de grens tussen vrijwilligers en professionals - BrandweerKennisNet

DE GRENS TUSSENVRIJWILLIGERS EN PROFESSIONALSEEN SCRIPTIE OVER DE PROFESSIONALISERING VAN HET VRIJWILLIGERSWERKLINDA WASSENAARCULTURELE EN MAATSCHAPPELIJKE VORMINGJUNI 2003 - KLEINE SCRIPTIE

1Scriptie Linda WassenaarDe grens tussen vrijwilligers en professionalsINHOUDSOPGAVEINLEIDING 1HOOFDSTUK 1 31.1 Begripsbepaling van het vrijwilligerswerk 31.2 Vrijwilligersmotivatie 41.3 Werkgever – werknemerrelaties 61.4 Het verschil tussen professionalisering en deskundigheidsbevordering 61.5 Resumerend 7HOOFDSTUK 2 82.1 Werknemersvrijwilligerswerk 82.2 Flow 9HOOFDSTUK 3 113.1 Leiden Marathon 113.1.1 Beschrijving Leiden Marathon 113.1.2 Professionalisering of deskundigheidsbevordering? 123.2 Volleybalvereniging VVO Aspasia 123.2.1 Beschrijving VVO Aspasia 123.2.2 Professionalisering of deskundigheidsbevordering? 133.3 Brandweer Lisse 133.3.1 Beschrijving Brandweer Lisse 133.3.2 Professionalisering of deskundigheidsbevordering? 143.4 Resumerend 15HOOFDSTUK 4 174.1 De grens tussen professionals en vrijwilligers 174.2 Adviezen voor het oplossen van de professionalisering van de vrijwilliger 194.3 Bewustwording van de professionalisering 204.4 Motivatie van de vrijwilliger 214.4.1 Flow 224.4.2 Vijf motivaties 234.5 Vergelijking met vrijwilligersorganisaties in Hoofdstuk 3 234.6 Oplossingen voor het vrijwilligerstekort 244.7 Onderscheid tussen vrijwilligersorganisaties met en zonder professional(s) 254.7.1 Organisaties zonder professional(s) 264.7.2 Organisaties met professional(s) 26HOOFDSTUK 5 27BRONVERMELDING 28BIJLAGE 29

2Scriptie Linda WassenaarDe grens tussen vrijwilligers en professionalsINLEIDINGIn deze scriptie wordt de vinger gelegd op een belangrijk vraagstuk in hetvrijwilligerswerk: de grens tussen professioneel werk en vrijwilligerswerk. Met dit stukwil ik aantonen dat deze grens aan het vervagen is, dat er een grotere druk komt teliggen op de vrijwilligers en wil ik op de invloed van professionalisering op hetvrijwilligerswerk ingaan. Tevens wil ik bespreken wat de betekenis van de rol van deCMV’er daarin is.Dat de grens tussen professioneel werk en vrijwilligerswerk aan het vervagen is heb ikopgemerkt in de vrijwilligersorganisaties waar ik zelf vrijwilliger ben geweest. Deverantwoordelijkheid van de vrijwilligers van deze organisaties kregen was dermategroot dat ik me afvroeg of het niet rechtmatiger zou zijn deze vrijwilligers te betalen enze dus professional te maken.Bovendien kan deze verantwoordelijkheid zo’n grote druk op de schouders van devrijwilligers leggen dat ze zelfs overspannen raken en stoppen. Dit heb ik eerdermeegemaakt bij een jongerencentrum waar elk jaar een nieuwe vrijwilligerscoördinatorwas doordat iedereen die functie hooguit een jaar volhield. En dit gebeurt bij meerorganisaties.Organisaties willen hun vrijwilligers steeds professioneler maken mede dankzij devraag van de samenleving. In sommige gevallen is dit ook daadwerkelijk nodig en moeteen organisatie professionaliseren oftewel moet de deskundigheid van de vrijwilligersbevorderd worden.De aanleiding voor dit vraagstuk is mijn ervaring met vrijwilligers en de steedsbelangrijker wordende deskundigheidsbevordering. Bij het eerdergenoemdejongerencentrum ben ik acht maanden vrijwilligerscoördinator geweest en merkte datde verantwoordelijkheid van die functie veel te zwaar was. Ook bij mijntweedejaarsstage bij de Leiden Marathon merkte ik dat sommige vrijwilligers eerderparttimers waren als vrijwilligers. En eigenlijk al op zeer jonge leeftijd merkte ik dat mijnpapa wel heel erg vaak weg was om “vrijwillige” brandweerman te zijn.Ik wil duidelijk maken dat het vrijwilligerswerk een zorgwekkende fase binnengaat endat organisaties moeten oppassen dat de zo goed bedoeldedeskundigheidsbevordering niet omslaat in professionalisering. Ook hoop ik in dezescriptie duidelijk te maken wat de rol van een CMV’er kan zijn in bovengenoemdesituaties en ontwikkelingen. Hierbij zie ik de CMV’er als grensbewaker en intermediairin vrijwilligersorganisaties - zoals verenigingen, stichtingen, etc. - en gemeentes.De vraagstelling van deze scriptie is dus: waar is de grens tussen professional envrijwilliger? Subvragen zijn:- Hoe is deze grens te bepalen?- Hoe moet deze grens bewaakt worden?- Wat is de rol van een CMV’er hierin?Ik zal beginnen met de begripsbepaling van het vrijwilligerswerk. Daarbij wil ik duidelijkmaken hoe veelzijdig vrijwilligerswerk is en dat het vrijwilligerswerk moeilijk is af tebakenen. Hierna zal ik ingaan op de motivatie van vrijwilligers om vrijwilligerswerk tegaan doen. Verder zal in dit hoofdstuk het verschil tussen professionalisering endeskundigheidsbevordering besproken worden.In het tweede hoofdstuk wil ik ingaan op een nieuwe trend“werknemersvrijwilligerswerk” en de gevolgen (positief of negatief) hiervan bespreken

3Scriptie Linda WassenaarDe grens tussen vrijwilligers en professionalsvoor het vrijwilligerswerk. Ik heb gekozen om deze trend toe te lichten doordat dit eenvoorbeeld is op de grens van professional en vrijwilliger. Verder zal ik de theorie van‘flow’ uitdiepen, omdat dit een bijdrage geeft aan het beeld dat ik wil scheppen tenaanzien van de motivaties van de vrijwilligers.In het derde hoofdstuk wil ik drie vrijwilligersorganisaties bespreken. Ik heb hierbij eenselectie gemaakt van vrijwilligersorganisaties zonder professional en met professional.Per vrijwilligersorganisatie wil ik een korte omschrijving geven van de instelling en deprofessionalisering of de deskundigheidsbevordering toelichten, afhankelijk van welkevan toepassing is op de instelling.Het vierde hoofdstuk bevat mijn conclusie. Ik zal hierin het antwoord geven op deeerdergenoemde vraagstelling en ik zal de verbinding van het onderwerp van dezescriptie met Culturele en Maatschappelijke Vorming aantonen. Verder geef ik antwoordop wat de rol is van een CMV’er in een vrijwilligersorganisatie.Ten slotte wil ik in het vijfde hoofdstuk alles samenvatten en de belangrijkste puntenaanhalen ter verduidelijking van mijn visie ten aanzien van de professionalisering vande vrijwilliger. Tevens wil ik nog ingaan op nog niet beantwoorde vragen ten aanzienvan deze problematiek.

4Scriptie Linda WassenaarDe grens tussen vrijwilligers en professionalsHOOFDSTUK 1Om een beter inzicht te krijgen in wat er met professionalisering van hetvrijwilligerswerk bedoeld wordt, is het goed om een begripsbepaling te gaan makenvan vrijwilligerswerk. Om te benadrukken hoe veelzijdig het begrip “vrijwilligerswerk”opgevat kan worden, wil ik gebruik maak van een citaat van Will Fransen uit“Vrijwilligerswerk, een problematische oplossing?” door Meiny Hofstede 1 :“De historische en culturele gevarieerdheidvan het verschijnsel vrijwilligheid maakt veledefinities mogelijk of maakt ze allemaalonmogelijk. Wel is een omschrijving mogelijk,die aangeeft waar men het over heeft, maarwaarin onherroepelijk bepaalde historischeexponenten van het verschijnsel of bepaaldegezichtshoeken aanwezig blijken te zijn.”(Fransen, pagina 20)In de volgende paragrafen zal ik een uiteenzetting geven van het vrijwilligerswerk inNederland beginnende met de begripsbepaling van vrijwilligerswerk. Vervolgens zal ikde verschillende motivaties van vrijwilligers bespreken. Verder ga ik in op dewerkgever - werknemer relatie en tot slot wil ik ingaan op het verschil tussenprofessionalisering en deskundigheidsbevordering.1.1. Begripsbepaling van het vrijwilligerswerkDe officiële definitie van vrijwilligerswerk in Nederland luidt als volgt:“Werk, dat in enig georganiseerd verbandonverplicht en onbetaald wordt verricht tenbehoeve van anderen of de samenleving.” 2Dit is de basis van het vrijwilligerswerk. Om te bepalen of een vrijwilliger echt eenvrijwilliger is moet het werk vergeleken worden met bovenstaande definitie.Vrijwilligersorganisaties zijn onder te verdelen in drie soorten organisaties. Hierbijworden organisatie ingedeeld op doelen. Dit doet Lucas Meijs in zijn proefschrift“Management van vrijwilligersorganisaties 1997” 3 aan de hand van een classificatievan Handy. “Diens classificatie van vrijwilligerswerk gaat uit van soorten doelen en nietvan soorten activiteiten.” Dus de motivatie van de organisaties en niet de manierwaarop ze hun activiteiten doen. “Handy onderscheidt:• Mutual support (zelforganisaties);Mensen organiseren zich rond een bepaald belang of een gedeelde interesse.Dat kan een patiëntenorganisatie zijn, maar ook een toneelvereniging. Het zijnechte ‘voor-ons-door-ons’ organisaties, met weinig structuur en een groterechtstreekse betrokkenheid van alle leden.Voorbeelden hiervan vinden we inbuurtcomités, plaatselijke sportvereniging, etc.• Service delivery (dienstverlening);Mensen verlenen diensten in allerlei vormen: vooral in de hulpverlening, zoalsSlachtofferhulp en de Kindertelefoon. Om in te staan voor de kwaliteit van dediensten is een selectie en training van vrijwilligers belangrijk. Bij dit typeorganisatie is er dan ook vaak een duidelijke afbakening van taken en1 Uit Vrijwilligerswerk, een problematische oplossing? door Meiny Hofstede, 19872 Uit Management van vrijwilligersorganisaties, Lucas Meijs, 19973 Uit Management van vrijwilligersorganisaties, Lucas Meijs, 1997

5Scriptie Linda WassenaarDe grens tussen vrijwilligers en professionalsverantwoordelijkheden. Deze vrijwilligersorganisaties lijken al meer op ‘echte’ondernemingen. Andere voorbeelden hiervan zijn vakbonden die met namesteunen op vrijwillig kader en leden en het club- en buurthuiswerk.• Campaigning (ideële doelen).Mensen zijn betrokken bij grotere maatschappelijke doelen, zoals milieu,mensenrechten of een politieke ideologie. De activiteiten zijn sterk gericht op debuitenwereld en niet zelden ‘grensoverschrijdend’ zoals bijvoorbeeld bijGreenpeace of Amnesty. Ook zien we hier politieke en ideële organisaties zoalspolitieke partijen, WNF, Waddenvereniging, etc.” 4Kenmerken en de rol van de vrijwilliger per soort organisatie:• Mutual supportDe vrijwilliger van deze organisaties is gemotiveerd door de interesse die ze in hetonderwerp van de organisatie hebben, bijvoorbeeld sport. Het kracht van dezeorganisaties is de saamhorigheid. Het zwakke punt is de cultuur die ontstaan is indeze soort organisatie ‘niet vragen, wel klagen’, ontstaan doordat er van ieder lideen bijdrage in tijd verwacht wordt, maar dit niet duidelijk gevraagd wordt. Mutualsupport-organisaties hoeven geen baas te hebben omdat iedereen ‘hetzelfde’ is.Ieder lid is volleyballer of heeft een liefde voor postzegels, dus kan er niet één debaas zijn.• Service deliveryDe vrijwilliger van deze organisaties is gemotiveerd door de behoefte om dienstente verlenen aan de samenleving. Het doel is de klanten goed te bedienen waardoormanagement, werving en dergelijke wel geaccepteerd worden. Bovendien kunnener aan de vrijwilligers eisen gesteld worden omdat je over bepaalde kwalificatiesmoet beschikken als je vrijwilliger van deze organisatie wilt worden.• CampaigningDe vrijwilliger van deze organisaties is gemotiveerd door de ideologie die hij deeltmet de organisatie. Hij wil de samenleving veranderen met deze ideologie en wil dewereld “verbeteren”. In plaats van het overtuigen van de klant heeft dezeorganisatie tot doel de hele wereld te overtuigen van hun standpunten.Management wordt niet geaccepteerd en de besturen praten voornamelijk over deeigen standpunten in plaats van over de organisatie. Selectie van de vrijwilligerskan keihard zijn doordat vrijwilligers op kleine dingen afgewezen kunnen wordenomdat dit ‘tegen de standpunten van de organisatie indruist’.De reden om vrijwilligers in te delen in soorten organisaties in plaats van soortenactiviteiten is doordat door het bepalen van een organisatie ook de motivatie van devrijwilliger duidelijk wordt. Als een vrijwilliger kiest voor een bepaald soort organisatie,heeft de vrijwilliger een bepaalde motivatie om aan dit vrijwilligerswerk te beginnen. Alsmen dat weet, kan daarvan gebruik gemaakt worden in het vrijwilligersbeleid.In het artikel van Dr. Lucas Meijs 5 waarschuwt hij voor de mogelijke mengingen dieonbewust kunnen ontstaan bij organisaties waardoor het mogelijk is dat eenorganisatie op de klippen loopt. De interne spanningen van elk type organisatie kunnenervoor zorgen dat de organisatiestijlen botsen.1.2. VrijwilligersmotivatieMotivaties om vrijwilligerswerk te doen lopen uiteen van behoefte aan gezelligheid totiets betekenen voor de samenleving. De redenen waarom mensen vrijwilligerswerkgaan doen in hun vrije tijd worden hier ingedeeld:4 Uit Vrijwilligers en evc, Drs. Jaap Nafzger, 10 okt. 2002, blz. 35 Uit Een typologie van vrijwilligersorganisaties, Dr. Lucas Meijs, Goed Bestuur, sept/okt. 2000

6Scriptie Linda WassenaarDe grens tussen vrijwilligers en professionalsMotieven voor vrijwilligerswerk 6MotivatiesPercentageBetrokkenheid met medemensen 40,2%Maatschappelijke bewogenheid 11%Liefhebberij 19%Bezig zijn 16,6%Behoefte aan gezelschap 16,6%Carrière 1,1%Overig 22,8%Om dit toe te lichten geef ik hieronder een uitwerking van Drs. J. Nafzger:1. “Men stroomt in vrijwilligerswerk omdat men daardoor een zekere status verwerft;om de eigen identiteit te bevestigen; als sociale verplichting; vanuit opvoeding,religie en traditie;2. Men begint aan vrijwilligerswerk om anderen te helpen; uit eenrechtvaardigheidsgevoel; waarden en normen; uit idealisme; of door eeningrijpende persoonlijke ervaring (ziekte, verslaving);3. Vrijwilligerswerk als vrijetijdsbesteding; omdat het nieuw en spannend is; om denieuwsgierigheid te bevredigen; als hobby;4. Vrijwilligerswerk om nieuwe mensen te ontmoeten; voor de gezelligheid; ombevestiging te krijgen; samenwerking te zoeken; deel te zijn van een groep;5. Vrijwilligerswerk om eigen kwaliteiten en interesses te ontdekken; als leerschoolvoor later; als oefenruimte; voor een CV-opbouw” 7Om een overzichtelijke indeling te maken, vat ik deze motivaties samen. Dit doe ik doorde hiervoor genoemde omschrijvingen per motivatie te vergelijken en een algemenedeler te zoeken. Vervolgens kan ik dus per motivatie één omschrijvende termgebruiken en wordt de indeling van motivaties als volgt:1. maatschappelijke motivatie2. idealistische motivatie3. recreatieve motivatie4. sociale motivatie5. educatieve motivatieOm een verbinding te leggen met eerder genoemde soorten vrijwilligersorganisaties wilik hieronder de motivaties met de organisaties koppelen:• Mutual support:Deze vrijwilligers hebben een recreatieve motivatie en een sociale motivatiedoordat zij het vrijwilligerswerk doen voor de gezelligheid, de sociale contacten ende interesse die ze hebben in een “recreatieve” activiteit.• Service delivery:Deze vrijwilligers hebben een maatschappelijke motivatie, een sociale motivatie eneen educatieve motivatie. De maatschappelijke motivatie is het dienstverlenendeaspect van deze organisatie: iets doen voor de maatschappij. De sociale motivatieis ook de dienstverlening: het helpen van mensen/dieren. De educatieve motivatieis te vinden in de deskundigheidsbevordering die nodig is voor dit werk.• Campaigning:Deze vrijwilligers hebben een maatschappelijke motivatie, een idealistischemotivatie en een educatieve motivatie. De maatschappelijke motivatie is de wil omde maatschappij te veranderen en naar zijn inzien te verbeteren. De idealistische6 Uit Feiten en cijfers, NOV en sVM, 19997 Uit Vrijwilligers en evc, Drs. Jaap Nafzger, 10 okt. 2002, blz. 9

7Scriptie Linda WassenaarDe grens tussen vrijwilligers en professionalsmotivatie is de ideologie van de organisatie. De educatieve motivatie is dedeskundigheidsbevordering.Om vrijwilligers te binden aan een organisatie is een vrijwilligersbeleid nodig welkegebaseerd is op de motivaties van de vrijwilligers. Daarom is het belangrijk om bij hetmaken van het vrijwilligersbeleid bewust te zijn van de motivaties van de vrijwilligers enhet soort organisatie. (zie verder paragraaf 2.2. en hoofdstuk 4)1.3. Werkgever - werknemer relatiesBij veel vrijwilligersorganisaties worden goede afspraken gemaakt over dewerkzaamheden die ze gaan doen. Dit geeft het gevoel van eenwerkgever - werknemer relatie. De vrijwilliger weet waar hij aan toe is en de organisatiekan de vrijwilliger min of meer aan zich “binden”. Door duidelijkheid te creëren,motiveer je de vrijwilliger. Er worden afspraken gemaakt over de inhoud van het werk,over de uren, over de verantwoordelijkheid, eventuele vergoedingen en de coördinatie.Ook vrijwilligers hebben rechten en plichten, net als een werknemer, en deze horenaan de orde te komen tijdens het maken van de afspraken zodat de vrijwilliger weetwaar hij aan begint. “Vrijwilligerswerk moet vrijwillig zijn, maar niet vrijblijvend.” 8Men gaat een morele verplichting aan als het aantal uren waarvoor de vrijwilliger zichper week gaat inzetten afgesproken “beloofd” wordt. Dit alles wordt vastgelegd in eenvrijwilligersovereenkomst.Het vrijwilligerscontract is een uitwerking van het vrijwilligersbeleid. In zo’n contractmoet komen te staan wat de wederzijdse verwachtingen zijn en dit contract is op maatgemaakt.Motivatie kan in een vrijwilligersbeleid onmogelijk ontbreken. Als een organisatie werktmet vrijwilligers moet er rekening gehouden worden met de motivaties van devrijwilligers bij het maken van functies. Net als het aanspreken van talenten vanvrijwilligers, waardoor vrijwilligers gemotiveerd blijven.Een nieuwe trend is de werknemervrijwilliger waarbij de “vrijwilliger” gemotiveerd isdoor het feit vrijwilligerswerk te willen doen en door de regeling die met zijn baasgetroffen is met betrekking tot salaris en/of uren. Ik kom hierop terug in paragraaf 2.1.en hoofdstuk 4.1.4. Het verschil tussen professionalisering en deskundigheidsbevorderingHet verschil tussen professionalisering en deskundigheidsbevordering wordt duidelijkals we gaan kijken naar de groep waar het betrekking op heeft. Als je dedeskundigheid van een werknemer wilt bevorderen, is dat professionalisering. Als je dedeskundigheid van een vrijwilliger wilt bevorderen, spreken we overdeskundigheidsbevordering. In het laatste geval kan er niet over professionaliseringgesproken worden als je het over een persoon hebt die geen werknemer en dus geenprofessional is.De reden van het gebruiken van de term “professionalisering van de vrijwilliger” is dathet vrijwilligerswerk steeds meer een economische waarde krijgt in organisaties. Erkomen te veel regels en eisen voor vrijwilligers om het nog vrijwilligerswerk te noemenen in dat geval spreekt men van professionalisering van vrijwilligers.“Vrijwilligerswerk heeft ook een economische waarde.Berekeningen voor Nederland lopen uiteen van bijna € 5miljard tot ruim € 14 miljard per jaar.” 98 Uit Vrijwilligers en evc, Drs. Jaap Nafzger, 10 okt. 2002, blz. 89 www.xs2.nl

8Scriptie Linda WassenaarDe grens tussen vrijwilligers en professionalsDit citaat komt uit een publicatie waarin criteria staan die de gemeentes in Nederlandkunnen gebruiken om de waarde van vrijwilligers in te schatten. In principe is debedoeling erachter goed, want door de economische waarde van vrijwilligers voor eenorganisatie te bepalen gaan organisaties, gemeenten en bedrijven het belang vanvrijwilligerswerk inzien.Maar eigenlijk druist dit in tegen de definitie waarop vrijwilligerswerk gebaseerd is. Eenvrijwilliger is geen werknemer, je kunt niet beoordelen wat de waarde van eenbepaalde vrijwilliger is, want die waarde kan veel hoger of veel lager liggen dan vaneen werknemer. Zo’n gedachte leidt alleen maar tot meer vraag naar vrijwilligerswerkomdat organisaties, bedrijven en gemeentes ook wel zo’n goedkope werknemer willen,in plaats van waarvoor de criteria oorspronkelijk bedoeld zijn: laten inzien dat eenvrijwilliger waardevol is.1.5. ResumerendVrijwilligerswerk houdt heel Nederland bezig. Er zijn grote vrijwilligerscentrales,internetsites met ‘vacatures’ voor vrijwilligers, volop subsidies voorvrijwilligersprojecten, kortom het vrijwilligerswerk is een drukke ‘bedrijfstak’.Nederland telt circa vier miljoen vrijwilligers en 225.000 verenigingen en stichtingen.Wekelijks besteden vrijwilligers gemiddeld vijf uur aan vrijwilligerswerk. Onder devrijwilligers zijn iets meer vrouwen dan mannen. De meeste vrijwilligers zijn in deleeftijdsgroep van 35 tot 55 jaar.Er wordt van alles bedacht om vrijwilligers binnen te halen, te begeleiden, te belonenen te behouden. Alles draait om het binden en vinden van vrijwilligers.Belangrijk is om in de gaten te houden dat men een vrijwilliger niet als werknemer ofprofessional gaat beschouwen. Als men al de economische waarde gaat bepalen vaneen vrijwilliger, gaat het de verkeerde kant op. Vrijwilligerswerk is niet bedoeld omorganisaties, gemeentes of bedrijven te behoeden voor hoge personeelskosten.Vrijwilligerswerk is bedoeld voor samenlevingsopbouw, samenhorigheidsgevoel, elkaarhelpen. En zolang de vrijwilligers hun eigen motivaties om vrijwilligerswerk te doenblijven behouden zal de definitie van vrijwilligerswerk gewaarborgd blijven.

9Scriptie Linda WassenaarDe grens tussen vrijwilligers en professionalsHOOFDSTUK 2In dit hoofdstuk ga ik verder in op de trend werknemersvrijwilligerswerk. Bijwerknemersvrijwilligerswerk zijn de motivaties van de vrijwilligers anders dan bij‘gewone’ vrijwilligers. Ik wil de verschillen bespreken tussen werknemersvrijwilligers en‘gewone’ vrijwilligers.Ook wil ik verder doorgaan op de motivaties van vrijwilligers waar ik in paragraaf 1.3mee begonnen ben. In dit geval wil ik bespreken wat ‘flow’ zou kunnen betekenen in demotivatie van vrijwilligers. ‘Flow’ is een boek geschreven door Mihaly Czikzenmihalywaarin hij de basis van de motivatie uitlegt: het ‘flow’-gevoel.2.1. WerknemersvrijwilligerswerkWerknemersvrijwilligerswerk is in het leven geroepen door bedrijven die betrokkenwilden zijn bij de samenleving. Ze kwamen hierbij tegemoet aan de vraag vanwerknemers die vrijwilligerswerk wilden doen maar er geen tijd voor hadden. Inmiddelswordt werknemersvrijwilligerswerk gebruikt als trainings- en motivatie-instrument om dewerknemers van elkaar te laten leren en om talenten te ontdekken van collega’s.Er zijn in Nederland vooral grote bedrijven die zich bezig houden met vrijwilligerswerkvanuit het bedrijf. Voorbeelden zijn: Fortis, KLM, KPMG, Ordina, Rabobank Nederland,SHELL en TNT. Elk bedrijf heeft haar eigen definitie van werknemersvrijwilligerswerken ook haar eigen ‘regeltjes’.Zo kan een bedrijf per werknemer een klein bedrag doneren aan de instelling waar dewerknemer vrijwilligerswerk doet. Maar kunnen werknemers ook in de baas zijn tijdvrijwilligerswerk doen. Dat is voor een werknemer van Ordina zo’n 225 gulden(=€102,50) per uur!Veel bedrijven hebben een speciale vacaturebank waar het vrijwilligerswerkaangeboden wordt. Het ene bedrijf geeft voorkeur aan educatief vrijwilligerswerk, hetandere heeft liever kleine vrijwilligersinstellingen die (financiële) hulp hard nodighebben.Werknemersvrijwilligerswerk is eigenlijk een combinatie tussen vrijwilligerswerk ensponsoring. Veel bedrijven sponsoren de vrijwilligersorganisaties voor een bepaaldbedrag per werknemer. Bovendien leveren ze (professionele) krachten die eenpositieve betekenis kunnen hebben voor de instelling. Zij kunnen de organisatie ookwat leren.Voor de werkgever is werknemersvrijwilligerswerk positief doordat het bedrijf eenimago van maatschappelijke betrokkenheid krijgt. Bovendien past hetwerknemersvrijwilligerswerk goed in het tegenwoordig populaire Human ResourceManagement. En het is een instrument om de werknemer te stimuleren en motiveren.Waar ik vraagtekens bij zet is of werknemersvrijwilligerswerk wel het woord‘vrijwilligerswerk’ mag bevatten. Vrijwilligerswerk is werk dat onbetaald, onverplicht inenig georganiseerd verband wordt verricht ten behoeve van anderen en/of desamenleving. Maar de meeste bedrijven mogen het vrijwilligerswerk in de baas zijn tijduitvoeren, waardoor zij dus betaald krijgen en het dus eigenlijk geen vrijwilligerswerk is.Het voordeel van een werknemervrijwilliger is dat het niveau van de vrijwilligersomhoog getrokken kan worden door de werknemervrijwilliger. Het kan namelijk zijn datde werknemervrijwilliger deskundig is in bepaalde vaardigheden, maar de vrijwilliger de

10Scriptie Linda WassenaarDe grens tussen vrijwilligers en professionalservaringsdeskundige is. In dit geval kunnen zij beiden van elkaar leren. Maar het kanook een conflict opleveren tussen de werknemervrijwilliger en de andere vrijwilligers.Zij doen hetzelfde werk als de werknemervrijwilligers en krijgen de voordelen die eenwerknemervrijwilliger krijgen niet. Dit kan gaan wringen.In hoofdstuk 4 zal ik hier verder op ingaan.2.2. FlowOm te kunnen begrijpen waarom vrijwilligers vrijwilligerswerk doen wil ik ingaan op determ flow, een term beschreven door Mihaly Csikszentmihalyi. In zijn boek Flow,psychologie van de optimale ervaring gaat hij in op een bewustzijnstoestand die wijondervinden als wij zeer geconcentreerd zijn en daarvan intens genieten. Dit momentis de ervaring van geluk waarbij wij ons sterk en alert voelen en waarbij wij ons werkmoeiteloos verrichten, ons volledig meester voelen van de situatie en op en toppresteren, terwijl elk besef van tijd verdwijnt.Waarom is dit verbonden met vrijwilligerswerk terwijl Csikszentmihalyi alleen detoepassing in het gewone werk aangeeft? Volgens dhr. Csikszentmihalyi is flow dusverbonden met werk. De manier waarop de mens flow in zijn werk kan ervaren is doorautotelisch te worden: zijn eigen flow te creëren. Door van het werk een complexeactiviteit te maken waarbij vaardigheid, vakkundigheid, uitdaging en ontwikkeling vannieuwe vaardigheden in evenwicht zijn, kan men flow creëren.Een voorbeeld hoe dit toe te passen in het vrijwilligerswerk: Een vrijwilliger van deLeiden Marathon heeft de taak gekregen om een website te bouwen waar dehardlopers zich kunnen inschrijven voor de wedstrijd. Hij is vaardig in het bouwen vanwebsites en gaat vakkundig te werk. Het is voor hem een uitdaging om deze website tebouwen omdat hij nog nooit een site heeft gebouwd waar mensen zich op kondeninschrijven. Hij concentreert zich uitermate op zijn taak en vergeet de tijd elke keer alshij aan zijn website werkt. Hij leert zichzelf de website te bouwen zodat alle gegevensvan de ingeschreven hardloper naar een database gaan en de hardloper eene-mailbericht krijgt dat hij ingeschreven staat.Dit is een voorbeeld van flow in het vrijwilligerswerk. Ditzelfde zou ook gelden voorbetaalde arbeid, maar in dit geval heeft die persoon zich vrijwillig aangemeld dit tedoen en wordt hij niet betaald. Hoogstwaarschijnlijk zal hij zich weer aanmelden alszo’n taak zich weer voordoet dankzij de flow-ervaring.Flow is sterk afhankelijk van de persoonlijke benadering en het kan dus zijn dat iemandmet een “saaie” taak bij een vrijwilligersorganisatie wel flow ervaart omdat hijautotelisch werkt, en iemand die een taak heeft met veel mogelijkheden die flow nietervaart omdat hij de flow niet zelf creëert.Volgens cijfers uit het boek van dhr. Csikszentmihalyi vindt er twee keer zoveel flowervaringenplaats tijdens het werk als tijdens een vrijetijdsbesteding. Mihaly geeft danook als advies om het heft in eigen hand te nemen door in de vrije tijd flow te creëren.Vrijwilligerswerk is mijns inziens een goede invulling van de vrije tijd die voldoet deeisen om flow te creëren. Ten eerste omdat vrijwilligerswerk niet alleen passief is maarjuist actief. Ten tweede omdat vrijwilligerswerk gekozen kan worden door de persoonzelf en hij dus werk kan doen wat in relatie staat tot zijn persoonlijke doelen enleerwensen. Doordat de persoon zelf zijn werk kan kiezen, kan hij ook zelf de mate vanuitdaging bepalen.

