Het betrekken van en communiceren met ... - Biodiversity Skills

Het betrekken vanen communicerenmet belanghebbenden0

6Leerdoelen• Na voltooiing van dit hoofdstuk hebben de deelnemers eenbasisbegrip ontwikkeld van het communiceren met en hetbetrekken van belanghebbenden wanneer het gaat om hetplannen voor de natuur.• De deelnemers zien de voordelen van het kunnen bepalen enbegrijpen van de belanghebbenden bij een natuurgerelateerdplanningsproject en snappen hoe zij met deze kennis eenbeter communicatieplan en een effectievere strategie kunnenontwikkelen om de belanghebbenden bij het project tebetrekken zodat het succesvol kan worden geïmplementeerd.• Ze hebben geleerd hoe de resultaten van eenbelanghebbendenanalyse kunnen worden toegepast bij hetontwikkelen van betrokkenheids- en communicatiestrategieën.• Ze hebben geleerd wat de verschillen zijn tusseninstrumentele (één richting) en interactieve benaderingen, enwanneer en hoe deze benaderingen moeten worden ingezetvoor een effectieve planning en besluitvorming.

Het betrekken van en communiceren met belanghebbendenPlannen voor de natuurWerken met actieplannen in de praktijkInleidingVoor het effectief integreren in de lokale planning van de natuur en de diensten die de natuur levert,is een hoog niveau van communicatie en participatie vereist. Dat komt omdat de interactiestussen de samenleving, de economie en de ecologie complex zijn en van alle betrokken partijen eenalgemeen begrip vergen van de zaken die op het spel staan. Dit is ook belangrijk omdat de oplossingenvoor deze ingewikkelde problemen vaak een hoge mate van samenwerking vergen, waarbijregelmatig sectoren worden betrokken die van oudsher niet gewend zijn samen te werken.Als zij buiten het plannings- en besluitvormingsproces gehouden worden, kunnen bepaalde belanghebbendenmet een negatief standpunt ten opzichte van de betreffende kwestie, een aanzienlijkebedreiging vormen voor de resultaten, doordat zij met een beroep op juridische of andere maatregelenhet proces danig kunnen ondermijnen. Aan de andere kant, en bezien vanuit een positieverehoek, kan het betrekken van belanghebbenden leiden tot nieuwe en innovatieve oplossingen vooreen gemeenschappelijk probleem of uitdaging. Investeringen in communicatie en betrokkenheidvan belanghebbenden zijn zeer belangrijk, omdat vanuit een regulier economisch perspectief natuurbehoudnog vaak wordt gezien als een kostenpost.Voor de ontwikkeling en implementatie van bestemmingsplannen biedt een goede communicatiestrategiede volgende voordelen: informeren en raadplegen van de belanghebbenden, meer inzichtgeven in complexe kwesties, bewustmaking, en voorkomen van mogelijke misverstanden.Uitvinden wie de mensen en organisaties zijn die (mogelijk) de gevolgen van het plan zullen ondervindenen het inschatten van hun behoeften, mate van invloed, macht, interesses en standpuntenten aanzien van het geplande project helpen enorm bij het verbeteren van de effectiviteit van decommunicatie en de betrokkenheid van belanghebbenden.Een goede communicatie en het betrekken van belanghebbenden leiden samen tot een groteresolidariteit en meer transparantie in de besluitvorming, eerder steun voor moeilijke planningsuitdagingen,sneller bereiken van een consensus, en het voorkomen van conflicten en impasses.Ongeacht de onbetwistbare voordelen in termen van solidariteit en transparantie, kunnen planningsbenaderingendie sterk afhankelijk zijn van communicatie en de betrokkenheid van belanghebbendensoms leiden tot minder goede oplossingen vanuit het oogpunt van natuurbehoud, omdat het besluitvormingsprocesop basis van consensus geen ruimte laat voor de noodzakelijke (moeilijke) beschermingsmaatregelendie moeten worden genomen als er tegenstand is van machtige en invloedrijke partijen.Maar uiteindelijk moet het hoofdresultaat van het toepassen van een goede communicatie- enbetrokkenheidsstrategie bij het plannen voor de natuur zijn dat er een breed draagvlak wordt gecreëerdvoor natuurgerichte oplossingen voor maatschappelijke uitdagingen, die niet alleen langdurigmaar ook duurzaam zijn.Communicatie en planning voor de natuurBij het plannen voor de natuur moet ‘communicatie’ geen einddoel op zich zijn, maar deel uitmakenvan een groter doel: een effectievere presentatie van de planning, het verkrijgen van duurzamesteun voor de voorgestelde maatregelen en het bewerkstelligen van solidariteit en transparantie bijhet besluitvormingsproces. Communicatie is dus een essentieel onderdeel van het algehele proces110

