SPECIAL » JUNGE WILDE
SPECIAL » JUNGE WILDE Interview mit Bettina Fischer, CEO und Gründerin von Hivebuy „Wir sind in Tausende von Systemen einfach zu integrieren“ Das Beschaffungstool für Nicht-Einkäufer – so beschreibt Bettina Fischer Hivebuy, eine Einkaufssoftware für die indirekte Beschaffung. Die Gründerin und CEO des gleichnamigen Unternehmens erklärt im Interview, wie wichtig eine einfache, offene Lösung für den Anwender ist und wie Bedarfsträger, Einkauf und Finanzabteilung von dem System profitieren. Bettina Fischer ist Gründerin und CEO der Einkaufsplattform Hivebuy. Beschaffung aktuell: Was ist Hivebuy und wer steckt dahinter? Bettina Fischer: Hivebuy ist das Beschaffungstool für Nicht-Einkäufer. Jeder Mitarbeitende hat mal einen Bestellbedarf, zum Beispiel ein Headset oder gewisse Marketing-Dienstleistungen. Mit Hivebuy geben wir allen im Unternehmen eine Lösung an die Hand, die jeder bedienen kann und in bestehende Tools integrierbar ist. Unser CTO und Co-Gründer Stefan Kiehne und ich sitzen mit unserem sieben - Bild: Hivebuy köpfigen Team im Herzen Berlins und entwickeln auch in Pakistan mit einem Teil des Teams unser Tool. Wie wird die Plattform in den Arbeitsalltag von Nicht-Einkäufern integriert? Die Abteilungen nutzen bereits Tools, in denen sie planen und sich organisieren. Wir nehmen die Bestellbedarfe aus diesen einzelnen Tools – unabhängig vom System oder der Abteilung – kanalisieren diese und liefern sie automatisiert als Bestellung an Lieferanten, Serviceprovider oder nach Bestellung und Freigabe an die ERP- oder Accounting-Systeme eines Unternehmens. Ein Mittelständler, der schon zig Systeme im Einsatz hat will Mitarbeitende nicht durch die Einführung eines neuen Tools belasten. Deshalb sind wir in Tausende von Systemen einfach zu integrieren. Über offene Schnittstellen können alle in Hive buy erzeugten Datenpunkt einfach abgerufen und über ein Business-Intelligence- oder Controlling-Programm ausgelesen werden. Unser Plan war von Anfang an, dass wir die Mitarbeitenden nicht zusätzlich belasten. Darüber hinaus sind alle Datenschutzregularien bei uns sichergestellt. Sie bewerben die Einbindung in Tools wie Microsoft Teams oder Slack. Wie kann man sich das vorstellen? Kommunikationstools wie Teams oder Slack sind fest in den Prozessen eines Unternehmens verankert und Mitarbeitende kommunizieren hier tagtäglich. Wenn ein Bedarfsträger mit Hivebuy bestellt, bekommt dessen Vorgesetzter zum Beispiel in Teams oder Slack eine Nachricht, was bestellt wird und ob es im Budget ist. Wir integrieren hierfür die Budget Compliance. Der Vorgesetzte kann mit zwei Buttons freigeben oder ablehnen. Er kann aber auch in Hivebuy springen und sich die Bestellung genauer ansehen. So können Bestellungen ganz einfach von unterwegs 36 Beschaffung aktuell » 7/8 | 2023
freigeben werden. Der Mitarbeiter bekommt dann die Nachricht, dass die Bestellung freigegeben und versendet wurde. Bekommen wir die Lieferinformationen nicht automatisiert, weil es sich beispielsweise um eine Dienstleistung handelt, schreiben wir dem Besteller nach einigen Tagen über Teams und fragen, ob geliefert wurde und er zufrieden ist. Wir holen die Lieferempfangsbestätigung in Teams ein, sodass die Buchhaltung am Ende des Tages weiß, wo die Leistung stattgefunden hat. So ist es auch beim Rechnungseingang. Wenn wir Rechnungen nicht automatisiert erhalten, fragen wir den Nutzer, nachdem die Lieferung bestätigt wird, wo die Rechnung ist oder ob er diese weitergeleitet hat. So können Unternehmen gewährleisten, dass auch die Person, die am Ende der Informationskette sitzt, alle Infos automatisiert bekommt. Von Hivebuy sollen also die Bedarfsträger, der Einkauf sowie die Buchhaltung profitieren? Genau, die Bedarfsträger haben ein einfaches Tool und brauchen keine umfangreichen Trainings. Egal wo sie gerade sind, können sie ihren