Communicatieplan 2007-2010 Vormingplus Kempen

Communicatieplan ‘07-’09
Voor de draad ermee
1

D/2007/11.195/5
D 07002
Dit document werd goedgekeurd door de Raad van Bestuur op 18 oktober 2007.
Een uitgave van Vormingplus Kempen
Samenstelling: Dirk Raeymaekers
Vormgeving: Vormingplus Kempen
Foto’s: www.flickr.com, www.vormingpluskempen.be, www.bartvandermoeren.com
met dank aan
Martine Coppieters, Lieve Decoster, Bart Gaublomme, Eric Goubin, Jim Jansen, Wouter Krznaric,
Mieke Lauwerysen, Mieke Mermans, Kristien Peeters, Christa Truyen, Kristel Vanhulle, Jan Van Alsenoy,
Jan Van Hout en de leden van de Algemene Vergadering en de Raad van Bestuur van Vormingplus Kempen.
Publicatiedatum: december 2007
Verantwoordelijke uitgever: Martine Coppieters, Otterstraat 109/4, 2300 Turnhout
2

Vormingplus Kempen koos van bij haar ontstaan in 2004 voor een degelijke communicatie.
Met de publicatie van een mooiogend tijdschrift, advertenties, e-zines, ... werd een flinke
aanzet gegeven.
In het beleidsplan van de organisatie werd voor 2006 de aanmaak van een
communicatieplan beloofd. Door een personeelswissel werd dat uitgesteld naar 2007.
Op de volgende pagina’s lees je hoe we daarin duidelijk kiezen voor een no-nonsense
aanpak. Het plan biedt een mooi overzicht van wat we doen en wat we willen, en
hoe we dat best zeggen. Dat proberen we uit de doeken te doen. Niet altijd met dure
marketingbegrippen of promopraat, maar meestal met buikgevoel en trillende energie.
Voor de draad ermee!
3

Inhoud
Onze visie op communicatie
Onze missie 9
Onze inhoudelijke krachtlijnen 10
uitgangspunten 10
de werking 10
specifieke aandachtspunten 12
Communicatiekrachtlijnen 14
gewenst imago 15
gewenste toon in onze communicatie 16
doelgroepen met communicatiedoelen 17
Strategie en instrument: middelenanalyse en concrete acties
Vormingplus heeft het imago dat het wenst 26
Vormingplus bereikt beter zijn doelgroepen 40
De bekendheid van Vormingplus is toegenomen 50
Opvolging
Rapportering en bijsturing 55
Het plan in een schema
Het plan in een schema 58
4

Communicatieplan ‘07-’09
Voor de draad ermee
5

Vormingplus Kempen is jong. Dat heeft
zijn charmes. Maar daardoor blijven we
ook vaak nog een relatief onbekend
muurbloempje.
We schetsen je eerst onze missie en de
inhoudelijke krachtlijnen van waaruit
we werken.
We onderzochten ook welk imago we
precies wilden uitstralen. Dat koppelen
we aan de kerneigenschappen van onze
communicatie.
Tot slot leiden we hieruit ook de doelgroepen
af die we willen bereiken.
6

Onze visie
op communicatie
7

8

Onze missie
Vormingplus Kempen is één van de dertien volkshogescholen in Vlaanderen. Met overtuiging gaat
Vormingplus Kempen in op de mogelijkheden die het decreet op sociaal-cultureel volwassenenwerk
biedt om het vormingswerk in de regio te vernieuwen en verfrissende dynamieken op gang te
brengen.
Vormingplus Kempen wil uitbreken uit de bestaande hokjes en tradities en nog niet gebaande
paden verkennen. Vernieuwing van samenwerkingsverbanden, van inhouden en methodieken, van
doelgroepen en regionale spreiding zijn de instrumenten om dit te realiseren.
Vormingplus Kempen wil zich daarbij profileren als een ingebedde, echte Kempense instelling die
inspeelt op de kenmerkende thematieken en de impulsen die uitgaan van de regio. In dezelfde
geest zal Vormingplus Kempen ook het aanbod van andere gelijkgezinde vormingsinstellingen en
–initiatieven uit de regio in onderling overleg afstemmen, coördineren en communiceren.
Vormingplus Kempen wil kwaliteit koppelen aan een aantrekkelijk, verbredend en drempelverlagend
aanbod dat het niet-formeel leren van zoveel mogelijk mensen en groepen kan stimuleren.
Als laboratorium voor vernieuwend vormingswerk wil Vormingplus Kempen een bescheiden maar
effectieve bijdrage leveren aan de versterking van het sociale weefsel en aan de opbouw van een
verdraagzame en participatieve samenleving in de Kempen.
9

Onze inhoudelijke
krachtlijnen
uitgangspunten
• Vormingplus Kempen geeft zichzelf een maatschappelijke opdracht. We willen een bijdrage
leveren aan de versterking van het sociale weefsel en aan de opbouw van een solidaire,
duurzame en participatieve samenleving. We zien het als onze opdracht om de vinger aan de
maatschappelijke pols te houden. De eerste jaren besteden we daarom extra aandacht aan de
thema’s ‘participatie’, ‘duurzaamheid’, ‘interculturaliteit’ en ‘de Kempen’.
• We doen dit door sociaal-cultureel werk te verrichten omdat dit de maatschappelijke
participatie van mensen beoogt en hen tegelijk vormt. De maatschappelijke component is
hierbij van doorslaggevend belang: we richten ons niet op louter persoonlijke vorming.
• Vormingplus Kempen wil mensen aanspreken als communicatieve, actief luisterende wezens
die op zoek gaan naar wat zowel persoonlijk als maatschappelijk waardevol en verantwoord
is en die van daaruit handelen.
Daarom willen we hen actief betrekken in onze werking. Samenwerking met anderen is een
basisprincipe van de organisatie en vind je doorheen heel onze werking terug.
De werking
• Leerprocessen opzetten is de kernactiviteit van Vormingplus Kempen. Dit doen we door
projecten uit te werken. Met deze projecten willen we ons onderscheiden:
1. onze projecten moeten voorbeelden zijn van ‘sociaal leren’ 1 .
We leggen daarbij de klemtoon op een procesmatige aanpak en werken liefst vanuit
een communicatorcultuur 2 . Projecten zijn steeds gericht op een blijvend effect.
10

2. onze projecten verbinden steeds minstens twee functies van het sociaal-culturele
werk (educatief, gemeenschapsvormend en cultureel)
3. ze moeten kwaliteitsvol zijn: met een duidelijke planningscyclus, met continue
evaluatie en bijsturing, elders multipliceerbaar,…
4. ze moeten complementair zijn met andere initiatieven (niet concurrentieel)
5. ze moeten een laboratoriumfunctie vervullen.
We zetten dus niet zomaar leerprocessen op. Ze komen duidelijk tot stand vanuit een sociaalculturele
methodiek 3 .
• Naast leerprocessen ontwikkelt Vormingplus Kempen een netwerk door gerichte contacten
met andere organisaties en mensen uit te bouwen. Dit doet ze om haar maatschappelijk doel
beter te bereiken.
1. Contacten met anderen bieden Vormingplus Kempen voeling met wat er leeft. We
kunnen er de werking mee voeden en sturen.
2. Bovendien hopen we dat ook onze partners ons gaan zien als hun partner in het
sociaal-culturele veld. We willen een aanspreek- en steunpunt zijn voor hen.
3. Die ontstane wisselwerking tussen anderen en Vormingplus Kempen moet op
termijn Vormingplus Kempen tot een draaischijf maken voor het sociaal-culturele
werk in de regio.
4. Het moet Vormingplus doen uitgroeien tot een erkende gesprekspartner in het
maatschappelijke debat.
We hopen ook dat de anderen door ons te kennen, mee willen werken aan het maatschappelijke
project dat we voor ogen hebben.
Momenteel resulteert de netwerking in twee bijkomende accenten:
• Dienstverlening
Vormingplus Kempen speelt een bemiddelende rol op het vormingsveld. We brengen vraag
en aanbod via de website met elkaar in contact. Een deel van het aanbod ondersteunen we
ook financieel. De organisatie heeft hiervoor criteria opgesteld. Via de dienstverlening wil
Vormingplus Kempen de niet-formele vorming stimuleren.
• Coördinatie
Als ze hiervoor gevraagd wordt, coördineert Vormingplus Kempen het vormingsaanbod voor
organisaties. Momenteel gebeurt dit op twee plaatsen.
11

