en waarderingssysteem HR21.pdf - Bestuur & Politiek Gemeente ...

Voorstel ~atwijk
Aan : Burgemeester en Wethouders
Zaaknummer
Status : Openbaar / Ter besluitvorming
Datum
Afdeling
Medewerk(sr)er
: Bedrijfsvoering
: J. Smit
Paraaf
medewerk(st)er:
Telefoonnummer : 071 406 5694 Or
Portefeuillehouder
: Duijn, W. van
: 2on..-I~~~
: 2 oktober 2012
Raad: : Ja
ter kennisgeving
Om instemming
:Ja
Communicatie : Nee
Bijlage!n) :2 Evaluatie : Nee
Onderwerp:
Functiebeschrijvings- en waarderingssysteem HR21
Samenvatting:
Een organisatie kan alleen flexibel inspelen op veranderingen als het personeel voldoende breed inzetbaar is. Dat is momenteel niet
op alie fronten het geval. Ook komt capaciteit vrij als gevolg van lEAN, die op andere plekken in de organisatie moet kunnen
worden ingezet. Ons HR-beleid zet daarom in op mobiliteitsbevordering om vrijkomende capaciteit zoveel mogelijk te kunnen
matchen met de behoefte. Eén van de maatregelen die 'schuiven met personele capaciteit' moet vergemakkelijken is het
generieker maken van ons functiegebouw r dat met 220 specifieke beschrijvingen inflexibel en onderhoudsgevoelig is. Voorgesteld
wordt over te stappen op HR21, het systeem voor functiebeschrijving en -waardering dat speciaal ontwikkeld is met en voor
gemeenten. Het systeem is generiek en onderhoudsarm. De VNG is eigenaar van HR21 dat, naar wordt verwacht, zal uitgroeien tot
de standaard voor Nederlandse gemeenten. De invoering van HR21, aanstelling in algemene dienst en oprichting van een
flexafdeling leggen samen de basis voor flexibele inzet van medewerkers.
Gevraaqde beslissing:
Het functiebeschrijvings- en waarderingssysteem HR21 in te voeren per 1-1-2013, onder de opschortende voorwaarde dat de OR
instemt met de invoering van HR21 en overeenstemming in het GO wordt bereikt over de conversietabel en procedureregeling.
o Intern advies n.v.t. t8I Extern advies BuitenhekPlus
Circuleren B&W Secr. Burg. Weth. I Weth.1I Weth.1II Weth. IV Datum besluit B&WjBurgemeester
Akkoord: o 9 OKT 2012 Nr. s:
Bespreken B&W-
veraaderina
Besluit:
2 oktober 2012
Overeenk8mstig
het voorstel besloten

Zaaknummer :
Onderwerp : Functiebeschrijvings- en
waarderingssysteem HR21
Inleiding
Een organisatie kan alleen flexibel inspelen op veranderingen als het personeel voldoende breed inzetbaar is. Dat is
momenteel niet op alle fronten het geval. Ook komt capaciteit vrij als gevolg van LEAN, die op andere plekken in de
organisatie moet kunnen worden ingezet. Ons HR-beleid zet daarom in op mobiliteitsbevordering om vrijkomende
capaciteit zoveel mogelijk te kunnen matchen met de behoefte. Eén van de maatregelen die het ‘verschuiven’ van
personele capaciteit moet vergemakkelijken is het generieker maken van ons functiegebouw , dat met 220 specifieke
beschrijvingen inflexibel en onderhoudsgevoelig is. Daarom wordt voorgesteld over te stappen op HR21. Met invoering
van dit systeem zou Katwijk uitkomen op een functieboek met 57 generieke functiebeschrijvingen (zie de roze functies
binnen de functiematrix in bijlage 1).
HR21 is een functiewaarderingssysteem voor gemeenten, ontwikkeld op initiatief van de VNG als antwoord op de
nieuwe CAO die mobiliteit en marktconformiteit voorstaat. Het systeem biedt een normbestand van (gewaardeerde)
generieke functiebeschrijvingen. Door invoering van HR21 vervalt de noodzaak tot lokaal beschrijven en waarderen van
functies. Door het selecteren van de juiste functies en de koppeling aan de eigen salarisstructuur (conversie) ontstaat
direct inzicht in het complete palet van beschrijvingen, waarderingen en beloningsverhoudingen. De online
beschikbaarheid van data en de benchmark functionaliteit van het systeem borgen transparantie. Met alle positieve
effecten voor mobiliteit en marktconformiteit. HR21 ondersteunt de drie-eenheid tussen functiebeschrijving,
competenties en resultaatafspraken (‘wat zijn mijn taken, welke resultaten worden van mij verwacht , wat heb ik
daarvoor nodig aan kennis, kunde en gedrag?’) en faciliteert de HR-gesprekscyclus.
