Managementplan van de directie Gebouwen en Patrimonium

Operationele doelstelling 6:
Goede projectdefinitie als noodzakelijke voorwaarde voor een geslaagd bouwproject
Situering:
Het ontbreken van een goede projectdefinitie leidt tot onduidelijkheid rond de doelstellingen van het
project, en haast onvermijdelijk tot een teleurstellend resultaat voor betrokken partijen. Regelmatig
wordt hier voorafgaandelijk onvoldoende aandacht aan besteed en wordt de projectdefinitie
onvoldoende geformaliseerd.
Krijtlijnen:
Voor de eigenlijke opstart van het project dienen in overleg met beleid, beleidsdirecties en andere
betrokkenen de doelstellingen en verwachtingen rond het project voldoende precies te worden
gedefinieerd en vastgelegd in een formeel document. Dit document omvat onder andere het
bouwprogramma, de beschikbare budgetten en de gewenste timing.
Bij zeer omvangrijke projecten kan hiervoor eventueel een beroep gedaan worden op externe partners.
Bij langlopende projecten dient de projectdefinitie regelmatig getoetst aan veranderende
omstandigheden en beleidsopties en waar nodig bijgestuurd.
De eigenlijke opstart van een bouwproject dient op formele wijze te worden goedgekeurd door het
beleid, na een voorafgaandelijk advies van de directie GP rond haar eigen beschikbare middelen en
werkplanning zodat hiermee rekening kan gehouden worden i.f.v. de gewenste realisatietermijn van het
project.
Actiepunten en timing:
- Uitbouwen onderbouwde projectdefinities: vanaf 2010 en doorlopend
- Formaliseren opstart bouwproject: 2009
Operationele doelstelling 7:
Transparante opvolgingsinstrumenten voor termijn en budget
Situering:
Onduidelijkheid rond afgesproken budgetten en timing, voorafgaandelijk en tijdens het project.
Onvoldoende gestructureerde rapportering van voortgang van termijnen en budget tijdens uitvoering
naar beleid en beleidsdirecties.
Financiële gegevens verstrekt door de directie GP niet steeds coherent met de gegevens aangeleverd
vanuit de directie Financiën en Begroting.
Krijtlijnen:
Verdere uitbouw van recent ontwikkelde instrumenten voor financiële opvolging van de projecten.
Duidelijke afspraken rond initiële budgetten en termijnen, evenals de aanpassingen ervan tijdens het
bouwproces.
Overzichtelijke rapporteringen op regelmatige tijdstippen, op structurele wijze afgetoetst met de
directie Financiën en Begroting of geput uit dezelfde gegevensbestanden.
Actiepunten en timing:
- Verder verfijning financiële fiches: 2011
- Rapporteringen: 2009 grote bouwprojecten, vanaf 2011 voor kleinere projecten
Management en Operationeel Plan Directie Gebouwen en Patrimonium
Lieven Baro, directeur, 18 mei 2009
12