2011-8610 - Bestuur & Politiek Gemeente Katwijk

Voorstel
Aan
Status
Afdeling
Medewerk(sr)er
Telefoonnummer
: Burgemeester en Wethouders
: Openbaar / Ter besluitvorming
: Ruimtelijke Ontwikkeling
: M.A.van den Berg
: 071 406 5"53
Zaaknummer
Datum
Paraaf
medewerktsuer:
: 2011-8610
: 20 september 2012
Raad: :Ja, tkn
0, :Nee
. PortefeuIllehouder : Duijn, W. van Communicatie: : Nee
Bijtoge(n) : 1 Evaluatie : Nee
Onderwerp:
ZU5-traject vastgoed
Samenvattinq:
In het kader van Scherp aan de wind is het vastgoedbeheer onderzocht. De conclusie is dat een combinatie van zelf doen,
uitbesteden en samenwerken het beste recht doet aan de gemeentelijke doelstellingen. Het 'zelf doen' betreft het
concentreren van alle vastgoedbeheerszaken in één unit, te positioneren binnen het fysiek domein. Het uitbesteden gaat
om het daadwerkelijk onderhoud van de gebouwen. Dit is een voortzetting van de huidige situatie. Het samenwerken
betreft het delen van kennis en het gezamenlijk inkopen en aanbesteden met buurgemeenten. De taakstelling SadW
bedraagt 450.000 euro per jaar met ingang van 2014. Hard bezuinigd wordt 247.500 euro. Voor de nieuwe unit blijft een
als realistisch te bestempelen taakstelling over van 202.500 euro.
Gevraagde besitssinq:
1. In te sternmen met de ambitie om te groeien van 'doener' (nu) via 'controller' (2013) naar 'handelaar' (2015).
2. a. In te stemmen met het daartoe samenbrengen van alle bestaande gemeentelijke vastgoedactiviteiten in één
organisatorische unit.
b. Begin 2013 op basis van uitgewerkte functies, taken en uren B&Wgedetailleerder inzicht te geven in de
aanwending van de formatie.
3. In te sternmen met een ombuiging van 67.500 euro door het schrappen van 0,8 fte bij de afdeling Ra en 0,2 fte
bij OW per 3" december 2012.
4. De nieuwe vastgoedunit opdracht te geven:
a. Met ingang van 2014 tot de resterende ombuiging te komen van 202.500 euro;
b. Hiertoe begin 2013 een nadere analyse en aanpak aan het College aan te bieden;
c. In 2014 te evalueren hoe de kosten van wat de gemeente zelf doet aan technisch beheer zich verhouden tot
uitbesteden.
181 Intern advies Ra, MAA, OW, FPO o Extern advies n.v.l.
Circuleren B&W Secr. Burg, Weth.1 Weth.1I Weth. lil Weth. IV Datum besluit B&W/8urgemeester
Akkoord: V 1\ 02-10-2012 Nr. 09
Bespreken 8&W- I
veraaderina
Besluit:
27 februari 2012
Overeenkomstig
het voorstel besloten

Zaaknummer : 2011-8610
Onderwerp : Kosten vastgoed
Inleiding
In het rapport Scherp aan de wind is professionalisering van het vastgoedbeheer als besparing benoemd:
200.000 euro per jaar in 2013 en 450.00 euro per jaar met ingang van 2014.
Uw College heeft op 11 oktober 2011, na advies van de OR, het Plan van aanpak professionalisering vastgoed
vastgesteld. De hoofdlijnen van het plan van aanpak zijn:
1. basisgegevens op orde brengen;
2. kostprijsdekkende verhuurprijzen rekenen;
3. overtollig vastgoed afstoten;
4. ZUS-traject volgen.
Ad 1.) De basisgegevens zijn in de nota Rapportage vastgoed vastgelegd. Op 19 juni 2012 heeft deze nota op de
ter-kennisnamelijst van uw College gestaan.
Ad 2.) Het berekenen van kostprijzen krijgt gestalte bij het nieuwe gemeenschapshuis te Rijnsburg. Bij de
verhuur van buitensportaccommodaties wordt eveneens gebruik gemaakt van de basisgegevens, maar is ervoor
gekozen nog geen kostprijzen in rekening te brengen. Wel zijn de verhuurprijzen van sportaccommodaties
geharmoniseerd. De effecten zijn nog niet in de begroting verwerkt. De huurcontracten lopen op verschillende
momenten af over een periode van enkele jaren. Uiteindelijk leidt dit tot een besparing van ca. 20.000 euro.
Ad 3.) Op 27 maart 2012 heeft uw College ingestemd met de verkoop van 42 woningen aan Dunavie. De
verkoop heeft inmiddels plaatsgevonden. Daarnaast zijn het afgelopen jaar nog een vijftal woningen aan
particulieren verkocht. De financiële consequenties hiervan zijn vervat in een separaat advies, dat op 14
augustus 2012 in uw College is behandeld. De besparing voor de exploitatiebegroting is hierin becijferd op
180.000 euro per jaar. Deze besparing is exclusief de effecten op de formatie.
Ad 4.) Het afgelopen half jaar heeft het onderzoek naar ZUS plaatsgevonden. Dit is in goed overleg met
betrokken medewerkers en leidinggevenden gedaan. Bijgevoegde rapportage Professionalisering van het
vastgoedmanagement doet verslag van het onderzoek. De hoofdconclusie is dat een combinatie van zelf doen,
uitbesteden en samenwerken het beste recht doet aan de gemeentelijke doelstellingen. Het zelf doen betreft het
concentreren van alle vastgoedbeheerszaken in één unit, te positioneren binnen het fysiek domein. Het
uitbesteden betreft het daadwerkelijk beheer en onderhoud van de gebouwen. Dit is een voortzetting van de
huidige situatie. Op termijn is uitbesteding aan een technisch bureau of Dunavie denkbaar. Het samenwerken
betreft het delen van kennis en het gezamenlijk inkopen en aanbesteden met buurgemeenten.
Beoogd resultaat
Realisatie van de financiële taakstelling uit Scherp aan de wind én het op een hoger plan brengen van het
vastgoedbeheer.
Argumenten
1.1 Er kan betere kwaliteit worden geboden aan de opdrachtgevers en de huurders
Als het ambitieniveau van controller en handelaar wordt bereikt, dan is het mogelijk om sneller en
adequater in te spelen op de vragen van opdrachtgevers (Raad/College, directie/afdelingshoofden) en
huurders (verenigingen, stichtingen, gemeentelijke organisatie). De basisinformatie is dan namelijk op
orde, het is mogelijk strategisch vooruit te kijken en de benodigde kennis en competenties bij de
medewerkers is aanwezig.
27 februari 2012

1.2 Het is beter mogelijk om te buigen bij een hoger (ambitie)niveau van de vastgoedunit
Met het bereiken van het ambitieniveau ‘controller’ en (later) ‘handelaar’ is het beter mogelijk om de
leegstand terug te dringen, onrendabele panden te detecteren en af te stoten. Het realiseren van
besparingen is daardoor makkelijker dan in de huidige situatie van ‘doener’.
2.1 a. Samenvoegen is effectiever en efficiënter
Door alle vastgoedactiviteiten in één unit onder te brengen wordt de verantwoordelijkheid voor het
vastgoedmanagement duidelijk belegd. Inefficiënte werkprocessen over meerdere afdelingen komen te
vervallen. Er ontstaat een goede basis om de kwaliteit van het vastgoedbeheer en –management te
verbeteren.
2.2 b. Functies, taken en uren zijn nog niet gedetailleerd uitgewerkt
Het onderhavige advies geeft globaal aan welke formatie nodig is en welke competenties nodig zijn. De
kwartiermaker voor de afdeling Fysiek Uitvoering zal dit nader uitwerken naar concrete
functiebeschrijvingen, bijhorende taken en urenramingen. Een en ander zal in het afdelingsplan
worden opgenomen, dat begin 2013 gereed is.
3.1 De verkoop van de woningen leidt tot minder werk voor de organisatie
Met de verkoop van de 42 woningen vallen uren vrij. Deze zijn geïnventariseerd met betrokken
medewerkers en leidinggevenden. Het gaat om 0,4 fte, opgebouwd uit 0,2 fte RO en 0,2 fte OW.
3.2 De vorming van een vastgoedunit leidt tot minder formatie
Bij RO is een vacature van 0,6 fte in afwachting van het vastgoedtraject niet ingevuld. Geconstateerd
wordt dat deze vacature bij de vorming van een vastgoedunit niet meer behoeft te worden vervuld.
3.3 Een reductie van 1 fte geeft een besparing van ca. 67.500 euro/jaar
Uitgaande van een loonsom van 50.000 euro/jaar en een overhead van 35% levert een
formatiereductie van 1 fte 67.500 euro/jaar op.
4.1 a. Deze resterende taakstelling is realistisch
De resterende ombuiging van 202.500 euro/jaar kan worden opgebracht door samen inkopen, minder
leegstand, het afstoten van duur of overtollig vastgoed en het doorvoeren van de kostprijsdekkende
verhuur. Het samen inkopen kan worden gedaan samen met andere (buur)gemeenten of de
plaatselijke woningcorporatie. Minder leegstand en afstoten overtollig vastgoed wordt mogelijk
doordat een professionelere vastgoedunit goed inzicht heeft welke panden relatief duur zijn en beter in
staat is leegstand tegen te gaan, hetzij door nieuwe huurders te zoeken, hetzij door de bestaande
huurders over minder panden te verdelen. Zoals al in de inleiding is aangegeven levert het doorvoeren
van kostprijsdekkende verhuur in een reeks van enkele jaren hogere inkomsten op.
4.2 b. De taakstelling dient nader uitgewerkt te worden
De onder punt 4.1 genoemde taakstellingen vragen om een nadere analyse en plan van aanpak om deze
ook daadwerkelijk te realiseren.
4.3 c. Het is gewenst een realistische target te hebben voor de kosten van eigen technisch beheer
In de loop van 2013 zal goed inzicht ontstaan in de kosten van het zelf doen van technisch beheer. Deze
kunnen vergeleken worden met hoeveel het zou kosten bij uitbesteding. Vervolgens kunnen hier
eventueel streefcijfers voor de vastgoedunit aan worden opgehangen.
3

Kanttekeningen
1. Het Sportbedrijf exploreert de aan sporthallen verbonden ruimten
Vanuit praktisch oogpunt wordt het Sportbedrijf verantwoordelijk voor aan sporthallen verbonden
ruimten, zoals kantines. Een en ander zal worden uitgewerkt bij de stichting van het Sportbedrijf.
2. De in Scherp aan de Wind benoemde formatiereductie vindt niet volledig plaats
Afgaande op het advies van Multical (begin 2010) is in Scherp aan de wind rekening gehouden met een
formatiereductie van 2,2 fte. In het huidig voorstel blijft dit beperkt tot 1 fte. Het verschil ontstaat
omdat de inventarisatie van Multical een momentopname was (er is destijds rechtstreeks gevraagd aan
medewerkers hoeveel ze op dat moment aan vastgoed besteedden) en omdat sinds de inventarisatie
van Multical diverse activiteiten al anders zijn georganiseerd of minder tijd vragen. Het blijkt niet
mogelijk dit getalsmatig nog in beeld te brengen per functie/taak/begrotingspost.
3. De verhoogde inkomsten buitensport zijn in beeld voor dubbel geboekte taakstelling
combinatiefuncties
De taakstelling combinatiefuncties van 40.000 euro is abusievelijk dubbel geboekt in SadW. De hogere
inkomsten buitensport van 20.000 zijn in beeld om dit probleem gedeeltelijk op te lossen. Dit kan
echter niet, omdat daarmee de taakstelling vastgoed wordt verzwaard.
Middelen
Taakstelling in Scherp aan de Wind voor het vastgoed 450.000 euro
Verkoop gemeentewoningen, exclusief formatie -/- 180.000 euro
Fomatiereductie (1 fte) -/- 67.500 euro
Resterende taakstelling (2014) 202.500 euro
Voor het uitvoeren van het vastgoedtraject staat voor 2012 een budget van 125.000 euro ter beschikking. Dit
budget is ingezet om de projectleider in te huren en zal nog benut worden om het softwaresysteem te
optimaliseren en een vraag omtrent het eigendom en beheer van multifunctionele accommodaties op te
pakken.
Uitvoering
De kwartiermaker voor de nieuwe afdeling Fysiek Beheer pakt de verdere implementatie van de vastgoedunit
op. Dit resulteert in een operationele eenheid per 1 januari 2013. Een bijzonder aandachtspunt vormen de
functiebeschrijvingen, aangezien het voor een deel nieuwe functies betreft.
Bijlage(n)
1. Professionalisering van het vastgoedmanagement, gemeente Katwijk, 4 september 2012
4