Het betrekken van en communiceren met belanghebbendenvan het betrekken van de belanghebbenden, waarin ook het uitwisselen van relevante informatie,het delen van kennis over problemen en kansen, voortgang en planning een rol spelen, om meersteun te vergaren en beter in staat te zijn om tot actie over te gaan.De manier waarop de communicatie wordt opgebouwd, hangt af van: de boodschap (is die neutraal en informatiefof moet die overtuigen; is die feitelijk en eenvoudig of eerder technisch en gecompliceerd?); en dedoelgroep (hebben de ontvangers van de boodschap eerder een welwillende of een afwijzende houding;wat is hun opleiding of intellectuele achtergrond?) Deze factoren bepalen het communicatiemiddel (schriftelijk,visueel, enzovoort). Niet iedereen beschikt over de vaardigheden of het talent om met belanghebbendenof het geïnteresseerde publiek te communiceren. Waar er middelen beschikbaar zijn, kan wordenafgewogen een communicatieprofessional (schriftelijk en/of verbaal) in te huren om deze taak te vervullen.Plannen voor de natuurWerken met actieplannen in de praktijkCommunicatieactiviteiten kunnen een substantiële en positieve bijdrage leveren aan het project ofde planningsdoelstellingen. Hiertoe is het belangrijk dat u van de volgende zaken op de hoogte bent:• Waarom communiceren? Wat is het echte probleem en wat is de verwachte uitkomst? Ditbetekent dat u een duidelijk idee moet hebben over het doel van de planningsexercitie.• Met wie moet er worden gecommuniceerd? Dit houdt in dat moet worden vastgesteldwelke mensen of instellingen zich in het brandpunt van de kwestie bevinden (doelgroepen).• Waarover moet worden gecommuniceerd? Welke boodschap wilt u overbrengen op dedoelgroep(en)?Het is essentieel dat u de tijd neemt om deze drie vragen te beantwoorden voordat u een besluitneemt over het volgende:• Hoe moet er worden gecommuniceerd met de doelgroep(en)?• Wanneer moet de boodschap worden overgebracht?Een heldere analyse van, en een goed inzicht in de belanghebbenden (die samen de doelgroepenvan de communicatieactiviteiten vertegenwoordigen) kan zeer handig zijn bij het bepalen van deboodschap die moet worden overgebracht om het algehele doel te bereiken. Een begrip van dedoelgroepen in termen van hun opleiding en achtergrond, hun standpunt ten opzichte van het betreffendeprobleem, hun macht om het proces te beïnvloeden of een rol te spelen in het bereiken vande verwachte resultaten zijn ook factoren bij het selecteren van de beste communicatiemiddelen.In de volgende lijst worden de bovenstaande vragen vertaald naar een stapsgewijze praktischebenadering voor het communiceren over natuur en het betrekken van belanghebbenden:• Het probleem analyseren en het doel definiëren• De doelgroep bepalen (interne/externe communicatie)• De boodschap formuleren• De middelen en het distributiekanaal selecteren (instrumenteel/interactief)• EvaluatieHet probleem analyseren en het doel definiërenDe problemen waarin communicatie in de context van deze training een rol moet gaan spelen,hebben betrekking op het effectief integreren van biodiversiteit en ecosysteemdiensten in lokaleplanning; (bijvoorbeeld kwesties als stedelijk waterbeheer, hoogwaterbeheersing, stedelijke hitte-eilanden,luchtkwaliteit en ruimte voor ontspanning door het gebruik van de ecosysteembenadering).111

Het betrekken van en communiceren met belanghebbendenPlannen voor de natuurWerken met actieplannen in de praktijkCasus: Een ambassadeursoortadopteren voor natuurplanningen communicatie (België)In het kader van een door de Belgische provincieLimburg gecoördineerd project voor lokale biodiversiteitonder de naam ‘Gemeenten adopterenLimburgse soorten’, heeft de gemeente Diepenbeekde Europese boomkikker (Hyla arborea)geadopteerd als ambassadeursoort. De keuze voorde boomkikker diende twee belangrijke doelen:ten eerste de communicatie met alle betrokkenen(burgers, beleidsmakers, besluitvormers, enzovoort)over de waarde van lokale natuur en de noodzaakom deze te beschermen. Ten tweede de integratievan de (habitat)behoeften van de boomkikker inde herziening van het plaatselijke bestemmingsplan.De gemeente, de provincie Limburg, burgersen natuurorganisaties waren betrokken bij deontwikkeling van dit bestemmingsplan, waarbijmet de behoeften van de boomkikker rekening isgehouden. Hiertoe is de status van enkele reeds inhet bestemmingsplan aangewezen gemeentelijkegroene zones gewijzigd in die van beschermdnatuurgebied. Twee van deze nieuw gecreëerdebeschermde natuurgebieden (Dauteweyers enDorpsbeemden) werden met elkaar verbondenvia een groene corridor. Een van de grootsteuitdagingen was het vinden van een doelmatigemanier om te communiceren met de burgers ende politici. Dit gebeurde via een brief aan alleburgers in de regio, informatiesessies, en artikelenin de informatiebrochure van de gemeente. Tenslotte zijn er subsidies beschikbaar gesteld voor deaanleg van amfibieënpoelen.© Kees Marijnissen, SaxifragaEen andere categorie heeft betrekking op het beheer vanbeschermde gebieden en soorten en hoe deze kunnenworden geïntegreerd in de bredere planningsdoelstellingen.Bij het bepalen van het communicatiedoel ligt defocus doorgaans op zaken als het informeren van belanghebbendenover de aard van de kwestie, het vinden vanmedestanders, het bevorderen van uitwisselingen tussende belanghebbenden om allianties te smeden en tot eenbetere samenwerking te komen, enzovoort.De doelgroep bepalenDe ervaring heeft geleerd dat bij een geslaagde implementatievan planning voor de natuur het belangrijk is omdoeltreffend te communiceren, en belanghebbenden zowelbinnen de gemeenteraad (interne communicatie) alsin de brede kring van mensen en organisaties buiten degemeenteraad die direct of indirect de invloed zullen merken(externe communicatie), bij de plannen te betrekken.Interne communicatieInterne communicatie binnen de gemeenteraad of degemeente is essentieel omdat planning voor de natuurin wezen een afdeling- en sectoroverschrijdende exercitieis. De unieke aspecten van het plannen voor de natuurliggen in het feit dat er gebruik wordt gemaakt vande ecosysteembenadering en er daarom wordt gezochtnaar multifunctionele oplossingen die niet alleen gunstigzijn voor het behoud van natuurlijke hulpbronnen, maarook voordelen genereren voor gezondheid, ontspanning,toerisme, waterbeheer, ondernemersklimaat, enzovoort.Dit vraagt om een passende communicatie met leidinggevendpersoneel binnen de gemeente, zowel horizontaal(tussen afdelingen) als verticaal (tussen hiërarchische lagenvan verantwoordelijkheid).Vaak hangt het succes van een planningsvoorstel af vande steun van een klein aantal leidinggevenden. Wie dezesleutelfiguren zijn verschilt per gemeente. Daarom kan erhier geen specifieke aanbeveling worden gegeven. Vanbelang is dat de volgende vraag wordt beantwoord: “Wiezijn de mensen binnen onze gemeenteraad die wellichteen belang hebben bij het voorgelegde planningsvoorstel?”De hierboven beschreven procedure voor het analyserenvan belanghebbenden kan ook worden gebruikt112

