Vergaderingen... REGEL JE ZO! - Management Support

vergaderingen ... regel je zó!
deren. Het is mogelijk om een telefonisch vergadering op te nemen of door de
provider te laten opnemen. Die opname kan je dan gebruiken voor de notulen.
Eventueel hoef je als er een opname gemaakt wordt niet deel te nemen aan de
vergadering. Je kunt dan de opname later uitwerken.
Voorzitten bij telefonisch vergaderen
De voorzitter van een telefonisch vergadering heeft minder informatie dan de
voorzitter van een gewone vergadering. Hij kan namelijk de deelnemers niet in
de ogen kijken en hij kan ook hun lichaamstaal niet lezen. Wat hij wel kan doen
is de spreektijd zo goed mogelijk over de verschillende deelnemers verdelen.
Daarbij heeft hij over het algemeen de beschikking over een aantal extra mogelijke
toetsopdrachten. Deze kunnen bijvoorbeeld inhouden dat de voorzitter:
• het geluid kan uitzetten op bepaalde lijnen; dat is bijvoorbeeld een optie als
er vertrouwelijke informatie moet worden besproken en de voorzitter niet
wil dat de operator of gastdeelnemers aan een vergadering die informatie
horen
• bij het begin van de vergadering de namen van de verschillende deelnemers
kan horen als die de telefoon opnemen
• de vergadering kan opnemen.
Tips telefonische vergadering
Naast de aandachtspunten voor de gewone vergadering gelden voor een telefonische
vergadering een aantal bijzondere aandachtspunten. Deze zijn:
• Zorg dat je over een handvrije telefoon beschikt en wijs ook de andere deelnemers
erop dat het handig is als ze zo'n telefoon hebben.
• Houd rekening met tijdsverschillen bij internationale vergaderingen.
• Neem deel aan de vergadering in een stille ruimte en geef aan de andere
deelnemers door dat ze voor een stille omgeving moeten zorgen als ze
deelnemen aan de vergadering.
• Geef voor de vergadering aan de deelnemers het vergadertelefoonnummer
door dat ze moeten bellen als de verbinding wegvalt.
• Maak aan het begin van een vergadering waarbij niet alle deelnemers elkaar
kennen een rondje waarbij de deelnemers zich kort voorstellen. Dit zorgt er
ook voor dat de deelnemers aan elkaars stem kunnen wennen.
• Zorg dat de telefonische vergadering kort en gericht blijft vanwege de beschikbare
tijd.
• Noem je naam voordat je begint te spreken.
• Maak na elk punt ruimte voor een rondvraag.
82