Professionalisering van het
Vastgoedmanagement
Gemeente Katwijk
4 september 2012

Inhoudsopgave
1. Inleiding en achtergrond ....................................................................................................... 4
Aanleiding voor deze rapportage .......................................................................................................... 4
Functie van deze rapportage ................................................................................................................... 4
Wat wordt verstaan onder het vastgoedmanagement? ................................................................ 4
Binnensportvoorzieningen blijven buiten beschouwing ............................................................. 5
Leeswijzer ...................................................................................................................................................... 5
2. Werkwijze ................................................................................................................................... 6
3. Huidige organisatie van het vastgoedmanagement ..................................................... 7
Er ligt aan het vastgoedmanagement geen strategie ten grondslag ......................................... 8
Katwijk is momenteel een ‘doener’ ...................................................................................................... 8
4. ZUS in de praktijk van het vastgoedmanagement ...................................................... 10
Zelf doen ...................................................................................................................................................... 10
Uitbesteden ................................................................................................................................................ 10
Samen doen ................................................................................................................................................ 10
Conclusie ..................................................................................................................................................... 11
5. Zelf doen: Naar één organisatorische eenheid ............................................................ 12
De reikwijdte van de vastgoedportefeuille ..................................................................................... 12
Missie ............................................................................................................................................................ 12
6. Uitbesteden van technisch beheer .................................................................................. 14
Voor- en nadelen van het uitbesteden van het technisch beheer ........................................... 14
Uitbesteden naar Dunavie .................................................................................................................... 15
Conclusie ..................................................................................................................................................... 16
7. Taken van de vastgoed-eenheid ....................................................................................... 17
Belangrijkste werkprocessen .............................................................................................................. 18
Steeds een actueel financieel overzicht ........................................................................................... 19
8. De cultuur van de vastgoed-eenheid .............................................................................. 20
9. Relaties met andere afdelingen ........................................................................................ 21
De relatie met Maatschappelijke Zaken ........................................................................................... 21
De relatie met Ruimtelijke Ontwikkeling ....................................................................................... 21
De relatie met BV ...................................................................................................................................... 22
De relatie met Facilitaire Zaken ......................................................................................................... 22
Behoefte aan duidelijke spelregels .................................................................................................... 23
10. Informatie ................................................................................................................................ 24
Data ............................................................................................................................................................... 24
Data m.b.t. onderhoud en beheerkosten ......................................................................................... 24
Informatie ................................................................................................................................................... 25
Database en dashboard .......................................................................................................................... 26
Voorbeelden van databases en dashboards ................................................................................... 26
Conclusie ..................................................................................................................................................... 28
2

11. Formatie .................................................................................................................................... 29
Onderwijs .................................................................................................................................................... 29
Huidige formatie ....................................................................................................................................... 30
Relatie met de productrekening ......................................................................................................... 30
Formatie van de op te richten vastgoed-eenheid ......................................................................... 31
Functies binnen de vastgoed-eenheid .............................................................................................. 33
12. Efficiëntie-taakstelling......................................................................................................... 34
13. Relatie met de Domeinen .................................................................................................... 38
14. Implementatie ........................................................................................................................ 39
Database en Dashboard kiezen ........................................................................................................... 39
Ontbrekende data in de database invoeren ................................................................................... 39
Functiebeschrijvingen, bemensing en training ............................................................................. 39
Besparingsdoelstelling SMART maken ............................................................................................ 39
De samenwerking van de vastgoed-eenheid en andere afdelingen simuleren ................. 40
Bijlage 1: Samenstelling Werkgroep en Stuurgroep ......................................................... 41
Bijlage 2: Huidige taakverdeling vastgoedmanagement ................................................. 42
3

1. Inleiding en achtergrond
Aanleiding voor deze rapportage
In de rapportage Scherp aan de Wind heeft het bestuur van de gemeente Katwijk
ingrijpende maatregelen gepresenteerd om de Katwijkse begroting sluitend te houden.
Een belangrijk onderdeel van deze maatregelen is het vergroten van de efficiency.
Verschillende werkprocessen zullen onder de loep worden genomen.
De Professionalisering van het vastgoedmanagement ziet het gemeentebestuur als een
mogelijkheid om de efficiëntie te vergroten. Het is benoemd als ZUS-project. Voor de
ZUS-projecten zal onderzocht worden op welke wijze zo efficiënt mogelijk gewerkt kan
worden: door Zelf (efficiënter) te doen, Uit te besteden of Samen te werken.
Met betrekking tot het vastgoedmanagement kan dat volgens Scherp aan de Wind op
verschillende wijzen: door het afstoten van vastgoed, het doorberekenen van een
kostprijsdekkende huur, het uitbesteden van taken en/of het reduceren van de formatie.
Functie van deze rapportage
Deze rapportage beschrijft de wijze waarop de gemeente haar vastgoedmanagement
kan professionaliseren teneinde een hogere efficiëntie te realiseren. De insteek van de
rapportage is het ZUS-traject. Onderzocht is op welke wijze andere gemeenten hun
vastgoedmanagement hebben geprofessionaliseerd, of zij dit zelf doen, uitbesteden of
samenwerken en welke lessen de gemeente Katwijk hieruit kan trekken voor haar eigen
organisatie.
Wat wordt verstaan onder het vastgoedmanagement?
Onder het vastgoedmanagement worden in deze rapportage alle werkzaamheden
bedoeld die gepaard gaan met het realiseren en vervolgens beheren van de
vastgoedportefeuille. Dat is breder dan alleen technisch beheer van bestaande panden.
Vastgoedmanagement betreft bijvoorbeeld ook het begeleiden van nieuwbouw, de
huuradministratie, het berekenen van huurtarieven, het innen van de huren, het
aankopen van vastgoed en het verkopen van overtollig vastgoed etc.
Het accommodatiebeleid, d.w.z. de afweging of bijvoorbeeld een maatschappelijke
organisatie door de gemeente moet worden gehuisvest, wordt niet beschouwd als
onderdeel van het vastgoedmanagement.
4

Binnensportvoorzieningen blijven buiten beschouwing
De gemeente is momenteel doende het beheer van diverse binnensportvoorzieningen
onder te brengen in een sportbedrijf. Het beheer van deze voorzieningen valt daardoor
buiten de scope van deze rapportage.
Leeswijzer
Deze rapportage is als volgt opgebouwd:
In hoofdstuk 2 wordt toegelicht op welke wijze deze rapportage tot stand is gekomen. In
hoofdstuk 3 wordt de huidige organisatie van het vastgoedmanagement in de gemeente
Katwijk beschreven en beoordeeld.
Hoofdstuk 4 gaat in op de opdracht: de ZUS-analyse. Het daarop volgende hoofdstuk
gaat in op de ‘Z’ van Zelf doen en hoofdstuk 6 op de ‘U’ van Uitbesteden.
Hoofdstuk 7 beschrijft de taken van een op te richten ‘vastgoed-eenheid- die in deze
rapportage wordt aanbevolen. Hoofdstuk 8 behandelt de beoogde cultuur van deze
vastgoed-eenheid en hoofdstuk 9 de relatie van de vastgoed-eenheid met andere
afdelingen binnen de gemeente.
In hoofdstuk 10 wordt stil gestaan bij de noodzakelijke informatievoorziening.
Hoofdstuk 11 beschrijft de benodigde formatie. In hoofdstuk 12 wordt de
besparingsopgave voor de vastgoed-eenheid beschreven en wordt aangegeven hoe deze
gerealiseerd kan worden. Hoofdstuk 13 beschrijft de relatie met de ‘Domeinen’ en
hoofdstuk 14, tenslotte bevat de aandachtspunten voor de implementatie.
Deze rapportage kent twee bijlagen.
5

2. Werkwijze
Om de ZUS-alternatieven voor het vastgoedmanagement te analyseren is een
Werkgroep en een Stuurgroep ingesteld. In bijlage 1 bij deze rapportage zijn de leden
van de Werkgroep en de Stuurgroep genoemd.
Er is een ‘bottom-up’ benadering gekozen. Dit betekent dat het initiatief voornamelijk bij
de Werkgroep heeft gelegen. De Stuurgroep heeft de Werkgroep aangestuurd en heeft
feedback gegeven op de (tussen)resultaten van de Werkgroep.
Voor de analyse van de ZUS-alternatieven is contact gezocht met andere gemeenten.
Immers, verschillende gemeenten in de omgeving hebben hun vastgoedmanagement in
het verleden al geprofessionaliseerd. In plaats van ‘het wiel in Katwijk opnieuw uit te
vinden’, is het gesprek met deze gemeenten aangegaan.
Als voorbeeld van ‘Zelf doen’ is contact gezocht met de gemeente Zoetermeer. Deze
gemeente heeft enige jaren geleden een Vastgoedbedrijf opgericht, die op een zakelijke
wijze het vastgoed van de gemeente beheert. Door leden van de Werkgroep is een
voorbespreking met het hoofd van het Zoetermeerse vastgoedbedrijf gehouden. Naar
aanleiding hiervan zijn medewerkers van de gemeente Zoetermeer uitgenodigd om de
wijze waarop zij hun vastgoedmanagement hebben georganiseerd, in een workshop in
Katwijk toe te lichten. Deze workshop heeft op 14 mei 2012 plaats gevonden. Aan deze
workshop hebben leden van de Werkgroep, van de Stuurgroep en andere medewerkers
die bij het vastgoedmanagement betrokken zijn, deelgenomen.
Met betrekking tot ‘Uitbesteden’ is contact gezocht met de gemeente Vlaardingen. Deze
gemeente heeft het technisch vastgoedmanagement uitbesteed door middel van een
aanbesteding, aan het bedrijf Multical. Leden van de Werkgroep hebben een
voorgesprek gehad met vertegenwoordigers van de gemeente Vlaardingen en Multical.
Naar aanleiding hiervan zijn deze uitgenodigd om een workshop te geven in Katwijk.
Deze workshop heeft op 20 juni 2012 plaats gevonden en aan deze workshop hebben
leden van de Werkgroep, van de Stuurgroep en andere medewerkers die bij het
vastgoedmanagement betrokken zijn, deelgenomen.
Om een beeld te krijgen van de mogelijkheden van ‘Samen doen’ heeft op initiatief van
de Werkgroep een bijeenkomst plaats gevonden met vertegenwoordigers
(‘counterparts’) van de gemeenten Oegstgeest, Noordwijk en Teylingen. Tijdens deze
bijeenkomst is vergeleken hoe de verschillende gemeenten hun vastgoedmanagement
momenteel hebben georganiseerd, welke ontwikkelingen hierin gaande zijn, op welke
wijze zou kunnen worden samengewerkt en welke voordelen dit zou kunnen opleveren.
De bovengenoemde gesprekken en workshops zijn belangrijke input voor deze
rapportage geweest.
6

