Regeling budgetbeheer provincie Groningen

Regeling budgetbeheer provincie Groningen
Hoofdstuk I. Lijst met begrippen.
In deze regeling worden onder meer de volgende begrippen gehanteerd:
• Apparaatskostenbudget bestaande uit de volgende onderdelen:
a. het budget voor personele apparaatskosten bestaande uit: loonkosten, aanvullende
toelagen, kredieten voor tijdelijke krachten, ouder- en zwangerschapsverlof, jubilea- en
afscheidsuitkeringen en - gratificaties, overwerk, woon-werkregeling,
gladheidbestrijding, beoordelen & belonen, uitzendkrachten, reis- en verblijfkosten,
opleidingen, personeelsactiviteiten, werving personeel, crèche, buitenschoolse opvang,
verhuiskosten en representatie.
b. materiële apparaatskosten, waartoe behoren uitgaven voor beheer en onderhoud
gebouwen, kantoorbenodigdheden, automatisering etc.
c. rente en afschrijving van tot de apparaatskosten behorende activa
• Beheersbudgetten zijn die kredieten die rechtstreeks op de gewone dienst worden
verantwoord, die het karakter hebben van apparaatskosten, maar krachtens de
bepalingen uit het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten daartoe
niet kunnen worden gerekend.
• Beleidsbudgetten zijn die kredieten op de gewone dienst die worden aangewend voor
externe doeleinden (in principe inkomens- en vermogensoverdrachten)
• MT-buffer: dat deel van de totale personeelskosten dat op centraal niveau wordt bewaakt
en over de aanwending waarvan het MT een besluit neemt.
Hoofdstuk II Algemene bepalingen.
1. Deze Regeling budgetbeheer vloeit voort uit het Bevoegdhedenbesluit GS provincie
Groningen. Daarin worden de afdelingshoofden aangemerkt als de integrale managers.
2. De volgende budgetten kunnen worden onderscheiden:
a. de budgetten voor apparaatskosten, die zijn toegekend aan de afdelingshoofden en die
bestaan uit de volgende onderdelen:
1. personele apparaatskosten;
2. materiële apparaatskosten;
3. kapitaallasten;
b. de budgetten voor beheerskredieten gewone dienst, niet behorend tot de
apparaatskosten, maar wel toegekend aan de afdelingshoofden. Deze worden op een
aparte lijst, (de zogenaamde mandaatlijst), jaarlijks vermeld.
c. de budgetten voor beleidskredieten.
3. De afdelingshoofden zijn verantwoordelijk voor het beheer en de bewaking van de aan
hen ter beschikking gestelde budgetten. Tevens zijn zij verantwoordelijk voor de bewaking
van de beleidsbudgetten.
4. De afdelingshoofden rapporteren ( op daartoe aangewezen tijdstippen, overeenstemmend
met de planning- en controlcyclus ) via het Managementteam aan Gedeputeerde Staten.
5. Na vaststelling van de programmabegroting door Provinciale Staten wordt door
Gedeputeerde Staten aan de afdelingshoofden een lijst verstrekt waarin de kredieten
worden vermeld waarvoor zij de beheer- dan wel de bewakingsverantwoordelijkheid
dragen. Die lijst is de grondslag voor de rapportage aan Gedeputeerde Staten.
6. De afdelingshoofden hebben de mogelijkheid aan personen binnen hun afdeling de
werkzaamheden, die voortvloeien uit hun beheer- en bewakingsfunctie op te dragen. Die
personen verantwoorden zich jegens het afdelingshoofd.
7. Voorzover er binnen de provinciale organisatie projecten in het leven worden geroepen,
die meerdere afdelingen betreffen, wordt door het MT bepaald over welke budgetten de
projectleider de beschikking krijgt en aan welk afdelingshoofd de projectleider
verantwoording verschuldigd is.
Regeling budgetbeheer provincie Groningen 1

8. De afdelingshoofden stellen een lijst op met budgethouders en tekeningsbevoegden voor
declaraties en facturen. Deze lijst wordt jaarlijks voor het begin van het nieuwe dienstjaar
aan de concerncontroller en de accountant verstrekt.
9. De concerncontroller kan nadere voorschriften geven inzake de toepassing van deze
regeling.