11Scriptie Linda WassenaarDe grens tussen vrijwilligers en professionalsDe mensen ervaren in hun werk vaker een flow als in hun vrije tijd, maar toch geven zijaan meer vrije tijd te willen en minder te willen werken. Dit komt – volgens MihalyCsikszentmihalyi – doordat zij de kwaliteit negeren “van de onmiddellijke ervaring enbaseren hun motivatie op het diepgewortelde, culturele stereotiepe beeld van wat werkvoor hen zou moeten betekenen. Zij beschouwen het als een opgelegde last, eenverplichting, een beperking van hun vrijheid, en dus als iets wat zoveel mogelijkvermeden moet worden.” 10 .Zou dit dan betekenen dat als de mensen werk doen dat niet verplicht is én hen eenflow-ervaring oplevert, ze de prettige ervaring wel accepteren en ze zich gelukkigvoelen? Als dat zo is, dan zou vrijwilligerswerk de perfecte activiteit zijn om geluk tebereiken en het optimale te ervaren.Als bij een vrijwilligersbeleid rekening wordt gehouden met de motivaties en talentenvan de vrijwilligers, zou er ook rekening gehouden moeten worden met flow. Maar waaris flow in te passen oftewel wat voor plaats kan flow hebben bij vrijwilligersbeleid?Eigenlijk zijn flow en motivatie verbonden met elkaar. Als mensen voor een bepaaldemotivatie vrijwilligerswerk doen, wordt rekening gehouden met hun motivatie door heneen taak te geven die vakkundigheid en vaardigheid van hen vraagt, waarbij talentenworden aangesproken en nieuwe vaardigheden worden ontwikkeld.Een voorbeeld: als een vrijwilliger zich aanmeldt bij de brandweer doordat hij iets wilbetekenen voor de samenleving (maatschappelijke motivatie), moet de organisatiezorgen dat hij een taak krijgt die daarbij aansluit. Hij wordt brandweerman door nieuwevaardigheden te leren en er wordt gebruik gemaakt van zijn vakkundigheid envaardigheden die hij al heeft. De functie is voor hem al de uitdaging omdat zijnmotivatie is mensen te helpen. Als daarbij ook gekeken wordt naar talenten die hij heeften die in zijn functie verweven worden, zal de vrijwilliger zeer tevreden zijn over zijnfunctie.De basis voor een flow-ervaring is er dan. Het enige wat nog mist is de optimaleervaring en de kans is groot dat hij die krijgt tijdens een uitruk waarbij hij bijvoorbeeldiemand redt. De aanpassing van het vrijwilligersbeleid op de motivatie van devrijwilliger is dus geen voorwaarde van een flow-ervaring, maar de omstandighedenzijn ideaal.VrijwilligerstekortDe reden waarom er dan nog steeds een tekort aan vrijwilligers is, is niet omdat demensen vrijwilligerswerk nog niet ontdekt hebben als recept voor geluk. Dit komtdoordat vrijwilligerswerk net als ‘gewoon’ werk te lijden heeft onder een aantal factorenwaardoor mensen ontevreden kunnen zijn over werk. De eerste factor is het gebrekaan variatie en uitdaging. De tweede factor gaat over conflicten met andere mensen,vooral met mensen met hogere functies. En de derde factor is voor vrijwilligerswerk debelangrijkste functie: uitputting, te veel druk en spanning, te weinig tijd voor jezelf engezin.Er zijn een aantal oplossingen die aangedragen kunnen worden – door een CMV’er -voor deze ontevredenheid zoals meer variatie aanbrengen in het werk of juist demogelijkheden kunnen zien. Een minder defensieve houding aannemen kan conflictenoplossen en een betere organisatie, verdeling van verantwoordelijkheid of een beterecommunicatie met andere vrijwilligers of de professionals kan uitputting oplossen.10 Uit: Flow, psychologie van de optimale ervaring door Mihaly Csikszentmihalyi, blz. 212

12Scriptie Linda WassenaarDe grens tussen vrijwilligers en professionalsHOOFDSTUK 3In dit hoofdstuk wil ik drie soorten vrijwilligerswerk bespreken. Ik heb bij de selectiegekeken naar vrijwilligersorganisaties met professional(s) in dienst envrijwilligersorganisaties zonder professional(s) in dienst.Ik kwam uit op de Leiden Marathon, als vrijwilligersorganisatie met professionals,omdat ik mijn tweedejaarsstage hier gelopen heb en dus veel van de organisatie afweet. Als tweede organisatie heb ik gekozen voor de volleybalvereniging Aspasia, alsvrijwilligersorganisatie zonder professionals, omdat ik hier in mijn vrije tijd volleybal endus beschikking heb over de informatie met betrekking tot de vereniging. En als laatsteheb ik de Brandweer Lisse uitgekozen als vrijwilligersorganisatie. Dit is eenvrijwilligersorganisatie met een professional, maar ik wil het niet vanwege die redenhier bespreken. De brandweer is een organisatie waar grote verantwoordelijkheid ligtbij de vrijwilligers. Om aan te kunnen tonen in hoeverre er bij een organisatie sprakekan zijn van professionalisering of van deskundigheidsbevordering van de vrijwilligers,heb ik deze organisatie als voorbeeld genomen.3.1. Leiden Marathon3.1.1. Beschrijving Leiden MarathonDe Leiden Marathon heeft zich ontwikkeld tot een sportevenement met hardlopen alskernactiviteit. De afstanden die kunnen worden afgelegd zijn de hele en halvemarathon (resp. 42,195 km en 21,097 km), 10 km en 2,1 km (Kinder- engehandicaptenloop).Daarnaast zijn er een Expo (een sportbeurs), 21 bands langs het parcours,gastenontvangst voor buitenlandse lopers, een businessloop, een feest naderhandvoor renners, vrijwilligers en organisatoren, verzorgingsposten, centrale accommodatiemet kleedruimtes, bagagedepot, massagefaciliteiten.Er lopen tussen de 5000 en de 8000 lopers mee met de Leiden Marathon. Hetmarathonbureau bestaat uit anderhalve vaste medewerker. Het beleidsteam bestaat uit7 mensen. Het middenkader bestaat uit 35 mensen die ieder weer leiding geven aaneen groep van in totaal 1000 vrijwilligers. Op de marathondag loopt heel Leiden enomgeving uit om de lopers aan te moedigen.De marathon loopt door vier steden/ dorpen. Dat zijn: Leiden, Leiderdorp, Oegstgeesten Zoeterwoude. De start en de finish zijn gelegen bij de Pieterskerk te Leiden. Hetmarathonbureau ligt in Leiden aan de Korevaarstraat.Het marathonbureau is het centrale punt van de organisatie. Hier worden alle vragentelefonisch als wel schriftelijk beantwoord, de vrijwilligers ontmoet, de vergaderingenmet het beleidsteam gehouden en in de weken voor de marathon dient het als opslagenverwerkingsplaats voor startnummers, T-shirts, e.d.De Leiden Marathon is ontstaan uit de Leiden Road Runners Club, waarvan de eersteleden hun eerste marathonervaring opdeden tijdens de New York City Marathon.Omdat het onmogelijk bleek ieder jaar naar New York af te reizen, besloot men eeneigen marathon te organiseren. De Leidenaars beoogden tevens een stukstadspromotie te bewerkstelligen.

13Scriptie Linda WassenaarDe grens tussen vrijwilligers en professionalsDat eerste team van 48 lopers dat New York aandeed, was ontstaan in hetZoeterwoudse bedrijf 3M Nederland BV en heette dan ook het Leiden Marathon Team.De Leiden Road Runners Club werd, na de marathonervaring in New York, opgerichtals onafhankelijke club. Toen de Leiden Road Runners vervolgens een plan voor eenlokale marathon voorlegden aan de 3M-directie, besloot de Amerikaanse multinationalhoofdsponsor te worden. De eerste marathon was een feit in 1991.De groei stokte vanaf 1998. Hoofdsponsor 3M Nederland B.V. wilde niet meegroeien inde financiering, zodat vergroting van exposure en verhoging van prijzengeld nietwerden gerealiseerd. De geplande groei naar de nationale status bleef derhalve uit enhet deelnemersaantal stabiliseerde. In het najaar van 2000 heeft 3M besloten zichterug te trekken als hoofdsponsor. Op dit moment is er nog geen nieuwe hoofdsponsorgevonden, zodat er sinds 2001 veel bezuinigd moest worden.3.1.2. Professionalisering of deskundigheidsbevordering?Ook de Leiden Marathon is afhankelijk van haar vrijwilligers. Op de marathondag zelfheeft zij 1000 vrijwilligers nodig om alles in goede banen te leiden. En wat betreft deverantwoordelijkheid is dat ook best hoog vanwege de gevolgen voor de samenlevingof individuen mocht er een fout gemaakt worden.Het beleidsteam bestaat uit vrijwilligers met uitzondering van de medewerkers van hetmarathonbureau. Zij houden alles draaiende, organiseren de marathon en zijnuiteindelijk verantwoordelijk voor het slagen van de marathon.Wat betreft de deskundigheid van de vrijwilligers is er sinds 2001 een nieuwe regelwelke inhoudt dat een aantal vrijwilligers een verkeersregelaarscursus met succesafgerond moet hebben, gegeven door de Politie Leiden. Deze regel was van krachtvoor heel Nederland maar werd door elke gemeente anders geïnterpreteerd, waardoorde Leiden Marathon slechts een cursus hoefde te volgen terwijl andere marathons ooknog veel geld kwijt waren aan speciale kleding voor de verkeersregelaars.Als het om het gros van de vrijwilligers gaat zijn het slechts kleine eisen die aan hengesteld worden zoals een cursus of een vaardigheid. Aan het bestuur echter wordenhoge eisen gesteld en is de druk ook veel hoger.Wel wordt rekening gehouden met de talenten van de vrijwilligers door bij het vullenvan een nieuwe functie te kijken naar de talenten van de vrijwilligers. Veel vrijwilligersbehouden jarenlang dezelfde functie doordat zij zeer gemotiveerd zijn. Deze motivatiekomt voort uit de flow die zij ervaren hebben nadat hun onderdeel fantastisch verliepen alle factoren die nodig zijn om een flow te creëren in evenwicht waren (vaardigheid,vakkundigheid, uitdaging en nieuwe vaardigheden ontwikkelen).Van 1998 tot 2000 is zelfs het fenomeen werknemersvrijwilligerswerk (zie § 3.1) alopgedoken bij de Leiden Marathon doordat een sponsor de marathon computersinclusief typiste beschikbaar stelde. De typistes kregen betaald voor dit“vrijwilligerswerk”.3.2. Volleybalvereniging VVO Aspasia3.2.1. Beschrijving AspasiaAspasia is een volleybal- en gymnastiekvereniging in Gemeente Rijnwoude. In dezebeschrijving leg ik de nadruk op de volleybalkant gezien het volleybal en de gymnastiekweinig met elkaar te maken hebben en ik het meeste weet van de volleybalkant.Rijnwoude bestaat uit vier dorpen: Benthuizen, Hazerswoude-Dorp, Hazerswoude-Rijndijk en Koudekerk aan den Rijn. In totaal wonen er zo’n 20.000 mensen in dezedorpen. Aspasia is een samengevoegde vereniging van twee verenigingen in

14Scriptie Linda WassenaarDe grens tussen vrijwilligers en professionalsHazerswoude-Dorp en Koudekerk aan den Rijn. Er wordt dan ook getraind in beidedorpen.Aspasia heeft zes herenteams, vier damesteams, vier jongensteams en viermeisjesteams. Het hoogste speelniveau is van de Heren 1, zij spelen in de derdedivisie. Er is nog een recreanten-damesteam en er wordt een recreanten-herenteamopgestart.Aspasia heeft een bestuur waarin het volleybal en de gymnastiek wordenvertegenwoordigd en de voortgang wordt besproken. De volleybalkant heeft zelf nogeen bestuur met daarin: voorzitter, secretaris, evenementen, technische zaken,financiën/arbitrage, recreantenzaken, jeugdzaken en sponsoring.Vanuit de volleybalbond NeVoBo worden er cursussen beschikbaar gesteld voorbestuur en scheidsrechters. De vereniging levert zelf scheidsrechters die wordengeworven in de teams.De stichting blijft in stand door contributiegelden en sponsoring. Deze sponsoring wordtgebruikt voor nieuwe materialen en soms wordt een sponsor aan een team gekoppeld.De trainers van de vereniging zijn over het algemeen vrijwilligers. Omdat het een dorpis, zitten er veel families bij de vereniging die dan vaak allemaal actief zijn alsvrijwilliger. Er zijn een aantal vrijwilligers die heel veel doen voor de vereniging en veelleden die geen vrijwilliger zijn of willen worden waardoor de vereniging draait op hetgroepje vrijwilligers.3.2.2. Professionalisering of deskundigheidsbevordering?Aspasia is een vrijwilligersorganisatie zonder professional. Alles draait op vrijwilligers.Vanuit de volleybalbond wordt in de gaten gehouden of de vereniging zich aan alleeisen houdt. Eisen als het leveren van scheidsrechters, materialen, etc. wordennageleefd.Inschattend kan ik wel stellen dat de druk op sommige vrijwilligers hoog is en dat daariets aan gedaan moet worden. Maar ik denk niet dat er sprake is vanprofessionalisering van de vrijwilligers, omdat de vrijwilligers niet als professionalsworden beschouwd en ook niet als zodanig aangesproken worden. Wel worden devrijwilligers steeds deskundiger in het werk.De vrijwilligers gaan dit werk doen vanuit hart voor de sport en hebben over hetalgemeen dus een recreatieve motivatie. Bij het bestuur worden de talenten van devrijwilligers gebruikt doordat elke vrijwilliger zijn eigen taak kiest. Er wordt onder deleden ook gezocht naar mensen die deskundig zijn in bepaalde functies door hunberoep. Zo wordt er voor een penningmeester iemand gezocht die bijvoorbeeldaccountant is.3.3. Brandweer Lisse3.3.1. Beschrijving Brandweer LisseDe brandweer is een vrijwilligersorganisatie die al sinds mensenheugenis bestaat.Vroeger was dat meer een dienstverlening voor je buren, tegenwoordig is het een groteprofessionele organisaties met honderden professionals en duizenden vrijwilligers.Waar vroeger iemand in zijn nachthemd door het dorp liep met een bel om brand te“melden”, tegenwoordig is elke professional en vrijwilliger uitgerust met een pieper, eensoort electronisch oproepmobieltje. Dit alles gebeurt via een alarmcentrale en opafspraak komen er 2 tot gemiddeld 40 brandweermannen opdraven om actie teondernemen.Brandweerman word je niet zomaar: naast een sollicitatieprocedure moet je ookverschillende opleidingen en cursussen volgen om uiteindelijk een brandje te mogen

15Scriptie Linda WassenaarDe grens tussen vrijwilligers en professionalsblussen. Net als bij EHBO vaak het geval veranderen ook bij de brandweer regelsregelmatig wat weer enkele omscholingen tot gevolg kan hebben.Brandweerman word je niet zomaar: met gemiddeld twee uitrukken per week – zoweloverdag als ’s avonds -, een trainingsavond per week, vaak een cursusavond met noghet nodige huiswerk en een paar examens en een onderhoudsbeurt voor de kazerneper maand kan je toch wel zeggen dat je jezelf na een tijdje weer opnieuw thuis moetvoorstellen.3.3.2. Professionalisering of deskundigheidsbevordering?Ook de gemeente begint door te hebben dat de (vrijwillige) brandweer een beetje teveel verantwoordelijkheid op zijn schouders heeft. Om dit te ondersteunen wil ik eenstukje citeren uit een interview met Mevr. C. Langelaar, burgemeester Lisse,gepubliceerd in de Brandhaard, Periodiek van de Brandweer Lisse:‣ “Hoe vindt U dat de brandweer in het algemeen geregeld is? Ik denk danaan de combinatie beroeps en vrijwilliger.C. Langelaar: In het verleden was het zo dat als een korps goed kon blussen,dan liep dat wel. Tegenwoordig is die taak veel breder met hulpverlening,gevaarlijke stoffen enz. Kortom de brandweerman moet toch met zijnspecialismen een professional zijn. Ik maak me wel eens zorgen of je vaneen vrijwilliger (die overigens nooit vrijwilliger is, want er is niets zo verplichtals brandweerman zijn) zoveel kunt vragen. Het moet allemaal naast hetwerk, naast het gezin, in de vrije tijd gebeuren. En dan met dieverantwoording die het met zich mee brengt.‣ Wordt er tegenwoordig niet te veel verwacht van een vrijwilligebrandweerman? Ik bedoel dan de verplichte opleidingen, oefeningen enparaatheid?C. Langelaar: De lat wordt inderdaad steeds hoger gelegd, maar dat moet wel, alis het alleen maar uit bescherming voor de brandweerman zelf. Ook demobiliteit van de brandweerman, het werken in je eigen gemeente (wateigenlijk een voorwaarde is voor het goed functioneren als brandweerman)wordt steeds vaker een probleem. Men verandert vaker van baan, zeker alsiemand carrière wilt maken. Hoe enthousiast men ook begint aan hetbrandweervak, het wordt dan steeds moeilijker een goed korps bijeen tehouden.‣ Je leest steeds meer dat de term vrijwillige brandweerman vervangenwordt door freelance brandweerman.C.Langelaar: Ik denk dat het zo niet zit. Iedere brandweerman of ~vrouw die bijhet korps komt doet dat met hart en ziel. Natuurlijk is hij moreel verplicht,maar hij zal altijd naar een uitruk gaan als het mogelijk is, anders hou je ermee op. Een halve brandweerman of ~vrouw kan niet functioneren. Je kuntdat ook niet maken als maatje in een team!‣ Er wordt door ‘Brandweer Nederland’ toch wel veel opgelegd, zonder dat erenige vorm van communicatie met de gewone brandweerman is.C. Langelaar: Er wordt inderdaad wel veel opgelegd, zoals opleidingen.Niettemin moet er in elk korps toch overleg zijn over een opleidingsplan,wat voor specialisten er nodig zijn, wat voor opleidingen moeten daarvoorgevolgd worden, wat voor faciliteiten zijn er voor, wie komt er voor inaanmerking enz. Dit soort overleg is natuurlijk nodig.Er worden van bovenaf normen opgelegd, maar als gemeente krijgen wewel de tijd om daarin te groeien.‣ Wat is het streven van onze brandweer?C. Langelaar: Dat we meegroeien met de complexe materie. Toch steeds meerprofessional zijn, want dat vraagt deze tijd van jullie. Dat betekent, hoe

16Scriptie Linda WassenaarDe grens tussen vrijwilligers en professionalsellendig het ook is, meer oefenen en ons bewust zijn van de zware taak dieer gewoon ligt.” 11Hierbij wordt dus duidelijk aangegeven dat hier sprake is van professionalisering vanhet vrijwilligerswerk. Brandweermannen worden gezien als werknemers en wordensoms zelfs als freelancers gezien hoewel dit niet zo genoemd mag worden. Watduidelijk naar voren kwam in dit interview is de verantwoordelijkheid die er op deschouders ligt bij de brandweermannen.Bij de brandweer wordt gekeken naar de talenten van de vrijwilligers, maar in principekan een vrijwilliger met veel wilskracht de functie bereiken die hij wil hebben. Er zijneen aantal functies binnen de brandweer die vervuld moeten worden en voor hetvervullen wordt gekeken naar de talenten en vaardigheden van de vrijwilligers.Vrijwilligers bij de brandweer kunnen vanuit alle vijf motivaties beginnen. Eenmaatschappelijke motivatie om iets te betekenen voor de samenleving, een educatievemotivatie omdat zij cursussen willen doen om hun cv aan te vullen, een idealistischemotivatie om mensen te helpen, een sociale motivatie om deel te zijn van een groep ofzelfs een recreatieve motivatie omdat het nieuw en spannend is.Mijn vader is brandweerman geworden vanuit een sociale motivatie; hij zocht eensaamhorigheidsgevoel welke hij in de brandweer heeft gevonden. Toch vertelde hij dathet steeds moeilijker werd om het brandweerman-zijn vol te houden door de steedszwaardere eisen die gesteld werden waardoor het samen zijn in de verdrukking kwam.De brandweer komt qua vrijwilligersbeleid in een zorgwekkende fase omdat demotivaties van de vrijwilligers naar de achtergrond gaan en de eisen een steedsgrotere plaats innemen.3.4. ResumerendHierboven heb ik drie vrijwilligersorganisaties besproken die onderling zeer verschillen:een mutual support-organisatie met professionals (Leiden Marathon), een mutualsupport-organisatie zonder professional(s) (VVO Aspasia) en een service-deliveryorganisatie(Brandweer).Bij de Leiden Marathon en VVO Aspasia blijkt dat de druk voornamelijk ligt op hetbestuur en niet op de rest van de vrijwilligers. Terwijl bij de brandweer iedereen veeldruk heeft. Opvallend is dat het bestuur van de Leiden Marathon wel richting deprofessionalisering gaat terwijl zij ook professionals in dienst hebben en VVO Aspasia(nog) niet. Waarschijnlijk moet dit vanuit een ander standpunt bekeken worden:doordat er zo’n hoge druk op de vrijwilligers rustte, zijn er professionals aangenomen.De organisatie zelf had ook door dat de druk op de vrijwilligers te hoog werd en hebbendaarom professionals aangenomen.Dit is natuurlijk een prima oplossing voor een organisatie om de professionalisering omte zetten in deskundigheidsbevordering. Maar helaas is toch de druk nog te hoog op devrijwilligers en zou er een andere oplossing gevonden moeten worden om deze druk teverminderen.Het bestuur van VVO Aspasia laat regelmatig merken dat het eigenlijk te zwaar is voorze en dat ze nieuwe vrijwilligers nodig hebben. Er zijn een paar mensen die ontzettendveel doen voor de vereniging, maar dat kan niet eeuwig zo blijven. Ook hier moeten zeuitkijken dat de druk niet te hoog wordt al denk ik niet dat dat zal leiden totprofessionalisering. Professionalisering ontstaat mede dankzij nieuwe regels die vanbovenaf opgelegd worden door bijvoorbeeld de gemeente of de sportbond.11 Uit Brandhaard Brandweer Lisse, Periodiek van de Brandweer Lisse, 24 e jaargang, nummer1. Febr. 2003.

17Scriptie Linda WassenaarDe grens tussen vrijwilligers en professionalsDe brandweer daarentegen krijgt veelvuldig van bovenaf nieuwe regels opgelegdwaardoor de vrijwilligers weer bijgeschoold of in sommige gevallen zelfs omgeschooldmoeten worden. Deze regels worden opgelegd door bijvoorbeeld de ARBO, deregering of de brandweer zelf.Bij de brandweer is echt sprake van professionalisering van de vrijwilliger. Devrijwilligers zijn haast professionals. Het enige verschil qua opleiding tussen eenvrijwillige brandweerman/ ~vrouw en een beroepsbrandweerman/~vrouw is dat hetniveau iets hoger is. Veel verschilt het niet en mag het ook niet verschillen omdat debrandweer nu eenmaal aan een bepaald niveau moet voldoen.De brandweer is haast niet te vergelijken met de andere twee organisaties omdathierbij alle vrijwilligers geprofessionaliseerd zijn en niet alleen het bestuur. Toch is debrandweer een goed voorbeeld voor deze professionalisering omdat je duidelijk kanzien hoe de professionalisering kan ontstaan en waar de oorzaken liggen. Als deregels van bovenaf niet zouden gelden, zou het er een stuk relaxter aan toe gaan bij debrandweer.De organisaties verschillen ook door het doel van de organisatie. Bij de LeidenMarathon en VVO Aspasia hebben de vrijwilligers een gemeenschappelijk doel:respectievelijk de marathon en volleybal. De brandweer echter is dienstverlenend enheeft een maatschappelijke functie.Dit verschil zou ook een oorzaak kunnen zijn van de verschillen in omgang metvrijwilligers. De professionalisering van de vrijwilligers bij de brandweer is een gevolgvan de zware eisen die gesteld worden aan de brandweer doordat zij eendienstverlenende functie hebben. De Leiden Marathon en VVO Aspasia hebben geendienstverlenende functie waardoor de eisen lager zijn en er minder eisen aanvrijwilligers gevraagd worden.

18Scriptie Linda WassenaarDe grens tussen vrijwilligers en professionalsHOOFDSTUK 4In dit hoofdstuk wordt antwoord gegeven op de vraagstelling van deze scriptie: hoeprofessioneel moet de vrijwilliger tegenwoordig zijn om vrijwilliger te kunnen zijn en watkan een CMV’er daarin betekenen? Om dat te bepalen moet de informatie uit eerderehoofdstukken geanalyseerd worden.4.1. De grens tussen professionals en vrijwilligersIn paragraaf 1.4 wordt het verschil tussen professionalisering endeskundigheidsbevordering uitgelegd. Als we het over de professionalisering vanvrijwilligers hebben spreken we onszelf dus eigenlijk tegen. Want een professionalmoet professioneel zijn of worden en een vrijwilliger hoeft in principe niet professioneelte worden. Ik zeg ‘in principe’ want er zijn een aantal organisaties waar dat wel bijnodig is. Dan heb ik het over vrijwilligersorganisaties die taken hebben waar veiligheidvan de samenleving mee gemoeid is of die veranderingen kunnen maken in het levenvan een mens (service-delivery-organisaties (zie §1.2)). Maar waar het om gaat is inhoeverre kun je vrijwilligers met zo’n verantwoordelijkheid belasten: waar ligt de grenstussen vrijwilliger-zijn en professional-zijn?Antwoord op deze vraag is te verkrijgen via de definitie van vrijwilligerswerk zoals inparagraaf 1.1. gegeven. De definitie van vrijwilligerswerk is: “Werk, dat in eniggeorganiseerd verband onverplicht en onbetaald wordt verricht ten behoeve vananderen of de samenleving.” 12 Dus om te weten te komen wanneer een vrijwilliger eenprofessional wordt, moeten we het werk van de desbetreffende vrijwilliger vergelijkenmet de definitie.Om een vergelijking te maken moeten we de definitie ontleden in vijf onderdelen:1. “werk” Bezigheid, bron van inkomsten, wat gedaan moet worden, hetverrichten van een taak, zo omschrijft de dikke Van Dale “werk”.2. “In enig georganiseerd verband” Het vrijwilligerswerk moet dus ingeorganiseerd verband zijn, dus een vereniging, instelling, stichting, club,etc.3. “onverplicht” Er mag geen verplichting aan het werk zitten. In theorie zou jedit kunnen vertalen als dat je als vrijwilliger niet hoeft te komen omdat je nietverplicht bent. In de praktijk wordt vrijwilligerswerk als vrijwillig en niet alsvrijblijvend beschouwd. Alleen het soort werk is niet verplicht, maar als jij jeopgeeft, moet je je afspraken nakomen.4. “onbetaald” Eigenlijk betekent dit dat je voor vrijwilligerswerk in geen enkelevorm betaald zou moeten krijgen. Toch worden veel vrijwilligers “betaald”door middel van diensten of vergoedingen. Zou het dan betekenen dat eenvrijwilliger die op die manier betaald krijgt geen vrijwilliger is maarprofessional?5. “werk, ten behoeve van anderen of de samenleving” Vrijwilligerswerk moetvoor anderen zijn en niet voor jezelf. Dan pas is het vrijwilligerswerk.Vervolgens kan het werk dat de desbetreffende vrijwilliger doet vergeleken worden metdeze vijf kenmerken. Als je wilt weten of bepaald werk vrijwilligerswerk is ga je dusterug naar deze vijf basiskenmerken van vrijwilligerswerk. Dan zou je dusvrijwilligerswerk als vrijwillige brandweermannen doen, eigenlijk als professioneel werkkunnen beschouwen omdat brandweermannen voor elke uitruk een bepaaldevergoeding in de vorm van geld krijgen.12 Uit Management van vrijwilligersorganisaties, Lucas Meijs, 1997

19Scriptie Linda WassenaarDe grens tussen vrijwilligers en professionalsAls de grens tussen professional en vrijwilliger vervaagt, ontstaat er een grijs gebiedwaarin functies voor vrijwilligers ontstaan die hen te veel verantwoordelijkheid en duste veel druk geven waardoor ze overspannen kunnen worden. Of er ontstaat eensituatie dat vrijwilligers werk doen waarbij geen of weinig gebruik van hun talentenwordt gemaakt en waarbij hun motivaties niet meegenomen worden waardoor zijuiteindelijk hun interesse in het vrijwilligerswerk kunnen verliezen. Maar in dat grijzegebied krijgen professionals een functie welke hen te weinig verantwoordelijkheid en teweinig druk geeft waardoor de professionals niet ten volle hun capaciteiten kunnengebruiken en het werk saai kunnen gaan vinden.Professionalisering hoeft niet slecht te zijn voor een organisatie behalve als devrijwilligers eronder lijden. In dit geval moeten er maatregelen genomen worden. Dezemaatregelen kunnen alleen genomen worden als de organisatie weet in hoeverre devrijwilligers onder de professionalisering lijden.Om dat te ontdekken, moet er rekening gehouden worden met de volgendeonderdelen:1. De verhouding tussen professionals en vrijwilligers: wie is eindverantwoordelijk bijelke taak of afdeling? Weet de professional wat de vrijwilliger doet en zou hij devrijwilliger zonder problemen kunnen vervangen bij verhindering van de vrijwilliger?Is de vrijwilliger onmisbaar voor de organisatie?2. De eisen die aan de vrijwilliger gesteld worden: Wat voor opleidingseisen ofervaringseisen worden gesteld aan de desbetreffende functie? Hoeveel opleidingenof cursussen moeten voor de functie gevolgd worden en hoeveel uren per weekneemt dat in beslag?3. De tijd die de functie in beslag neemt: Hoeveel uren per week is een vrijwilligerwerkelijk met zijn taak bezig? Is de vrijwilliger te veel tijd kwijt aan het vrijwilligerzijn?4. De beleving van de vrijwilliger: Hoe ervaart de vrijwilliger zijn functie? Voelt devrijwilliger zijn functie als een te grote verantwoordelijkheid?5. De interesses van de vrijwilliger. Hebben de interesses van de vrijwilliger eenplaats in het beleidsplan? Krijgt de vrijwilliger de mogelijkheid om zijn eigen werk tebepalen?6. De talenten van de vrijwilliger. Wordt er gebruik gemaakt van de talenten van devrijwilliger? Krijgt de vrijwilliger de mogelijkheid om zijn talenten te ontdekken eneventueel te gebruiken in zijn werk?Als je een analyse wilt maken van de vrijwilligersorganisatie om te zien in hoeverre deprofessionalisering door is gedrongen is het dus belangrijk om uit te gaan van de vierfactoren.Hierbij kan gebruik gemaakt worden van een interview met (een aantal) vrijwilligers ofeen enquête. Bij het interview kan je de diepte ingaan en doorvragen op allerlei zaken.Bij een enquête gaat het meer om het kwantitatieve.Aan te raden is om beide manieren van analyse te doen doordat de enquête zorgt voorde eerste analyse en kan bepalen in hoeverre je de professionalisering van devrijwilliger op jouw organisatie van toepassing is en de diepte-interviews zorgen vooreen beter beeld wat betreft de factoren van de professionalisering.Eenmaal verwerkt kan zo’n analyse heel verhelderend zijn en kunnen er actiesondernomen worden (zie §4.2) om enerzijds te zorgen voor veranderingen om deprofessionalisering op te lossen of in te perken en anderzijds te zorgen voor hetbewaken van de factoren die op het moment als goed of voldoende wordenbeschouwd.