3. Huidige organisatie van het vastgoedmanagement
In de Werkgroep en in de Stuurgroep is de huidige organisatie van het
vastgoedmanagement door de gemeente Katwijk besproken. Daarbij is onder andere
een schematische voorstelling van de huidige verdeling van taken- en
verantwoordelijkheden over verschillende afdelingen gemaakt (zie bijlage 2).
De huidige organisatie van het vastgoedmanagement heeft de volgende kenmerken:
De taken en verantwoordelijkheden zijn versnipperd over verscheidene afdelingen
Verscheidene afdelingen hebben taken en verantwoordelijkheden voor het
vastgoedmanagement. Het technisch beheer ligt bijvoorbeeld bij Openbare Werken, het
doorvoeren van huurverhogingen van woningen en het tijdelijk beheer van vastgoed ligt
bij Ruimtelijke Ontwikkeling. De afdeling Maa maakt het accommodatiebeleid, is
verantwoordelijk voor het beheer van sportaccommodaties, maar berekent bijvoorbeeld
ook kostprijs-dekkende huren voor maatschappelijke voorzieningen. De afdeling BV
tenslotte, verwerkt de financiële informatie die de andere afdelingen opgeven in de
begroting en int de huren.
De vastgoedportefeuille verkeert over het algemeen in goede technische staat
Verschillende medewerkers en afdelingen hebben als gevolg van deze verdeling van
taken de verantwoordelijkheid voor een deelaspect van het vastgoedmanagement. Elke
medewerker probeert deze (deel)verantwoordelijkheid zo goed mogelijk in te vullen.
Dat lukt, in zoverre dat de gemeente Katwijk bijvoorbeeld niet te maken heeft met
problemen die voortvloeien uit achterstallig of gebrekkig onderhoud. Voor elk object is
een meerjaren onderhoudsplanning aanwezig, die ook wordt uitgevoerd. De
vastgoedportefeuille lijkt in een goede technische staat te verkeren.
Niemand is eindverantwoordelijk
Keerzijde van de verdeling van taken en verantwoordelijkheden is dat op ambtelijk
niveau niet een duidelijke ‘eindverantwoordelijke’ voor het vastgoedmanagement is aan
te wijzen. Dat bemoeilijkt de sturing op efficiëntie. Dit probleem hangt nauw samen met
de informatievoorziening.
De informatievoorziening is gebrekkig
Net als de verantwoordelijkheid, is ook de informatie over de vastgoedportefeuille
versnipperd over verschillende afdelingen. Bovendien worden de kosten- en
opbrengsten niet op pandniveau geadministreerd. Daardoor is het momenteel moeilijk
om inzicht te krijgen in de precieze kosten en opbrengsten die met een bepaald pand
samen hangen. In de praktijk loopt vooral de afdeling BV hier tegen aan. Regelmatig
moet bij verscheidende afdelingen ‘geshopt’ worden voor informatie. De verkregen
informatie wordt vervolgens in verzamelposten in de begroting verwerkt. Gevolg is dat
niemand in de organisatie een goed zicht – en grip – heeft op de financiële efficiëntie van
het vastgoedmanagement.
7

Er ligt aan het vastgoedmanagement geen strategie ten grondslag
Vastgoed is een belangrijk instrument voor de gemeente om te sturen op
maatschappelijk rendement. Vastgoed is geen doel op zich, maar een middel om
gemeentelijke doelstellingen te realiseren. Het op een professionele manier invullen van
het vastgoedmanagement, betekent dat de gemeente op een kwalitatief goede manier en
tegen zo laag mogelijke kosten in de behoefte aan huisvesting voor haarzelf en andere,
maatschappelijke instellingen voorziet.
Een wijziging in de organisatie en een goede informatievoorziening zijn nodig voor een
strategisch vastgoedmanagement. Als gevolg van de huidige organisatie is er binnen de
gemeente geen vastgoedstrategie. Het management is niet gericht op de lange termijn.
Katwijk is momenteel een ‘doener’
In het onderstaande schema zijn de rollen die de gemeente kan spelen weergegeven; van
doener tot strateeg. De gemeente Katwijk is op dit moment vooral een doener die (reeds)
bezig is een controller te worden. In dat kader zijn de kosten van het vastgoed in kaart
gebracht en zijn de (eerste) stappen naar kostendekkende huren gezet.
8

De organisatie reageert op acute huisvestingsvraagstukken. Veel aandacht gaat uit naar
het (vervolgens) realiseren van nieuwe huisvesting. De meerjarenonderhoudsplannen
zijn leidend in de beheerfase. De totale kosten- en opbrengsten zijn niet goed
inzichtelijk.
De eerste stap die de organisatie wil zetten, is die van ‘controller’. Om deze stap te
nemen is het noodzakelijk om alle financiële informatie over de vastgoedportefeuille op
objectniveau in een database in te voeren (zie hoofdstuk 10). Alleen op die manier
ontstaat een actueel en voldoende gedetailleerd beeld van de kosten en opbrengsten op
objectniveau. Ook de instelling van een organisatorische ‘vastgoed-eenheid’, die
verantwoordelijk is voor het gehele vastgoedmanagement is daarvoor noodzakelijk.
Het is de ambitie om binnen een jaar de stap te maken van ‘doener’ naar ‘handelaar’.
Wanneer de vastgoed-eenheid eenmaal als ‘controller’ functioneert, kan binnen twee
tot drie jaar de stap naar ‘Handelaar’ worden gezet en vervolgens naar ‘maatschappelijk
ondernemer’.
9

4. ZUS in de praktijk van het vastgoedmanagement
In dit hoofdstuk gaan we nader in op wat Zelf doen, Uitbesteden en Samenwerken op het
gebied van het vastgoedmanagement in de praktijk kan betekenen. Vervolgens worden
eerst op hoofdlijnen enkele conclusies getrokken, die in de volgende hoofdstukken
verder worden uitgewerkt.
Zelf doen
In feite doet de gemeente Katwijk haar vastgoedmanagement momenteel zelf. Dit
betekent niet dat ‘Zelf (blijven) doen’ in de praktijk betekent dat alles ook blijft zoals het
is. ‘Zelf doen’ betekent in dit kader: ‘zelf professioneler en efficiënter’ doen.
Verschillende gemeenten hebben hun vastgoedmanagement in de afgelopen jaren al
geprofessionaliseerd, niet alleen Zoetermeer, maar bijvoorbeeld ook Vlaardingen, Breda
en Delft. De wijze waarop deze gemeenten dit hebben gedaan, is vergelijkbaar.
Professionaliseren betekent in de praktijk doorgaans het bij elkaar brengen van taken
en verantwoordelijkheden in één vastgoedafdeling of vastgoedbedrijf. In hoofdstuk 5
wordt uitgebreider stil gestaan bij wat Zelf doen in de praktijk betekent.
Uitbesteden
Uit de gesprekken met de gemeente Vlaardingen, met Multical, die het
vastgoedmanagement voor verschillende opdrachtgevende gemeenten verzorgt, en met
Dunavie, is duidelijk geworden dat het ‘Uitbesteden’ in de praktijk betrekking heeft op
uitbesteden van het technisch beheer: het opstellen en (doen) uitvoeren van meerjaren
onderhoudsplannen voor vastgoedobjecten.
Voor verscheidene gemeenten (Vlaardingen, Voorschoten) vloeide de keuze voor
uitbesteden voort uit een acuut personeelsgebrek. Maar dit hoeft niet altijd de
overweging te zijn. In de praktijk betekent Uitbesteden dat de gemeente via een
aanbesteding een bedrijf contracteert. Een of meer medewerkers van dat bedrijf worden
(part time) gedetacheerd bij de gemeente. Zij stellen meerjarenonderhoudsplannen op
en schakelen namens de gemeente aannemers in om deze uit te voeren. In hoofdstuk 6
wordt dieper ingegaan op uitbesteden van technisch onderhoud.
Samen doen
We hebben geen concrete praktijkvoorbeelden kunnen vinden van gemeenten die een
gezamenlijke organisatie hebben opgericht, die met het vastgoedbeheer van deze
gemeenten belast is. Indien voor een dergelijke, gemeenschappelijke organisatie zou
worden gekozen, dan kan dat alleen met gemeenten die in de directe omgeving liggen. In
het gesprek dat hierover met Oegstgeest, Noordwijk en Teylingen is gevoerd, is
geconcludeerd dat dit (althans op de korte termijn) geen realistische optie is. De aard en
omvang van de portefeuilles verschillen. Niet alleen Katwijk, ook de buurgemeenten
10

willen een professionaliseringsslag maken, of hebben deze ingezet. Het nu gezamenlijk
organiseren van het vastgoedmanagement zou deze ontwikkeling eerder frusteren dan
versterken.
Dat neemt niet weg dat er samengewerkt kan worden. De medewerkers hebben
geconstateerd dat het waardevol is om kennis en ervaringen uit te wisselen. Daartoe zal
eens per kwartaal een bijeenkomst worden georganiseerd, waarbij aan de hand van een
agenda actief kennis wordt uitgewisseld.
Efficiëntiewinst kan via samenwerking worden behaald op het gebied van inkopen. In
een aantal gevallen kan door bundeling een gunstiger prijs bij leveranciers worden
bedongen. Gemeenten elders bundelen reeds de inkoop, daar waar dit praktisch
mogelijk is, bijvoorbeeld voor de inkoop van energie. De gemeenten zullen daarom
periodiek met elkaar delen welke aanbestedingen op de agenda (zullen) staan en van
geval tot geval beoordelen of samen inkopen winst kan opleveren.
Daarnaast zullen de kostenniveaus die de gemeente momenteel betaalt aan aannemers,
schilders, loodgieters e.d. met andere gemeenten worden vergeleken om te beoordelen
hoe voordelig de gemeente momenteel inkoopt.
Tenslotte kunnen in de toekomst mogelijk taken voor verschillende gemeenten door één
gemeente worden uitgevoerd, in opdracht van de andere gemeenten.
Conclusie
Het professionaliseren van het vastgoedmanagement is het niet een kwestie van óf Zelf
doen, óf Uitbesteden óf Samenwerken.
Om het vastgoedmanagement te professionaliseren lijkt het samenbrengen van taken,
verantwoordelijkheden en mensen in één organisatorische eenheid een onvermijdelijke
en door de medewerkers bovendien gewenste ontwikkeling.
Vervolgens kan gekozen worden om het technisch beheer zelf te blijven doen of uit te
besteden.
Samenwerking kan daarnaast tot voordelen leiden.
11

5. Zelf doen: Naar één organisatorische eenheid
Het creëren van één organisatorische eenheid, die verantwoordelijk is voor het
vastgoedmanagement binnen de gemeente, is een logische ontwikkeling. Op deze wijze
kan de versnippering tegen worden gegaan. Deze ontwikkeling past ook in de landelijke
trend.
Zowel de Werkgroep als de Stuurgroep hebben zich uitgesproken voor de oprichting van
een vastgoed-eenheid in de gemeente Katwijk.
De reikwijdte van de vastgoedportefeuille
Naast gebouwen heeft de gemeente andere onroerende zaken in bezit, zoals (kale)
gronden, groenstroken, een jachthaven etc.
Daarnaast is sprake van tijdelijk beheer van gronden en opstallen die om strategische
redenen zijn aangeschaft.
De Stuurgroep heeft besloten om een brede definitie van het vastgoed te hanteren. Dit
betekent dat alle onroerende zaken van de gemeente onder de verantwoordelijkheid
van de vastgoed-eenheid vallen. Daarnaast heeft de Stuurgroep besloten om ook het
tijdelijk beheer bij de vastgoed-eenheid onder te brengen.
Missie
De missie van de vastgoed-eenheid kan als volgt worden gedefinieerd:
‘Het op een professionele wijze voorzien in de huisvestingsbehoefte van organisaties die
daartoe door het gemeentebestuur zijn aangewezen en het efficiënt beheren van de
onroerende zaken in eigendom van de gemeente. Met professioneel en efficiënt wordt
bedoeld: op een adequaat kwaliteitsniveau en tegen zo laag mogelijke kosten, rekening
houdend met de langere termijn’.
In deze missie spelen de volgende randvoorwaarden een belangrijke rol:
De vastgoed-eenheid bepaalt niet zelf wie zij huisvest, hieraan ligt altijd een
politiek-bestuurlijk besluit ten grondslag, op basis van beleid dat door een
beleidsafdeling is opgesteld;
De vastgoed-eenheid faciliteert niet alleen externe organisaties, maar voorziet
ook in huisvesting van de eigen organisatie;
Voorzien in huisvestingsbehoefte hoeft niet altijd te betekenen dat de gemeente
ook eigenaar is (of wordt) van het betreffende pand (bijvoorbeeld Heerenhuys);
12

