Erasmus Mobiliteit Handboek 2010/2011 - Epos

Erasmus Mobiliteit Handboek 2010-2011 EPOS
Erasmus Mobiliteit Handboek 2010/2011
1

Erasmus Mobiliteit Handboek 2010-2011 EPOS
1. ALGEMEEN
1.1. Doel van dit handboek
Dit handboek geeft de richtlijnen voor hogeronderwijsinstellingen voor het
beheer van Erasmus mobiliteitsfondsen in de contractperiode 2010/2011 en
maakt als bijlage deel uit van de overeenkomst tussen EPOS (het Nationaal
Agentschap) en de hogeronderwijsinstellingen. Dit handboek is gebaseerd
op de volgende documenten:
– 2010 Guide for National Agencies implementing the Lifelong Learning
Programme
– LLP Guide 2010 Part IIa Sub-Programmes and Actions, Part IIb
Explanations by Action
1.2. Beheer en verdeling van Erasmusbeurzen en toelagen voor
stafleden
De hogeronderwijsinstelling beheert de door EPOS ter beschikking gestelde
toelagen en dragen zorg voor een rechtmatige, doelmatige en transparante
verdeling van de beschikbare Erasmusbeurzen, toelagen voor stafleden en
toelagen voor de organisatie van mobiliteit. De selectie van studenten en
stafleden is zodanig georganiseerd, dat onpartijdigheid van de
selectieprocedure gewaarborgd is.
1.3. Begeleiding en voorlichting
De instelling zal haar studenten en stafleden informeren over:
o de beschikbaarheid van Erasmusbeurzen en toelagen voor
stafleden;
o de aanvraagprocedure(s);
o de voorwaarden.
De instelling zal de rechthebbende studenten voorlichten over en
voorbereiden op de periode in het buitenland, zowel voor wat betreft de
aspecten van studie/stage (zoals contactpersoon/begeleider aan de
thuisinstelling en aan de gastinstelling/gastonderneming,
studieplan/stageplan, erkenning van studiepunten), als het verblijf (controle
of de student voldoende verzekerd is, voorbereiding op taalvaardigheden en
cultuur).
De instelling zal de rechthebbende stafleden informeren over de
mogelijkheden van een onderwijsopdracht en/of staftraining en hen
begeleiden in de aanvraag en organisatie daarvan.
1.4. Erasmus (Extended) University Charter (EUC)
In het Charter, dat door de Europese Commissie wordt toegekend, staan de
basisbeginselen vermeld die ten grondslag liggen aan alle activiteiten in het
kader van Erasmus. Ook bevat het de minimum vereisten waaraan een
hoger onderwijsinstelling moet voldoen als deze aan het programma wenst
deel te nemen. Toelagen voor studentenmobiliteit voor studie,
onderwijsopdrachten en stafmobiliteit kunnen slechts aan hoger
2

Erasmus Mobiliteit Handboek 2010-2011 EPOS
onderwijsinstellingen worden toegekend die in het bezit zijn van een geldig
EUC. Wanneer het studentenmobiliteit voor stage betreft, dient de instelling
in het bezit te zijn van een geldig Extended EUC.
1.5. Kroatië
Studenten (studie en stage) die studeren in Kroatië kunnen in aanmerking
komen voor een Erasmusstudiebeurs. Ook kunnen docenten en
stafmedewerkers in dit land deelnemen. Het betreft hier alleen uitgaande
mobiliteit uit Kroatië. Belgische (Vlaamse) studenten en docenten/staf
kunnen nog niet met Erasmus naar Kroatië.
1.6. Veelvoudige Erasmusperiodes
Studenten mogen slechts twee keer van Erasmus gebruik maken, één keer
voor een studieperiode en één keer voor een stageperiode.
Een derde Erasmusbeurs voor deelname aan Erasmus Mundus is niet meer
mogelijk. Het blijft mogelijk voor Europese en niet-Europese studenten die
deelnemen aan een Erasmus Mundus joint programme en die nog geen
Erasmus Mundus Scholarship hebben gekregen om een aanvraag te doen
voor een Erasmusbeurs (studie of stage) op voorwaarde dat ze nog niet
eerder genoten hebben van een dergelijke beurs. De thuisinstelling van de
Erasmusstudent kent de Erasmusbeurs toe en rapporteert hierover aan haar
nationaal Agentschap.
De totale duur van de beurzen mag de 24 maanden niet overschrijden.
Deze regels zijn van toepassing ongeacht het feit of het over een zero-grant
student gaat of niet. Voor studenten die onder de programma’s Socrates en
Leonardo da Vinci II al een beurs gekregen hebben, gelden volgende regels:
o Indien een student één beurs voor studie in het kader van Socrates II
heeft gekregen, kan hij/zij nog één beurs krijgen voor een stage
onder LLP
o Indien een student één beurs voor stage in het kader van Leonardo
da Vinci II heeft gekregen, kan hij/zij nog één beurs krijgen voor
studies onder LLP.
1.7. Gebruik logo
De instelling zal in alle voorlichtingsdocumenten die worden verspreid of
gepubliceerd en die betrekking hebben op het Erasmusprogramma het logo
van de Europese Commissie hanteren. Het logo is te downloaden van de
website van EPOS.
3

Erasmus Mobiliteit Handboek 2010-2011 EPOS
2. ERASMUSBEURZEN VOOR STUDIE (SMS)
2.1. Doel
De Erasmusbeurzen zijn bedoeld als tegemoetkoming in de extra
mobiliteitsuitgaven van de rechthebbende student, te weten; verzekering,
eventueel de hogere kosten van levensonderhoud in het gastland en andere
bijkomende extra kosten. De Erasmusbeurzen beogen niet de volledige
kosten van het buitenlandverblijf te dekken.
2.2. Contractduur
De instelling kan een Erasmusbeurs toekennen voor studie in het buitenland
die tussen 1 juni 2010 en 30 september 2011 plaatsvindt.
2.3. Periode
2.3.1 Studieperiode
De Erasmusbeurs wordt toegekend voor een studieperiode in het buitenland
van minimaal drie maanden (of een volledig academisch
trimester/semester) en maximaal twaalf maanden.
2.3.2 Afronding maanden
Er wordt gerekend van maand tot maand en het resterend aantal dagen
wordt als volgt afgerond: minder dan 14 dagen naar beneden en 14 dagen
of meer naar boven.
Voorbeeld:
Een student gaat op Erasmus van 14 januari 2011 tot 28 april 2011. Dan
wordt als volgt geteld: 14 februari, 14 maart, 14 april, is drie maanden,
plus 14 april tot 28 april is 14 dagen dus in totaal 4 maanden.
2.3.3 Aaneensluitende periodes in verschillende locaties
Studiemobiliteit naar verschillende locaties is alleen toegestaan als ze
plaatsvindt in één en dezelfde gastinstelling die verschillende vestigingen
heeft (in hetzelfde of verschillende landen) en de studieperiodes onderdeel
zijn van hetzelfde Learning Agreement.
Aaneensluitende periodes in verschillende locaties dienen te voldoen aan de
volgende voorwaarden:
o De overeenkomst en de afspraken met betrekking tot
aaneensluitende periodes dienen op voorhand gemaakt te
worden;
o de studieperiode per locatie moet in principe de minimumduur
van drie maanden respecteren. Alleen als er een sterke
academische rechtvaardiging is, kan de periode per locatie
korter zijn dan drie maanden. In dat geval dient de
studieperiode in totaal op zijn minst drie maanden te zijn. De
gastinstelling die voor de statistische doeleinden moet
4

Erasmus Mobiliteit Handboek 2010-2011 EPOS
gerapporteerd worden, is de instelling die het Learning
Agreement ondertekend heeft.
o studieperiodes in verschillende locaties dienen op elkaar aan te
sluiten binnen hetzelfde academiejaar;
o de verblijfsperiode in het buitenland met Erasmusstatus, mag
bij aaneensluitende periodes niet langer dan tot 30 september
2011 duren en de twaalf maanden niet overschrijden.
2.3.4 Verlenging periode
De studieperiode van een student kan gedurende het verblijf verlengd
worden, mits voldaan wordt aan de volgende voorwaarden:
o de afspraken met betrekking tot verlenging van een periode
dienen voor afloop van de, in eerste instantie, vastgestelde
periode gemaakt te worden;
o de nieuwe periode moet onmiddellijk aansluiten op de
vastgestelde periode;
o de studieperiode in het buitenland met de Erasmusstatus,
inclusief de verlenging, mag niet langer dan tot 30 september
2011 duren en de twaalf maanden niet overschrijden.
2.3.5. Onderbreking van een studieperiode
Persoonlijk geval van overmacht («force majeure»)
Voor een definitie van het begrip «force majeure» dient men artikel 8 van
de algemene voorwaarden van de financieringsovereenkomst te raadplegen.
Als een student zijn/haar studieperiode moet onderbreken ingevolge een
persoonlijk geval van overmacht voor het einde van de minimum
studieperiode, dan kan de student een tweede kans krijgen onder de
volgende voorwaarden:
o het moet opnieuw om een periode van studiemobiliteit gaan;
o er moet een nieuw Learning Agreement getekend worden;
o er dient een aparte rapportage gedaan te worden over elke
mobiliteitsperiode
Als een student zijn/haar studieperiode moet onderbreken ingevolge een
persoonlijk geval van overmacht na het einde van de minimum
studieperiode, dan kan de student geen tweede kans krijgen voor een
studieperiode in het buitenland.
Gevallen van overmacht die resulteren in een collectieve onderbreking van
de studieperiode in het buitenland
Wanneer in uitzonderlijke gevallen of omstandigheden (bv. een algemene
staking in een hogeronderwijsinstelling, een natuurramp, …) een groep
studenten zijn studieperiode in het buitenland moet onderbreken, dan zullen
het Nationale Agentschap en de Europese Commissie geval per geval
beslissen over de erkenning van de situatie als een geval van overmacht en
5

