Facility Management uitwisseling van ervaringen - Anixton

PUBLI-reportage
Totale outsourcing
van facilitaire diensten:
Trend of Noodzaak?
Het uitbesteden van ondersteunende activiteiten is populair. Vaak beginnen bedrijven eraan om
kostenbesparingen te boeken. Maar daarbij wordt de FM aankoopstrategie te weinig bekeken
vanuit het perspectief van de héle organisatie. Kostenbesparingen vragen om een duidelijke
strategie en hebben àltijd impact op de organisatie.
Freestone kiest de beste strategie
“Kostenbesparingen, op heel korte termijn, verdringen vaak de
kwaliteit, vergroten het risico en leiden tot sterke afhankelijkheid.
Op langere termijn leidt een verkeerde strategie zelfs tot hogere
kosten”, aldus Koen Mees. Hij is partner bij Freestone, hét
100% onafhankelijke advies- & projectkantoor met de focus op
structurele verbeteringen voor uw vastgoed en de daarbij horende
facilitaire uitdagingen. “Het uitbesteden van ondersteunende
diensten wordt soms nog stiefmoederlijk behandeld. Toch is
het belang ervan niet te onderschatten voor de creatie van een
marktconforme werkomgeving voor het personeel. Te hard
duwen op de ‘individuele’ serviceprijs leidt onvermijdelijk tot
kwaliteitsverlies. Pas op dat moment hoort men klachten van het
personeel, die de facilitaire diensten en de kwaliteit voordien als
vanzelfsprekend beschouwden. Een gevaarlijke situatie voor een
bedrijf gezien de toekomstige ‘war for talent’ die zich aanbiedt”.
Een globale ‘service delivery’ strategie is m.a.w. aan de orde.
Geen grove, maar verfijnde keuzes
“Facilitaire bedrijven bieden zowel ‘harde diensten’- de technische
aspecten - als ‘zachte services’ zoals catering aan. Mogelijkheden
te over. En daar schuilt een gevaar. Je kan in één grote uitbesteding
van allerlei taken flink besparen, op korte termijn. Maar je riskeert
deelaspecten mee te outsourcen die je beter intern houdt.
Voorbeeld: je bent actief in de farmasector en je besteedt de hele
schoonmaak uit, inclusief de schoonmaak van clean rooms. Maar
die vergen een specifieke aanpak. Je loopt m.a.w. flinke risico’s
en je kan alle voordelen van de vooropgestelde uitbesteding eraan
verliezen. Je bent beter gediend met een aangepaste oplossing
voor die clean rooms”, schetst Koen Mees. “Kostenreductie mag
niet blind en alleen op korte termijn gebeuren. Je wilt de zaak
blijven beheren, de risico’s beheersen en flexibiliteit verwerven
en benutten. Dat alles vergt een goede afweging.”
Veel uitbesteden en controle houden
“Toch kan een bedrijf én veel uitbesteden, én sterk besparen
én genoeg controle houden”, weet Koen Mees. “Schakel
bijvoorbeeld een ‘managing agent’ in, bij implementatie én als
beheerder van de uitbestedingscontracten. Hij fungeert als
derde partij, onafhankelijk van de uitvoerders.” Zo’n objectieve
en onafhankelijke rol typeert Freestone. “Wij zijn totaal niet
gebonden aan leveranciers. Bijgevolg sturen we onze klanten
(zoals Telenet, Pfizer, Coca-Cola Enterprises, Jetair, …) in de
richting van dé beste oplossing die past in hun lange termijn visie
en bedrijfsstrategie.”
Freestone heeft een duidelijke aanpak
“Wij vertrekken steeds vanuit de core business van het bedrijf.
Pas dan kunnen we inschatten ‘WAT’ er van de ondersteunende
diensten – op lange termijn - wordt verwacht. We vertrekken
daarbij steeds vanuit de standaard dienstencatalogus (EN
15221) en maken alle facilitaire kosten inzichtelijk. Vervolgens
is het belangrijk in kaart te brengen ‘HOE’ men FM diensten
wil verlenen (‘make’ or ‘buy’). Hierbij wordt rekening gehouden
met de kostenefficiëntie, de risico’s, de impact op de facilitaire
organisatie en het beheersmodel, …
Een matrix met alle relevante criteria objectiveert de keuze.
Uiteindelijk wordt er gekeken naar ‘WIE’ de geschikte partij(en)
is (zijn). Kiezen voor bijvoorbeeld enkele (grote) partijen heeft
het voordeel dat je aanzienlijke schaalvoordelen kan realiseren,
zonder dat de afhankelijkheid naar 1 leverancier te groot wordt.”
Contact: Koen Mees - Partner Facility Consulting
koen.mees@freestone.be - www.freestone.be
PROFACILITY MAGAZINE NR. 37 MAART 2013 33