De criteria zijn kwaliteit en kosten-efficiëntie; de vastgoed-eenheid gaat altijd op
zoek naar huisvesting van adequate kwaliteit, tegen de (ook op termijn) laagste
kosten;
Voorzien in huisvesting houdt niet op met de ingebruikname van een pand, maar
betekent ook het beheer van dat pand.
Om daadwerkelijk kosten-efficiënt te zijn is een grondige kennis nodig van de
bestaande portefeuille en inzicht in de toekomstige behoefte aan huisvesting en
de kosten- en opbrengstontwikkeling van bestaande panden.
13

6. Uitbesteden van technisch beheer
Met betrekking tot het uitbesteden van vastgoedmanagement is op 20 juni een
workshop georganiseerd met medewerkers van de vastgoed-sectie van de gemeente
Vlaardingen en het ingenieursbureau Multical.
De gemeente Vlaardingen heeft ongeveer een jaar geleden het technisch beheer van haar
vastgoedportefeuille uitbesteed aan Multical. De gemeente had te kampen met ernstig
achterstallig onderhoud en een daaruit voortvloeiende ‘klachtenregen’, die veel tijd van
de medewerkers vergde. De medewerkers die tot dan toe belast waren met het
technisch beheer, hadden de organisatie verlaten. Daarnaast was (en is) sprake van een
vacaturestop binnen de gemeente. De gemeente Vlaardingen heeft daarom gekozen voor
het extern organiseren van deze taak.
De gemeente Vlaardingen heeft een openbare aanbesteding voor het technisch beheer
van haar vastgoedportefeuille georganiseerd, die is gewonnen door Multical. In de
praktijk detacheert Multical personeel bij de gemeente Vlaardingen. Medewerkers van
Multical organiseren het technisch beheer (opstellen en doen uitvoeren van Meerjarenonderhoudsplanningen,
afhandelen klachtenmeldingen) voor de gemeente.
De gemeente Katwijk doet het technisch beheer momenteel zelf. De medewerkers
stellen Meerjaren-onderhoudsplannen op en laten deze uitvoeren. Daarnaast handelen
ze klachten en calamiteiten van gebruikers af. Vlaardingen was vroeger op dezelfde
wijze georganiseerd. De gemeente Zoetermeer heeft de keuze gemaakt om meer taken in
eigen huis te organiseren en heeft bijvoorbeeld ook timmerlieden, servicemonteurs en
schilders in dienst. De gemeente Katwijk heeft deze taken reeds uitbesteed.
Voor- en nadelen van het uitbesteden van het technisch beheer
Het uitbesteden van het technisch beheer aan een externe partij kan voor- en nadelen
hebben.
De belangrijkste inhoudelijke voordelen:
Indien de gemeente het technisch beheer uitbesteedt, dan heeft zij een kleinere
eigen formatie nodig en kan zij zich meer focussen op gemeentelijke kerntaken;
Omdat een externe partij (mogelijk) het beheer bij verschillende gemeenten
verzorgt, kan zij beschikken over een uitgebreidere, specialistische kennis;
De belangrijkste inhoudelijke nadelen:
De medewerkers die momenteel het technisch beheer van de
vastgoedportefeuille verzorgen, hebben tevens de meeste kennis van die
vastgoedportefeuille. Als zij wegvallen, heeft de gemeente geen (technische)
kennis meer van haar eigen panden. Een externe zal deze kennis eerst moeten
opbouwen;
Er is een nauwere relatie met de gebruikers, indien de gemeente zelf het
technisch beheer uitvoert.
14

Financieel gezien kon de gemeente Vlaardingen tijdens de workshop niet aangeven of
het uitbesteden van het technisch beheer voordelen oplevert t.o.v. het met eigen
personeel uitvoeren van deze taken. Omdat Vlaardingen te maken heeft met veel
achterstallig onderhoud, is het wegwerken daarvan de eerste prioriteit, en niet een
kostenbesparing op de personeelskosten.
Bij het beoordelen van de financiële consequenties van het uitbesteden van het
technisch beheer is het volgende van belang:
Hoe verhouden de eigen personeelskosten zich tot de kosten die een extern
ingenieursbureau in rekening brengt?
Hoe verhouden de onderhoudskosten (uitgaande van dezelfde kwaliteit) zich
gedurende de uitbestedingsperiode, ofwel: wie organiseert het beheer efficiënter
en wie koopt er voordeliger in?
Uitbesteden naar Dunavie
Beheerstaken kunnen niet alleen naar commerciële partijen worden uitbesteed. Ook
Dunavie zou hier een rol kunnen spelen. Om te verkennen welke rol, heeft een
oriënterend gesprek met de corporatie plaats gevonden.
Dunavie organiseert het beheer van haar eigen woningvoorraad en vanuit het oogpunt
van haar brede taakopvatting zou ook het beheer van maatschappelijk vastgoed (van de
gemeente) in haar strategie kunnen passen.
De taken die naar Dunavie uitbesteed zouden kunnen worden zijn het technisch beheer
en (een deel van) het financieel beheer, zoals de facturatie en het innen van huren,
afrekening van stookkosten e.d., vergelijkbaar met de taken die een VVE voor haar
rekening neemt.
Taken die het beleid van de gemeente raken, acht Dunavie minder geschikt om voor haar
rekening te nemen. De taken dienen op uitvoerend niveau te liggen en niet op tactisch
niveau.
Indien Dunavie dergelijke beheerstaken voor de gemeente zou uitvoeren, dan zou zij
daarvoor een vergoeding verlangen. Dit betekent dat de gemeente Katwijk een
dergelijke dienst zou dienen aan te besteden. Dit wordt bevestigd door de
verkoopcoördinator van de gemeente.
Indien de vergoeding voor de dienst de grens van EUR 200.000,- overschrijdt, dan zijn
de Europese aanbestedingsregels van toepassing, blijft het bedrag daar onder, dan zijn
de interne aanbestedingsregels van de gemeente van toepassing.
Op voorhand kan niet met zekerheid worden gezegd, welke aanbestedingsregels van
toepassing zullen zijn. Dit hangt bijvoorbeeld af van de duur van het contract: een tien
15

jaar lopend contract leidt uiteraard tot een hoger bedrag dan een één jaar lopend
contract.
De gemeente Vlaardingen heeft haar technisch beheer aanbesteed volgens de interne
aanbestedingsregels: het object van deze aanbesteding was het opstellen van
meerjarenonderhoudsplannen voor alle gebouwen van de gemeente Vlaardingen. De
totale aanneemsom daarvan bleef onder de EUR 200.000,-. Met betrekking tot het
vervolgens uitvoeren van de plannen vroeg de gemeente Vlaardingen om een uurtarief
voor een periode van anderhalf jaar. Hoewel op deze manier geen Europese
aanbesteding werd gevolgd, liggen de feitelijke kosten in de contractperiode wel boven
de EUR 200.000,-. De gemeente Vlaardingen koos voor deze manier van aanbesteden
vanwege de urgentie en tijdsdruk van het achterstallig onderhoud.
Conclusie
De ambtelijke organisatie in Katwijk staat voor een reorganisatie van het
Vastgoedbeheer (in een vastgoed-eenheid). Deze reorganisatie komt er in de kern op
neer dat alle vastgoedkennis bij elkaar wordt gebracht, waardoor het
vastgoedmanagement efficiënter georganiseerd kan worden. Het op dit moment
uitbesteden van het technisch beheer, zou in de praktijk betekenen dat de gemeente de
belangrijkste kennis van haar vastgoedportefeuille kwijtraakt. Dat zou de gewenste
reorganisatie belemmeren en valt daarom op dit moment niet aan te raden.
Dat neemt niet weg dat de gemeente er scherp op moet zijn dat ook het technisch beheer
efficiënt is georganiseerd. Momenteel koopt de gemeente de werkzaamheden die
samenhangen met het beheer (aannemers, schilders, loodgieters e.d.) vaak lokaal in. Het
valt aan te raden om de kosten die hiermee samenhangen te bench-marken met andere
gemeenten, bijvoorbeeld met de buurgemeenten, met wie inmiddels periodiek kennis
wordt uitgewisseld.
Gezamenlijk inkopen met andere gemeenten kan tot financieel voordeel leiden.
Wanneer de vastgoed-eenheid (over circa 1 tot 2 jaar) goed functioneert, kan
overwogen worden het technisch beheer alsnog uit te besteden.
16

7. Taken van de vastgoed-eenheid
De taken van de vastgoed-eenheid betreffen alle activiteiten die nodig zijn voor het
realiseren, beheren en afstoten van het vastgoed (onroerende zaken) van de
gemeente, inclusief het realiseren van nieuwe huisvesting.
De taken betreffen derhalve het ‘regulier vastgoed’, dat wil zeggen: in gebruik zijnde
panden die in stand worden gehouden door middel van onderhoud, én ‘projectmatig
vastgoed’, zoals panden die worden aangekocht, afgestoten of tijdelijk in beheer
worden genomen om te worden herontwikkeld.
Daarbij behoren de volgende rollen en taken.
Het vervullen van de rol van eigenaar van alle objecten:
• Onderhoud (klein, groot, planmatig);
• Helpdesk/meldpunt voor huurders/gebruikers;
• Klachten afhandelen;
• Alarm opvolging;
• Opstellen meerjaren-onderhoudsplannen;
• Huisvestingsplannen maken (intern);
• Offertes m.bt. Onderhoud aanvragen en beoordelen;
• Beheerplannen maken;
• Deelnemen aan VVE vergaderingen;
• Contractbeheer en huurverhogingen;
• Dienstverleners (schoonmaak e.d.) contracteren;
• Facturen voor onderhoud, schoonmaak e.d. betalen;
• Beheerplannen toetsen;
• Financiële verantwoording en rapportage vastgoedmanagement
• Verzekeringen afsluiten en betalen;
• WOZ en andere heffingen betalen;
• Huur innen, aanmaningen en incasso;
• Energiemanagement, energiekosten doorberekenen.
Het voorzien in de huisvestingsvragen vanuit de diverse beleidsvelden
Het ondersteunen van beleidsafdelingen bij het in kaart brengen van de
toekomstige huisvestingsbehoefte;
Het analyseren van de (toekomstige) vraag naar vastgoed en deze vertalen in
ruimtegebruik;
Het opstellen van financiële analyses ter vergelijken van opties (nieuwbouw,
bestaande bouw, huur etc.) waaronder het opstellen van exploitatiemodellen;
Berekenen van (kostprijsdekkende) huurniveaus;
Opstellen/beoordelen van huisvestingsplannen;
Opstellen/beoordelen van begrotingen voor huisvesting.
Het aankopen en afstoten, aanhuren en ontwikkelen van vastgoed
Het verwerven van gronden (indien nodig) t.b.v. vastgoedontwikkeling;
17