Het betrekken van en communiceren met belanghebbendenom de hoofdrolspelers binnen de gemeente te achterhalen. Zodra bekend is wie deze personen zijn,kunnen er gerichte communicatieacties worden ontwikkeld.Een voorbeeld is de succesvolle biodiversiteitscampagne in de Belgische provincie Limburg(‘Gemeenten adopteren Limburgse soorten’), waar de behoefte werd onderkend om het publiekbewust te maken van natuurbehoud en de voordelen daarvan in een bredere context, niet alleenonder de grondeigenaars, locatiebeheerders en andere externe belanghebbenden, maar ook onderbelangrijke besluitvormers binnen de gemeenten zelf. Het personeel van de natuurafdelingen waswel op de hoogte van het belang van natuurbehoud, maar had de steun van de hoofden van dediverse relevante afdelingen en gekozen volksvertegenwoordigers nodig om van het project eensucces te maken. De sterke communicatiebenadering (met onder andere de inzet van zogenaamdeambassadeurssoorten) en de bekendheid onder het grote publiek maakten het aantrekkelijk voordeze invloedrijke personen om de campagne te ondersteunen.Externe communicatieExtern kan de gemeenteraad alleen de planningsdoelstellingenhalen door een goede communicatie met allerlei andere belanghebbenden,omdat zij hierbij afhankelijk zijn van de medewerkingvan een brede groep mensen en organisaties: grondeigenaars,bezoekers van beschermde gebieden, jagers, boeren,andere overheidsinstanties, natuurbeschermings-NGO’s, bosbouwers,reisbureaus, enzovoort.BelanghebbendenanalyseDe spelers die een belang hebben in een natuur gerelateerdplanningsproject kunnen zowel risico’s als voordelen met zichmeebrengen. Om deze risico’s te zien aankomen en zo kleinmogelijk te houden en de potentiële voordelen optimaal tebenutten, is het van belang te weten wie de belanghebbendenzijn en wat hun standpunten, zorgen en belangen zijn(met betrekking tot de doelstellingen en resultaten van hetproject).De belanghebbendenanalyse is een benadering om te bepalenwelke spelers er betrokken zijn bij de planning voor de natuur ente begrijpen wat hun motieven zijn. Een dergelijke analyse moetleiden tot indeling van de belanghebbenden in groepen op basisvan hun mate van steun voor het plan, hun macht om hetproces te beïnvloeden en hun belang bij (of behoefte aan) eenbepaalde uitkomst. De analyse kan gemeenschappelijke voordelenen belangen (kansen) aan het licht brengen, en meningsverschillenof mogelijke conflicten (risico’s) tussen verschillendebelanghebbenden(groepen) signaleren.Province of Limburg, citizens and nature ortaking into account the needs of the frog. Talready identified in the plan to nature pro(Dauteweyers and Dorpsbeemden) were cocommunication with the citizens and the pfor all the citizens in the region, informatiomunicipality. Finally, subsidies were madePlannen voor de natuurWerken met actieplannen in de praktijkFull description of this case on www.biodivInsert picture Hyla arborea 11, Boomkikker©Kees Marijnissen, Saxifraga[end box]CEPAHet Verdrag inzake Biodiversiteit (Conventionon Biological Diversity, CBD) heeft al lang debelangrijke rol van communicatie, educatieen External publieksvoorlichting communication(Communication,Education and Public Awareness, CEPA)onderkend als een instrument om lokalegemeenschappen te informeren, bewust temaken, van houding te doen veranderen ente betrekken. De CEPA Toolkit is een essentieelonderdeel van de tenuitvoerlegging van dewereldwijde biodiversiteitsagenda.[Start box]Zie www.cbd.int/cepaExternally, the local council can only reacother stakeholders as it depends on theowners, visitors to protected areas, huntforesters, tourism operators and so forth.CEPAThe CrecogEducainformcommthe deSee wBelanghebbenden bij het proces van het plannen voor de natuurzijn mensen (Jones-Walters et al., 2010):(Hesselink et al. 2007)(Hesselink et al. 2007)[End box]113