Erasmus Mobiliteit Handboek 2010-2011 EPOS
over de te nemen maatregelen (bv. aanvaarding van onontvankelijke
mobiliteitsduur en herneming van de mobiliteitsperiodes)
2.4. Eenmalige Erasmusstatus voor studie
Per rechthebbende student kan slechts éénmaal de Erasmusstatus voor
studie toegekend worden (met Erasmusbeurs of als nulbeursstudent zonder
Erasmusbeurs).
2.5. Dubbele financiering
De Erasmusbeurs kan niet worden aangewend om kosten te dekken die al
door Europese gelden worden gefinancierd.
2.6. Voorwaarden instelling
2.6.1 Erasmus University Charter
Zowel de thuisinstelling als de gastinstelling dienen te beschikken over een
geldig Erasmus University Charter (zie artikel 1.4. Erasmus University
Charter).
2.6.2 Bilaterale overeenkomst
Erasmusbeurzen worden alleen verleend aan studenten die op uitwisseling
gaan op grond van een bilaterale overeenkomst die is afgesloten tussen
twee instellingen voordat de uitwisseling plaatsvindt (zie bijlage IV Minimum
requirements bilateral agreements).
2.6.3 Transparantie van selectieprocedure
De instelling dient de procedure bij de selectie van Erasmusstudenten
openbaar te maken aan alle betrokken partijen. Naast de algemene
voorwaarden, kan de instelling eigen criteria hanteren zoals kennis van de
taal van het gastland, kennis van de Engelse taal of motivatie. De procedure
dient rechtvaardig en volledig transparant te zijn en er mag geen sprake
zijn van belangenverstrengeling.
2.6.4 Inschrijvingsgelden
Erasmusstudenten dienen geen inschrijvingsgeld aan de gastinstelling te
betalen, met inbegrip van lesgeld, examengeld, kosten voor gebruik van
laboratorium en/of bibliotheek. Er kan echter wel een kleine bijdrage
worden gevraagd - net zo groot als die van de lokale studenten - voor
kosten als verzekering, studentenverenigingen, het gebruik van diverse
faciliteiten zoals fotokopieerapparaten, laboratoriumproducten, etc. De
studenten dienen aan de eigen instelling ingeschreven te blijven en zullen
tijdens de studie in het buitenland hun reguliere inschrijvingsgeld aan de
thuisinstelling moeten blijven betalen.
6

Erasmus Mobiliteit Handboek 2010-2011 EPOS
Aan uitgaande Erasmusstudenten mogen geen extra kosten voor het
organiseren of administreren van de Erasmusperiode door de instellingen
worden doorberekend.
De instelling stelt EPOS op de hoogte van alle gevallen waarin een
gastinstelling betaling van inschrijvingsgeld vraagt van de betrokken
Erasmusstudenten.
2.6.5 Inhoud studie
De Erasmusstatus wordt uitsluitend gebruikt voor de volgende activiteiten in
het buitenland:
o het volgen van een voltijdse studie op bachelor, master of
doctoraatsniveau, dan wel het volgen van een
aanvullende/postdoctorale studie, inclusief voorbereiding van
de scriptie en promoveren; de studie moet leiden tot een
erkend diploma of een erkende graad
o academisch of wetenschappelijk onderzoek, als dergelijk
onderzoek expliciet deel uitmaakt van het normale
studieprogramma en/of van de voorbereiding van een
afstudeerscriptie.
2.6.6 Combinatie stage en studie tijdens één enkele periode van de
studiemobiliteit
Het is mogelijk om een periode van stage met een periode van studie
tijdens één enkele periode van studiemobiliteit in het buitenland te
combineren. Eén enkele periode betekent dat:
o de stage moet plaatsvinden onder supervisie van de
gastinstelling waar de student zijn studie zal volgen;
o de twee activiteiten in opeenvolgende periodes moeten
plaatsvinden.
De beurs die voor de gecombineerde periode wordt gebruikt is een
studiebeurs.
De duur van de gecombineerde periode is tussen drie en twaalf maanden.
Dit betekent dat het mogelijk is om bijvoorbeeld een maand stage en twee
maanden studie te combineren.
Een student die in het kader van Leonardo da Vinci een beurs heeft gehad
voor een stage als onderdeel van een niet-tertiaire beroepsopleiding, kan
een Erasmus studiebeurs voor een gecombineerde stage en studieperiode
worden toegekend.
2.6.7 Volledige erkenning studiepunten
De thuisinstelling draagt er zorg voor dat alle Erasmusstudenten een
academische erkenning van hun studie aan de gastinstelling krijgen als
zijnde een volledig erkend onderdeel van zijn/haar diploma/graad aan de
thuisinstelling. Voor de erkenning wordt gebruik gemaakt van ECTS credits.
7

Erasmus Mobiliteit Handboek 2010-2011 EPOS
De thuisinstelling kan de daadwerkelijke overdracht van de studiepunten
alleen weigeren wanneer een student niet voldoet aan de eisen van de
studieperiode in het buitenland.
2.6.8 Nulbeursstudenten: Erasmusstatus zonder Erasmusbeurs
In het kader van Erasmus bestaat de mogelijkheid van zogenaamde
nulbeursstudenten («zero-grant Erasmus students»). Dat zijn studenten die
voldoen aan alle Erasmusvoorwaarden en onder die voorwaarden in
Erasmus participeren, zonder daadwerkelijk een Erasmusbeurs te
ontvangen. Alle regels die van toepassing zijn op de Erasmusstudenten met
een beurs, (zoals het niet betalen van inschrijvingsgeld aan de
gastinstelling) zijn ook van toepassing op de Erasmusnulbeursstudenten,
met uitzondering van de regels ten aanzien van de beursverlening. Dat
betekent dat een tweede studieverblijf met Erasmusstatus niet is
toegestaan (zie artikel 2.4. Eenmalige Erasmusstatus voor studie).
2.6.9 Terugkeer naar land van origine
Studenten, woonachtig in een ander land dan het land van origine, die naar
het land van origine op Erasmusuitwisseling gaan, dienen bij de toekenning
de laagste prioriteit te krijgen.
De thuisinstelling zal de aandacht van de gastinstelling erop vestigen dat zij
studenten voorstelt die terugkeren naar land van origine
Bij de eindrapportage dient de instelling hierover te rapporteren.
2.7. Voorwaarden studenten
2.7.1 Nationaliteit studenten
De instelling kent uitsluitend de Erasmusbeurs toe aan
o studenten die onderdaan zijn van één van de aan het
Erasmusprogramma deelnemende landen
o studenten die onderdaan zijn van een ander land en
ingeschreven staan voor een normaal studieprogramma in een
school of een instelling voor hoger onderwijs in een
deelnemend land, volgens de voorwaarden die zijn vastgelegd
door dat deelnemend land, rekening houdend met de aard van
het programma
De deelnemende landen zijn: België, Bulgarije, Cyprus, Denemarken,
Duitsland, Estland, Finland, Frankrijk, Griekenland, Hongarije, Ierland,
Italië, Letland, Liechtenstein, Litouwen, Luxemburg, Malta 1 , Nederland,
Noorwegen, Oostenrijk, Polen, Portugal, Roemenië, Slovenië, Slowakije,
Spanje, Tsjechië, Turkije, Verenigd Koninkrijk, IJsland, Zweden; evenals de
aan die landen verbonden overzeese gebieden.
1 Malta werd op 7 mei 2010 met onmiddellijke ingang geschortst voor deelname aan de
gedecentraliseerde acties van het LLP-programma onder de call 2010.
8

Erasmus Mobiliteit Handboek 2010-2011 EPOS
De Erasmusstudiebeurs voor studenten afkomstig uit Luxemburg wordt
alleen door het Nationaal Agentschap van Luxemburg toegekend, in
verband met een specifieke regeling van de Europese Commissie.
Studenten uit dit land dienen zich dan ook te wenden tot het Nationaal
Agentschap in Luxemburg.
2.7.2 Inschrijving
De studenten dienen aan de eigen instelling ingeschreven te blijven en
zullen tijdens de studie in het buitenland hun reguliere inschrijvingsgeld aan
de thuisinstelling moeten blijven betalen. De studenten dienen te zijn
ingeschreven voor een studie die leidt tot een erkende graad of een andere
erkende kwalificatie (met inbegrip van het doctoraat) van het hoger
onderwijs.
2.7.3 Eerste studiejaar afgerond
De Erasmusstatus voor studie wordt slechts toegekend aan studenten
tenminste in het tweede jaar zijn ingeschreven en daadwerkelijk met hun
tweede jaar gestart zijn.
2.8. Verplichtingen van/aan student
2.8.1 Studie-overeenkomst
De instelling is verplicht om met iedere rechthebbende student (dus ook
nulbeursstudent) een overeenkomst af te sluiten. De instelling kan daarvoor
gebruik maken van het standaardmodel in bijlage V.1. Dit model bevat de
wederzijdse verplichtingen van de student en de instelling. De instelling
mag een eigen model gebruiken, mits dit minimaal de gegevens van het
standaardmodel en het logo van de Europese Commissie bevat (zie artikel
1.8 Gebruik logo).
2.8.2 Learning Agreement
Alvorens een student een Erasmus studieperiode aanvat, zal zijn/haar
thuisinstelling er zich van gewissen dat het studieprogramma aan de
gastinstelling aanvaardbaar is voor doelstellingen die de betrokken student
nastreeft en dat de Erasmus studieperiode daarvoor kan erkend worden op
voorwaarde dat ze op voldoende wijze werd uitgevoerd.
Elke student dient vóór vertrek een Learning Agreement te ontvangen. De
instelling kan daarvoor het standaardmodel in bijlage V.2 gebruiken. De
instelling kan ook een eigen model gebruiken, mits dit minimaal de
gegevens van het standaardmodel en het logo van de Europese Commissie
bevat. Het Learning Agreement beschrijft welke vakken de student gaat
volgen en hoeveel ECTS/studiepunten de student daarvoor zal ontvangen.
De overeenkomst wordt afgesloten tussen student, thuisinstelling en
gastinstelling. Het initiële Learning Agreement kan achteraf nog gewijzigd
worden mits onderlinge overeenstemming.
9