• De projectwerking en de netwerking staan met elkaar in verbinding. Er is een wisselwerking:
het netwerk geeft inhoud en draagvlak voor de projecten, terwijl de projecten hun weg
moeten vinden naar het ruime veld en daar inspirerend werken. Deze kruisbestuiving is voor
ons essentieel.
Specifieke aandachtspunten
Vormingplus Kempen onderscheidt zich verder door de aandacht die ze besteedt aan enkele
bijzondere punten. Deze punten moeten zowel in de projecten als de netwerking tot uiting komen.
• Regionaal profiel
Vormingplus Kempen is een Kempense organisatie, wat inhoudt dat de regio waarin we actief
zijn van groot belang is. Niet alleen door in te spelen op thema’s en impulsen die uitgaan van
de regio, maar ook door binnen de regio een actieve rol te spelen.
De keuze om met 4 subregio’s te werken is hier een gevolg van. Ook de regionale spreiding
van de activiteiten is een bekommernis, net zoals de regionale vertegenwoordiging in de
bestuursorganen.
• Achtergestelde groepen
Vormingplus Kempen wil extra inspanningen leveren om de participatie en emancipatie te
vergroten van achtergestelde groepen.
• Communicatie
Vormingplus Kempen wil wervend communiceren met haar publiek. Niet enkel over haar
eigen werking, maar ook over het sociaal-culturele werk dat er in de Kempen plaatsvindt.
Binnen de personeelsploeg is er hiervoor een aparte functie gecreëerd.
1
Sociaal leren is ‘het leren functioneren in nieuwe, onverwachte, onzekere en moeilijk te voorspellen
omstandigheden. Het is gericht op het oplossen van onvoorziene contextproblemen en wordt gekenmerkt door
een optimaal gebruik van het probleemoplossingpotentieel dat in die groep of gemeenschap aanwezig is.
(Wildemeersch, D. & Beckers, F. (1997), Leren is participeren. In: Vorming, Vlaams Centrum voor Volksontwikkeling,
Brussel, feb. 1997, p. 161-171)
2
Communicatorcultuur: één van de vier types educatieculturen die Leirman definieert. Het gaat over
(open) ervaringsleren, waarbij op een dialogaal-groeigerichte manier gewerkt wordt. De educator is vooral
communicator, facilitator en manager in de voortdurende stroom van leerkansen, -vragen en –momenten. De
lerende is partner in het leerproces, ervaringsdeskundige.
Als de noodzaak zich voordoet kunnen ook de andere educatieculturen door Vormingplus Kempen gebruikt
worden bij het opzetten van leerprocessen.
12

maatschappelijk project
1
via sociaal-cultureel werk
2
met een eigen visie op de mens
3
Leerprocessen opzetten 4 Netwerk opzetten 5
via eigen projecten
via externe relaties
tussendoelen
tussendoelen
- sociaal leren 4.1 wisselwerking 8
- Behoeften detecteren 5.1
- 3 functies scw 4.2 - Aanspreekpunt zijn 5.2
- kwaliteit 4.3 - Draaischijf zijn 5.3
- complementair 4.4 - Partner zijn in maatschappelijk debat 5.4
- laboratoriumfunctie 4.5
Dienstverlening 6 Coördinatie 7
leerprocessen stimuleren
enkel vraaggericht
aandachtspunten
- regio / regionale spreiding
- achtergestelde groepen
- communicatie
9
3
Sociaal-culturele methodiek: omschreven in het decreet op het sociaal-culturele volwassenenwerk van 4
april 2003, naar een definitie van Baert. Voor Vormingplus Kempen is het: een wijze van denken en handelen,
die gesteund is op reflectie, ervaringsdeskundigheid en wetenschappelijke inzichten. Ze wordt gebruikt om
individuen en groepen aan te spreken en te activeren in één of meerdere bestaansdimensies en in hun diverse
leefsituaties; deze bestaansdimensies kenmerken de mens vooral als zin- en waardezoeker en als sociaal wezen;
als doelstellingen staan het ontwikkelen van een eigen identiteit, het bevorderen van sociale integratie en
maatschappelijke participatie en de opbouw van een democratische, duurzame en inclusieve samenleving
voorop; daartoe worden op bewuste en doordachte wijze open kansen geschapen, die uitnodigen tot
ontmoeting en informeel leren; er worden processen van kritische bewustwording, reflexieve verantwoording
en persoonlijke bekwaming gestimuleerd; er wordt aangezet tot de ontwikkeling van sociale, culturele en
communicatieve competenties en de vorming van sociale netwerken en culturele symbolen; in het scheppen en
benutten van deze kansen zijn de betrokken personen en groepen actieve deelnemers, met wie de medewerkers
in dialoog treden over de concrete doelen en de aanpak.
13

Communicatiekrachtlijnen
Vóór je de confrontatie met de spiegel aangaat, heb je meestal wel een beeld van wat je te zien
wil krijgen. Net zo bij ons: in dit hoofdstuk halen we daarvoor de resultaten aan van een interne
gedachtenwisseling over ons gewenst imago. Dat wenslijstje vullen we aan met een aantal
eigenschappen die we ook in onze communicatie willen uitstralen.
We sluiten dit hoofdstukje af met de doelgroepen die we afleidden uit onze missie en krachtlijnen. In
die opsomming koppelen we daar ook direct een aantal communicatiedoelen aan vast.
14

gewenst imago
In de beginfase van de organisatie dacht de toenmalige personeelsploeg onder begeleiding van een
extern deskundige na over het gewenste imago van Vormingplus Kempen. Die resultaten werden in
mei 2006 door het volledige team herbekeken.
In volgorde van belangrijkheid vind je hieronder de kernbegrippen die we Vormingplus Kempen
willen toedichten:
1. kwaliteit
2. creatief
3. betrokken
4. dynamisch
5. toegankelijk
6. gedreven
7. brede kijk
En om even duidelijk te maken wat Vormingplus Kempen zeker niet wou zijn, maakten we ook
zo’n lijstje op: oubollig, saai, stoffig. Een cursusfabriekje. Iets voor intellectuelen, intellectualistisch,
verheven, hoogdraven. Een concurrent, opdringerig. Te serieus. Steriel. Uit op macht.
Geitenwollensokken imago. Extreem. Marginaal. Individualistisch, individueel gericht. Grootsprakerig.
Amateuristisch. Belerend. Vrijblijvend. Niet ernstig. Moeilijk. Klassiek. Bureaucratisch.
15