20Scriptie Linda WassenaarDe grens tussen vrijwilligers en professionals4.2. Adviezen voor het oplossen van professionalisering van de vrijwilligerHet eerste onderdeel is de verhouding tussen professional en vrijwilliger. Bij sommigeorganisaties is de professional niet op de hoogte van de taken van de vrijwilliger, zezien niet in wat een vrijwilliger allemaal doet. Ook is het dan dus niet mogelijk datmocht de vrijwilliger wegvallen de taken overgenomen worden door de professional.Het wiel moet dan opnieuw uitgevonden worden.Als blijkt dat in de organisatie deze factor van kracht is, moeten er stappenondernomen worden ten aanzien van de communicatie en registratie. Verbetering vande communicatie (tussen vrijwilliger en professional) moet ervoor zorgen dat deprofessional beter op de hoogte is van wat de vrijwilliger allemaal doet.Verbetering van registratie wil zeggen dat er een draaiboek gemaakt moet wordenwaarin alle taken van de vrijwilligers en eventueel ook professionals instaan en tevensfunctieomschrijvingen genoteerd staan. Dit kan van pas komen bij weer het wegvallenvan de vrijwilliger maar ook bij het inwerken van nieuwe vrijwilligers en debetrokkenheid van het team. Met betrokkenheid doel ik dan op de samenhang van hetteam vrijwilligers en professionals omdat iedereen weet wat de ander doet en daar ookrekening mee kan houden.Een ander punt bij deze factor is de verantwoordelijkheid die een vrijwilliger heeft. Hetis in principe niet de bedoeling dat een vrijwilliger eindverantwoordelijk is voor een(grote) taak. De professional is altijd eindverantwoordelijk, zodat verantwoordelijkheidbij de professional ligt en niet bij de vrijwilliger. Om een overzicht te krijgen in eenorganisatie waar de verantwoordelijkheid ligt kan gebruik gemaakt worden van eendraaiboek. Daarin is duidelijk te zien welke verantwoordelijkheden welke vrijwilligerheeft en of daarin verandering aangebracht moet worden.Er wordt hier gesproken over professionals en vrijwilligers, maar in organisaties metalleen vrijwilligers is dat ook van toepassing. Het bestuur dat dan uit vrijwilligersbestaat moet een duidelijk beeld hebben op de verantwoordelijkheden van devrijwilligers en zo nodig ingrijpen. Dit omdat vrijwilligers uit het bestuur ook vaakrechtspersoon van een organisatie zijn en dus verantwoordelijk zijn voor eventuelemisstappen.Bij de tweede factor ligt de nadruk op de eisen die aan een vrijwilligers gesteld worden.Hoe hoog kunnen die eisen zijn voor een functie. Een vrijwilliger blijft een vrijwilliger.Als blijkt dat er geen vrijwilliger gevonden kan worden voor een bepaalde functie methoge eisen, wil dat misschien wel zeggen dat de eisen te hoog zijn. Dat mensen dieaan zulke eisen kunnen voldoen helemaal geen vrijwilligerswerk willen doen omdat zeergens anders voor dezelfde functie betaald worden.Daarom moet er goed rekening gehouden worden met de eisen die aan een vrijwilligerworden gesteld. Als er te hoge eisen aan een functie gesteld worden is het misschienverstandig om de functie in tweeën te delen. Als het om een functie gaat waarbij eenbepaalde deskundigheid nodig is, kan er natuurlijk wel geprobeerd worden om dezefunctie te laten vervullen door zo’n deskundige omdat zij vaak in hun vrije tijd hundeskundigheid willen gebruiken in vrijwilligerswerk.Ook moet er gekeken worden naar de eisen die een organisatie stelt aan opleiding. Hetis natuurlijk fantastisch voor vrijwilligers om de mogelijkheid te krijgen een opleiding tevolgen voor hun functie. Maar ook hier moet voorzichtigheid in acht genomen wordenwant al snel worden opleidingen verplicht gesteld – soms door de gemeente en somsdoor de organisatie zelf. En onverplicht is een basiskenmerk van vrijwilligerswerk.De derde factor gaat over de tijd die aan het vrijwilligerswerk besteed wordt. Er zijnvrijwilligers die bij een organisatie beginnen in een functie met weinigverantwoordelijkheid. Als blijkt dat die vrijwilliger goed is in zijn werk, kan het zijn dat hij

21Scriptie Linda WassenaarDe grens tussen vrijwilligers en professionalsgevraagd wordt voor een hogere functie. Natuurlijk wil een vrijwilliger dit proberen wantbelangrijk gevonden worden is best leuk.Maar ook hier moet opgelet worden: al snel kan zo’n vrijwilliger meegesleept worden inzijn functie en zijn rol voor de organisatie. De organisatie gaat te veel leunen op devrijwilliger tot de vrijwilliger alleen nog maar zijn vrije tijd vult met zijn functie of er elkuur van de dag mee bezig is.Om te ontdekken of dit het geval is bij de vrijwilligers moet er per persoon gekekenworden. De ene vrijwilliger vindt het prettig en heeft naast het vrijwilligerswerk eenparttimebaan dus houdt nog genoeg vrije tijd over. De andere vrijwilliger komt echternergens anders meer aan toe en bij deze vrijwilligers moet actie ondernomen worden.Dit alles moet in het vrijwilligersbeleid zijn opgenomen en zodat te zien is dat elkevrijwilliger een specifieke waarde heeft voor de organisatie.Elke vrijwilliger heeft een andere motivatie om vrijwilligerswerk te gaan doen en heeftook meer of minder tijd voor het vrijwilliger-zijn. Belangrijk is dat bij elke vrijwilligergekeken wordt naar zijn talenten en die gebruikt worden om hem een taak te geven diehem zijn vaardigheden laat gebruiken en ontwikkelen en die in overeenstemming ismet de tijd die hij voor vrijwilligerswerk wil besteden of te besteden heeft. Aanpak vandeze factor kan dus alleen pragmatisch bepaald worden.De vierde factor is de beleving van de vrijwilliger die we al aan bod hebben latenkomen in de derde factor waarbij de beleving van de vrijwilliger met betrekking tot zijnuren de doorslag moet geven.Om de beleving van een vrijwilliger te ontdekken moeten er diepte-interviewsgehouden worden. Vrijwilligers kunnen veel verantwoordelijkheid in hun functie hebbenmaar dit niet ervaren als een last. Dit is per vrijwilliger verschillend.Over het algemeen vinden vrijwilligers het prettig om onmisbaar te zijn voor eenorganisatie. Maar er is natuurlijk een verschil tussen onmisbaar zijn en zich onmisbaarvoelen. Dit ligt allemaal in de hand van de organisatie. Zij bepaalt hoe onmisbaar eenvrijwilliger echt is en dit komt allemaal terug op de verantwoordelijkheid die je eenvrijwilliger geeft.Het is prima om een vrijwilliger verantwoordelijkheid te geven voor bepaalde taken. Ditgeeft voor de vrijwilliger een gevoel van vertrouwen waardoor hij het vrijwilligerswerkleuker kan gaan vinden en blijft vinden. Net als een klein kind dat zelf boodschappengaat doen. Maar moeder kijkt natuurlijk wel om de hoek mee of alles goed gaat. En ditis ook de functie van een organisatie: het gevoel geven zelfstandig te werken, maarwel in de gaten houden.Dit klinkt nogal belerend alsof de vrijwilliger eigenlijk een klein kind is. Maar in dewerkelijkheid is dit de beste manier. Je hoeft als organisatie niet het handje vast tehouden van een vrijwilliger, maar je moet wel weten wat hij doet en of hij misschienhulp nodig heeft. Dit alles door te zorgen voor een open communicatie in deorganisatie.4.3. Bewustwording van professionaliseringDe bewustwording van de professionalisering van het vrijwilligerswerk bestaat dus nietalleen uit het teruggaan naar de basis van het vrijwilligerswerk. Ook deverantwoordelijkheid, de eisen, de tijd, de beleving, het gebruik van de interesses ende talenten moeten meegenomen worden bij het bepalen of de grens wordtoverschreden en dat eventueel veranderingen daarin aangebracht moeten worden.Daarvoor wil ik drie oplossing aandragen:Je kunt als organisatie ervoor zorgen dat de vrijwilligers onverplicht en onbetaald werkdoen voor anderen of de samenleving, maar als de vrijwilligers de verantwoordelijkheidte groot vinden, kan het nog zo zijn dat de taken overgenomen moeten worden dooreen professional.

22Scriptie Linda WassenaarDe grens tussen vrijwilligers en professionalsDit is natuurlijk één oplossing voor het bewaken van het vrijwilligerswerk voorprofessionalisering. Een andere oplossing is om de vrijwilligers in dienst te nemen ente betalen als een werknemer. Maar dit is natuurlijk volledig afhankelijk van definanciële staat van de organisatie.En dan wil ik nog een derde oplossing aandragen: het aannemen van een CMV’er omeen balans aan te brengen tussen de vier factoren en daardoor de organisatie tebewaken van professionalisering van vrijwilligerswerk en de grens tussen professionalen vrijwilliger duidelijk te maken.Eén van de oorzaken van de professionalisering is dat veel vrijwilligersorganisatiesdoor hun donateurs gedwongen worden om de deskundigheid van hun medewerkers –dus ook hun vrijwilligers – te bevorderen. Vrijwilligers moeten van waarde zijn voor eenorganisatie anders kunnen ze in de subsidie-aanvraag niet verantwoord worden.Gemeenten krijgen tegenwoordig een handleiding hoe zij de economische waarde vaneen vrijwilliger kunnen bepalen (zie § 1.3). Een vrijwilliger die hoog opgeleid is, wordthoger in waarde “aangeslagen” dan een vrijwilliger die laag opgeleid is. Als dit al begintbij de gemeente, waar veel vrijwilligersorganisaties financieel van afhankelijk zijn, is hetlogisch dat de vrijwilligersorganisaties mee gaan in deze trend.Een andere oorzaak is dat de eisen van de samenleving hoger worden dus hetvrijwilligerswerk moet mee. Dit betekent extra eisen die aan de vrijwilliger gesteldworden wat eigenlijk betekent dat de vrijwilliger beperkt wordt in het vrijwilligerswerkwat hij zo leuk vindt. Zoals in paragraaf 3.4. al aan de orde is gekomen wordt deprofessionalisering in de hand gewerkt door instanties zoals de gemeente of eensportbond die van bovenaf regels en wetten maken. Hierdoor hebben vrijwilligersomscholing of bijscholing nodig zodat deze regels nageleefd kunnen worden en devrijwilligersorganisaties geen boete of erger opgelegd krijgen.De rol van een CMV’er is de grens te bewaken tussen professional en vrijwilliger. EenCMV’er kan op dit moment dus optreden als “grensbewaker” of intermediair. Dit kan deCMV’er doen door de volgende acties:• Een CMV’er kan in de organisatie de communicatie tussen de twee partijen totstand brengen en zijn ‘voelsprieten’ gebruiken om bij te houden wat de vrijwilligersbezig houdt en waar problemen zijn.• De CMV’er is deskundig in het begeleiden van vrijwilligers en kan tevensonderzoek doen naar de professionalisering. Beide instrumenten van enquête endiepte-interviews is hij vaardig en de organisatie zou het ontdekken en inperkenvan de professionalisering over kunnen laten aan de CMV’er.• De CMV’er is tevens in staat een wervings- en communicatieplan op te zetten omvrijwilligers te werven en te behouden. Dit komt doordat een CMV’er vraaggerichtwerkt en trendgevoelig is waardoor hij kan inspelen op de behoeftes van(toekomstige) vrijwilligers.• De CMV’er moet zorgen voor een vrijwilligersbeleid waarbij elke vrijwilliger zijneigen plek krijgt. Hij moet zorgen dat de talenten van de vrijwilliger benut wordenzodat hij zich kan ontwikkelen in zijn taak. De CMV’er moet zorgen dat demotivaties van de vrijwilliger in de gaten worden gehouden en dat deze doelen ookuiteindelijk gehaald worden.4.4. Motivatie van de vrijwilligerWaarom blijven die vrijwilligers dan toch vrijwilliger? Wat betreft vrijwilligers met eenhoge verantwoordelijkheid in het werk zal het gevoel van onmisbaarheid en devoldoening die het geeft de motor zijn achter het geheel. Zij weten hoeveel mensen er

23Scriptie Linda WassenaarDe grens tussen vrijwilligers en professionalsop hen rekenen en wat een leuk gevoel dat is om belangrijk te zijn. Maar ook het doenvan vrijwilligerswerk wat aanspreekt en gebruik maakt van de talenten van devrijwilligers. Het feit dat de reden waarom een vrijwilliger vrijwilligerswerk gaat doenuiteindelijke werkelijkheid wordt (motivatie).Het is dus belangrijk voor een organisatie om het juiste evenwicht te vinden tussenuitdaging en vaardigheid of het ontwikkelen daarvan.4.4.1. FlowHoe vind je het evenwicht tussen uitdaging en (het ontwikkelen van) vaardigheden?Eigenlijk is het het beste om dan terug te gaan naar hoe het evenwicht zou moetenzijn: het flow-gevoel van de vrijwilliger zoals in § 2.2 besproken.Als een vrijwilliger begint aan een functie bij een vrijwilligersorganisatie is de mate vanuitdaging en (ontwikkelen van) vaardigheden in evenwicht: de vrijwilliger wordtgeprikkeld door deUitdaging3FLOW12(ontwikkelen van) vaardighedenuitdaging om zijn taken te doen en er wordt gebruik gemaakt van zijn vaardighedenzonder dat hij boven zijn kunnen werkt. Dit is het flow-gevoel: de vrijwilliger blijftvrijwilliger omdat deze twee factoren in evenwicht zijn (punt 1).Op het moment dat er te veel vaardigheden wordt gevraagd van hem of als hij te veelof te snel zijn vaardigheden moet ontwikkelen terwijl de uitdaging hetzelfde blijft (punt2), dan ziet de vrijwilliger het niet meer zitten, is ontevreden en kan zelfs uiteindelijkstoppen als er niet op tijd wat aan gedaan wordt. Op dit moment moet de CMV’er inbeeld komen om te zorgen dat de uitdaging meer wordt zodat (zie punt 3) de vrijwilligerweer een flow-gevoel krijgt. Maar natuurlijk kan de CMV’er er ook voor zorgen dat erminder van de vaardigheden van de vrijwilliger wordt gevraagd zodat de vrijwilligerteruggaat naar punt 1 en ook een flow-gevoel krijgt.De twee manieren om een flow-gevoel te krijgen worden dus onderverdeeld in: meeruitdaging creëren en verminderen van de (ontwikkeling van de) vaardigheden.De eerste is moeilijk te verwerkelijken, maar niet onmogelijk. Het creëren van uitdagingis mogelijk door als CMV’er samen met de vrijwilliger om de tafel te gaan zitten en tebespreken hoe de functie uitdagender gemaakt kan worden. Dit kan door middel vanbeloningen voor de vrijwilliger die hem motiveren om zijn functie te blijven doen.De tweede manier om een flow-gevoel te krijgen is het verminderen van de(ontwikkeling van de) vaardigheden. Een CMV’er zou in zijn communicatie met devrijwilligers geobserveerd moeten hebben dat bepaalde vrijwilligers dat hun takenboven hun kunnen zijn en moet daarin verandering aanbrengen. Het is moeilijk om de

24Scriptie Linda WassenaarDe grens tussen vrijwilligers en professionalsontwikkeling van de vaardigheden van de vrijwilliger te verminderen, maar je kan welzorgen dat ze minder cursussen volgen en even de tijd krijgen om het geleerde inpraktijk te brengen.4.4.2. Vijf motivatiesWat is de motivatie van vrijwilligers om vrijwilligerswerk te doen? Als we de motivatievan de vrijwilliger onder de loep nemen kunnen we het beste teruggaan naar §1.2waarin vijf motivaties toegelicht worden:1. maatschappelijke motivatie2. idealistische motivatie3. recreatieve motivatie4. sociale motivatie5. educatieve motivatieMotivatie is heel erg belangrijk als een vrijwilligersorganisatie de vrijwilliger aan zich wilbinden. De organisatie moet er dus voor zorgen dat deze motivatie bewaard blijft bij devrijwilliger. Om dat te doen, moet de organisatie eerst weten door welke motivatie devrijwilliger is bewogen om zich aan te melden als vrijwilliger.Het handigste is dit te doen bij de eerste kennismaking of een intakegesprek: Waaromwil je dit vrijwilligerswerk doen? Het antwoord/ de antwoorden die je hierop krijgt is/zijnin te delen in één of meer van de vijf motivaties. Deze motivaties moeten genoteerdworden en verwerkt in een overzicht zodat dit nageslagen kan worden. Vervolgens kaner door de CMV’er gebruik van gemaakt worden bij het binnen halen, begeleiden,belonen en behouden van de vrijwilligers.Als je als organisatie heel veel vrijwilligers nodig hebt – dan heb ik het over meer danhonderd – dan is het moeilijk om met alle motivaties rekening te houden. Probeer denadruk dan te leggen op de meest voorkomende motivatie(s) en zorg ervoor dat diemotivatie(s) in elk geval gewaarborgd wordt.Een voorbeeld is: als blijkt dat de meeste brandweermannen in je korps de gezelligheidde kern van het vrijwilliger-zijn vinden, moet je ervoor zorgen dat die gezelligheidbehouden blijft. Dus niet direct naar huis na een melding, maar eerst nog wat drinkenop de kazerne en het organiseren van vrijwilligersuitjes.Nadat een vrijwilliger is aangetrokken zijn er een aantal stappen die genomen moetworden om de vrijwilliger te binden aan de organisatie. In de bijlage heb ik voorbeeldengedaan van het vrijwilligersbeleid van Zorgcentrum Nebo 13 met daarin eenintakegesprek en vrijwilligerscontract. Bij het intakegesprek wordt een deel gewijd aande motivatie van de vrijwilliger om dit werk te gaan doen.Ik heb deze voorbeelden erbij gedaan om te laten zien hoe professioneel dit centrummet haar vrijwilligers omgaat. Bij het intakegesprek wordt besproken wat dewederzijdse verwachtingen zijn en hoe dat waar te maken. Vervolgens wordt duidelijkop papier de belangrijkste punten genoteerd en wordt verdere invulling opengelatenzodat de verwachtingen niet vastgelegd worden. Zo kan ter plekke bekeken wordenwelke taken de vrijwilliger zelf als relevant en uitvoerbaar ziet en er niets van bovenafwordt opgelegd.4.5. Vergelijking met vrijwilligersorganisaties in hoofdstuk 3Vrijwilligersorganisaties staan erom bekend een groot doorstroom te hebben.Vrijwilligers kunnen in het begin een tijd lang actief zijn, maar daarna zakken ze vaak13 Drs. Th. Van den Belt, Vrijwilligerswerk, Vrijwilligersbeleid Zorgcentrum Nebo, HdS BarneveldThuiszorg en Maatschappelijk werk, www.HDS.nl

25Scriptie Linda WassenaarDe grens tussen vrijwilligers en professionalseven in doordat er bijvoorbeeld te veel verantwoordelijkheid op hun schouders drukt ofdoor hun werksituatie. Vrijwilligers kunnen een “overkill” krijgen en even weg willen uitde organisatie.Als er gekeken wordt naar de organisaties die ik besproken heb in hoofdstuk 2 danblijkt dat er weinig doorstroom is en dat de organisaties op een goede manier devrijwilligers aan zich gebonden hebben.Bij de brandweer is er toch sprake van veel professionalisering en vanuit het korpskomen inmiddels geluiden dat dit niet goed gaat. Ook de professionals – debrandweercommandant en de burgemeester – hebben door dat dit niet goed gaat enzijn bezig oplossingen te bedenken voor dit probleem.Sommige organisaties worden zich dus bewust van het feit dat professionaliseren vanvrijwilligers eigenlijk helemaal niet kan. Vrijwilligers moeten vrijwilligers blijven en nietals professionals bestempeld worden. Deskundigheidsbevordering moet alleengebruikt worden als beloning en niet als voorwaarde.Bij VVO Aspasia wordt de mogelijkheid om een cursus voor scheidsrechter te doen alseen beloning gezien en ook meegaan op een kamp voor kinderen wordt als eenbeloning gezien. De scheidsrechtercursus is geen verplichting en wordt alleen gedaandoor mensen die er tijd voor en zin in hebben.Een organisatie met professionals in dienst kan het personeelsbeleid verwarren methet vrijwilligersbeleid. Het verschil is de manier van omgang. Bij personeelsbeleid is ersprake van hiërarchische verhoudingen terwijl er in een vrijwilligersbeleid sprake moetzijn van persoonlijke verhoudingen. De vrijwilligers wordt gevraagd door mevrouw Z omeen bepaalde taak te doen, terwijl de medewerker door de voorzitter – mevrouw Z –wordt opgedragen om de taak te doen.4.6. Oplossingen voor het vrijwilligerstekortGezien er tegenwoordig meer vraag is dan aanbod van vrijwilligers, worden er allerleioplossingen aangedragen om het vrijwilligerstekort aan te pakken. De gemeentesdenken dit aan te kunnen pakken door de vrijwilligersorganisaties extra subsidie teverlenen zodat zij meer geld hebben om de vrijwilligers aan zich te binden viavrijwilligersvergoedingen of meer geld voor wervingsacties.Een oorzaak van het vrijwilligerstekort of eigenlijk de te hoge vraag is onder andereterug te vinden in de economie. Gezien de economische recessie komen bedrijven metde financiën in de problemen en willen dit oplossen door vrijwilligers in te zetten. Ditwordt nog eens gestimuleerd als er een trend als waardebepaling (zie §1.3) opkomt dielaat zien hoe waardevol een vrijwilliger kan zijn.In dit geval heeft het geen nut om meer subsidie uit te trekken voor het werven vanvrijwilligers, maar moet er eens goed gekeken worden naar de betekenis van devrijwilliger voor de samenleving.Anderen denken dat de trend “werknemersvrijwilligerswerk” (zie § 3.1) de oplossing is.De bedrijven stimuleren de werknemers vrijwilligerswerk te gaan doen zodat zebetrokken worden bij de maatschappij. Ondertussen heeft deze actie een positievewerking op het imago van het bedrijf en zorgt het voor teambuilding onder hetpersoneel. Voor de vrijwilligersorganisatie is het een perfecte oplossing omdat ze énhet vrijwilligerstekort oplossen én vaak geld gedoneerd krijgen voor elke vrijwilliger dievrijwilligerswerk komt doen.Maar de vraag is of dit vrijwilligerswerk wel vrijwilligerswerk is. Als een vrijwilligerbetaald wordt om vrijwilligerswerk te doen, is dat in tegenspraak met de definitie vanvrijwilligerswerk: onbetaald. Bovendien is het vaak een tijdelijke oplossing en is de

26Scriptie Linda WassenaarDe grens tussen vrijwilligers en professionalsmotivatie van de ‘werknemervrijwilliger’ anders dan die van een ‘echte’ vrijwilliger. Alsje vrijwilligerswerk doet omdat je liever dat werk doet dan dat je je eigen werk doet, isdat anders motiverend dan dat je vrijwilliger bent omdat je iets terug wilt doen voor desamenleving.Werknemersvrijwilligerswerk bestaat eigenlijk al heel lang. Bij de vrijwillige brandweeris op zekere hoogte ook sprake van werknemersvrijwilligerswerk. De werkgever moeteerst een goedkeuring geven dat de brandweerman tijdens werktijd opgeroepen kanworden voor brandmelding. Daarbij wordt de vrijwilliger ook een soortwerknemervrijwilliger.Het is natuurlijk logisch dat vrijwilligersorganisaties een aanbod van een bedrijfaannemen, maar er zijn wel een paar nadelen. Zo kan het zijn dat andere vrijwilligersde werknemersvrijwilligers niet accepteren omdat zij hetzelfde werk doen, maar danonbetaald. Ook de motivatie zoals eerder genoemd is anders en kan ervoor zorgen dateen werknemervrijwilliger minder gemotiveerd is dan een vrijwilliger.Een andere oorzaak van het tekort van vrijwilligers is bij sommige organisaties hetvrijwilligersbeleid. Organisaties vergeten dat ‘organizational control’ bij vrijwilligersprincipieel anders is dan bij professionals. Onder ‘organizational control’ wordtverstaan: “[…] het zeker stellen dat het organisatiebeleid echt wordt uitgevoerd en datde diensten volgens de eisen van de organisatie worden geleverd.” 14Organizational control bij professionals is gebaseerd op hiërarchische of functioneleverhoudingen en bij vrijwilligers is dat gebaseerd op persoonlijke verhoudingen. Doorde verwachtingen van de organisatie met betrekking tot vrijwilligers te beperken tottaken die de vrijwilligers zelf als relevant en uitvoerbaar zien, wordt organizationalcontrol bevorderd. 15Met andere woorden: als vrijwilligers zelf het nut inzien van hun taak en deze taak nietopgelegd krijgen van de organisatie, zijn ze gemotiveerder en betrouwbaarder alsprofessionals. Is de taak van bovenaf opgelegd, dan kan het zijn dat de vrijwilligersweggaan of gewoon weigeren.Oplossing hiervoor is in een vrijwilligerscontract helder formuleren wat de wederzijdseverwachtingen zijn en dus het aanpassen van het vrijwilligersbeleid. Deze contractenmoeten op maat gemaakt worden en alleen de belangrijkste punten van de organisatieworden als voorwaarde gesteld.4.7. Onderscheid tussen vrijwilligersorganisaties met en zonder professional(s)Vrijwilligers zijn in sommige instellingen zelfs onmisbaar voor de organisatie. Zijvervullen daarin functies die een sleutelpositie zijn voor de instelling en vaak blijkt datde professional geen weet heeft van de taken die de vrijwilliger doet. Dat komt pasnaar voren als de vrijwilliger een keer verhinderd is of – erger – helemaal wegvalt.In vrijwilligersorganisaties waar geen professional in dienst is kan dit voor groteproblemen zorgen als bijvoorbeeld een vrijwilliger plotseling opstapt. Daarom kunnenwe een onderscheid maken tussen vrijwilligersorganisaties met professional(s) envrijwilligersorganisaties zonder professional(s).14 Uit: Dr. Lucas Meijs, Management van vrijwilligersorganisaties: een specialiteit!, GoedBestuur, sept/okt. 200015 Uit: Dr. Lucas Meijs, Management van vrijwilligersorganisaties: een specialiteit!, GoedBestuur, sept/okt. 2000

27Scriptie Linda WassenaarDe grens tussen vrijwilligers en professionals4.7.1. Organisaties zonder professional(s)Het moeilijke voor een organisatie zonder professional(s) vergeleken met eenorganisatie met professional(s) is de verantwoordelijkheid. Bij organisaties metprofessional(s) ligt de eindverantwoordelijkheid bij de professional(s) en zij kunnen inde gaten houden of de vrijwilligers niet te veel verantwoordelijkheid dragen ofeindverantwoordelijk zijn voor een bepaalde functie.Bij organisaties zonder professional(s) is er vaak sprake van een bestuur met deeindverantwoordelijkheid. Zij maakt het beleid, voert het beleid uit en lossen problemenop. Daarnaast wordt verantwoordelijkheid voor andere vrijwilligers ook zwaarder omdatiedereen hetzelfde is dus iedereen verantwoordelijkheid krijgt.In §4.2 werd de verhouding tussen vrijwilliger en professional al aangehaald en daarinwerd geadviseerd dat het bestuur van organisaties zonder professional(s) een goedzicht moest houden op de verantwoordelijkheden van de vrijwilligers en het gebruik vande talenten van de vrijwilligers. In de praktijk is dit moeilijker dan in theorie doordat hetbestuur het vaak veel te druk heeft om zich ook nog zorgen te maken omprofessionalisering. Uiteindelijk moet de dienst of het product van de organisatie ertoch weer zijn en hoe dat gebeurt kan een bestuur weinig schelen. Pas op het momentdat blijkt dat vrijwilligers opstappen vanwege te hoge verantwoordelijkheid of doordathij zijn taken opgelegd krijgt in plaats van dat hij zelf keuzes mag maken, dan gaat ereen lichtje branden.Dit advies met betrekking tot de verdeling van de verantwoordelijkheid en de vrijheidom keuzes te maken door de vrijwilligers in organisaties zonder professional(s) is duspuur gericht op de voortgang van de organisatie en het binden van de vrijwilligers.4.7.2. Organisaties met professional(s)Organisaties met professional(s) hebben als geluk dat er een professional is die in elkgeval niet zomaar kan opstappen en al zijn/ haar kennis meenemen. Een professionalmoet ruim van tevoren aangeven ontslag te nemen terwijl dit bij een vrijwilligerhelemaal niet hoeft, al wordt het wel als beleefd gezien.Vaak is het geval bij organisaties met professional(s) dat er een professionalaangenomen moest worden omdat de druk op de vrijwilligers te groot werd. Ditbetekent dat het een organisatie betreft die grote verantwoordelijkheid heeft en/of veeldiensten/ producten moet leveren.Bovendien is ook hier het probleem de verantwoordelijkheid. De professional heeftandere verantwoordelijkheden als een vrijwilliger en dat wordt wel eens vergeten. Deprofessional is in principe eindverantwoordelijk, maar het kan ook heel goed mogelijkzijn dat een professional is aangenomen voor de routineklussen en dat het bestuur –bestaande uit vrijwilligers – de eindverantwoording nog heeft.In principe kan dit heel positief uitpakken, maar blijft wel het probleem van deprofessionalisering een feit. Als advies kan gegeven worden dat een organisatie eropmoet letten dat vrijwilligers niet dezelfde taken als een professional gaan doen.Ook moet een professional zorgdragen voor een goedfunctionerend vrijwilligersbeleid.Bij dit beleid moet dus rekening gehouden worden met de talenten en waarde van devrijwilligers en moeten zij ook daarop ingezet worden. Zo motiveer je je vrijwilligers enis de kans dat zij opstappen kleiner. In dit beleid moet natuurlijk rekening gehoudenworden waar je de verantwoordelijkheid legt, maar de motivatie is net zo belangrijk.Daarom is een motivatiebeleid als vrijwilligersbeleid een oplossing voor deprofessionalisering.

28Scriptie Linda WassenaarDe grens tussen vrijwilligers en professionalsHOOFDSTUK 5De grens tussen professionals en vrijwilligers is aan het vervagen. Om erachter tekomen of een vrijwilligersorganisatie te maken heeft met professionalisering moetteruggegaan worden naar de basiskenmerken van vrijwilligerswerk: werk, in eniggeorganiseerd verband, onverplicht, onbetaald en werk ten behoeve van anderen of desamenleving. Maar dit zijn niet de enige kenmerken waarmee je vrijwilligerswerk kuntmeten. Ook de vier kenmerken: verantwoordelijkheid, eisen, tijd, beleving, interessesen motivatie komen kijken bij het bepalen of er sprake is van professionalisering van devrijwilliger (§4.1 en §4.2).Om ervoor de zorgen dat enerzijds de professionalisering opgelost of ingeperkt wordten anderzijds de kenmerken die op het moment als goed of voldoende wordenbeschouwd bewaakt worden, moet de CMV’er optreden als grensbewaker. Daarbij ishet aan de CMV’er om voor een open communicatie in een organisatie te zorgen, deeisen van een functie verlagen, een oogje in het zeil te houden met betrekking tot detijd die een vrijwilliger aan zijn functie besteed en de verantwoordelijkheid die op deschouders van een vrijwilliger ligt, om met de vrijwilligers contact te houden en debeleving van de vrijwilliger in de gaten te houden.Het is aan de CMV’er om ook de motivatie van de vrijwilliger te onderzoeken. DeCMV’er moet ervoor zorgen dat de factoren ideaal zijn voor een vrijwilliger om zich tebinden met de organisatie. Dit doet de CMV’er door de motivaties per vrijwilliger tebeschrijven en zorgen dat deze motivaties in stand gehouden worden. Dit kunnenmotivaties zijn op het maatschappelijke, idealistische, recreatieve, sociale en heteducatieve vlak.Bovendien draagt de CMV’er zorg voor de flow in het werk van de vrijwilliger. Devrijwilliger moet genoeg uitdaging krijgen en mogelijkheden om zijn vaardigheden teontwikkelen om een flow tot stand te brengen. De CMV’er moet zorgen dat er bij hetvrijwilligersbeleid een motivatiebeleid gemaakt wordt die ervoor moet zorgen dat devrijwilliger gemotiveerd wordt en blijft. Hierbij is het belangrijk dat de vrijwilligertevreden blijft en dat doet de CMV’er door de drie belangrijkste oorzaken hiervan aante pakken: gebrek aan variatie en uitdaging, conflicten op de werkvloer en de te groteverantwoordelijkheid/ druk op de schouder van de vrijwilliger.Gebrek aan variatie en uitdaging is op te lossen door dit in het werk te brengen of devrijwilliger te wijzen op de mogelijkheden van zijn functie. Conflicten op de werkvloerzijn op te lossen via een open communicatie en een open houding van de vrijwilligersen professionals. En tot slot is de te grote verantwoordelijkheid op te lossen door hetverdelen van taken en een betere organisatie van het geheel.Professionalisering komt hierbij om de hoek kijken als het gaat om het ontwikkelen vande vaardigheden die de flow tot stand laten komen. In het ontwikkelen vanvaardigheden ligt het gevaar dat de eisen van de organisatie meer in het oog wordengehouden als de wensen van de vrijwilliger. Een vrijwilliger zijn deskundigheidbevorderen is prima, maar er moet wel een grens in de gaten gehouden worden en datis aan de CMV’er. Met andere woorden: de organizational control moet uitgaan vanpersoonlijke verhoudingen en de verwachtingen van de organisatie met betrekking totvrijwilligers moeten beperkt worden tot taken die de vrijwilligers zelf als relevant enuitvoerbaar zien.Natuurlijk is hiermee niet alles opgelost en staan er nog een aantal vragen open tenaanzien van de professionalisering. Zo is het (nog) niet mogelijk om deprofessionalisering in een vrijwilligersorganisatie als de brandweer op te lossen omdathierbij eisen mee gemoeid zijn die te maken hebben met de samenleving en levensvan mensen. Ook is het werknemersvrijwilligerswerk een paradox gezien de positievewerking voor een vrijwilligersorganisatie die financiën en handen tekort komt en denegatieve werking ervan voor de basiskenmerken van de vrijwilliger.

