Managementplan van de directie Gebouwen en Patrimonium

Strategische doelstelling 3:
Bijdr agen aan een doelmatige aanwending en beheer van invester ingssubsidies
Deze strategische doelstelling richt zich op de tweede pijler van het investeringsbeleid: het verlenen van
investeringssubsidies aan derden voor de uitbouw van een gepast patrimonium voor hun activiteiten en
maatschappelijke doelstellingen. Voor deze strategische doelstelling is een goede samenwerking met de
algemene beleidsdirecties van cruciaal belang. Zonder consensus rond de te bereiken doelen en de te
gebruiken instrumenten is het realiseren van de onderliggende operationele doelstellingen onmogelijk.
Vanuit de specifieke expertise van de directie Gebouwen en Patrimonium kan bijgedragen worden aan
een efficiënter subsidiëringsbeleid door het uitwerken van doelmatige taakverdelingen, de precisering
van de eigen adviestaak en het mee ontwikkelen van gepaste beheers- en controle-instrumenten.
Operationele doelstelling 9:
Doelmatige taakverdelingen intern, onderling en extern
Situering:
De taken met betrekking tot adviesverstrekking rond investeringssubsidies worden intern op diverse
wijze afgehandeld zonder vastgelegde procedures en met verschillende interpretaties van de eigen
taakinhoud.
Er is een te grote onduidelijkheid over en te grote verscheidenheid van specifieke taken en
verantwoordelijkheden van de verschillende (algemene) directies onderling wat betreft subsidiedossiers.
Bij projecten met verschillende subsidiërende overheden is er onduidelijkheid rond de taak van de
verschillende instellingen, met dubbele controles en tegenovergestelde adviezen tot gevolg.
Krijtlijnen:
Uitklaren en formaliseren van de taakverdeling en verantwoordelijkheden in werkprocedures, in overleg
met de betrokken directies en beleid.
Uitgangspunt is dat de eindverantwoordelijkheid, alsook de verantwoordelijkheid voor het opvolgen van
het budget en timing bij de beleidsdirectie wordt gesitueerd, met ondersteuning vanuit de directie GP
en voldoende en voortdurende informatiestroming (o.a. via de op te zetten ‘subsidiefiche’).
De taken van de directie GP hebben voornamelijk betrekking op het geven van technisch advies in de
diverse fazen van het dossier.
Er worden afspraken gemaakt rond de behandeling van dossiers met verschillende subsidiërende
overheden, met het oog op een vlot verloop, het vermijden van dubbele controles en tegenstrijdige
adviezen.
Actiepunten en timing:
- Taakverdeling t.o.v. beleid en beleidsdirecties: 2010
- Formele coördinatie met andere subsidiërende overheden: 2010
Beiden onder voorbehoud van actieve betrokkenheid van en consensus met de beleidsdomeinen.
Operationele doelstelling 10:
Precisering adviestaak met zinvolle administratief-technische vereisten
Situering:
De criteria gebruikt door de directie GP zijn niet steeds relevant voor alle specifieke dossiers.
Het is niet steeds duidelijk op welk ogenblik de directie GP advies dient te verlenen, noch rond welke
aspecten. Het statuut van dit advies, al dan niet bindend en/of verplicht, is niet duidelijk.
Voor de verschillende beleidsdirecties verloopt de dossiervorming en advisering op uiteenlopende wijze.
Krijtlijnen:
Vastleggen van de deelfasen waarbij een advies van de directie GP gewenst of vereist is (technische
haalbaarheidsstudie, aanbestedingsdossier, gunningdossier, vorderingsstaten,...)
De adviezen dienen de impact op grootte en timing van de uitgaven van de VGC te onderzoeken en af
te toetsen met het Investeringsplan.
Management en Operationeel Plan Directie Gebouwen en Patrimonium
Lieven Baro, directeur, 18 mei 2009
14