Erasmus Mobiliteit Handboek 2010-2011 EPOS
Wanneer na aankomst van de student een wijziging aan het Learning
Agreement nodig blijkt te zijn, dan dient deze wijziging binnen de maand na
aankomst van de student gefinaliseerd te worden. Latere wijzigingen dienen
door de drie partijen formeel goedgekeurd te worden en moeten
onmiddellijk uitgevoerd worden.
Credits/ECTS van in het buitenland behaalde vakken die van te voren zijn
overeengekomen, dienen door de thuisinstelling te worden erkend.
Credits voor en erkenning van de studie kunnen enkel geweigerd worden
indien de student het professionele/academisch niveau dat vereist wordt
door de gastinstelling, niet bereikt of indien de student op een andere
manier niet voldoet aan de afspraken gemaakt tussen de deelnemende
instellingen in verband met de erkenning van de credits.
2.8.3 Transcript of Records
Aan het eind van de studieperiode in het buitenland dient de gastinstelling
de student een Transcript of Records te verstrekken dat bevestigt dat het
overeengekomen programma voltooid is met daarbij een overzicht van de
behaalde studiepunten/ECTS. De gastinstelling kan hiervoor een eigen
formulier gebruiken.
2.8.4 Verklaring gastinstelling
De instelling dient de student vóór vertrek het formulier “Statement of Host
Institution” te verstrekken waarop de gastinstelling de verblijfsdata van de
student moet vermelden en bevestigen. Dit formulier moet door de
gastinstelling gehandtekend en gedateerd worden.
2.8.5 Budget Online Erasmus studentenenquête
Binnen de twee weken na afloop van de studieperiode moet de student de
Erasmus Studentenenquête in Budget Online invullen. De thuisinstelling
bezorgt een uitnodiging aan de student om de enquête in te vullen. Deze
uitnodiging bevat een link waarmee de student zich kan registeren in
Budget Online.
2.8.6 Erasmus Student Charter
Alle rechten en verplichtingen van een Erasmusstudent staan in het
Erasmus Student Charter (ESC) dat elke student voor vertrek naar het
buitenland van de thuisinstelling dient te ontvangen (bijlage V.3). Het ESC
is te downloaden van de website www.epos-vlaanderen/be.
2.8.7 Beursbedragen studie
De beurzen voor Erasmus studies zijn samengesteld uit een deel Europese
en een deel Vlaamse co-financiering.
Er zijn twee categorieën van studenten:
10

Erasmus Mobiliteit Handboek 2010-2011 EPOS
o Categorie I: alle studenten die genieten van een verminderd
studiegeld (beursstudenten, bijna-beursstudenten en
beurstariefstudenten) + Erasmus Mundus Studenten
o Categorie II: alle andere studenten
Er wordt een onderscheid gemaakt tussen EILC en niet-EILC landen. De
EILC-landen zijn: IJsland, Noorwegen, Zweden, Finland, Denemarken,
Estland, Letland, Litouwen, Polen, Tsjechië, Slovakije, Hongarije, Slovenië,
Roemenië, Bulgarije, Portugal, Italië, Cyprus, Malta, Griekenland en Turkije.
In Spanje worden vanaf het academiejaar 2010/2011 EILC-cursussen
Catalaans, Valenciaans, Gallicisch en Baskisch georganiseerd. Aan de
studenten die naar Spanje gaan en voorafgaandelijk aan hun feitelijke
Erasmusperiode een EILC-cursus volgen, mag één extra beursmaand
toegekend worden. Voor het overige blijft EPOS Spanje als een niet -EILC
land beschouwen (dus de beurzen voor niet-EILC landen dienen gehanteerd
te worden).
EPOS heeft het maandelijkse beursbedrag voor studie vastgesteld als volgt:
EILC 240 €
niet EILC 210 €
EU= Europese Commissie
VR = Vlaamse Regering
Categorie I student Categorie II student
EU VR Totaal EU VR Totaal
55 €
55 €
295 €
265 €
11
210 €
180 €
55 €
55 €
De instellingen zijn verplicht deze beursbedragen te hanteren.
2.9. Betaling aan de student
265 €
235 €
De instelling is slechts gehouden studiebeurzen aan studenten uit te
betalen, indien de instelling de (voorlopige) toekenning voor studiemobiliteit
heeft ontvangen van EPOS. De instelling zal de Erasmusbeurs pas
betaalbaar stellen, nadat de student de afspraken in de studieovereenkomst
door middel van ondertekening heeft bevestigd. Uitbetaling
vindt bij voorkeur vóór vertrek van de student plaats en de toekenning van
de beurzen in ieder geval vóór het einde van de contractperiode, 30
september 2011. Indien en voor zover de instelling bij de toekenning van
beurzen aan studenten verplichtingen aangaat die uitstijgen boven de
(bijgestelde) voorlopige toekenning (zie artikel 7.2 Voorlopige toekenning
en 7.4 Bijstelling voorlopige toekenning) dan doet zij dat voor eigen
rekening en eigen risico.
2.10. Terugvorderen beurs
Eén van de verplichtingen betreft de gehele of gedeeltelijke terugbetaling
van het beursbedrag door de student, indien deze toerekenbaar tekort komt
in de nakoming van de voorwaarden uit de overeenkomst. Er zijn ook niet

Erasmus Mobiliteit Handboek 2010-2011 EPOS
toerekenbare tekortkomingen mogelijk. Er is in ieder geval geen
toerekenbare tekortkoming indien er sprake is van zodanige
omstandigheden dat in redelijkheid niet van de student verwacht kan
worden dat hij/zij het verblijf in het buitenland zal voortzetten en indien
deze omstandigheden bovendien aan de contactpersoon van de
thuisinstelling zijn gemeld en door zowel de instelling als EPOS (schriftelijk)
zijn aanvaard.
2.11. EILC (Erasmus Intensive Language Course)
De instelling kan aan rechthebbende studenten, die in het buitenland
voorafgaande aan hun studieperiode een Erasmus Intensive Language
Course (EILC) volgen, een extra beursmaand toekennen.
De EILC’s worden alleen aangeboden door landen met een ‘kleine taal’:
België (Nederlands), Bulgarije, Cyprus, Denemarken, Estland, Finland,
Griekenland, Hongarije, Italië, Letland, Litouwen, Malta (Maltees),
Noorwegen, Polen, Portugal, Roemenië, Slovenië, Slowakije, Spanje
(Gallicisch, Baskisch, Catalaans en Valenciaans), Tsjechië, Turkije, IJsland
en Zweden.
Toekenning van een extra beursmaand voor deelname aan een EILC dient
op de verklaring van de gastinstelling en in de eindrapportage van de
thuisinstelling vermeld te worden.
2.12. Studenten met een functiebeperking
De instelling dient bij het toekennen van de Erasmusstatus bijzondere
aandacht te besteden aan studenten die door een functiebeperking extra
voorzieningen nodig hebben. In dat geval kan EPOS aanvullende subsidie
verlenen die hoger is dan het individuele beursbedrag, mits deze extra
kosten niet uit andere fondsen kunnen worden gefinancierd. EPOS
reserveert hiertoe als richtbedrag 0,25% van het Erasmus budget voor
mobiliteit.
Voor deze aanvullende subsidie bovenop de Erasmusbeurs, kan de instelling
een aanvraag indienen bij EPOS volgens de aanwijzingen beschreven in
bijlage VIII. Bij de tussen- en eindrapportage dient de instelling hierover te
rapporteren.
12

Erasmus Mobiliteit Handboek 2010-2011 EPOS
3. ERASMUSBEURZEN VOOR STAGE (SMP)
3.1. Doel
De verleende Erasmusbeurzen voor stage zijn bedoeld als tegemoetkoming
in de extra mobiliteitsuitgaven van de rechthebbende student, te weten;
reiskosten, zonodig de kosten voor taalkundige voorbereiding, eventueel de
hogere kosten van levensonderhoud in het gastland en andere bijkomende
extra kosten.
De Erasmusbeurzen beogen niet de volledige kosten van het
buitenlandverblijf te dekken.
3.2. Contractduur
De instelling kan een Erasmusbeurs toekennen voor stage in het buitenland
die tussen 1 juni 2010 en 30 september 2011 plaatsvindt.
3.3. Periode
3.3.1 Stageperiode
De Erasmusbeurs wordt toegekend voor een fulltime stage van minimaal
drie en maximaal twaalf maanden. Het aantal uren van een fulltime stage
moet in lijn zijn met de uren die het personeel per week werkt in Europa
(tussen 36 en 40 uur).
Stages die plaatsvinden tijdens de zomervakantie mogen korter zijn dan 3
maanden indien een periode van 3 maanden om academische redenen niet
mogelijk is. Ze moeten wel minstens 10 weken duren.
Stageperiodes mogen onderbroken worden indien het bedrijf sluit omwille
van een vakantieperiode. De beurs blijft behouden gedurende deze periode.
De sluitingstijd van het bedrijf telt niet mee voor de minimumduur van de
stageperiode.
3.3.2 Afronding maanden
Er wordt gerekend van maand tot maand en het resterend aantal dagen
wordt als volgt afgerond: minder dan 14 dagen naar beneden en 14 dagen
of meer naar boven.
Voorbeeld:
Een student gaat op Erasmus van 14 januari 2011 tot 28 april 2011. Dan
wordt als volgt geteld: 14 februari, 14 maart, 14 april, is drie maanden,
plus 14 april tot 28 april is 14 dagen dus in totaal 4 maanden.
3.3.3 Aaneensluitende periodes in verschillenden landen
Stagemobiliteit naar verschillende locaties is alleen toegestaan wanneer het
gastbedrijf/gastorganisatie die het Training Agreement ondertekend, de
verantwoordelijkheid voor de volledige stageperiode op zich neemt. Dit
13

Erasmus Mobiliteit Handboek 2010-2011 EPOS
houdt in dat er een verband is tussen de diverse
gastbedrijven/gastorganisaties (bv. de ontvangende instanties zijn het
hoofdkwartier van een bedrijf en zijn filialen in één of meerdere gastlanden)
en dat er slechts één Training Agreement ondertekend wordt.
Aaneensluitende periodes in verschillende locaties dienen te voldoen aan de
volgende voorwaarden:
o De overeenkomst en de afspraken met betrekking tot
aaneensluitende periodes dienen op voorhand gemaakt te
worden;
o De stageperiode per locatie moet in principe de minimumduur
van drie maanden respecteren. Alleen als er een sterke
professionele rechtvaardiging is, kan de periode per locatie
korter zijn dan drie maanden. In dat geval dient de
stageperiode in totaal op zijn minst drie maanden te zijn. De
gastinstelling die voor de statistische doeleinden moet
gerapporteerd worden, is het bedrijf/de instelling/de
organisatie die het Training Agreement ondertekend heeft.
3.3.5 Verlenging periode
De stageperiode van een student kan gedurende het verblijf verlengd
worden, mits voldaan wordt aan de volgende voorwaarden:
o de afspraken met betrekking tot verlenging van een periode
dienen voor afloop van de, in eerste instantie, vastgestelde
periode gemaakt te worden;
o de nieuwe periode moet onmiddellijk aansluiten op de
vastgestelde periode;
o de stageperiode in het buitenland met de Erasmusstatus,
inclusief de verlenging, mag niet langer dan tot 30 september
2011 duren en de twaalf maanden niet overschrijden
o bij wijze van uitzondering, mag een stageperiode duren tot
uiterlijk 31 oktober 2011, op voorwaarde dat ze begonnen is
vóór 1 juni 2011.
3.4. Eenmalige Erasmusstatus voor stage
Per rechthebbende student kan slechts eenmaal een Erasmusbeurs voor
stage toegekend worden (zie artikel 1.6 Veelvoudige Erasmusperiodes).
3.5. Dubbele financiering
De Erasmusbeurs kan niet worden aangewend om kosten te dekken die al
door Europese gelden worden gefinancierd.
3.6. Voorwaarden thuisinstelling
3.6.1 Erasmus Extended University Charter
De thuisinstelling dient te beschikken over een geldig Extended University
Charter (zie artikel 1.4 Erasmus (Extended) University Charter).
14

