Managementplan van de directie Gebouwen en Patrimonium

III Management en operationeel plan
1. Analyse van de huidige positie
De huidige directie Gebouwen en Patrimonium is ontstaan vanuit de voormalige directie Gebouwen en
Logistiek, waarbij in het nieuwe organisatieconcept de logistieke taken werden afgesplitst van de
directie en ondergebracht in de werkeenheid Facility binnen de algemene directie Ondersteuning en
Facility.
Deze hervorming werd reeds opgestart voor het in voege treden van het nieuwe organisatieconcept, op
basis van collegebesluit 06/541 van 22 december 2006 houdende de reorganisatie van de directie
Gebouwen en Logistiek en het aanstellen van projectleiders, en nota 06/41 van 22 december 2006
houdende het voorstel in verband met de reorganisatie van de directie Gebouwen en Logistiek. In
uitvoering van deze besluitvorming werd een consultancy-opdracht voor de opstart en begeleiding van
de herstructurering van de directie gebouwen uitgeschreven. In voorjaar 2007 werd deze opdracht
toegewezen aan KPMG Advisory. De huidig mandaathouder van de directie Gebouwen en Patrimonium
was in het kader van deze reorganisatie projectverantwoordelijke voor de werkeenheid gebouwen vanaf
1 januari 2007.
De externe audit van KPMG werd uitgevoerd in het voorjaar van 2007 in nauwe samenwerking met de
projectverantwoordelijke gebouwen en de medewerkers van de directie. Deze audit vond zijn neerslag
in het eindrapport van 14 mei 2007.
Als sterke punten binnen de directie kunnen volgende elementen worden aangehaald:
- de opstart van een rationeel beheer van voornamelijk de grote bouw- en verbouwingsprojecten,
via onder meer projectfiches, procesdiagrammen, financiële opvolgingsfiches;
- de eerste aanzetten van een rationeel onderhouds- en energiebeheer, onder meer via het
aanduiden van ‘locatiebeheerders’ en het aanstellen en opleiden van een energiebeheerder;
- aanwezigheid van een sterke vaktechnische kennis en een grote betrokkenheid bij de
medewerkers;
- een sterke complementaire ploeg, met zowel ervaren medewerkers als jonge ambitieuze
krachten.
Enkele aspecten zijn duidelijk als verbeterpunten aan te duiden:
- onduidelijkheid rond de taakverdelingen, zowel intern als naar externe partners;
- een onvoldoende planmatige aanpak, voornamelijk met betrekking tot het gebouwtechnisch
onderhoud en de opmaak en opvolging van de gewone begroting;
- een ontoereikende communicatie naar het College, andere (algemene) directies, naar
gebruikers en naar externe partners, zodat de vaktechnische kwaliteiten sterk aan slagkracht
verliezen.
Als oorzaken voor deze te verbeteren aspecten kan verwezen worden naar:
- een te beperkte responsabilisering van de medewerkers;
- het ontbreken van een middenkader in de structuur en belangrijke recente personeelsrotaties;
- zwakke schakels in de processen, onder meer rond projectmatige taakaanpak en
overlegmomenten;
- onduidelijkheden in de beleidsinformatie, zowel binnenkomend als uitgaand.
Naast de hervormingen noodzakelijk voor het verbeteren van de zwakke punten, dient er vanaf heden
ook bijzondere aandacht te gaan naar de stabilisering van de organisatie en werkwijzen binnen de
directie. De reorganisatie van de organisatie in haar geheel en van de directie Gebouwen en
Patrimonium in het bijzonder, reeds aangevat begin 2007, zorgt bij de medewerkers voor onzekerheid
en een zekere hervormingsmoeheid. Dit vormt een extra belasting naast de reeds hoge werklast bij
uitvoering van de kerntaken, en een gevaar voor de uitbouw van een performante directie.
Management en Operationeel Plan Directie Gebouwen en Patrimonium
Lieven Baro, directeur, 18 mei 2009
4