Vergaderingen... REGEL JE ZO! - Management Support

vergaderingen ... regel je zó!
Een vergadering moet vooral over voorstellen gaan en niet over argumenten.
Slepende discussie met argumenten over en weer vreten tijd en leveren over het
algemeen te weinig op. Het is beter om discussies oplossingsgericht te laten
verlopen. De voorzitter kan daarbij kijken welk voorstel het meest gedragen wordt
door de aanwezigen. Hij moet de partij die niet akkoord gaat niet naar argumenten
vragen, maar hem vragen welke aanpassingen een voorstel acceptabel kunnen
maken.
Vaste of wisselende voorzitter
De voorzitter van de vergadering kan dezelfde persoon zijn, maar ook per vergadering
steeds iemand anders. Om meerdere redenen heeft een vaste voorzitter
de voorkeur boven een wisselende voorzitter. Deze redenen zijn:
• Ook tussen de vergaderingen door heeft een voorzitter een belangrijke rol,
bijvoorbeeld door het coördineren van bepaalde acties of door erop toe te
zien dat de deelnemers over juiste stukken kunnen beschikken. Het is
daarom beter dat er sprake is van een vaste voorzitter die weet hoe hij zaken
moet aanpakken en die een vast aanspreekpunt is voor de deelnemers aan
de vergadering.
• Een vaste voorzitter (die het goed doet) kan zijn vaardigheden verbeteren,
omdat hij door het voorzitten van meerdere vergaderingen steeds meer ervaring
krijgt.
• Niet iedereen is even geschikt als voorzitter; een slechte voorzitter leidt al
snel tot een slechte vergadering.
Het kan echter toch wel verfrissend zijn om bijvoorbeeld jaarlijks te wisselen van
voorzitter. Belangrijk is dan wel dat de nieuwe voorzitter goed in de vergaderonderwerpen
thuis is en ook over goede ‘voorzittervaardigheden’ beschikt.
Tussen vergaderingen
Na de vergadering ziet de voorzitter toe op de verslaglegging. Ook ziet hij erop
toe dat de notulen tijdig naar de deelnemers worden verstuurd. Hij loopt de
concept-notulen na en past ze eventueel na overleg met de notulist aan. Verder
ziet hij toe op de uitvoering van de afspraken en besluiten. Een goede voorzitter
evolueert ook zijn eigen rol en het verloop van de vergadering. Een vraag die hij
40