De VNG is eigenaar van HR21 dat, naar wordt verwacht, zal uitgroeien tot de standaard voor Nederlandse gemeenten.
Samen met de aanstelling in algemene dienst en de vorming van een flexafdeling, legt invoering van HR21 de basis voor
flexibele inzet van medewerkers. De maatregelen hangen nauw met elkaar samen en vormen één geheel met het
proces dat moet leiden tot een nieuwe organisatiestructuur.
Meerwaarde HR21 t.o.v. het huidige systeem:
Wat is ons doel?
(richting)
Wat doen we om daar te komen?
(structuur)
2 oktober 2012
Excellente dienstverlening door een efficiënte organisatie die flexibel meebeweegt met
veranderingen, tegen zo laag mogelijke kosten.
Ontwerpen nieuwe organisatiestructuur via domeinvorming, vorming
klantcontactcentrum (KCC)
Hoe doen we Wat draagt HR21 hieraan bij in vergelijking met het huidige systeem? voertuigen d
dat?
(voertuigen)
Huidige systeem HR21
OO-model Geen meerwaarde In het systeem kunnen resultaatbeschrijvingen worden
opgenomen, die input zijn voor IWP’s, het sluitstuk van de
P&C-cyclus. Voor alle duidelijkheid: het systeem zelf bevat
geen resultaatbeschrijvingen. Desgewenst kan de gemeente ze
laten maken binnen HR21.
HR21 bevat een benchmarkfunctie omdat de profielen één op
één van toepassing zijn op de deelnemende gemeenten.
Functies zijn beschreven op basis van processen. Dit sluit aan
op de ontwikkeling naar een procesgerichte organisatie.

LEAN-traject Huidige functieboek niet LEAN. Beschrijvingen
(220 in totaal) zijn onderhoudsgevoelig door
specifieke karakter. Relatief veel wijzigingen;
voor elke wijziging is een formele procedure
nodig.
Functieboek moet Katwijk zelf handmatig
bijhouden.
Specifieke beschrijvingen meer gebaseerd op
taken.
Digitalisering Geen E-HRM.
HRM/leiderschap
Beoogd resultaat
Functieboek op server/intranet gemeente
Katwijk.
Geen resultaatbeschrijvingen
Specifieke beschrijving kan een beletsel
vormen voor inzet van medewerkers op taken
die niet in de beschrijving staan.
Bevat algemeen beschreven
competentieprofielen, die niet zijn
genuanceerd naar gedragsniveau
Wel LEAN: efficiënt, onderhoudsarm, weinig wijzigingen nodig,
onderhoud door Buitenhekplus/Leeuwendaal voor de hele
sector. Er is alleen een procedure nodig om nieuwe indelingen
te doen. Of om eventueel een lokale functie te maken.
Er is in beperkte mate onderhoud nodig op het functieboek
(actualiseren van indelingen en lokale functies).
Functies zijn beschreven op basis van processen (o.a. beleid,
beheer, management, ondersteuning).
Wel E-HRM. Via een aanvullende module is directe koppeling
mogelijk met functiebeschrijvingen, resultaatbeschrijvingen en
competentieprofielen met personeelsgesprekken (digitale
gesprekscyclus).
Digitale webapplicatie (in de cloud), modern systeem
In het systeem kunnen resultaatbeschrijvingen worden
opgenomen.
HR21 is meer dan alleen een systeem voor functiebeschrijven
en –waarderen. Het linkt ook functies aan competenties en
resultaten. Daarmee ondersteunt HR21 het (SMART) maken
van afspraken in personeelsgesprekken over resultaten (IWP)
en de ontwikkeling van medewerkers (POP). Dit bevordert
leidinggeven ‘op afstand’ en daarmee ook het nieuwe werken.