10. De in deze regeling aan de afdelingshoofden toegekende bevoegdheden worden niet
uitgeoefend:
a. indien ter zake wordt afgeweken van een bij of krachtens wettelijk voorschrift
uitgebracht advies;
b. indien bedenkingen, bezwaren of zienswijzen zijn ingediend of (een lid van)
Gedeputeerde Staten heeft aangegeven niet in te stemmen met het op de
voorgenomen wijze uitoefenen van de toegekende bevoegdheid.
Hoofdstuk III Bepalingen inzake apparaatskosten/beheerskredieten gewone dienst.
Bevoegdheden van de afdelingshoofden inzake de budgetten voor apparaatskosten en
beheerskredieten gewone dienst.
1. Aan de afdelingshoofden worden budgetten voor apparaatskosten (personeel en
materieel ) en beheerskredieten ( die rechtstreeks zijn opgenomen op de gewone dienst )
toegekend.
2. De afdelingshoofden zijn gerechtigd tot het doen van uitgaven uit de aan hen ter
beschikking gestelde budgetten.
3. Binnen de diverse onderdelen van het personele apparaatskostenbudget mag geschoven
worden, waarbij de volgende beperkingen gelden:
a. vast personeel mag niet gefinancierd worden uit andere personeelskostenbudgetten
dan loonkosten;
b. de voor opleidingen bestemde bedragen mogen alleen voor dat doel aangewend
worden;
c. de voor beoordelen en belonen bestemde bedragen mogen alleen voor dat doel
aangewend worden.
4. De formatie van een afdeling dan wel de bezetting daarvan mag alleen gewijzigd worden
indien het toegestane budget niet wordt overschreden. Het MT moet hiermee instemmen.
5. De formatie van een afdeling, dan wel de bezetting daarvan mag structureel uitgebreid
worden, indien er gedurende 3 jaar of meer additionele middelen beschikbaar zijn. Het MT
moet hiermee instemmen.
6. De formatie van een afdeling, dan wel de bezetting daarvan mag incidenteel uitgebreid
worden indien er incidenteel ( dat is gedurende een periode van minder dan 3 jaren )
middelen beschikbaar zijn. Het MT moet hiermee instemmen.
7. Indien additionele werkzaamheden ( incidenteel of structureel ) gefinancierd (moeten)
worden uit budgetten voor interne of externe producten, worden de daarmee gepaard
gaande personeelskosten overgeheveld naar het apparaatskostenbudget. Daarvoor is
de instemming van Gedeputeerde Staten dan wel Provinciale Staten nodig.
8. Afdelingshoofden mogen in principe maximaal 10% van de formatie van de afdeling
invullen met tijdelijk personeel.
9. Vervanging van personeelsleden i.v.m. (langdurige) ziekte, zwanger- en
ouderschapsverlof, moet binnen het totaal van het apparaatskostenbudget opgevangen
worden.
10. Indien personeelsleden gebruik maken van een seniorenregeling wordt het
apparaatskostenbudget daarvoor gecompenseerd. Die compensatie vindt plaats tegen het
schaalgemiddelde van de vacante functie. Die compensatie vindt plaats uit de algemene
middelen.
11. Eventuele wachtgelden komen ten laste van het apparaatskostenbudget en worden niet
gecompenseerd.
2
Regeling budgetbeheer provincie Groningen

Overheveling naar een volgend dienstjaar
12. De afdelingshoofden kunnen (onderdelen uit) het aan hen ter beschikking gestelde
personele apparaatskostenbudget overbrengen van het ene naar het andere dienstjaar.
De restricties uit Hoofdstuk III blijven van toepassing.
13. Toepassing van het onder 12 gestelde behoeft de instemming van het MT. Het
afdelingshoofd dient daartoe een onderbouwd voorstel in, waarin moet zijn opgenomen op
welke wijze in de toekomst compensatie kan plaats vinden.
14. Toepassing van de in onderdeel 12 gegeven mogelijkheid is in de tijd gezien beperkt tot
één collegeperiode, hetgeen inhoudt dat in de eerste begroting van een nieuw college
geen restanten aanwezig mogen zijn, voortvloeiend uit toepassing van artikel 12.
