jaarverslag 2012 - Concertgebouw

Voor het bestuur worden door de afdeling Financiën rapportages gemaakt over deaanwending van de verschillende fondsen, de resultaten van de fondsenwerving en deontwikkeling van de kosten van beheer en administratie en de kosten eigen fondsenwerving.Voor deze laatste kosten hanteert Het Concertgebouw Fonds in de meerjarenramingeen norm van 15%. Het kostenpercentage van de eigen fondsenwerving over2012 bedraagt 8,4%, hetgeen lager is dan de door het CBF gehanteerde norm van 25% alshet gemiddelde van drie jaren. De financiële rapportages worden voor elke vergaderingbesproken met de penningmeester.Naast het financieel beheer worden op bestuursvergaderingen het jaarplan en de realisatiehiervan besproken, de bestuurssamenstelling en het eigen functioneren. Het belangrijksteonderwerp betreft de fondsenwerving waarbij de bestuursleden direct betrokken en deelsverantwoordelijk voor zijn. Sinds 2012 is daarbij ook de administratie van de Aandeelhouders(Jubileum- en Oprichtersaandeelhouders), alsmede de verantwoordelijkheid voor hetMuzikaal Dividend bijgekomen.De voorzitter van het bestuur is aanspreekpunt voor de directeur. Jaarlijks vindt eenfunctioneringsgesprek tussen voorzitter en directeur plaats.De door het bestuur aangestelde registeraccountant controleert jaarlijks in het kader vande jaarrekeningcontrole de opzet, het bestaan en de werking van de administratieveorganisatie en interne beheersing. De externe accountant was aanwezig op de bestuursvergaderingwaarin de jaarrekening werd besproken.Doelbereik en efficiëntemiddelenbestedingHet Concertgebouw Fonds streeft ernaar zo effectief en doelmatig mogelijk te werkenom haar doelstellingen te realiseren. Dit gebeurt door jaarlijks een operationeel jaarplanmet een bijbehorende begroting op te stellen waarin invulling wordt gegeven aan destrategische meerjarenplanning en de financiële meerjarenraming.Het jaarplan dient als basis voor de begroting van de uitvoeringskosten. Besteding vanmiddelen ten behoeve van de uitvoeringskosten fondsenwerving vindt plaatsovereenkomstig de betroting. Over de voortgang van het jaarplan en de uitvoeringskostenwordt ieder kwartaal tijdens de bestuursvergadering gerapporteerd.Aanvragen vanuit de NV worden na goedkeuring door de Raad van Commissarissen in devergadering, waarin de jaarbegroting van de NV wordt vastgesteld, ter beoordeling aan hetbestuur van het fonds voorgelegd. Na goedkeuring wordt een voorschot van 50% van hetaangevraagde bedrag uitgekeerd. Het resterende deel wordt uitgekeerd in twee termijnen,40% bij de voortgangsrapportage en 10% na afloop van het project en na vaststelling vande jaarrekening van het fonds.Communicatie met belanghebbendenHet Concertgebouw Fonds streeft naar een heldere informatievoorziening en hetstructureel onderhouden van haar relaties en belanghebbenden.De belanghebbenden van Het Concertgebouw Fonds zijn de begunstigers: de particuliereschenkers, veelal lid van een van de Kringen, de Aandeelhouders, de particuliere eninstitutionele fondsen en de BankGiro Loterij.Het Concertgebouw Fonds stelt zijn begunstigers op de hoogte onder meer door hetjaarverslag toe te sturen. Daarnaast worden begunstigers betrokken bij concerten enevenementen en vinden er (telefonische) contactmomenten plaats gedurende het jaar.Medewerkers van Het Concertgebouw worden op de hoogte gesteld van ondersteuning envoortgang van projecten door directieverslagen, evenals bekendmakingen op intranet.Algemene informatie over Het Concertgebouw Fonds is op te vragen via de websitewww.concertgebouw.nlAls zich klachten voordoen kunnen deze worden gemeld bij het fonds, hiervoor is eenprocedure opgesteld en deze treedt in werking indien een klacht zich voordoet.9