29Scriptie Linda WassenaarDe grens tussen vrijwilligers en professionalsBRONVERMELDING• Flow, psychologie van de optimale ervaringMihaly Csikszentmihalyi© 1990• Uit Vrijwilligerswerk, een problematische oplossing?Meiny Hofstede© 1987• Map Post-hbo leergang Innovatief VrijwilligerswerkG. Rensen, R. Baar, J. Veldkamp, A. Henneveld, T. Kramer-Bais© 2001Met daarin de volgende artikelen:1. Dr. Lucas Meijs, Management van vrijwilligersorganisaties: een specialiteit!,Goed Bestuur sept/okt 20002. Dr. Lucas Meijs, Een typologie van vrijwilligersorganisaties, Goed Bestuursept/okt 20003. Drs. Th. Van den Belt, Vrijwilligerswerk, Vrijwilligersbeleid ZorgcentrumNebo, HdS Barneveld Thuiszorg en Maatschappelijke werk www.hds.nl• Management van vrijwilligersorganisatiesLucas Meijs© 1997• Vrijwilligerswerk in Nederland en VlaanderenProceedings van de onderzoeksbijeenkomstDr. Lucas C.P.M. Meijs, e.a.© Maart 2002• Vrijwilligers en evcDrs. Jaap Nafzger© 10 okt. 2002• Feiten en cijfersNOV en sVM© 1999• Brandhaard Brandweer Lisse, Periodiek van de Brandweer Lisse24 e jaargang, nummer 1.Febr. 2003.• www.x-s2.nl• www.gvv-aspasia.nl• www.marathon.nl• www.dikkevandale.nl

30Scriptie Linda WassenaarDe grens tussen vrijwilligers en professionalsBijlageVoorbeelden van:Kennismakingsgesprek met een vrijwilligerVrijwilligerscontractUit: Vrijwilligersbeleid Zorgcentrum Nebo

31Scriptie Linda WassenaarDe grens tussen vrijwilligers en professionalsHet kennismakingsgesprek met een vrijwilligerDit protocol geeft een aantal aandachtspunten voor het gesprek. De specifieke situatievan de organisatie kan ertoe leiden, dat er punten aan toegevoegd worden.Van dit gesprek wordt een kort verslag gemaakt en in het dossier van de coördinatorc.q. begeleider bewaard.I. Doel van het gesprek:- doelstelling, activiteiten en werkwijze van de organisatie- persoonlijke kennismaking- visie op het werken met vrijwilligers- mogelijkheden van de vrijwilliger- welke taken worden door vrijwilligers gedaan- verhouding met begeleider, evt. beroepskrachten, medevrijwilligers- relatie van vrijwilligers met doelgroep, deelnemers- rechten, plichten en afsprakenII. Motieven voor het vrijwilligerswerk- waarom wil de persoon vrijwilligerswerk doen- waarom bij deze organisatie- verwachtschap met doelstellingen, idealen, ideologie, mens- enmaatschappijopvatting- ervaring in dit soort werk- ervaring in ander vrijwilligerswerk- (beroeps)ervaring en opleidingen- welke doelen en verwachtingen zijn er m.b.t. het uitvoeren van het werk binnendeze organisatieIII. Het uitvoerend werk (activiteit) dat gedaan moet worden- bekendheid en ervaring met het werk, de activiteit(en)- bekendheid en ervaring met de doelgroep, deelnemers- waar is de vrijwilliger sterk in, wat kan zij goed- wat moet nog geleerd worden- punten voor begeleiding bij de uitvoering van het werk- samenwerking met andere vrijwilligers- deelname aan overlegsituatiesIV. Rechten, plichten, afspraken- verzekeringen- begeleidingsgesprekken- vergoedingen, kortingen, faciliteiten- tijdsduur van inwerkperiode- afspraken over proefperiode- eerste evaluatiegesprek- voortgangsgesprekken, functioneringsgesprekken- vragen, opmerkingen, klachten- vrijwilligerscontractV. Start van het vrijwilligerswerk- benoeming tot vrijwilliger- evt. samen afspreken dat dit geen geschikt vrijwilligerswerk is voor de persoon- vaststellen van taak, opdracht- vaststellen van werktijden, evt. werkrooster- vaststellen van eerste werkmoment als vrijwilliger

32Scriptie Linda WassenaarDe grens tussen vrijwilligers en professionalsVrijwilligerscontractZorgcentrum Nebo te Barneveld,Vertegenwoordig door: ………………… (coördinator)en………………………………….. (vrijwilliger)zijn het volgende overeengekomen:1. De vrijwilliger verricht werkzaamheden ten behoeve van de organisatie metingang van: ……………………….op het gebied van: ……………………….2. De vrijwilliger zal werkzaamheden verrichten voor het Zorgcentrum, zonderdat hiervoor een financiële vergoeding ontvangen wordt.3. De vrijwilliger verricht de taak ………………………… op………………………. (dag en tijdstippen)bij de vrijwilligersgroep ………………………gedurende de periode ………………………en draagt verantwoordelijkheid voor de uitvoering van deze taken.4. In geval van verhindering zal de vrijwilliger tijdig zelf voor een vervangerzorgen.5. De vrijwilliger is bereid om deel te nemen aan voor de uitvoering van detaak noodzakelijk overleg en heeft zodoende een bijdrage aan debeleidsontwikkeling.6. De vrijwilliger is bereid om met andere vrijwilligers samen te werken.7. De vrijwilliger werk onder verantwoordelijkheid van ………………………8. Zorgcentrum Nebo verplicht zich de volgende werkelijk gemaakte kostenaan de vrijwilliger te vergoeden, tegen inlevering van betaalbewijzen.9. Voor de vrijwilliger zijn een Wettelijke Aansprakelijkheids- en eenongevallenverzekering afgesloten. De vrijwilliger kan inzage krijgen in depolisvoorwaarden.10. Met de vrijwilliger is een proefperiode afgesproken van 2 maanden. Daarnawordt in een evaluatiegesprek besloten of het vrijwilligerswerk wordtvoortgezet.11. De vrijwilliger onderschrijft de doelstelling van de organisatie zoals die zijnverwoord in de Identiteitsverklaring en de gedragscode.12. Conflicten en geschillen worden voorgelegd aan de locatiemanager.13. De vrijwilliger is voor het beëindigen van de werkzaamheden gehouden aaneen opzegtermijn van 1 maand.In tweevoud opgemaakt.Plaats en datum …………………………..Namens Zorgcentrum Nebo: vrijwilliger (naam)(naam)……………………………………………

SCHRIFTELIJKE VERANTWOORDINGAFSTUDEERWERKSTUKVRIJWILLIGERSPLAN LEIDEN MARATHON 2003LINDA WASSENAARCULTURELE EN MAATSCHAPPELIJKE VORMINGJUNI 2003 - AFSTUDEERWERKSTUK

1Vrijwilligersproject Leiden MarathonLinda WassenaarInhoudsopgaveInleiding 1Hoofdstuk 1 31.1 Verwerven van de opdracht 31.2 Communicatieplan vrijwilligers Leiden Marathon 31.2.1 Waarom heb ik het plan voor de communicatie zo opgezet? 41.2.2 Wat is er allemaal gelukt en wat kan verbeterd worden? 51.3 Coördinatieplan vrijwilligers Leiden Marathon 61.3.1 Waarom heb ik het plan voor de coördinatie zo opgezet? 61.3.2 Wat is er allemaal gelukt en wat kan er verbeterd worden? 71.4 Wervingsplan vrijwilligers Leiden Marathon 71.4.1 Waarom heb ik het plan voor de werving zo opgezet? 81.4.2 Wat is er allemaal gelukt en wat kan er verbeterd worden? 91.5 Wie zijn er betrokken geweest bij de plannen? 91.6 Verbinding met Alert & Ondernemend 91.7 Hoe ben ik in de competenties gegroeid? 11Hoofdstuk 2 Logboek Linda 13Hoofdstuk 3 Evaluatie 15Bijlagenboek

2Vrijwilligersproject Leiden MarathonLinda WassenaarInleidingHier voor u ligt de schriftelijke verantwoording van mijn afstudeerwerkstuk. Ik heb bijmijn tweedejaarsstage – Stichting Marathon Leiden - een project opgezet ten behoevevan het vrijwilligersbeleid.Reeds in mijn tweedejaarsstage kwam ik tot de ontdekking dat de Leiden Marathoneen vrijwilligersbeleid heeft waarin het een en ander nog niet soepel verloopt. Dit uittezich door klachten van vrijwilligers, miscommunicaties op de marathondag en fouten inde vrijwilligersregistratie. Ik merkte dat er weinig samenhang zat met betrekking tot devrijwilligers tussen de verschillende onderdelen van de Leiden Marathon. Iedereenheeft zijn eigen toko en let voornamelijk daar op.Maar tot mijn grote verbazing lukte het de marathon toch elk jaar weer om duizend (!)vrijwilligers een zondag te laten zwoegen voor de Leiden Marathon. Dus ondanks al dieklachten en commentaar van de vele vrijwilligers, waren ze eigenlijk best wel tevreden,want anders zouden ze niet terugkomen.Deze motivatie van de vrijwilligers was mij in mijn stagejaar totaal onduidelijk. Watbewoog ze om elk jaar een dag lang te zwoegen voor een organisatie waar nog veelaan het vrijwilligersbeleid gesleuteld moest worden? Inmiddels ben ik nu voor mijntweede jaar vrijwilliger bij de marathon en begin het te begrijpen. Uitleggen is een stukmoeilijker maar het komt neer op het volgende:Als vrijwilliger van de Leiden Marathon heb je een aantal rechten en een aantalplichten. Rechten – dus eigenlijk “voordeeltjes” – zijn een vrijwilligersT-shirt en ~jack,een uitnodiging voor het buffet, een feest en een lunchpakket. Niet echt om over naarhuis te schrijven, maar toch wel heel fijn. Maar de motivatie zit in de plichten die devrijwilligers hebben. Elke vrijwilliger bij de marathon heeft een aantal plichten (of taken)afhankelijk van zijn functie. De motivatie zit hem in het feit dat de marathon devrijwilliger verantwoordelijk maakt voor zijn taken en daardoor onmisbaar is voor deLeiden Marathon. Dit gevoel van verantwoordelijkheid en van saamhorigheid maakt datal die duizend vrijwilligers elk jaar terug komen om weer hun taken uit te voeren.Niet alleen voor de vrijwilligers maar ook voor de vaste medewerkers en de stagiairesvan het marathonbureau wil ik proberen om orde in de chaos te maken en schrijf ik ditvrijwilligersplan dat opgenomen kan worden in het vrijwilligersbeleid van de LeidenMarathon. Mijn vraagstelling is dus: hoe kan ik een vrijwilligersplan maken voor deLeiden Marathon welke ze met zo min mogelijk middelen kunnen uitvoeren?Het vrijwilligersplan is onderverdeeld in drie segmenten: communicatie, coördinatie enwerving. Het plan ten behoeve van de communicatie zal ik beschrijven in Hoofdstuk 1.Het plan ten behoeve van de coördinatie zal ik beschrijven in Hoofdstuk 2 en het planten behoeve van de werving zal ik beschrijven in Hoofdstuk 3.In het vierde hoofdstuk zal mijn logboek te lezen zijn met vervolgens een overzicht vande taken die ik uitgevoerd heb. In hoofdstuk 5 zal ik de verbinding met segment 1,segment 2 en segment 3 van Alert & ondernemend CMV en mijn afstudeerwerkstukleggen. Als laatste zal ik een evaluatie geven van het geheel.

3Vrijwilligersproject Leiden MarathonLinda WassenaarIn de bijlagen heb ik nog algemene informatie bijgevoegd van de Leiden Marathon inde vorm van mijn stageverslag van mijn tweedejaarsstage en ik heb een aantalproducten van dit afstudeerwerkstuk erbij gedaan waar ik in hoofdstuk 4 bij hetoverzicht van mijn taken naar verwezen heb.Linda WassenaarCulturele en Maatschappelijke Vorming 2003

4Vrijwilligersproject Leiden MarathonLinda WassenaarHoofdstuk 11.1. Verwerven van de opdrachtRond september ben ik bij de Leiden Marathon langsgegaan om even bij te praten.Tijdens dat gesprek kwam ik erachter dat de vrijwilligers dit jaar extra aandacht nodighebben vanwege de Pinksterdagen waarmee de marathon gelijk zou vallen. Er zoueen tekort komen en het was dus belangrijk dat er meer aan werving gedaan zouworden.Ook bleek dat de communicatie tussen vrijwilligers niet helemaal goed verliep en ookde coördinatie zou beter kunnen. Soms werden vrijwilligers dubbel gebeld om tevragen of ze konden helpen. Er werd langs elkaar heen gewerkt en er moest een plankomen om te centraliseren.Gezien ik voor mijn afstuderen ook kon kiezen voor een project en een kleine scriptie,heb ik op dat moment gekozen voor dit project. Dit kwam doordat ik tijdens mijntweedejaarsstage al merkte dat de vrijwilligers extra aandacht verdienden en danvooral de organisatie en het vrijwilligersbeleid.Ik ben een plan gaan maken naar aanleiding van het gesprek met mijn begeleider enheb uiteindelijk besloten dat dit een plan met drie onderdelen moest worden:communicatie, coördinatie en werving.Vervolgens werd van mij verwacht afstand te nemen van de marathon en als eenCMV’er te kijken naar het geheel. Ik ben de gegevens gaan analyseren en geprobeerdde problemen met betrekking tot de drie onderdelen eruit te pikken. Vervolgens ben ikgaan kijken wie betrokken waren bij die problemen en wat de aanpak zou moeten zijnom deze problemen op te lossen.Met Marjolein (derdejaarsstagiaire CMV) heb ik samen een plan van aanpak gemaaktmet daarin activiteiten die ieder van ons zou gaan doen.Hieronder zijn de drie plannen uitgewerkt en alledrie bij elkaar is een conceptvrijwilligersbeleidsplan voor de Leiden Marathon.1.2. Communicatieplan vrijwilligers Leiden Marathon► Hoe communiceren de vrijwilligers op het moment?► Telefonisch contact marathonbureau► Telefonisch contact codi► Langskomen bij het marathonbureau► Vergaderingen met codi► Plenaire vergadering (alleen voor middenkader)► Beleidsteamvergadering (alleen voor beleidsteam)► Mailen met marathonbureauWaar zitten de problemen?Codi > vrijwilliger:1. De codi spreekt zijn vaste groep vaak, maar nieuwe vrijwilligers of vrijwilligers diehij niet dagelijks ziet, horen niets en moeten dus door het marathonbureau ingelichtworden.2. De codi’s maken op dit moment weinig tot geen gebruik van het internetsysteemdat Jan Meijer heeft opgezet. Hierin moeten zij worden geïnstrueerd door middelvan een cursus.Beleidsteam (marathonbureau) > codi:

5Vrijwilligersproject Leiden MarathonLinda Wassenaar1. Afgelopen jaar zijn er geen vrijwilligerskranten verstuurd, wel een aantal brieven.2. Weinig informatie via het internet., late brievingen.3. Geen algemeen plaatje van de vrijwilligers, geen functie-omschrijving of eenbeknopte.4. Geen vrijwilligerscoördinator of vast aanspreekpunt.Wat zijn de oplossingen?1. Vrijwilligers die een heel jaar geen andere vrijwilligers of codi’s spreken over demarathon, moeten op de hoogte gehouden worden via de mail of de post door hetmarathonbureau.2. Instructiecursus Internet voor de codi’s.3. Vrijwilligerskranten sturen met regelmaat4. Vrijwilligersbrieven sturen met regelmaat.5. Op tijd sturen.6. Internetactualiteiten.7. “Ideaal plaatje” maken incl. functieomschrijvingen.8. Vast aanspreekpunt of vrijwilligerscoördinatorPlan van aanpak communicatie:► Kranten en brieven (zie pvawerving)► Introductiecursus voor codi’s in november en december► Internetactualiteiten► Ideaal plaatje maken (zie pvacoördinatie)► Iemand aanwijzen voor aanspreekpunt (zie pvacoördinatie)1.2.1. Waarom heb ik het plan voor de communicatie zo opgezet?In het plan van aanpak communicatie staan een aantal acties beschreven die door demarathon uitgevoerd kan worden zonder dat zij er veel middelen en geld aan kwijt zijn.Het zijn eigenlijk acties die uitgevoerd moeten worden om een wat beter beeld van decommunicatie te krijgen en wat meer orde te scheppen.Zo zijn de kranten en de brieven bedoeld om de vrijwilligers erbij te betrekken en decommunicatie op te houden in de organisatie. De kranten en brieven zijn overigens deduurste instrumenten van dit plan omdat de portokosten aardig hoog kunnen worden.Een oplossing zou de e-mail kunnen zijn, maar de vrijwilligers zijn wat minder e-mobieldan de hardlopers die bijna allemaal via e-mail aangeschreven kunnen worden.Een introductiecursus is niet alleen om de codi’s het werken met het internet bij tebrengen maar ook om een band te scheppen en contact te hebben met de vrijwilligers– in dit geval alleen de coördinatoren. Het werken met internet moet ervoor zorgen datde coördinatie ook beter wordt. Als de codi’s met internet kunnen werken, kunnen zijde vrijwilligersnamen aan de vrijwilligersregistratie doorgeven en heeft de marathonwat meer zicht op het geheel. Het enige wat dit kost is tijd van de medewerkers,stagiaires en een vrijwilliger die het systeem heeft bedacht.Internetactualiteiten is iets wat een kleine moeite is maar wat erg gewaardeerd wordtdoor de vrijwilligers die wel internet hebben. Het is eigenlijk iets extra’s naast dekranten en de brieven die gestuurd worden, maar elke vorm van communicatie moetuitgebuit worden. De internetsite bestaat al en de medewerkers van de marathonkunnen inmiddels zelf berichten op de site zetten. Ook weinig kosten dus.Ideaal plaatje maken is onontbeerlijk voor een goede communicatie. Hiermee bedoel ikhet maken van een overzicht waarin alle functies met daarbij de aantal vrijwilligers per

6Vrijwilligersproject Leiden MarathonLinda Wassenaarfunctie beschreven staan. Hierbij moet uitgegaan worden van de ideale situatie: dushoe de vrijwilligers, coördinatoren, beleidsteamleden en medewerkers de situatie hetliefst zien. Het enige wat hiervoor nodig is is iemand die de mensen aangaande dit planondervraagd over hoe zij de ideale situatie voor hun afdeling zien.Het aanwijzen van iemand als aanspreekpunt is eigenlijk ook een punt voor hetcoördinatieplan. Als alle communicatie via één persoon loopt – devrijwilligerscoördinator – wordt de communicatie open. Er is iemand die overal vanafweet en antwoorden kan geven op vragen van vrijwilligers of ze door kan sturen naariemand die dat weet. De vrijwilligerscoördinator moet dus iemand zijn die elke dagaanwezig is op een centraal punt en het liefst ook een persoon die dit elk jaar kan doenzodat de vrijwilligers op een gegeven moment bekend zijn met die persoon.Het communicatieplan heb ik als volgt geschreven: eerst ben ik gaan nadenken hoe decommunicatie nu is. Vervolgens ben ik gaan kijken waar de problemen zitten en wat deoplossingen daarvan zouden kunnen zijn. Als laatste heb ik aan de hand van devoorgenoemde analyse een plan van aanpak voor de communicatie gemaakt. Dit allesis in overleg gegaan met de medewerker van het marathonbureau.1.2.2. Wat is er allemaal gelukt en wat kan verbeterd worden?De kranten en de brieven zijn deels gelukt. Er is een marathonkrant gemaakt maar dieis ook voor de hardlopers en de inwoners van de plaatsen waar de marathon doorheengaat. Deze wordt elk jaar gemaakt en wordt half mei uitgegeven. Er is een briefgemaakt voor de vrijwilligers in november. En er is een brief gemaakt voor devrijwilligers in februari. Verder ga ik hierop in bij het coördinatieplan.De introductiecursus is niet gelukt. Wel is uiteindelijk een handleiding gemaakt voor decodi’s door een stagiaire van de marathon en is opgestuurd. Helaas is de cursus dusniet gelukt wat de communicatie ten goede had gekomen. Als advies wil ik geven datdeze cursus volgend jaar toch gegeven moet worden. Ook al kost het tijd, het is vangrote waarde voor de communicatie en de onderlinge contacten met de vrijwilligers enhet marathonbureau.De internetactualiteiten worden bijgehouden door een medewerker van de marathon.Dit loopt goed vooral doordat de marathon dit jaar voor het eerste zelf het nieuws op desite mag zetten en dit niet via de internetbeheerder hoeft te doen. Dit scheelt tijd. Alsadvies kan ik geven dat er nog meer actualiteiten voor vrijwilligers op internet wordengezet, maar dat het de goede kant op gaat.Het ideale plaatje is gemaakt. Het was meer werk dan ik dacht en ik heb me daar flinkop verkeken. Nu weet ik ook meteen waarom het ideale plaatje nog steeds nietgemaakt was: het kost ontzettend veel tijd. Er is dus dit jaar niet echt gebruik vangemaakt en heb ik niet kunnen zien of het plan echt voor duidelijkheid zorgt bij demarathon. Als advies kan ik geven dat dit plaatje de basis is voor het ideale plaatje enmoet het elk jaar aangepast worden naar werkzaamheid en actualiteit.Er is iemand aangewezen als vrijwilligerscoördinator die inderdaad elke dag aanwezigwas op een centraal punt. Dit was de derdejaarsstagiaire van CMV aan de HHSMarjolein van den Bergh. Zij was elke dag op het marathonbureau waar zij vrijwilligerskon helpen en de gehele coördinatie op zich nam. Met haar heb ik een algemeen planvan aanpak gemaakt en de taken verdeeld. Helaas is zij volgend jaar er niet bij alsstagiaire dus lijkt me het onmogelijk voor haar om dit te blijven doen. Als advies wil ikgeven dat er iemand gezocht wordt op het marathonbureau die dit elk jaar kan doen,

7Vrijwilligersproject Leiden MarathonLinda Wassenaardus het liefst een medewerker die vaak aanwezig is. Dit zodat de vrijwilligers eenherkenningspunt hebben in de organisatie.Verder is er een vrijwilligersteam opgezet waarin de vrijwilligerscoördinator zat, eenvrijwilligersaanjager die zorgt dat de codi’s de gegevens van de vrijwilligers aan devrijwilligersregistratie doorgeven, de vrijwilligersregistratie en ik als schrijver van hetvrijwilligersplan. De vrijwilligersaanjager en de vrijwilligersregistratie waren zelf ookvrijwilligers.1.3. Coördinatieplan vrijwilligers Leiden MarathonIdeaal plaatje van de marathon houdt in:► Organisatiestructuur► Aantal plaatsen waar vrijwilligers zijn op kaart (omschrijvingen)► Codi’s► Functie-omschrijvingen► Aantal vrijwilligers per plaats in ideale situatieTussenpersoon houdt in:► Iemand die aanspreekpunt op het marathonbureau is voor alle vrijwilligers die ietswillen weten over functie of taken en alles weet over welke plaatsen nogvrijwilligers nodig hebben.► Iemand die alles weet over functies en codi’s.► Iemand die functioneert als intermediair, dus voor vrijwilligers codi’s gaat bellen enterugkoppelt. DUS niet iemand die telefoonnummers geeft aan vrijwilligers en hetzelf laat uitzoeken.Plan van aanpak coördinatie:► Organisatiestructuur maken d.m.v. informatie verzamelen in archief► Codi-namen en telefoonnummers via Guus Sloos, Jan Meijer en Robert Laan► Codi’s bellen over functie en over ideale situatie (aantal vrijwilligers)► Kaart maken met vrijwilligersoverzicht, codi-namen en telefoonnummers.► Functieomschrijvingen1.3.1. Waarom heb ik het plan voor de coördinatie zo opgezet?Het plan voor de coördinatie is opgezet om een aantal problemen betreffende decoördinatie van de marathon op te lossen. Het moet het beleidsteam, de coördinatorenen het marathonbureau een beter beeld geven over de hele organisatie. Het plan wordteen naslagwerk voor alle beleidsteamleden en medewerkers van het marathonbureauen er kunnen passages van het plan aan de codi’s gegeven worden.Het maken van een organisatiestructuur is om het geraamte van de marathon weer tegeven en later in te kunnen vullen door functieomschrijvingen en ideale aantallen. Dithoop ik te maken door informatie te verzamelen uit het archief en zo overzichtelijk in tekunnen vullen.Ik ga voor het maken van de ideale situatie eerst contact leggen met debeleidsteamleden omdat als ik direct naar de codi’s toe ga, ik om de beleidsteamledenheen werk wat de communicatie niet ten goede zal komen. Daarna zal ik codi’s bellenindien dit nog nodig is en hen vragen wat hun functie is en hoe voor hen de idealesituatie eruit ziet. Dit wil ik in kaart brengen in een naslagwerk waarin allefunctieomschrijvingen, ideale aantallen en gegevens van vrijwilligers te vinden zijn.

8Vrijwilligersproject Leiden MarathonLinda WassenaarOok wil ik een korte samenvatting maken van alle belangrijke gegevens van hetnaslagwerk zodat die door iedereen op de marathondag bij zich gedragen kan wordenen zo een duidelijk overzicht geeft van de gehele organisatie.De functieomschrijving verkrijg ik dus via de codi’s of de beleidsteamleden, afhankelijkvan de hoeveelheid kennis die het desbetreffende beleidsteamlid heeft over de functie.Het liefste wil ik dit via de e-mail doen gezien dit de manier van communiceren met hetbeleidsteam is.1.3.2. Wat is er allemaal gelukt en wat kan verbeterd worden?Zoals ik al verteld heb in 1.2.2. was het maken van de functieomschrijvingen en hetideale plaatje wat meer werk dan ik had gedacht. Vooral doordat het lang duurdevoordat de beleidsteamleden antwoordden. Gelukkig kreeg ik voldoende steun van hetmarathonbureau en is uiteindelijk het naslagwerk toch nog af gekomen.Eigenlijk is het antwoord op wat er verbeterd moet worden: alles. Het gehelenaslagwerk van de functieomschrijvingen en de ideale situatie moet elk jaar aangepastworden aan de nieuwe situatie. Er vallen vrijwilligers weg, afdelingen wordensamengevoegd of gescheiden en het is dus onmogelijk om te zeggen dat ditnaslagwerk nu klaar is. Wel hoop ik dat ik een basis gelegd heb voor de verbeterdecoördinatie van de Leiden Marathon.1.4. Wervingsplan vrijwilligers Leiden MarathonWat willen vrijwilligers?1. aandacht.2. duidelijkheid omtrent taak en functie.3. waardering – individu4. iets tastbaars (T-shirt, jack)5. erbij horen – gezelligheid – acceptatieHoe kunnen deze punten gerealiseerd worden?1. Aandacht door:► tijd nemen voor elke vrijwilliger► post; brieven, krant.2. Duidelijkheid door:► Overzichtelijke functieomschrijving door ideaal plaatje te maken► Betere communicatie door gebruik van internet (codi’s)► Een vast tussenpersoon die alles weet► Alles op tijd doorgeven3. Waardering door:► Prijs “beste vrijwilliger”► Genoemd worden in de pers.► Individuele benadering door “hallo”-brieven, codi’s die iedereen kennen (dit isonmogelijk voor het overkoepelend orgaan)4. Iets tastbaars door:► Eten en drinken► T-shirt en jack► Prijs “beste vrijwilliger” (zie 3)5. Erbij horen door:

9Vrijwilligersproject Leiden MarathonLinda Wassenaar► Leuke taak, gezellige groep► Acceptatie door groep (moeilijk, rol voor codi’s)► Verantwoordelijke taak geven = belangrijk zijn = iemand zijn (ook voor punt 3“waardering”.Plan van aanpak werving:► Kranten en brieven:► 1 e brief in november► 1 e krant in december► 2 e brief en 2 e krant in februari► 3 e brief en 3 e krant in april► 4 e brief en 4 e krant in juni (voor marathon)► 5 e brief = bedankbrief in juni/juli► Vrijwilligersbureaus inschakelen► Vrijwilligers via internet werven► Posters ophangen (zelfgemaakt)1.4.1. Waarom heb ik het plan voor de werving zo opgezet?Ik heb in eerste instantie dit best wel dure plan opgezet omdat er dit jaar extra gedaanmoest worden aan de werving van de vrijwilligers. Reden hiervoor is dat de marathonop eerste Pinksterdag valt en de vrijwilligers dan best wel eens op vakantie zoudenkunnen gaan of iets dergelijks. Dit werd mij voordat ik dit plan ging schrijvenmedegedeeld.Met ‘duur’ doel ik op de portokosten voor het versturen van de brieven en kranten.Maar omdat ik dacht dat een goede communicatie vanuit het marathonbureau naar devrijwilligers leidt tot een gevoel van betrokkenheid van de vrijwilligers, heb ik hoogingezet op de post.Vrijwilligers vinden het prettig om belangrijk gevonden te worden en wat nieuwe tehoren te krijgen van de Leiden Marathon. Zo krijg je een saamhorigheidsgevoel wat zobelangrijk is bij vrijwilligers. Dit kweek je door veel communicatie vanuit hetmarathonbureau naar de vrijwilligers via vrijwilligerskrant, brieven envrijwilligersnieuwtjes op internet.Ook heb ik wat goedkopere opties erbij gezet zoals het inschakelen van eenvrijwilligersbureau of het inschrijven bij een vrijwilligerscentrale op internet. Ook hetmaken van posters voor het werven van vrijwilligers behoort tot één van die opties.

10Vrijwilligersproject Leiden MarathonLinda Wassenaar1.4.2. Wat is er allemaal gelukt en wat moet verbeterd worden?Het plan bleek dus niet zo makkelijk uitvoerbaar door de kosten. Nu is er welgecommuniceerd naar de vrijwilligers via een brief in november en een brief in februari.En ook is er een krant gemaakt in half mei maar die is tevens voor alle hardlopers ende inwoners van de plaatsen waar de marathon door heen loopt.Inmiddels is het marathonbureau begonnen met het werven van vrijwilligers voor dena-inschrijving en blijkt dat er niet voldoende vrijwilligers te krijgen zijn, in elk geval nietde vrijwilligers waarop gerekend was. Nu wordt dus een plan gemaakt om de wervingnog snel te doen door bijvoorbeeld een aantal posters.Ik denk dat het binden van vrijwilligers zit in de communicatie naar de vrijwilligers toe.Als je het hele jaar contact houdt met de vrijwilligers, kun je ze inderdaad drie wekenvoor de marathon gaan werven. Ik wil als advies geven dat de marathon het plan vande vrijwilligers gaat aanpassen naar eigen mogelijkheden qua financiën en dan voorvolgend jaar gaat beginnen met het binden van de vrijwilligers aan de LeidenMarathon.1.5. Wie zijn er betrokken geweest bij de plannen?Voor het schrijven van het plan heb ik contact gehad met mijn begeleidster en heb naaraanleiding van ons gesprek de plannen geschreven. Zij heeft veel contact met hetbeleidsteam en heeft eigenlijk punten ter verbetering die zij opgemerkt hebben aan mijdoorgegeven. Zo kwam naar voren dat een duidelijk overzicht van defunctieomschrijvingen belangrijk is voor de organisatie.Bij het maken van de functieomschrijvingen heb ik dan ook de vrijwilligers eenvragenlijst gestuurd over functies die zij kennen. Ik heb gevraagd deze functies teomschrijven en ze terug te sturen zodat ik ze kan verwerken. Voor dezeomschrijvingen heb ik de volgende mensen aangeschreven:• Carola de Vogel & Hilda Wassenaar Na-inschrijving• Emiel van Aelst Polen en Russen• Guus Sloos Hoofd Parcours• Loek Driessen Bewegwijzering• Mary Scheffer Medailles• Mok Scheffer Marathonbureau• Peter Burghouwt Hoofd Registratie• Robert Laan Hoofd Verzorging & Muziek• Teun de Reede Speakergroep• Willem van der Krogt Hoofd Start- en Finisharea• Tjeerd Scheffer Voorzitter• Chiel Houtman MassageVerder is er een vrijwilligersteam opgezet bestaande uit Marjolein (stagiaire), RonaldPesant, Jan Meijer en ik. Samen met hen heb ik een gesprek gehad hoe devrijwilligersproblematiek aan te pakken en dan voornamelijk met betrekking totcoördinatie.1.6. Verbinding met Alert & OndernemendIk heb bij het verbinden van het project met Alert & Ondernemend gekeken naarpunten die de meeste relevantie hebben met het project. Daardoor bespreek ik niet allepunten uit Alert & Ondernemend maar slechts enkele uit elk segment.

