Hoe organiseer ik mijn bedrijfsadministratie? - Sbb

ACCOUNTANCY
Opmerkingen
1. Indien nodig kan je in de classeur
“aankopen” ook onderverdelingen
maken, bv. een rubriek “handelsgoederen”.
2. De facturen worden steeds per jaar
en op datum geordend.
3. De vrachtbrief en/of het vervoerdocument
blijft bij de factuur
geklasseerd.
2. VERKOPEN
Het klassement van de verkoopfacturen
gebeurt volgens datum. Je kan ook
op deze facturen een aanduiding
maken naargelang ze al dan niet
betaald werden en ook de wijze van
betaling opnemen. De facturen i.v.m.
de verkoop van investeringsgoederen
dienen eveneens hier geklasseerd te
worden.
Vermeldingen op facturen
Bij verkoop van diensten of goederen
dient in algemene regel steeds een factuur
te worden opgesteld. Om in overeenstemming
te zijn met de wettelijke
voorschriften (BTW-wetging) moet een
factuur een heel aantal zaken vermelden:
– het volgnummer in het boek voor
uitgaande facturen
– de naam, het adres, het BTWnummer
en het ondernemingsnummer
van de leverancier of
dienstverrichter
– de naam, het adres en het BTWnummer
van de klant
– de datum van uitreiking van de
factuur
– de datum van de levering van de
goederen of de voltooiing van de
dienst
– de gebruikelijke benaming van de
geleverde goederen of de gepresteerde
diensten, voldoende gedetailleerd
(dus bvb. niet: levering
van een tafel, diverse adviezen,...)
– de hoeveelheid geleverde goederen
–per tarief, de vermelding van de
maatstaf van heffing en de elementen
waaruit hij is samengesteld
– de tarieven van de verschuldigde
BTW, het bedrag van verschuldigde
BTW per tarief en het totaalbedrag
van de verschuldigde BTW
– in bepaalde gevallen nog bijkomende
vermeldingen zoals de
wettelijke bepaling op grond
waarvan er vrijstelling is, verwij-
zing naar de vroeger uitgereikte
facturen indien voor dezelfde
handeling meerdere facturen uitgereikt
worden, vermelding wettelijke
bepaling op grond waarvan
de regeling medecontractant van
toepassing is, chassisnummer,
merk, model, jaartal, enz... bij
levering auto, vermelding van
registratienummer voor aannemers,
enz…
Indien de facturen die u uitreikt niet
alle vermeldingen bevatten die wettelijk
zijn voorgeschreven, loopt u het
risico op administratieve boetes. Het is
bovendien niet voldoende dat u uw
eigen facturen correct opstelt: indien
uw inkomende facturen niet voldoen
aan de wettelijke voorschriften, wordt
u daar ook voor gesanctioneerd, en
zwaar. De controleur kan immers de
BTW-aftrek verwerpen op alle inkomende
facturen die niet alle vermeldingen
bevatten die hierboven zijn
opgesomd! Daarbovenop kan dan nog
een boete opgelegd worden wegens
onrechtmatige aftrek. Sommige facturen
worden daarmee wel heel erg
duur...
Hiermee is het verhaal nog niet af.
Indien uw uitgaande of inkomende
facturen niet voldoende gedetailleerd
zijn, en u ook niet over stukken
beschikt die detaillering mogelijk
maken, loopt u het risico dat de controleur
van de directe belastingen uw
boekhouding zal verwerpen. U staat
dan veel zwakker in uw verweer tegen
de inkomstenverhogingen die de controleur
zal proberen door te voeren.
Zoals bekend werken controleurs van
de BTW en de directe belasting sinds
enkele jaren samen in de AOIF
(Administratie voor Ondernemings-en
Inkomensfiscaliteit), zodat de informatiedoorstroming
vrij vlot verloopt en
de kans op een gezamenlijke ‘aanval’
veel groter is.
U zorgt er dus best voor dat uw facturen
de verplichte vermeldingen bevatten.
Krijgt u een factuur die niet in
orde is, dan laat u dat uw leverancier
best weten. Die moet dan een creditnota
en een correcte factuur opstellen.
3. CONTRACTEN EN
OFFICIËLE DOCUMENTEN
Voorbeelden van contracten zijn:
– aankoopakten van gronden of
gebouwen
– hypotheekakten
– aan- en verkoopovereenkomsten
– huurovereenkomsten
– overnamecontracten
– documenten in verband met subsidies
–leurkaart
– diploma’s
–inschrijvingsnummer in KBO
–…
In een tweede deel van deze classeur
bewaart u ook de gegevens van uw
leningen.
De gegevens zijn per lening te klasseren.
Dit zijn onder meer:
– de akte van lening en/of financiering
(op datum);
– de dubbels van gegeven of ontvangen
borgstellingen;
– de briefwisseling met de financieringsmaatschappij;
– de aflossingstabellen;
– de jaarlijkse attesten worden in de
classeur / archiefdoos FISCALE
AANGIFTEN geklasseerd.
In een derde deel bewaart u de meest
recente getekende verzekeringspolissen
(de oude polissen mogen vernietigd
worden):
– de polis brandverzekering (blokpolis)
– de bedrijfspolis:
• risico’s exploitatie
• wet personeel
• terugvordering
• persoonlijke verzekering
– de autoverzekering:
• burgerlijke aansprakelijkheid
• terugvordering
• eigen schade
– de familiepolis
– de levensverzekeringen
– polis pensioensparen
–sectorspecifieke verzekeringen
Ook briefwisseling in verband met
schadegevallen wordt hier geklasseerd.
4. VENNOOTSCHAP
Indien u uw bedrijf uitbaat onder de
vorm van een vennootschap kan je
hier ook alle vennootschapsdocumenten
in onder brengen:
– oprichtingsakte
–statuten
– publicaties in Staatsblad
– verslagen van de algemene vergadering
(kopij bij de boekhouder)
– aktes
–…