gewenste toon in onze communicatie
nabij en herkenbaar
We werken in en met een regio. Dat betekent dat nieuws, stijl en lay-out veel herkenbare elementen
daaruit moet bevatten. Van belang daarbij vinden we het gebruik van logo’s van organisaties, (veel)
streekeigen foto’s van herkenbare plekken en personen, een goede spreiding van plaatsnamen in
onze media, het visualiseren van onze regio.
een eenvoudig, direct en helder taalgebruik
Standaard hanteren we begrijpelijke teksten, met relatief korte zinnen en een goede alineaverdeling.
Hapklare brokken in plaats van proza. Intellectueel zijn we al door de werksoort en onze themakeuze,
maar in onze publieksteksten hoeft dat niet zichtbaar te zijn.
de wereld draait om mensen en niet om onze eigen navel
We moeten natuurlijk onze naambekendheid vergroten en ons imago versterken: daar is ons
communicatieplan vooral op gericht. Toch proberen we dit te doen door zoveel mogelijk gebruik
proberen te maken van verhalen van andere mensen en van lokale voorbeeldprojecten. En alhoewel
we een administratief én een belerend kantje hebben, proberen we dat daarbij zo weinig mogelijk te
etaleren.
smaakvol
In onze media proberen we geen afbreuk te doen aan goede smaak. Dat betekent dat bij wijze van
spreken zwartwitkopietjes kunnen, maar dan wel met de juiste lettertypes en een mooie bladspiegel.
Een saai verslag naar de partners mag ook, maar dan wel op het goede papier en niet in Times New
Roman.
16

Doelgroepen met communicatiedoelen
maatschappelijk project
1
via sociaal-cultureel werk
2
met een eigen visie op de mens
3
1
Leerprocessen opzetten 4 Netwerk opzetten 5
via eigen projecten
via externe relaties
tussendoelen
tussendoelen
- sociaal leren 4.1 wisselwerking 8
- Behoeften detecteren 5.1
- 3 functies scw 4.2 - Aanspreekpunt zijn 5.2
- kwaliteit 4.3 - Draaischijf zijn 5.3
- complementair 4.4 - Partner zijn in maatschappelijk debat 5.4
- laboratoriumfunctie 4.5
2
Dienstverlening 6 Coördinatie 7
leerprocessen stimuleren 4
enkel vraaggericht
aandachtspunten
- regio / regionale spreiding
- achtergestelde groepen
- communicatie
3
9
We grijpen nog even terug naar het schema dat onze misie en krachtlijnen in kaart brengt. Daaruit
afleidend kunnen we een aantal doelgroepen onderscheiden:
1. mogelijke partners voor leerprocessen
2. mogelijke netwerkpartners
3. groepen met educatieve achterstand
4. aanbieders van niet-formele vorming
17

Partners voor leerprocessen
professionele intermediairen
Hiertoe rekenen we de stafmedewerkers uit bibliotheken, cultuur- en gemeenschapscentra,
cultuurbeleidscoördinatoren, kansarmen- of migrantenverenigingen, medewerkers strafinrichtingen,
communicatieambtenaren, milieuambtenaren, …)
- naambekendheid en imago-uitstraling aanscherpen
- poolshoogte houden van reilen en zeilen in het veld
- staalkaart bieden van alle mogelijke activiteiten, maar evenwel met nadruk op onze eigen thema’s
- positieve attitude nastreven t.a.v. onze thema’s
- linken slaan tussen professionele werkers in de regio
- attitude aanscherpen om eigen activiteiten in conceptfase te spiegelen aan mogelijke
samenwerkingsverbanden en lokale/regionale inbedding
- concrete tips aanreiken voor realisatie van plaatselijk sociaal-cultureel werk door
samenwerkingsverbanden aan te gaan
- concrete ondersteuningsmaatregelen correct overbrengen
- bereidheid tot partnerschap concreet overbrengen
plaatselijke vrijwilligers in verenigingsverband
Hiertoe rekenen we de vrijwilligers uit lokale afdelingen van volwassenenorganisaties, adviesraden,
buurtwerken, wereldwinkels, natuurverenigingen, …
- naambekendheid en imago-uitstraling aanscherpen
- staalkaart bieden van alle mogelijke activiteiten, maar evenwel met nadruk op onze eigen thema’s
- concrete ondersteuningsmaatregelen correct overbrengen
- smaakmakers aanreiken voor realisatie van ‘plaatselijk sociaal-cultureel werk door
samenwerkingsverbanden aan te gaan’
- kwaliteit verhogen van hun plaatselijke werking
- poolshoogte houden van reilen en zeilen in het veld
- linken slaan tussen vrijwilligers in de regio
18

koepels, diensten, vormingsinstellingen, …
De professionele medewerkers uit de eigen sector en uit de belendende sectoren.
- naambekendheid en imago-uitstraling aanscherpen
- aanbod uit de sector verzamelen en hertalen naar de Kempen en naar plaatselijke vrijwilligers
- promoten van onze manier om sociaal-cultureel werk te bedrijven (kwaliteitsvol procesmatig
sociaal leren waarbij we min. twee functies verbinden)
- positieve attitude nastreven t.a.v. onze thema’s
- poolshoogte houden van reilen en zeilen in het veld
deelnemers aan leerprocessen
Hiertoe rekenen we alle effectieve en potentiële deelnemers aan activiteiten of projecten die we
(eventueel in samenwerking met partners) organiseren: bewoners van het Turnhoutse arrondissement
ouder dan 18.
- naambekendheid en imago-uitstraling aanscherpen
- weten dat ze voor een actuele activiteitenkalender bij ons moeten zijn
- weten dat er met ons gepraat en gebroed kan worden over verenigingsleven, activiteiten,
projecten
- informeren over activiteiten
19

Netwerkpartners
Netwerken is een belangrijk luik in onze werking. Een werkgroep binnen onze organisatie boog zich
al over de planning van verschillende activiteiten hierrond. Eind 2007 wordt ons personeelsteam
uitgebreid met een medewerker die zich hier op zal toeleggen. Het specifiek communicatieluik wordt
samen met hem uitgewerkt. Voorlogig kunnen we al een aantal doelgroepen daarin onderscheiden:
professionele intermediairen (zie hierboven)
plaatselijke vrijwilligers in verenigingsverband (id.)
koepels, diensten, vormingsinstellingen, … (id.)
lokale beleidsmakers
Burgemeesters en schepenen uit de regio.
- naambekendheid en imago-uitstraling aanscherpen
- positieve attitude nastreven t.a.v. onze opdracht en werksoort
- notie dat we rond vier thema’s werken
- weten dat Vormingplus Kempen altijd bereid is om samen te werken afhankelijk van de
projectplanning
- draagvlak creëren voor mogelijke projecten en activiteiten
- ondersteuningsmogelijkheden van V+K zo concreet en duidelijk mogelijk schetsen
- Vormingplus Kempen tot erkende gespreksmaker maken in sociaal-cultureel / maatschappelijk
debat
Groepen met educatieve achterstand
achtergestelde groepen
“Vormingplus Kempen wil extra inspanningen leveren om de participatie en emancipatie te vergroten
van achtergestelde groepen”, klonk het hierboven bij de missie.
Die extra inspanningen situeren zich voorlopig enkel in de planning van onze projecten. In dit
communicatieplan besteden we geen extra aandacht aan welomlijnde kansengroepen. We gaan
ervan uit dat we de eerstvolgende jaren met onze communicatie een brede basis willen en moeten
aanspreken: vrijwilligers, verenigingen, buurtbewoners, professionals, …
In het volgende communicatieplan (2010-…) moeten we dat alleszins uitwerken.
20

