Managementplan van de directie Gebouwen en Patrimonium

Strategische doelstelling 4:
Uitbouwen van een efficiënt gebouwtechnisch en energetisch beheer van het eigen patrimonium
In de vierde strategische doelstelling wordt het gebouwtechnische en energetische beheer van het
eigen patrimonium behandeld. Een planmatige aanpak dient hier nog volledig uitgebouwd te worden –
de ingebruikname van het Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS – PLANON) is hiervoor
essentieel. En rationeel gebouwenbeheer omvat een klantgerichte en efficiënte aanpak van
herstellingen, klachten, kleine aanpassingswerken, het opstellen en bijhouden van een
gebouwenkadaster met gepaste nauwkeurigheid en op basis van beide voorgaande de geleidelijke
uitbouw van een preventieve onderhoudsplanning van de gebouwen. Daarnaast dient er de komende
jaren bijzondere aandacht besteed te worden aan het energiebeheer en het energiebeleid.
Operationele doelstelling 12:
Klantgerichte en efficiënte aanpak van herstellingen, klachten, kleine aanpassingswerken .
Situering:
De afhandeling van meldingen van defecten, gewenst onderhoud, aanvragen voor kleine werken of
uitrusting en andere vragen verliep weinig transparant. Bij de gebruikers bleef te grote onduidelijkheid
rond beslissingsrecht, contactpersonen, termijn van uitvoering,…
De recent opgestarte werkwijze met ‘locatiebeheerders’ en aanvragen via gestandaardiseerde e-mails
biedt een belangrijke verbetering maar dient verder uitgediept en geïnformatiseerd te worden.
Krijtlijnen:
Verdere uitbouw van de interne organisatie met ‘locatiebeheerders’ als vast aanspreekpunt voor de
gebruikers van een locatie.
Verfijning van de werkprocedures en de gewenste workflow als reactie op de aanvragen per e-mail.
Duidelijk vastleggen van ieders verantwoordelijkheid in dit proces.
Opzetten van goede communicatiekanalen naar de betrokken directies en gebruikers zodat de status
van een melding of aanvraag steeds duidelijk is en zodat realistische verwachtingen worden gecreëerd
die door de directie GP correct kunnen worden gerealiseerd. Afwerken van de aanvraag wordt duidelijk
gecommuniceerd, met feedback van de gebruikers voor hun evaluatie van het resultaat.
Systematische werkwijze om de aanvragen in de werkplanning van de medewerkers te integreren
zonder de reguliere taken in het gedrang te brengen.
Het opzetten van een interne helpdesk voor het groeperen en verdelen van alle aanvragen; op termijn
kan deze helpdesk uitgroeien of geïntegreerd worden in een centrale helpdesk voor de volledige
algemene directie Ondersteuning en Facility.
Het Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS – PLANON, aangekocht eind 2007) wordt
zodanig ontwikkeld en geïmplementeerd dat een eenvoudig en efficiënt softwarematig beheer van deze
aanvragen en de bijhorende werkorders en werkplanning mogelijk wordt. Deze doelstelling wordt
gerealiseerd in de tweede fase van de implementatie van het FMIS. Op termijn zal een uitbreiding van
het FMIS worden nagestreefd waardoor niet de interne helpdesk maar de gebruikers hun aanvragen via
internet rechtstreeks in de FMIS-software kunnen melden, om daarna bovendien rechtstreeks het
dossierverloop te kunnen consulteren.
Actiepunten en timing:
- Gestandaardiseerde werkwijze voor aanvragen van alle gebruikers: 2009
- Uitbouw van interne helpdesk: 2009
- Verwerking van aanvragen via het FMIS-systeem: 2010
Management en Operationeel Plan Directie Gebouwen en Patrimonium
Lieven Baro, directeur, 18 mei 2009
16