Aanbesteden en contracteren nieuwbouw;
Technische bouwbegeleiding in geval van nieuwbouw, verbouw en
gebouwuitbreiding;
Het afstoten van objecten;
Het opstellen van huurcontracten;
Het afsluiten van huurcontracten.
Het optimaliseren van het gebruik
• Het bewaken van de bezettingsgraad van de objecten;
• Het identificeren van mogelijke kostenbesparingen;
• Het analyseren en vergelijken van de kosten van verschillende objecten;
• Het identificeren van (op langere termijn) financieel inefficiënte objecten;
• Het analyseren van de herontwikkelings- en verkooppotentie van objecten.
Belangrijkste werkprocessen
Aankoop en verkoop van objecten
De vastgoed-eenheid is belast met het aankopen van gronden en opstallen en verkoop
daarvan, maar steeds als opdrachtnemer van andere afdelingen.
Verhuur, huurcontracten
De vastgoedafdeling verhuurt opstallen die in tijdelijk beheer zijn en vastgoed dat door
instellingen wordt gebruikt die daartoe door de gemeente zijn aangewezen. Daarbij
hoort ook het overeenkomen en opstellen van het huurcontract. De daadwerkelijke
facturatie kan plaats vinden door BV.
Meerjaren-onderhoudsplanning
De vastgoed-eenheid stelt voor elk object een meerjaren-onderhoudsplanning op of doet
deze opstellen en zorgt ervoor dat deze steeds worden geactualiseerd. Hierbij horen ook
gebouweninspecties.
Aanbesteden en inkoop
Vooral voor de uitvoering van de onderhoudsplannen, maar ook als gevolg van
calamiteiten worden aannemers, schilders, loodgieters e.d. ingeschakeld door de
vastgoedeenheid. Dit kan plaats vinden door middel van openbare aanbestedingen of
door reguliere inkoop, afhankelijk van de aard en de omvang van de dienst die wordt
ingekocht.
Analyse van (toekomstige) vraag en aanbod vastgoed
Door de vastgoed-eenheid wordt, samen met beleidsafdelingen, de toekomstige vraag
naar vastgoed vergeleken met het aanbod. Aan de hand hiervan wordt per pand bekeken
of specifieke acties nodig zijn (bijvoorbeeld uitbreidingen of afstoten).
Optimaliseren van de efficiëntie van de portefeuille
Om inefficiëntie te vermijden wordt per pand de bezettingsgraad bijgehouden en
worden, waar mogelijk en dikwijls naar verwachting in samenwerking met
18

eleidsafdelingen, instellingen bij elkaar in één pand gevoegd, teneinde overtollig
vastgoed te kunnen herbestemmen of af te stoten.
Oplossingen voor huisvestingsvragen
De vastgoed-eenheid speelt een belangrijke rol in het faciliteren van maatschappelijke
instellingen die (voor de eerste maal) door de gemeente worden ge(her)huisvest. Dit
betreft zowel het analyseren van alternatieven (nieuwbouw, bestaande huisvesting,
huur e.d.) en het doorreken van de daarmee samenhangende kosten en het
kostprijsdekkende huurniveau als het implementeren van het gekozen alternatief. Met
het laatste kan nieuw- of verbouw samenhangen.
Begeleiding van nieuw- en verbouwprojecten
Vanuit de gemeente begeleidt de vastgoed-eenheid de nieuwbouw en
verbouwprojecten. Dit betreft zowel het opstellen van het bestek of programma van
eisen, de contractering/aanbesteding als het opdrachtgeverschap.
Steeds een actueel financieel overzicht
Omdat de vastgoed-eenheid expliciet de verantwoordelijkheid draagt voor en stuurt op
het financiële resultaat van de vastgoedexploitatie, is het van belang dat steeds een
actueel inzicht bestaat in de financiële prestaties van de vastgoedportefeuille. Alle
inkomsten en uitgaven m.b.t. het vastgoedmanagement dienen steeds inzichtelijk te zijn
via het informatiesysteem dat de vastgoed-eenheid gebruikt. Zowel daadwerkelijk
gemaakte kosten en opbrengsten, als de kosten en opbrengsten die voor de toekomst
worden voorzien. Een directe koppeling met de informatiesysteem van BV maakt het
mogelijk om de cijfers ‘één op één’ over te nemen voor de financiële verantwoording en
de begroting.
19

8. De cultuur van de vastgoed-eenheid
De vastgoed-eenheid geeft, wat betreft de huisvesting, uitvoering aan het beleid dat door
andere afdelingen wordt gemaakt. Ze heeft daarom een dienstverlenende rol, waarbij
een cultuur van klantgerichtheid past, zowel richting beleidsafdeling(en) als richting
gebruikers van het vastgoed.
Kosten-efficiëntie dient centraal te staan. De vastgoed-eenheid is weliswaar geen
winstgerichte onderneming, maar ze dient wel te worden afgerekend op haar financiële
resultaten. Daarbij past een cultuur van zakelijkheid.
Daar past ook een op de toekomst gerichte cultuur bij. Een vooruitziende blik gericht op
het matchen van toekomstige vraag en aanbod. In het verlengde daarvan spelen
creativiteit en ondernemingszin een rol. Beide zijn nodig om in de beste oplossingen
voor huisvestingsvragen te voorzien.
20

9. Relaties met andere afdelingen
Een vastgoed-eenheid zal in de praktijk intensief samenwerken met verschillende
andere afdelingen binnen de gemeente. De belangrijkste relaties zijn met
Maatschappelijke Zaken, Ruimtelijke Ontwikkeling, BV en Facilitaire Zaken.
De relatie met Maatschappelijke Zaken
Op dit moment is er ten aanzien van het vastgoedmanagement geen ‘harde’ scheiding
tussen de taken van Maa en andere afdelingen. Maa maakt momenteel niet alleen beleid,
maar realiseert die huisvesting vaak ook zelf (met ondersteuning van Openbare
Werken) en berekent (sinds kort) de kostprijsdekkende huur.
De relatie van Maatschappelijke Zaken met de vastgoed-eenheid zou een relatie van
Opdrachtgever en Opdrachtnemer moeten worden. Het accommodatiebeleid blijft de
verantwoordelijkheid van Maatschappelijke Zaken. Ook het vaststellen van de aard van
de gewenste huisvesting ligt bij Maatschappelijke Zaken.
In de praktijk van het vastgoedbedrijf van de gemeente Zoetermeer is voor verschillende
typen maatschappelijk vastgoed (bijvoorbeeld scholen, buitensport e.d.) een
accountmanager aangewezen binnen het vastgoedbedrijf en één binnen de betreffende
beleidsafdeling. Zij werken in de praktijk in ‘koppels’ samen.
De vastgoed-eenheid stelt vast op welke wijze de betreffende instantie zo efficiënt
mogelijk kan worden gefaciliteerd, draagt alternatieven aan en berekent welke kosten
hiermee gepaard gaan en welk kostprijs-dekkend huurniveau daaruit voortvloeit. Het
eventuele verschil tussen de feitelijke kosten en de maximale huur die bij de
maatschappelijke instelling in rekening kan worden gebracht, dient te worden
aangemerkt als een subsidie. Over het beschikbaar stellen van deze subsidie dient
expliciet te worden besloten, voordat de huisvesting gerealiseerd wordt.
Om haar opdrachtnemersrol optimaal te kunnen vervullen is inzicht in de
huisvestingsvraag op de langere termijn gewenst. Dit vereist een visie van de afdeling
Maatschappelijke Zaken die ‘vertaald’ wordt in de toekomstige vraag. Een dergelijke
visie is waarschijnlijk (nog) niet expliciet (voor alle beleidsterreinen) aanwezig. De
vastgoed-eenheid zou Maatschappelijke Zaken moeten ondersteunen bij het
ontwikkelen van zo’n visie. Het is immers ook in haar belang dat een dergelijke visie
ontstaat, want dat stelt haar in staat zo efficiënt mogelijk hier op in te spelen.
De relatie met Ruimtelijke Ontwikkeling
De Stuurgroep heeft besloten dat verwervingen en het tijdelijk beheer van gronden en
opstallen onder de verantwoordelijkheid van de vastgoed-eenheid zal gaan vallen. Dit
zijn taken die momenteel onder de afdeling RO vallen. De vastgoed-eenheid fungeert in
deze rol als opdrachtnemer van degenen die verantwoordelijk zijn voor de betreffende
grondexploitatie.
21

RO doet momenteel ook taken als huuradministratie (incl. Verhogingen), contractbeheer
en de verkoop van vastgoed. Ook deze taken gaan over naar de vastgoed-eenheid.
De relatie met BV
Momenteel administreert BV alle geldstromen die samenhangen met het
vastgoedmanagement. Daarnaast factureert zij de huren en controleert en betaalt zij de
rekeningen die met het vastgoedmanagement samenhangen.
In de toekomst dient de beoogde vastgoed-eenheid grip te hebben op zijn financiële
prestaties en alle kosten en opbrengsten die met de vastgoedportefeuille samenhangen.
De werkelijke kosten en opbrengsten, dienen op object-niveau te worden
geadministreerd.
Dit betekent dat de vastgoed-eenheid het initiatief heeft in het afsluiten van
huurcontracten, het indexeren van de huurniveaus, het innen van huurbetalingen,
verstrekken van opdrachten aan schilders, aannemers etc. De feitelijke administratieve
handelingen die daarmee gepaard gaan kunnen door BV worden uitgevoerd.
In de relatie tussen de vastgoed-eenheid en BV verdient het afstemmen van de
informatiesystemen bijzondere aandacht. BV beheert de financiële informatie in SAP.
Voor de vastgoed-eenheid moet het systeem nog gekozen worden. Medewerkers van
beide organisatie-onderdelen zullen de informatiesystemen expliciet op elkaar moeten
afstemmen en afspraken moeten maken over ‘wie precies wat doet’. Dat vergt
maatwerk.
De relatie met Facilitaire Zaken
De afdeling Facilitaire taken verricht verschillende taken die een relatie hebben met het
vastgoedmanagement. De belangrijkste zijn:
Het afsluiten en bijhouden van de gemeentelijke verzekeringen (waaronder voor
vastgoed);
Het afsluiten van schoonmaakcontracten t.b.v. eigen huisvesting en soms ook
t.b.v. huurders;
Het stofferen van de gebouwen die in eigen gebruik zijn, en soms t.b.v. huurders;
Overige facilitaire zaken, zoals het ophangen van EHBO-kits.
De relatie met Facilitaire zaken is vooral van belang op het moment dat er mutaties zijn
in de vastgoedportefeuille (in gebruik nemen of afstoten van panden of mutaties in de
verhuurrelaties).
Mutaties kunnen gevolgen hebben voor de verzekeringsportefeuille (denk bijvoorbeeld
aan het afstoten van een pand). De vastgoedeenheid dient Facilitaire Zaken te
informeren over alle mutaties die plaatsvinden, opdat de verzekeringsportefeuille
steeds actueel is. Het beheren van de verzekeringsportefeuille is breder dan het dan
22

alleen vastgoed. Het ligt daarom niet voor de hand het personeel dat hiermee bezig is
naar de vastgoed-eenheid over te hevelen.
Bewerkelijker is de schoonmaak. Facilitaire Zaken heeft geen eigen schoonmakers in
dienst, maar koopt schoonmaakdiensten in op de markt. Dit doet zij voor alle panden die
de gemeente zelf gebruikt. In enkele gevallen doet zij dit eveneens – vanuit de rol van
verhuurder – voor gemeentelijke panden die in gebruik zijn bij derden (huurders van de
gemeente). Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer in één pand verschillende
huurders zitten en het pand openbare ruimtes kent. Het is in het belang van de
gemeente dat haar panden schoon zijn – bijvoorbeeld met het oog op de
verhuurbaarheid van ruimtes. De gemeente verdisconteert in dat geval de kosten van
het schoonmaken in de huursom.
Dit betekent dat de vastgoed-eenheid bij het (mogelijk) in gebruik nemen van een nieuw
pand met Facilitaire Zaken dient af te stemmen op welke wijze de schoonmaak
georganiseerd wordt, en, indien de gemeente hiervoor de verantwoordelijkheid neemt,
welke kosten in de huursom moeten worden verdisconteerd. Ook de contracttermijnen
(verhuur en schoonmaak) dienen op elkaar te worden afgestemd.
Wanneer de gemeente de stoffering van een nieuw pand voor haar rekening neemt,
dient dit op een vergelijkbare wijze met Facilitaire Zaken te worden afgestemd en in de
kostprijs-dekkende huur te worden verrekend.
Behoefte aan duidelijke spelregels
Om de vastgoed-eenheid in de praktijk goed te kunnen laten functioneren c.q. te laten
samenwerken met andere afdelingen zijn duidelijke spelregels noodzakelijk, die
bovendien dienen te worden nageleefd.
De kern daarvan ligt in de opdrachtgever-opdrachtnemer relatie tussen de
beleidsafdelingen en de vastgoed-eenheid. Bij mutaties in de huisvesting (nieuwe
huisvesting of een uitbreiding van huisvesting) dient de vastgoed-eenheid de
alternatieven en hun financiële consequenties te analyseren. Er dient pas
besluitvorming plaats te vinden wanneer deze analyse heeft plaats gevonden, de
financiële consequenties duidelijk zijn en eventuele subsidies zijn geaccordeerd.
In de praktijk zal de vastgoed-eenheid moeten leren om effectief samen te werken met
de andere afdelingen binnen de gemeente en vice versa.
23