Erasmus Mobiliteit Handboek 2010-2011 EPOS
Als de ontvangende onderneming een hoger onderwijsinstelling is, wordt de
hoger onderwijsinstelling gezien als onderneming en is een Extended
University Charter niet vereist.
3.6.2 Bilaterale overeenkomst
Voor stagemobiliteit is er geen bilaterale overeenkomst nodig tussen de
thuisinstelling en de ontvangende onderneming. Dit is ook niet nodig in het
geval dat de ontvangende onderneming een hoger onderwijsinstelling is.
3.6.3 Ontvankelijke ondernemingen
Onder onderneming wordt verstaan: alle ondernemingen belast met
economische activiteiten in de publieke of private sector ongeacht hun
grootte, rechtsvorm of economische sector. Naast bedrijven, kunnen ook
hoger onderwijsinstellingen, onderzoekcentra’s, zelfstandigen,
familiebedrijven,vennootschappen en verenigingen die regelmatig met
economische activiteiten bezig zijn, beschouwd worden als ondernemingen.
De bepalende factor is de economische activiteit, niet de juridische vorm.
De volgende organisatietypes komen niet in aanmerking als
gastorganisatie:
o Europese instellingen inclusief de agentschappen van de EU
(zie volledige lijst: http://europa.eu/institutions/index_en.htm
).
o Organisaties die EU-programma’s beheren (dit om mogelijk
belangengeschil en/of dubbele financiering te vermijden);
o Vertegenwoordigingen of publieke instellingen van het land van
de student (bv. ambassades, consulaten, culturele instellingen,
scholen, enz.).
3.6.4 Transparantie van selectieprocedure
De instelling dient de procedure bij de selectie van Erasmusstudenten
openbaar te maken aan alle betrokken partijen. Naast de algemene
voorwaarden, kan de instelling eigen criteria hanteren zoals kennis van de
taal van het gastland, kennis van de Engelse taal of motivatie. In veel
gevallen zal de ontvangende organisatie ook een rol spelen bij de selectie
van de studenten. De procedure dient rechtvaardig en volledig transparant
te zijn en er mag geen sprake zijn van belangenverstrengeling.
3.6.5 Inschrijvingsgelden
De studenten dienen aan de eigen instelling ingeschreven te blijven en
zullen tijdens de stage in het buitenland hun reguliere inschrijvingsgeld aan
de thuisinstelling moeten blijven betalen.
Aan uitgaande Erasmusstudenten mogen geen extra kosten voor het
organiseren of administreren van de Erasmusperiode door de instellingen
worden doorberekend.
15

Erasmus Mobiliteit Handboek 2010-2011 EPOS
De instelling stelt EPOS op de hoogte van alle gevallen waarin een
gastinstelling betaling van inschrijvingsgeld vraagt van de betrokken
Erasmusstudenten.
3.6.6 Volledige erkenning studiepunten
De thuisinstelling draagt er zorg voor dat elke Erasmusstudent een
academische erkenning van zijn/haar studie aan de gastinstelling krijgt als
zijnde een volledig erkend onderdeel van zijn/haar diploma/graad aan de
thuisinstelling. Voor de erkenning wordt gebruik gemaakt van ECTS credits.
In het bijzondere geval dat de stage geen onderdeel vormt van het
curriculum, dient de stage op het Diploma Supplement te worden vermeld.
De thuisinstelling kan de daadwerkelijke overdracht van de credits alleen
weigeren wanneer een student zich niet houdt aan de afspraken over de
stageperiode in het buitenland.
3.6.7 Combinatie stage en studie tijdens één enkele periode van de
studiemobiliteit
(zie artikel 2.6.6 )
3.6.8 Nulbeursstudenten: Erasmusstatus zonder Erasmusbeurs
In het kader van Erasmus bestaat de mogelijkheid van zogenaamde
nulbeursstudenten («zero-grant Erasmus students». Dat zijn studenten die
voldoen aan alle Erasmusvoorwaarden en onder die voorwaarden in
Erasmus participeren, zonder daadwerkelijk een Erasmusbeurs te
ontvangen. Alle regels die van toepassing zijn op de Erasmusstudenten met
een beurs, (zoals het niet betalen van inschrijvingsgeld aan de
gastinstelling) zijn ook van toepassing op de Erasmusnulbeursstudenten,
met uitzondering van de regels ten aanzien van de beursverlening. Dat
betekent dat een tweede studieverblijf met Erasmusstatus niet is
toegestaan (zie artikel 3.4. Eenmalige Erasmusstatus voor stage).
3.6.9 Terugkeer naar land van origine
Studenten, woonachtig in een ander land dan het land van origine, die naar
het land van origine op Erasmusuitwisseling gaan, dienen bij de toekenning
de laagste prioriteit te krijgen.
De thuisinstelling zal de aandacht van de gastinstelling erop vestigen dat zij
studenten voorstelt die terugkeren naar land van origine
Bij de eindrapportage dient de instelling hierover te rapporteren.
3.7. Voorwaarden studenten
3.7.1 Nationaliteit studenten
De instelling kent uitsluitend de Erasmusbeurs toe aan
16

Erasmus Mobiliteit Handboek 2010-2011 EPOS
o studenten die onderdaan zijn van één van de aan het
Erasmusprogramma deelnemende landen
o studenten die onderdaan zijn van een ander land en
ingeschreven staan voor een normaal studieprogramma in een
school of een instelling voor hoger onderwijs in een
deelnemend land, volgens de voorwaarden die zijn vastgelegd
door dat deelnemend land, rekening houdend met de aard van
het programma
De deelnemende landen zijn: België, Bulgarije, Cyprus, Denemarken,
Duitsland, Estland, Finland, Frankrijk, Griekenland, Hongarije, Ierland,
Italië, Letland, Liechtenstein, Litouwen, Luxemburg, Malta, Nederland,
Noorwegen, Oostenrijk, Polen, Portugal, Roemenië, Slovenië, Slowakije,
Spanje, Tsjechië, Turkije, Verenigd Koninkrijk, IJsland, Zweden; evenals de
aan die landen verbonden overzeese gebieden.
3.7.2 Inschrijving
De studenten dienen aan de eigen instelling ingeschreven te blijven en
zullen tijdens de stage in het buitenland hun reguliere collegegeld aan de
thuisinstelling moeten blijven betalen. De studenten dienen te zijn
ingeschreven voor een studie die wordt afgesloten met een erkend hoger
onderwijsdiploma.
3.8. Verplichtingen van/aan student
3.8.1 Stageovereenkomst (placement agreement)
De instelling is verplicht om met iedere rechthebbende student (dus ook
nulbeursstudent) een stageovereenkomst af te sluiten.
De instelling kan daarvoor gebruik maken van het standaardmodel in bijlage
V.5. Dit model bevat de wederzijdse verplichtingen van de student en de
instelling. De instelling mag een eigen model gebruiken, mits dit minimaal
de gegevens van het standaardmodel en het logo van de Europese
Commissie bevat (zie artikel 1.8 Gebruik logo).
3.8.2 Training Agreement en Quality Commitment
Het Training Agreement en het Quality Commitment zijn onderdeel van de
stageovereenkomst.
Elke student dient vóór vertrek een Training Agreement te ontvangen. De
instelling kan daarvoor het standaardmodel in bijlage V.6 gebruiken. De
instelling kan ook een eigen model gebruiken, mits dit minimaal de
gegevens van het standaardmodel en het logo van de Europese Commissie
bevat.
Het Training Agreement beschrijft
o het stageprogramma;
o het takenpakket van de student
o de kennis, vaardigheden en competenties die zullen verworven
worden;
17

Erasmus Mobiliteit Handboek 2010-2011 EPOS
o de afspraken in verband met monitoring en evaluatie
o de afspraken in verband met erkenning: toekenning van ECTS
credits of vermelding van de stageperiode op het
diplomasupplement
De stageovereenkomst wordt gesloten tussen student, thuisinstelling en
gastonderneming.
Het initiële Training Agreement kan achteraf nog gewijzigd worden mits
onderlinge overeenstemming.
Binnen de eerste week na aankomst, zal de student de uit te voeren taken
in detail bespreken met zijn/haar mentor om tot een gemeenschappelijk
begrip te komen.
Wanneer na aankomst van de student een wijziging aan het Training
Agreement nodig blijkt te zijn, dan dient deze wijziging binnen de maand na
aankomst van de student gefinaliseerd te worden. Latere wijzigingen dienen
door de drie partijen formeel goedgekeurd te worden en moeten
onmiddellijk uitgevoerd worden.
Credits voor en erkenning van de stage kunnen enkel geweigerd worden
indien de student het professionele niveau dat vereist wordt door de
gastinstelling, niet bereikt of indien de student op een andere manier niet
voldoet aan de afspraken gemaakt tussen de deelnemende instellingen in
verband met de erkenning.
Het Quality Commitment (een integraal onderdeel van het Training
Agreement) is een standaarddocument dat de rollen en de
verantwoordelijkheden van de drie partijen beschrijft.
3.8.3 Verklaring gastonderneming
De instelling dient aan de student vóór diens vertrek het formulier
“Statement of Host Enterprise” (zie bijlage IX) te verstrekken waarop de
gastonderneming na afloop van de stage de verblijfsdata van de student
moet vermelden en bevestigen door middel van een handtekening en
stempel.
3.8.4 Transcript of Work
Aan het eind van de stageperiode in het buitenland dient de
gastonderneming een Transcript of Work te ondertekenen dat bevestigt
welke taken de student volbracht heeft en de behaalde resultaten. Hierop
dient ook een overzicht van de behaalde ECTS credits te staan.
3.8.5 Final Report Placement
Binnen de twee weken na afloop van de stageperiode moet de student de
Erasmus Studentenenquête in Budget Online invullen. De thuisinstelling
18