Bestellbedarf äußern. Sie müssen nicht mehr durch das Unternehmen rennen und prüfen, ob sie bestellen dürfen. Die Mitarbeitenden im Einkauf oder das Management können unmittelbar die Reduktion des Maverick Spend sehen und haben damit die Möglichkeit, effektiver mit Lieferanten zu verhandeln. Sie können ihre Kategorien besser zusammenfassen, Lieferanten bündeln, ABC-Analysen durchführen und ihre Einsparungen unmittelbar verfolgen. Der Einkauf kann analysieren, wie viel der Anwender unverhandelt bezahlt hätte und was er jetzt nach der Verhandlung zahlt. Das Tool bietet außerdem eine Übersicht über Kataloge, offene Anfragen, offene Bestellungen und offene Rechnungen. Das Finanzcontrolling hat die Budgets im Blick und kann sehen, wer der Verursacher einer Rechnung ist. Damit können sie die Kontierung für Kostenstellen und Sachkonten automatisieren. Das Tool übergibt der Buchhaltung ein Paket aus Bestellung und Rechnung, sodass keine buchhalterischen Anpassungen gemacht werden müssen. Bei einem unserer größten Kunden haben wir jetzt eine „Dunkeldurchbuchungsquote“ von 40 Prozent – Tendenz steigend. Das bedeutet, dass 40 Prozent der Belege , die zuvor manuell angefasst wurden, nicht mehr auf den Tisch des Buchhalters kommen. Welche Warengruppen können beschafft werden? Unsere Software ist ein Tool für den indirekten Einkauf. Wenn wir über das Umsatzvolumen gehen, sind knapp die Hälfte der Bestellungen Dienstleistungen. Betrachten wir die Menge, sind es die „kleinen“ Bestellungen – zum Beispiel bei Amazon Business. Da haben wir sehr viele Bestellungen, bezogen auf den Betrag sind diese allerdings gering. Welche Möglichkeiten hat der Einkauf beim Hinterlegen von Richtlinien und Freigabeprozessen? Der Einkauf kann alles fixieren. Er kann hinterlegen, welche Kataloge von welchem Team bestellt werden können oder einsehbar sind. Bei welchen Betragsgrenzen möchte er zusätzliche Freigabeprozesse? Welche Lieferanten sind „blacklisted“ oder „whitelisted“? Bei welchen Abteilungen möchte er gar nicht oder ganz besonders hinschauen? Das lässt sich alles selbstständig festlegen. Das ist eines der Kernfeatures, das unsere Nutzer lieben. Sie brauchen niemanden aus der IT, der die Freigabeprozesse anlegt. Wie läuft die Bestellung aus Sicht des Bedarfsträgers ab? Wir haben eine Schlagwortsuche, dort gibt der User zum Beispiel „Beratung“ ein. Dann klickt er auf Suchen und bekommt alle Ergebnisse. Die Beratungsleistungen findet der Nutzer im internen Katalog. Er wählt die Leistung, gibt eine Stück- bzw. Stundenzahl ein und packt sie in den Warenkorb. Anschließend kann er auswählen, wofür er die Leistung braucht – sich selbst, einen anderen User, eine Abteilung oder ein Projekt. Der Nutzer sieht unmittelbar, wer die Bestellung freigeben muss und ob sie innerhalb des festgelegten Budgetrahmens ist. Mit einem Klick auf Absenden, ist der Prozess angestoßen. Wie aufwändig ist die Implementierung? Unser Team schafft es, die Software innerhalb von einer halben Stunde aufzusetzen. Inklusive der Integration zu den Lieferanten und den genutzten Tools, wie Microsoft Teams. Die Unternehmen haben die Möglichkeit, ein vordefiniertes Template von uns zu nutzen oder sie geben uns alle ihre Warengruppen und Lieferanten. Wenn sich ein Unternehmen dafür entscheidet mit Hivebuy zu arbeiten, bekommt es eine Liste, die es ausfüllt. Intern braucht man wahrscheinlich zwei bis drei Stunden, wenn es ein abgestimmtes Template ist. Sobald es in die ERP-Integration geht, brauchen wir für Microsoft Dynamics einen halben Tag und bis hin zu zwei Wochen für eine SAP-On-Premises-Lösung. Wir machen dann einstündige Power-User-Schulungen für die Mitarbeiter. Darüber hinaus haben wir einen Self-Onboarding- »Uns ist sehr daran gelegen, dass jeder User das Tool sofort nutzen kann. Meine Mutter testet unsere Features.« Beschaffung aktuell » 7/8 | 2023 37