11Vrijwilligersproject Leiden MarathonLinda WassenaarSegment 1 Oriënteren en contactleggenDe volgende punten uit segment 1 kan ik verbinden met dit project:Punt 1:1.1.1 De CMV’er is in staat de situaties en de achtergronden van diverseklanten (individuen, groepen, organisaties en samenlevingsverbanden)te verkennen en te analyseren.Bij dit project heb ik een analyse gemaakt van de vrijwilligers en de verschillendegroepen van vrijwilligers binnen de organisatie in dit geval de Leiden Marathon. Dit wasnodig om het uiteindelijke plan te schrijven. Ik wilde eerste weten wat het verleden wasvan de marathon met betrekking tot communicatie, coördinatie en werving bij devrijwilligers en waar de problemen zaten. Om hiervan een analyse te kunnen makenheb ik gebruik gemaakt van de kennis van de medewerkers van de marathon en mijneigen kennis van de vrijwilligers.Punt 2:1.1.3 De CMV’er is in staat contact te leggen met diverse klanten, opdatagogische relaties tot stand kunnen komen en samenwerkinggestimuleerd wordt.Ik heb bij het schrijven van dit plan rekening gehouden met de leefwereld en deidentiteit van de betrokkenen door begrip op te brengen voor het feit dat de vrijwilligersweinig tijd hebben om antwoord te geven op mijn vragen met betrekking tot defunctieomschrijvingen. Toch hebben zij antwoord gegeven wat hen een uurtje aanschrijven heeft gekost en waarvoor ik hen hartelijk heb bedankt. Dit plan komt dus totstand in samenwerking met de vrijwilligers!Punt 3:1.2.6 De CMV’er is in staat om bij het programmeren en organiseren met envoor diverse klanten zich voor zijn methodieken technisch en normatiefte verantwoorden.Bij het schrijven van de plannen voor communicatie, coördinatie en werving voor devrijwilligers heb ik bij elk plan uitvoerig nagedacht wat de problemen zijn op hetmoment en wat de positieve effecten zijn om die problemen op te lossen. Hierbij heb ikrekening gehouden met de opdrachtgever door vooral de kosten laag te houden eneen uitvoerbaar plan te schrijven, waar zowel medewerkers als stagiaires alsvrijwilligers niet hun handen vol aan zouden hebben.Punt 4:1.3.1 De CMV’er is in staat om interactieprocessen in en tussen individuen,groepen, organisaties en gemeenschappen te initiëren en stimuleren endaarin structurerend op te treden.Het doel van het communicatieplan is het stimuleren van de communicatie tussen allevrijwilligers en de professionals: de codi’s, de ‘crew’, het beleidsteam en hetmarathonbureau. Hierbij hoop ik een plan geschreven te hebben die als basis dientvoor een continuerend proces van verandering. Dit veranderingsproces kan stuiten opweerstand van vrijwilligers. De communicatie en de coördinatie van de vrijwilligersmoet duidelijker en opener en dit kan niet in één jaar veranderen. Tevens hoop ikstructuur in het vrijwilligersbeleid gebracht te hebben.

12Vrijwilligersproject Leiden MarathonLinda WassenaarPunt 5:1.3.4 De CMV’er is in staat om als begeleider leiding te geven aan vrijwilligersen medewerkers bij ontwikkeling, planning, uitvoering en evaluatie vanactiviteiten op het terrein van agogische dienstverlening.Het project sluit goed aan bij dit punt gezien het eigenlijk de doelgroep vrijwilligersomvat. Ik heb een plan geschreven voor het werven van vrijwilligers en heb verbindinggemaakt tussen de doelen van de organisatie en de belangen en wensen van devrijwilligers. Dit heb ik gedaan door een zo kosteloos mogelijk plan te schrijven entegelijkertijd te zorgen voor een zo groot mogelijke betrokkenheid bij de vrijwilligers tecreëren.Segment 2 BedrijfsvoeringHet volgende punt uit segment 2 kan ik verbinden met dit project:Punt 1:2.3 De CMV’er is in staat als sociaal en cultureel ondernemer op te tredenbinnen en buiten de eigen organisatie.Ik heb door mijn stage bij de Leiden Marathon ontdekt dat het schrijven van eenvrijwilligersplan nodig is en heb zo mijn eigen werk ontwikkeld. Ik ben creatief eninnovatief met mijn werk omgegaan om zo een zo goed mogelijk plan te schrijven.Tevens heb ik sociale en economische doelstellingen met elkaar verbonden doorbijvoorbeeld de behoefte van de marathon om vrijwilligers te werven te verbinden metde noodzaak dit zo goedkoop mogelijk te doen.Verder denk ik dat het opzetten van een project bij Segment 2 past als bedrijfsvoering.Gezien ik mijn eigen plan opzette en mijn eigen tijden bepaalde, was ik een soortondernemer die een project ontwikkelt.Segment 3 BeroepsontwikkelingHet volgende punt uit Segment 3 kan ik verbinden met dit project:Punt 1:3.2 De CMV’er is in staat een bijdrage te leveren aan de ontwikkeling envernieuwing van het beroepsmatig handelen in interactie metklantgroepen, collega’s, leidinggevenden en beroepsorganisaties.Zoals ik hierboven al geschreven heb, heb ik in mijn tweedejaarsstage het signaalopgepakt van de vrijwilligers. Ik heb dit ingeschat op betekenis en besloten dat hier ietsaan gedaan moest worden. De motivatie om dit te doen was niet alleen om een projectop te zetten dat ik kon gebruiken als afstudeerwerkstuk, maar meer omdat ik demarathon te hulp wil komen in het werken met vrijwilligers. Op het moment heeft demarathon het behoorlijk zwaar om het hoofd boven water te houden en daarom wil ikhen helpen door een project ter verbetering van het communiceren, coördineren enwerven van de vrijwilligers.1.7. Hoe ben ik in de competenties gegroeid?Door zelf dit project op te zetten, heb ik meer geleerd over het opzetten van projectenen dan vooral de tijdsplanning. Ik was op tijd begonnen, maar doordat ik afhankelijk

13Vrijwilligersproject Leiden MarathonLinda Wassenaarwas van de vrijwilligers kwam ik op het einde toch een beetje in tijdnood. Ik ben blij datik nog een keer een project mocht opzetten zodat ik daar bekwamer in ben.Ik denk dat school mij geleerd heeft hoe ik projectmatig moet werken. Rekeninghouden met alle aspecten, plan van aanpak uitschrijven, brainstormen en vervolgenszuiveren zodat er een project ontstaat.Ik ben wel heel blij dat ik al stage had gelopen bij de marathon want ik had anders veelmeer aandacht moeten besteden aan het ‘inlezen’. Het nadeel was wel dat ik ergbetrokken was en ik moest erg mijn best doen om afstand te houden. Daar ben ik ookin gegroeid.

14Vrijwilligersproject Leiden MarathonLinda WassenaarHoofdstuk 2Logboek Linda28-11-2002 HHSWat? Wervings-, Communicatie- en Coördinatieplan schrijvenTijd? 2 uur04-12-2002 MarathonbureauWat? Oriëntatie en bijpratenTijd? 4 uur11-12-2002 MarathonbureauWat? Gesprek Vrijwilligersteam (Marjolein, Ronald, Mok en ik)Tijd? 4 uur18-12-2002 MarathonbureauWat? Logboek maken, planning bijwerkenTijd? 4 uur8-1-2003 MarathonbureauWat? Overleg Marjolein, plan van aanpak maken, afspraken maken metcodi’s, takenverdeling.Tijd? 8 uur14-1-2003 Mok’s placeWat? Overleg met codi’s na-inschrijving en afhalen startnummersTijd? 3 uur15-1-2003 MarathonbureauWat? Verwerken aantekeningen van het overleg en organisatiestructuurmakenTijd? 8 uur22-1-2003 MarathonbureauWat? Opzet Functieomschrijvingen maken en informatie zoekenTijd? 8 uur29-1-2003 MarathonbureauWat? Organisatiestructuur afmaken en verder met opzet functieomschrijvingenTijd? 8 uur11-2-2003 MarathonbureauWat? Overzicht maken van codi’s en beleidsteamleden om aan te schrijven enoverleg met Marjolein.Tijd? 6 uur17-2-2003 MarathonbureauWat? Functieomschrijvingen invullenTijd? 8 uur5-3-2003 ThuisWat? Invulling FunctieomschrijvingenTijd? 4 uur10-3-1003 ThuisWat? Maken Functieomschrijvingen deel BTijd? 6 uur12-3-2003 ThuisWat? Maken Functieomschrijvingen deel C helftTijd? 6 uur14-3-2003 ThuisWat? Maken Functieomschrijvingen deel C helftTijd? 6 uur15-3-2003 Thuis

15Vrijwilligersproject Leiden MarathonLinda WassenaarWat? Maken Functieomschrijvingen deel DTijd? 4 uur16-3-2003 ThuisWat? Maken Functieomschrijvingen deel E en lay-out makenTijd? 8 uur17-3-2003 MarathonbureauWat? Overleg Functieomschrijvingen en aanpassingTijd? 6 uur24-3-2003 MarathonbureauWat? Overleg Functieomschrijvingen en afspraak maken voor laatstebesprekingTijd? 2 uur25-3-2003 MarathonbureauWat? Bespreking Functieomschrijvingen, verder werken vanaf dat moment enlijst maken wie welke functieomschrijving na moet kijken(coördinatoren).Tijd? 4 uur26-3-2003 ThuisWat? E-mail maken voor coördinatoren.Tijd? 1 uur31-3-2003 MarathonbureauWat? E-mail maken voor coördinatoren en versturenTijd? 8 uur7-4-2003 MarathonbureauWat? Invullen functie-omschrijvingenTijd? 8 uur14-4-2003 MarathonbureauWat? SWOT-analyse gemaakt voor de marathonTijd? 8 uur25-4-2003 ThuisWat? Ontvangen deel antwoorden functie-omschrijvingen (verwerken)Tijd? 4 uur29-4-2003 MarathonbureauWat? Laatste deel van antwoorden functie-omschrijvingen ontvangenTijd? 2 uur3-5-2003 ThuisWat? Functie-omschrijvingen verder aanpassen met antwoordenTijd? 6 uur10-6-2003 ThuisWat? Functie-omschrijvingen laatste aanpassingTijd? 4 uur12-6-2003 MarathonbureauWat? Bellen codi’s voor ideale aantallenTijd? 6 uur13-6-2003 ThuisWat? Verwerken ideale aantallenTijd? 4 uurTotaal: 160 uur

16Vrijwilligersproject Leiden MarathonLinda WassenaarHoofdstuk 3EvaluatieOm deze schriftelijke verantwoording af te sluiten wil ik nog kort mijn mening gevenover het project en de weg ernaar toe.Ik moest ontzettend wennen aan de manier van betrokkenheid die ik nu had met deLeiden Marathon: ik was van alles op de hoogte, maar mocht niets doen. Dit had ik vantevoren met Mok afgesproken en ik had mij voorgenomen hier strikt aan te houden. Ikwilde alleen het plan schrijven en de uitvoering hoorde niet bij het plan dus moest ikdoor anderen laten doen. Dit was heel moeilijk voor mij omdat ik zelf nogal de neigingheb om zelf dingen op te pakken als ik zie dat het niet gaat zoals ik wil. Maar gezien ikaan het afstuderen ben moet ik elk uur dat ik besteed volledig benutten om in juli mijndiploma te krijgen.Ontzettend blij ben ik met de manier waarop ik ben geholpen door stagiaires enmedewerkers van de Leiden Marathon. Samen met stagiaire Marjolein ben ik aan deslag gegaan voor het vrijwilligersplan. Ook de vrijwilligers hebben mij geholpen in hetschrijven van dit plan door hun tijd op te offeren met het beschrijven van hun functie. Erwas wel wat tegenstand vanuit het beleidsteam en over het plan werd erg lacheriggedaan, maar dankzij een verhelderende opmerking van Mok zijn ook zij het nut vanhet plan gaan inzien en heb ik alsnog van de laatste paar leden de omschrijvingengehad.Ik ervoer het als een uitdaging om een project op te zetten. In mijn derdejaarsstagewerd ik geconfronteerd met het opzetten van een eigen project en mijnpraktijkbegeleidster zei dat zij zag dat ik meer moeite had met het opzetten dan methet uitvoeren van een project. Ik wilde dus ook bewijzen dat ik best uit het niets eenproject kan opzetten. Maar de continuïteit ligt in de handen van anderen en dat vind ikheel moeilijk net als het project bij mijn derdejaarsstage. Dit project heeft dus ookgeholpen bij mijn beroepsontwikkeling door mij bewust te laten worden van mijnvoorkeur aan het schrijven én het uitvoeren van een project voor alleen het schrijven.Ik heb momenten gehad dat ik mezelf er niet toe kon zetten om aan het schrijven tebeginnen, vooral na het moment dat ik alle functieomschrijvingen had ingevuld enbleek dat het niet volledig genoeg was. Toen heb ik even getwijfeld om door te gaan. Ikheb gelukkig nieuwe moed gevonden en ben de codi’s en beleidsteamleden gaanmailen en schrijven over mijn plan.Ik merkte bij het hiervoor beschreven moment van afkeuring van mijn naslagwerk metfunctieomschrijvingen dat mijn begeleidster Mok een ander beeld van de opdracht haddan ik. Zij dacht dat ik de functieomschrijvingen ook zou schrijven naar het idealebeeld, dus wat voor vrijwilligers met welke eisen de marathon het liefst voor bepaaldefuncties zou hebben. En ik dacht dat ik moest omschrijven welke functies er nu warenen aan wat voor eisen vrijwilligers nu moesten voldoen om ‘aangenomen’ te worden. Ikheb uiteindelijk besloten om de ‘opdrachtgever’ gelijk te geven en ben deomschrijvingen gaan aanpassen.De begeleiding was zoals ik had verwacht: in het begin had Mok aardig wat tijd voormij, maar naar mate de marathon nadert is er steeds minder tot geen tijd meer voor. Ikben blij dat ik dit van tevoren wist dus heb daar rekening mee gehouden. De

17Vrijwilligersproject Leiden MarathonLinda Wassenaarbegeleiding die Mok gaf was goed en zij gaf mij adviezen waardoor ik verder kon. Ookheeft ze me geholpen met het versturen van de e-mail en het schrijven van brieven.Het uiteindelijke resultaat van dit project zie ik positief: ik heb drie plannen van aanpakgemaakt aan de hand van een analyse, ik heb functieomschrijvingen aan de hand vande ideale situatie gemaakt en het ideale plaatje geschetst. Wat voor mij natuurlijk dedoorslag zal geven als de geslaagdheid van het project aan de orde komt is defunctionaliteit en de continuïteit ervan. Ik hoop zeer dat dit project van nut was voor depraktijk en dat de plannen volgend jaar bijgeschaafd, aangepast en gebruikt gaanworden. Vooral het ideale plaatje met daarin de aantallen en de functieomschrijvingendienen als basis en je kan wel zeggen dat ik het voorwerk gedaan heb. Het is aan deLeiden Marathon wat er mee te doen.Tot slot wil ik een aantal personen van de Leiden Marathon bedanken voor hun steunen medewerking aan dit project:Mok van Deelen - Scheffer, Marjolein van den Bergh, Marjolijn , Shirley, Iris Huldij,Tjeerd Scheffer, Guus Sloos, Robert Laan, Peter Burghouwt, Thijs Hemmes, Willemvan der Krogt, Carola de Vogel, Hilda Wassenaar, Chiel Houtman, Teun de Reede,Mary Scheffer, Emiel van Aelst, Jan Meijer en – last but not least - Ronald Pesant.

VRIJWILLIGERSPLANLEIDEN MARATHON 2003AFSTUDEERWERKSTUK CULTURELE EN MAATSCHAPPELIJKE VORMINGLINDA WASSENAARCULTURELE EN MAATSCHAPPELIJKE VORMINGJUNI 2003 - AFSTUDEERWERKSTUK

BELEIDSPLAN VRIJWILLIGERS LEIDEN MARATHONCOÖRDINATIE, COMMUNICATIE & WERVING

INLEIDINGDe Leiden Marathon heeft een indrukwekkende geschiedenis alsvrijwilligersorganisatie en heeft maar liefst elk jaar duizend vrijwilligers op demarathonzondag rondlopen die zich in het zweet werken voor de organisatie. Elk jaarlukt het weer om die duizend vrijwilligers bij elkaar te krijgen en dat alleen al is eenprestatie op zich.In deze nota wil ik punten met betrekking tot de coördinatie, de communicatie en dewerving van de vrijwilligers bespreken. Ik heb deze drie punten uitgekozen als zijndekritieke punten voor de marathon. De coördinatie wordt op het moment door niemandgeleid en door de klachten van vrijwilligers vorig jaar en het jaar ervoor zou dit plangoed van pas kunnen komen.Ik hoop dat dit plan een leidraad zal zijn voor volgend jaar. Natuurlijk moet het planhier en daar bijgeschaafd worden aan de hand van veranderingen waaraan demarathon elk jaar onderhevig is. Dit plan is puur bedoeld om de coördinatie van devrijwilligers op poten te zetten en een begin te maken met een duidelijkere structuurvoor de vrijwilligers.Linda WassenaarAfstudeerwerkstuk 2003Culturele en Maatschappelijke Vorming2Beleidsplan VrijwilligersLeiden Marathon 2003

COÖRDINATIEHuidige situatie en gewenste situatieOm de huidige situatie met betrekking tot de coördinatie van de vrijwilligers tebeschrijven is het van belang om de organisatiestructuur te kennen.Organisatiestructuur Leiden MarathonVoorzitterbeleidsteamMarathonbureauHoofdPR en sponsorsSecretarissport en muziekHoofdparcoursHoofdstart- finishgebiedHoofdautomatiseringPenningmeesterSponsorbureauOpvangbuitenlandersRayonhoofd etc.wegafzettersArtsenplatformVerzorgingspostenParcoursontwerpFinishprotocolGroenoordhallenResultaten/UitslagenVrijwilligersVrijwilligersRayonhoofdRayonhoofdVrijwilligers(wegafzetters)VrijwilligersHoofdMedailleomhangersHoofdChipknippersHoofdLopersopvangNa-inschrijvingExpoVrijwilligersVrijwilligersMedailleomhangersChipknippersOpvangerslopersKleed- en douche ruimteMassageZoals in het overzicht te zien is is bij elk onderdeel een team van vrijwilligers. Decoördinatie is op dit moment gedecentraliseerd: elk hoofd coördinateert zijn afdelingen het middenkader coördineert zijn vrijwilligers.Het hoofd coördineert zijn afdeling door met het middenkader van zijn afdelingcontact te onderhouden door middel van vergaderingen en e-mail. Het middenkadercoördineert zijn vrijwilligers door middel van een eenmalige vergadering enonderhoudt verder contact via e-mail of telefoon.Verder worden de vrijwilligers aangemeld bij een centraal punt: devrijwilligersregistratie. In het jaar 2001 en 2002 was er ook eenvrijwilligerscoördinator, maar deze is in 2003 gestopt. Dit betekent dat er een nieuwplan gemaakt moet worden met betrekking tot de vrijwilligerscoördinatie.Elke vrijwilliger krijgt een T-shirt en een jack van de organisatie en dit wordtuitgedeeld aan de hand van de vrijwilligersregistratie. In de afgelopen jaren is dit foutgegaan en kregen sommige vrijwilligers geen kleding en andere vrijwilligers twee ofdrie sets.De gewenste situatie bestaat uit het centraliseren van de vrijwilligers door decoördinatie van de vrijwilligers via drie mensen te laten verlopen: devrijwilligerscoördinator, de vrijwilligersregistratie en de vrijwilligersaanjager.De vrijwilligerscoördinator is een persoon op het marathonbureau die aanspreekpuntis voor alle vrijwilligers. Deze coördinator weet welke functies er zijn binnen deLeiden Marathon, naar wie er doorverwezen moet worden, onderhoudt contact met3Beleidsplan VrijwilligersLeiden Marathon 2003

vrijwilligersregistratie en vrijwilligersaanjager en doet de communicatie naar devrijwilligers in de vorm van internet, brief en/of e-mail.De vrijwilligersregistratie is verantwoordelijk voor het juist registreren van devrijwilligers. Deze persoon hoeft niet werkzaam te zijn op het marathonbureau, maarhoudt wel contact met de vrijwilligerscoördinator en vrijwilligersaanjager. Verder zorgtde vrijwilligersregistratie voor de lijsten en stickers voor de vrijwilligerskleding.De vrijwilligersaanjager zorgt ervoor dat alle coördinatoren van het middenkader enhet beleidsteam de namen van de vrijwilligers doorgeeft aan devrijwilligersregistratie. Verder probeert hij in de springen waar nodig bij het werven,de communicatie en coördinatie van de vrijwilligers.SWOT-analyseMogelijkheden en onmogelijkhedenSTERKTEN:1)ORGANISATIESTRUCTUUR LEIDENMARATHON2)KENNIS VAN BELEIDSTEAM ENMIDDENKADERKANSEN:1)STAGIAIRE OP MARATHONBUREAU ALSVRIJWILLIGERSCOÖRDINATOR2)VRIJWILLIGER ALSVRIJWILLIGERSAANJAGERZWAKTEN:1)GEDECENTRALISEERDE COÖRDINATIE2)UITDELEN VRIJWILLIGERSKLEDINGBEDREIGINGEN:1)CONSERVATIEVE HOUDING VRIJWILLIGERS2)SLECHTE CONTINUÏTEITSterkten:Zwakten:1)Organisatiestructuur Leiden MarathonDe organisatiestructuur is een sterkte van de marathon doordat allesgecontroleerd wordt en er sprake is van snelle feedback. Bovendien is inde praktijk vaak gebleken dat de structuur zo werkt door positieve reactiesop de organisatie van de marathon.2)Kennis van beleidsteam en middenkaderHet beleidsteam heeft ieder zijn eigen afdeling en houdt zorgvuldig in degaten wat er gebeurt en wanneer de deadlines zijn. Verder zorgt hetmiddenkader ieder voor zijn eigen vrijwilligers en houdt persoonlijk contact.Bovendien kent het middenkader zijn vrijwilligers wat de persoonlijkheidten goede komt.1)Gedecentraliseerde coördinatieDe coördinatie van de vrijwilligers gebeurt op het moment niet centraal,maar de vrijwilligers worden door het middenkader gecoördineerd. Er isgeen vrijwilligerscoördinator.2)Uitdelen vrijwilligerskledingNiet alle codi’s geven de namen van de vrijwilligers door aan devrijwilligersregistratie. Daardoor kan de vrijwilligersregistratie geen correctelijsten en stickers maken voor de kleding.4Beleidsplan VrijwilligersLeiden Marathon 2003

Kansen:1)Stagiaire als vrijwilligerscoördinatorElk jaar heeft het marathonbureau een aantal stagiaires die voor hunopleiding ervaring moeten opdoen. De functie van vrijwilligerscoördinator isvoor hen een perfecte kans, maar ook voor het marathonbureau omdat zijdaardoor de coördinatie van de vrijwilligers ‘in de buurt’ houden2)Vrijwilliger als vrijwilligeraanjagerEr is een vrijwilliger gevonden die bereid is zijn ondersteuning te verlenenaan de vrijwilligerscoördinatie. Deze vrijwilliger is zeer geschikt voor defunctie van vrijwilligersaanjager door zijn informele omgang met devrijwilligers.Bedreigingen:1)Conservatieve houding vrijwilligersHet kan zijn dat sommige vrijwilligers een conservatieve houdingaannemen ten aanzien van het nieuwe vrijwilligersbeleid. Dit kan eenbedreiging zijn voor de coördinatie van de vrijwilligers.2)Slechte continuïteitElk jaar moet het vrijwilligersbeleid nagekeken en aangepast worden aande hand van evaluaties en nieuwe ontwikkelingen. Dit moet gebeuren doorhet beleidsteam van de Leiden Marathon, het marathonbureau en devrijwilligerscoördinatie. Het kan zijn dat dit niet gebeurd door allerleiredenen wat de continuïteit van dit beleidsplan in gevaar brengt.Conclusies en doelenConcluderend kunnen we zeggen dat het grote probleem de gedecentraliseerdevrijwilligerscoördinatie is en dit op te lossen is door te centraliseren. Eenvrijwilligersteam dat de coördinatie van de vrijwilligers op zich neemt is waarschijnlijkde manier om te centraliseren.Dit vrijwilligersteam zou dan dus bestaan uit een vrijwilligersregistratie bestaande uitéén persoon met database-ervaring, een vrijwilligersaanjager die op een informelewijze in contact staat met de vrijwilligers en een vrijwilligerscoördinator die alsaanspreekpunt en tussenpersoon van de vrijwiligers functioneert.Het doel is dus een vrijwilligersteam te vormen die beschikt over alle informatie omde vrijwilligerscoördinatie in goede handen te leiden. Om deze coördinatie te sturenmoet er een ‘plaatje’ gemaakt worden van de ideale situatie zodat hetvrijwilligersteam daar naartoe kan werken. Dit ‘ideale plaatje’ moet bestaan uit:functieomschrijvingen met daarin taken en eisen, een overzicht van de aantalbenodigde vrijwilligers voor elke functie en een duidelijk overzicht van alle leden vanhet beleidsteam en codi’s met daarbij een ‘up-to-date’ adressenlijst.5Beleidsplan VrijwilligersLeiden Marathon 2003

COMMUNICATIEHuidige situatie en gewenste situatieEr zijn een twee soorten communicatie te onderscheiden:• externe communicatie naar de lopers en sponsors• interne communicatie naar en tussen de vrijwilligersVoor meer informatie over externe communicatie verwijs ik naar het marketingcommunicatieplanvan de Leiden Marathon 1 .In het geval van het vrijwilligersbeleid hebben we het alleen over de internecommunicatie, dus alleen naar en tussen de vrijwilligers. Op het moment zijn devolgende onderdelen van de interne communicatie te benoemen:1. Telefonisch contact vrijwilligers – marathonbureau2. E-mail-contact vrijwilligers - marathonbureau3. Bezoek aan het marathonbureau4. Vergaderingen van afdelingen (parcours-vergadering, rayonhoofdvergadering,etc.)5. Plenaire vergadering (alleen voor middenkader en beleidsteam)6. Beleidsteamvergadering (alleen voor beleidsteam)7. Internetsite voor vrijwilligersSWOT-analyseMogelijkheden en onmogelijkhedenSTERKTEN:1)BEREIKBAARHEID MARATHONBUREAU2)INTERNETSITE VRIJWILLIGERS3)COMMUNICATIE TIJDENS MARATHONZWAKTEN:1)NIET ALLE VRIJWILLIGERS HEBBENBESCHIKKING OVER INTERNETKANSEN:1)DE INTERNETSITE UITBREIDEN2)COMPUTERS VAN DE NAINSCHRIJVINGBEDREIGINGEN:1)NIET ALLE VRIJWILLIGERSKUNNEN/WILLEN METINTERNET/COMPUTERS OMGAAN2)TE VEEL VERGADERINGENSterkten:1)Bereikbaarheid marathonbureauDe bereikbaarheid van het marathonbureau is goed. Het marathon istijdens werkdagen te bereiken van 10.00 uur tot 16.00 uur en in de laatstemaand voor de marathon langer. Verder is het marathonbureau via e-mail1 Marketing-communicatieplan Leiden Marathon, Iris Huldij, © 20026Beleidsplan VrijwilligersLeiden Marathon 2003

goed te bereiken en worden mailtjes en ingesproken voice-mail tijdigbeantwoord.2)Internetsite vrijwilligersDe internetsite is overzichtelijk en een vrijwilliger kan zich makkelijkaanmelden. Bovendien wordt de site goed onderhouden en eventuelefouten snel opgelost. De codi’s en het beleidsteam kunnen gegevens vanvrijwilligers van internet afhalen.3)Communicatie tijdens marathonTijdens de marathon is er een telefoonlijst met daarop alle mobielenummers van belangrijke personen of sleutelfiguren. Dit wordt kort voor demarathon gemaakt zodat alle recente nummers erop staan. Iedereen isbereikbaar via mobiele telefoon en dat is een goede ontwikkeling geweest.Voorheen werd via een centrale en mobilofoons gecommuniceerd enkonden slechts een aantal mensen bereikt worden. Nog steeds wordt ditnetwerk gebruikt, maar slechts als ondersteuning terwijl de mobieletelefoons voornamelijk worden gebruikt.Zwakten:1)Niet alle vrijwilligers beschikken over internetIn tegenstelling tot de hardlopers die tegenwoordig bijna allemaal via demail aangesproken kunnen worden, hebben nog niet alle vrijwilligersbeschikking over het internet. Dit is eigenlijk het communicatiemiddel vooreen organisatie als de Leiden Marathon, gezien iedereen via de mail op dehoogte gehouden kan worden zonder dat de portokosten de pan uitrijzen.Kansen:1)Internetsite uitbreidenOndanks het feit dat niet alle vrijwilligers over internet beschikken is hetverstandig om de internetsite uit te breiden en er nog meer gebruik van temaken bij de communicatie en coördinatie. De meeste codi’s en alle ledenvan het beleidsteam kunnen online en zij kunnen de gegevens van hunvrijwilligers invoeren zodat alle gegevens voor iedereen beschikbaar zijn.Ook zou een prikbord een optie kunnen zijn om zo nog meer tecommuniceren over kleine dingen en het is leuk voor de vrijwilligers om tedoen.1)Computers van de na-inschrijvingVoor mensen die niet bereikt kunnen worden via internet doordat zij geencomputer hebben, maar die wel sleutelfiguren zijn bij de marathon zou hetlenen van een computer een optie zijn. De computers van de nainschrijvingstaan een jaar lang niets te doen in de opslag en er zoudenmeteen twee problemen opgelost worden bij het uitlenen van decomputers: de opslag en de communicatie. Natuurlijk zou er wel eensysteem voor moeten worden bedacht in verband met schade e.d.Bedreigingen:1)Niet alle vrijwilligers kunnen/willen met internet/computers omgaanEr zijn vrijwilligers die absoluut niet met computers willen omgaan en dezezijn dus niet te bereiken via internet. Er zijn echter ook vrijwilligers diemisschien wel willen, maar niet kunnen. Voor die vrijwilligers zou er eencursus opgezet moeten worden om ze snel wegwijs te maken op het7Beleidsplan VrijwilligersLeiden Marathon 2003

internet. De bedreiging zit in de vrijwilligers die niets van internet en/ofcomputers willen weten.2)Te veel vergaderingenEen bedreiging kan zijn dat er te veel vergaderd wordt/ gaat worden. Ophet moment is dat nog niet het geval, maar dit zou best kunnen gebeuren.Het is belangrijk om alleen de belangrijkste informatie in een vergaderingte bespreken en de rest via de post of internet te doen.Conclusies en doelenConclusie is eigenlijk dat het internet nog meer gebruikt moet worden bij decommunicatie met vrijwilligers. Via de e-mail kunnen vrijwilligersbrieven gestuurdworden en op de internetsite kan een prikbord gemaakt worden voor onderlingcontact. Ook een mailinglist voor iedereen zou van pas kunnen komen.Dit is wat zou kunnen, maar hoe moet dat bereikt worden. Ten eerste doorvrijwilligers die internet hebben uit te leggen hoe de site werkt. Ten tweede hetbelang van de gegevensuitwisseling via internet uitleggen bij – voornamelijk – decodi’s. Ten derde het uitlenen van computers aan vrijwilligers die sleutelfiguren zijn.Hiervoor zou een goed systeem voor moeten bedacht worden.De doelen zijn om de communicatie met vrijwilligers opener te maken en niet alleeneen maand voor de marathon. Een aantal keren per jaar zouden er via de e-mailvrijwilligersbrieven gestuurd kunnen worden met nieuwtjes, actualiteiten,verjaardaglijsten, etc. Het zal de betrokkenheid bevorderen en meteen als wervinggebruikt kunnen worden.8Beleidsplan VrijwilligersLeiden Marathon 2003

