Vergaderingen... REGEL JE ZO! - Management Support

vergaderingen ... regel je zó!
opnamen bieden je namelijk de gelegenheid om passages die je bij vergaderingen
niet goed hebt begrepen opnieuw te beluisteren.
Er zijn veel digitale recorders op de markt. Voor kleinere groepen (tot circa
tien mensen) zijn de betere kwaliteit digitale recorders voldoende. Het gaat
hierbij dus niet om de simpele ‘consumentenrecorders’ die alleen geschikt zijn
voor het opnemen van een op een gesprekken. Je kunt meestal de kwaliteit van
de opname volgen tijdens het opnemen door mee te luisteren met een koptelefoon.
Als je een vergadering met meer dan tien deelnemers wilt opnemen dan
kan je het beste een goede digitale recorder gebruiken in combinatie met een
conferentiemicrofoonset. Het gaat daarbij om twee microfoons die je tot maximaal
vijf meter uit elkaar kunt plaatsen. Hiermee kun je vergaderingen opnemen met
maximaal zo'n twintig deelnemers.
Een nadeel van opnames tijdens vergaderingen is dat als iedereen door elkaar
praat de opnames niet meer goed te volgen zijn. Een ander nadeel is dat deelnemers
soms minder vrijuit praten als ze weten dat de vergadering wordt opgenomen.
Verder kan de techniek je in de steek laten. In het beste geval merk je dat
tijdens de vergadering, waarna je de vergadering moet pauzeren. Dat is vervelend,
zeker als de deelnemers krappe agenda's hebben en direct na een vergadering
ergens anders naar toe moeten. Het kan ook zijn dat je tijdens de vergadering
niet hebt gemerkt dat de apparatuur niet goed functioneerde. Je hebt dan een
groot probleem als je geen aantekeningen hebt gemaakt en er helemaal vanuit
ging dat je de opnamen zou kunnen gebruiken voor de uitwerking van de notulen.
Houd daarom altijd in de gaten of de apparatuur het nog wel doet en maak ook
altijd gewoon aantekeningen. Dat lijkt misschien dubbel werk, maar je bent toch
bij de vergadering aanwezig en kunnen dan die tijd net zo goed gebruiken voor
het maken van aantekeningen. Het scheelt je altijd achteraf veel tijd omdat je je
aantekeningen als basis kunt gebruiken voor het verslag dat je vervolgens met
hulp van de opnamen verder uitwerkt. Ook onthoud je meer van een vergadering
als je tijdens de vergadering actief betrokken bent via het maken van de aantekeningen.
Tips voor het voorbereiden van het opnemen van een vergadering
• Test de apparatuur goed van tevoren. Kijk daarbij of de apparatuur hard genoeg
opneemt en of er geen storende achtergrondgeluiden zijn in de vergaderruimte
(bijvoorbeeld het geluid van een airconditioning).
• Maak gebruik van meerdere microfoons als de geluidskwaliteit onvoldoende
is
78