Erasmus Mobiliteit Handboek 2010-2011 EPOS
bezorgt een uitnodiging aan de student om de enquête in te vullen. Deze
uitnodiging bevat een link waarmee de student zich kan registeren in
Budget Online.
3.8.6 Erasmus Student Charter
Alle rechten en verplichtingen van een Erasmusstudent staan in het
Erasmus Student Charter (ESC) dat elke student voor vertrek naar het
buitenland van de thuisinstelling dient te ontvangen (bijlae V.3). Deze ESC’s
zijn te downloaden van de website www.epos-vlaanderen.be.
3.8.7 Beursbedragen stages
De beursbedragen voor stages worden vanaf het academiejaar 2010/2011
gelijkgeschakeld met de beursbedragen voor studies.
De beurzen voor Erasmus studies zijn samengesteld uit een deel Europese
en een deel Vlaamse co-financiering.
Er zijn twee categorieën van studenten:
o Categorie I: alle studenten die genieten van een verminderd
studiegeld (beursstudenten, bijna-beursstudenten en
beurstariefstudenten).
o Categorie II: alle andere studenten
Er wordt een onderscheid gemaakt tussen EILC en niet-EILC landen. De
EILC-landen zijn: IJsland, Noorwegen, Zweden, Finland, Denemarken,
Estland, Letland, Litouwen, Polen, Tsjechië, Slovakije, Hongarije, Slovenië,
Roemenië, Bulgarije, Portugal, Italië, Cyprus, Malta, Griekenland en Turkije.
In Spanje worden vanaf het academiejaar 2010/2011 EILC-cursussen
Catalaans, Valenciaans, Gallicisch en Baskisch georganiseerd. Aan de
studenten die naar Spanje gaan en voorafgaandelijk aan hun feitelijke
Erasmusperiode een EILC-cursus volgen, mag één extra beursmaand
toegekend worden. Voor het overige blijft EPOS Spanje als een niet -EILC
land beschouwen (dus de beurzen voor niet-EILC landen dienen gehanteerd
te worden).
EPOS heeft het maandelijkse beursbedrag voor studie vastgesteld als volgt:
EILC 240 €
niet EILC 210 €
EU= Europese Commissie
VR = Vlaamse Regering
Categorie I student Categorie II student
EU VR Totaal EU VR Totaal
55 €
55 €
295 €
265 €
19
210 €
180 €
55 €
55 €
De instellingen zijn verplicht deze beursbedragen te hanteren.
265 €
235 €

Erasmus Mobiliteit Handboek 2010-2011 EPOS
3.9. Betaling aan de student
De instelling is slechts gehouden stagebeurzen aan studenten uit te betalen,
indien de instelling de (voorlopige) toekenning voor studiemobiliteit heeft
ontvangen van EPOS. De instelling zal de Erasmusbeurs pas betaalbaar
stellen, nadat de student de afspraken in de stageovereenkomst door
middel van ondertekening heeft bevestigd. Uitbetaling vindt bij voorkeur
vóór vertrek van de student plaats en de toekenning van de beurzen in
ieder geval vóór het einde van de contractperiode, 30 september 2011.
Indien en voor zover de instelling bij de toekenning van beurzen aan
studenten verplichtingen aangaat die uitstijgen boven de (bijgestelde)
voorlopige toekenning (zie artikel 7.2 Voorlopige toekenning en 7.4
Bijstelling voorlopige toekenning) dan doet zij dat voor eigen rekening en
eigen risico.
3.10. Terugvorderen beurs
Eén van de verplichtingen betreft de gehele of gedeeltelijke terugbetaling
van het beursbedrag door de student, indien deze toerekenbaar tekort komt
in de nakoming van de voorwaarden uit de overeenkomst. Er zijn ook niet
toerekenbare tekortkomingen mogelijk. Er is in ieder geval geen
toerekenbare tekortkoming indien er sprake is van zodanige
omstandigheden dat in redelijkheid niet van de student verwacht kan
worden dat hij/zij het verblijf in het buitenland zal voortzetten en indien
deze omstandigheden bovendien aan de contactpersoon van de
thuisinstelling zijn gemeld en door zowel de instelling als EPOS (schriftelijk)
zijn aanvaard.
3.11. EILC (Erasmus Intensive Language Course)
De instelling kan aan rechthebbende studenten, die in het buitenland
voorafgaande aan hun stage een Erasmus Intensive Language Course
(EILC) volgen, een extra beursmaand toekennen.
De Erasmus Intensive Language Courses worden alleen aangeboden door
landen met een ‘kleine taal’: België (Nederlands), Bulgarije, Cyprus,
Denemarken, Estland, Finland, Griekenland, Hongarije, Italië, Letland,
Litouwen, Malta (Maltees), Noorwegen, Polen, Portugal, Roemenië,
Slovenië, Slowakije, Tsjechië, Turkije, IJsland en Zweden. Toekenning van
een extra beursmaand voor deelname aan een EILC dient in de
eindrapportage van de thuisinstelling vermeld te worden.
3.12. Studenten met een functiebeperking
De instelling dient bij het toekennen van de Erasmusstatus bijzondere
aandacht te besteden aan studenten die door een functiebeperking extra
voorzieningen nodig hebben. In dat geval kan EPOS aanvullende subsidie
verlenen die hoger is dan het individuele beursbedrag, mits deze extra
kosten niet uit andere fondsen kunnen worden gefinancierd. EPOS
reserveert hiertoe als richtbedrag 0,25% van het Erasmus budget voor
mobiliteit.
20

Erasmus Mobiliteit Handboek 2010-2011 EPOS
Voor deze aanvullende subsidie bovenop de Erasmusbeurs, kan de instelling
een aanvraag indienen bij EPOS volgens de aanwijzingen beschreven in
bijlage VII. Bij de tussen- en eindrapportage dient de instelling hierover te
rapporteren
21

Erasmus Mobiliteit Handboek 2010-2011 EPOS
4. ERASMUSTOELAGE VOOR ONDERWIJS-
OPDRACHTEN (STA)
4.1. Doel
De Erasmustoelage voor onderwijsopdrachten is bedoeld voor onderwijzend
personeel van hoger onderwijsinstellingen om bij een hoger
onderwijsinstelling in het buitenland onderwijs te geven. Tevens kan
personeel van een buitenlandse onderneming (zie artikel 3.6.3
Ontvankelijke ondernemingen) op uitnodiging van een Vlaamse
hogeronderwijsinstelling een onderwijsopdracht komen verzorgen.
Gemakshalve zal in dit hoofdstuk voor beide mobiliteitstypen gesproken
worden over ‘onderwijzend personeel’.
De toelage is bedoeld als vergoeding voor de extra mobiliteitsuitgaven van
het onderwijzend personeel, te weten; reiskosten, zonodig de kosten voor
taalkundige voorbereiding en bijkomende verblijfkosten in het gastland. De
toelage beoogt niet de volledige kosten van het buitenlandse verblijf te
dekken. De instelling wordt nadrukkelijk verzocht aanvullende financiering
uit eigen en/of alternatieve bronnen te zoeken.
4.2. Contractperiode
De instelling kan een toelage voor onderwijsopdrachten toekennen voor een
periode in het buitenland die tussen 1 juni 2010 en 30 september 2011
plaatsvindt.
4.3. Duur
De toelage wordt alleen toegekend voor een onderwijsopdracht met een
duur van ten minste 5 lesuren. Een minimum duur van 5 dagen wordt sterk
geadviseerd om zo een zinvolle bijdrage te leveren aan het
onderwijsprogramma en het internationale academische leven bij de
gastinstelling. De maximale duur van een onderwijsopdracht is 6 weken.
4.4. Voorwaarden instelling
4.4.1 Erasmus University Charter
Zowel de thuisinstelling als de gastinstelling dienen te beschikken over een
geldig Erasmus University Charter (zie artikel 1.4. Erasmus University
Charter). Als het een uitwisseling tussen een hoger onderwijsinstelling en
een onderneming betreft, dient de hoger onderwijsinstelling in het bezit te
zijn van een geldig EUC.
4.4.2 Bilaterale overeenkomst
Toelagen voor onderwijsopdrachten worden alleen verleend aan
onderwijzend personeel dat op uitwisseling gaat op grond van een bilaterale
overeenkomst afgesloten tussen de twee instellingen voordat de
uitwisseling plaatsvindt (zie bijlage IV Minimum requirements bilateral
22

Erasmus Mobiliteit Handboek 2010-2011 EPOS
agreements). Indien personeel van een buitenlandse onderneming op
uitnodiging van de Vlaamse hoger onderwijsinstelling een onderwijs
opdracht komt verzorgen, is een bilaterale overeenkomst niet nodig.
4.4.3 Transparantie van selectieprocedure
De instelling dient de procedure bij de selectie van onderwijzend personeel
bekend te maken aan alle betrokken partijen. De procedure dient
rechtvaardig en volledig transparant te zijn en er mag geen sprake zijn van
belangenverstrengeling.
4.4.4 Tweede toelage
Om ervoor te zorgen dat een zo groot mogelijk aantal stafleden kan worden
uitgezonden, geldt prioriteit voor onderwijzend personeel dat voor de eerste
maal naar het buitenland gaat met een Erasmustoelage.
4.5. Voorwaarden onderwijzend personeel
4.5.1 Arbeidsrelatie
Om een Erasmus onderwijsopdracht te kunnen verzorgen, dient het
onderwijzend personeel in dienst te zijn bij de thuisinstelling van waaruit de
onderwijsopdracht plaatsvindt. De thuisinstelling dient houder te zijn van
een EUC.
Personeel van een buitenlandse onderneming kan op uitnodiging van een
Vlaamse hoger onderwijsinstelling een onderwijsopdracht komen verzorgen.
In dat geval is een uitnodiging van de gastinstelling vereist en wordt de
toelage door de gastinstelling beheerd. Er zal bij deze groep goed gekeken
moeten worden of er geen belangenverstrengeling is. Zowel de zendende
onderneming als de ontvangende instelling zijn verantwoordelijk voor de
kwaliteit van de uitwisseling.
4.5.2. Nationaliteit onderwijzend personeel
De instelling kent uitsluitend de Erasmustoelage toe aan
o onderwijzend personeel dat onderdaan is van één van de aan
het Erasmusprogramma deelnemende landen
o onderwijzend personeel dat onderdaan is van een ander land
en tewerkgesteld is in een ander deelnemend land, volgens de
voorwaarden die zijn vastgelegd door elk van de deelnemende
landen.
De deelnemende landen zijn: België, Bulgarije, Cyprus, Denemarken,
Duitsland, Estland, Finland, Frankrijk, Griekenland, Hongarije, Ierland,
Italië, Letland, Liechtenstein, Litouwen, Luxemburg, Malta, Nederland,
Noorwegen, Oostenrijk, Polen, Portugal, Roemenië, Slovenië, Slowakije,
Spanje, Tsjechië, Turkije, Verenigd Koninkrijk, IJsland, Zweden; evenals de
aan die landen verbonden overzeese gebieden.
23