Aanbieders van niet-formele vorming
aanbieders van activiteiten
Cursus-, lezing-, workshop- en projectaanbieders met werkterrein in de Kempen
- naambekendheid en imago-uitstraling aanscherpen
- aanbieders attenderen op mogelijkheid om via onze site correcte informatie doelgericht te
verspreiden naar plaatselijke vrijwilligers/organisatoren
- aanbieders weten correct wat we voor hen wel en niet kunnen betekenen
- poolshoogte houden van reilen en zeilen in het veld
21

22

strategie &
instrument
23

24

Tot op heden ontbrak het Vormingplus Kempen aan een doordacht en uitgeschreven
communicatieplan.
De strategieën en het gamma communicatiemiddelen groeiden organisch.
Op de volgende pagina’s lijstten we die op.
We koppelen ze op de linkerpagina onmiddellijk aan de resulaten van de evaluatie
ervan door het personeelsteam (mei ‘06) en de algemene vergadering (april ‘07).
Op de rechterpagina vind je de concrete acties die we in ons communicatieplan
daarrond willen ondernemen.
We rangschikten onze communicatie-acties onmiddellijk volgens de krachtlijnen
die uit de verschillende besprekingen met het personeelsteam en de algemene
vergaderingen naar voor kwamen:
Vormingplus heeft het imago dat het wenst
Ons gamma communicatiemedia staat sterk, maar dat moet beter onderbouwd en
uitgediept worden met een consequente huisstijl en een herkenbaar aantrekkelijk
imago op verschillende dragers.
Vormingplus bereikt beter doelgroepen
Daarvoor verfijnen we verschillende communicatiemiddelen.
De bekendheid van Vormingplus is toegenomen
We willen ook sterker werken aan onze naambekendheid.
25

Vormingplus heeft het ima
middelenanalyse
Onze naam
Officiëel heten we nog altijd ‘Volkshogeschool Kempen vzw’. ‘Vormingplus’ hebben we er als
soortnaam boven staan.
-
Met die naam en dito logo is er een haat-liefdeverhouding. Visueel én inhoudelijk zorgt de combinatie
voor een overladen logo: de twee namen én het logo geven geen blijk van een degelijk ontwerp. Het
duidt evengoed op het onvermogen om een duidelijke keuze te maken.
-
De hele naam is evenmin communicatief te gebruiken (bv. ‘Hallo, met…’)
Ons logo
- +
De appreciatie van ons logo zwalpt ook constant tussen voor- en tegens: het bordeaux vierkant
met de twee silhouetten, gevolgd door ‘Vormingplus’. Dat heeft te maken met het kleurgebruik en
met de lengte/breedte-verhouding. De Kempense versie heeft daaronder nog in het woordbeeld
‘Volkshogeschool Kempen vzw’.
26

go dat het wenst
N
concrete acties
nieuw actiepunt
verbeterpunt
We pleiten voor een uniforme duidelijkheid: voor één naam. De communicatieve inspanningen van
de voorbije jaren draaiden rond het bekendmaken van ‘Vormingplus Kempen’. Stilaan vond die naam
ingang. Dat kan je op dit moment niet straffeloos proberen om te buigen.
N
naamsverandering officieel laten vastleggen
concrete acties
• voorstel tot naamswijziging voorleggen aan algemene vergadering
• opname in staatsblad
Meetmoment: november 2007
Meetbron: verslag algemene
vergadering ‘07
Met de keuze voor een eenduidige naam zorgen we alleszins voor een lichter, helderder woordbeeld.
Momenteel staat voor ons de restyling van het logo niet ter discussie. Dat hangt samen met de
inspanningen die de voorbije jaren zijn gebeurd en met de - toch wel na te streven - verbondenheid
met de andere Vormingplussen.
aanmaak licht aangepast logo, waarbij ‘Volkshogeschool Kempen
vzw’ verdwijnt ten voordele van ‘Kempen vzw’. Daarbij moet erover
gewaakt worden dat het logo evenwichtig opgebouwd is: logo én
woordbeeld hebben al een aanzienlijke breedte.
Meetmoment: juni 2008
Meetbron: media
27

Ons logo (vervolg)
Onze baseline
Onze baseline luidt ‘Verfrissend vormingswerk’.
+
Misschien is die omschrijving niet zo nauwkeurig, maar toch staan we daar voor.
-
Je vindt die baseline evenwel zelden terug: wel op het briefpapier, op de naamkaartjes, een enkele
advertentie…
Niet op de site, niet in de maandelijkse advertentie, niet in het tijdschrift, niet in onze projectfolders.
De baseline is momenteel gelinkt aan een sublogo (de appelsien). Dat leidt tot een zwaar en
verwarrend woordbeeld
28

de aanpassing aan het woordbeeld biedt de kans om een extra kleur
aan de huisstijl toe te voegen.
concrete acties
• ontwerp logo
• aanpassen voor verschillende dragers
• gefaseerde invoer
restyling opnemen op middellange termijn (2010) met de collegavolkshogescholen
en met een communicatiebureau.
concrete acties
• ter sprake brengen in werkgroep communicatie
• ter sprake brengen in overleg coördinatoren
• strategiebepaling
• netwerken, oprichten ad hoc werkgroep
Meetmoment: jaarlijks eenmalig
Meetbron: verslagen werkgroep
communicatie
baseline consequent en veelvuldig hanteren
concrete acties
• ontwerp baseline
• aanpassen voor verschillende dragers
• opmaak afspraken over gebruik baseline (erover waken dat de
baseline niet dubbelop wordt gebruikt)
Meetmoment: vanaf juni 2008
Meetbron: advertenties,
briefwisseling,
tijdschrift, website
29

logo vlaamse gemeenschap
De Vlaamse overheid vraagt de door haar gesubsidieerde organisaties om haar logo op te nemen in
publicaties (drukwerk, websites ...).
-
Tot nu toe hanteren we dit logo slechts sporadisch.
Onze huisstijl
De huisstijl van Vormingplus Kempen is tot nu toe vooral zaak geweest van enkele dragers: de
enveloppes, het briefpapier, de naamkaartjes, de uitwerking van het tijdschrift, de advertentie, de
website.
De volgende tijd moet de huisstijl vastgelegd en uitgediept worden. Daarbij moeten de huidige
inconsequenties uitgelijnd en uitgezuiverd worden: het precieze lettertype (voor brieven, flyers,
folders, brochures, tijdschrift, …), welke concepten hanteren we? Zo gebruiken we de huidige
sitebanner als kop voor de advertentie en de e-zine. Op het briefpapier hanteren we kadertjes met
licht gebogen hoeken. Ons tijdschrift is dan weer strak en luchtig.
Hierboven stond al vermeld dat we willen werken aan een eenvormige huisstijl voor de dertien
Vormingplus-centra tegen 2010. Zolang kunnen we zelf echter niet wachten.
Onze aanwezigheid op activiteiten en projecten
Bij een project als de Molse Wereldmarkt, de landendag van Color A’do of de start van een Ecocyclofietstocht
is meestal wel iemand van onze medewerkers aanwezig. Dat is handig, al wordt die
aanwezigheid zelden visueel ondersteund. Nochtans zijn dit net publieksgerichte activiteiten waar
we onze naambekendheid moeten maken, verspreiden en ondersteunen. We zijn immers vaak én
medesponsor én inhoudelijk/programmatorische partner.
30

