WIJZE VAN GUNNING : ondehandelingsprocedure met ... - Visit Gent

BESTEKNUMMER : FILM TOERISME GENT 2012
PROVINCIE OOST-VLAANDEREN
AANBESTEDENDE OVERHEID : STAD GENT
DEPARTEMENT Communicatie en Promotie
DIENST oerisme
WOODROW WILSONPLEIN 1
9000 GENT
OPDRACHT :
TEL 09 266 57 01
DE REALISATIE VAN EEN CREATIEVE CAMPAGNEFILM VOOR DE DIENST
TOERISME GENT.
WIJZE VAN GUNNING : ondehandelingsprocedure met vrijwillige bekendmaking.
WIJZE VAN PRIJSBEPALING : volgens globale prijs. Het totale beschikbare bedrag is 25.000
euro, btw inclusief.
OPENING VAN DE
OFFERTES :
woensdag 17/10 – 12 uur
UITVOERINGSTERMIJN : vanaf de betekening van de gunning tot einde opdracht (vermoedelijk
juni 2013).
ONTWERPER : Dienst Toerisme Stad Gent
KOSTPRIJS AANBESTEDINGSDOCUMENTEN : Gratis
De realisatie van een creatieve campagnefilm voor de Dienst Toerisme Gent. P 1
1

Zijn van toepassing op deze opdracht :
De Wet van 24 december 1993 en zijn wijzigingen betreffende de overheidsopdrachten en
sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten;
Het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming
van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken;
Het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van
de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken;
De algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten van aanneming van werken,
leveringen en diensten en voor concessies voor openbare werken.(bijlage bij het Koninklijk
Besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de
overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken).
De Wet van 4 augustus 1996 en zijn wijzigingen betreffende het welzijn van de werknemers bij de
uitvoering van hun werk.
Het Besluit van de Vlaamse regering van 14 december 2007 houdende vaststelling van het Vlaams
reglement betreffende de bodemsanering en bodembescherming. (facultatief: enkel indien bij het
bestek van de werken grondverzet gemoeid is)
Alle latere aanvullingen op voormelde besluiten, geldig op datum van bekendmaking, alsook de
bepalingen van het bestek die aanvullingen en wijzigingen kunnen inhouden van voormelde
besluiten en alle andere documenten waarnaar het bestek verwijst.
Onderhavig bestek wijkt af van volgende bepalingen van de algemene aannemingsvoorwaarden op
volgende artikel:
artikel 14, §6, van de AAV, zie punt B.20. hierna:
De aanbestedende overheid vraagt dat de dienstverlener, indien hij de rechten van derden niet heeft
geëerbiedigd of hen niet aan de aanbestedende overheid kenbaar heeft gemaakt, onbeperkt borg
staat voor elk verhaal dat een derde tegen haar zou stellen en niet beperkt tot het bedrag van de
opdracht, omdat zij van oordeel is dat de dienstverlener volledig zelf moet instaan voor de
gevolgen van zijn daden.
Onderhavig bestek
Het bij dit bestek horend model van offerte en bijgevoegde inventaris
De realisatie van een creatieve campagnefilm voor de Dienst Toerisme Gent. P 2
2

Algemene bepalingen
1. Voorwerp van de opdracht
De uit te voeren dienst betreft:
Een campagnefilm over Gent realiseren dat als belangrijkste communicatiedoelstelling heeft om de
merkidentiteit van de stad Gent uit te dragen of onderstrepen volgens het CIAO-principe.
De film moet awareness scheppen in de toeristische sector van professionelen en toeristen.
Deze opdracht omvat één perceel.
2. Varianten
Vrije varianten worden in overweging genomen.
3. Aanbestedende overheid
De opdrachtgever is het Stadsbestuur van Gent.
Het Stadsbestuur van Gent staat in voor de betaling.
4. Gunningswijze
De opdracht wordt gegund door middel van een onderhandelingsprocedure met vrijwillige
bekendmaking op grond van artikel 17, § 3, 4° van de Wet van 24 december 1993 betreffende de
overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, dit
aangezien de aard van de dienst zodanig is dat de specificaties van de opdracht niet kunnen bepaald
worden met voldoende nauwkeurigheid om de toewijzing toe te laten volgens de procedure van
aanbesteding of offerteaanvraag.
De onderhandelingsprocedure verloopt in twee fasen. In de eerste fase worden de kandidaten
geselecteerd die uitgenodigd zullen worden om in de tweede fase een offerte in te dienen. Hieronder
worden de verschillende stappen van de procedure beknopt toegelicht.
Selectie van de kandidaten:
Dienst Toerisme Gent lanceert een publieke oproep tot kandidaten. De geïnteresseerden dienen hun
videoportfolio vergezeld van alle nodige stukken betreffende de kwalitatieve selectie.
De ingediende kandidaturen zullen worden getoetst aan de vooropgestelde minimumvereisten inzake
kwalitatieve selectie (zie verder artikel 5). Op die wijze wordt een eerste selectie gemaakt van de
kandidaturen.
Van de geselecteerde kandidaten zullen slechts de 5 besten worden uitgenodigd om een offerte in te
dienen, voor zover er voldoende valabele gegadigden zijn (in toepassing van artikel 68 van het K.B.
van 8 janauari 1996 betreffende de overheidsopdrachten en voor aanneming van werken, leveringen en
diensten en de concessies voor openbare werken).
Deze tweede selectieronde geschiedt op de wijze zoals beschreven hieronder.
De 5 beste kandidaten worden per brief of e-mail uitgenodigd om een offerte in te dienen.
De realisatie van een creatieve campagnefilm voor de Dienst Toerisme Gent. P 3
3