Erasmus Mobiliteit Handboek 2010-2011 EPOS
4.6. Verplichtingen van/aan het onderwijzend personeel
4.6.1 Overeenkomst onderwijzend personeel
Om de rechten van het onderwijzend personeel ten aanzien van de toelage
te waarborgen, heeft de instelling de verplichting om afspraken met
betrekking tot de onderwijsopdracht schriftelijk vast te leggen. De instelling
kan daarvoor gebruik maken van het model in bijlage V.9. Dit model bevat
de wederzijdse verplichtingen van het onderwijzend personeel en de
instelling. De instelling mag een eigen formulier gebruiken, mits dit
minimaal de gegevens van het model en het logo van de Europese
Commissie bevat (artikel 1.7 Gebruik logo).
4.6.2 Teaching Programme
Voor onderwijsopdrachten dient het onderwijzend personeel van tevoren
een ‘Teaching Programme’ (bijlage V.10) in te dienen, bekrachtigd door
zowel de thuis- als de gastinstelling. Daarin wordt de doelstelling en
toegevoegde waarde van de mobiliteit beschreven, de inhoud van het
onderwijsprogramma en de te verwachtten resultaten.
4.6.3 Final Report Teaching Assignment
Na terugkeer dient het onderwijzend personeel een verslag in te leveren bij
de thuisinstelling. De instelling maakt daarvoor gebruik van het model in
bijlage V.11.
4.7. Toegestane toelage
Het subsidiebedrag dat het onderwijzend personeel per week mag
ontvangen, bedraagt bij de voorlopige toekenning € 500 per week. Dit
bedrag wordt uitgekeerd als een lump sum en is inclusief reiskosten.
In uitzondering hierop kunnen stafleden met een functiebeperking
aanvullende subsidie ontvangen op deze toelage (zie artikel 4.9.
Onderwijzend personeel met een functiebeperking).
4.8. Betaling ten behoeve van de onderwijsopdracht
De instelling is slechts gehouden toelagen ten behoeve van de
onderwijsopdracht betaalbaar te stellen, indien de instelling de (voorlopige)
toekenning voor onderwijsopdrachten heeft ontvangen van EPOS. De
instelling zal de mobiliteitstoelage pas betaalbaar stellen, nadat het
onderwijzend personeel afspraken in de overeenkomst door middel van
ondertekening heeft bevestigd. Uitbetaling vindt bij voorkeur vóór vertrek
van de onderwijsopdracht plaats en de toekenning in ieder geval vóór het
einde van de contractperiode, 30 september 2011. Indien en voor zover de
instelling bij de toekenning van toelagen aan het onderwijzend personeel
verplichtingen aangaat die uitstijgen boven de (bijgestelde) voorlopige
toekenning (zie artikel 7.2 Voorlopige toekenning en 7.4 Bijstelling
voorlopige toekenning), dan doet de instelling dat voor eigen rekening en
eigen risico.
24

Erasmus Mobiliteit Handboek 2010-2011 EPOS
4.9. Onderwijzend personeel met een functiebeperking
De instelling dient bij het toekennen van mobiliteitstoelagen bijzondere
aandacht te besteden aan onderwijzend personeel dat door een
functiebeperking extra voorzieningen nodig heeft. In dat geval kan EPOS
aanvullende subsidie verlenen die hoger is dan de individuele maximale
toelage, mits deze kosten niet uit andere fondsen kunnen worden
gefinancierd. EPOS reserveert hiertoe als richtbedrag 0,25% van het
Erasmus mobiliteitsbudget.
Voor een extra, aanvullende subsidie op de mobiliteitstoelage voor
onderwijzend personeel kan de instelling een aanvraag indienen bij EPOS
volgens de aanwijzingen beschreven in bijlage VII.2. Bij de tussen- en
eindrapportage dient de instelling hierover te rapporteren.
25

Erasmus Mobiliteit Handboek 2010-2011 EPOS
5. ERASMUSTOELAGE VOOR STAFTRAINING (STT)
5.1. Doel
Erasmustoelage voor staftraining is bedoeld voor onderwijzend en niet
onderwijzend personeel aan hoger onderwijsinstellingen met het doel
opleiding te volgen in een onderneming, organisatie of instelling voor hoger
onderwijs in een ander deelnemend land. Er zijn verschillende benamingen
voor de opleiding in de buitenlandse onderneming/organisatie/instelling:
kortlopende detachering, jobshadowing, studiebezoek, workshop,
conferentie, enz.
De toelage voor staftraining is bedoeld als vergoeding voor de extra
mobiliteitsuitgaven van de rechthebbende stafleden, te weten reiskosten,
zonodig de kosten voor taalkundige voorbereiding en bijkomende
verblijfkosten in het gastland. De toelage beoogt niet de volledige kosten
van het buitenlandse verblijf te dekken.
5.2. Contractperiode
De instelling kan een toelage voor staftraining toekennen voor een periode
in het buitenland die tussen 1 juni 2010 en 30 september 2011 plaatsvindt.
5.3. Duur
De toelage wordt alleen toegekend voor een training/scholing met een duur
van minimaal 1 week (5 werkdagen) en maximaal 6 weken.
Verblijfperiodes van minder dan 5 werkdagen mogen worden goedgekeurd,
als belangrijke personeelsleden moeilijk gedurende deze hele
minimumperiode gemist kunnen worden en wanneer het gaat om het
bijwonen van conferenties, seminars en workshops. De instelling dient in
zulke gevallen te verantwoorden welke de relevantie van deelname aan
seminarie/conferentie/workshop is voor het betrokken personeelslid. De
door Erasmus gefinancierde trainingsperiode mag echter niet voor het
merendeel gevuld worden met het volgen van taalcursussen en het
bijwonen van conferenties, seminars en workshops. Deze regel geldt per
thuisinstelling en academisch jaar (per subsidieovereenkomst).
5.4. Voorwaarden instelling
5.4.1 Erasmus University Charter
De thuisinstelling dient te beschikken over een geldig Erasmus University
Charter (artikel 1.4. Erasmus University Charter). Als stafmobiliteit tussen
twee hogeronderwijsinstellingen plaatsvindt, dient ook de gastinstelling over
een geldig Erasmus University Charter te beschikken.
5.4.2 Bilaterale overeenkomst
Als stafmobiliteit tussen twee hoger onderwijsinstellingen plaatsvindt, moet
er een bilaterale overeenkomst tussen de twee instellingen zijn afgesloten
26

Erasmus Mobiliteit Handboek 2010-2011 EPOS
voordat de uitwisseling plaats vindt (zie bijlage IV Minimum requirements
bilateral agreements). Deze regel geldt niet voor de uitwisseling tussen een
hoger onderwijsinstelling en een onderneming.
5.4.3 Transparantie van selectieprocedure
De instelling dient de procedure bij de selectie van stafleden bekend te
maken aan alle betrokken partijen. De procedure dient rechtvaardig en
volledig transparant te zijn en er mag geen sprake zijn van
belangenverstrengeling.
5.4.4 Tweede toelage
Om ervoor te zorgen dat een zo groot mogelijk aantal stafleden kan worden
uitgezonden, geldt prioriteit voor stafleden die voor de eerste maal naar het
buitenland gaan met een Erasmustoelage.
5.5. Voorwaarden stafleden
5.5.1 Arbeidsrelatie
De stafleden dienen in dienst te zijn bij de thuisinstelling (die houder is van
een EUC).
5.5.2. Nationaliteit stafleden
De instelling kent uitsluitend de Erasmustoelage toe aan
o stafleden die onderdaan zijn van één van de aan het
Erasmusprogramma deelnemende landen;
o stafleden die onderdaan zijn van een ander land en werkzaam
zijn in een deelnemend land onder de voorwaarden gesteld
door elk van de deelnemende landen
De deelnemende landen zijn: België, Bulgarije, Cyprus, Denemarken,
Duitsland, Estland, Finland, Frankrijk, Griekenland, Hongarije, Ierland,
Italië, Letland, Liechtenstein, Litouwen, Luxemburg, Malta, Nederland,
Noorwegen, Oostenrijk, Polen, Portugal, Roemenië, Slovenië, Slowakije,
Spanje, Tsjechië, Turkije, Verenigd Koninkrijk, IJsland, Zweden; evenals de
aan die landen verbonden overzeese gebieden.
5.6. Verplichtingen van/aan stafleden
5.6.1 Overeenkomst stafleden
Om de rechten van de stafleden ten aanzien van de toelage te waarborgen,
heeft de instelling de verplichting om afspraken met betrekking tot de
training schriftelijk vast te leggen. De instelling kan daarvoor gebruik
maken van het model in bijlage V.12. Dit model bevat de wederzijdse
verplichtingen van de stafleden en de instelling. De instelling mag een eigen
formulier gebruiken, mits dit minimaal de gegevens van het model en het
logo van de Europese Commissie bevat (artikel 1.7 Gebruik logo).
27