WERVINGHuidige situatie en gewenste situatieEr is op het moment geen wervingsactie voor vrijwilligers vanuit het marathonbureau.Elk jaar zorgen de codi’s van elk onderdeel voor hun eigen vrijwilligers door te bellenen rond te vragen. Dit doet iedereen zelf en ook het marathonbureau werft voor eenaantal onderdelen haar eigen vrijwilligers.Vervolgens is het de bedoeling dat de gegevens van de vrijwilligers doorgegevenworden aan de vrijwilligerscoördinatie en deze verwerkt de gegevens zodat zeovereenkomen met het aantal lunchpakketten en T-shirts. Ook weet devrijwilligerscoördinatie waar er nog vrijwilligers nodig zijn zodat alle vrijwilligers diezich aanmelden bij het marathonbureau nog ergens geplaatst kunnen worden.Dit is een prima systeem als het helemaal zou werken. Helaas verzuimen codi’snogal eens gegevens door te geven waardoor er te weinig lupa’s en T-shirts zijn. Ofjuist dubbel. Ook worden vrijwilligers wel eens drie keer gebeld door verschillendecodi’s wat ook duidt op een zwakke plek.Dit jaar valt de marathon op de eerste Pinksterdag wat betekent dat er veel menseneen weekendje weg zijn. Er dreigt dus een tekort van vrijwilligers. Uiteindelijk is ditopgelost door een krantenartikel drie weken voor de marathon te plaatsen waaropveel vrijwilligers gereageerd hebben.Het zou prettiger werken als de vrijwilligerscoördinatie een overzicht had van waarwelke vrijwilligers staan en wie er nog tekort komt. Dit alles zou opgelost moetenworden via het vorige hoofdstuk Coördinatie. De werving van vrijwilligers zou beterkunnen door meer de kranten in te gaan en meer communicatie met vrijwilligers.SWOT-analyseMogelijkheden en onmogelijkhedenSTERKTEN:1)VEEL VRIJWILLIGERS DIE ELK JAARHELPEN2)CODI’S WERVEN EIGEN VRIJWILLIGERSZWAKTEN:1)VRIJWILLIGERS WORDEN DUBBELGEBELD DOOR SLECHTECOMMUNICATIE2)GEEN OVERZICHT VAN SITUATIEKANSEN:1)HET INTERNET2)ARTIKELEN IN DE KRANTBEDREIGINGEN:1)TE HOGE PORTOKOSTEN DOOR TEWEINIG CONTACT VIA E-MAILSterkten:1)Veel vrijwilligers die elk jaar helpenEr zijn elk jaar voldoende vrijwilligers die willen helpen dus is het nietmoeilijk om de vrijwilligers te werven. Dat is een grote kracht van demarathon.9Beleidsplan VrijwilligersLeiden Marathon 2003

2)Codi’s werven eigen vrijwilligersDe codi’s bellen of mailen de vrijwilligers om te vragen of ze willen helpen.Vaak zijn dit dezelfde vrijwilligers als vorig jaar en kent de codi ze dus nog.Dit is een sterkte doordat het wervingssysteem op het persoonlijke vlak isgebaseerd.Zwakten:1)Vrijwilligers worden dubbel gebeld door slechte communicatieVaak worden vrijwilligers dubbel gebeld door codi’s doordat de een zezondagochtend nodig heeft en de ander zondagmiddag. Dit kanmakkelijker door lijsten naast elkaar te leggen en zo de dubbele eruit tehalen en af te spreken wie wie belt.Kansen:1)Het internetHet internet is de kans om vrijwilligers te werven. Je kan persoonlijkebrieven via de mail sturen, maar ook algemene oproepen op internetsitesvoor vrijwilligers. Natuurlijk bereik je dan niet iedereen en zal er altijd noggewone post uit moeten naar vrijwilligers.2)Artikelen in de krantVoor een klein bedrag kan de marathon een advertentie laten plaatsen inhet Leidsch Dagblad. Of ze kunnen naar de pers een artikel sturen metdaarin meteen een oproep.Bedreigingen:1)Te hoge portokosten door te weinig contact via e-mailDoor nieuwsbrieven kunnen vrijwilligers betrokken worden bij de marathon.En ook de werving kan via de post zodat iedereen zeker bereikt wordt.Maar helaas is dat veel te duur. Als er meer vrijwilligers via internetbereikbaar zouden zijn, zou er meer communicatie met ze zijn zonderhoge kosten. De werving kan dan via de e-mail.Conclusies en doelenConclusie is weer dat het heel makkelijk zou zijn als alle vrijwilligers beschikkingzouden hebben over e-mail. Het zou de bedreiging van de portokosten oplossen ende vrijwilligers zouden meer betrokken kunnen worden.Helaas kunnen vrijwilligers niet gedwongen worden internet te nemen en zullen erandere oplossingen gevonden moeten worden. Zo kunnen er wervingsacties via dekrant gehouden kunnen worden.Verder zal er meer aandacht aan de coördinatie gegeven moeten worden zodatvrijwilligers niet dubbel gebeld worden, wat tijd en irritatie scheelt.10Beleidsplan VrijwilligersLeiden Marathon 2003

INHOUDA. PARCOURS1) Wegafzetting en verkeerRayonhoofden - wegafzetters/ verkeersregelaars2) VerzorgingspostenCoördinator Verzorgingspost - Medewerker Verzorgingspost3) SponzenpostenCoördinator Sponzenposten - Medewerkers Sponzenpost4) Muziek op parcoursCoördinator Muziek5) Loopstromen publiek en lopersCoördinator Loopstromen - Medewerkers loopstromen publiek - Medewerkersloopstromen lopers6) WedstrijdleidingHoofdscheidsrechter – Scheidsrechter 10km – Scheidsrechter Halve Marathon –Scheidsrechter Hele Marathon – Scheidsrechter tijd/aankomst – Jurylidtijd/aankomst – Starter7) Kinder- en G-loopCoördinator Kinder- en G-loop – Medewerkers Kinder- en G-loopB. START- EN FINISHAREA1) MedaillesCoördinator Medailles - Medewerkers Medailles2) Knipper/dekenuitreikerCoördinator Knippers/ dekenuitreikers – Knipper/ dekenuitreiker3) EHBOCoördinator EHBO - Medewerkers EHBO - Artsen4) RegistratieCoördinator Registratie - Medewerkers Matten – Medewerkers Computerteam5) Speakergroep6) OpbouwCoördinator Opbouw - Opbouwers

C. PIETERSKERK EN DEPARTEMENTEN(Pieterskerk (PK), Garenmarkt (GM), Stadhuis (SH))1) Na-inschrijving (PK)Coördinator Na-inschrijving - Medewerkers Computer en Medewerkers Kassa -Kassier2) Afhalen Startnummers (PK)Coördinator Afhalen startnummers - Medewerkers Afhalen startnummers enMedewerkers Afhalen startnummers Buitenlanders3) Garderobe en bagage (GM)Coördinator Garderobe en bagage - Medewerkers Garderobe en bagage4) T-shirts Vrijwilligers (PK?)Coördinator T-shirts Vrijwilligers - Medewerkers T-shirts Vrijwilligers5) Expo (PK)Coördinator Expo6) Massage (departement)Coördinator Massage – Masseurs7) Kinderopvang (departement)Coördinator Kinderopvang - Medewerkers Kinderopvang8) Automatisering (PK)Medewerkers Automatisering9) Beveiliging (overal)Coördinator Beveiliging - Medewerkers Beveiliging10) Businessteams (departement)Coördinator Businessteams - Medewerkers Businessteams11) Opvang Sponsors (SH)Coördinator Opvang Sponsors12) FeestCoördinator Feest - Medewerkers Feest - Drankverzorging6 LEIDEN MARATHON 2003

D. MOBIEL1) TransportCoördinator Transport - Medewerkers Transport2) Sponsorauto’sCoördinator Sponsorauto’s - bestuurders Sponsorauto’s3) PolitieContact Politie - Politie4) MotorenCoördinator Motoren - Bestuurders MotorenE. OVERIGE1) LunchpakkettenCoördinator Lunchpakketten - Medewerkers Lunchpakketten - UitdelenLunchpakketten2) BuitenlandersCoördinator Buitenlanders - Medewerkers Buitenlanders - Opvang Buitenlanders3) BewegwijzeringCoördinator Bewegwijzering - Medewerkers Bewegwijzering4) VoorverkoopCoördinator Voorverkoop - Medewerkers VoorverkoopF. BELEIDSTEAM1) Voorzitter2) Secretaris3) Penningmeester4) Hoofd Parcours5) Hoofd Start- en Finisharea6) Hoofd Vrijwilligers7) Hoofd Registratie8) Hoofd PostenA PARCOURS 7

PARCOURS8 LEIDEN MARATHON 2003

WEGAFZETTING & VERKEERRayonhoofdenTaken:- rekruteren van vrijwilligers in zijn rayon- leidinggeven en begeleiden vanvrijwilligers- tussenpersoon wegafzetters -verkeersregelaars en Hoofd Parcours- indelen van vrijwilligers op kruispunten- indelen van verkeersregelaars opkruispunten- aanspreekpunt politie- zorgdragen voor het op tijd afzettenvan de wegen en het regelen van hetverkeer- inwerken of overdragen van hetinwerken van nieuwe vrijwilligers- bijwonen van vergaderingen met hetHoofd Parcours- organiseren van Rayonbijeenkomstmet vrijwilligers van zijn rayon- doorgeven gegevens vrijwilligers aanvrijwilligersregistratie- draaiboek maken en uitdelen- zorgdragen voor het uitdelen vankleding en lunchpakketten- inventarisatielijst maken- na afloop coördineren van hetopruimen en schoonmaken van hetrayonEisen:- kennis van rayongebied- leidinggevende kwaliteiten- kennis van de vrijwilligers- organiserend kunnen werken- communicatievaardigheden- middenstander in zijn rayon- gemeente ambtenaar- regulerend kunnen optreden- kunnen omgaan met alle lagen van debevolking- overzicht hebben op de kruispunten ende zwaarte van de kruispuntenWegafzettersTaken:- afzetten van de wegen met hekken opaangeven van de rayonleider- neerzetten en weer terug plaatsen vande hekken op zijn kruispunt- tijdens de loop bij de hekken blijven- openen van de wegen op aangevenvan de rayonleider, politie of mensenmet een doorlaatkaart (parcourskaart)- bewaken van de hekkenVerkeersregelaarsTaken:- regelen van het verkeer op aanwijzen van de rayonleider en politie- omleiden van verkeer (alle bestuurders en voetgangers)- omgeleid verkeer een alternatieve route kunnen bieden- opruimen en schoonmaken van het rayonEisen:- cursus Verkeersregelaar- kunnen lopen, lezen, luisteren en rustig blijven- verantwoordelijkheidsgevoel- sociaalvaardig- kennis van alternatieve routes en rayongebiedleeftijd: liefst boven de 40 jaar- beroep: oud politiemensen hebben de voorkeur- omgeleid verkeer een alternatieveroute kunnen bieden- opruimen en schoonmaken van hetrayonEisen:- kennis van rayongebied- verantwoordelijkheidsgevoel- goede omgang met mensen –sociaalvaardig- niet verbonden met leeftijd en beroepA PARCOURS 9

Algemene informatieHet parcours is opgedeeld in zes rayons. Elk rayon wordt geleid door een rayonleider die decoördinatie van zijn team verzorgt. De taak van de wegafzetter is het afzetten van de straatwaar hij ingedeeld staat in het desbetreffende rayon. Van tevoren krijgt de rayonleider tehoren van de Hoofd Parcours hoe laat de eerste en de laatste loper langskomt en dus hoelaat welke straten afgesloten moeten worden voor al het verkeer, d.i. alle bestuurders envoetgangers - met uitzondering van mensen in bezit van een doorlaatkaart of parcourskaart.Sommige straten van de rayons zijn gedurende de hele dag of deel van de dag afgesloten.Hier zijn de wegafzetters voortdurend bezig met het gesloten houden van het parcours en deverkeersregelaars zorgen dat het verkeer omgeleid wordt, of doorgelaten.Op gedeelten waar de weg op bepaalde tijden afgesloten wordt dragen de wegafzetters zorgvoor de hekken. Samen met de verkeersregelaars en de politie zorgen zij ervoor dat hetparcours vrij blijft door middel van het neerzetten van de hekken en het weigeren vanverkeer.Extra informatie?Informatie kunnen wegafzetters en verkeersregelaars krijgen van hun rayonleider op de dagzelf en tijdens de vergadering van het rayon. De rayonleiders kunnen informatie krijgen vande Hoofd Parcours op de dag zelf en tijdens de Parcours-vergadering.Op een vrijwilligersavond krijgen de vrijwilligers uitleg en peptalk van het Hoofd Parcours.Voor de verkeersregelaars is er een instructieavond.Rayon 1 Binnenstad:Rayonhoofden en Hoofd Parcours 2003Rayon 2 Zoeterwoude:Martie Paats0715802894 0627084874 paats@wanadoo.nlRayon 3 Voorschoten:Ingrid Vaneker0715313653 0644212866 vaneker@lumc.nlRayon 4 Leiden Zuid West:Nico Massaar0715313580 0654731077 n.massaar@planet.nlRayon 5 Leiden Stevenshof:Rob Faas0715318597 0653784494 rob.faas@planet.nlRayon 6 Leiden Hoge Mors:Rob Bergman0715318176 0652052189 R.C.Mbergman@freeler.nlCoendert Peet 0715769574 c104peet@xs4all.nlHoofd Parcours:Guus Sloos0715720591 0644084100 fam.sloos@planet.nlParcoursontwerpFrans Kortekaas 0715418174 0622799965Contactpersoon vrijwilligers:Marjolijn van den Bergh 0715134641 0618682993 bobbie@marathon.nl

VERZORGINGSPOSTENCoördinator VerzorgingspostTaken:- leidinggeven en begeleiden van vrijwilligers- tussenpersoon medewerkers verzorgingspost en hoofd verzorging & muziek- aanspreekpunt politie- contactpersoon medewerker EHBO- werven van de vrijwilligers voor de post- instructie van de vrijwilligers bij het uitreiken- inwerken of overdragen van het inwerken van nieuwe vrijwilligers- organiseren van bijeenkomst met vrijwilligers van zijn verzorgingspost- doorgeven gegevens vrijwilligers aan vrijwilligersregistratie- neerzetten en indelen van verzorgingsposten- coördineren in de opbouw van de post- controle van alle spullen die volgens de inventarisatielijst op de post moeten zijn.- oplossen van problemen bij de uitreiking, signaleren van tekorten en hulp inroepen- coördinatie van de afbouw van de post- contact onderhouden met de organisatie tijdens het evenementEisen:- kennis van de vrijwilligers- organiserend kunnen werken- leiding kunnen geven aan een team vrijwilligers- stressbestendigheid- sociale vaardighedenMedewerkers VerzorgingspostTaken:- aanvullen water, AA, fruit en sponzen- schoonhouden van uitdeelgebied- meehelpen in de voorbereiding van de post- uitdelen van de drankjes en eventueel fruit- opruimen na afloopEisen:- In een team kunnen werken- Stressbestendig zijn6 LEIDEN MARATHON 2003

Algemene informatieElke 5 kilometer is een verzorgingspost, dus op de volgende kilometerpunten: 5 km, 10 km,15 km, 20 km, 25 km, 30 km, 35 km en 40 km. Deze verzorgingsposten zijn voorzien vanwater, fruit en AA voor de lopers. Dit wordt door de vrijwilligers van de verzorgingspostenuitgedeeld. Een deel van die vrijwilligers deelt bekertjes water en AA uit aan de kant van deweg zodat de lopers onder het lopen de bekertjes uit de handen kunnen pakken. Belangrijkis hierbij dat de vrijwilligers de bekertjes niet opdringen aan de loper, maar zo aangeven datde loper niet gehinderd wordt. Andere vrijwilligers zorgen voor de aanvulling van de bekertjesen het fruit. Het fruit wordt door de lopers zelf gepakt en eventueel ook uitgedeeld.Bij elke verzorgingspost is EHBO aanwezig die in direct contact met de ambulance en hetRode Kruisgebouw staan.De verzorgingspost bestaat uit een kraam met bekertjes water, bekertjes AA en gekoeld fruitwat aangevuld wordt.Extra informatie?Informatie kunnen de medewerkers Verzorgingspost krijgen van hun CoördinatorVerzorgingspost op de dag zelf. De Coördinatoren Verzorgingspost kunnen informatie krijgenvan het Hoofd Verzorging & Muziek op de dag zelf.Hoofd Verzorging & Muziek en Coördinatoren Verzorgingspost 2003Hoofd Verzorging & Muziek:Robert Laan0715895912 0624902620 robertlaan42@hotmail.comCoördinatie VerzorgingRonald Pesant 0715314231 0624695546Contactpersoon vrijwilligers:Marjolijn van den Bergh 0715134641 0618682993 bobbie@marathon.nlA PARCOURS 7

SPONZENPOSTENCoördinator SponzenpostTaken:- leidinggeven en begeleiden van vrijwilligers- werven van vrijwilligers voor de sponspost- instrueren van de vrijwilligers bij het uitreiken van de sponsen- tijdig aanwezig zijn op de post om de sponzen en daarbij nodige spullen te organiseren- tussenpersoon medewerkers Sponzenpost en Hoofd Verzorging & Muziek- aanspreekpunt politie- inwerken of overdragen van het inwerken van nieuwe vrijwilligers- organiseren van bijeenkomst met vrijwilligers van zijn sponzenpost- doorgeven namen vrijwilligers aan vrijwilligersregistratie- coördinatie bij het opruimen van de post na afloopEisen:- kennis van de vrijwilligers- organiserend kunnen werken- leiding kunnen geven aan een groep- instructies kunnen geven op dit gebied- stressbestendigheid bij problemen zoals tekorten of irritaties bij lopersMedewerkers SponzenpostTaken:- uitdelen sponzen- aanvullen sponzen- schoonhouden van uitdeelgebied- zorgen dat alle voorbereidingen zijn uitgevoerd. kuipen met water, sponzen verdeeld- opruimen van de postEisen:- geen eisen, wel samenwerkend vermogen met andere vrijwilligers en goed humeur8 LEIDEN MARATHON 2003

Algemene informatieElke 5 km staat een sponzenpost, beginnende op kilometerpunt 2½. De sponzenpostenstaan dus op 2½ km, 7½ km, 12½ km, 17½ km, 22½ km, 27½ km, 32½ km en 37½ km.Desponzen worden door de vrijwilligers van de sponzenposten uitgedeeld aan de lopers zodatzij niet hoeven te stoppen.Een deel van de vrijwilligers zorgt voor het aanvullen en klaarzetten van de spullen (sponzenen emmers water) en een deel reikt aan. De sponzen die door de hardlopers op de grondworden gegooid, kunnen door de vrijwilligers opgehaald worden of worden door omstandersverzameld (!). De sponzenpost vangt ook gestrande hardlopers op.Extra informatie?Informatie kunnen de medewerkers Sponzenpost krijgen van hun Coördinator Sponzenpostop de dag zelf. De Coördinatoren Sponzenpost kunnen informatie krijgen van het HoofdVerzorging & Muziek op de dag zelf.Hoofd Verzorging & Muziek en Coördinatoren Sponzenpost 2003Hoofd Verzorging & Muziek:Robert Laan0715895912 0624902620 robertlaan42@hotmail.comCoördinatie VerzorgingRonald Pesant 0715314231 0624695546Contactpersoon vrijwilligers:Marjolijn van den Bergh 0715134641 0618682993 bobbie@marathon.nlA PARCOURS 9

MUZIEK OP PARCOURSCoördinator Muziek:Taken:- contacten met bands onderhouden- ontvangen van bands- verzorging van bands organiseren- contact beleidsteam- het gehele evenement te voorzien van sfeerverhogende elementen zoals muziek, maarook een vrijmarkt of show of andere optredens- het vastleggen van deze evenementen in een contract- het onderhouden van contact met de gemeentelijke evenementencommissie i.v.mgeluidsoverlast, vergunningen, e.d- het regelen van een onkostenvergoeding voor deze evenementen- het zoeken van de geschikte locaties zodat lopers optimaal van deze evenementenkunnen profiteren- persbericht voorbereiden voor publicatiesEisen:- netwerk van bands- kennis van parcours- goed coördinerend vermogen- enige kennis van doeltreffende muziekmogelijkheden- stressbestendigAlgemene informatieEen muziek coördinator houdt zich bezig met alle sfeerverhogende zaken voor en tijdens demarathon. Werkend vanuit een budget kan hij zorgen tegen lage onkosten voor een hogegraad van entertainment langs de weg. Naast het plezier voor de loper is het ook van belangvoor het aantrekken van publiek en vasthouden van de belangstelling voor het geheleevenement.Extra informatieDe Coördinator Muziek staat direct in contact met het beleidsteam en krijgt daar extrainformatie over eventuele veranderingen in het parcours.Coördinator Muziek 2003Coördinator Muziek:Robert Laan0715895912 0624902620 robertlaan42@hotmail.com10 LEIDEN MARATHON 2003

LOOPSTROMEN PUBLIEK EN LOPERSCoördinator LoopstromenTaken:- leidinggeven en begeleiden van vrijwilligers- tussenpersoon medewerkers Loopstromen Publiek en Lopers en Hoofd Parcours- aangeven welke gebieden afgezet moeten worden en welke loopstromen aangehoudenmoeten worden in overleg met Hoofd Parcours- aanspreekpunt politie- contactpersoon Medewerkers EHBO- inwerken of overdragen van het inwerken van nieuwe vrijwilligers- organiseren van bijeenkomst met Medewerkers Loopstromen Publiek en MedewerkersLoopstromen Lopers- doorgeven namen vrijwilligers aan vrijwilligersregistratieEisen:- leidinggevende kwaliteiten- kennis van de vrijwilligers- organiserend kunnen werkenMedewerkers Loopstromen PubliekTaken:- het publiek via bepaalde wegen leiden, aangegeven door Coördinator Loopstromen- afzetten van bepaalde gebieden, aangegeven door Coördinator Loopstromen- samenwerken met medewerkers Loopstromen LopersEisen:- stevig in de schoenen staan- verantwoordelijkheidsgevoel- sociaalvaardigMedewerkers Loopstromen LopersTaken:- de lopers via bepaalde wegen naar en van het Start- en Finisharea leiden, aangegevendoor Coördinator Loopstromen- afzetten van bepaalde gebieden, aangegeven door Coördinator Loopstromen- samenwerken met medewerkers Loopstromen Publiek- niet-lopers de toegang weigeren- controle toegangspassen Start- en FinishareaEisen:- stevig in de schoenen staan- verantwoordelijkheidsgevoel- sociaalvaardigBewegwijzering Loopstromen Publiek en Loopstromen LopersTaken:- verantwoordelijk voor de bewegwijzering voor de Loopstromen Publiek en LoopstromenLopersZie verder E3 BewegwijzeringA PARCOURS 11

Algemene informatieDoordat het gebied bij de Pieterskerk direct aansluit op de Breestraat – waar de Start- enFinisharea is – moeten er loopstromen gecreëerd worden voor mensen die woonachtig zijnin het gebied rondom de Pieterskerk, voor het publiek en voor de lopers. Het is van grootbelang dat het niet te druk wordt in de kleine straten tussen de Pieterskerk, de Breestraat(start- en finisharea) en de Garenmarkt (kleedruimtes, garderobe).Verder mogen er mensen doorgelaten worden die de volgende kaarten bezitten:Roze Start- en Finisharea Alleen voor vrijwilligers die werkzaam zijn in het StartenFinishareaGrijs Official Alleen voor vrijwilligers die overal werkzaam zijnExtra informatie?Informatie kunnen de medewerkers Loopstromen Publiek en medewerkers LoopstromenLopers krijgen van de Coördinator Loopstromen op de dag zelf. De Coördinator Loopstromenkan informatie krijgen van de Hoofd Parcours en Hoofd Start- en Finisharea op de dag zelfen tijdens de vergadering.Coördinator Loopstromen, Hoofd Parcours,Hoofd Start- en Finisharea en Coördinator Bewegwijzering 2003Coördinator Loopstromen: (Race Director)Tjeerd Scheffer0715148092 0653373739 tscheffer@hollandrijnland.nlHoofd Parcours:Guus Sloos0715720591 0644084100 fam.sloos@planet.nlHoofd Start- en Finisharea:Willem v/d Krogt 0715891685 0653215014wimenwil.vanderkrogt@slokro.demon.nlContactpersoon vrijwilligers:Marjolijn van den Bergh 0715134641 0618682993 bobbie@marathon.nl12 LEIDEN MARATHON 2003

WEDSTRIJDLEIDINGDe Wedstrijdleiding bestaat uit de volgende functies:• Hoofdscheidsrechter• Scheidsrechter 10km, Scheidsrechter Halve Marathon, Scheidsrechter HeleMarathon• Scheidsrechter tijd/aankomst• Jurylid tijd/aankomst• StarterCoördinator Wedstrijdleiding 2003Coördinator Wedstrijdleiding: (hoofd registratie)Peter Burghouwt 0713416035 0651549773Hoofd Parcours:Guus SloosHoofd Start- en Finisharea:Willem v/d Krogt 0715891685 0653215014wimenwil.vanderkrogt@slokro.demon.nl0715720591 0644084100 fam.sloos@planet.nlContactpersoon vrijwilligers:Marjolijn van den Bergh 0715134641 0618682993 bobbie@marathon.nlA PARCOURS 13

KINDER- EN G-LOOPCoördinator Kinder- en G-LoopTaken:- leidinggeven en begeleiden van vrijwilligers- tussenpersoon medewerkers Kinder- en G-Loop en Hoofd Start- en Finishgebied enHoofd Parcours- aanspreekpunt politie- aanspreekpunt sponsor van Kinder- en G-Loop Seggment- inwerken of overdragen van het inwerken van nieuwe vrijwilligers- organiseren van bijeenkomst met Medewerkers Kinder- en G-Loop- doorgeven namen vrijwilligers aan vrijwilligersregistratie- algemene coördinatie van de Kinder- en G-LoopEisen:- leidinggevende kwaliteiten- kennis van de vrijwilligers- organiserend kunnen werkenMedewerkers Kinder- en G-LoopTaken:- begeleiden van de lopertjes en lopers- uitdelen van de medailles- opvangen van de lopertjes bij de finishEisen:- affectie met kinderen14 LEIDEN MARATHON 2003

Algemene informatieDe Kinder- en G-Loop is een loop van 2 kilometer voor kinderen tot twaalf jaar engehandicapten van alle leeftijden. Deze loop staat los van de andere lopen die vanaf 12.00uur starten. De Kinder- en G-Loop start om 10.15 uur.Extra informatie?Informatie kunnen de medewerkers Kinder- en G-Loop krijgen van de Coördinator Kinder- enG-Loop op de dag zelf. De Coördinator Kinder- en G-Loop kan informatie krijgen van deHoofd Parcours en Hoofd Start- en Finisharea op de dag zelf en tijdens de vergadering.Coördinator Kinder- en G-Loop, Hoofd Parcours enHoofd Start- en Finisharea 2003Coördinator Kinder- en G-Loop:Els van der Meer -Coördinator MedaillesMarry Scheffer 0715324609 0618435627Hoofd Parcours:Guus SloosHoofd Start- en Finisharea:Willem v/d Krogt 0715891685 0653215014wimenwil.vanderkrogt@slokro.demon.nl0715720591 0644084100 fam.sloos@planet.nlContactpersoon vrijwilligers:Marjolijn van den Bergh 0715134641 0618682993 bobbie@marathon.nlA PARCOURS 15

START- EN FINISHAREA16 LEIDEN MARATHON 2003

MEDAILLESCoördinator MedaillesTaken:- leidinggeven en begeleiden van vrijwilligers- tussenpersoon medaille-uitreikers en hoofd start- en finisharea- inwerken of overdragen van het inwerken van nieuwe vrijwilligers- voorraden van medailles bijhouden- organiseren van bijeenkomst met medaille-uitreikers- doorgeven namen vrijwilligers aan vrijwilligersregistratie- de goede medailles aan de juiste lopers geven- alles overzichtelijk neerleggen- zorgen dat er bij de plek waar de medailles omgehangen worden niet te veel stagnatie is- de loper die binnenkomt in de gaten houden (toch wel vaak verzorging nodig)Eisen:- enige jaren ervaring als medaille-uitreiker- leidinggevende kwaliteiten- kennis van de vrijwilligers- organiserend kunnen werken- stressbestendig- vriendelijk- situaties in kunnen schattenMedaille-uitreikersTaken:- OMHANGEN (dit is heel belangrijk) van de medailles- erop letten dat iedereen de goede medaille krijgt- vriendelijk en schouderkloppend reageren- de lopers doorsturen op een vriendelijke manier zodat er niet te veel stagnatie isEisen:- aan een medewerker worden qua leeftijd geen eisen gesteld, wel moet er een goedeverdeling in de groep zijn van jong en oud- beroep totaal niet belangrijk, alleen heel belangrijk dat de medewerkers begrijpen wat hetis om een beetje dood te gaan door sporten- lang kunnen staan, van ongeveer 9 tot 5 op de been, en dan echt op de been- het gevoel voor de marathon leiden hebbenA PARCOURS 17

Algemene informatieAan het eind van elke afstand krijgen de lopers een medaille, uitgereikt door vrijwilligers dieachter de finishlijn staan. Voor elke afstand is een andere medaille.De Kinder- en G-loop komt als eerste binnen. Er zijn op dat moment alleen medailles voordie afstand nodig.De 10 kilometer start als eerste en komt als eerste binnen.De halve marathon start samen met de hele marathon, maar de halve marathon komt alseerste binnen, al komen er tijdens de binnenkomst van de lopers van de hele marathon nogsteeds lopers van de halve marathon binnen.Iedereen die over de streep komt, krijgt een medaille. De medailles hang je de loper om zijnnek. Verder is het van belang dat als een loper binnenkomt, je goed inschat wat de loper opdat moment nodig heeft en ook zorgt dat dat er komt. Of het nou fysieke steun is of eenglimlach!De starttijden van de verschillende lopen zijn:Hele Marathon: 12.15 uurHalve Marathon: 12.15 uur10 Kilometer: 12.00 uurKinder- en G-Loop: 10.30 uurExtra informatie?Informatie kunnen medaille-uitreikers krijgen tijdens de bijeenkomst via de CoördinatorMedailles. De Coördinator Medailles kan informatie krijgen via Hoofd Start- en Finisharea opde marathondag en tijdens de Start- en Finish-vergadering.Coördinator Medailles en Hoofd Start- Finisharea 2003Coördinator Medailles:Mary Scheffer 0715324609 0618435627Hoofd Start- en Finisharea:Willem v/d Krogt 0715891685 0653215014wimenwil.vanderkrogt@slokro.demon.nlContactpersoon vrijwilligers:Marjolijn van den Bergh 0715134641 0618682993 bobbie@marathon.nl18 LEIDEN MARATHON 2003

KNIPPER/ DEKENUITREIKERCoördinator KnippersTaken:- leidinggeven en begeleiden van vrijwilligers- tussenpersoon knippers, Coördinator Medailles en Hoofd Start- en Finisharea- zorgdragen voor de opslag van de chips.- beheer van voorraad van dekens- inwerken en overdragen van het inwerken van nieuwe vrijwilligers- organiseren van een bijeenkomst voor de knippers- doorgeven namen vrijwilligers aan vrijwilligersregistratieEisen:- enige jaren ervaring als knipper- leidinggevende kwaliteiten- kennis van de vrijwilligers- organiserend kunnen werkenKnipper/ dekenuitreikerTaken:- de chips van de schoenen van de binnengekomen lopers halen- de chips opbergen- dekens uitreiken als dat nodig is- lopers doorverwijzen naar uitgangEisen:- het is beter als een vrijwilliger die knipper wil zijn geen rugklachten heeftA PARCOURS 19