Briefing:
De 5 beste kandidaten krijgen, voor het indienen van de offerte, een gemeenschappelijke mondelinge
briefing op de dienst Toerisme Gent over de inhoud van het project en de opdracht. Bij deze briefing is
er mogelijkheid tot het stellen van vragen. De datum zal worden bepaald in de uitnodiging om een
offerte in te dienen.
Analyse van de offertes
Vervolgens worden de offertes, ingediend door de 5 beste kandidaten, aan een grondig onderzoek
onderworpen en geanalyseerd op basis van de onder artikel 5 vermelde gunningscriteria. De
kandidaten zullen hun opdracht mondeling kunnen toelichten op een presentatie. De datum hiervoor
zal later nog gecommuncieerd worden.
De analyse van de offertes zal geschieden door een multidisciplinaire beoordelingscommissie
samengesteld als volgt:
- Dienst Toerisme Gent: Erwin Van de Wiele, Nathalie De Neve, Nathalie Dumon, Jelena
Moya Santana, Stephanie Vermeulen
- Departement Cultuur: Marianne Lippens
- Bart Rosseau, E-strategie Stad Gent
- Directeur Festival Van Vlaanderen: Serge Platel
De presentatie van de offertes
De aanbestedende instantie behoudt zich het recht voor om één of meerdere inschrijvers uit te nodigen
om hun offerte te komen toelichten ten overstaan van een multidisciplinaire beoordelingscommissie.
In voorkomend geval, zullen zij daarvoor ten gepaste tijde worden uitgenodigd. Voor de presentatie is
een 30-tal minuten voorzien; naderhand is ook gedurende 30 minuten gelegenheid voor vraag en
antwoord.
Onderhandelingen
De aanbestedende instantie kan onderhandelingen aanknopen met één of meerdere inschrijvers en
eventueel in meerdere rondes mocht dat nodig zijn.
De resultaten van de onderhandelingen worden in elk geval schriftelijk vastgelegd en met de
uitverkoren inschrijver zal uiteindelijk een overeenkomst worden opgemaakt, die een coördinatie zal
zijn van de offerte- en bestekbepalingen en de onderhandelingsresultaten.
Conform artikel 18 van de wet van 24 december 1993 houdt het volgen van de procedure geen
verplichting in tot het toewijzen van de opdracht. De aanbestedende instantie kan afzien van het
gunnen van de opdracht en/of de procedure herbeginnen, desnoods op een andere wijze.
5. Kwalitatieve selectie (art. 68 tot 72 van het KB van 8 januari 1996)
De dienstverlener mag zich niet bevinden in één van de uitsluitingstoestanden van artikel 69, §§ 1 en
2 van het K.B. van 8 januari 1996. Door ondertekening van de offerte verklaart de inschrijver 1
zich niet te bevinden in één of meerdere van onderstaande uitsluitingstoestanden:
veroordeeld zijn door een in kracht van gewijsde gegaan vonnis voor:
- deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek;
- omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek;
- fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de
financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de Wet van 17 februari 2002;
1 Dit geldt zowel voor natuurlijke personen als voor rechtspersonen en de bestuurder(s), zaakvoerder(s) of andere
personeelsleden met enige vertegenwoordigings-,beslissings- of controlebevoegdheid binnen de rechtspersoon.
De realisatie van een creatieve campagnefilm voor de Dienst Toerisme Gent. P 4
4

- witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming
van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van
terrorisme.
Wanneer de aanbestedende overheid kennis heeft dat de inschrijver zich in één van bovenstaande gevallen bevindt, sluit
zij de inschrijver uit van de toegang tot de gunningsprocedure, in welk stadium van de procedure ook.
Indien de aanbestedende overheid twijfels heeft over de persoonlijke situatie van de aannemer, kan zij de
bevoegde binnenlandse of buitenlandse autoriteiten om de inlichtingen die zij nodig acht.
(artikel 69, § 1 van het K.B. van 8 januari 1996)
in staat van faillissement of vereffening verkeren, zijn werkzaamheden hebben gestaakt of een
gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of in een gelijkaardige toestand verkeren volgens
buitenlandse wetgeving;
aangifte hebben gedaan van zijn faillissement of voor de inschrijver is een procedure van
vereffening of van gerechtelijk akkoord aanhangig of in een gelijkaardige toestand verkeren
volgens buitenlandse wetgeving;
bij een in kracht van gewijsde gegaan vonnis veroordeeld zijn voor een misdrijf dat de
professionele integriteit aantast;
bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op elke grond die
aanbestedende overheden aannemelijk kunnen maken;
niet voldaan hebben aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale
zekerheid;
niet in orde zijn met betaling van de belastingen overeenkomstig de Belgische wetgeving of van
het land waar de inschrijver gevestigd is;
zich in ernstige mate schuldig hebben gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het
verstrekken van inlichtingen, opvorderbaar in het kader van de kwalitatieve selectie.
Wanneer de aanbestedende overheid kennis heeft dat de inschrijver zich in één van bovenstaande gevallen bevindt, kan
zij de inschrijver uitsluiten van de toegang tot de gunningsprocedure, in welk stadium van de procedure ook.
(artikel 69, § 1 van het K.B. van 8 januari 1996)
Bovendien voegt de inschrijver als bewijs bij zijn offerte:
- een RSZ-attest in de zin van artikel 69bis, § 1 of 2 van het K.B. van 8 januari 1996;
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om, indien zij twijfels heeft over de
toestand van de inschrijver, na indiening van de offertes bijkomende originele bewijsstukken
betreffende bovenvermelde uitsluitingstoestanden op te vragen aan de inschrijver.
- Er zijn geen vereisten wat betreft de financiele of econmische draakracht van inschrijvers.
- Om de technische bekwaamheid van de dienstverlener te kunnen nagaan, moet bij de offerte
volgende documenten toegevoegd worden:
o Een videoportfolio met minstens 2 referenties van eigen audiovisueel materiaal.
De inschrijver vermeldt per referentie ten minste het bedrag, de naam en de contactgegevens
van de publieke of private opdrachtgever (telefoonnummer contactpersoon) en het effectief
gerealiseerde gedeelte van de opdracht in geval van onderaanneming of tijdelijke vereniging
en voegt de nodige illustraties toe of verwijst naar een website.
Ervaring in de toeristische of openbare sector is geen must.
Bewijs van goede uitvoering
Indien de referentieprojecten diensten voor overheden betreffen, worden deze bovendien
aangetoond met certificaten van goede uitvoering, die door de bevoegde overheid zijn
opgesteld of goedgekeurd.
Indien het gaat om diensten aan privaatrechtelijke personen worden de diensten aangetoond
door certificaten opgesteld door deze personen of bij ontstentenis door een verklaring van de
De realisatie van een creatieve campagnefilm voor de Dienst Toerisme Gent. P 5
5