N
‘leeuwtje’ opnemen in brochures, tijdschrift, e-zine en site
concrete acties
• opname logo in ontwerpstramienen
Meetmoment: juni 2009
N
huisstijl vastleggen voor 2008-2010
concrete acties
• ontwerp (of aanpassen) en vastleggen van huisstijlregels
voor briefpapier, naamkaartjes, enveloppes, folders en flyers,
website, e-zine, briefsjabloon, e-mailsjabloon, verslagsjabloon,
praktijkboekjes, aanwezigheidslijsten, evaluatielijsten, advertenties,
,,,
• aanmaak huisstijlboek
Meetmoment: vanaf juni 2008
N
aanmaak visuals (een windbanner of een stel banners) als
herkenningspunt
concrete acties
• prospectie mogelijkheden
• aanmaak en bestelling
Meetmoment: vanaf juni 2009
Meetbron: aanwezigheid banners
N
aanmaak T-shirts voor medewerkers op publeksactiviteiten
concrete acties
• prospectie mogelijkheden
• aanmaak en bestelling
• in beperkte oplage op maat (zomerversie) én op XXL-formaat
(moet over een trui kunnen)
Meetmoment: december 2009
Meetbron: aanwezigheid T-shirts
31

Onze aanwezigheid (vervolg)
naamkaartjes en meestuurkaartjes
Als mensen folders of brochures aanvragen, sturen we daarbij telkens een’met vriendelijke groeten’-
kaartje.
-
De huidige exemplaren passen niet in de huisstijl.
advertentie de streekkrant
Elke laatste week van de maand publiceren we in de Streekkrant-edities van het hele arrondissement
een kwartpagina. Tot voor kort gebeurde de lay-out door de Streekkrant; sinds november 2006
gebeurt die in eigen huis.
Daarin vind je onze eigen contactgegevens en de kalendergegevens van onze eigen projecten en
activiteiten die we betoelagen. Daarnaast plaatsen we 1 of 2 activiteiten met een fotootje en enkele
regeltjes tekst in de kijker. Onderaan verwijzen we ook naar de aanvraagmogelijkheid voor onze e-
zine.
-
In de SWOT-analyse waren er vooral vragen rond het bereik van de Streekkrant: mensen met een
antireclamesticker op de brievenbus krijgen het nummer niet aan.
Daarbij hebben we ook te kampen met een dusdanig aantal activiteiten dat de overzichtelijkheid
eronder lijdt en dat we niet kunnen focussen op bepaalde thema’s.
32

N
N
aanmaak stands voor grootschalige activiteiten binnenshuis
concrete acties
• prospectie mogelijkheden
• aanmaak en bestelling
aanmaak gadgets voor allerhande activiteiten
concrete acties
• opstellen criteria (smaakvol, aaibaar, duurzaam) en prospectie
• aanmaak en bestelling
aanmaak naamkaartjes en meestuurkaartjes
concrete acties
• idem
Meetmoment: december 2009
Meetbron: aanwezigheid stand
Meetmoment: medio 2008
Meetmoment: juni 2008
Meetbron: aanwezigheid kaartjes
uitgave Streekkrant advertentie: behouden en optimaliseren
concrete acties
• jaarlijkse verlenging huidig contract tot 2010
• inhoud diversifiëren naar drie regio’s (Mol - Turnhout - Geel)
• aanpassing lay-out naar bijgewerkte huisstijl
• betere doorverwijzing naar website
• betere doorverwijzing naar e-zine (die verschijnt in dezelfde week)
• consequent gebruik maken van mogelijkheid om trimestrieel
redactionele aandacht te krijgen
• triggerboodschap van de advertentie diversifiëren (bijv. niet alleen
dienstverlening)
Meetmoment:
Meetbron:
december
archief advertenties
33

Door de deal met de Streekkrant kunnen we ook regelmatig aanspraak maken op redactionele
aandacht. Soms durven we dat even vergeten.
+
Relatief grote dekking tegen een relatief goedkope prijs.
www.vormingpluskempen.be
De oorspronkelijke website dateerde van 2004. Het was een asp-site die draait op een Accessdatabank.
Het was een sobere site, ontworpen door portacapena.be. Het bezoekersaantal
schommelde rond 20 bezoekers per dag (mei 2007). De meeste daarvan waren unieke bezoekers.
Zoekwoorden waarop die ons vonden, waren meestal afleidingen van ‘vormingplus’.
De SWOT-analyse gaf bij de Sterktes o.a. de soberheid en de degelijkheid mee. Om de site te
verbeteren moest er o.a. gesleuteld worden aan de database, aan de interactiviteit, de kalender, aan
de bekendmaking, …
In 2007 maakten we een tussentijdse site aan in afwachting van de komst van een systeem dat
helemaal aansluit met het aan te schaffen administratief pakket. Met de introductie van ons nieuw
dienstverleningssysteem konden we daarop niet wachten.
Welke verbeteringen zijn daar alvast aan gebeurd?
• visueel aantrekkelijker met banners, foto’s, fotoreeksen, aanklikbare logo’s
• meer reageermogelijkheden
• een heldere menustructuur
• opvraagbare RSS-feeds
• integreerbare RSS-feeds
• minder lange teksten
• betere opzoekmogelijkheden
• invulformulieren kunnen we zelf aanmaken
• beter vindbaar via zoekmachines
• we doen een inhoudelijke facelift: we herwerken en ontstoffen een aantal basisteksten
34

website optimaliseren
concrete acties
• we verhogen het aantal regionale nieuwsjes. Daarvoor grijpen we
terug naar ‘veldnieuws’ uit kranten en nieuwsbrieven. We vragen
daarvoor ook de persberichten van de Kempense gemeenten op
• we breien een soort ‘dagboekluik’ aan de site (cfr. het dagboek in
De Bond of meer bijdetijds de gast van Lux XL) van organisatoren
vóór de eigenlijke activiteit. Over motivatie, zin, ergernissen,
piekervaringen, …
• we maken werk van de uitbouw van een stevig en aantrekkelijk
downloadluik met presentaties, brochures, logo’s, tv- en
geluidsfragmenten, persteksten in txt-versie, goodies (zoals bijv.
bureaubladen met foto’s van Bart Van der Moeren), banners voor
op andere sites, …
• we registreren maandelijks onze bezoekers en hun verkeer via
twee tellers (Google Analytics en Statcounter)
• inhoudelijk proberen we op korte termijn de nadruk te leggen op
onze projecten, onze doelstellingen, onze praktische werking
• we maken werk van de opname van een link naar onze site op
andere sites in de regio (gemeenten, verenigingen, kalenders, …)
Meetnorm: 100 items/jaar
Meetmoment: december ‘08
Meetnorm: 2 items/jaar
Meetmoment: december ‘08
Meetmoment: jaarlijks december
Meetmoment: jaarlijks december
Meetmoment: december 2007
Meetmoment: december 2008
• met de volgende, nog aan te maken site staan twee bijkomende
aanpassingen centraal: de inbedding van de interne informatie
over activiteiten en projecten (zodat alle informatie maar één
keer centraal moet ingevoerd worden) en een veelvoud aan
gebruikersrollen (zodat o.a. activiteitenaanbieders rechtstreeks hun
gegevens online kunnen aanpassen)
35