Het betrekken van en communiceren met belanghebbendenPlannen voor de natuurWerken met actieplannen in de praktijk• die rechtstreeks betrokken zijn bij hetproces / de activiteit en die uitvoeringmoeten geven aan de praktische besluitenen acties in termen van planning enontwerp, en aan de daadwerkelijke implementatiein termen van bescherming,beheer, herstel of het creëren van habitatsen het daaraan gekoppelde werkmet soorten (zoals grondeigenaars en-beheerders, aannemers, natuurbeschermings-NGO’sen vrijwilligers);• die rechtstreeks de gevolgen ondervindenvan het plan of de activiteit, en erinvloed op kunnen uitoefenen, maar nietrechtstreeks betrokken zijn bij het werk(zoals eigenaars van naastgelegen land,omwonenden, jagers, vogelaars en recreatievegebruikers);• wiens toestemming, goedkeuring of(financiële) steun nodig is (zoals regionaleen gemeentelijke overheden,plaatselijke vertegenwoordigers vanministeries, overheidsinstanties enstaatsinstellingen);• die kunnen deelnemen aan de implementatievia inspanningen om de gemeenschapte mobiliseren of doordatzij een bepaald segment van de samenlevingvertegenwoordigen (zoals milieuorganisaties,gekozen ambtsdragers,vertegenwoordigers van de kamer vankoophandel, leden van een wijkadviesorgaanen religieuze leiders);• die misschien niet rechtstreeks betrokken zijn maar die in de positie verkeren om meningenvoor of tegen het plan of de activiteit te beïnvloeden (zoals plaatselijke beroemdheden,plaatselijke media, gekozen ambtsdragers, zakenmagnaten of vakbondsleiders, milieuorganisaties,vertegenwoordigers van de kamer van koophandel, leraren, leden van buurtverenigingenen religieuze leiders).Casus: Het publiek betrekken bij hetherstel van poelen met een hogenatuurwaarde (Nedersaksen, Duitsland)Kleine waterlichamen zijn voor de biodiversiteit zeer interessantegebieden omdat ze vele uiteenlopende kenmerken hebbenen overgangsgebieden vormen tussen water en land, waarde soorten van beide habitats bij elkaar kunnen komen. De afgelopendecennia zijn zulke gebieden drastisch in hoeveelheidafgenomen. Het landschap van Nedersaksen lijdt onder ditprobleem. Door de ruilverkaveling zijn er talloze (tijdelijke) waterlichamen(wilgenpoelen, kreken, enzovoort) teloorgegaanen hebben gespecialiseerde amfibieën bijgevolg kun habitatverloren. Daarentegen is er een grote hoeveelheid kunstmatigewaterlichamen in bebouwde gebieden (van tuinvijvertjestot hemelwateropvangbassins), die vanwege de grote diversiteitenorme mogelijkheden bieden voor soorten- en natuurbehoud.Dit project beoogt binnen de projectperiode van driejaar in Nedersaksen vijftig kleine waterlichamen te creëren ofte verbeteren. Tevens streeft het project ernaar 150 onbezoldigdevijveradviseurs op te leiden, wiens taak het zal zijn tuineigenarente adviseren bij problemen (bestaande literatuurover dit onderwerp is vaak ongeschikt en ontoereikend, omdatdeze hoofdzakelijk de meer algemene soorten betreft), helpenbij het inventariseren van tuinvijvers en de ‘inhoud’ ervan, entuineigenaren te informeren en voor te lichten. Over het algemeenis een nauwe samenspraak/betrokkenheid met alledeelnemers (bijvoorbeeld de onbezoldigde NABU-leden en dehuiseigenaren) belangrijk; dit geldt ook voor de besluitvormersvan de overheid.Met behulp van de belanghebbendenanalyse kunnen de verschillende belanghebbenden wordenonderscheiden naar hun vermogen om het proces (positief of negatief) te beïnvloeden en hunbelang bij de kwestie(s) waar het om draait. Hier kan de aanpak zich dan op concentreren. In debelanghebbendenanalyse wordt vastgesteld wie mogelijke partners zouden kunnen zijn en wat hunrol is tijdens specifieke, vaak kritieke stadia van de planning; bovendien wordt bepaald wie kan wordengeraadpleegd en moet worden geïnformeerd over de planning.In de meeste gevallen is een dergelijke benadering van drie eigenschappen die worden uitgezetin een eenvoudige tabel, voldoende om de doelgroepen en de belanghebbenden bij een plan of114