Generieke profielen bevorderen flexibiliteit en mobiliteit.
Er is geen formele drempel voor inzet van personeel op
plekken waar dat nodig is. Ze vergroten de
manoeuvreerruimte van leidinggevenden.
Bevat competenties met gedragsniveaus. HR21 geeft daarmee
meer houvast voor het bepalen en bespreken van houding en
gedrag dan het huidige systeem.
Een efficiënter systeem voor functiebeschrijving en -waardering, dat ondersteunend is aan flexibele inzet van
medewerkers, tegen lagere kosten.
Argumenten
Flexibele inzet /
herplaatsing
Koppeling HRinstrumentarium
HR21 vergemakkelijkt de flexibele inzet en herplaatsing van medewerkers en legt daar, samen
met de aanstelling in algemene dienst en de flexafdeling, de basis voor.
HR21 is meer dan alleen een systeem voor functies beschrijven en –waarderen. Ook linkt het
functies aan competenties en resultaten (voor zover beschreven binnen HR21). Daarmee
3

Gemeentelijke
standaard
ondersteunt HR21 het maken van afspraken in personeelsgesprekken over prestaties (IWP) en
ontwikkeling van medewerkers (POP). HR21 sluit nauw aan op ons HR-beleid (resultaatgericht
werken, HNW, ontwikkelingsgerichtheid, brede inzetbaarheid) en kan direct worden gekoppeld
aan ons HR-instrumentarium
HR21 is speciaal ontworpen met en voor gemeenten, onder de vlag van de VNG. Meer dan 50
gemeenten nemen het systeem reeds af. De verwachting is dat HR21 meer en meer de standaard
zal gaan worden. Die verwachting is gebaseerd op een ledenonderzoek dat de VNG in 2007 en
2009 heeft verricht naar de behoefte aan een sectoraal systeem voor functiebeschrijving en –
waardering. Daarbij gaf 80% van de Nederlandse gemeenten aan de intentie te hebben om het
systeem (op termijn) in te voeren.
Benchmarking HR21 brengt sectoraal eenduidigheid in de manier van functies beschrijven en –waarderen. Dat
maakt o.a. benchmarking mogelijk. Deze functie is dan ook opgenomen in HR21.
Maatwerk Maatwerk is mogelijk: er kunnen lokale functies worden toegevoegd. Wel wordt gestreefd naar
geen of zo min mogelijk lokale functies, om het generieke karakter en de beoogde eenduidigheid
zoveel mogelijk intact te laten. De conversietabel, die bepalend is voor het loongebouw, wordt
ook lokaal op maat gemaakt.
Onderhoud HR21 is niet onderhoudsgevoelig vanwege het generieke karakter van de functies. En het
onderhoud dat wel nodig is wordt op sectoraal niveau verricht, samen met de vakbonden.
Katwijk hoeft functies dus niet zelf te herijken, zoals nu het geval is. Overigens met uitzondering
van eventuele lokale functies, die we wel zelf moeten onderhouden. Volgens berekeningen van
de VNG besparen gemeenten die HR21 afnemen gemiddeld genomen 20% op capaciteit voor
onderhoud (o.a. van functiebeschrijvingen) en kosten voor ontwikkeling.
E-HRM HR21 is een moderne, gebruiksvriendelijke web-applicatie.
Het systeem maakt een directe koppeling mogelijk van functiebeschrijvingen, resultaatbeschrijvingen
en competentieprofielen met personeelsgesprekken (digitale gesprekscyclus).
Efficiency Er is geen beroep mogelijk tegen de inhoud van de functiebeschrijving en de waardering, alleen
tegen de koppeling van de huidige functie aan de HR21 (norm)functie. Hierin schuilt een
aanzienlijke efficiencywinst omdat de meeste bezwaren betrekking hebben op de inhoud van
functiebeschrijvingen/waarderingen.
Kanttekeningen
Onrust Invoering van een nieuw systeem voor het beschrijven en waarderen van functies is een flinke
operatie die onrust kan veroorzaken onder het personeel. En dat in een periode van
reorganisatie die toch al gepaard gaat met onzekerheden.
Herkenbaarheid Functies zijn algemener beschreven dan nu en zijn dus minder herkenbaar voor het personeel.
