Havana 26.indd - Folia Web

More documents

Recommendations

Info

sis-sans Het nieuwe studenteninformatiesysteem kost een kleine tien miljoen euro meer dan aanvankelijk begroot. Hoe kan dat? En is dat het waard? Wouter van Bergen Het duurt even, het kost een paar centen, maar dan heb je ook wat. Als begin april de Hogeschool van Amsterdam de vorig jaar ingevoerde nieuwe inschrijfsoftware koppelt aan Studielink, zijn twee van de drie delen van het nieuwe studenteninformatiesysteem (SIS) op hun plaats. Het zal – vooral voor medewerkers die de inschrijfadministratie bijhouden – wennen zijn. Maar als alles werkt, kunnen papieren en bewijsstukken die nu nog zowel bij ’s Rijks studiefinanciering als aan de school moeten worden ingeleverd, in één keer worden afgehandeld. Vanaf volgend jaar gaan ook de andere medewerkers en studenten met het nieuwe systeem werken. Het derde en laatste deel van het pakket, de ‘volgmodule’ waarmee studievoortgang van studenten wordt bijgehouden, belooft een overwinning op de massa’s papiertjes, briefjes en formulieren die studenten op gezette tijden bij balies met nummertjestrekautomaten dienen te overhandigen voor invoering in de datasystemen van de school. Veel daarvan gaat straks via gepersonaliseerde webpagina’s die elke student krijgt: met zijn eigen persoonlijke 12 havana gegevens, cijferoverzichten en alle informatie die nodig is om de juiste vakken te kiezen. Inschrijvingen, adreswijzigingen en aanmeldingen voor vakken, tentamens en examens zijn straks simpel te regelen van achter de computer thuis, vanaf een buitenlands stageadres of desnoods vanaf het strand van een tropisch eiland. De nieuwe software, die negen bestaande systemen vervangt, biedt echter meer dan handige administratieve doe-het-zelfprocedures. Studenten hebben straks een beter overzicht over hun studietraject en kunnen veel duidelijker zien welke vakken naar de juiste examens en kwalificaties leiden. In de toekomst is de software uit te bouwen tot een systeem waarbij de student zelf zijn eigen weekrooster kan oproepen en werkgroepen en lesuren zo kan kiezen dat het hemzelf het best uitkomt. Miljoenen duurder Klinkt mooi? Dat mag ook wel. Als actuele ramingen kloppen, is de HvA zo’n 14,5 miljoen euro kwijt aan het softwarepakket dat de hogeschool samen met vier universiteiten waaronder de Universiteit van Amsterdam Mag he meer heeft aangeschaft. Sinds begin 2007 is de begroting van 5,5 miljoen euro voor de aanschaf bijna drie keer over de kop gegaan voor een project dat twee jaar langer duurt dan gedacht. Het inpassen van de nieuwe software in de systemen van de domeinen zal de komende twee jaar naar schatting nog eens een miljoen euro kosten. De bedragen die de UvA heeft moeten uittrekken, liggen vanwege de grotere complexiteit van de organisatie hoger dan bij de HvA, al zijn exacte cijfers niet bekendgemaakt. Volgens betrokkenen is een groot deel van de kostenoverschrijdingen en vertraging veroorzaakt door de aanpak die is gekozen bij de aanschaf. In 2004 besloot de HvA samen met de universiteiten van Amsterdam, Tilburg, Leiden en Nijmegen samen op te trekken bij de aanschaf van een nieuw studenteninformatiesysteem. Onder de naam SaNS – wat staat voor Samenwerking Nieuw SIS – stelden ze samen een eisenpakket vast dat leidde tot de aankoop van het softwarepakket Campus Solutions van Peoplesoft (inmiddels overgenomen door Oracle). Het Amerikaanse systeem hoefde alleen maar even aangepast te worden aan de Nederlandse praktijk en daar zou IT-dienstverlener Atos Origin bij helpen. Maar dat viel tegen. In plaats van de achttien à twintig aanpassingen die men dacht nodig te hebben, bleken tussen de veertig en de vijftig ingrepen nodig om de software aan de eisen van de SaNS-partners te laten