Het betrekken van en communiceren met belanghebbendenproject te analyseren. Het is mogelijk meergeavanceerde en gedetailleerde analysemethodente gebruiken door een aantal extrabelangrijke kenmerken van de belanghebbendentoe te voegen (Rientjes et al., 2000):• Identificatie: naam, type (organisatie,groep of individu) en niveau(lokaal, regionaal, nationaal) van debelanghebbende• Belang: reden of aard van het belangvan de belanghebbende in hetonderwerp• Kennis: het kennisniveau van de belanghebbendeover het onderwerp,inclusief bepaalde specialisaties• Beschikbare middelen: specifiekemiddelen waarover de belanghebbendekan beschikken (hierondervallen ook personeel en vrijwilligers,informatie, en financiële, technologische,juridische, religieuze/moreleof andere middelen)• Vermogen om middelen te mobiliseren:welke mensen en middelen kande groep mobiliseren om doelstellingente bereiken en hoe gemakkelijkkan dat worden geregeld?• Positie / mate van betrokkenheid bijhet onderwerp: voor, neutraal of tegen;in welke mate en waarom?• Beperkingen: hieronder kunnen beperkingenvallen zoals gebrek aan geldom deel te nemen, gebrek aan personeel,of politieke of andere obstakelsDeze zeven eigenschappen van belanghebbendenkunnen worden gebruikt als kolomkoppenin een matrixtabel waarin de rijende verschillende groepen belanghebbendenvertegenwoordigen. Met behulp van de belanghebbendenanalysekunnen de volgendebredere groepen worden onderscheiden:• Primaire belanghebbenden zijn diegenendie uiteindelijk de gevolgen,positief dan wel negatief, ondervindenvan het plan of project, en van wie toestemming,goedkeuring of (financiële)ondersteuning nodig is in het proces.Tabel voor belanghebbendenanalyseEen veelgebruikte benadering voor het bepalen en analyserenvan belanghebbenden bestaat uit het opstellen van lijsten enhet maken van inschattingen. Voor het samenstellen van delijst kan worden begonnen met een brainstormsessie met deleden van de projectgroep. De analyse wordt vaak uitgevoerdmet behulp van een matrix, waarin het ‘vermogen om het proceste beïnvloeden’ wordt afgezet tegen het ‘belang bij hetproces’.Veel macht/invloedWeinig macht/invloedKlein belang--1=8+2-6Groot belang+7-4+3--5++9Er kan nog een derde eigenschap aan worden toegevoegd,bijvoorbeeld de steun voor, of het standpunt ten aanzien vanhet proces. In deze tabel wordt elke belanghebbendengroepaangeduid met een cijfer (van 1 tot 9) voorafgegaan door eencode die staat voor de houding jegens het plan of proces, lopendvan een zeer negatieve houding (--) tot een zeer positievehouding (++); = is neutraal.In dit voorbeeld heeft belanghebbende 8 een beperkt belang,weinig macht en een neutrale houding ten aanzien van hetnatuurplanningsproject. In het belanghebbendenbetrokkenheidsplanhoeft er aan deze belanghebbende weinig aandachtte worden besteed: wat basisinformatie is voldoende.Belanghebbende 5 heeft naar verwachting een zeer negatievehouding en hoge belangen in het project. Dit betekent datdeze belanghebbende een potentieel risico voor het projectvormt, hoewel hij/zij niet veel macht/invloed heeft. Er moetenmaatregelen worden getroffen om de mogelijke schade te beperkendie deze belanghebbende kan toebrengen, door hem/haar bijvoorbeeld actief bij het proces te betrekken. Hoewelbelanghebbende 1 een klein belang heeft en een verwachtenegatieve houding jegens het project, heeft hij/zij zeer veelmacht en invloed. Het projectteam moet daarom proberencontact te krijgen met deze belanghebbende om te proberenhem/haar van mening te laten veranderen en/of aan te tonendat het project een onverwacht voordeel kan opleveren. Zo kanhet projectteam zich verzekeren van een machtige medestanderof ambassadeur voor het project, die zou kunnen helpenandere belanghebbenden over de streep te trekken.Plannen voor de natuurWerken met actieplannen in de praktijk115

Het betrekken van en communiceren met belanghebbendenPlannen voor de natuurWerken met actieplannen in de praktijkCasus: Een habitat creëren voor bedreigdesoorten op een industrieterrein(Genk, België)In het kader van het bedrijfsbeleid inzake maatschappelijkverantwoordelijk ondernemen wilde de IKEA-vestiging in Genk(België) investeren in een lokaal natuurproject. Samen metde gemeente Genk en het Regionaal Landschap Kempen enMaasland werd gekozen voor het ecologisch maaien van degraslanden, het plaatsen van een nestkast voor de kerkuil (Tytoalba) en het starten met het ecologisch beheer van de struikenop het terrein. IKEA besloot tevens om de pad te adopteren alsambassadeursoort in Genk. Dit initiatief mondde uit in de ontwikkelingvan drie nieuwe poelen. Bij het project waren diversemensen met verschillende vaardigheden en Europese subsidies(via het Regionaal Landschap) betrokken. Het project werd openthousiaste wijze geleid door IKEA en zij verdeelden het werkal naar gelang de competenties van de andere organisaties ende gemeente Genk. Als onderdeel van dit initiatief werden medewerkersvan de afdeling ruimtelijke ordening meegenomennaar de projectlocatie. Ook werden zij getraind om een projectte organiseren met andere afdelingen (diensten) en partners.Voor de toekomst is het belangrijk dat de aanwezigheid van depad wordt gemonitord.© Hans Dekker, Saxifraga• Secundaire belanghebbenden vormende ‘tussengroep’, dat wil zeggen de personenof organisaties die indirect de gevolgenondervinden.• Tertiaire belanghebbenden zijn die mensenen organisaties die niet direct degevolgen ondervinden maar wel de meningenvoor of tegen het plan kunnenbeïnvloeden.Belangrijke belanghebbenden (die tot elkvan de groepen kunnen behoren) zijn diegenendie een aanzienlijke invloed hebbenop, of van belang zijn voor, de uitkomst vanhet project. Op basis van de belanghebbendenanalysekunnen de communicatieen de maatregelen voor het betrekken vanbelanghebbenden worden afgestemd op degeïdentificeerde belanghebbendengroepen.De boodschapformulerenEen van de boodschappen die moeten wordenovergebracht op de diverse (vaak onwillige)belanghebbenden is welke voordelen denatuur biedt bij het plannen. De volgendepunten kunnen daarom worden opgenomenin het communicatieplan. Deze zijn metname handig bij het ‘pleidooi voor de natuur’(Jones-Walters et al., 2009):Kerkuil (Tyto alba)• Het kwantificeren van de economischevoordelen van de natuur en het inzichtelijkmaken ervan voor de belanghebbendenop alle niveaus, maar vooral voor betrokkengrondeigenaars en lokale spelers.• Een kosten-batenanalyse kan helpenbij het aantonen van de voordelenvan de natuur ten opzichte van anderegrondgebruiksopties.• Het communiceren van de voordelen, waaronder de toegenomen kansen in termen vanwerkgelegenheid en inkomstendiversificatie (bijvoorbeeld door het vermarkten van lokaleproducten).• Het communiceren van de indirecte voordelen, waaronder een breed scala aan goederenen diensten voor de samenleving, zoals het beperken van overstromingen, het producerenvan schoon drinkwater en het zuiveren van de lucht.116