4

Capaciteit De implementatie van HR21 vergt aanzienlijk veel capaciteit (ongeveer 275 uur). De
werkzaamheden zouden hoofdzakelijk op het bord van P&O komen, die hiervoor onvoldoende
uren beschikbaar heeft. De werkagenda van P&O zal daarom opnieuw moeten worden bezien.
Kosten Aan de invoering zijn implementatiekosten en licentiekosten verbonden (voor het gebruik van
het systeem); zie onder middelen.
Belangrijke aandachtspunten
WIJZE VAN INVOERING HR21
Als gevolg van de domeinvorming en de daaruit voortvloeiende nieuwe organisatiestructuur moeten
functiebeschrijvingen worden herijkt (aan de hand van het huidige systeem). Ingangsdatum van de nieuwe structuur is
1-1-2013. Dit is een uitgelezen moment om HR21 in te voeren en onderdeel te laten uitmaken van de transitie naar de
nieuwe organisatiestructuur. De functies kunnen dan direct volgens het systeem HR21 worden beschreven, op basis
van de nieuwe (detail)structuur, en definitief worden gewaardeerd. Zo voorkomen we dubbel werk (één
besluitvormingstraject i.p.v. twee) en is er maar één keer onrust. Daar tegenover staat de vrees dat de invoering van
HR21 een complicerende factor kan vormen in de toch al drukke transitie naar de nieuwe organisatiestructuur.
Daarom kan de invoering van de nieuwe functiebeschrijvingen, als onderdeel van de organisatieplannen, niet zonder
goede communicatie naar het personeel. Een andere belangrijke randvoorwaarde is dat de kwartiermakers hierbij
ondersteund worden, o.a. met inloopspreekuren (door Buitenhek). Over de exacte vormgeving van de communicatie
zal advies worden gevraagd aan de Concernstaf.
Om de organisatie aan HR21 te laten wennen en vanwege de veelheid en omvang van de veranderingen is een
stapsgewijze invoering meer dan wenselijk. Dat wil zeggen, per 1-1-2013 alleen de functiebeschrijvingen en
waarderingen invoeren. De competentieprofielen en resultaatbeschrijvingen zullen in de loop van 1 e kwartaal 2013
worden vormgegeven en ingevoerd.
GEVOLGEN VAN INVOERING hr21
De gevolgen van invoering HR21 voor functie-inhoud en schaalniveau zijn minimaal. Uit een eerste, voorlopige,
oversluiting van de bestaande functies in ons huidige functiegebouw naar de functieprofielen in HR21 is gebleken dat
slechts twee functies een beschrijving zouden krijgen, waaraan een andere schaal is verbonden. Nieuwe of gewijzigde
functies als gevolg van de nieuwe organisatiestructuur zijn buiten beschouwing gebleven.
Het personeel zal moeten wennen aan algemeen beschreven functies, die minder herkenbaar zijn dan de huidige
functiebeschrijvingen. Aan dit aspect zal aandacht worden besteed in het communicatietraject. Overigens voldoet
HR21 aan de juridische eis dat de functieprofielen voldoende herkenbaar moeten zijn voor het personeel. Dit verklaart
ook het relatief grote aantal van 101 profielen in HR21, waarvan er 57 van toepassing zijn op Katwijk. Zie de roze
profielen in de functiematrix (bijlage 1).
5

GO en OR
De OR moet om instemming worden gevraagd voor de invoering van een nieuw waarderingssysteem. Dit vloeit voort
uit artikel 27 van de WOR. Voor draagvlak en een soepele procesgang is het sowieso raadzaam om de OR vroegtijdig
mee te nemen in het proces.
Op sectoraal niveau hebben de vakbonden tijdens de ontwikkeling van HR21 alle stukken beoordeeld en hebben ze
deze akkoord bevonden. In het lokale GO is daarom alleen overeenstemming nodig voor de conversietabel en
procedureregeling. Het streven is om in het GO de afspraak te maken dat de functiebeschrijvingen direct definitief
worden gewaardeerd. Dat biedt medewerkers snel zekerheid en voorkomt dubbel werk, omdat definitieve waardering
anders op een later moment alsnog zou moeten plaatsvinden.