dienstverlener. De aanbestedende instantie behoudt zich het recht voor om, bij ontstentenis
van deze attesten, de voormalige opdrachtgevers te contacteren en hun bevindingen
aanvullend mee te nemen in de beoordeling van de technische bekwaamheid.
o Kwalificaties van het projectteam: een verklarende nota betreffende de samenstelling van het
projectteam dat met de uitvoering van de opdracht zal worden belast, vergezeld van de
gedetailleerde curricula vitae van alle teamleden onder vermelding van tenminste de
persoonlijke referentieprojecten, studie- en beroepskwalificaties en specialisaties. De
kandidaat stelt eveneens een projectleider voor, die zal fungeren als contactpersoon ten
aanzien van de opdrachtgever.
Minimumvereisten:
Het team dient zodanig te zijn samengesteld dat een kwalitatieve dienstverlening op de
verschillende gebieden (klank, beeld, producer, regisseur…) verzekerd is.
De projectleider dient minstens over 2 jaar nuttige ervaring te beschikken met inbegrip van
leidinggeven aan teams voor gelijkaardige projecten.
Consequenties voor de uitvoering van de opdracht
De aandacht van de kandidaten wordt gevestigd op het feit dat het voorstel betreffende de in te zetten
teamleden en de onderaannemers bindend wordt bij de betekening van de goedkeuring van de
toewijzingsbeslissing.
De dienstverlener verbindt zich ertoe alle onderdelen van onderhavige opdracht te laten uitvoeren door
de in de offerte genoemde teamleden en onderaannemers. De dienstverlener kan deze slechts
vervangen door derden indien aangetoond wordt dat ze over de dezelfde capaciteiten beschikken als de
in de offerte voorgestelde personen en voor zover de opdrachtgever schriftelijk en voorafgaandelijk
met de vervanging heeft ingestemd.
Selectie van de 5 beste kandidaten die worden uitgenodigd om een offerte in te dienen
Van de op basis van bovenstaande minimumvereisten geselecteerde kandidaten, wordt een
rangschikking gemaakt, op basis van volgende gunningscriteria:
- technische kunde 20%
- creatieve techniek 40%
- originaliteit/creativiteit 40%
De 5 kandidaten met de meeste punten worden uitgenodigd om een offerte in te dienen, nadat deze
rangschikking bekrachtigd is geworden in een collegebesluit.
Belangrijk i.v.m. tijdelijke verenigingen en onderaanneming:
Wat de tijdelijke vereniging van inschrijvers betreft, mag geen enkele deelgenoot zich in één
van de uitsluitingstoestanden in de zin van artikel 69 van het K.B. van 08/01/1996 bevinden. Elke
deelgenoot dient bijgevolg de vereiste stukken in te dienen.
De deelgenoten van de tijdelijke vereniging dienen samen aan de vereisten inzake financiële en
economische draagkracht en technische bekwaamheid te voldoen.
Wat het aspect onderaanneming betreft, kan de inschrijver zich, om aan te tonen dat hij aan
bovenvermelde vereisten inzake financiële en economische draagkracht en technische
bekwaamheid voldoet, ook beroepen op andere entiteiten, ongeacht de juridische aard van zijn
band met die entiteiten, doordat deze entiteiten tijdens de uitvoering van de opdracht zullen
optreden als onderaannemers.
De realisatie van een creatieve campagnefilm voor de Dienst Toerisme Gent. P 6
6

In dat geval voegt de inschrijver bij zijn offerte bovendien:
- een schriftelijke verbintenis van deze toekomstige onderaannemers om de opdrachthouder
voor de uitvoering van de opdracht de noodzakelijke middelen ter beschikking te stellen.
Enkel de offertes van inschrijvers, die niet worden uitgesloten en die aan de technische minimumeisen
voldoen, komen in aanmerking voor onderzoek en gebeurlijke toewijzing.
6. Gunningscriteria (art. 115)
De gunningscriteria waarmee rekening wordt gehouden:
- originaliteit (verrassende invalshoek): 25 punten.
- CIAO-principe: 25 punten
CREATIEF: vindingrijk, spitsvondig, creative city of music, groot en divers cultuuraanbod.
INNOVATIEF: vernieuwend en opvallend, afwijkend van de gangbare toeristische promotiefilm,
meer dan alleen 'mooie plaatjes’.
AUTHENTIEK: dicht bij Gentse karakter, warm, echte stad in tegenstelling tot louter toeristische
steden zoals Brugge en Venetië.
OPEN: gastvrijheid, charme, warmte, vrijdenkend.
= ‘Gentsheid’, tikkeltje tegendraads karakter, underdog attitude
= trotsheid
- toets aan de beoogde doelgroep: 25 punten.
- passend bij het Gentse (toeristische) karakter: 25 punten
De opdracht wordt gegund aan de kandidaat met het hoogste aantal punten.
7. Prijsbepaling
Wat de prijsbepaling betreft is de opdracht:
voor een globale prijs, met een totaal budget van 25.000 euro, btw inclusief.
De inschrijvers moeten voor het gunnen van de opdracht alle inlichtingen verstrekken om de
aanbestedende overheid in staat te stellen de aangeboden prijzen te onderzoeken.
8. Opmaken van de offerte (art. 89)
- Indien de inschrijver zijn offerte maakt op andere documenten dan op het voorziene formulier moet
op ieder van deze documenten volgende verklaring worden opgenomen :
"Ik ondergetekende, .........., verklaar te hebben nagezien dat de hierna vermelde gegevens in volstrekte
overeenstemming zijn met de vermeldingen op de door het bestuur verstrekte offerte(n), of
inventaris(sen) en neem daartoe de volledige verantwoordelijkheid op mij."
- De documenten (inventaris en offerte) worden door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend.
De realisatie van een creatieve campagnefilm voor de Dienst Toerisme Gent. P 7
7