Het betrekken van en communiceren met belanghebbendenDe middelen en distributiekanalen selecterenZodra het doel is vastgesteld, de doelgroepen zijn bepaald en de boodschap geformuleerd, is de volgendestap het kiezen van de juiste communicatiemiddelen en -kanalen. De planner en de andereteamleden zullen in de meeste gevallen terugvallen op een mix van instrumentele en interactievecommunicatie.• Instrumentele communicatie gaat over het genereren van steun voor plannen en beleid,het geven van informatie over activiteiten en onderwerpen, en voorlichten van bepaaldebelanghebbenden over de betreffende kwestie. Instrumentele communicatie komt aan deorde wanneer de raad of de afdeling een vastomlijnd idee heeft over het planningsdoel, encommunicatie inzet als een instrument om het gedrag of de mening van bepaalde groepenten gunste van het doel te beïnvloeden. Instrumentele communicatie kan ook in eeneerste fase van een meer interactieve planning worden gebruikt om de belanghebbendente informeren over het onderwerp voordat zij worden betrokken in een meer interactiefproces.• Interactieve communicatie is een geschikt middel wanneer men tot overeenstemmingwil komen met belanghebbenden over de doelstellingen van een planningsvoorstel of overde activiteiten en rollen. Dit vindt meestal plaats in een voortdurend proces van communicatieen onderhandeling.Plannen voor de natuurWerken met actieplannen in de praktijkHet selecteren van de juiste instrumentele communicatiemiddelenBij het plannen voor de natuur speelt instrumentele communicatie een belangrijke rol in het informerenen bewustmaken van de belanghebbenden, en in het communiceren van de resultaten vanhet plan of project. Het communicatiemiddel kan mondeling, visueel, schriftelijk of digitaal zijn (ziede tabel). De keuze voor het juiste middel is afhankelijk van:• het doel van de communicatie;• de boodschap die moet worden overgebracht;• de doelgroep;• de beschikbare mensen en middelen (financieel en personeel).Communicatiemiddelen en -kanalen (Rientjes et al., 2000)Mondeling Schriftelijk/gedrukt Visueel Digitaal• Bijeenkomsten• Persconferenties• Trainingssessies• Radio-uitzendingen• Discussiegroepen• Hoorzittingenenzovoort• Kranten• Boeken• Tijdschriften• Pamfletten• Interne publicaties• Posters• Brochures• Brieven enzovoort• Televisie• Diavoorstellingen• Video’s enzovoort• Internet• Cd-rom’s• Pc-demo’s• Mailinglistservers• E-mailnieuwsbrieven• Discussiegroepen• Online vergaderingenenzovoortOm te kunnen beoordelen welke communicatiemiddelen geschikt zijn voor een bepaalde doelgroep,is het van belang te weten waar en hoe deze groep normaal gesproken aan informatie komt.Het heeft geen zin om informatie op het internet beschikbaar te maken als de doelgroep geen computersgebruikt. Een brochure die op het gemeentehuis verkrijgbaar is, werkt niet als de doelgroepniet in de buurt woont.117

Het betrekken van en communiceren met belanghebbendenPlannen voor de natuurWerken met actieplannen in de praktijkOok kan het handig zijn om gebruik te maken van tussenpersonen om bepaalde doelgroepen tebereiken. Als boeren moeten worden geïnformeerd over, of worden betrokken bij het proces, kunnenzij worden bereikt via de (lokale) radiozender waar zij doorgaans naar luisteren, de plaatselijkenieuwsbrief voor agrariërs, de boerenbond, hun coöperatie of de landbouwconsulent.© Arnaud Bouissou, METL-MEDDEHet informatiebord, een nuttig instrumenteel communicatiemiddel om de bezoekers aan een gebied voor te lichtenDenk eraan dat een communicatieproduct zoals een brochure of video, nadat het is geproduceerd,de doelgroep nog moet bereiken en dus ook nog moet worden gepresenteerd of verspreid.Dat kan duur zijn of logistiek ingewikkeld, en moet daarom zorgvuldig worden geplanden begroot.Er zijn gelegenheden wanneer communicatiemiddelen kunnen worden ingezet om verschillendedoelgroepen te informeren en met hen in dialoog te gaan. Met behulp van de belanghebbendenanalysekunt u beslissen of dit een goed idee is of dat er voor de verschillendegroepen een benadering op maat nodig is. Soms kan het bij elkaar brengen van verschillendebelanghebbenden in eenzelfde bijeenkomst productief uitpakken (bijvoorbeeld als er eenoplossing moet worden gevonden voor een gezamenlijk probleem). Maar dit kan ook contraproductiefwerken (bijvoorbeeld als de bijeenkomst gericht is op de bezwaren van eenspecifieke sector).Interactieve communicatie en belanghebbendenparticipatieInteractieve communicatie is een proces van onderhandeling, discussie en het uitwisselen van informatie.Alle belangrijke belanghebbenden bij een bepaalde kwestie zijn hierbij betrokken. Tijdenshet proces leren de deelnemers van elkaar en over elkaar, en bereiken idealiter een consensus overwat de beste manier is om verder te gaan. Interactieve communicatie wordt doorgaans om eenaantal redenen toegepast:118