Middelen
De kosten voor implementatie van HR21 bedragen eenmalig € 27.000 (excl. BTW), inclusief de kosten voor het
definitief waarderen van de functies. Deze kosten worden gedekt uit de post externe advisering. Die is nu
ontoereikend. Daarom zal genoemd bedrag bij de Berap worden overgeheveld uit de post ‘voorziening in
vacatures’. De licentiekosten (voor het gebruik van HR21) bedragen € 580 per maand (€ 7.000 per jaar). Deze
zullen (structureel) worden gedekt uit de post ‘onderhoud software’. Deze post zal daartoe worden gevoed door
overheveling van geld uit de post ‘voorziening in vacatures’.
Een aanbestedingstraject kan achterwege blijven, omdat de VNG de ontwikkeling van HR21 Europees heeft
aanbesteed, namens de gemeenten.
Uitvoering
De invoering van HR21 is onderdeel van de transitie naar de nieuwe organisatiestructuur. Daarom zijn de
planningen van beide trajecten geïntegreerd in één totaalplanning, die uitgaat van een ingangsdatum van 1-1-
2013. De planning is bijgevoegd als bijlage 2.
Bijlage(n)
1. Functiematrix
2. Geïntegreerd planningsoverzicht
6

CONCEPT FUNCTIEMATRIX GEMEENTE kATWIJK - 23 SEPTEMBER 2012
1 april 2011
Politiek
Griffier I
Griffier II
Strategisch I
Gem. secr.
/ Alg.
directeur
Directeur I
Directeur
II
Directeur
III
Strategisch II
Strategisch
Manager I
Strategisch
Manager II
Strategisch
Manager
III
Strategisch III
Manager I
Manager II
Manager
III
Management
Tactisch
Tactisch
leidinggevende
I
Tactisch
leidinggevende
II
Tactisch
leidinggevende
III
Operationeel
Operationeelleidinggevende
I
Operationeelleidinggevende
II
Operationeelleidinggevende
III
Programma's
Program.
manager I
Program.
manager II
Program.
manager
III
Projecten
Projectleider
I
Projectleider
II
Projectleider
III
Projectleider
IV
Projectleider
V
Advies
Adviseur 0
Adviseur I
Adviseur II
Adviseur
III
Adviseur
IV
Adviseur V
Ontwikkeling
Mdw. ontwikkeling
I
Mdw. ontwikkeling
II
Mdw. ontwikkeling
III
Mdw. ontwikkeling
IV
Beleid Realisatie
Beheer
Dienstverlening
Ondersteuning
Uitvoering
Mdw.
beleiduitvoering
I
Mdw.
beleiduitvoering
II
Mdw.
beleiduitvoering
III
Mdw.
beleiduitvoering
IV
Handhaving
Mdw.
handhavin
g I
Mdw.
handhavin
g II
Mdw.
handhavin
g III
Mdw.
handhavin
g IV
Mdw.
handhavin
g V
Mdw.
ontwerp &
voorb. I
Mdw.
ontwerp &
voorb. II
Mdw.
ontwerp &
voorb. III
Mdw.
ontwerp &
voorb. IV
Mdw.
ontwerp &
voorb. V
Mdw.
toezicht I
Mdw.
toezicht II
Mdw.
toezicht III
Mdw.
toezicht IV
Mdw.
toezicht V
Mdw.
technische
uitv. I
Mdw.
technische
uitv. II
Mdw.
technische
uitv. III
Mdw.
technische
uitv. IV
Mdw.
technische
uitv. V
Mdw.
locatie I
Mdw.
locatie II
Mdw.
locatie III
Mdw.
locatie IV
Mdw.
locatie V
Mdw.
systemen I
Mdw.
systemen
II
Mdw.
systemen
III
Mdw.
systemen
IV
Mdw.
systemen
V
Mdw.
gegevens I
Mdw.
gegevens
II
Mdw.
gegevens
III
Mdw.
gegevens
IV
Mdw.
gegevens V
copyright
Deze functiematrix is auteursrechtelijk beschermd door en eigendom van de VNG. Niets van deze uitgave mag zonder uitdrukkelijke toestemming van de VNG worden verveelvoudigd of verspreid.