Erasmus Mobiliteit Handboek 2010-2011 EPOS
5.6.2 Work Plan
De stafleden dienen van tevoren een ‘Work Plan’ in te dienen, bekrachtigd
door zowel de thuis- als de gastinstelling/onderneming. Daarin wordt de
doelstelling en toegevoegde waarde van de mobiliteit beschreven, de uit te
voeren activiteiten en de te verwachtten resultaten. Opleidingsactiviteiten,
zoals het volgen van taalcursussen, het bijwonen van seminars, workshops
en conferenties, zijn toegestaan zolang deze activiteiten niet de
meerderheid vormen van het totaal aantal trainingsdagen per instelling.
De instelling kan voor het Work Plan gebruik maken van het model in
bijlage V.13. De instelling mag een eigen formulier gebruiken, mits dit
minimaal de gegevens van het model en het logo van de Europese
Commissie bevat (artikel 1.7 Gebruik logo).
5.6.3 Final Report Staff Training
Na terugkeer dient het staflid een verslag in te leveren bij de thuisinstelling.
De instelling maakt daarvoor gebruik van het format in bijlage V.14.
5.7. Maximaal toegestane toelagen
Het maximale subsidiebedrag dat een staflid per week mag ontvangen
bedraagt bij de voorlopige toekenning € 500 per week. Dit bedrag wordt
uitgekeerd als een lump sum en is inclusief reiskosten.
In uitzondering hierop kunnen stafleden met een functiebeperking
aanvullende subsidie ontvangen op deze toelage (zie artikel 5.9. Stafleden
met een functiebeperking).
5.8. Betaling ten behoeve van de training
De instelling is slechts gehouden toelagen ten behoeve van een training
betaalbaar te stellen indien de instelling de (voorlopige) toekenning voor
stafmobiliteit heeft ontvangen van EPOS. De instelling zal de
mobiliteitstoelage pas betaalbaar stellen nadat het staflid de afspraken in de
overeenkomst door middel van ondertekening heeft bevestigd. Uitbetaling
vindt bij voorkeur vóór vertrek van het staflid plaats en de toekenning in
ieder geval vóór het einde van de contractperiode, 30 september 2011.
Indien en voor zover de instelling bij de toekenning van toelagen aan
stafleden verplichtingen aangaat die uitstijgen boven de (bijgestelde)
voorlopige toekenning (zie artikel 7.2 Voorlopige toekenning en 7.4
Bijstelling voorlopige toekenning), dan doet de instelling dat voor eigen
rekening en eigen risico.
5.9. Stafleden met een functiebeperking
De instelling dient bij het toekennen van mobiliteitstoelagen bijzondere
aandacht te besteden aan stafpersoneel dat door een functiebeperking extra
voorzieningen nodig heeft. In dat geval kan EPOS aanvullende subsidie
28

Erasmus Mobiliteit Handboek 2010-2011 EPOS
verlenen die hoger is dan de individuele maximale toelage, mits deze kosten
niet uit andere fondsen kunnen worden gefinancierd. EPOS reserveert
hiertoe als richtbedrag 0,25% van het Erasmus mobiliteitsbudget.
Voor een extra, aanvullende subsidie op de mobiliteitstoelage voor
stafpersoneel kan de instelling een aanvraag indienen bij EPOS volgens de
aanwijzingen beschreven in bijlage VII.2. Bij de tussen- en eindrapportage
dient de instelling hierover te rapporteren.
29

Erasmus Mobiliteit Handboek 2010-2011 EPOS
6. TOELAGEN VOOR DE ORGANISATIE VAN
MOBILITEIT (OM)
6.1. Doel
De toelage voor de organisatie van mobiliteit is bedoeld als vergoeding voor
de extra uitgaven voor de organisatie van mobiliteit.
De organisatie van mobiliteit kan onder meer de volgende activiteiten
omvatten. Deze lijst is niet uitputtend:
o Voorzieningen voor het selecteren van studenten en
personeelsleden om deel te nemen aan mobiliteitsactiviteiten
o Het verschaffen van taalvoorbereiding aan studenten en
personeelsleden die aan mobiliteitsactiviteiten zullen
deelnemen
o Verstrekken van informatie en ondersteuning aan inkomende
en uitgaande studenten en personeelsleden (bv. kennismaking
met gastinstelling/-organisatie, verwelkoming, studieadvies
aan studenten, hulp bij praktische zaken zoals huisvesting,
sociale zekerheid, verblijfsvergunningen, vervoer, begeleiding
van gaststudenten door studiebegeleider/mentor)
o Academische en organisatorische afspraken met
partnerinstellingen (bijv. voor studenten:erkenning van
studieperiodes in het buitenland; voor onderwijzend personeel:
opname van cursussen in het normale studieprogramma van
de gastinstelling; regelingen voor de evaluatie van studenten
en cursussen, enz. Dit kan bezoeken aan partnerinstellingen
met zich meebrengen, die houder zijn van een EUC.)
o Bezoeken aan potentiële partnerinstellingen die houder zijn
van een EUC om interinstitutionele overeenkomsten te
bespreken en te bepalen
o De ontwikkeling en het gebruik van het European Credit
Transfer and Accumulation System (ECTS) en het
Diplomasupplement (DS)
o Ervoor zorgen dat er met studenten de nodige afspraken
worden gemaakt over hun studie- /stageprogramma en over
de evaluaties die daarmee samenhangen (d.w.z.
studieovereenkomsten, stageovereenkomsten)
o Het treffen van regelingen voor het opvolgen van de eigen
studenten tijdens de studieperiode in het buitenland, onder
meer via bezoeken aan partnerinstellingen of -organisaties
o Het verzamelen van feedback van teruggekeerde studenten en
personeelsleden en deze feedback ter beschikking stellen aan
gegadigde studenten en personeelsleden voor een verblijf in
het buitenland (daartoe zou onder meer hulp geboden kunnen
worden aan plaatselijke studentenorganisaties of geselecteerde
studenten van verschillende departementen bij activiteiten op
het gebied van voorlichting en begeleiding ten behoeve van
vertrekkende studenten of gaststudenten)
o Het treffen van specifieke regelingen om de kwaliteit van
bedrijfsstages voor studenten te waarborgen
30

Erasmus Mobiliteit Handboek 2010-2011 EPOS
o Informatie bezorgen over en voor publiciteit zorgen rond het
Erasmus programma (mobiliteit van studenten en personeel)
NB: De verzekeringkosten voor uitgaande studenten vallen niet onder de
OM toelage maar moeten door de student zelf worden gedekt. De
thuisinstelling moet de student vooraf over de situatie in het gastland
informeren en verifiëren of de uitgaande student voldoende
verzekeringsdekking heeft.
6.2. Contractduur
De instelling kan een toelage voor de organisatie van mobiliteit gebruiken
voor kosten die tussen 1 juni 2010 en 30 september 2011 gemaakt zijn.
6.3. Dubbele financiering
De Eramustoelage voor de organisatie van mobiliteit kan niet worden
ingezet voor financiering van zaken die al door Europese gelden worden
gefinancierd of gesubsidieerd.
6.4. Verantwoording
De instelling dient te beschikken over een document waaruit blijkt dat de
kosten voor organisatie van mobiliteit daadwerkelijk gemaakt zijn en
waarmee de datum van uitvoering wordt bevestigd (bijvoorbeeld bonnen,
interne declaraties).
6.5. Minimaal en maximaal toegestane toelagen
Elke instelling, die minimaal één individu aan mobiliteit realiseert, heeft
recht op een vergoeding voor de organisatie van mobiliteit van minimaal €
500. Voor gerealiseerde mobiliteit wordt per individu aan elke instelling een
toelage toegekend. De hoogte van de voorlopige toelage wordt vastgesteld
middels een per capita vergoeding volgens een verdeling van vier schalen.
Aantal mobiele personen Per individu
Schaal 1 1 t/m 25 125
Schaal 2 26 t/m 100 100
Schaal 3 101 t/m 400 75
Schaal 4 meer dan 400 50
Het finale bedrag voor de organisatie van mobiliteit zal afhangen van het
feitelijk aantal gerealiseerde uitgaande mobiliteiten. Inkomende mobiliteiten
van personeel uit bedrijven dat werd uitgenodigd, zullen ook in rekening
gebracht worden.
Indien het totaal aantal gerealiseerde mobiliteiten hoger ligt dan het aantal
geraamde mobiliteiten (vermeld in de subsidie-overeenkomst), kan de OMtoelage
niet verhoogd worden.
Indien het totaal aantal gerealiseerde mobiliteiten lager ligt dan het aantal
geraamde mobiliteiten (vermeld in de subsidie-overeenkomst), zal de OM-
31

Erasmus Mobiliteit Handboek 2010-2011 EPOS
toelage verminderd worden, tenzij het verschil tussen het aantal
gerealiseerde en het aantal geraamde mobiliteiten kleiner is dan 10%.
6.6. Betaling ten behoeve van organisatie van mobiliteit
De instelling is slechts gehouden toelagen ten behoeve van de organisatie
van mobiliteit betaalbaar te stellen indien de instelling de (voorlopige)
toekenning voor organisatie van mobiliteit heeft ontvangen van EPOS.
Indien en voor zover de instelling bij de toekenning van toelagen voor de
organisatie van mobiliteit verplichtingen aangaat die uitstijgen boven de
(bijgestelde) voorlopige toekenning (zie artikel 7.2 Voorlopige toekenning
en 7.4 Bijstelling voorlopige toekenning), dan doet de instelling dat voor
eigen rekening en eigen risico.
32

Erasmus Mobiliteit Handboek 2010-2011 EPOS
7. TOEKENNING VAN FONDSEN AAN DE
INSTELLINGEN EN BETALING
7.1. Initiële toekenning
EPOS berekent per instelling een initiële toekenning van mobiliteitsfondsen.
Deze initiële toekenning is gebaseerd op gerealiseerde en gerapporteerde
mobiliteit (de zogenaamde past performance).
7.2 Uitbetaling van de initiële toekenning
7.2.1 Overgaan tot betaling
EPOS is slechts gehouden fondsen aan de instelling uit te betalen op
voorwaarde dat EPOS deze gelden heeft ontvangen van de Europese
Commissie en de Vlaamse Regering. EPOS gaat over tot betaling van 80%
van de initiële toekenning zodra de instelling een exemplaar van de
financieringsovereenkomst ondertekend en gedateerd aan EPOS heeft
bezorgd.
7.2.2 Opschorting van betaling
EPOS heeft het recht om de uitbetaling van de initiële toekenning
afhankelijk te stellen van de mate waarin de instelling heeft voldaan aan de
rapportage- en betalingsverplichtingen met betrekking tot voorgaande
jaren.
EPOS kan tevens besluiten geen fondsen uit te keren als de instelling nog
een creditbedrag van een voorgaand jaar open heeft staan.
7.3. Aanpassing van de initiële toekenning
Op 15 november 2010 en 14 januari 2011 dienen de instellingen een
tussentijds rapport in voor zowel studie-, stage- als stafmobiliteit.
Tegen uiterlijk 15 november 2010 bezorgen de instellingen aan EPOS de
lijst met alle personen (studenten en staf) die zijn geselecteerd voor een
Erasmusbeurs voor een mobiliteit die start tussen 1 juni 2010 en 30
september 2011. Voor elke persoon op de lijst dienen de volgende
gegevens vermeld te worden:
o Voornaam
o Naam
o Gastinstelling of gastonderneming
o Land van bestemming
o Datum van vertrek
o Datum van terugkeer
o Type mobiliteit : SMS, SMP, STA of STT
o Contract getekend met de thuisinstelling: ja/neen
33

