Vergaderingen... REGEL JE ZO! - Management Support

vergaderingen ... regel je zó!
Examen-opstelling; losse tafeltjes voor één persoon
Boardroom-opstelling, de tafels staan ovaalvormig opgesteld
Als interactie belangrijk is bij een vergadering kun je het beste kiezen voor een
ronde of hoefijzervormige opstelling van tafels. Hierdoor kunnen de deelnemers
elkaar beter zien en is er meer interactie mogelijk. Als de vergadering vooral gericht
is op het instrueren van de deelnemers of het verstrekken van informatie
dan is een theater-opstelling het meest geschikt.
Vergadering opfrissen
Verfrissend bij het vergaderen kan zijn dat de organisatie niet altijd voor dezelfde
voorzitter of locatie kiest. Ook het variëren met opstellingen kan zorgen voor de
nodige levendigheid. Bij discussies kan variatie soms zorgen voor nieuwe ideeën
en overeenstemming tussen deelnemers. Dit kan via bordjes waarop de deelnemers
wat trefwoorden kunnen opschrijven die vervolgens naast elkaar worden
gelegd. Een andere optie is om de deelnemers een aantal stellingen voor te leggen,
waarop ze dan kunnen reageren. Deelnemers die eerst dachten dat ze het oneens
waren, blijken dan opeens veel dichter bij elkaar staan dan ze dachten.
Afspraken op basis van de vergadering
Voor de afspraken die de deelnemers maken tijdens de vergadering, is een antwoord
nodig op de volgende vragen:
• Wie gaat wat doen?
• Wanneer moet iets gedaan zijn?
• Hoe pakken we de uitvoering aan?
• Wat is de tijdsplanning?
• Wie moet op de hoogte worden gebracht en wanneer?
28