Ontwerp & voorbereiding
Toezicht
Technische uitvoering
Locatie
Systemen
Gegevens
Bedrijfsvoering
Mdw.
bedrijfsvoering
I
Mdw.
bedrijfsvoering
II
Mdw.
bedrijfsvoering
III
Mdw.
bedrijfsvoering
IV
Mdw.
bedrijfsvoering
V
Publiek
Mdw.
publiek I
Mdw.
publiek II
Mdw.
publiek III
Mdw.
publiek IV
Mdw.
publiek V
Educatie
Mdw.
educatie I
Mdw. adm.
& secr.
onderst. I
Mdw. adm.
Mdw.
& secr.
educatie II
onderst. II
Mdw.
educatie
III
Mdw. adm.
& secr.
onderst. III
Mdw. adm.
Mdw.
& secr.
educatie IV
onderst. IV
Mdw.
educatie V
Administratief & secretarieel
Mdw. adm.
& secr.
onderst. V
Facilitair
Mdw.
facilitaire
onderst. I
Mdw.
facilitaire
onderst. II
Mdw.
facilitaire
onderst. III
Mdw.
facilitaire
onderst. IV
Mdw.
facilitaire
onderst. V
Algemeen
Mdw. alg.
onderst. I
Mdw. alg.
onderst. II

5
activiteit wie
27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38
2012
39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 jan febr mrt april mei
2013
Twee wekelijks overleg met adm. Contactpersoon
Frans/Marion
Bijpraten directie HR 21 (regelmatig)
Frans
Extra admin. capaciteit regelen Frans/Marion Ina Marja contacten
was / wordt lijst fuboek HR 21 (workshop p-adv OR-leden)
MT: Instemming HR 21 en implementatieproces,
Adviseurs /Bregje 21*
ww-lijst fuboek Johan/Bregje 26
concept conversietabel Bregje
concept procedureregeling Bregje
B&W: voornemen invoering HR21, concept ww-lijst fuboek Johan 2
was/wordtlijst op domeinniveau, incl. formatieplaatje KM & P-adv.
Organisatieplannen screenen en bijstellen en
ww-lijst op domeinniveau samenstellen Bregje + P-adv. 2 zsm starten overleggen inplannen
Overleg teamleider ICT techn. aspecten HR21 Louise/Marja/BHP
Informatie/presentatie aan OR/GO over HR 21 Frans/Bregje 4
Concept Soc Plan maken (tekst, organogram, ww-lijst op
domeinniveau en formatie) Frans/Marion
Communicatieplan HRM HR 21 + Domeinen. Procedure
website/Erwin zeepkist/overleg voor medew. die bedenkingen
hebben Frans/Commun.
Inpassingscommissie samenstellen en secretariaat regelen Frans/Marion vz en cielid wg
MT: bespreken van de doorvertaling van functies naar de nieuwe
organisatie
Bregje/Frans/Marion
In kaart brengen en indelen van nieuwe en gewijzigde functies
10
OR: instemmingsaanvraag HR21 ter advies aanbieden
Directie voorlopig vaststelling sociaal plan
Johan
(tekst, organogram, ww-lijst op domeinniveau en formatie)
Informatieve bijeenkomst OR en GO over sociaal plan en
Frans/Marion 16
procedureregeling
OR: overlegvergadering OR over instemming HR21 en opbouw
Frans/Marion 18
functieboek
GO: Technisch Beraad en GO-overlegvergadering over
22
procedureregeling (+ Sociaal Plan) Frans/Marion 24
Plannen hoe besluitvorming naar medw uit te voeren Frans/Marion
Start plaatsingscommissie Frans/Marion/cie
Bespreken voorlichtingsbrochure BHP en werkgroep
GO: overleg over conversietabel (+ Sociaal Plan)
Geven van voorlichtingsbijeenkomsten op verschillende locaties.
7
Bespreken met lg
B&W: def.besluit sociaal plan, organogram,
was/wordt lijst op domeinniveau, invoering HR 21
BHP/adviseurs
na akoord OR
B&W: defin. Besluit conversietabel en procedureregeling na
Johan/Frans 13
goedkeuring GO Johan/Frans 13
belangstellingsregistratie Frans/Marion/admin
Plaatsingscommissie hoort medewerkers Plaatsingscie
Voorlopige benoeming medewerkers administratie
Bedenkingen Plaatsingscommissie
besluitvorm.traject invoering HR 21
besluitvrom.traject sociaalplan
*) cijfer = datum
HR-planning Domeinvorming / HR21