10. Informatie
De vastgoed-eenheid heeft informatie op object- en totaalniveau nodig om de
portefeuille efficiënt te kunnen managen. Deze data dient digitaal beschikbaar te zijn,
zodat ze ‘met een druk op de knop’ kan worden verkregen.
Data
In de Werkgroep is besproken over welke data de vastgoed-eenheid zou moeten kunnen
beschikken, digitaal en in één database. In de onderstaande tabel is aangegeven welke
data volgens de Werkgroep in een database zou moeten worden ingevoerd, en waar
deze data momenteel te vinden is.
Algemene data
Data Bron
Adres Planon
Aard van het pand/functie Planon
Perceeloppervlakte en coördinaten Netbrowser
Strategische verwerving of niet, binnen grex of
niet
Niet geadministreerd
Eigenaar (hoeft niet gemeente te zijn) Deels Planon; Netbrowser
Bouwtekening
Aantal m2 bvo, vvo, nvo Bvo in Planon
Stichtingskosten/bouwkosten in geval van
nieuwbouw
Boekwaarde (incl. Jaarlijkse afschrijving en
grondcomponent)
Rapportage Kosten maatschappelijk vastgoed,
Gemeente Katwijk, 21 mei 2012
(2012) Rapportage Kosten maatschappelijk vastgoed,
Gemeente Katwijk, 21 mei 2012
WOZ-waarde Rapportage Kosten maatschappelijk vastgoed,
Gemeente Katwijk, 21 mei 2012
Eventuele VVE Planon
Energielabel Niet geadministreerd
Data m.b.t. onderhoud en beheerkosten
Meerjarenonderhoudsplanning Planon
Onderhoudshistorie Planon
Onderhoudsbudgetten (komende jaren) Afdeling BV
Energiekosten (gas, water, licht) Rapportage Kosten maatschappelijk vastgoed,
Gemeente Katwijk, 21 mei 2012 vanuit de begroting.
OW is bron op pandniveau.
Eventuele overige servicekosten (schoonmaak
etc.)
Facilitaire Zaken
Verzekeringspremies Rapportage Kosten maatschappelijk vastgoed,
Gemeente Katwijk, 21 mei 2012 op begrotingsniveau.
24

Data Bron
Afdeling BV heeft informatie op pandniveau
WOZ-kosten Rapportage Kosten maatschappelijk vastgoed,
Gemeente Katwijk, 21 mei 2012
Waterschapsheffingen en eventuele andere
heffingen
Data over de gebruikers
Gebruiker(s) en (eventuele) Huurder(s) Planon
Aard van de gebruikers (naw, rechtspersoon,
contactpersoon, commercieel, not-for-profit,
BTW-plichtig)
Beheerscontructie (hoofdhuurder met
onderhuurders/beheerder)
Rapportage Kosten maatschappelijk vastgoed,
Gemeente Katwijk, 21 mei 2012. Afdeling BV op
pandniveau
Niet geadministreerd
Niet geadministreerd
Ruimtes die gebruiker gebruikt Deels in Planon, deels niet geadministreerd
Tijdvakken van gebruik (door gebruikers) Niet geadministreerd
Huurcontract (fysiek) Afdeling RO (Mike Jansen)
Huurniveau en index Afdeling RO (Mike Jansen)
Kenmerken huurcontract: looptijd, einddatum,
opzegtermijn, type (huur, erfpacht etc.),
(on)mogelijkheid onderverhuur, huuropbrengst,
BTW, indexering)
Betalingsachterstanden Afdeling BV
Afdeling RO (Mike Jansen)
Bezettingsgraad Wordt momenteel in kaart gebracht door Maa (Jan
Hogewoning)
Eventuele aanwezigheid beheerder
Openingstijden pand
Informatie
Niet geadministreerd
Om financieel te kunnen sturen, dient de vastgoed-eenheid uit het informatiesysteem op
eenvoudige wijze de relevante informatie te kunnen achterhalen. Deze informatie
bestaat uit feitelijke gegevens, de historie (kosten, opbrengsten en meldingen) en de
toekomst (verwachtte kosten en opbrengsten).
De informatie wordt gebruikt om enerzijds financiële verantwoording af te kunnen
leggen en gegevens voor de begroting aan te kunnen leveren en vooral om te kunnen
sturen op een efficiënt vastgoedmanagement.
Idealiter zou de database moeten kunnen ‘communiceren’ met de financiële (SAP)
administratie van de gemeente, voor wat betreft gerealiseerde en begrootte kosten en
opbrengsten.
25

In de Werkgroep is besproken welke informatie de vastgoed-eenheid idealiter ‘met een
druk op de knop’ uit het systeem zou moeten kunnen halen:
• Kenmerken van elk object (adres, huurder, functie, bouwjaar, m2, kaartmateriaal
etc.)
• Algemene technische conditie (korte beschrijving)
• Einde huurcontract en opzeggingstermijn
• Indexering huur
• Huurbetalingsachterstanden
• Periodieke kosten per object, uitgesplitst naar kostensoort
• Periodieke kosten per m2 bvo per pand
• Periodieke opbrengsten pand en per m2
• Bezettingsgraad van de portefeuille (ook in tijdvakken)
• Niet-bezette vierkante meters (ook af kunnen leiden in welk pand welke ruimte
vrij is)
• Toekomstige geraamde kosten en opbrengsten (begroting)
• Automatisch genereren huurfacturen
• Koppeling met SAP (zodat facturen worden weggeschreven in database)
• Meldingenhistorie
• Historische kosten en opbrengsten
Database en dashboard
Om data uit de database te halen en vooral om bewerkingen van deze data te kunnen
maken, wordt gebruik gemaakt van een zogenaamd ‘dashboard’. Idealiter haalt dit
dashboard de data rechtstreeks uit de database of, beter nog, zijn beide geïntegreerd in
één systeem.
Daarnaast valt een web-based systeem te prefereren. Dit houdt in dat gebruikers via het
internet toegang hebben tot het systeem (en daardoor minder plaats gebonden zijn).
Momenteel wordt in Katwijk geen dashboard voor het vastgoedmanagement gebruikt.
Voorbeelden van databases en dashboards
Om zich een beeld te kunnen vormen van wat een database en een dashboard in de
praktijk kan inhouden, zijn door de Werkgroep enkele oriënterende gesprekken
gehouden. Deze gesprekken zijn nadrukkelijk niet bedoeld om te preluderen op de
eventuele aanschaf van een database of dashboard programma.
Via de contacten die inmiddels met de buurgemeenten zijn gelegd, bleek dat BBN
adviseurs recent een dashboard programma heeft ontwikkelt: Vastgoedmaps. Dit
programma is speciaal geschreven om gemeenten te helpen bij het professionaliseren
van hun vastgoedmanagement.
26

Consultants van BBN adviseurs zijn door de werkgroep uitgenodigd om hun programma
toe te lichten.
Vastgoedmaps werkt met zogenaamde scorekaarten per object.
Eerst dient door de medewerkers per object informatie te worden ingevoerd (worden
met pand publieke doelen gerealiseerd? is het financieel resultaat goed? hoe is de
technische staat? etc.). Vervolgens kan per object een scorekaart worden bekeken (zie
illustratie).
BBN Adviseurs werkt de Basis Module gratis aan. Vastgoedmaps stelt de gemeente in
staat om op hoofdlijnen inzicht in de portefeuille te krijgen en inzichtelijk te krijgen
welke panden goed en welke slecht presteren. De verschillende invalshoeken die daarbij
gebruikt worden, bieden perspectief voor een goede afweging.
Nadeel van Vastgoedmaps is dat het programma nog zeer nieuw is en zich nog deels in
de ontwikkelingsfase bevindt. Onzeker is of het op de langere termijn onderhouden en
geupdate zal worden. Vastgoedmaps levert bovendien slechts een deel van de informatie
zoals deze benoemd is. Tenslotte is er geen directe koppeling met een database als
Planon mogelijk. Medewerkers zullen periodiek informatie uit Planon moeten halen en
deze vervolgens in Vastgoedmaps moeten invoeren, door middel van imports en exports
in Excel.
Medewerkers van Planon, een systeem dat de gemeente al gebruikt voor onder meer het
technisch beheer van het onderhoud, hebben een presentatie over hun nieuwe software
update gegeven op 27 juni. Planon is een database en dashboard in één. Het nieuwe
systeem van Planon lijkt volledig aan het in dit hoofdstuk geformuleerde programma
van eisen te kunnen voldoen. Met Topdesk is (nog) geen bijeenkomst geweest.
27

Conclusie
Voor het vastgoedmanagement kunnen verschillende databases en dashboard
programma’s gebruikt worden.
Binnen de gemeente worden twee systemen gebruikt die in principe geschikt lijken:
Planon en Topdesk. Door OW en RO wordt momenteel gebruik gemaakt van Planon.
Andere organisatie-onderdelen maken voor andere functies gebruik van Topdesk. Het
lijkt efficiënter om organisatiebreed met één systeem te gaan werken: Planon, Desktop
of een ander systeem.
De route om tot de beste oplossing te komen, is het programma van eisen centraal te
stellen en niet een specifiek programma of software pakket. Het programma van eisen
voor wat betreft het vastgoed management is in dit hoofdstuk beschreven.
Momenteel loopt in de gemeente een traject dat erop gericht is op een efficiënt gebruik
van (niet te veel) informatiesystemen. Dit traject is breder dan alleen
vastgoedmanagement. Er zal op korte termijn een projectleider worden aangesteld, die
een keuze moet realiseren en implementeren. Het is zaak dat er snel duidelijk komt met
welk informatiesysteem (of –systemen) de vastgoed-eenheid zal werken, opdat dit
systeem met de noodzakelijke data, zoals deze is genoemd in dit hoofdstuk, gevuld kan
worden.
28

11. Formatie
Juist door de versnippering van taken over de verschillende afdelingen, bestond binnen
de gemeente geen inzicht in welke taken door welke afdelingen - en binnen die
afdelingen door welke medewerkers - worden uitgevoerd en hoeveel tijdsbesteding
daarmee samenhangt.
Deze informatie is wel nodig voor de 0-meting, dat wil zeggen: voor het markeren van de
uitgangspositie, waar vervolgens de formatie van de op te richten vastgoed-eenheid op
gebaseerd kan worden.
Binnen de afdelingen Maa, RO en OW is door de Werkgroep een inventarisatie gemaakt.
Hierbij is onderscheid gemaakt naar typen vastgoed en regulier versus tijdelijk beheer.
Hierbij dient te worden opgemerkt dat eerder is vastgesteld dat ca 0,4 fte bij RO en OW
belast was met het beheer van de gemeentelijke woningen, die zijn verkocht.
Voor de afdeling Maa was de inventarisatie niet eenvoudig, omdat een ‘knip’ moest
worden gemaakt tussen beleidstaken en vastgoedmanagementtaken. In de praktijk is
deze knip (tot nu toe) nooit relevant geweest. In overleg met verschillende
medewerkers van de afdeling Maa en leden van de Werkgroep is de ‘knip’ vastgesteld.
Onderwijs
Ten aanzien van de taken van de afdeling Maa m.b.t. het onderwijs is geconstateerd dat
het onderscheid tussen ‘beleid’ en ‘vastgoedmanagement’ moeilijk te maken is. Maa
besteedt naar schatting momenteel 1,43 FTE aan deze taken. De gemeente is geen
eigenaar van de schoolgebouwen.
Maa heeft aangegeven dat deze taken de gehele scholenplanning betreffen:
onderwijshuisvesting voor wat betreft (vervangende) nieuwbouw, aanpassing,
constructiefouten, verzekering gebouwen, 1e inrichting meubilair en gymnastiek.
Het bij vastgoed neerzetten van onderwijshuisvesting wordt door Maa als onwenselijk
beschouwd omdat onderwijsplanning en onderwijshuisvesting een nauwe relatie heeft
met onderwijsinhoud (onderwijskundige vernieuwingen/brede scholen/passen
onderwijs).
Los daarvan is het Rijksbeleid om de gemeentelijke verantwoordelijkheid voor het
buitenonderhoud, over enkele jaren naar de scholen over te hevelen. De wetgeving
daartoe is echter nog niet aangenomen.
Eén taak zou wel naar de vastgoed-eenheid moeten worden overgebracht: het doen
opstellen van meerjaren-onderhoudsplannen. Aan deze taak besteedt Maa naar
schatting circa 0.06 FTE op jaarbasis.
29