Zoals bepaald in art 89 alinea 2 van voormeld KB van 8 januari 1996, moeten alle doorhalingen,
overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen die de
essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen
beïnvloeden, evenmeens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden.
- Een offerte mag worden ingediend door een tijdelijke vereniging die niet-geselecteerde personen
omvat, voor zover minstens één geselecteerde kandidaat deel uitmaakt van deze vereniging.
Bij te voegen bescheiden (art. 90)
De inschrijver moet bij zijn offerte volgende stukken voegen :
RSZ - attest zoals bepaald in art. 69 bis, §§ 1en 2 van voormeld KB van 8 januari 1996
wanneer de offerte door volmachthouders wordt ingediend : documenten die het mandaat
bewijzen
de documenten bedoeld onder het hoofdstuk “kwalitatieve selectie” (punt 5 van de algemene
bepalingen van dit bestek)
een storyboard
een uitgewerkte budgettering
een timesheet
een overzicht van de shootinglocaties
een overzicht van de benodigde logstiek met daarin een rolverdeling (voor de Stad Gent of voor
de inschrijver)
- De prijzen worden in de offerte in euro opgegeven. Het totale bedrag van de offerte wordt voluit
geschreven.
- De inschrijver is verplicht in zijn offerte de aanslagvoet van de BTW te vermelden.
- Er kan geen voorbehoud worden aanvaard in verband met eventuele wijzigingen van taksen,
rechten of omrekeningskoersen van buitenlandse munten.
- De inschrijver is verplicht in zijn offerte de sluitingsperiode(s) van zijn onderneming te vermelden.
9. Indienen van offertes
De offerte wordt geschoven in een definitief gesloten omslag waarop zijn vermeld : de datum van
de zitting waarop de offertes worden geopend en, de verwijzing naar het bestek. Bij inzending over
de post, als gewoon of aangetekend stuk, wordt die gesloten omslag geschoven in een tweede
gesloten omslag met opgave van het adres dat in het bestek is aangegeven en met de vermelding
"offerte".
Iedere offerte moet bij de voorzitter van de zitting voor de opening van de inschrijvingen toekomen
alvorens hij de zitting opent.
Het adres voor toezending of afgifte tegen ontvangstbewijs van de offerte is: Dienst Toerisme –
Predikherenlei 2 – 9000 Gent.
10. Opening van de offertes
De offertes worden geopend :
plaats : Dienst Toerisme – Predikherenlei 2 - 000Gent
De realisatie van een creatieve campagnefilm voor de Dienst Toerisme Gent. P 8
8

Donderdag 18/10/2012 10 uur.
11. Gestanddoeningstermijn voor de inschrijvers (art. 116)
In afwijking op art. 116 van het KB van 8 januari 1996 blijven de inschrijvers gebonden door hun
offerte gedurende een termijn van kalenderdagen, ingaande de dag na de zitting voor de opening
van de offertes.
12. Uitvoeringstermijn
De uitvoeringstermijn bedraagt : na beteking van de gunning tot einde van de opdracht.
Utvoeringsregels toepasselijk op deze opdracht
1. Algemene bepalingen
De uitvoeringsregels die deze opdracht bepalen zijn
- de Algemene aannemingsvoorwaarden, opgenomen als bijlage bij het KB van 26 september 1996,
in de mate dat er bij bestek niet wordt van afgeweken,
- het bestek en alle andere documenten waarnaar het bestek verwijst.
Op deze opdracht zijn de de bepalingen van de algemene aannemingsvoorwaarden, opgenomen als
bijlage bij het KB van 26 september 1996, volledig van toepassing.
2. Betalingsmodaliteiten
De prijs van de opdracht wordt betaald ineens na volledige uitvoering.
De facturen in 1exemplaar dient verplicht per post verzonden te worden aan Factuurregistratie,
Stad Gent, p.a. Stadhuis, Botermarkt 1 te 9000 Gent.
Overdracht van schuldvordering in toepassing van art. 23 § 4 van de wet van 24 december 1993 op
de overheidsopdrachten
Wanneer een overdracht van schuldvordering krachtens art. 23 § 4 van de wet van 24 december
1993 op de overheidsopdrachten bij aangetekende brief ter kennis wordt gebracht van het
opdrachtgevend bestuur, zal deze brief gericht worden aan het volgend adres :
Departement Financiën
Stad Gent
p.a. Stadhuis
Botermarkt 1
te 9000 Gent
3. Wijzigingen van en aanvullingen aan de Algemene aannemingsvoorwaarden voor de
overheidsopdrachten van aanneming van werken, leveringen en diensten en voor
concessies voor openbare werken die op deze opdracht toepasselijk zijn :
Art. 1. Leiding van en toezicht op de uitvoering
De realisatie van een creatieve campagnefilm voor de Dienst Toerisme Gent. P 9
9