klantenrelatiebeheer
Vormingplus Kempen heeft slechts een summier adressenbestand. Daarnaast gebeurt de
administratie van projecten, activiteiten, verslagen, … momenteel in Word.
Er wordt al jaren gepraat over een degelijk administratiesysteem. Op verschillende niveaus hangt dat
nauw samen met interne en externe communicatie. We kunnen dan immers mensen aanspreken op
basis van wat we over hen weten, terwijl we anders iedereen over dezelfde kam scheren.
Activiteiten promoten
Onze eigen projecten of de activiteiten die we betoelagen spelen zich meestal af binnen een
afgelijnde regio, gemeente of buurt. De Cultuurmarkt van Ginderbuiten is een gebeuren binnen de
Molse regio, Spinnen in Laakdal draait om Laakdalse buurtbewoners, …
Voor de promotie van die activiteiten hebben we een gamma aan media.
Soms wordt de promotie voor die activiteiten door ons ontworpen, soms door de partners. Als we
er zelf voor instaan, hebben we veel greep op inhoud, stijl en opmaak. Tot nu toe hebben we weinig
zeggenschap opgeëist over de publiciteit die partners voor een project maken. Nochtans komen we in
die tijdsspanne lokaal meestal duidelijk in beeld.
Zeker voor eigen projecten die we degelijk begeleiden, moet het mogelijk zijn om in een pril stadium
met de andere partners een projectcommunicatieplan op te maken. Anders bestaat het gevaar dat we
achterna hollen, en moeten proberen te redden wat er nog te redden valt (cfr. Toegankelijke Cultuur).
We moeten dan duidelijk afspraken maken over de gehanteerde communicatiemedia, stijl, inhoud,
opmaak, … Onze knowhow moet daarbij ten volle kunnen renderen. Natuurlijk staat de eigenheid van
het project daarbij centraal: beeld, lettertype, … kan van project tot project verschillen (bvb. Afrika
Voluit, Color A’do, …). Wel moet het geheel degelijk en mooiogend zijn, en naadloos aansluiten bij
eventuele andere publicitaire ondersteuning.
36

N
we gaan op zoek naar een allesomvattend systeem voor registratie van
adressen, activiteiten en projecten
concrete acties
• onderzoek naar vereisten, noden, verwachtingen
• aanschaf systeem
Meetmoment: begin 2008
aanmaak communicatieplanning met educatieve medewerkers
concrete acties
• halfjaarlijkse opmaak van communicatieplannen voor de geplande
projecten
Meetmoment:
Meetbron:
juni 2008, jaarlijks
planning
• regelmatige bespreking van communicatieplanning bij projecten
en activiteiten op tweewekelijkse teamvergadering
Meetmoment:
Meetbron:
jaarlijks
teamverslagen
• aanmaak van een draaiboek voor mogelijke communicatie bij
projecten
Meetmoment: juni 2009
Meetbron: draaiboek
• aanmaak van downloadbaar materiaal (logo’s, printbare flyers,
affiches, ...) voor partners
Meetmoment: juni 2009
37

aanmaak flyers/folders/affiches
Met deze media kunnen we voluit de kracht van de combinatie tussen thema (van de activiteit) en
de nabijheid laten spelen. Met onze A3+-kleurenprinter kunnen we makkelijk en betaalbaar affiches
in een oplage van 30/50 exemplaren aanmaken. Het is zelfs mogelijk om enkele A1-affiches aan te
maken door die printjes naadloos aan elkaar te lijmen.
verdeling van flyer/folder/affiche
We hebben weinig zicht op de precieze verdeling van affiche en folders. Onze educatieve
medewerkers hebben vermoedelijk te weinig voeling met de lokale gewoonten, zodat we voor de
verspreiding grotendeels afhankelijk zijn van de partners.
Voor projecten met enige omvang zouden we best de Post inschakelen voor de verdeling van flyers.
Dat kan fijnmazig genoeg op gemeentelijk vlak.
afspraken over perscontacten
Dat moet een onderdeel vormen van het projectcommunicatieplan. Soms kan het handig zijn dat
we zelf onze mediamix inschakelen, of dat de partner via bevoorrechte relaties kan werken. Alleszins
moeten we erover waken dat we zelf in die persaankondiging niet ontbreken.
op de Vormingplus-site
Door de aanmaak van projectfiches in Word, ontsnappen projectactiviteiten vaak aan de aandacht om
ze op de site-kalender of in de Streekkrant-advertentie tijdig op te nemen. Als we die administratie en
het sitebeheer in één systeem kunnen integreren, kan daaraan tegemoet gekomen worden.
Op de Vormingplus-site kan zowel de praktische aankondiging van de activiteit (op de cover bij het
nieuws én op de kalenderlijst) als het achtergrondverhaal (waarom ondersteunt Vormingplus dit
project? wat stelt het inhoudelijk voor?)
een site voor een project
Voor het Color A’do-project hebben we bij de aanvang ook een aparte site aangemaakt. Voor andere
projecten valt dat ook te overwegen. Daarvoor moeten we wel criteria opstellen:
- het project moet over langere tijd lopen
- het project moet gedragen worden door een team
- de site moet een duidelijke meerwaarde kunnen betekenen voor het welslagen van het project
- het project moet regelmatig nieuwe content kunnen genereren (dat hoeft niet enkel tekst te zijn)
- dat team moet bereid zijn om op termijn de site zelf te beheren
38

39

Vormingplus bereikt beter z
het tijdschrift van meerle tot veerle
Ons halfjaarlijks tijdschrift is vooral gericht op de samenwerkers in onze regio: vrijwilligers en
professionelen die elke dag vorm proberen te geven aan de samenleving via hun groep, buurt,
vereniging, organisatie… Het wordt gedrukt op een 2.500 exemplaren waarvan er 1.100 met de post
worden bedeeld. De rest wordt met mondjesmaat lukraak verdeeld over de regio. Het telt doorsnee 24
pagina’s.
Het tijdschrift biedt bij onze thema’s een theoretische en een praktische onderbouw. Daarnaast
publiceren we er een deel van ons aanbod dat daarbij aansluit, tips, … We stellen er ook enkele
lopende projecten in voor.
Het tijdschrift biedt ten slotte ook nog een praktisch luik (kalender, wat kunnen we voor je doen?,
colofon).
Het is vrij luxueus uitgegeven, op zwaar glanzend papier. De foto’s worden op bestelling geleverd
door enkele fotografen.
+
Bij de SWOT-analyses door medewerkers, algemene vergadering en professionelen kreeg het
tijdschrift veel pluimen, zowel qua inhoud, lay-out als fotogebruik.
Er gingen vooral stemmen op om de ambities aan te scherpen: we moeten modern vormingswerk
presenteren dat onze regionale coördinatiefunctie ondersteunt, aangevuld met good practices,
interviews met sleutelfiguren, weetjes, … uit het brede regionale vormingsveld.
-
We moeten een betere structuur aanbrengen in de kalender.
Meer witruimte.
Een betere distributie.
40