Algemene informatieElke loper krijgt bij inschrijving een chip met een startnummer. Deze chip is gekoppeld aandat startnummer en aan de gegevens van de loper. Bij de start gaat de loper over een matdie registreert dat die loper van start is gegaan en zijn tijd gaat in. Bij de finish gaat de lopernog een keer over een mat en de aankomsttijd wordt geregistreerd. Deze gegevens wordenverder verwerkt door Registratie en de uitslagen komen na de loop in de Pieterskerk tehangen.Belangrijk is dat de loper de chip op de schoen draagt. Er zijn veel manieren om de chip tebevestigen, het belangrijkste is dat de chip goed vast zit. De knippers halen de chips van deschoenen van de lopers zodat zij niet na de zware inspanning hoeven te bukken.Ook kunnen lopers een eigen chip hebben. Op het startnummer wordt in sticker geplakt metde tekst ‘eigen chip’. Deze chip hoeft dus niet geknipt te worden.Tevens kunnen lopers besluiten om de chip die ze van de Leiden Marathon geleend hebbente houden. In dat geval moeten zij dit bij de knippers aangeven en wordt na een aantalweken een bedrag van € 25,- (€ 12,50 voor de chip van Kinder- en G-Loop) van hunrekening gehaald. Het rekeningnummer is bekend bij het marathonbureau omdat hetverplicht is om een rekeningnummer op te geven. Dit is omdat de kosten van kwijtgeraaktechips in rekening wordt gebracht bij de Leiden Marathon door ChampionChip en de LeidenMarathon brengt dit in rekening bij de loper.Extra informatie?Informatie kunnen knippers/ dekenuitreikers krijgen via de Coördinator Knippers. Extrainformatie voor de Coördinator Knippers is te verkrijgen via Hoofd Start- en Finisharea.Coördinator Knippers, Hoofd Start- en Finisharea enCoördinator Medailles 2003Coördinator Knippers-Hoofd Start- en FinishareaWillem v/d Krogt 0715891685 0653215014wimenwil.vanderkrogt@slokro.demon.nlCoördinator Medailles:Mary Scheffer 0715324609 0618435627Contactpersoon vrijwilligers:Marjolijn van den Bergh 0715134641 0618682993 bobbie@marathon.nl20 LEIDEN MARATHON 2003

RODE KRUISHoofd EHBO/ Rode KruisTaken:- Algemene Coördinatie van de EHBO/ Rode KruisEisen:- geldig EHBO-diploma- ervaring met kwetsuren bij sporters- leidinggevende kwaliteiten- enige jaren ervaring als EHBO-er bij de Leiden Marathon- kennis van de EHBO-ersEHBO-erTaken:- eerste hulp verlenen- als nodig doorverwijzen naar ziekenhuis- contact met ambulanceEisen:- geldig EHBO-diploma- ervaring met kwetsuren bij sportersArtsenteamHet artsenteam is een team van artsen en specialisten die klaar staan om lopers die ernstigeblessures hebben op te vangen. De lopers worden doorverwezen door het Rode Kruis ofmasseurs.A PARCOURS 21

Algemene informatieDe EHBO wordt in de marathon verzorgd door het Rode Kruis. Op alle verzorgingspostenonderweg zijn een of meerdere Rode Kruismensen aanwezig. Zij houden zich bezig metlichte blessures en ongemakken als schaafwonden, wespensteken, wondjes en anderebeschadigingen. Een belangrijke functie is eveneens de verwijsfunctie naar Arts of masseur.Via een eigen mobiel netwerk met de centrale kunnen na beoordeling een arts of anderemedewerker worden ingezet. Bij de finish is het Rode kruis ondersteunend aanwezig omfysieke problemen te signaleren, op te lossen, te verwijzen naar andere functies of aan deorganisatie te melden.Extra informatieExtra informatie over het Rode Kruis is te verkrijgen bij de coördinator Verzorging(organisatorische vragen), Coördinator EHBO/Rode Kruis (EHBO praktijkvragen) enCoördinatoren Verzorgingsposten.Hoofd Verzorging & Muziek, Coördinator EHBO/Rode Kruis enCoördinatoren Verzorgingsposten 2003Hoofd Verzorging & Muziek:Robert Laan 07-5895912 0624902620 robertlaan42@hotmail.comCoördinator EHBO/Rode KruisAnnemiek van de Zon 0628526899Contactpersoon Artsenteam:Jaap van der Leden 0715411359 0621534777Contactpersoon vrijwilligers:Marjolijn van den Bergh 0715134641 0618682993 bobbie@marathon.nl22 LEIDEN MARATHON 2003

REGISTRATIECoördinator RegistratieTaken:- eindverantwoordelijk registratie- leidinggeven en begeleiden van vrijwilligers- inwerken of overdragen van het inwerken van nieuwe vrijwilligers- organiseren van bijeenkomst voor medewerkers registratie- doorgeven namen vrijwilligers aan vrijwilligersregistratieEisen:- technische kennis van apparatuur- enige jaren ervaring als medewerkers registratie- leidinggevende kwaliteitenMedewerkers registratieTaken:- zorgdragen voor het goed functioneren van de apparatuur- gegevens verwerken- uitslagen uitprinten en doorgeven aan HelpdeskEisen:- technische kennis van apparatuurA PARCOURS 23

Algemene informatieDe vrijwilligers die de finishregistratie van de lopers verzorgen werken samen met devrijwilligers van de verwerking van de gegevens (computers). De registratie zorgt ervoor datde chips die op de schoen van de lopers zitten gelezen worden door elektronischeapparatuur en dat deze gelezen gegevens naar een computer gestuurd worden die zeverwerkt en opslaat. Later worden deze gegevens door de vrijwilligers van de computersgekoppeld aan de gegevens van de lopers en de uitslagen uitgedraaid.Deze vrijwilligers zorgen ervoor dat alles gereed is voor de registratie voor de start van deKinder- en G-loop en ruimen alles op na het finishen van de laatste loper.Extra informatie?Informatie kunnen medewerkers registratie krijgen via Coördinator Registratie. De HoofdRegistratie kan extra informatie verkrijgen via Hoofd Start- en Finisharea.Hoofd Registratie en Hoofd Start- en Finisharea 2003Hoofd RegistratiePeter Burghouwt 0713416035 0651549773UitslagenWim Mul 0715804015 0653499225Hoofd Start- en FinishareaWillem v/d Krogt 0715891685 0653215014wimenwil.vanderkrogt@slokro.demon.nlContactpersoon vrijwilligers:Marjolijn van den Bergh 071-5134641 0618682993 bobbie@marathon.nl24 LEIDEN MARATHON 2003

SPEAKERGROEPSpeakerTaken:- het 'binnenpraten' van de deelnemers op de diverse afstanden- regie voeren m.b.t. alle activiteiten die plaatsvinden bij de finish, zoals bijv. het uitreikenvan de prijzen en huldigen van de winnaar- verzamelen van informatie over deelnemers door kontakten met diezelfde deelnemers- verzamelen van informatie over sponsors en deze de aandacht geven die ze moetenkrijgen- informeren van de deelnemers vooraf en regie voeren o.a. bij de startprocedure (i.s.m.starter, juryleden enz)- interviewen starter (burgemeester/sponsor) bij de start- sfeer maken bij het gebeuren van begin tot het eind.Eisen:- goede fysieke conditie- goed (Nederlands) en onderhoudend kunnen praten- geïnteresseerd zijn in en verstand hebben van (hard)lopen- een goed contact onderhouden met lopers- niet ouder dan 40 jaar- niet-rokend- stressbestendig zijn en kunnen functioneren in een hectische omgeving- bereid zijn om vooral in de tijd voor de marathon te 'investeren' in tijdSpeakergroepTaken:- het doorspelen (o.a. door printen) van de gegevens die (m.b.v. modem) verschijnen ophet beeldscherm- proberen 'bekende' lopers te onderscheiden die nog een paar km te lopen hebben en zopassend kunnen worden- 'opgevangen' bij de finish- doorspelen van de resultaten (nrs 1,2 en 3 etc) naar de speaker en huldigingenbegeleiden- diverse andere hand- en spandienstenEisen:- bekend zijn met het werken aan een beeldscherm- (liefst) kennis hebben van het lopen- bekend zijn in de loperswereld (namen etc)- gemotiveerd zijn om intensief te werken in hectische omgevingAantal speakergroep: 2 voor beeldschermvrijwilligers1 voor communicatie tussen beeldschermvrijwilligers enspeakerA PARCOURS 25

Algemene informatieHet is belangrijk dat informatie over buitenlandse lopers en gegevens over sponsors enbijvoorbeeld starter(s) tijdig in het bezit zijn van de speaker.Voorbeelden: Wie geeft het startschot ?Wie reikt de prijzen uit (en hoe laat) ?Welke sponsors moeten evt. extra aandacht ?De speaker en zijn team zorgen voor de sfeer tijdens de marathon. De speaker vertelt hetpubliek informatie over de lopers – bekend of onbekend. Dit doet hij aan de hand vaninformatie welke door hem en zijn team wordt verzameld.Extra informatie?Informatie krijgt de speaker via het beleidsteam.Speaker en Aanspreekpunt Beleidsteam 2003SpeakerTeun de Reede 0715215408 0620815750Aanspreekpunt BeleidsteamTjeerd Scheffer 0715148092 0653373739Medewerkers MarathonbureauMok van Deelen – Scheffer 0715148092 0650838281 mailbox@marathon.nlContactpersoon vrijwilligers:Marjolijn van den Bergh 0715134641 0618682993 bobbie@marathon.nl26 LEIDEN MARATHON 2003

OPBOUWCoördinator Start- en FinishTaken:- leidinggeven en begeleiden van vrijwilligers- aanspreekpunt politie- eindverantwoordelijk voor opbouw- organiseren van twee instructieavonden voor medewerkers opbouw- het instrueren van de vrijwilligers tijdens twee instructieavonden- het aantrekken van voldoende vrijwilligers voor de opbouw- doorgeven namen vrijwilligers aan vrijwilligersregistratie- het opzetten en indelen van het start- en finish gebied in overleg met hetverantwoordelijke lid van het beleidsteam- speciale aandacht aan de juiste exposure van sponsoruitingen- opbouw en afbraak van het Start- en Finishgebied volgens een opgesteld tijdschema enactieplan- ideeën die leiden tot een verbetering in het Start- en Finishgebied bespreken met hetverantwoordelijke lid van het beleidsteamEisen:- enige jaren ervaring als medewerker opbouw- technisch inzicht- bij voorkeur vakman- leidinggevende kwaliteiten- kennis van de vrijwilligers- moet zonder meer een teamplayer zijn- moet ervaring hebben met het organiseren van atletiekevenementen- moet geloofwaardig overkomen- moet taken consequent uitvoeren, plichtsgetrouw zijn- moet op de marathondag duidelijk aanwezig en beschikbaar zijnMedewerkers OpbouwTaken:- opbouwen start- en finisharea- opbouwen parcours- opbouwen pieterskerk- uitvoeren van taken, zoals besproken tijdens de twee instructieavonden- afwijkingen in het voorgestelde plan direct signaleren en mededelen aan de coördinatorStart- en Finish- continue nagaan of verbeteringen mogelijk zijnEisen:- technisch inzicht- evt. vakman- fysiek sterk- sociaal en collegiaal- taakbewust- een warm hart voor de recreatieve loper in het algemeen en de Leiden Marathon in hetbijzonderA PARCOURS 27

Algemene informatieDe Opbouw is eigenlijk de facilitaire dienst van de marathon: even ergens een bordophangen, een hek weghalen of neerzetten, etc. Zij dragen zorg voor het ‘geraamte’ van demarathon: de aankleding (sponsoruitingen), het gehele start- en finisharea bouwen zij op,plaatsen van hekken. Onmisbaar dus.Deze groep is zaterdagmiddag en –avond al aan het werk en op zondag starten zij alseerste: al om 5.00 uur kan men hen vinden bij de opbouw.Extra informatieInformatie kunnen medewerkers Opbouw krijgen via Coördinator Opbouw en extra informatievoor de Coördinator Start- en Finish is te verkrijgen via Hoofd Start- en Finisharea, HoofdParcours en Coördinator Pieterskerk.Coördinator Start- en Finish, Hoofd Parcours, Hoofd Start- en Finisharea enCoördinator Pieterskerk 2003Coördinator Start- en FinishWillem Schroef 0715761086 0630081140Hoofd ParcoursGuus SloosHoofd Start- en FinishareaPeter Burghouwt 0713416035 0651549773Coördinator PieterskerkJohn de Vrient 06502111410715720591 0644084100 fam.sloos@planet.nlContactpersoon vrijwilligers:Marjolijn van den Bergh 0715134641 0618682993 bobbie@marathon.nl28 LEIDEN MARATHON 2003

A PARCOURS 29PIETERSKERK

NA-INSCHRIJVINGCoördinator Na-inschrijvingTaken:- leidinggeven en begeleiden van vrijwilligers- helpen en beantwoorden vragen van medewerkers computer en kassa- oplossen eventuele problemen- aanspreekpunt Automatiseringsteam, Penningmeester, Coördinator Pieterskerk,Coördinator Afhalen Startnummers en Helpdesk Pieterskerk- zorgdragen voor het visuele deel van de na-inschrijving (startnummers, geld)- tijd in de gaten houden en waar nodig noodplan in werking zetten- inwerken of overdragen van het inwerken van nieuwe vrijwilligers- organiseren van bijeenkomst voor de medewerkers computer en medewerkers kassa eneventueel introcursus voor het werken met de computer- doorgeven namen vrijwilligers aan vrijwilligersregistratie- indeling en rooster maken voor computers en kassa’s- kassa’s afromen en naar Penningmeester brengenEisen:- kennis van computers- kennis van de vrijwilligers- enige jaren ervaring als medewerker computer en medewerker kassa- leidinggevende kwaliteiten- kunnen omgaan met mensen van alle lagen van de bevolking- beslissingen durven nemen- weten waar je mee bezig bent en dit kunnen uitleggen aan de vrijwilligersMedewerkers ComputerTaken:- gegevens van hardloper goed invoeren in de computer- eindbedrag doorgeven aan hardloper- evt. vragen beantwoorden van hardloper of doorsturen naar HelpdeskEisen:- redelijk snel kunnen typen/ gegevens invoeren- affiniteit met de computer (niet noodzakelijk, wel handig)- kennis van werken met de computer of computercursus bij Leiden Marathon volgen- klantvriendelijkMedewerkers KassaTaken:- verschuldigde bedrag afrekenen met de hardloper- benodigde wisselgeld doorgeven aan kassier- startnummer en spelden aan hardloper geven- evt. vragen beantwoorden van hardloper of doorsturen naar HelpdeskEisen:- kunnen omgaan met geld- klantvriendelijk30 LEIDEN MARATHON 2003

KassierTaken:- weghalen van het geld bij medewerker Kassa en dit bij de centrale kassa (meestal welaanwezig in een grote hal) afgeven- wisselgeld regelen als daarom gevraagd wordt via Penningmeester- eventueel andere taken zoals het afsluiten van kassa’s of doorsturen van hardlopersEisen:- te vertrouwen- voorkeur gaat uit naar mensen met ervaring en liefst wat oudere mensen- gemotiveerdAlgemene informatieDe vrijwilligers van de na-inschrijving schrijven lopers in waarbij de lopers direct betalen enhun startnummer meekrijgen. Bij de na-inschrijving zijn er twee functies: het invoeren van degegevens op de computer en het uitdelen van de startnummers inclusief het afrekenen.De vrijwilligers van de computers voeren de gegevens in en weten welke velden ingevuldmoeten worden en welke niet.De vrijwilligers van de kassa halen startnummers, laten aan de computervrijwilligers destartnummers zien en geven deze aan de loper. De loper betaalt het bedrag wat in decomputer staat en de vrijwilliger neemt het geld aan en geeft eventueel wisselgeld terug.Extra informatieDe startnummers zijn onderverdeeld in vier categorieën: Kinder- en G-Loop (groen), 10kilometer (blauw), halve marathon (geel) en marathon (rood). Er is sinds dit jaar geenonderverdeling meer in man of vrouw, dit wordt wel in de uitslagen vermeld maar niet meerop het nummer dat op de borst of rug gedragen wordt.Extra informatie is te verkrijgen via Coördinatoren Na-inschrijving en medewerkers van hetMarathonbureau.Coördinatoren Na-inschrijving, Medewerkers Marathonbureau, MedewerkersAutomatisering, Coördinator Afhalen Startnummers, Coördinator Pieterskerk enPenningmeester 2003Coördinatoren Na-inschrijvingCarola de Vogel 071 06Hilda Wassenaar 0252 06 hwassenaar@langeveld.nlMedewerker MarathonbureauMok Scheffer- van Deelen 0715134641 0650838281 mailbox@marathon.nlMedewerkers AutomatiseringMac van der Klaauw 0715722966 0625298227Jan Meijer 0703475544 0622137487Wijzigen afstandMia van Deelen 0703475544 0651677333Coördinator Afhalen StartnummersLinda WassenaarCoördinator PieterskerkJohn de Vrient 0650211141PenningmeesterThijs Hemmes 0715126457 06290354660713419466 0655520008 lindajohan@hetnet.nlContactpersoon vrijwilligers:Marjolein van den Bergh 071-5134641 0618682993 bobbie@marathon.nlA PARCOURS 31

AFHALEN STARTNUMMERSCoördinator Afhalen StartnummersTaken:- leidinggeven en begeleiden van vrijwilligers- aanspreekpunt Penningmeester, Coördinator Pieterskerk, Coördinator Na-inschrijving enHelpdesk Pieterskerk- zorgdragen voor het uitreiken van de startnummers- inwerken of overdragen van het inwerken van nieuwe vrijwilligers- organiseren van bijeenkomst voor de medewerkers afhalen startnummers- doorgeven namen vrijwilligers aan vrijwilligersregistratie- rooster maken voor medewerkers afhalen startnummers- kassa Buitenland afromen en naar Penningmeester brengen- wisselgeld voor kassa Buitenland regelen bij PenningmeesterEisen:- kennis van de vrijwilligers- enige jaren ervaring als medewerker afhalen startnummers- leidinggevende kwaliteitenMedewerkers Afhalen StartnummersTaken:- startnummers uitreiken aan hardlopers met een inschrijfbewijs- eventueel vragen beantwoorden of doorsturen naar de HelpdeskEisen:Er zijn geen speciale eisen voor deze functieMedewerkers Afhalen Startnummers BuitenlandTaken:- startnummers uitreiken aan buitenlandse hardlopers met een inschrijfbewijs- direct verschuldigde bedrag afrekenen met buitenlandse hardloper- eventueel vragen beantwoorden of doorsturen naar de HelpdeskEisen:- goede Engelse en Nederlandse spreekvaardigheid32 LEIDEN MARATHON 2003

Algemene informatieDe vrijwilligers van afhalen startnummers staan in de Pieterskerk en worden ingedeeld perafstand. De startnummers zijn ingepakt in enveloppen met daarop een sticker waarop hetvolgende staat:startnummerachternaam, voornaamT-shirt: S, M, L, XL, XXL of niks als er geen inzitKalender of niks als er geen inzitDe startnummers staan op nummer. De lopers krijgen een brief of bewijs van inschrijvingthuis en kunnen hiermee hun startnummer ophalen. Kijk eerst naar de afstand, dan naar hetstartnummer en controleer dan de naam en eventuele extra bestellingen (T-shirt ofkalender). Als mensen nog moeten betalen, staat er onder de andere informatie een bedrag.Staat dat er niet, dan is het startnummer betaald. In principe staan deze nummers in eenapart krat, maar het kan voorkomen dat er een startnummer doorheen is geglipt.Uitzonderingen:- mensen voor “Lopen met Han” oftewel “LD-clinics (Leidsch Dagblad)”, hun startnummersstaan apart.- buitenlandse lopers omdat zij nog moeten betalen (doorsturen naar balie Buitenland)Extra informatieInformatie is te verkrijgen via Coördinator Afhalen Startnummers. De Coördinator AfhalenStartnummers krijgt informatie via Coördinator Pieterskerk en medewerkers van hetMarathonbureauCoördinatoren Na-inschrijving, Medewerkers Marathonbureau, MedewerkersAutomatisering, Coördinator Afhalen Startnummers, Coördinator Pieterskerk enPenningmeester 2003Coördinator Afhalen StartnummersLinda Wassenaar0713419466 0655520008 lindajohan@hetnet.nlCoördinatoren Na-inschrijvingCarola de Vogel 071 06Hilda Wassenaar 0252 06 hwassenaar@langeveld.nlMedewerker MarathonbureauMok Scheffer- van Deelen 0715134641 0650838281 mailbox@marathon.nlCoördinator PieterskerkJohn de Vrient 0650211141PenningmeesterThijs Hemmes 0715126457 0629035466Contactpersoon vrijwilligers:Marjolein van den Bergh 0715134641 0618682993 bobbie@marathon.nlA PARCOURS 33

BAGAGEDEPOTCoördinator BagagedepotTaken:- leidinggeven en begeleiden van vrijwilligers- aanspreekpunt Hoofd Start- en Finisharea- zorgdragen voor het bewaken van de garderobe en de opslag van de bagage- inwerken of overdragen van het inwerken van nieuwe vrijwilligers- de vrijwilligers, die onder de Coördinator Bagagedepot vallen, zo instrueren dat allebagage overzichtelijk en volgens een vooraf ingedeeld schema wordt opgeslagen- zorgen dat de vrijwilligers zich aan hun taak houden- doorgeven namen vrijwilligers aan vrijwilligersregistratie- werkrooster maken voor medewerkers Bagagedepot- het werven van voldoende vrijwilligers voor het Bagagedepot- het opstellen van een logistiek plan voor inname en uitgave van bagage van deelnemersEisen:- kennis van de vrijwilligers- enige jaren ervaring als medewerker Bagagedepot- moet leiding kunnen geven aan een groep van 20-30 vrijwilligers- moet een natuurlijk overwicht hebben- leeftijd minimaal 25 jaar- moet logistiek inzicht hebben en kunnen plannen- moet onder druk kunnen presterenMedewerkers Garderobe en BagagedepotTaken:- het in ontvangst nemen van de door deelnemers afgegeven bagage volgens voorafafgesproken plan en schema- het snel en volgens vooraf afgesproken plan uitreiken van de bagage- bewaken van de garderobe en het bagagedepot- eventueel vragen beantwoorden of doorsturen naar Helpdesk PieterskerkEisen:- moet snel en accuraat de opgedragen taak kunnen uitvoeren- moet onder druk kunnen presteren- moet over een goed geheugen bezitten- leeftijd vanaf 16 jaar- moet een goede sociale instelling hebben.34 LEIDEN MARATHON 2003

Algemene informatieDe ingeschreven hardlopers mogen gratis hun jas en bagage in bewaring geven bijBagagedepot. Aan de zijkant van het startnummer dat de hardlopers krijgen, zit eenafscheurbare strook die zij aan hun bagage kunnen bevestigen met daarop hunstartnummer. Na de wedstrijd kunnen zij op vertoon van hun startnummer hun bagageophalen.Extra informatieInformatie is te verkrijgen via Coördinator Bagagedepot. De Coördinator Bagagedepot krijgtinformatie via Hoofd Start- en Finisharea faciliteiten deelnemers en medewerkers van hetMarathonbureau.Coördinator Bagagedepot, Medewerkers Marathonbureau en Hoofd Start- enFinisharea 2003Coördinator Bagagedepot?Medewerker MarathonbureauMok Scheffer- van DeelenHoofd Start- en FinishareaJohn de Vrient 06502111410715134641 0650838281 mailbox@marathon.nlContactpersoon vrijwilligers:Marjolein van den Bergh 0715134641 0618682993 bobbie@marathon.nlA PARCOURS 35

T-SHIRTS VRIJWILLIGERSMedewerker Marathonbureau (mbt T-shirts Vrijwilligers)Taken:- leidinggeven en begeleiden van vrijwilligers- contactpersoon van Vrijwilligersregistratie- aanspreekpunt Coördinatoren van alle afdelingen ten behoeve van vrijwilligersshirts- zorgdragen voor het adequaat uitreiken van de T-shirts- inwerken of overdragen van het inwerken van nieuwe vrijwilligers- organiseren van bijeenkomst voor de medewerkers T-shirts Vrijwilligers- doorgeven namen vrijwilligers aan vrijwilligersregistratieEisen:- kennis van voortraject van T-shirts Vrijwilligers- kennis van alle afdelingenMedewerkers T-shirts VrijwilligersTaken:- uitreiken van partijen T-shirts aan alle coördinatoren op vertoon van vrijwilligerslijst- overzicht houden van welke T-shirts uitgereikt worden en door wie de T-shirtsmeegenomen worden oftewel bewaken van de T-shirtsEisen:- standvastige persoonlijkheid36 LEIDEN MARATHON 2003

Algemene informatieElke vrijwilliger krijgt een T-shirt waaraan zij herkend kunnen worden als vrijwilliger van deLeiden Marathon. Deze T-shirts zijn er in vier varianten:Kleur: OFFICIAL voor de leden van het beleidsteam: ca. 15 T-shirtsKleur: LEADER voor de coördinatoren: ca. 40 T-shirtsKleur: JURY voor de wedstrijdleiding: ca. 50 T-shirtsKleur: CREW voor de vrijwilligers die geen van bovenstaande functies hebben:ca. 800 T-shirtsDe T-shirts zijn erg gewild en het is dus belangrijk dat er bij het uitreiken van de T-shirtsgoed gecontroleerd wordt of er niet dubbel of onterecht een T-shirt uitgereikt wordt. Dit is nietalleen de taak van de Medewerker T-shirts Vrijwilligers, maar ook van deVrijwilligersregistratie die ervoor moet zorgen dat als vrijwilligers bijvoorbeeld bij tweeverschillende onderdelen helpen, zij maar één T-shirt krijgen.De Medewerkers T-shirts Vrijwilligers krijgen een lijst waarop zij controleren welke mensenhun T-shirt al opgehaald hebben en zij dienen deze goed bij te houden. De T-shirts wordenuitgereikt in de Pieterskerk of zijn al eerder opgehaald bij buurthuis ??? in samenwerking metNico Massaar.Extra informatieInformatie is te verkrijgen via de medewerker van het marathonbureau die zich met ditonderdeel bezig houdt. De medewerker van het marathonbureau werkt samen met devrijwilligers van de Vrijwilligersregistratie.Medewerker Marathonbureau en Vrijwilligersregistratie 2003Medewerker MarathonbureauMok Scheffer- van Deelen 0715134641 0650838281 mailbox@marathon.nlContactpersoon BuurthuisNico MassaarContactpersoon vrijwilligers:Marjolein van den Bergh 0715134641 0618682993 bobbie@marathon.nlA PARCOURS 37

EXPOContactpersoon van de stands is een medewerker van het marathonbureau. Hij/zijmaakt de contracten met de standhouders en is tussenpersoon organisatie enstandhouders.Medewerker Marathonbureau en Vrijwilligersregistratie 2003Contactpersoon standsShirley Lucas 0641455898Contactpersoon vrijwilligers:Marjolein van den Bergh 0715134641 0618682993 bobbie@marathon.nl38 LEIDEN MARATHON 2003

MASSAGECoördinator MassageTaken:- leidinggeven en begeleiden van masseurs- aanspreekpunt Coördinator Pieterskerk, Coördinator EHBO en CoördinatorBusinessteams- zorgdragen voor het masseren van hardlopers- inwerken of overdragen van het inwerken van nieuwe masseurs- organiseren van bijeenkomst voor de masseurs- doorgeven namen masseurs aan vrijwilligersregistratie- regelen van massagetafels en materiaalEisen:- kennis van de masseurs- diploma Massage, ervaring met sportblessures- enige jaren ervaring als masseur bij de Leiden Marathon- leidinggevende kwaliteitenMasseursTaken:- masseren van hardlopers- zorgdragen voor eigen materiaal- behandelen van blessuresEisen:- diploma Massage, bij voorkeur ervaring met sportblessuresAantal masseurs: 30A PARCOURS 39

Algemene informatieHardlopers van de Leiden Marathon kunnen zich voor of na de wedstrijd laten masseren enhun blessures laten behandelen. Op 25 – 30 – 35 en 40 km en finisharea zijnmasseursposten waar de lopers zich ook kunnen laten masseren en/of hun blessures latenbehandelen. Hieraan zijn geen kosten verbonden.Alle EHBO-klachten worden behandeld door de mensen van het Rode Kruis. Tijdens demarathon is er nauw contact met de Rode Kruis-mensen, masseurs, ambulancedienst en detwee leidinggevende sportartsen.Extra informatieInformatie is te verkrijgen via Coördinator Massage. De Coördinator Massage krijgtinformatie via Coördinator Pieterskerken Coördinator EHBOCoördinator Pieterskerk en Coördinator EHBO 2003Coördinator MassageGiel HoutmanCoördinator PieterskerkJohn de Vrient 0650211141Coördinator EHBOAnnemiek van de Zon 0628526899Contactpersoon vrijwilligers:Marjolein van den Bergh 0715134641 0618682993 bobbie@marathon.nl40 LEIDEN MARATHON 2003

KINDEROPVANGCoördinator KinderopvangTaken:- leidinggeven en begeleiden van vrijwilligers- zorgdragen voor de kinderopvang- inwerken of overdragen van het inwerken van nieuwe vrijwilligers- organiseren van bijeenkomst voor de medewerkers Kinderopvang- doorgeven namen vrijwilligers aan vrijwilligersregistratieEisen:- ervaring in het werken met kinderen- kennis van de vrijwilligers- enige jaren ervaring als medewerker KinderopvangMedewerkers KinderopvangTaken:- de kinderen in de kinderopvang bezighouden en verzorgen- op de kinderen passen terwijl de ouders gaan hardlopenEisen:- ervaring in het werken met kinderen of affiniteit met werken met kinderenA PARCOURS 41

Algemene informatieDe kinderopvang bij de Leiden Marathon is bedoeld voor kinderen tussen de ?? en de ??jaar waarvan de ouders gaan hardlopen. Er wordt op de kinderen gepast en de ouderskunnen zich rustig voorbereiden op de wedstrijd en de wedstrijd lopen.Extra informatieInformatie is te verkrijgen via de Coördinator Kinderopvang en via de CoördinatorPieterskerk.Coördinator Kinderopvang en Coördinator Pieterskerk 2003Coördinator KinderopvangEls van der MeerCoördinator PieterskerkJohn de Vrient 0650211141Contactpersoon vrijwilligers:Marjolein van den Bergh 0715134641 0618682993 bobbie@marathon.nl42 LEIDEN MARATHON 2003

AUTOMATISERINGMedewerkers AutomatiseringTaken:- zorgdragen voor de programmatuur bij de voorinschrijving via internet- zorgdragen voor de computers en de programmatuur bij de voorverkoop bij Zorg &Zekerheid en Runner’s World- zorgdragen voor de computers en de programmatuur bij de na-inschrijving- zorgdragen voor de database van de inschrijvingen- incasseren van automatische incasso’s- samenwerken met de Coördinatoren Na-inschrijving, Coördinator Voorverkoop enMedewerker MarathonbureauEisen:- kennis van informatica (software en hardware)- affiniteit met de Leiden MarathonAantal medewerkers Automatisering: 4A PARCOURS 43

Algemene informatieEr zijn bij de Leiden Marathon vier manieren om je als hardloper in te schrijven:1. via het inschrijfformulier in de brochure (schriftelijke inschrijving)2. via internet (digitale inschrijving)3. via de voorverkoop (direct betalen en uitreiken startnummer)4. via de na-inschrijving (direct betalen en uitreiken startnummer in hetmarathonweekend (duurder dan voorverkoop))Al deze gegevens moeten in één database komen en daarvoor zorgt hetAutomatiseringsteam. In de volgende omschrijvingen is dit team actief:Bij de schriftelijk inschrijving worden de gegevens door de medewerkers van hetmarathonbureau ingevoerd op internet. Omdat deze mensen geen e-mailadres hebben wordter een bevestigingse-mail naar de Leiden Marathon gestuurd, waarna deze vervolgensuitgeprint en opgestuurd wordt door de medewerkers. Deze bevestiging neemt de hardlopermee naar de Pieterskerk in het marathonweekend en zij krijgen hun startnummer mee. Hetgeld wordt via de automatische incasso geïnd.Bij de digitale inschrijving krijgen de hardlopers hun bevestiging via de e-mail gestuurd. Dezemoeten zij uitprinten en meenemen naar de Pieterskerk net als bij de schriftelijke inschrijving.Het bedrag wordt automatisch geïncasseerd.Bij de voorverkoop worden de gegevens ingevoerd in een ander programma dan hetinternetprogramma, maar de gegevens komen in dezelfde database. Anders is dat demedewerker van de voorverkoop het startnummer zelf invult en dit startnummer direct nabetaling meegeeft.De na-inschrijving is hetzelfde als de voorverkoop, met dit verschil dat de hardloper meerbetaalt dan bij de voorverkoop.Extra informatieInformatie is te verkrijgen via het marathonbureau en de Coördinator Voorverkoop.Automatiseringsteam, Medewerker Marathonbureau, Coördinator Voorverkoop enCoördinatoren Na-inschrijving 2003AutomatiseringsteamMac van der Klaauw 0715722966 0625298227Theo PerkJan Meijer 0703475544 0622137487Medewerker MarathonbureauMok Scheffer- van Deelen 0715134641 0650838281 mailbox@marathon.nlCoördinator VoorverkoopShirley Lucas 0641455898Coördinatoren Na-inschrijvingCarola de Vogel 071 06Hilda Wassenaar 0252 06 hwassenaar@langeveld.nl44 LEIDEN MARATHON 2003