Het betrekken van en communiceren met belanghebbenden• Het analyseren van de exacte aardvan een probleem• Het inventariseren van oplossingen• Het bereiken van overeenstemmingover de beste oplossing• Het monitoren van de voortgang vande oplossing van het probleem• Het evalueren van het procesInteractieve communicatie staat centraalin de belanghebbendenparticipatie bij hetnemen van planningsbesluiten. Participatieis doorgaans bedoeld om de implementatiete vergemakkelijken en om de overeenstemming,consensus en politieke steun vloeienderte laten verlopen. Door de belanghebbendeneen rol te geven in de ontwikkelingen/of implementatie van het project, kanhet gevoel van verantwoordelijkheid voorof betrokkenheid bij het project uitstijgenboven wat normaal gesproken bereikt zoukunnen worden via een puur raadplegendebenadering. Dit houdt in dat er burgerplatforms,commissies van belanghebbendenof taskforces moeten worden ingesteld enbepaalde technieken worden gebruikt zoalsworkshops, geleide bijeenkomsten enbrainstormsessies.Casus: Stadsvernieuwing op Kaltehofe(Hamburg, Duitsland)Het eiland Kaltehofe ligt in de Hamburgse buitenwijkRothenburgsort. Deze wijk kenmerkt zich door een hoge mateaan industrie en een sociaal achtergestelde bevolking. Dedoelstelling van het Agenda 21-proces was het opstellen vaneen duurzaam vernieuwingsplan voor de ontwikkeling van eenplaatselijk recreatiegebied voor Kaltehofe met zo veel mogelijkbetrokkenen. Om te voorkomen dat er frustratie of ontevredenheidzou ontstaan over de uiteindelijke plannen, zijner twee goedbezochte, openbare Agenda 21-bijeenkomstengehouden om de mogelijke vernieuwingsideeën te besprekenbinnen verschillende werkgroepen. Er werd een gecombineerdconcept ontwikkeld waarin aan het behoud van biodiversiteitop het eiland Kaltehofe een grote betekenis werd toegekendin het vernieuwingsplan. Een groot deel (36 ha) van het gebiedvan 45 hectare is omheind. Dit afgeschermde terrein, dat bestaatuit bos, waterelementen en draslanden, is een toevluchtoordvoor planten en dieren en is met name voor diverse soortenvogels belangrijk als gebied om te rusten en te nestelen.Dit gebied is niet toegankelijk voor bezoekers, maar een natuurpadverbindt de verschillende habitats en stelt bezoekersin staat te genieten van de unieke biodiversiteit in dit gebied.Plannen voor de natuurWerken met actieplannen in de praktijkDus, hoe moet interactieve communicatieworden gepland? De beslissing om een interactievecommunicatiebenadering te gebruiken,wordt genomen na het:• analyseren van het probleem;• stellen van de doelen;• inventariseren van de belang -hebbenden;• analyseren van de belanghebbenden.Op dit punt, wanneer de belanghebbenden en hun standpunten, meningen, kennis en middelenbekend zijn, kan aan het licht komen dat instrumentele communicatie niet toereikend zal zijn omhet probleem op te lossen. Mogelijke oorzaken kunnen zijn:• Het probleem is te complex.• De doelen zijn controversieel.• Er zijn grote verschillen tussen de belangen, opinies, standpunten of kennis onder debelanghebbenden.119