De afdeling BV heeft geen inventarisatie gemaakt. Vanuit een rapportage van Multical uit
januari 2011 was bekend dat deze afdeling in ieder geval 0.47 FTE besteedt aan het
factureren van de huren. De afdeling heeft echter aangegeven dat deze tijdsbesteding
inmiddels niet meer aan de orde is. De totale tijdsbesteding van de afdeling aan
vastgoed-gerelateerde zaken wordt door BV thans ingeschat op 0,1 FTE.
Huidige formatie
In de onderstaande tabel is de huidige tijdsbesteding aan vastgoedmanagement taken
per afdeling en per type vastgoed weergegeven. Onder ‘vastgoed normaal’ worden hier
gebouwen e.d. bedoeld, terwijl onder ‘overig vastgoed’ bijvoorbeeld groenstroken en
jachthavens worden verstaan.
Huidige tijdsbesteding vastgoedmanagement per afdeling en per type vastgoed
RO OW BV Maa TOTAAL
vastgoed normaal
Besparing
verkochte
1.02 3.29 0.1 0.50
woningen -0.20 -0.20
subtotaal 0.82 3.09 0.1 0.50 4.51
buitensport
0.46 0.46
onderwijs 0.03 0.21
0.06 0.30
overig vastgoed 0.94 0.07
0.00 1.01
tijdelijk beheer 0.59 0.00
0.00 0.59
TOTAAL 2.38 3.37 0.1 1.02 6.87
De totale tijdsbesteding van de gemeentelijke organisatie aan het vastgoedmanagement
komt hiermee momenteel uit op 6.87 FTE.
De tijdsbesteding was voor de medewerkers moeilijk te ramen. Een uitsplitsing naar
verschillende typen vastgoed bleek nog lastiger. Het verdient aanbeveling om het bij
tijdschrijven door de Vastgoed-eenheid categorieën vastgoed te definiëren
(bijvoorbeeld: kunstwerken, tijdelijke opstallen, MFA’s, buitensport etc.), en de objecten
binnen deze categorieën vast te stellen. Medewerkers kunnen vervolgens hun uren
schrijven op de verschillende categorieën, waardoor een beter inzicht ontstaat in de
vraag waaraan de tijd wordt besteed.
Relatie met de productrekening
Hoewel dit in deze rapportage eigenlijk geen rol speelt, is een vergelijking gemaakt met
de personeels- en overheadkosten zoals deze in de productraming zijn gemaakt. Deze
zijn weergegeven in de Rapportage Kosten maatschappelijk vastgoed, Gemeente
30

Katwijk, 21 mei 2012. De overheadkosten zijn ten behoeve van deze rapportage apart
berekend.
Hierbij moet worden opgemerkt dat voor de kosten van Maa in de productraming geen
‘knip’ is gemaakt tussen vastgoedmanagement- en onderhoudstaken. Het overig
vastgoed is buiten beschouwing gelaten. De vergelijking tussen de opgegeven uren van
OW (technisch beheer) en de in de productraming geraamde kosten van OW is daarmee
nog het meest relevant. Wanneer de kosten van 1 FTE op EUR 50.000,- worden geraamd,
vermeerderd met 35% overheadkosten, dan ontstaat het beeld zoals geschetst in de
tabel hieronder. Hierbij merken wij op dat we uit zijn gegaan van de ‘oude situatie’
(zonder reductie van formatie) en dat bij elke rij enige aanpassingen zijn gedaan om de
verschillende getallen zo goed mogelijk met elkaar te kunnen vergelijken (zie kolom
opmerkingen). Bovendien kent de productrekening een andere insteek, alle personeels-
en overheadkosten die met een pand samenhangen worden daarin begroot en dat hoeft
niet beperkt te zijn tot vastgoedmanagementtaken zoals ze in deze rapportage zijn
omschreven.
Afdeling Kosten gebaseerd op
opgegeven tijdsbesteding (1
FTE = 50.000 * 135%)
Productraming Opmerkingen
OW EUR 240.975 EUR 308.098 Onderwijs en overig vastgoed
buiten beschouwing gelaten
Maa EUR 68.850 EUR 745.335 Productraming is beleid +
vastgoedmanagement terwijl de
opgegeven tijdsbesteding alleen
vastgoedmanagement betreft
RO EUR 55.350 EUR 164.450 Heeft in de productraming
betrekking op enkele specifieke
objecten: Monumenten en
Overige
overhead
N.v.t. EUR 446.083
Wijkgebouwen
Hoewel beide, zoals hierboven uitgelegd, moeilijk te vergelijken zijn, is het beeld
desalniettemin dat de kosten in de productraming aanzienlijk hoger zijn dan de kosten
van de door de medewerkers opgegeven uren.
Formatie van de op te richten vastgoed-eenheid
De omvang van de formatie van de beoogde vastgoed-eenheid hangt samen met de
reikwijdte van het takenpakket.
De gemeenten Zoetermeer en Vlaardingen bieden aangrijpingspunten om de omvang
van de formatie te benchmarken. Daarvoor is het wel van belang om ‘appels’ met
‘appels’ te vergelijken.
31

De gemeente Zoetermeer hanteert een ‘smalle’ definitie van vastgoed, die zich beperkt
tot gebouwen. Het vastgoedbedrijf van Zoetermeer doet het tijdelijk beheer van
opstallen die langer dan 6 maanden in bezit zijn, we gaan ervan uit dat dit vrijwel al het
tijdelijk beheer betreft. In totaal heeft de vastgoedportefeuille in Zoetermeer een WOZwaarde
van EUR 303,4 mln.
In de raming van de tijdsbesteding is 0,1 FTE van BV meegenomen. Het lijkt echter niet
praktisch om daadwerkelijk 0,1 FTE over te hevelen naar de vastgoed-eenheid. Deze 0,1
FTE heeft betrekking op facturering e.d., die gewoon binnen BV kan worden blijven
gedaan.
Wanneer gekeken wordt naar de formatie van het Zoetermeerse vastgoedbedrijf, dan
bevat deze een aantal functies die in Katwijk niet intern worden ingevuld of niet beoogd
worden, zoals timmermannen, schilders, servicemonteurs en een secretaresse. Worden
dergelijke functies uitgezonderd, dan resteert een formatie van ca. 32,22 FTE. Dat staat
gelijk aan 1 FTE op EURO 9.4 mln. aan vastgoed.
De vastgoedafdeling van de gemeente Vlaardingen kent een vergelijkbare opzet – qua
taken – als Katwijk en heeft een omvang van 16,3 FTE (hierbij is de oorspronkelijke
bezetting bij het zelf uitvoeren van het technisch beheer meegerekend). De Vlaardingse
portefeuille heeft een WOZ-waarde van circa EURO 185 mln.
Katwijk heeft een gebouwenportefeuille van circa EUR 83,2 mln (Rapportage Kosten
maatschappelijk vastgoed, Gemeente Katwijk, 21 mei 2012). Wanneer hier de
binnensportaccommodaties vanaf worden getrokken (waarvan het beheer naar het
Sportbedrijf gaat) en de WOZ-waarde van de bij de gemeente achterblijvende woningen
hier bij wordt opgeteld, dan resteert EUR 80,3 mln.
Katwijk Zoetermeer Vlaardingen
WOZ-waarde regulier
vastgoed
EUR 80,3 mln. EUR 303,4 mln. EUR 185 mln.
FTE’s (afgestemd op
taken pakket Katwijk)
5,76 FTE 32,22 FTE 16,3 FTE
WOZ waarde vastgoed 1 FTE per EUR 13,7 1 FTE per EUR 9,4 mln. 1 FTE per EUR 11,3
per FTE
mln. vastgoed
vastgoed
mln. vastgoed
FTE i.r.t. overig
vastgoed
(groenstroken e.d.)
1,01 FTE n.v.t. n.v.t.
Totaal 6,77 FTE 32,22 FTE 16,3 FTE
Wanneer de formatie van de vastgoed-eenheid wordt gebaseerd op de huidige
tijdbesteding van de medewerkers, dan leidt dit tot een bezetting van 1 full time
medewerker op EUR 11,9 mln. vastgoed. Dat is minder dan in Zoetermeer en
vergelijkbaar met Vlaardingen.
32

Door Ingenieursbureau Multical is in 2011 (Rapportage: Functies en Stenen, 21 januari
2011) gesteld dat de gemeente Katwijk, nadat zij haar vastgoedbeheer
professionaliseert met circa 7 FTE haar vastgoedportefeuille moet kunnen managen.
Daarbij werd ‘overig vastgoed’ als groenstroken e.d. niet meegenomen. De 7 fte van
Multical dient daarom met de raming van 5,76 fte in deze rapportage te worden
vergeleken. De raming van de tijdsbesteding in deze rapportage is dus lager. Het
verschil kan mogelijk (deels) verklaart worden doordat in deze rapportage de
binnensportvoorzieningen niet in beschouwing zijn genomen (die taken gaan naar het
Sportbedrijf).
Functies binnen de vastgoed-eenheid
Wat in de formatie van het Zoetermeerse Vastgoedbedrijf is opgevallen, zijn de functies
van portefeuille- en assetmanager. Dergelijk functies ontbreken in de huidige formatie
van Katwijk. In Zoetermeer zijn dit juist de functies die het strategische element in het
vastgoedmanagement brengen. Ze worden ingevuld door personen die de
verantwoordelijkheid dragen voor de financiële efficiëntie van (een deel van) de
vastgoedportefeuille. Dergelijke functies zouden ook in de vastgoed-eenheid van Katwijk
gecreëerd moeten worden.
De Werkgroep heeft bij de Katwijkse vastgoed-eenheid – indicatief – de volgende
competenties en tijdsbesteding aangegeven:
Competenties vastgoed-eenheid Indicatieve omvang
Technisch beheer 2,5 FTE
Portefeuille management 2,0 FTE
Juridische taken 1,27 FTE
Tijdelijk beheer en vastgoedontwikkeling 1,0FTE
TOTAAL 6,77 FTE
33

12. Efficiëntie-taakstelling
De toekomstige vastgoed-eenheid dient een besparingsdoelstelling mee te krijgen. Deze
kan worden afgeleid van Scherp aan de Wind. Daarin is een structurele besparing op het
vastgoedmanagement van EUR 450.000,- per jaar als structurele doelstelling bepaald.
Na de verkoop van de gemeentelijke woningen resteert een besparingsdoelstelling van
circa EUR 270.000,-.
Wanneer de vastgoed-eenheid straks functioneert, en op pandniveau volledig informatie
over de (financiële) prestaties heeft, dan biedt dit perspectief om op verschillende
manieren geld te besparen. We benoemen hier de belangrijkste:
1. Reductie van de formatie
Binnen Ruimtelijke Ontwikkeling is 0,6 FTE voor juridische werkzaamheden momenteel
vacant. In overleg met het hoofd Ruimtelijke Ontwikkeling is vastgesteld dat deze kan
komen te vervallen. Dit leidt derhalve tot een structurele besparing van circa 0,6 * EUR
50.000 * 135% = EUR 40.500.
Tenslotte kan de formatie met 0,4 FTE worden gereduceerd als gevolg van de verkoop
van (het overgrote deel van) de gemeentelijke woningen, die in 2012 heeft plaats
gevonden. Dat leidt tot een besparing van circa 0,4 * EUR 50.000 * 135% = EUR 27.000.
2. Kostprijs dekkende huren
Binnen de gemeente is inmiddels een methodiek ontworpen om de kostprijs dekkende
huur van vastgoed te berekenen. Deze bestaat uit de daadwerkelijke kosten die de
gemeente maakt, zoals gas, water en licht en onderhoud. Daarnaast heeft de gemeente te
maken met kapitaallasten, die bestaan uit de jaarlijkse afschrijving, vermeerderd met de
rentekosten op de resterende boekwaarde. Omdat de laatste geen constante is (maar
jaarlijks afneemt, is ervoor gekozen om uit te gaan – voor alle panden – van de
gemiddelde kapitaallasten. Deze worden afgeleid van de bouwkosten en, indien deze
niet bekend zijn, van een raming van de bouwkosten aan de hand van het aantal
vierkante meters vermenigvuldigd met het best passende kengetal voor de bouwkosten.
De huur van een object kan echter pas op deze wijze verhoogd worden, wanneer het
huurcontract afloopt.
Voor de buitensportvoorzieningen zijn de huurtarieven geharmoniseerd. Daarnaast is
een huurverhoging voorgenomen van 10%, wat correspondeert met circa EUR 20.000,-
per jaar. Het voornemen is deze harmonisatie en huurverhoging in de komende jaren
door te voeren. De huurcontracten van verschillende buitensportvoorzieningen lopen
niet gelijktijdig, maar in de loop van de komende jaren af. Daarna zal onderhandeld
moeten worden met de betreffende verenigingen over het nieuwe huurniveau. De
ervaring leert dat dit enige tijd kan duren. De timing wanneer de extra opbrengsten
worden gerealiseerd, kan daarom op dit moment nog niet met zekerheid worden
vastgesteld.
34