BEVEILIGINGCoördinator BeveiligingTaken:- leidinggeven en begeleiden van de beveiligingsmedewerkers- contactpersoon beleidsteam en politie- in noodgevallen direct politie en het verantwoordelijke beleidsteamlid inschakelen.- organiseren van bijeenkomst voor beveiligingsmedewerkers- doorgeven namen bewakers aan vrijwilligersregistratie- het opzetten van een goed bewakingsplan met het verantwoordelijke beleidsteamlid voorde nacht voorafgaande aan de marathon.- zorgdragen voor voldoende mensen en materiaal om het opgestelde plan te kunnenuitvoeren- uitvoeren van het plan met zijn medewerkers.Eisen:- kennis van gebied- moet volledig bevoegd zijn om de gestelde taken te kunnen uitvoeren- moet exact weten wat de bevoegdheden zijn en wanneer politie moet wordeningeschakeldBeveiligingsmedewerkersTaken:- ongewenste personen wegsturen bij bewaakte gebied- bewaakte gebied in de gaten houden- eventuele verdachte feiten melden aan Coördinator Beveiliging- uitvoeren van het bewakingsplanEisen:- sociaalvaardig- verantwoordelijk- moet volledig bevoegd zijn om de gestelde taken te kunnen uitvoerenA PARCOURS 45

Algemene informatieIn de nacht van zaterdag op marathonzondag staat er veel materiaal in het Start- enFinisharea en ook staan de computers in de Pieterskerk. Er is voor die nacht dustoezicht nodig in dit gebied, gezien het Start- en Finisharea in een uitgaansgebied vanLeiden ligt. Er kunnen dus mensen zijn die materiaal meenemen, verplaatsen of willenvernielen en dit moet de bewaking voorkomen.Extra informatieInformatie krijgen de bewakers via de Coördinator Bewaking. De Coördinator Bewaking krijgtinformatie via het Beleidsteam.Beleidsteam:Tjeerd Scheffer (voorz.)Robert Laan (secr.)Thijs Hemmes (pen.)Willem v/d KrogtPeter BurghouwtGuus SloosJan MeijerCoördinator Beveiliging:Beleidsteam en Coördinator Beveiliging 200346 LEIDEN MARATHON 2003

BUSINESSTEAMSMedewerker Marathonbureau (op het gebied van de Businessteams)Taken:- leidinggeven en begeleiden van vrijwilligers- contactpersoon van Businessteams- verantwoordelijk voor het Business-area- ontvangen van businessteams- verantwoordelijk voor eventueel bestelde extra’s voor businessteams- inwerken of overdragen van het inwerken van nieuwe vrijwilligers- organiseren van bijeenkomst voor de medewerkers Businessteams- doorgeven namen vrijwilligers aan vrijwilligersregistratieEisen:- kennis van voortraject BusinessteamsMedewerkers T-shirts VrijwilligersTaken:- “gastheer/ gastvrouw” van de businessteams (ontvangen van de teams, eventueelbestelde extra’s regelen, etc. )Eisen:- sociaalvaardig- representatiefA PARCOURS 47

Algemene informatieDe Businessteams zijn teams die zich inschrijven voor een bepaalde bedrijf. Dit bedrijfbetaald dan meer dan als er losse lopers hadden ingeschreven maar daarvoor krijgt hetteam een aantal privileges voor terug zoals een aparte ruimte om om te kleden, een apartstartvak en sponsoruitingen.Bovendien kunnen Businessteams extra’s bestellen zoals eten, extra stoelen, groepsfoto,etc. Dit allemaal is bekend bij de Coördinator Businessteams.Extra informatieInformatie is te verkrijgen via de medewerker van het marathonbureau die zich met ditonderdeel bezig houdt (Coördinator Businessteams). Extra informatie voor de CoördinatorBusinessteams is te verkrijgen via Coördinator Pieterskerk of andere medewerkers van hetmarathonbureauCoördinator Businessteams, Medewerker Marathonbureau en Coördinator Pieterskerk2003Coördinator BusinessteamsWim v.d. Pluijm 0620358888Medewerkers MarathonbureauIris HuldijCoördinator PieterkerkJohn de Vrient 06502111410765229203 0618843863 Iris@marathon.nlContactpersoon vrijwilligers:Marjolein van den Bergh 0715134641 0618682993 bobbie@marathon.nl48 LEIDEN MARATHON 2003

OPVANG SPONSORSMedewerker Marathonbureau (op het gebied van de Sponsors)Taken:- contactpersoon van sponsors- ontvangen van sponsorsEisen:- kennis van voortraject sponsorsCoördinator Sponsors, Medewerker Marathonbureau en Coördinator Pieterskerk 2003Coördinator SponsorsLoek Driessen 0715323309 0644970236Medewerkers MarathonbureauMok Scheffer- van DeelenCoördinator PieterkerkJohn de Vrient 06502111410715134641 0650838281 mailbox@marathon.nlContactpersoon vrijwilligers:Marjolein van den Bergh 0715134641 0618682993 bobbie@marathon.nlA PARCOURS 49

FEESTCoördinator FeestTaken:- leidinggeven en begeleiden van vrijwilligers- organiseren van het buffet na de marathon- organiseren van het feest na het buffet- contactpersoon Coördinator Pieterskerk- inwerken of overdragen van het inwerken van nieuwe vrijwilligers- organiseren van bijeenkomst voor de Medewerkers Feest- doorgeven namen vrijwilligers aan vrijwilligersregistratieEisen:- enige ervaring met het organiseren van feesten- kennis van de vrijwilligers- kennis van de eisen die de Leiden Marathon aan het feest steltMedewerkers BuffetTaken:- klaarmaken van het buffet- buffet bijhouden- borden ophalen en afwassenEisen:Geen speciale eisenBarmedewerkers FeestTaken:- serveren van drank aan de klanten- de bar voor aanvang gereedmaken- de bar na het feest opruimen- glazen ophalen en afwassenEisen:- horeca-ervaring- certificaat HygiëneOp- en afbouwmedewerkers FeestTaken:- opbouwen van de feestruimte (versieringen, tafels, e.d. )- opruimen na het feestEisen:Geen speciale eisen50 LEIDEN MARATHON 2003

Algemene informatieNadat de laatste loper over de finish is gekomen, ruimen de vrijwilligers hun eigen afdelingop en gaan naar de Pieterskerk waar een buffet klaarstaat voor alle vrijwilligers. Bij hetuitreiken van de T-shirts voor vrijwilligers krijgen de vrijwilligers ook een Buffetbon (voor 1persoon) en twee drankbonnen. Op vertoon van de Buffetbon mogen de vrijwilligersaanschuiven.Na het buffet wordt het feest geopend. Dit feest is voor alle hardlopers en vrijwilligers van deLeiden Marathon. De toegang is gratis. Drank is te verkrijgen voor drankbonnen of contantgeld.Extra informatieInformatie is te verkrijgen via Coördinator Feest. De Coördinator Feest kan extra informatieverkrijgen via het Marathonbureau en de Coördinator Pieterskerk.Coördinator Feest, Medewerker Marathonbureau en Coördinator Pieterskerk 2003Coördinator FeestRonald Krebbers 0705119456 0611393325Medewerkers MarathonbureauMok Scheffer- van DeelenCoördinator PieterkerkJohn de Vrient 06502111410715134641 0650838281 mailbox@marathon.nlContactpersoon vrijwilligers:Marjolein van den Bergh 0715134641 0618682993 bobbie@marathon.nlA PARCOURS 51

MOBIEL52 LEIDEN MARATHON 2003

TRANSPORTCoördinator TransportTaken:- leidinggeven en begeleiden van vrijwilligers- tussenpersoon- aanspreekpunt politie- inwerken of overdragen van het inwerken van nieuwe vrijwilligers- organiseren van bijeenkomst met vrijwilligers- doorgeven namen vrijwilligers aan vrijwilligersregistratieEisen:- kennis van het gebied waar de marathon doorheen loopt- leidinggevende kwaliteiten- kennis van de vrijwilligers- organiserend kunnen werkenExtra informatie?Informatie kunnen Medewerkers Transport krijgen via de Coördinator Transport. DeCoördinator Transport kan informatie krijgen via de Hoofd Parcours.Coördinator Transport en Hoofd Parcours 2003Hoofd Parcours:Guus Sloos0715720591 0644084100 fam.sloos@planet.nlContactpersoon vrijwilligers:Marjolein van den Bergh 0715134641 0618682993 bobbie@marathon.nlA PARCOURS 53

SPONSORAUTO’SHoofd Parcours (op het gebied van sponsorauto’s)Taken:- leidinggeven en begeleiden van vrijwilligers- tussenpersoon bestuurders sponsorsauto’s en Medewerker Marathonbureau- aanspreekpunt politie- inwerken van nieuwe bestuurders- organiseren van bijeenkomst met bestuurders van sponsorauto’s- doorgeven namen vrijwilligers aan vrijwilligersregistratieEisen:- kennis van het traject van de lopen- leidinggevende kwaliteiten- kennis van de vrijwilligers- organiserend kunnen werkenBestuurders Bezemauto’sTaken:- besturen van de bezemauto achter de laatste loper- opvangen van eventueel gestrande hardlopers- moet ruim voor de eerste loper blijven doch hem het zicht op de klok gevenEisen:- rijbewijs B en E- veel rij-ervaring- liefst een hardloper zijn of geweest- kunnen kaartlezen- oud politieman, brandweerman of militairBestuurders Klokauto’sTaken:- achter de politie aanrijden voor de eerste lopers van een bepaalde afstandEisen:- rijbewijs B- veel rij-ervaringBestuurders Jury-auto’sTaken:- achter de Klokauto aanrijden zodat de Jury de eerste lopers goed kunnen observerenEisen:- rijbewijs B- veel rij-ervaring54 LEIDEN MARATHON 2003

Algemene informatieDe sponsor van de auto’s is Kamsteeg. Het contact met deze sponsor wordt gedaan dooreen medewerker van het marathonbureau en alle communicatie met deze sponsor loopt dusvia haar.Bij de Kinder- en G-Loop is er geen Klokauto, Jury-auto of Bezemwagen.Bij de 10 kilometer is er een Klokauto, een Jury-auto en een Bezemwagen.Bij de halve en de hele marathon is er een Klokauto, een Jury-auto en een Bezemwagen.Op de ochtend van marathonzondag worden de klokken op de auto’s gemonteerd. Dithoeven de bestuurders niet zelf te doen. De Bezemwagen wordt in orde gemaakt door ????.Tevens krijgen de bestuurders Jury-auto te horen welke Juryleden met hen meerijden.Extra informatie?Informatie kunnen Bestuurders Klokauto, Jury-auto en Bezemwagen krijgen via HoofdParcours. De Hoofd Parcours krijgt informatie via de medewerker van het marathonbureaudie contactpersoon is van Kamsteeg.Hoofd Parcours en Medewerker Marathonbureau 2003Hoofd Parcours:Guus Sloos0715720591 0644084100 fam.sloos@planet.nlBezemwagenRob Leupen 0612900777Medewerkers MarathonbureauMarjolein van den Bergh 0715134641 0618682993 bobbie@marathon.nlContactpersoon vrijwilligers:Marjolein van den Bergh 0715134641 0618682993 bobbie@marathon.nlA PARCOURS 55

POLITIEHoofd Parcours en Medewerker Marathonbureau 2003Hoofd Parcours:Guus Sloos0715720591 0644084100 fam.sloos@planet.nlMedewerkers Marathonbureau:Mok van Deelen – Scheffer 0715148092 0650838281 mailbox@marathon.nlPolitieSandra Borremands 0655397501Daan Nix 0655397501Nicky Siebert 09008384 062701666956 LEIDEN MARATHON 2003

MOTORENHoofd Parcours en Medewerker Marathonbureau 2003Hoofd Parcours:Guus Sloos0715720591 0644084100 fam.sloos@planet.nlMedewerkers MarathonbureauMarjolein van den Bergh 0715134641 0618682993 bobbie@marathon.nlA PARCOURS 57

OVERIGE58 LEIDEN MARATHON 2003

LUNCHPAKKETTENCoördinator LunchpakkettenTaken:- leidinggeven en begeleiden van vrijwilligers- deadline in de gaten houden- lunchpakketten indelen- aansturen Medewerkers Uitdelen Lunchpakketten- formeren van de vrijwilligers voor het gereedmaken van 1000 lunchpakketten- organisatie in samenwerking met het keukenpersoneel van het restaurant van 3MEisen:- een mens die normaal systematisch en organisatorisch kan denken- mensvriendleijk zijn en goed met mensen om kunnen gaan- niet gebonden aan leeftijd en beroep- mobiel zijn- leidinggevend- enkele jaren ervaring als Medewerker LunchpakkettenMedewerkers LunchpakkettenTaken:- broodjes smeren en beleggen, dit samenvoegen met krentenbol, pakje sap en een appelEisen:- correct, snel en doeltreffend kunnen werken- de vrijwilliger moet in teamverband kunnen werken en gevoel hebben voor hygiëne- niet gebonden aan leeftijd en beroep- mobiel zijnMedewerkers Uitdelen LunchpakkettenTaken:- uitdelen van de lunchpakketten per groep aan de coördinatoren- registreren welke lunchpakketten afgeleverd zijnEisen:- correct en snel kunnen werken- niet gebonden aan leeftijd en beroep- mobiel zijnA PARCOURS 59

Algemene informatieAlle vrijwilligers die op marathonzondag werken, krijgen tussen de middag of even daarvooreen lunchpakket. Deze lunchpakketten worden op zaterdag klaargemaakt door vrijwilligersen aan de hand van lijsten die de vrijwilligersregistratie maakt, worden de lunchpakkettenuitgedeeld op marathonzondag.Extra informatie?Informatie via de Vrijwilligersregistratie.Coördinator Lunchpakketten en Vrijwilligersregistratie 2003Coördinator Lunchpakketten:Giel Houtman 0715768733Contactpersoon vrijwilligers:Marjolein van den Bergh 0715134641 0618682993 bobbie@marathon.nl60 LEIDEN MARATHON 2003

RUSSEN EN POLENCoördinator Russen en PolenTaken:- leidinggeven en begeleiden van vrijwilligers- contactpersoon Coördinator Sponsorauto’s- inwerken van of overdragen van het inwerken van nieuwe vrijwilligers- doorgeven namen vrijwilligers aan vrijwilligersregistratie- de voorbereiding van de komst van beide groepen en het houden vancontacten met hen gedurende de wintermaanden- contactpersoon buitenlandse lopers voortraject (visumaanvraag, overnachting)- de voorbereiding van (gratis) programma, onderdak, eten en drinken- zorg dragen voor eventuele andere buitenlandse lopers- het vrijwilligersbestand op peil houden en hen blijven motiveren, ook in jarendat het wat minder is- voor, tijdens en na de marathon zijn team coördineren en zorgen dat alles eniedereen op de juiste tijd op de juiste plek is.Eisen:- leidinggevende kwaliteiten- kennis van de vrijwilligers- organiserend kunnen werken- een persoon die makkelijk kan en durft te praten en het product Leiden Marathon goedkan verkopen naar instanties en bedrijven- in woord en geschrift redelijk geschoold zijn- een netwerk hebben of kunnen opbouwen- om kunnen gaan met computer en het liefst daar ook in bezit van zijn, liefst tevens fax- de tijd en bereidheid hebben om gedurende de marathon zes vakantiedagen op tenemen(vrijdag t/m zaterdag)- medewerkers kunnen motiverenMedewerkers Polen en RussenTaken:- wegwijs maken buitenlandse lopers- gastvrouw/ gastheer- het verzorgen en vervoeren van de buitenlanders, voor tijdens en na de marathon- het verrichten van allerlei hand en spandiensten, eventueel ook ten bate van anderemarathononderdelen- het koken voor de gasten (thans alleen bij de polen)- bemannen van de uitvalbussen tijdens de marathon- vervoer lopers van en naar Start- en Finisharea- begeleiden laatste loper (i.v.m. goede indruk maken naar autosponsor)Eisen:- sociaalvaardig- in bezit van rijbewijs (dit geldt voor de opvang russen)- bereidheid van vrijdag t/m zaterdag continu beschikbaar te zijn, en zodoende daarvakantie voor op te nemen- beetje kennis buitenlandse talen- goede teamgeest hebben en flexibel zijn.A PARCOURS 61

Algemene informatieElk jaar komen er door verschillende contacten met buitenlandse marathons en lopengroepen buitenlandse lopers naar Leiden om de Leiden Marathon te lopen. Zo heeft demarathon contacten met Poolse en Russische lopers die elk jaar een week naar Leidenkomen waarbij zij door een aantal vrijwilligers van de marathon rondgeleid worden inNederland. Daarbij maken zij gebruik van sponsorauto’s en slaapplaatsen die door deorganisatie van de Leiden Marathon beschikbaar worden gesteld.Extra informatie?Informatie voor de Coördinator Polen en Russen via Coördinator Sponsorauto’s enMedewerker Marathonbureau.Coördinator Polen en Russen, Coördinator Sponsorauto’s en MedewerkerMarathonbureau 2003Coördinator Polen en Russen:Emile van Aelst 0715224286 0624792882Coördinator Sponsorauto’sMarjolein van den Bergh 0715134641 0618682993 bobbie@marathon.nlMedewerker MarathonbureauMok Scheffer- van Deelen 0715134641 0650838281 mailbox@marathon.nlContactpersoon vrijwilligers:Marjolein van den Bergh 0715134641 0618682993 bobbie@marathon.nl62 LEIDEN MARATHON 2003

BEWEGWIJZERINGCoördinator BewegwijzeringTaken:- leidinggeven en begeleiden van vrijwilligers- tussenpersoon Leiden Marathon en Openbare Werken Gemeente Leiden- aanspreekpunt politie- eindverantwoordelijk bewegwijzering Leiden gedurende de week voor de LeidenMarathon- doorgeven namen vrijwilligers aan vrijwilligersregistratieEisen:- kennis van het parcours- leidinggevende kwaliteiten- bestaand contact met Openbare Werken Gemeente Leiden- organiserend kunnen werkenMedewerkers BewegwijzeringTaken:- ophangen borden bewegwijzering- opruimen borden bewegwijzeringEisen:- rijbewijs B- technisch inzichtA PARCOURS 63

Algemene informatieDe week voor de marathonzondag worden in Leiden borden opgehangen waar bestuurdersworden geïnformeerd over de omleidingen op zondag 8 juni 2003. Er worden alternatieveroutes uitgezet en de datum wordt duidelijk weergegeven.Dit is in samenwerking met de Gemeente Leiden.Extra informatie?De Coördinator Bewegwijzering werkt samen met Hoofd Parcours en MedewerkerMarathonbureau.Coördinator Bewegwijzering, Hoofd Parcours en Medewerker Marathonbureau 2003Coördinator Bewegwijzering:???Hoofd Parcours:Guus Sloos0715720591 0644084100 fam.sloos@planet.nlMedewerkers MarathonbureauMok Scheffer- van Deelen 0715134641 0650838281 mailbox@marathon.nlContactpersoon vrijwilligers:Marjolein van den Bergh 0715134641 0618682993 bobbie@marathon.nl64 LEIDEN MARATHON 2003

VOORVERKOOPCoördinator VoorverkoopTaken:- leidinggeven en begeleiden van vrijwilligers- tussenpersoon Medewerkers Voorverkoop, marathonbureau en Automatiseringsteam- inwerken van of overdragen van het inwerken van nieuwe vrijwilligers- organiseren van bijeenkomst met Medewerkers Voorverkoop- eindverantwoordelijk materiaal voorverkoop- contactpersoon koerier Zorg & Zekerheid- rooster maken voor de vrijwilligers, verantwoordelijk voor bezetting- doorgeven namen vrijwilligers aan vrijwilligersregistratieEisen:- kennis van het voortraject van de inschrijvingen en de voorverkoop- leidinggevende kwaliteiten- kennis van de vrijwilligers- organiserend kunnen werkenMedewerkers VoorverkoopTaken:- juist invoeren van gegevens in computer- verkopen van startnummersEisen:- ervaring met computersA PARCOURS 65

Algemene informatieBij de voorverkoop worden de gegevens van de hardloper ingevoerd in de computer. Demedewerker voert zelf het startnummer in dat gelijk is aan het startnummer dat uitgereiktwordt. De gegevens van de hardloper worden gekoppeld aan het startnummer en hetstartnummer wordt gekoppeld aan de chip (die aan het startnummer is bevestigd). De chipdient de hardloper op de schoen te bevestigen en op het moment dat de hardloper over destart en weer over de finish gaat, wordt dat geregistreerd. De computer koppelt de gegevensvan de hardloper aan de tijd die de chip geregistreerd heeft en zo kan de hardloper na demarathon op internet zijn tijd zien. Als een hardloper een eigen chip heeft, blijft de chip dieaan het startnummer zit eraf gehaald en teruggestuurd naar het marathonbureau. Het eigenchipnummer wordt ingevoerd in de computer door de medewerker en er wordt een stickermet “eigen chip” op het startnummer geplakt.Het startnummer wordt in tegenstelling tot de voorinschrijving via internet en via de brochuredirect meegegeven. De hardloper moet zijn rekeningnummer opgeven in verband met hetkwijtraken van de chip. Als de chip niet ingeleverd wordt, haalt de Leiden Marathon na demarathon € 25,- van de rekening van de hardloper, omdat ChampionChip dit bedrag ook inrekening brengt bij de marathon.Het bedrag wordt direct afgerekend met de hardloper. De medewerker moet er goed opletten dat het startnummer in de juiste afstand is. De kleuren zijn:Kinder- en G-Loop (groen), 10 kilometer (blauw), halve marathon (geel) en marathon (rood).Er is sinds dit jaar geen onderverdeling meer in man of vrouw, dit wordt wel in de uitslagenvermeld maar niet meer op het nummer dat op de borst of rug gedragen wordt.Verder is het mogelijk dat de hardloper een wedstrijdloper is. Hij moet dan in het bezit zijnvan een wedstrijdlicentie en het nummer daarvan moet ingevoerd worden in de computer.Bovendien krijgt de hardloper dan een sticker op zijn startnummer waardoor hij in het snellevak kan starten. Dit kan ook als de hardloper kan aantonen dat hij een snelle loper is. In ditgeval moet dit nagevraagd worden bij het marathonbureau.Hoofd Parcours en Medewerker Marathonbureau 2003Coördinator Voorverkoop:Shirley Lucas0641455898 shirley@marathon.nlMedewerkers Marathonbureau:Mok Scheffer- van Deelen 0715134641 0650838281 mailbox@marathon.nlContactpersoon vrijwilligers:Marjolein van den Bergh 071-5134641 0618682993 bobbie@marathon.nl66 LEIDEN MARATHON 2003

BELEIDSTEAMA PARCOURS 67

RACE DIRECTORTaken:- leiden van de beleidsteamvergadering- externe communicatie (pers, gemeente)- organisatie loopstromen- netwerken- eindredactie brochure, poster, hallo-brieven, marathonkrant, vrijwilligersbrieven- contact onderhouden met beleidsteam- eindverantwoordelijk Leiden MarathonEisen:- kennis van de hele marathon- jarenlange ervaring in andere functie van beleidsteam- affiniteit met de marathon en harlopen- veel netwerken en kunnen netwerken- goed probleemoplossen vermogenVoorzitter Leiden Marathon 2003Tjeerd Scheffer071 5148092 0653373739 tscheffer@hollandrijnland.nl68 LEIDEN MARATHON 2003

SECRETARISTaken:- overleg met voorzitter en penningmeester in de rol van bestuurslid St. MarathonLeiden- het ondersteunen van alle werkzaamheden van het secretariaat- het bijhouden van in- en uitgaande post en alle werkzaamheden die hieruitvoortvloeien- het voorbereiden van vergaderingen van het beleidsteam- het aanvragen van vergunningen en afhandelen van alle werkzaamheden hiervan- het maken van contracten, ondertekenen en bewaken ervan- vice-voorzitter bij afwezigheid van de voorzitter- de uitvoering van bovenstaande takenlijst kan in overleg met het secretariaatworden gedelegeerd, waarbij de uiteindelijke verantwoordelijkheid bij desecretaris berustEisen:- kennis van de hele marathon- kennis van organisatiestructuren zoals stichtingen, verenigingen etc.- kennis van secretariële werkzaamheden- bindende kwaliteiten en coördinerend vermogen- delegeren aan en aansturen van secretariaatsmedewerkersSecretaris Leiden Marathon 2003Robert Laan0715895912 0624902620 robertlaan42@hotmail.comA PARCOURS 69

PENNINGMEESTERTaken:- zorgdragen voor financiën- jaarrekening maken- balans bijhouden- contact met marathonbureau betreffende betalingen of wanbetalingen sponsors,adverteerders en lopers- vergaderen met beleidsteam- werkgever medewerkers marathonbureauEisen:- kennis van de hele marathon- opleiding richting accountacy- affiniteit met de marathon en hardlopenPenningmeester Leiden Marathon 2003Thijs Hemmes0715126457 0629035466 t.hemmes@hbbk.nl70 LEIDEN MARATHON 2003

HOOFD PARCOURSTaken:- Onderhouden van contacten met:- Rayonleiders- Gemeentediensten- Politie- Opmeten en eventueel bijstellen van het parcours- Rekruteren van rayonleiders- Vergaderen met rayonleiders- Vergaderen met beleidsteam- Maken en (laten) onderhouden van parcourstekeningen- Inventariseren van het aantal hekken langs het parcours- Bestellen van deze hekken- Obstakels op het parcours laten verwijderenEisen:- Veel vrije tijd- Kunnen werken met : Word, Excel, E-mail en Auto Cat.- Goede contactuele eigenschappen- Brede kennissenkringHoofd Parcours Leiden Marathon 2003Guus Sloos0715720591 0644084100 fam.sloos@planet.nlA PARCOURS 71

HOOFD VERZORGINGTaken:- contact met massagegroep- regelen van muziek op het parcours- netwerken- vergaderen met beleidsteam- verantwoordelijk voor een aantal deelgebieden in demarathonorganisatiestructuur- fysieke verzorging van de lopers in brede zin; alles wat nodig is om de hardloperste voorzien van verzorging onderweg:- sponsposten op elke 5 km tussen de verzorgingsposten in- verzorgingsposten op elke 5 km- inrichting van de verzorgingsposten met drank, fruit, bekers etc- medische verzorging van de lopers- voorzitter van de medische commissie die een eigen draaiboek ontwerptvoor medische problemen- werven en aansturen van hoofden van posten (codi’s) die tijdens de marathonfunctioneren- voorzitter verzorgingsgroep die de posten ondersteund- opzetten van een transportsysteem met coördinatoren die op de marathondag deposten voorzien van alle benodigdheden- massage organiseren voor alle lopers die van deze service gebruik willen makenEisen:- affiniteit van de marathon en hardlopen- kunnen netwerken- veel netwerken hebben- leidinggevende capaciteiten bezitten- kennis van het marathongebeuren is niet noodzakelijk maar een pre- ruime sociale vaardigheden bezitten- stressbestendig zijn- vaardigheden in coördinatie en managementHoofd Verzorging Leiden Marathon 2003Robert Laan071-5895912 06-24902620 robertlaan42@hotmail.com72 LEIDEN MARATHON 2003

HOOFD REGISTRATIETaken:- begeleiden en leidinggeven aan vrijwilligers en coördinatoren Registratie enAutomatisering- regelen van materiaal voor registratie- werven van vrijwilligers en Coördinatoren Registratie en Automatisering- vergaderen met beleidsteamEisen:- kennis van de hele marathon- affiniteit met de marathon en hardlopen- kennis van automatisering en registratie- beroep in de automatisering- netwerken- goede contactuele vaardighedenHoofd Registratie Leiden Marathon 2003Peter Burghouwt 0713416035 0651549773 pburghouwt@mmm.comA PARCOURS 73

HOOFD START- EN FINISHAREATaken:- vergaderen met beleidsteam- het opzetten van een Start- en Finishgebied, dat voldoet aan alle eisen, diegesteld worden om tot een geslaagd evenement te komen- taken, voorstellen en uitvoering bespreken in het beleidsteam- taken bespreken en coördineren met Coördinator Start- en Finish en CoördinatorFaciliteiten Deelnemers- regelen van voldoende materiaal voor afzetting- regelen van een goede geluidsvoorziening- regelen van hoogwerkers- zorgdragen, dat alle zaken die de overheid aangaan of door de overheid kunnenworden beïnvloed met de juiste instanties direct of indirect (via anderebeleidsteamleden) worden besproken- produceren van tekeningen van het Start- en Finishgebied- het maken van een draaiboek en chronologisch overzicht m.b.t. taken envrijwiliigers- het maken en up-to-date houden van een materiaallijst m.b.t. Start- enFinishgebied- aanwezig zijn, bij alle activiteiten in het Start- en Finishgebied.Eisen:- kennis van de hele marathon- kennis hebben van de organisatie van atletiek evenementen- kunnen anticiperen, m.a.w. moet in staat zijn om voorstellen te kunnenprojecteren op het Start- en Finish-gebeuren.- moet kunnen onderhandelen met directe medewerkers en derden (sponsors enleveranciers)- moet kunnen delegeren- moet op een zodanige manier kunnen controleren dat het niet over komt alsbemoeizucht- moet een teambuilder zijn- moet de beschikking hebben over voldoende tijdHoofd Start- en Finisharea Leiden Marathon 2003Willem v/d Krogt 0715891685 0653215014wimenwil.vanderkrogt@slokro.demon.nl74 LEIDEN MARATHON 2003

MARATHONBUREAUTaken:- ondersteunen van het beleidsteam- offertes maken voor sponsors en adverteerders- rekeningen sturen naar sponsors, groepen lopers en adverteerders- contact met penningmeester in verband met betaling rekeningen- aanjagen betaling rekeningen- begeleiden van stagiaires- communicatie naar de lopers zoals mailings, posters, brochure, flyers, promotie.- internet updaten- redactie marathonkrant- advertenties verkopen voor marathonkrant- sponsors aantrekken- informatiecentrum voor lopers en vrijwilligers- eventuele problemen oplossen- inschrijvingen bijhouden- sponsorauto’s organiseren- contact buitenlandse lopers- contact met groepen lopers- organiseren businessloop- businessteams aantrekken- parcours- en doorlaatkaarten maken- official-, start-enfinisharea-, jury- en perskaarten maken- communicatie naar vrijwilligers zoals vrijwilligersbrief, mailings.- kleding vrijwilligers regelen- regelen van locaties, contact met beheerders/ eigenaren (Pieterskerk,Garenmarkt,..)- startnummers bestellen- chips bestellen bij ChampionChip- startnummers aan chips koppelen- vergunningen aanvragen- contact met gemeente- contact met pers- organiseren van voorverkoop- organiseren van na-inschrijving en afhalen startnummersEisen:- kennis van de hele marathon- organisatietalent- sociaal vaardig- overtuigend- kunnen werken met computers, Word, Excel, Access, Outlook- affiniteit met hardlopen- communicatief- inlevingsvermogenA PARCOURS 75

Marathonbureau 2003Mok Scheffer - van Deelen 0715134641 0650838281 mailbox@marathon.nlWandy Ebens – Kater 0715134641 0628485929 wandy@marathon.nl76 LEIDEN MARATHON 2003