bild: SEG 30 Beschaffung aktuell » 06 | 2022
»Wir haben mit unserem E-Procurement-System eine durchgängige Purchase- to-Pay-Lösung für die gesamte S-Finanzgruppe geschaffen.« Frank Eickenberg, Geschäftsführer der Sparkassen- Einkaufsgesellschaft, Wiesbaden Vom Kontoauszugsdrucker-Papier über die Weltspartag-Maskottchen bis zur Geldzähl - maschine bestellen die Sparkassen und Landesbanken alles, was sie brauchen, über eine zentrale Plattform. 50.000 Besteller sind angeschlossen. Seitdem können für die Finanzgruppe ganz andere Rahmenverträge ausgehandelt werden. Bild: S-Finanzgruppe Der Rechnungslauf erfolgt aus dem E-Procurement an das ERP der Einkaufsgesellschaft, über das die Abrechnung mit den Sparkassen erfolgt. Die SEG agiert gegenüber den Sparkassen als Intermediär. Entsprechend hoch sind die Sicherheitsanforderungen auch an das verbundene E-Procurement-System. „Wir haben mit dem System eine durchgängige Purchase-to-Pay-Lösung für die gesamte S-Finanzgruppe geschaffen“, freut sich Frank Eickenberg über den erfolgreich auhaben eine Einkaufsmall geschaffen mit einem zentralen Eingang und verschiedenen Shop-in-Shop-Lösungen“, beschreibt Frank Eickenberg die digitale Beschaffungslösung für alle. Die SEG wiederum kann durch die sparkassenweiten Bestellungen die Bedarfe der Finanzgruppe hervorragend bündeln, standardisieren und die Rahmenverträge optimal ausgestalten. Darüber hinaus lassen sich toolgesteuert die einzelnen Bestellungen so zusammenfassen, dass möglichst wenig Transporte anfallen. Wichtige Schnittstellen Dass sich die Vielzahl der Anforderungen und Bestellungen so gut in einer Plattform abbilden lassen, liegt auch an den zahlreichen Schnittstellen. So sind die Tankkartenabrechnung und das Mobilitätsportal inklusive Fuhrparkmanagement an das Bestellsystem angeschlossen. Gleiches gilt für die Aktionen rund um den Weltspartag. Die Präsentationen der neuen Designs sind über eine Schnittstelle direkt mit der Bestellmöglichkeit für die aktuellen Werbemittel verbunden. Automatisierte Bestellung und Bezahlung Das Einkaufsportal der Sparkassen- Einkaufsgesellschaft (SEG) • System: impact ordering von Veenion • angeschlossene Nutzer (Besteller): 50.000 • Bestellungen pro Tag: 1250 • angebundene Kataloge: 600 • bestellbare Artikel: 1 Million • Warengruppen: Büromaterialien, Elektronik, Telekom - munikation, IT, Sparkassen-Formulare, Versicherungsund Sparkassen-Vordrucke, Broschüren, Werbemittel, Leasingverträge, Mietwagen, Filialausstattung tomatisierten Bestell- und Bezahlprozess. In Zukunft sollen die Sparkassen über die Plattform auch regionale Dienstleistungen wie Renovierungs-, Reinigungs- oder Gartenarbeiten anfragen, ausschreiben und beauftragen können. Frank Eickenberg kann sich zudem vorstellen, dass die Plattform, die für die öffentlich-rechtlichen Sparkassen so gut funktioniert, auch für Landkreise oder Kommunen interessant ist. „Wir können die Sparkassen- Plattform zu einem kommunalen Kaufhaus entwickeln, das Interesse bei einigen Landkreisen und Kommunen ist durchaus vorhanden“, erklärt der Einkaufsprofi. Erweiterungen geplant Der Content ist standardisiert, die Kataloge sind angebunden, die Bedarfe gebündelt. Die Einkaufskompetenz der SEG ließe sich damit für weitere Institutionen, Banken oder kommunale Einrichtungen nutzen. Auch eine Anbindung der Veenion- Schwester Deutsche eVergabe sei in diesem Zusammenhang denkbar, denkt Eickenberg über mögliche Erweiterungen nach. Sein positives Fazit lautet: „Durch die einerseits zentrale, andererseits individuelle Procurement-Plattform sowie unsere Logistik können wir zu optimalen Konditionen einkaufen und jederzeit die bedarfsgerechte Versorgung der Sparkassen sicherstellen.“ Gleichzeitig diene die anpassungs- und leistungsfähige E-Procurement-Lösung als Basis für die weitere Skalierung. Annette Mühlberger, Journalistin Beschaffung aktuell » 06 | 2022 31