De leiding en het toezicht op de uitvoering gebeuren door Nathalie De Neve, Dienst Toerisme
Stad Gent.
Art. 5. Borgtocht
Niet van toepassing.
Art. 13. Prijsherziening
Niet van toepassing.
Art. 14. Intellectuele rechten
“De Stad Gent wordt na afloop van de opdracht de exclusieve eigenaar van de resultaten van de
opdracht. De dienstverlener draagt dus aan Stad Gent alle vermogensrechten over op de resultaten van
onderhavige opdracht en dit in hun meest volledige actuele en toekomstige wettelijke omvang.
Voornoemde overdracht van vermogensrechten geldt voor de volledige wettelijke bestaansduur van de
overgedragen auteursrechtelijke prerogatieven en zonder enige geografische beperking. De overdracht
geldt zowel ten aanzien van de dienstverlener zelf als ten aanzien van alle eventuele derden op wie de
dienstverlener een beroep doet voor de uitvoering van de opdracht.
Door voormelde overdracht cedeert de dienstverlener aan de aanbestedende overheid definitief en
zonder enige beperking qua omvang of territoriaal gebied:
- het exclusieve en onvoorwaardelijke reproductierecht
- het exclusieve en onvoorwaardelijke recht tot bewerking en vertaling
- het exclusieve en onvoorwaardelijke verhuurrecht en leenrecht
- het exclusieve en onvoorwaardelijke distributierecht
- het exclusieve en onvoorwaardelijke recht op mededeling aan publiek
en dit voor de volledige wettelijke duur van de op de resultaten van de opdracht rustende
auteursrechtelijke prerogatieven.
Indien de dienstverlener voor de uitvoering van de opdracht gebruik wenst te maken van teksten,
ontwerpen, beelden, foto’s, etc. waarvan de intellectuele rechten berusten bij een derde (portretrecht!),
is het aan hemzelf om de noodzakelijke regelingen te treffen en alle eventuele daaruit voortvloeiende
kosten te dragen en bijgevolg in te calculeren in het voor de opdracht beschikbare budget.
De dienstverlener staat borg, zonder beperking van bedrag, voor elk verhaal dat een derde zou stellen
tegen de opdrachtgever wegens niet eerbiedigen van de intellectuele rechten van deze derde (bv.
portretrecht).
Deze overdracht van de vermogensrechten wordt geacht te zijn inbegrepen in de prijs van de opdracht.
De dienstverlener kan geen aanspraak op enige bijkomende vergoeding en zal zich niet verzetten tegen
de uitoefening van hoger vernoemde rechten door de aanbestedende overheid.
De dienstverlener behoudt wel de intellectuele eigendom (morele rechten) op de resultaten van de
opdracht; Stad Gent verbindt er zich toe de dienstverlener als auteur te vermelden (indien de
praktische omstandigheden het toelaten).”
De realisatie van een creatieve campagnefilm voor de Dienst Toerisme Gent. P 10
10

Art. 15. Betaling
De betalingen van onderhavige opdracht van diensten geschieden binnen de vijftig (50)
kalenderdagen te rekenen vanaf de datum waarop de keuringsformaliteiten werden beëindigd,
zo het bestuur tezelfder tijd in het bezit is van de regelmatig opgestelde factuur met vermelding
van de belasting over de toegevoegde waarde, alsmede van de andere eventueel vereiste
bescheiden.
Indien het bestuur niet in het bezit is van de factuur bij het beëindigen van de
keuringsformaliteiten of indien er geen keuringsformaliteiten vereist zijn, gaat de
betalingstermijn in op de datum van de ontvangst van de factuur.
Art. 18. Rechtsvorderingen
Bij geschillen zijn de rechtbanken te Gent bevoegd.
Art. 20 en 75 Middelen van optreden van de aanbestedende overheid
De aandacht van de dienstverlener wordt gevestigd op het feit dat hij zich in geval van een
aantoonbare miskenning van de bijzondere uitvoeringsvoorwaarden inzake non-discriminatie
(zie verderop in dit bestek) blootstelt aan de middelen van optreden van de aanbestedende
overheid in toepassing van art. 20 en 75 van de Algemene Aannemingsvoorwaarden.”
Art. 21. Verbreking
§ 4 wordt aangevuld als volgt:
De verbrekingsgronden gelden zowel voor natuurlijke personen als voor rechtspersonen en
bestuurders, zaakvoerders of andere personeelsleden met enige vertgenwoordigings-,
beslissings- of controlebevoegdheid binnen de rechtspersoon.
Art. 69. Uitvoeringsmodaliteiten
De uitvoeringstermijn vangt aan de btekening van de gunning aan de dienstverlener. De
eidndatum is afhankelijk van het project en zal in onderling oveleg met de Dienst Toerisme
vastglelegd worden bij aanvang van de opdracht.
4. Bijzondere uitvoeringsvoorwaarden inzake non-discriminatie
De dienstverlener:
o duldt geen enkele vorm van discriminatie op grond van geslacht, nationaliteit, zogenaamd
ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming, leeftijd, seksuele geaardheid,
burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging,
taal, huidige of toekomstige gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische
eigenschap of sociale afkomst.
o verbindt er zich toe toegankelijk te zijn voor iedereen.
De realisatie van een creatieve campagnefilm voor de Dienst Toerisme Gent. P 11
11

o verbindt zich ertoe elk discriminerend gedrag op de werkplaats te voorkomen en indien
nodig te bestrijden en bestraffen.
o leeft de wetten en reglementen die de toepassing van de non-discriminatie en gelijke
kansen bevorderen en verdedigen na.
o verbindt er zich toe onderhavige code eveneens ter kennis te brengen aan zijn
onderaannemers en ervoor te zorgen dat ook zij die naleven in de bijdrage die zij leveren
in de uitvoering van deze opdracht van diensten.
Bovenstaande clausule geldt zowel voor de dienstverlener – natuurlijke persoon als voor de
dienstverlener – rechtspersoon en hun zaakvoerder(s), bestuurder(s) en andere personeelsleden
met enige vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid binnen de rechtspersoon.
Indien de aanbestedende overheid kan aantonen dat de dienstverlener voormelde bepalingen niet naleeft bij
de uitvoering van onderhavige overheidsopdracht, kan zij ten aanzien van de dienstverlener toepassing
maken van artikel 20 en 75 van de Algemene Aannemingsvoorwaarden (middelen van optreden van de
aanbestedende overheid).
Technische bepalingen
Voorstelling
Beleidsplan
1. Dienst Toerisme
De dienst voor toerisme Gent heeft tot doel het communiceren met (potentiële)
toeristen voor, tijdens en na hun bezoek aan Gent.
We maken een onderscheid tussen wervende en informerende communicatie.
De wervende communicatie moet de potentiële toerist (of professioneel) prikkelen,
hem laten dromen van Gent en aanzetten tot het boeken van een weekendje Gent (of
over Gent te schrijven of het op te nemen in een programma).
De informerende communicatie maakt de toerist wegwijs en leidt deze eens ter
plaatse naar onze voornaamste bezienswaardigheden. De rol die print inneemt in de
huidige communicatiemix is nog steeds groot.
In maart 2012 opende ons nieuwe infokantoor in de Oude Vismijn. De toeristen die
hier zijn, worden nu geïnformeerd via volgende kanalen:
de digitale datatafel, de posterwand, de brochures in het folderrek en niet in het minst
door onze baliemedewerkers zelf.
De brochures zijn vrij mee te nemen in tegenstelling tot het vorige infokantoor waar
de publicaties werden meegegeven door de mensen ‘achter’ de balie.
Dit leidt tot een grotere afname en dus tot een stijging van de kost. Daarom werd
beslist om bij herdruk de toeristische brochure te herleiden tot een goedkoper A5
formaat en te drukken op verbeterd dagblad kwaliteit. Goed voor het milieu
bovendien. Het is meteen ook onze bedoeling om meer te gaan investeren in de
communicatiemiddelen van deze tijd: online, video en social media.
Zie bijlage
De realisatie van een creatieve campagnefilm voor de Dienst Toerisme Gent. P 12
12

