Hoe organiseer ik mijn bedrijfsadministratie? - Sbb

ACCOUNTANCY
5. PERSONEEL
Wanneer je vast personeel of seizoenarbeiders
in dienst hebt dien je ook
een aantal documenten bij te houden:
– aansluitingsdocument als werkgever
– contracten
– personeelsregister/aanwezigheidsregister
– arbeidsreglement
–briefwisseling met sociaal secretariaat
of sociaal fonds
–…
6. FISCALE AANGIFTEN
Het betreft hier al de documenten
i.v.m. de directe belastingen (aangifte
in de personen- en/of vennootschapsbelasting)
en de B.T.W.
1 e schutblad/farde: “BTW”
– dubbel van de aangifte aanvang
beroep
– het kaartje van toekenning van
het BTW-nummer
– de briefwisseling met de BTWadministratie
– de BTW-listings
– de blanco BTW-aangiften en de
afgewerkte BTW-aangiften
– het aan- en verkoopfacturenboek
en het dagontvangstenboek (indien
u geen computerboekhouding
heeft)
–rekeninguittreksels van de BTWadministratie
2 e schutblad/farde: “BELASTINGEN”
(te klasseren per kalenderjaar), best
afzonderlijk voor uw vennootschapsaangifte
(indien u met een vennootschapsvorm
werkt) en voor uw persoonlijke
aangifte in de personenbelasting
– een copie van de aangifte en van
de bijlage(n)
– de berekening van uw belastingsconsulent
i.v.m. de aangifte
– het aanslagbiljet met het berekeningsblad
– de bewijzen van voorafbetaling
(attest)
– de attesten jaarlijks afgeleverd
door:
•het sociaal verzekeringsfonds
voor zelfstandigen
• de mutualiteit (aanvullende verzekering)
• de kredietinstelling:
- betaalde intresten
- aflossing kapitaal:
• verzekeringsmaatschappij:
- betaalde premie
- levensverzekeringen
- pensioensparen
• attesten inzake betaling voor
opvang van kinderen
• attest maatschappij voor openbaar
vervoer
– de loonfiches als:
• werknemer
• beheerder, zaakvoerder
• genieter van een pensioen of
van een vervangingsinkomen
•mandataris
– de strookjes verlofgeld
– attesten giften
– aanslagbiljet(ten) onroerende
voorheffing (grondlasten)
– overzicht ontvangen huur + identiteit
van de huurder
–…
7. MILIEU
Veel ondernemingen worden vandaag
geconfronteerd met een hele reeks
wettelijke verplichtingen in verband
met milieu. Al deze wetgevingen hebben
niet enkel belangrijke administratieve
consequenties, maar bepalen
bovendien in belangrijke mate de werking
en de toekomstmogelijkheden
van een bedrijf. Een duidelijk en overzichtelijk
klassement zal u helpen om
de vervaldata van bijvoorbeeld uw vergunningen
beter in het oog te houden.
In de classeur/archiefdoos bewaart u
volgende documenten:
– aangifte van de gebruikte verpakkingen
– aangifte voor de grondwaterwinning
en de oppervlaktewaterverontreiniging
– jaarverslag van de milieucoördinator
– keuringsattesten
– melding van de geproduceerde
bedrijfsafvalstoffen
–milieuvergunningen
– verslagen emissiemetingen en
tankcontroles
– verslagen oriënterend bodemonderzoek
–…
8. DIVERSEN
Je hebt altijd wel documenten die je
meent te moeten bewaren en niet altijd
onmiddellijk kan onderbrengen in één
of andere classeur of archiefdoos.
Hiervoor kan je dan een soort opvangclasseur/archiefdoos
aanleggen.
WAT BEZORGT U AAN UW BOEK-
HOUDER/BELASTINGCONSU-
LENT?
1. Bij de voorbereiding van de periodieke
BTW-aangiften.
Aan het einde van iedere maand of
kwartaal moet uw boekhouder de volgende
stukken ontvangen om tijdig uw
BTW-aangifte te kunnen afwerken:
1. de geklaseerde aan- en verkoopfacturen
en diverse kosten (verzekeringen,
intresten, taksen enz.);
2. de kas en bankstukken (bij dubbele
boekhouding);
3. het dagontvangstenboek;
4. een detail van de betaalde BTWvoorschotten;
5. het rekeninguittreksel van de
BTW-administratie (indien dat toegestuurd
werd).
Voor wat de aankoopfacturen betreft,
vestigen wij nog eens de aandacht op
volgende punten:
• Representatiekosten (kilometervergoeding,
parkingkosten, restaurantkosten,
..) worden best eerst
op datum (bijv. per maand) in een
overzichtslijst opgenomen en dan
samen met de bewijsstukken in de
classeur opgenomen. Ook afrekeningen
van kredietkaarten worden
samen met de bewijsstukken
bewaard.
• Je kan op de factuur de wijze van
betaling vermelden (bijv. contant,
overschrijving, ...).
•Ook de datum en leverancier markeren
met een stift en ‘H’ voor
handelsgoed en ‘O’ voor onkosten
vermelden, maakt de boekhoudkundige
verwerking iets gemakkelijker.
Voor de bankstukken is het nuttig dat
u bij de betalingen of ontvangsten het
(de) factuurnummer(s) vermeldt of
voor andere financiële verrichtingen
gewoon een woordje uitleg op uw uittreksel
geeft (bijv. betaling bedrijfsvoorheffing
of voorschot aan leverancier
Janssens).