ijn doelgroepen
uitgave tijdschrift: behouden en optimaliseren
concrete acties
• we behouden het inhoudelijke concept van het huidige
tijdschrift en diepen het verder uit: met kwalitatieve ‘streekeigen’
foto’s, herkenbare personen uit het werkveld, aansprekende
praktijkverhalen, degelijke journalistieke bijdragen, goed fotowerk
• we laten het tijdschrift zo milieuvriendelijk mogelijk drukken
• we maken werk van een verdelingsplan over het hele
arrondissement. We versturen het naar een uitgekiend select
aantal verdeelpunten (bibs, cultuurcentra, vergadercentra,
gemeentehuizen)
• op de website maken we overzicht van de verdeelpunten en de
aanvraagmogelijkheid om verdeelpunt te worden
• we maken het tijdschrift download- en bekijkbaar op de site
• een heikel punt is de opname van de kalender. Die is niet
synchroon met de periodiciteit, maar biedt anderzijds ook wel
een staalkaart van activiteiten. We tasten wenselijkheden en
mogelijkheden daarrond af. We gaan er daarbij van uit dat een
degelijke kalender een prima beeld kan geven van onze werking
en ons werkveld, met een goede verwijzing naar onze website
Meetmoment: december 2008
Meetmoment: december ‘08
Meetmoment: december 2008
Meetmoment: december 2008
41

powerpointvoorstelling Vormingplus
Powerpoints zijn krachtig om gebalde, duidelijke boodschappen in een aantrekkelijke vorm te
presenteren. Dat moet ook lukken over de werking van Vormingplus Kempen. De inhoud kan
eventueel aangepast worden aan het doelpubliek: voor een eerste kennismaking met mogelijke
projectpartners, met plaatselijke politici of met lokale verenigingen. We kunnen die ook op onze site
downloadbaar of raadpleegbaar maken.
voorstellingsfilmpjes
Een kort YouTube-achtig filmpje (concept: http://www.youtube.com/watch?v=-dnL00TdmLY) waarin
eenvoudig en snel wat basisbegrippen (hoe krijg je financiële steun? wat doet V+K?) uit de doeken
worden gedaan. Download- en bekijkbaar op de site, teaserclipje als kennismaking op vergaderingen.
aanmaak troevenbladen
We ontwikkelen ook best een aantal factsheets over Vormingplus: A4-tjes met korte, heldere
boodschappen over de organisatie. Bijvoorbeeld over
- wat doet Vormingplus + contact
- wil je een activiteit met ons organiseren? Afwegingen en mogelijkheden + contact
- de hoogtepunten uit ons jaarverslag (wat deden we in 2007?)
Dat materiaal is uitdeelbaar of downloadbaar op de site.
www.vormingplus.be
Via de portaalsite van alle Vormingplus-centra zijn we ook te vinden. We maken gebruik van
het aanbod om regelmatig een nieuwsitem op die portaalsite toe te voegen. In eerste instantie
propageren we echter onze eigen lokale site.
42

N
aanmaak powerpoints
concrete acties
• aanmaak basistekst voor ppt te hanteren bij netwerken met
burgemeesters uit de regio
• uitwerken van ppt
• daarvan maken we regiogericht een aparte ppt
Meetmoment: december 2007
N
aanmaak bedrijfsfilmpjes
concrete acties
• zoektocht naar audio-visuele partner (evt. bij scholen audio-visuele
vorming)
• uitwerken van inhoudelijk script per project
• zorgen voor verspreiding (evt. ook via andere (gemeentelijke) sites
uit de regio
Meetnorm: 2 per jaar
Meetmoment: vanaf december 2008
N
aanmaak kopieerbare troevenbladen
concrete acties
• idem
Meetmoment: juni 2008
vormingplus.be ook inhoudelijk invullen vanuit de Kempen
concrete acties
• we vullen regelmatig een project aan in de nieuwsrubriek van
vormingplus.be
Meetnorm:
Meetmoment:
2/jaar
december
43

e-zine
De e-zine verscheen sinds 2005 driemaandelijks. Sinds november 2006 hanteren we een maandelijkse
uitgave. Vanaf toen hanteren we ook kleine afbeeldingen bij de nieuwsjes. Door de overstap naar een
nieuwe site, stappen we ook over op een ander verzendsysteem.
Momenteel bereiken we een 700-tal abonnees. Daarnaast versturen we de e-zine ook naar het
persbestand en naar onze bestuursleden (algemene vergadering/raad van bestuur).
Inhoudelijk stellen we in de e-zine een of twee eigen projecten voor die in de daaropvolgende maand
lopen, enkele dienstverleningsactiviteiten, een korte verwijzing naar ons dienstverleningssysteem,
één nieuwsitem uit de sector (een boek dat verschijnt, een interessante site) en één nieuwsitem uit de
regio (dat te maken heeft met onze thema’s).
+
Lay-out ok. Kort op de bal. Zeer duidelijke opbouw. Doorlink naar website werkt.
-
Mensen niet overspoelen met nieuwsbrieven.
Aantal abonnees moet omhoog.
Vraag naar een opsplitsing van de e-zine naar verschillende doelgroepen.
Persbrief
Naast de maandelijkse nieuwsbrief, versturen we ook regelmatig een persbrief naar een vijftigtal
lokale perscontacten. Die persbrief is opgevat als een soort nieuwsbrief: een korte smaakmakende
tekst met de voornaamste gegevens, en een doorlink naar de site waar meer informatie te vinden is. Er
zit geen regelmaat in de verzending: als er iets te melden is, versturen we hem. Dat zorgt er ook voor
dat die persbrief maar één, hooguit twee items bevat.
44

ehoud huidige formule. We evalueren wel de frequentie
e-zine: systeem faciliëren
concrete acties
• sitebezoekers kunnen zich makkelijk op een of meer edities online
abonneren
• eenmaal geabonneerd, kunnen ze zelf het archief van oude
nieuwsbrieven bekijken
e-zine: verruiming abonneebestand
concrete acties
• consequente promotie in alle media
• actief met het hele team op zoek naar adresbestanden via
gemeenten, cultuurdiensten, verenigings- of lokale bladen,
scholen …
Moment: december ‘08
Meetnorm: aantal nieuwe
Meetmoment: december
Meetnorm: toename met 10%
Meetmoment: jaarlijks vanaf dec. ‘08
N
N
e-zine voor bestuursorganen
concrete acties
• editie voor Vormingplus-bestuursleden en medewerkers, met een
‘wie-is-wie-luik’ en bijdetijds nieuws over de vzw (bvb. beknopte
RvB-beslissingen, personeelswissels, …)
e-zine diversifiëren
concrete acties
• voor mensen uit verenigingen (eveneens met ‘wie-is-wie in de
Kempen en waarmee bezig?, lokaal verenigingsnieuws uit de site,
leuke projecten - al dan niet met ons, vrijwilligersraad, …
Meetnorm: 4 per jaar
Meetmoment: vanaf december 2008
Meetnorm: 2 per jaar
Meetmoment: vanaf december 2008
regelmatige verzending persbrief
concrete acties
• we versturen een e-zine met persnieuws
• we zetten ook kant-en-klare .txt-versies en foto’s als download op
de site. We linken vanop de nieuwsbrief daarnaar door.
Meetnorm: 6 per jaar
Meetmoment: vanaf december 2008
45

