Managementplan van de directie Gebouwen en Patrimonium

3. Strategische en operationele doelstellingen
Strategische doelstelling 1:
Ontwikkelen van een aangepaste organisatie en werkcultuur voor het uitvoeren van de kerntaken
De eerste strategische doelstelling richt zich op de organisatie en werkcultuur binnen de directie
Gebouwen en Patrimonium, en dit rond verschillende elementen: organisatiestructuur en
personeelsontwikkeling, het ontwikkelen van een planmatige aanpak, het bepalen en vastleggen van
werkprocedures en het stimuleren van een overlegcultuur. Belangrijk instrument hiertoe is een nieuwe
software, het zgn. Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS – PLANON).
Operationele doelstelling 1:
Uitbouwen van een gepaste organisatiestructuur en personeelsontwikkeling
Situering:
De hervorming van de directie gebouwen en logistiek in een directie gebouwen en patrimonium en in
een entiteit facility is te voltooien. De taakverdeling tussen beide eenheden dient verder te worden
gepreciseerd, de directie gebouwen en patrimonium intern gestructureerd. Aansturing van groepen
medewerkers, voorheen via de functie van ‘diensthoofd’, dient op gepaste manier herdacht te worden.
Door de recente hervormingen en gewijzigde methodes ervaren groepen medewerkers onvoldoende
sturing en coaching. Om een blijvend efficiënte werking van de directie te garanderen is een
formalisering van de aansturing noodzakelijk, evenals responsabilisering en motiverende evaluatie van
de medewerkers.
Krijtlijnen:
Verder structureren van de directie in een duidelijk organisatiemodel en in functie van de kerntaken van
de directie (projecten en beheer), binnen het kader van het goedgekeurde personeelsplan.
Aanstellen van een coördinator met welomschreven verantwoordelijkheden voor de structurele
aansturing van medewerkers en voor de uitwerking van een planmatige aanpak van werkorganisatie en
budgettaire opvolging. Het bijhorend competentieprofiel omvat naast technische kennis, bijzondere
aandacht voor de capaciteiten tot coachen, motiveren en evalueren.
Werkcultuur van wederzijdse en wisselende aansturing en controle door individuele medewerkers bij
specifieke taken of projecten.
Voortdurende aandacht voor bijkomende opleidingen en kennisdeling.
Actiepunten en timing:
- invoeren van het organisatiemodel: 2008-2009
- aanvullende opleidingen en vormingen: doorlopend vanaf 2009
- aanstelling coördinator: 2010
Onder voorbehoud van uitvoering van het goedgekeurde personeelsplan.
Operationele doelstelling 2:
Ontwikkelen van meerjarenplanningen en financiële beheersi nstrumenten
Situering:
Zowel in het beheer van projecten als in het gebouwenbeheer bleek er in het verleden een onvoldoende
planmatige aanpak, met termijn- en budgetoverschrijdingen tot gevolg die vaak laattijdig of onvolledig
werden gecommuniceerd naar beleid en andere belanghebbenden. Samenhangend daarmee was er
onvoldoende overzicht en planning van de zelf te verrichten taken, en onduidelijkheid rond de financiële
verantwoordelijkheid van de directie. Hierdoor is ook de budgettaire nood voor opgestarte projecten of
voor het beheer van het bestaande patrimonium onvoldoende precies gekend, en kan de begroting niet
met de gewenste betrouwbaarheid worden opgemaakt.
De recente verbeteringen hieromtrent, vooral bij het beheer van projecten, dienen verder te worden
uitgediept en uitgebreid naar het gebouwenbeheer.
Management en Operationeel Plan Directie Gebouwen en Patrimonium
Lieven Baro, directeur, 18 mei 2009
8