voldoen. Dat vertaalde zich uiteraard in een fors hogere rekening. Terwijl de vijf onderwijsinstellingen hun gezamenlijke investering voor het hele project aanvankelijk op 12,4 miljoen euro begrootten, was eind 2009 al 18,9 miljoen euro uitgegeven aan het nog onvoltooide project. Bovenop dat bedrag zijn de afzonderlijke deelnemers ook nog eens miljoenen kwijt aan de implementatie binnen hun eigen organisaties. Bij de HvA gaat ruim acht miljoen van de SIS-SaNS-begroting van 14,5 miljoen daaraan op. ‘Het was op dat moment nog niet te overzien hoeveel extra maatwerk er nodig was om het pakket aan te passen’, meldde Giel Paulissen, programmadirecteur van het SISproject aan de HvA, onlangs aan de Centrale Medezeggenschapsraad. ‘Dat is destijds zwaar onderschat.’ De relevantie van de eerste begroting is volgens hem echter betrekkelijk. ‘Het heeft veel meer tijd gekost om de organisatie rond het project op te zetten en er is veel meer werk gaan zitten in het bouwen van de software dan men kon voorzien. Het is nu een heel ander bedrag dan men in 2006 had bedacht, maar er zijn in de tussentijd veel zaken veranderd en aangepast aan nieuwe eisen.’ Ernstige tekortkomingen Hoe het kon gebeuren dat de hoeveelheid maatwerk zo ernstig werd onderschat, is eigenlijk nog steeds niet helemaal duidelijk, zegt Hans Janssen, productmanager bij het SaNS-expertisecentrum dat de vijf samenwerkende onderwijsinstellingen hebben opgericht. Pas nadat de contracten waren getekend, bleken nogal wat eisen die de partners in de aanbestedingsdocumenten
t ietsje zijn? hadden geformuleerd, niet goed begrepen door de leverancier. Voor veel functionaliteiten waarvan de SaNS-partners meenden dat die standaard in het pakket zaten, moest daardoor achteraf alsnog duur maatwerk worden gemaakt. ‘Of Oracle en Atos dat willens en wetens zo hebben aangepakt, weet ik niet. Ze bleken het vaak net even anders te hebben begrepen dan wij hadden bedoeld,’ zegt Janssen. Daarbij kwam ook nog dat het door Peoplesoft/Oracle in de arm genomen Atos Origin veel minder wist van Campus Solutions dan de SaNS-partners volgens Janssen mochten verwachten. ‘Daarin zijn ze ernstig tekortgeschoten,’ meent hij. ‘In het begin kregen we soms mensen die er minder van wisten dan wijzelf, terwijl het de bedoeling was dat zij het aan ons kwamen uitleggen. Inmiddels gaat het al een stuk beter. Vorig jaar heeft Atos als genoegdoening een fors bedrag terugbetaald.’ Geen concessies Maar daarmee waren de problemen niet voorbij en de schuld daarvoor ligt niet alleen bij de leverancier, vindt Janssen. ‘In plaats van eerst goed na te denken toen de problemen aan het licht kwamen en een nieuw plan te maken, zijn we heel haastig begonnen de systemen aan te passen aan de oorspronkelijke wensen. Achteraf was het beter geweest nog eens na te denken over wat we wilden.’ Hadden de SaNS-partners dat wel gedaan, dan hadden ze wellicht besloten met wat minder maatwerk genoegen te nemen. Volgens Janssen waren het vooral de HvAmensen die geen concessies wilden doen aan de vooraf gestelde eisen. ‘Wat dat betreft hebben we de problemen deels aan ons zelf te wijten. Maar aan de andere kant was het ‘De hoeveelheid extra maatwerk is destijds zwaar onderschat’ ook positief. De aanpassingen die de HvA heeft laten doen, zijn bijna allemaal door de andere partners overgenomen. Het is het pakket zeker ten goede gekomen.’ De eerste vuurproef heeft het nieuwe systeem bij de HvA inmiddels goed doorstaan. Hoewel de invoering van het inschrijfgedeelte een jaar werd uitgesteld omdat het ondersteunende expertisecentrum nog niet klaar was, verliep de introductie vorig jaar redelijk soepel, vertelt Els Spreij, hoofd Centrale Studentenadministratie. ‘We hadden er in het begin wel eens last van dat het systeem heel erg traag werd, maar dat is niet vreemd bij zo’n project,’ zegt Spreij. ‘Het belangrijkste is dat er geen vreemde dingen gebeuren met data die je invoert. De betrouwbaarheid blijkt uitstekend.’ Toch kwam er nog een storende misser boven water. Zo gaat het met de factuur altijd fout als een nieuwe student zich in eerste instantie voor meer dan één opleiding aanmeldt, maar vervolgens besluit er een te laten vallen. ‘Dat gebeurde deze zomer bij circa 8500 van de ruim 23.000 nieuwe aanmeldingen,’ vertelt Spreij die een extra kracht moest inhuren om de fout 8500 keer handmatig te herstellen. Ook de overdracht van gegevens tussen de nieuwe inschrijfsoftware en het huidige volgsysteem haperde hier en daar, wat extra werk opleverde voor een halve fte. Voor die onvolkomenheden komen later oplossingen. ‘Het belangrijkst is nu de koppeling tussen het inschrijfsysteem en Studielink en het voltooien van SIS-volg’ zegt Paulissen. ‘Daaraan moet nog een aantal reparaties worden verricht voordat het vanaf 2011 langzaam ingevoerd kan worden.’ De Universiteit Leiden heeft besloten daar niet op te wachten. Die is op dit moment bezig met de invoering van zowel het inschrijf- als het volgsysteem, dat begin april in een big bang live moet gaan. Daarbij moesten de Leidenaren wel enkele concessies doen. Zo ontbreekt voorlopig de mogelijkheid voor docenten om direct tentamencijfers in te voeren in het systeem. Een van de grote voordelen van SIS – een einde aan het gezeul met tentamencijfers naar administratieafdelingen – komt daardoor pas beschikbaar bij een volgende upgrade. Exit nijmegen Die upgrade zal de Radboud Universiteit in elk geval niet meer uitvoeren. Eind vorig sis-sans jaar besloot de Nijmeegse Universiteit uit het project te stappen, vanwege de overschrijdingen in kosten en tijd. Het college vreesde dat die nog niet ten einde zouden zijn. Door een ander systeem te kiezen denken de Nijmegenaren ondanks de miljoeneninvesteringen van de afgelopen jaren die ze kwijt zijn rond 2020 alsnog goedkoper uit te zijn. Vervelend voor de overgebleven partners is dat zij daardoor straks meer moeten afdragen aan het gemeenschappelijke expertisecentrum dat een deel van het beheer en de doorontwikkeling van SIS-SaNS verzorgt. Voor de HvA valt die jaarlijkse bijdrage naar verwachting ongeveer 100.000 euro hoger uit. Prima basis De aanpak van het project mag dan veel te wensen hebben overgelaten, het resultaat van de samenwerking valt positief uit, is nog steeds de overtuiging van Janssen. ‘Straks draait bij alle vier de instellingen basissoftware die honderd procent overeenkomt. Dat maakt beheer en toekomstige aanpassingen heel veel goedkoper dan wanneer je het alleen zou doen,’ zegt hij. Ook de keuze voor de Oracle-software staat voor hem nog recht overeind. ‘Campus Solutions biedt veel meer mogelijkheden dan andere studentenadministratiesoftware en biedt bovendien een prima basis om later verder uit te bouwen.’ Zo kost het nieuwe systeem nog een paar centen meer, duurt het nog wat langer dan gedacht, maar als het uiteindelijk toch nog lukt, dan heb je ook wat. n havana 13 Beeld Pascal Tieman
Page 1 and 2: havana Weekblad Opinie HvA moet ove
Page 3 and 4: heeft aangeschaft. Sinds begin 2007
Page 5 and 6: Internationale leraren Toekomstige
Page 7 and 8: Beeld Bas Uterwijk nieuws Srananana
Page 9 and 10: ingezonden brieven Spijbelen In het
Page 11: 5 Kraken? Das war einmal Studentenw
Page 15 and 16: Het geld ligt voor het oprapen Stud
Page 17 and 18: zelfs kijken, stelde ons vragen en
Page 19 and 20: Beeld Fred van Diem zelf vertellen
Page 21 and 22: Beeld Rian Roegholt eten Vega in hu
Page 23 and 24: Beeld Bram Belloni weekgast Vincent

Havana 26.indd - Folia Web

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?