Vergaderingen... REGEL JE ZO! - Management Support

• Hoe brengen we betrokkenen op de hoogte?
• Wat moeten we financieel regelen?
• Waar gaan we bepaalde acties ondernemen?
• Maken we een verslag of rapport van de uitvoering?
Beperken tijdsduur
Met de volgende hulpmiddelen kun je de tijdsduur van de vergadering beperken:
• staand vergaderen;
• kookwekker gebruiken of een grote klok met secondewijzer ophangen en
per punt een tijd instellen;
• alleen tegenstemmers bij een punt vragen om te reageren.
III. Na de vergadering
Een vergadering heeft geen zin als er geen duidelijke acties of afspraken uit
voortkomen. Het is daarom noodzakelijk dat er op tijd een doelgericht verslag
komt en dat je dat tijdig naar de aanwezigen en andere betrokken stuurt. Een
verslag moet niet uitgebreider zijn dan nodig. Het moet draaien om mededelingen,
besluiten en acties. Let erop dat met name de actiepunten zo op papier staan
dat er geen twijfel over kan bestaan.
Als er sprake is geweest van een goed geleide en efficiënte vergadering is het
simpel om tot een goed vergaderverslag te komen.
Bij het slecht of niet nakomen van afspraken kun je je het volgende afvragen:
• Is helder wat de afspraak inhoudt, binnen welke termijn de actie moet zijn
uitgevoerd en wie verantwoordelijk is/zijn?
• Komt het vergaderverslag wel op tijd bij de deelnemers terecht?
• Is in het verslag de juiste persoon als verantwoordelijke aangewezen?
• Staat degene die als verantwoordelijke voor een actie is aangewezen wel
achter de afspraak?
• Gaat het bij het niet goed afhandelen van afspraken om tijdnood, prioriteit
of discipline?
• Spreken leidinggevenden de deelnemers van een vergadering aan op eventuele
nalatigheid?
Indeling vergaderdossier
Voor de indeling van het vergaderdossier kun je per vergadering de agenda gebruiken.
De stukken die bij de agendapunten behoren voeg je dan per vergader-
29
vergaderorganisatie