publicatie Voor de zoeker[1].pdf - Gelders Erfgoed

;
3
=b
à
bL.
r
v
frrr
É
br
Ë
E
t"
F
1. lnvulinstructies
feanne Hogenboom
Het uitwisselingsformat is ontworpen voor de uitwisseling van gegevens over
fotocollecties en biedt de mogelijkheid aan instellingen die dergelijke collecties
beheren om snel foto's te traceren die wellicht interessant kunnen zijn voor
tentoonstellingen, publikaties, onderzoek en dergelijke.
Een uitwisselingsactie bestaat altijd uit'vraag en aanbodl
Onder'waag'wordt verstaan de bereidheid van de instelling die informatie
zoekt om de zoekwaag in de vorm van het uitwisselingsformat aan te bieden.
Onder 'aanbod' wordt verstaan het streven van de instelling, aan wie de zoekvraag
gesteld is, om beschikbare gegevens uit te wisselen en het gegevensbeheer daarop
af te stemmen.
Om verkeer tussen vraag- en aanbodzijde mogelijk te maken, moeten beide
partijen zich aan dezelfde regels houden bij het invullen van het
uitwisselingsformat.
Het in de inleiding genoemde overleg met een aantal instellingen dat fotocollecties
beheert, heeft geresulteerd in een uitwisselingsformat, bestaande uit slechts twaalf
gegevens. Hierbij moet in aanmerking worden genomen, dat een beperkt aantal
gegevens beter hanteerbaar is dan een uitgebreid format met een lange lijst gege-
vens.
De vastgestelde gegevens zijn :
1. instellingsnaam
2. inventarisnummer
3. aantal
4. voorstelling trefwoord
5. voorstelling specifiek
6. titel
7. concept
8. techniek trefwoord
9. naam fotograaf
10. datum opname
11. plaats opname
12. opmerkingen
De leden van het Samenwerkingsproject hebben een aantal velden aangewezen
waarvoor invulling verplicht is gesteld. In deze velden moet u dus altijd iets
invullen. Als het gegeven in zo'n veld niet bekend is, wordt meestal 'onbekend'
ingevuld. De velden met verplichte invulling zljn (zie ook hoofdstuk 2):
11