Erasmus Mobiliteit Handboek 2010-2011 EPOS
Voor elke type mobiliteit dient het totaal aantal mobiliteiten en de duur (in
maanden voor SMS en SMP en in dagen voor STA en STT) vermeld te
worden.
Tegen uiterlijk 14 januari 2011 bezorgen de instellingen aan EPOS de lijst
met alle personen (studenten en staf) die zijn geselecteerd voor een
Erasmusbeurs voor een mobiliteit die start tussen 1 juni 2010 en 30
september 2011. Voor elke persoon op de lijst dienen de volgende
gegevens vermeld te worden:
o Voornaam
o Naam
o Gastinstelling of gastonderneming
o Land van bestemming
o Datum van vertrek
o Datum van terugkeer
o Type mobiliteit : SMS, SMP, STA of STT
o Contract getekend met de thuisinstelling: ja/neen
Voor elke type mobiliteit dient het totaal aantal mobiliteiten en de duur (in
maanden voor SMS en SMP en in dagen voor STA en STT) vermeld te
worden.
Op basis van de door de instellingen gerealiseerde en nog te realiseren
mobiliteiten en van het beschikbare budget, maakt EPOS een herverdeling
van de beschikbare subsidies. Deze herverdeling resulteert in een
aangepaste toekenning per instelling. Ook wordt een herberekening voor
OM gemaakt. De instelling ontvangt een formele kennisgeving met daarin
de bedragen en aantallen van de aanpassing. Deze aangepaste toekenning
dient als maximale toekenning (plafond) te worden beschouwd.
7.4 Uitbetaling van de aangepaste toekenning
7.5.1 Overgaan tot betaling
EPOS is slechts gehouden gelden aan de instelling uit te betalen, die de
EPOS reeds ontvangen heeft van de Europese Commissie en de Vlaamse
Regering. EPOS gaat over tot betaling zodra de instelling een exemplaar
van het aanvullend contract ondertekend en gedateerd heeft teruggestuurd
naar EPOS. Indien de instelling het aanvullende contract niet heeft
teruggestuurd binnen uiterlijk één maand na dagtekening van de
begeleidende brief, vervalt de aanspraak op het beschikbaar gestelde
bedrag.
7.5.2 Rapportage afhankelijk
EPOS heeft het recht om de uitbetaling van de aangepaste voorlopige
toekenning afhankelijk te stellen van de mate waarin de instelling heeft
voldaan aan de rapportage- en betalingsvoorwaarden.
EPOS kan tevens besluiten geen gelden uit te keren als de instelling nog
een creditbedrag van een voorgaand jaar open heeft staan.
34

Erasmus Mobiliteit Handboek 2010-2011 EPOS
7.6.Definitieve subsidie
EPOS stelt aan de hand van de eindrapportages van de instellingen (zie
artikel 8.3 Eindrapportage) de definitieve subsidie vast.
7.7. Uitbetaling definitieve subsidie
7.7.1 Overgaan tot betaling
EPOS is slechts gehouden gelden aan de instelling uit te betalen, die de
EPOS reeds ontvangen heeft van de Europese Commissie en de Vlaamse
Regering. EPOS gaat over tot betaling van het bedrag van de definitieve
subsidie, zodra EPOS heeft vastgesteld wat het rechtmatige bedrag van
subsidie is voor de betreffende instelling.
7.7.2 Rapportage afhankelijk
EPOS heeft het recht om de uitbetaling van de definitieve subsidie
afhankelijk te stellen van de mate waarin de instelling heeft voldaan aan de
rapportage- en betalingsvoorwaarden.
EPOS kan tevens besluiten geen gelden uit te keren als de instelling nog
een creditbedrag van een voorgaand jaar open heeft staan.
7.8. Financieringsperiode
De instelling dient de gelden voor studenten, docenten en stafleden uit te
betalen tussen 1 juni 2010 en 30 september 2011. Het is de instelling
verboden na 30 september 2011 resterende gelden aan te wenden in de
volgende contractperiode.
7.9. Terugbetaling
7.9.1 Algemeen
De instelling dient op eerste verzoek van EPOS alle ter beschikking gestelde
bedragen terug te betalen, indien deze niet of in strijd met de in de
overeenkomst genoemde voorwaarden aan (de) student(en) en/of stafleden
en/of organisatie van mobiliteit zijn toegekend (zie ook artikel 8.5 Primaire
controles).
35

Erasmus Mobiliteit Handboek 2010-2011 EPOS
8. ADMINISTRATIE, RAPPORTAGE EN CONTROLE
8.1.Algemeen
De instelling beheert de door EPOS ter beschikking gestelde gelden en
draagt zorg voor een deugdelijke financiële administratie met daarin
opgenomen de maatregelen van interne controle. De besteding van
toelagen dient rechtmatig en in overeenstemming met het doel waartoe de
gelden zijn verstrekt plaats te vinden, met inachtneming van de in de
overeenkomst gestelde voorwaarden.
De betalingen van de studentenbeurzen worden altijd op naam van de
individuele student gesteld.
De betalingen van de toelagen voor stafleden wordt op naam van de
betreffende vakgroep of faculteit gedaan onder vermelding van de
betreffende persoon.
Bewijzen van betaling dienen door de instelling te worden bewaard in de
administratie.
8.2. Tussentijds rapport
De instelling zal uiterlijk tegen 14 januari 2011 door middel van een
tussentijds rapport EPOS informeren over het totaal aantal toegekende
Erasmusbeurzen (SMS en SMP) en toelagen voor onderwijsopdrachten en
staftraining (STA en STT) en de reeds uitbetaalde bedragen. Dit tussentijds
rapport dient zowel voor studenten- als stafmobiliteit te geschieden met
behulp van de rapportagetool (SOP/Budget Online).
8.3. Eindrapport
De instelling zal uiterlijk tegen 31 oktober 2011 een eindrapport naar EPOS
sturen waarin zij informeert over het totaal aantal toegekende
Erasmusbeurzen en toelagen voor onderwijsopdrachten en staftraining.
Tevens dient de instelling een inhoudelijk verslag op te stellen waarin een
toelichting wordt gegeven op het gebruik van de subsidie. Deze
eindrapportage dient voor studenten- en stafmobiliteit te geschieden met
behulp van de rapportagetool dat door EPOS aan de instelling beschikbaar
wordt gesteld.
EPOS gebruikt de eindrapportage van de instelling om:
•
o een inhoudelijke toelichting op het beheer van de beurzen en
toelagen voor Erasmus te krijgen;
o een verantwoording van de besteding van de ontvangen
gelden met studentgegevens en stafgegevens op te stellen van
elke instelling;
•
36

Erasmus Mobiliteit Handboek 2010-2011 EPOS
8.4. Monitoring
o te controleren of de instelling de toelagen in overeenstemming
met de bepalingen uit deze overeenkomst heeft toegekend en
uitbetaald aan de studenten en stafleden;
o een inhoudelijke en financiële verantwoording voor de
Europese Commissie op te kunnen stellen;
o overzichtsstatistieken over Erasmusmobiliteit te kunnen
maken.
EPOS zal in 2010-2011 ten minste één monitoringbezoek afleggen bij een
hogeronderwijsinstelling gecombineerd voor studenten- en stafmobiliteit en
de organisatie van mobiliteit. De instelling wordt door EPOS aangewezen.
EPOS zal het monitoringbezoek minstens twee weken van tevoren
aankondigen. Doel van een monitoringbezoek is het kritisch bespreken van
het kader en het beleid van de Erasmusmobiliteit, van de
mobiliteitsactiviteiten zelf en van de administratie.
8.5. Primaire controles
De Europese Commissie legt het NA primaire controles op voor de
uitvoering van het Erasmusprogramma. Per jaar zijn op voorhand de criteria
en het aantal te controleren instellingen door de Europese Commissie
vastgesteld. Nadat de eindrapportage is ingediend op 31 oktober 2011
vinden in het algemeen de volgende controles plaats.
8.5.1 Final Report Check
Elke instelling dient, conform het overeengekomen instellingscontract, een
eindrapport op te stellen. Het eindrapport dient inzicht te bieden in de
resultaten van de gesubsidieerde activiteit(en).
Daarnaast biedt de eindrapportage de grondslag voor de vaststelling van de
definitieve subsidiebedragen. Alle eindrapporten zullen aan een analyse
onderworpen worden.
8.5.2 Desk Check
Naast de Final Report Check heeft het NA ook de Desk Check als instrument
om het risico van onrechtmatig gebruik van Erasmussubsidie te beperken.
Voor het uitvoeren van de desk check selecteert EPOS ad random het aantal
instellingen dat gecontroleerd wordt. Van deze instellingen worden dossiers
en originele documenten en/of kopieën opgevraagd die het eerder
aangeleverde eindrapport zowel inhoudelijk als financieel verder
onderbouwen.
8.5.3 System Check
Door de toenemende automatisering wordt de inzichtelijkheid van
bedrijfsprocessen in relatie tot ICT steeds belangrijker. Met het afnemen
van een System Check verkrijgt EPOS inzicht in de processen en procedures
met betrekking tot de uitvoer van het Erasmusprogramma. Naast deze
controle behelst de system check ook een financiële controle. Tijdens deze
37

Erasmus Mobiliteit Handboek 2010-2011 EPOS
controle wordt de tijdigheid, volledigheid en juistheid van het laatst
ingeleverde eindrapport vastgesteld. Met deze controles verkrijgt EPOS
inzicht in de kwaliteit van het management rondom de Erasmusgelden.
Tevens verschaft het zich inzicht in de mate van rechtmatig handelen van
de instellingen. Bij een aantal instellingen zal een System Check worden
uitgevoerd door de regeringscommissarissen van de Vlaamse Regering.
8.5.4 Financial Check
De Financial Check heeft tot doel de rechtmatigheid van financieel handelen
vast te stellen. Concreet moet EPOS tijdens de Financial Check controleren
of de gerapporteerde financiële bedragen daadwerkelijk ten goede zijn
gekomen aan de studenten en/of het gastdocentschap en/of staftraining.
Tevens dient EPOS te controleren of de data en de bestemming van de
buitenlandse studie/stage of gastdocentschap/staftraining in
overeenstemming zijn met de gerapporteerde gegevens en de betaling op
grond van een rechtmatige toekenning is geschied. Om dit te
bewerkstelligen wordt een selectie van instellingen conform een
controleprotocol gemaakt. Per instelling worden vervolgens de studenten
en/of stafleden geselecteerd waarvan de dossiers gecontroleerd worden.
Voor de uitvoering van de Financial Check zullen deze instellingen worden
bezocht door de regeringscommissarissen van de Vlaamse Regering.
38