Het betrekken van en communiceren met belanghebbendenWorkshopsElektronischediscussiegroepenBijeenkomst van verschillendebelanghebbenden om actief tewerken aan het analyseren vanproblemen en het vinden vanoplossingen.Verschillende belanghebbendenbespreken kwesties via hetinternet.Goede gelegenheid voor communicatiein twee richtingen.Biedt een kans om inzicht tekrijgen in elkaars motieven,ideeën en kennis.Een oplossing voor het probleemvan mensen die schroomhebben om in het openbaar tespreken. De discussie kan naderhandworden gelezen om te zienhoe de argumenten zich ontwikkelenen om mogelijke misverstandenop te sporen. Mensenhoeven niet naar een centralelocatie te reizen. De discussiekan openbaar of privé zijn.Direct contact met belanghebbenden.Gemakkelijk toegankelijkvoor veel mensen.Vergt zorgvuldige voorbereidingen goede begeleiding;doel van de workshop moetvoor alle deelnemers volslagenhelder zijn; duidelijkheid overwat er met de resultaten zalgebeuren.Geen direct persoonlijk contact.Non-verbale aspecten vancommunicatie gaan verloren.Geen gevoel deel uit te makenvan een echte groep. Vergttechnische vaardigheden envoorzieningen die niet voor iedereenbeschikbaar zijn.Plannen voor de natuurWerken met actieplannen in de praktijkTelefoonInformatienummer waar allebelanghebbenden informatiekunnen krijgen, meningen kunnenuiten, enzovoort.Belanghebbenden kunnende radiostudio bellen en livemet deskundigen spreken, hunmening geven, vragen stellen,enzovoort.Op interactieve websites kunnenbezoekers via online formuliereninformatie geven.Kan behoorlijk kostbaar zijnom op te zetten en te runnen.Service moet onder de aandachtworden gebracht.Mensen zullen bang zijn omlive op de radio te horen te zijn.Vereist behoorlijke persoonlijkecommunicatieve vaardigheden.Live radioshowsDirect contact, bereikt eengroot publiek, lage kosten.InternetMogelijkheid om heel veel informatiete verkrijgen. Onlineformulieren maken feedbacken een soort interactiemogelijk.Gelegenheid om deelnemersbewust te maken van de omvangvan het probleem.Geen direct persoonlijk contact.Vergt technische vaardighedenen voorzieningen die niet vooriedereen beschikbaar zijn.LocatiebezoekenNaar (Sadler 1987; Rientjes et al., 2000)Bezoek aan de locaties die dekern van het probleem vormen.Kan duur zijn. Vergt behoorlijkwat logistieke organisatie.Bij het plannen voor de natuur is het interactieve gedeelte van de communicatie essentieel, aangezienhierbij de confrontatie wordt aangegaan met de standpunten en belangen van de verschillendebelanghebbenden. Interactieve processen zoals hierboven uiteengezet hebben een kans vanslagen als:• mensen een reden hebben om deel te nemen. Ze moeten zich realiseren dat zij te makenhebben met een probleem;• alle belanghebbenden met een aanzienlijk belang in de kwestie de kans krijgen zich erinte mengen;• de deelname vrijwillig is;• alle belanghebbenden zich bewust zijn van de ‘beperkingen’ van het proces. Er zijn geengroepen belanghebbenden die zoveel macht hebben dat ze de wet naar hun hand kunnenzetten of geld kunnen uitgeven dat niet beschikbaar is;• alle belanghebbenden gelijke toegang hebben tot relevante informatie;• alle belanghebbenden de kans hebben om werkelijk deel te nemen;121

Het betrekken van en communiceren met belanghebbendenBronvermeldingenHesselink, Frits, Wendy Goldstein, Paul Van Kempen, Tommy Garnett, and Jinie Dela. 2007. CEPA –Communication, Education and Public Awareness. Montreal: Secretariat of the Convention onBiological Diversity. http://www.cbd.int/cepa/toolkit/2008/doc/CBD-Toolkit-Complete.pdf.Jones-Walters, Lawrence, Roger Catchpole, Aleksandra Mladenovic, Aysegul Cil, Mark Snethlage, KristijanCivic, Andrew Schrauwen, Srdjan Susic, and Sasa Solujic. 2010. Local Biodiversity Action Planningfor Southeastern Europe. Tilburg: ECNC-European Centre for Nature Conservation. http://www.ecnc.org/publications/technicalreports/local-biodiversity-action-planning.Plannen voor de natuurWerken met actieplannen in de praktijkJones-Walters, Lawrence, Mark Snethlage, Kristijan Civic, Aysegul Cil, and Ingeborg Smit. 2009. Makingthe connection! Guidelines for involving stakeholders in the implementation of ecological networks.Tilburg: ECNC-European Centre for Nature Conservation. http://www.ecnc.org/file_handler/documents/original/view/385/2009--making-the-connection-kenpdf.pdf.Pretty, J.E. 1995. ‘Participatory Learning for Sustainable Agriculture’. World Development 23 (8):1247–1263.Rientjes, Sandra, Lawrence Jones-Walters, Tom Kovacs, C.M.J. Van Woerkum, and Noëlle Aarts. 2000.Communicating nature conservation - A manual on using communication in support of natureconservation policy and action. Tilburg: ECNC-European Centre for Nature Conservation. http://www.ecnc.org/publications/technicalreports/communicating-nature-conservation.Sadler, B.S. 1987. ‘Communication strategies for heightened awareness of water’. UNESCO. http://www.unesco.org/new/en/unesco/resources/publications/unesdoc-database/.123

Voorgesteld citaat: Snethlage, M.A., B. Delbaere,M. Elliott & L.M. Jones-Walters (redactie), 2012,Plannen voor de natuur – Handboek. ECNC, Tilburg,Nederland.Met bijdragen van: Aysegul Cil, Naïk Faucon,Joke Flour, Franz Hoechtl, Gaëlle Lejeune,Roelof van Loenen Martinet, Anne-Lone Ostwald enAndrew Wood.Vertaling: Verre noorden vertalingen |www.verrenoorden.nlRedactionele ondersteuning: Hanneke Wijnja,Wim KerstenVormgeving: Imre Sebestyén, jr., UNITgraphics.comFotografie: omslag Olivier Brosseau, METL-MEDDE;p. 5 Rudmer Zwerver, Saxifraga; p. 7 Arnaud Bouissou,METL-MEDDE; p. 15 Laurent Mignaux, METL-MEDDE;p. 35 Ellen Wuibaux, Council of Europe; p. 55 LaurentMignaux, METL-MEDDE; p. 79 Laurent Mignaux,METL-MEDDE; p. 95 Laurent Mignaux, METL-MEDDE;p.109 Frank van Engelen, Provincie Noord-Brabant.