Overschotten/tekorten
15. Indien- door onvoorziene omstandigheden- het aan het afdelingshoofd ter beschikking
gestelde apparaatskostenbudget -gerekend over een termijn van drie jaren- een tekort
vertoont, kan een verzoek om een bijdrage uit de MT-buffer worden gedaan.
16. Onderschrijdingen op het apparaatskostenbudget gaan in principe automatisch mee naar
het volgende dienstjaar. De onderschrijding dient van een verklaring te worden voorzien
bij de rapportage in het kader van de planning- en controlcyclus.
17. Eventuele onder- of overschrijdingen die worden veroorzaakt door afwijkingen in de
raming ten gevolge van buiten de invloedssfeer van de provincie liggende oorzaken,
komen ten gunste dan wel ten laste van de algemene middelen.
18. Gerekend over één collegeperiode dient het apparaatskostenbudget per afdeling in
principe in evenwicht te zijn. In de laatste begroting/ rekening van de zittingsperiode van
een college van Gedeputeerde Staten moet dat evenwicht zijn bereikt. Eventuele
tekorten moeten zijn gecompenseerd. Eventuele overschotten moeten worden bestemd,
voor in principe de volgende doeleinden(of combinatie daarvan):
a. terug naar algemene middelen;
b. beschikbaar houden voor de nieuwe collegeperiode;
c. aanwenden voor invulling van algemene en/of specifieke taakstellingen.
Gedeputeerde Staten besluiten hierover op basis van voorstellen van het MT.
Substitutie
Ten aanzien van substitutie gelden in het algemeen de volgende regels.
19. Substitutie met en tussen kapitaallasten is niet toegestaan.
20. Voor substitutie tussen budgetten op het niveau van programma's en thema's is de
instemming van Provinciale Staten vereist.
21. Voor substitutie tussen budgetten op het niveau van de productgroepen is de instemming
van Gedeputeerde Staten vereist.
22. Voor substitutie tussen budgetten binnen producten is geen toestemming vooraf nodig.
Wel wordt hiervan melding gemaakt te worden in de gebruikelijke rapportages.
De volgende specifieke regel is van toepassing.
23. Substitutie van personele apparaatskosten naar materiële apparaatskosten is wel
toegestaan, maar het omgekeerde niet.
Taakstellingen, MT-buffer en nieuw beleid.
24. Inzet van budgetten voor apparaatskosten, beheerskredieten en inkomsten ten behoeve
van de financiering van nieuw beleid behoeft instemming van Gedeputeerde Staten.
25. Algemene taakstellingen met betrekking tot de budgetten voor apparaatskosten, die
voortvloeien uit de besluitvorming omtrent de begroting, worden door het MT toebedeeld
aan de budgetten voor apparaatskosten van de verschillende afdelingen.
26. Voor incidentele zaken en knelpunten is op centraal niveau een buffer beschikbaar.
Aanwending daarvan vereist toestemming van het MT.
Regeling budgetbeheer provincie Groningen 3

Hoofdstuk IV Bepalingen inzake beleidskredieten.
1. Afdelingshoofden bewaken de budgetten voor de beleidskredieten en rapporteren
daarover.
2. Zij brengen het MT en Gedeputeerde Staten tijdig op de hoogte van overschotten en/of
tekorten die zij voorzien.
3. Substitutie tussen apparaatskostenbudgetten en beleidskredieten is niet toegestaan.
Hoofdstuk V Bepalingen inzake inkomsten
Leges en andere heffingen
1. Inkomsten uit leges en andere heffingen dienen tot afdekking van de daarvoor gemaakte
uitgaven van het product
2. De afdelingshoofden van de desbetreffende functionele afdelingen zijn belast met de
heffing, het hoofd van de afdeling F&C is belast met de inning.
3. Substitutie van extra inkomsten met aan de afdelingshoofden toegekende budgetten
binnen hetzelfde product is toegestaan.
Huren en pachten
4 De inkomsten uit huren en pachten worden in beginsel gebruikt voor afdekking van de
daarmee corresponderende uitgaven.
Inruilopbregsten
5. Inruilopbrengsten mogen als baten worden aangewend bij de vervanging van duurzame
roerende goederen.
Hoofdstuk VI. Inwerkingtreding.
1. Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2005.
Vastgesteld door Gedeputeerde Staten op 7 juni 2005.
4
Regeling budgetbeheer provincie Groningen