Voor wie is de
film bedoeld?
Waar wordt de
film afgespeeld?
Hoe moet de film
aangeleverd
worden?
Wat is de
uiteindelijke
communicatie/
marketingdoelstel
ling van de film?
2. Doelstelling van de film
In eerste instantie is de film bedoeld voor de internationale potentiële toerist.
De focus van Dienst Toerisme Gent ligt op de buurlanden.
Binnen deze doelgroep richten we ons op de 'DINKS'.
DINKS staat voor duo-income-no-kids. Dit is een tweeverdienend koppel zonder
kinderen, en hierdoor een bovengemiddeld inkomen heeft. Voor de DINKS is
the sky the limit. Werken en genieten staan centraal in hun leven. Ontspanning
en vakantie: het mag wat kosten, maar het moet goed zijn. En bij "goed" moeten
we niet noodzakelijk aan luxe denken. "Goed" kan ook staan voor: avontuur, ver
reizen, natuurbeleving, exotische ervaringen, een sport leren, een hobby
perfectioneren, vele andere mensen leren kennen ...
Deze doelgroep heeft is eveneens sterk vertrouwd met virale communicatie en
sociale media.
De subdoelgroep is de professionelen (touroperators en journalisten) uit de
toeristische sector.
Via een film kunnen zich een idee te vormen over de bestemming en de couleur
locale van op afstand.
Facebook – Twitter – www.visitgent.be – Youtube - nieuwsbrief naar de
professionelen – op USB-stick aan de journalisten.
- in hoge resolutie MP 4-file op een kopieerbare DV
- lage resolutie MP 4-file op een kopieerbare DVD (max 3 MB)
2 soorten files:
- de volledige film (2 tot 3 minuten)
- de gecutte versie als teaser (max. 30 seconden)
De hoge resolutiefilm moet afgespeeld kunnen worden in goede kwaliteit op
grote beeldschermen (bijv. op beurzen en congressen).
Elke zichzelf respecterende bestemming promoot zich via bewegend beeld en
toont zo het best de mogelijkheden van de city trip.
Daarom is het aanmaken van een virale (online) bestemmingscampagne in de
vorm van een promotiefilm voor Gent noodzakelijk.
De dienst voor Toerisme heeft voor zijn wervende internationale communicatie
nood aan een campagnefilm die meer is dan een aaneenrijging van mooie
beelden.
Gent heeft een kleine internationale bekendheid en moet de aandacht weten te
vangen door op te vallen en er uit te springen.
Een campagnefilm over Gent moet de aandacht weten te vangen en op een
ludieke manier de kijker aanzetten tot het ondernemen van een bepaalde actie
(boeken of inzenden van ideeën).
Een goed voorbeeld van dergelijke film is ‘How would you spend a thousand
euros in Amsterdam’ waarbij het niet alleen blijft bij ‘kijken en ondergaan’. Je
kunt door het inzenden van een goed idee werkelijk kans maken op die 1000
EUR zakgeld tijdens je bezoek aan Amsterdam.
De belangrijkste communicatiedoelstelling van deze film is de merkidentiteit van
De realisatie van een creatieve campagnefilm voor de Dienst Toerisme Gent. P 13
13