3. Professioneler portefeuillemanagement
Wanneer de vastgoed-eenheid beschikt over volledige sturingsinformatie, dan kan zij
beoordelen welke panden relatief duur zijn in gebruik (rekening houdend met de functie
en bijvoorbeeld de prijs per m2 bvo). De alternatieven kunnen dan vergeleken worden
(bijvoorbeeld: huren of in een ander gemeentelijk pand onderbrengen).
Het is ook denkbaar dat bepaalde panden relatief duur zijn in de energiekosten.
Investeringen in energiebesparing kunnen mogelijk een structurele bezuiniging
opleveren.
Tenslotte kunnen straks berekeningen worden gemaakt van de verwachte toekomstige
kosten per pand. Deze kunnen bijvoorbeeld toenemen door toenemende
onderhoudskosten. De vastgoed-eenheid kan hierop anticiperen door voortijdig een
pand af te stoten.
Dergelijke kansen worden op dit moment, door de huidige wijze van organiseren en de
gebrekkige informatie, niet benut. De verwachting is dat de vastgoed-eenheid een
professionaliseringsslag maakt die op allerlei niveaus dat besparingen zal leiden.
4. Efficiënter ruimtegebruik en afstoten van overtollig vastgoed
In de afgelopen maanden is een begin gemaakt met het inventariseren van de
bezettingsgraad van de gemeentelijke panden. Er blijkt op vrij grote schaal sprake van
(gedeeltelijke) leegstand. Door gebruikers samen te brengen in één pand en aldus
vrijkomende panden af te stoten, kan naar verwachting aanzienlijk worden bespaard: de
beheerskosten nemen af en de verkoopopbrengst leidt tot een vermindering van de
gemeentelijke rentekosten, mits deze wordt gebruikt om leningen af te lossen.
Bij de MFA projecten als Coligny, Ons Huis en Steakelvier is hiermee al gestart. Vorig jaar
is ouderenvereniging Katrijn verplaatst naar de Coligny. Dit werd ingegeven omdat de
raad besloten heeft te bezuinigen op de subsidie van Katrijn. Dit leverde een besparing
op van zo’n 20.000 euro per jaar. Daarnaast zijn de Turkse en Marokkaanse vereniging
(gedwongen) ondergebracht in één ruimte. Dit leverde de gemeente een besparing op
van zo’n 10.000 euro per jaar.
In de praktijk zijn niet alle verenigingen/instellingen bereid om zo maar hun
accommodatie op te geven en ruimtes te delen. Zodra bekend is voor welke
verenigingen dit geldt, kan een raming van de besparingen worden gemaakt. Hier dient
door de vastgoed-eenheid een zakelijke lijn te worden gevolgd.
5. Voordeliger inkopen
Tijdens de workshops met andere gemeenten, bleek dat bundeling van inkoop van
diensten of goederen die samenhangen met het vastgoedmanagement in de praktijk
35

esparingen oplevert. De gemeente Katwijk maakt hier nog nauwelijks gebruik van. De
verwachting is daarom dat wanneer prijsniveaus actief met de buurgemeenten worden
vergeleken en daar waar mogelijk gezamenlijk wordt ingekocht, dit tot
kostenbesparingen zal leiden.
De besparing is al deels gerealiseerd door de verkoop van gemeentelijke woningen. Deze
besparing loopt op tot circa EUR 180.000 per jaar structureel en is het gevolg van het
wegvallen van de negatieve exploitatie en het rentevoordeel dat gerealiseerd wordt met
het aflossen van leningen met de verkoopopbrengst. Hierbij is bovendien rekening
gehouden met het wegvallen van een jaarlijkse bijdrage ad EUR 150.000 vanuit de
Reserve Wonen.
In de onderstaande tabel heeft de Werkgroep aangegeven op welke wijze zij de
resterende besparingsdoelstelling uit Scherp aan de Wind verwacht te realiseren.
Besparingsdoelstelling
Scherp aan de Wind
Resterende
besparingsopgave na
verkoop woningen
1a. Reductie formatie
RO
1b. Reductie als gevolg
van verkoop woningen
2. Huurverhogingen
buitensport
3. Professionalisering
van het portefeuillemanagement
4. Efficiënter
ruimtegebruik en
afstoten overtollig
vastgoed
2013 2014 2015 Op termijn
EUR 200.000 EUR 450.000 EUR 450.000
EUR 15.000 EUR 270.000 EUR 270.000
EUR 40.500 EUR 40.500 EUR 40.500
EUR 27.000 EUR 27.000 EUR 27.000
EUR 20.000 EUR 50.000 EUR 50.000
EUR 20.000 EUR 100.000 EUR 100.000
5. Voordeliger inkopen EUR 20.000 EUR 50.000 EUR 50.000
EUR 20.000
Met betrekking tot 1 en 2 kan de gerealiseerde bezuiniging op dit moment vrij
nauwkeurig worden vastgesteld. Met betrekking tot 3, 4 en 5 ligt dat anders. Hiervoor
zijn de prestaties van de nieuwe vastgoed-eenheid bepalend. Zij krijgt een ‘besparingstarget’
mee en dient hierop te worden afgerekend. Dat is vergelijkbaar met hoe
bijvoorbeeld het Vastgoedbedrijf in Zoetermeer wordt aangestuurd. Deze heeft
momenteel een besparingstarget van EUR 200.000 op inkoop(voordelen) en EUR
300.000 op de exploitatie. De laatste kan het Zoetermeerse Vastgoedbedrijf zelf in
vullen, bijvoorbeeld met kostenverlaging, inkomstenverhoging of het afstoten van
36

panden, mits de target maar wordt gehaald. Zoetermeer acht het niet realistisch om
vooraf in detail te bepalen hoe besparingen in de praktijk gerealiseerd worden. Dat is de
verantwoordelijkheid van de portefeuille- en assetmanagers, die dagelijks zoeken naar
kostenbesparingen en proberen de inkomsten te verhogen.
37

13. Relatie met de Domeinen
Parallel aan het bepalen van de meest geschikte organisatie van het
vastgoedmanagement liep binnen de gemeente het traject dat heeft geleid tot de
instelling van Domeinen. Beide dienen op elkaar afgestemd te worden.
De vastgoed-eenheid kan binnen het Fysieke Domein worden ingepast. Binnen dit
Domein kan de vastgoed-eenheid een plek krijgen in de Afdeling Beheer, Inrichting en
Openbare Ruimte. Binnen deze afdeling is met de komst van o.a. de vastgoed-eenheid
rekening gehouden.
In geval van grote vastgoedmanagement-projecten, zoals bijvoorbeeld grootschalige
nieuwbouw of complexe projecten zoals “Het Gemeenschapshuis”, kan het Domein
Projecten in de praktijk een projectleider leveren, die vervolgens in zijn team een of
meer leden uit de vastgoed-eenheid opneemt.
38

14. Implementatie
Uit gesprekken met andere gemeenten is verschillende keren benadrukt dat een
vastgoed-eenheid goed voorbereid van start moet gaan. Die voorbereiding heeft voor
een belangrijk deel betrekking op de informatievoorziening (zie hoofdstuk 10). Als de
vastgoed-eenheid geen goed (financieel) overzicht over de portefeuille heeft, dan kan zij
haar verantwoordelijkheid niet waarmaken.
De gemeentelijke organisatie maakt per 1 januari 2013 de omslag naar Domeinen. Dit
geeft de vastgoed-eenheid een half jaar de tijd om haar op de nieuwe situatie voor te
bereiden. De volgende werkzaamheden kunnen in dit half jaar worden uitgevoerd.
Database en Dashboard kiezen
Er dient een keuze gemaakt te worden uit de database die de vastgoed-eenheid zal
gebruiken en het dashboard-programma. De gewenste functionaliteiten (programma
van eisen) zoals beschreven in hoofdstuk 10, dienen daarin centraal te staan. Mogelijk
dient een nieuw programma te worden aangeschaft c.q. aanbesteed.
Ontbrekende data in de database invoeren
Om de vastgoed-eenheid de gelegenheid te geven een goede start te maken, dient de
gekozen database gevuld te worden met de in hoofdstuk 10 genoemde data, op
objectniveau. Dit betekent in de praktijk de nog ontbrekende informatie verzameld dient
te worden en dat verschillende kosten- en opbrengstenposten die voor verschillende
panden samen in een begrotingspost zitten, zullen moeten worden uitgesplitst aan de
hand van facturen e.d.
Functiebeschrijvingen, bemensing en training
In deze rapportage is indicatief aangegeven welk type competenties met welke omvang
bij de vastgoed-eenheid past. Dit zal moeten worden geconcretiseerd in functieprofielen.
Vervolgens dient bepaald te worden welke medewerkers de aldus gecreëerde functies
zullen vervullen.
Vervolgens is het aan te bevelen om per medewerker vast te stellen of, en zo ja welke
training gewenst is. De functie van ‘portefeuillemanager’ is nieuw. Het valt te
verwachten dat daar nieuwe taken bij horen. Vooral voor de medewerkers die deze
functie gaan vervullen is training naar verwachting relevant (ervan uitgaande dat deze
functies door eigen medewerkers vervult zullen worden).
Besparingsdoelstelling SMART maken
Vastgesteld dient te worden op welke wijze precies gemeten zal worden in hoeverre de
vastgoed-eenheid haar bezuinigingsdoelstelling realiseert (SMART maken). Dat wil
zeggen: welke cijfers worden op welke wijze geïnterpreteerd om vast te stellen in welke
mate de vastgoed-eenheid slaagt in de besparingsdoelstelling. Voor de hand ligt om uit
te gaan van de daadwerkelijke kosten van de gemeente (dit betekent dat gemiddelde
39

kapitaallasten geen rol spelen, en de invoering van een kostprijs-dekkende huur geen
effect op de doelstelling heeft indien dit leidt tot een navenante subsidieverhoging).
De samenwerking van de vastgoed-eenheid en andere afdelingen simuleren
De komst van de vastgoed-eenheid heeft consequenties voor andere afdelingen. Er dient
vooral te worden samengewerkt (zie hoofdstuk 9). Dat zal voor alle betrokkenen
wennen zijn. Het valt aan te bevelen om de (toekomstige) samenwerking te simuleren
met betrokkenen aan de hand van feitelijke of denkbeeldige casussen: Indien een
bepaalde situatie zich voordoet (bijvoorbeeld: een maatschappelijke instelling doet een
beroep op huisvesting of moet verhuizen, of een sportvoorziening moet worden
uitgebreid etc. wie heeft dan welke verantwoordelijkheid, wie neemt welk initiatief en
hoe werken de verschillende organisatie-onderdelen dan samen?). Dergelijke simulaties
kunnen in één of enkele workshops met de betrokken medewerkers plaats vinden.
40

Bijlage 1: Samenstelling Werkgroep en Stuurgroep
Bestuurlijk opdrachtgever
Willem van Duijn
Stuurgroep Professionalisering Vastgoedmanagement
Peter Kuijer, Dolf Kistemaker, Cynthia van Keulen, John Bol, Michiel van den Berg,
Wouter de Boer
Werkgroep Professionalisering Vastgoedmanagement
Albert Vooijs, Jan van Harten, Mike Jansen, Jaap Schaap, Sipko Plat, Arie Nijgh,
Arie Guijt, Jan Hogewoning
Begeleiding Stuurgroep en Werkgroep
Bernard Nauta
41

Bijlage 2: Huidige taakverdeling vastgoedmanagement
42