Wanneer is de
lancering
voorzien?
Hoe is de
lancering
gepland? Langs
elke kanalen?
Wat is het thema
van de film?
de stad Gent uitdragen of onderstrepen volgens het CIAO-principe.
CREATIEF: vindingrijk, spitsvondig, creative city of music, groot en divers
cultuuraanbod.
INNOVATIEF: vernieuwend en opvallend, afwijkend van de gangbare
toeristische promotiefilm, meer dan alleen 'mooie plaatjes’.
AUTHENTIEK: dicht bij Gentse karakter, warm, echte stad in tegenstelling tot
louter toeristische steden zoals Brugge en Venetië.
OPEN: gastvrijheid, charme, warmte, vrijdenkend.
= ‘Gentsheid’, tikkeltje tegendraads karakter, underdog attitude
= trotsheid
Dit betekent dat de film awareness moet scheppen: Gent bestaat! Dit doen we
door op te vallen, te ontroeren, te choqueren...
Bijkomende welgekomen doelstellingen en als het even kan: interesse en
nieuwsgierigheid wekken en desire opwekken (zin krijgen in een bezoek aan
Gent).
De film heeft niet de bedoeling een call-to-action (reis of hotelovernachting
boeken) uit te lokken.
Volgens de planning van de Dienst Toerisme in februari – maart (na Valentijn en
voor Pasen). Dit wordt besproken in overleg met de geselecteerde kandidaat.
(Onder voorbehoud van eventuele scenario’s die andere timing aangeven).
Facebook – Twitter – www.visitgent.be – Youtube - nieuwsbrief naar de
professionelen – op USB-stick aan de journalisten.
Geen persconferentie.
De campagne kan worden opgebouwd rond volgende ideeën:
- Ghent: more than a one night stay. Deze slogan die werd vertaald van
Gent: te veel voor één nacht slaat op de hoeveelheid aan interessante
bezienswaardigheden, activiteiten (ook buiten het stadscentrum) e.d.
meer maar natuurlijk op het feit dat Gent liefde op het eerste gezicht is
en voor langer dan voor één nacht. Gent: zoveel stad (zie merkidentiteit)
maar dan toeristisch geïnterpreteerd.
- Tegendraadsheid. Willen we wel meer toeristen? Veel Gentenaars
vinden het al welletjes zo, zeker in juli en augustus. Het rebelse karakter
van Gent en de Gentenaren mag zeker tot uiting komen. Een hoekje af.
Denk maar aan de Gent: gezelligste stad campagne in 2005 getiteld
‘Gezellig is saai’ met als logo een rode sofa met een spijkerkussen…
Die underdog attitude past ook bij onze stad en haar rebels karakter.
- Personeel van de dienst Toerisme: kan een filmpje waarin
personeelsleden mee figureren een meerwaarde betekenen? Op de dienst
zijn er kandidaten te vinden om deel te nemen aan de film. Dit is aan de
filmmakers om daarover te beslissen.
Voorbeelden die inspirerend kunnen werken:
De realisatie van een creatieve campagnefilm voor de Dienst Toerisme Gent. P 14
14

Waarop
moet de film
afgespeeld
worden?
(technische
dragers)
Andere
technische
specificaties:
Kandidaatste
lling
http://www.youtube.com/watch?v=QFvNhsWMU0c
http://www.youtube.com/watch?v=D_Yj4V_WzQo
http://www.youtube.com/watch?v=sTPsFIsxM3w
http://truthaboutamsterdam.com/
http://www.youtube.com/watch?v=0xUYwDINw2E
http://www.youtube.com/watch?v=mMhyZe6xlTs&feature=fvwrel
http://www.youtube.com/watch?v=3iaTEgoezNQ
3. Technische specificaties
- Op het web, maar hoge resolutie,
- zal worden meegestuurd met mailings naar de professionelen,
- virale online verspreiding,
- op USB stick en op CD-rom voor geïnteresseerden.
Meertalig (Engelstalig bij voorkeur) of geentalig.
Indien gebruik gemaakt wordt van een voice-over: een vrouwelijke stem.
Duur: 2 a 3 minuten die boeien van a tot z.
Muziek: bij voorkeur Gentse muziek, de producenten staan garant dat alle
auteursrechten gerespecteerd worden.
4. Kandidaten en jury
Stuur uw videoportfolio in naar het adres:
visitgent@gent.be
uiterste inzendingsdatum: XXXX
Préselectie De préselectie zal plaats vinden op XXX
Een meerkoppige jury zal de inzendingen beoordelen. Enkel de eerste 5 kandidaten
zullen in aanmerking komen voor het bestek.
De resultaten zullen bekend gemaakt worden op XXXXXX per mail.
5. Budget
Totale budget 25.000 euro, btw inclusief.
Hierin moeten alle kosten inbegrepen zijn om de film te realiseren zoals vastgelegd
in de offerte en beschikbaar zijn op de gevraagde technische dragers.
De realisatie van een creatieve campagnefilm voor de Dienst Toerisme Gent. P 15
15

PROVINCIE OOST-VLAANDEREN
OPDRACHTGEVER: STAD GENT
(omschrijving van de opdracht)
Besteknummer : ......................
(Deze offerte bestaat uit ........ bladzijden)
OFFERTE
- De ondergetekende : .............................................................................
(naam, voornamen) : ..........................................................................................
Hoedanigheid of beroep : .............................................................................
Nationaliteit : .............................................................................
Woonplaats : .............................................................................
(land, gemeente, straat, nummer)
………………………………………………………..
telefoonnummer, fax, e-mail ………………………………………………….
ofwel (2)
- De vennootschap : .............................................................................
(handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit, zetel)
.............................................................................
telefoonnummer, fax, e-mail ………………………………………………….
vertegenwoordigd door de ondergetekende(n) : ..............................................
ofwel (1)
modelbestek leveringen
Juridische dienst en Kennisbeheer- cel overheidsopdrachten
..............................................
..............................................
- De ondergetekenden : ...........................................................................……………..
(voor elk van hen dezelfde gegevens als hierboven)
2 Doorhalen wat niet van toepassing is.
...........................................................................……………..
..........................................................................………………
...........................................................................……………..

die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze aanneming, verbindt of verbinden zich op zijn of op
hun roerende en onroerende goederen tot de uitvoering, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden
van voornoemd bestek, van de in dit bestek beschreven opdracht,
tegen de som van :
(in cijfers : inclusief btw) :
(in letters: inclusief btw)
BIJLAGEN
25.000 euro
Vijfentwintigduizend euro
berekend op grond van de hoeveelheden van de hiernavolgende inventaris, die werd
onderzocht en aangevuld met de eenheidsprijzen, globale prijzen, gedeeltelijke sommen en
btw, ter verantwoording van het bedrag van mijn offerte.
RSZ - attest zoals bepaald in art. 69 bis, §§ 1en 2 van voormeld KB van 8 januari 1996
wanneer de offerte door volmachthouders wordt ingediend : documenten die het mandaat
bewijzen
de documenten bedoeld onder het hoofdstuk “kwalitatieve selectie” (punt 5 van de algemene
bepalingen van dit bestek)
een storyboard
een uitgewerkte budgettering met de verschillende kostenplaten
een timesheet
een overzicht van de shootinglocaties
een overzicht van de benodigde logstiek met daarin een rolverdeling (voor de Stad Gent of voor
de inschrijver)
De realisatie van een creatieve campagnefilm voor de Dienst Toerisme Gent. P 2
2

A. - Inschrijving bij de RSZ : nr(s) ...................................................................
- BTW (alleen in België) : nr(s) ...................................................................
- Voor registratieplichtige leveringen en diensten (dit zijn opdrachten waarbij bijkomend
werken dienen uitgevoerd te worden) :
inschrijving op de lijst van de geregistreerde aannemers :
in hoofde van de leverancier of dienstverlener : nr(s) ....................
in hoofde van de onderaannemer : nr(s) ....................
B. Mijn onderaannemers hebben hun woonplaats in :
(land, gemeente) ....................................................................................
....................................................................................
....................................................................................
Het bedrag van de werken, die zullen worden opgedragen aan mijn onderaannemers :
1) onderdanen van een EG-lidstaat, beloopt :
(per land) ................................................................... euro
2) onderdanen van een ander land, beloopt :
(per land) ................................................................... euro
C. Mijn personeel heeft de volgende nationaliteit : ........................................
D. 1) Voor de uitvoering van deze opdracht zullen geen producten worden gebruikt die niet afkomstig
zijn uit de lidstaten van de Europese Gemeenschap. (3)
2) Overeenkomstig de bepalingen van artikel 90 § 1, 4° van het KB van 8 januari 1996 gaat
hierbij een afzonderlijke nota, gedateerd en ondertekend, houdende vermelding van de
herkomst van de te leveren producten en/of van de te gebruiken materialen die niet afkomstig
zijn uit de lidstaten van de Europese Gemeenschap.
- Zij vermeldt per land van oorsprong het bedrag, exclusief douanerechten, dat die producten
en/of materialen in de offerte vertegenwoordigen.
- Wanneer het gaat om op het grondgebied van de lidstaten van de Europese Gemeenschap af
te werken of te verwerken producten en/of materialen, vermeldt zij de prijs van de grondstof-
(4) (5) (6)
fen.
E. De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door overschrijving op volgend
bankrekeningnummer:
IBAN: ………………………
BIC nummer (indien IBAN nummer niet begint met BE): …………………….
3 Geen rekening houden met de door het bestek opgelegde producten van vreemde oorsprong.
4 Doorhalen wat niet van toepassing is.
5 De inschrijver die deze aangifte niet heeft gedaan wordt geacht voor de uitvoering van de ganse aanneming geen
producten of materialen te gebruiken die niet afkomstig zijn uit lidstaten van de Europese Gemeenschap.
6 Geen rekening houden met de door het bestek opgelegde producten van vreemde oorsprong.
De realisatie van een creatieve campagnefilm voor de Dienst Toerisme Gent. P 3
3

ten name van …………................................................................................
F. (Voor de Belgische aannemers). Bij deze offerte voeg ik of voegen wij een attest van de
Rijksdienst voor Sociale Zekerheid waarin de stand van mijn of onze rekening bij deze instelling
wordt opgegeven, overeenkomstig artikel 69 bis § 1 van het KB van 8 januari 1996.
(7)
ofwel
(Voor de buitenlandse aannemers). Bij deze offerte voeg ik of voegen wij de in artikel 69 bis
§ 2 van het KB van 8 januari 1996 bedoelde attesten voor buitenlandse inschrijvers.
Bovendien mag de administratie alle nodige inlichtingen van financiële en morele aard omtrent
de ondergetekende(n) (of omtrent de hier inschrijvende vennootschap) inwinnen bij andere
instellingen.
G. Sluitingsperiode(s) van de onderneming: ……………………………………………..
H. Bij deze offerte zijn eveneens gevoegd :
- de bescheiden gedateerd en ondertekend, die luidens het bestek van onderhavige aanneming
moeten worden voorgelegd;
- de door het bestek vereiste modellen en monsters.
I. Ik verklaar (wij verklaren) dat ik (wij) mij (ons) 8 niet bevinden in één van onderstaande
uitsluitingstoestanden van artikel 69, §§ 1 en 2 van het K.B. van 8 januari 1996:
- veroordeeld zijn door een in kracht van gewijsde gegaan vonnis voor:
◦ deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis van het
Strafwetboek;
◦ omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek;
◦ fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van
de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de Wet van 17
februari 2002;
◦ witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot
voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld
en de financiering van terrorisme.
- in staat van faillissement of vereffening verkeren, de werkzaamheden hebben gestaakt of
een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of in een gelijkaardige toestand verkeren
volgens buitenlandse wetgeving;
- aangifte hebben gedaan van het faillissement of er is een procedure van vereffening of
van gerechtelijk akkoord aanhangig of in een gelijkaardige toestand verkeren volgens
buitenlandse wetgeving;
- bij een in kracht van gewijsde gegaan vonnis veroordeeld zijn voor een misdrijf dat de
professionele integriteit aantast;
7 Bedraagt de schuld aan bijdrage meer dan 2.500 euro dan wordt de inschrijver verzocht bij zijn offerte alle
inlichtingen te voegen betreffende de eventuele schuldvorderingen, zoals bedoeld in artikel 90 § 3 van het KB van 8
januari 1996.
Dit geldt zowel voor natuurlijke personen als voor rechtspersonen en de bestuurder(s), zaakvoerder(s) of andere
personeelsleden met enige vertegenwoordigings-,beslissings- of controlebevoegdheid binnen de rechtspersoon.
De realisatie van een creatieve campagnefilm voor de Dienst Toerisme Gent. P 4
4

- bij de beroepsuitoefening een ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op elke grond die
aanbestedende overheden aannemelijk kunnen maken;
- niet voldaan hebben aan de verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de
sociale zekerheid;
- niet in orde zijn met betaling van de belastingen overeenkomstig de Belgische wetgeving
of van het land van vestiging;
- zich in ernstige mate schuldig hebben gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen
bij het verstrekken van inlichtingen, opvorderbaar in het kader van de kwalitatieve
selectie.
Gedaan, te , de
De inschrijver(s)
(handtekening + naam + functie)
De realisatie van een creatieve campagnefilm voor de Dienst Toerisme Gent. P 5
5