RTV
RTV bestrijkt een groot gebied. Vanuit communicatie-oogpunt is de captatie van onze activiteiten
of projecten veel waarde: het informeert niet alleen onze doelgroepen, maar bevestigt ook de
organisatie in haar Kempense aspiraties.
Voor haar dagelijks nieuws hebben we met onze doorsnee activiteiten vaak net te weinig
appelwaarde of een te klein publieksbereik om aanspraak te maken op standaard aandacht. Zelfs voor
evenementen als een studie- of een themadag is dat zo.
Toch merken we dat projecten met een originele invalshoek (bankcontact Olen) of een telegeniek
moment (gedichtendag Oud-Turnhout) het avondnieuws wel halen.
Het is dan zaak om in de persbrief subtiel allusie te maken op die mogelijkheden.
Met de komst van hun “we komen je vereniging filmen als je betaalt”-programma Jan Publiek komt
RTV op uitnodiging voor het vzw-tarief van 200 euro 2 à 3 minuten filmen. Dat item wordt op een
ietwat ongelukkig uitzenduur geprogrammeerd. Voor 15 euro kunnen we dan wel de dvd-kopie
aanschaffen. Dat clipje kunnen we op onze site hanteren.
Daarnaast kan RTV ook zorgen voor reportagewerk. Daarvoor hebben ze alle faciliteiten.
Videoclips zijn uitermate belangrijk op onze site en voor visuele ondersteuning bij
netwerkgesprekken: ze laten kijkers beleven wat we doen.
Pers van andere organisaties
In de Kempen bestaan een aantal (leden-, gemeente-)bladen. Die kunnen op termijn interessant zijn
om onze projecten met partners, maar ook om onze dienstverlening bekend te maken.
Lokale streekkranten
Voor de promotie van een aantal eigen projecten of activiteiten samen met anderen maken we soms
gebruik van betaalde advertenties in lokale streekkranten. Color A’do-activiteiten ondersteunen we
bijvoorbeeld in de Hoger-Op.
46

N
regelmatige videocaptatie projecten en activiteiten
concrete acties
• we werken regelmatig samen met RTV/Jan Publiek
• we zoeken een productiehuis dat zowel inhoudelijk als visueel
betaalbaar clipjes kan aanmaken.
Meetnorm: 4 gecapteerde
producties
Meetmoment: vanaf december 2008
N
inschakelen pers andere organisaties
concrete acties
• inventarisatie van lokale ledenbladen die qua thematiek aansluiten
bij onze thema’s
• stapsgewijs via persoonlijke contacten ledenbladen inschakelen
voor promotie projecten of dienstverlening
Meetnorm:
inventaris vanaf dec.
2008
N
inschakelen lokale streekkranten
concrete acties
• inventarisatie van lokale ledenkranten met publicatietarieven
• evt. advertentieruimte aankopen voor plaatsgebonden activiteiten
en projecten
Meetnorm:
inventaris op
dec. 2008
47

Week- en maandbladpers
Vrouwen-, mannen-, lifestyle- en hobbybladen zijn voor ons een vrijwel onontgonnen terrein. Voor
een aantal projecten mikken we daarvoor alleszins op een te klein regionaal publieksbereik. Voorlopig
weerhouden we ze niet in ons lokaal communicatieplan.
e-mail
We versturen met alle medewerkers flink wat e-mail. Die moeten we consequent leren gebruiken om
extra boodschappen mee te geven. Standaard versturen we bannerloze mails. Maar voor bepaalde
activiteiten en doelgroepen kunnen we (streekgebonden, themagebonden, …) banners aanmaken
die we onder de handtekening toevoegen en die rechtstreeks doorlinken naar onze website. Alleen
spijtig dat we het aantal doorclicks daarop niet berekenen…
voorstellingsfolder voor partners bij leerprocessen of
netwerking
Het zou handig zijn als we een folder hadden die verschillende facetten van onze werking
verstaanbaar zou toelichten.
-
Momenteel is die nog onbestaande.
populair jaarverslag
Elk jaar maken we een jaarverslag op dat bulkt van cijfers en nuttige informatie over onze projecten.
Een populaire versie daarvan zou inspirerend en motiverend kunnen werken voor professionelen of
organisatoren in het werkvel.
48

waken over profilering van Vormingplus in Vlaanderen
concrete acties
• opvolging in Vlaamse werkgroep communicatie
N
aanmaak en gebruik van mailbanners
concrete acties
• aanmaak mailbanners
• gebruik van banners in uitgaande mail die thematisch daarbij
aansluit
Meetmoment: vanaf december 2008
N
aanmaak voorstellingsfolder voor partners bij leerprocessen of
netwerking
concrete acties
• uitkristalliseren van boodschap
• ontwerp en aanmaak
Meetmoment: december 2007
Meetbron: aanwezigheid folder
N
aanmaak gepopulariseerde versie van het jaarverslag Streefmoment: voorjaar 2009
49

De bekendheid van Vormin
Onze aanwezigheid op activiteiten van anderen
die we betoelagen
Op lezingen, cursussen, activiteiten, … die we betoelagen, is er zelden iemand van onze medewerkers
aanwezig. Toch ondersteunen we deze activiteiten vaak met veel geld. En er komt ook publiek op af: in
2006 noteerden we op 120 activiteiten meer dan 4.000 bezoekers.
display
We bezitten noch de logistieke kracht, noch de financiële middelen om elke activiteit ter plekke te
ondersteunen met banners, wimpels of folderbakken.
Daarom lijkt het me nuttig om een soort tafeldisplay te ontwikkelen (voorgedrukt vouwbaar karton of
plastic display met vervangbaar A4-blad) met ‘met steun van Vormingplus Kempen’, ons logo en een
verwijzing naar de website. Die display zou op de sprekerstafel of op de onthaaltafel geplaatst en zou
evt. ook als folderbak (Van Meerle tot Veerle) gebruikt kunnen worden.
tekstje voor de aankondiger
Je weet hoe dat gaat: een spreker wordt ingeleid met daarbij een dankwoordje voor Vormingplus: het
ideale scenario. Het is misschien raadzaam dat er een standaard voorstellingstekstje wordt ontwikkeld
dat sprekers in een korte of lange versie kunnen hanteren.
aanwezigheidslijst
De aanwezigheidslijst is een bron van onschatbare data voor ons. Alleen: de lijst is zo opgesteld dat we
er tot nu toe weinig bruikbare gegevens uit halen. Dat had tot nu toe ook te maken met de structuur
van ons adressenbestand.
50

gplus is toegenomen
N
aanmaak displays
concrete acties
• prospectie mogelijkheden (materiaal, prijs, verdeling, ...)
• ontwerp en aanmaak
Meetmoment: juni 2009
N
aanmaak voorstellingstekstje
concrete acties
• aanmaak tekstje
• lay-out en verspreiding
• downloadbaar
aanmaak aanwezigheidslijst
concrete acties
• aanpassen lay-out; opname van verwijzing naar privacy-wet
• met aankruisvakje voor toelating verzending e-zine
• met onze drie thema’s als aan te vinken interessevelden
• aanpassing adressenbestand om deze gegevens op te nemen
I
Meetmoment: juni 2009
Meetmoment: juni 2008
51

evaluatieformulieren
Nu worden de evaluatieformulieren samen met een ‘betaald door bestemmeling’-enveloppe
verstuurd naar de bezoekers van een activiteit, nadat we van de organisator een aanwezigheidslijst
kregen. Het lijkt me efficiënter om evaluatielijsten en enveloppes rechtstreeks vóór de activiteit aan
de organisator te bezorgen. Dat komt goedkoper uit dan heen en weer posten, en de afwegingen zijn
dan ook nog vers.
ehbo-pakket
Als we deze informatiedragers hebben uitgewerkt, kunnen we ze mooi bundelen met een handleiding
à la Eerste Hulp bij Organiseren: waarop moeten organisatoren letten? Een soort van praktische,
beknopte gids over het organiseren van activiteiten met tips en trucs.
onderzoek naambekendheid
Conform het beleidsplan starten we in het najaar 2007 een onderzoek naar onze naambekendheid.
In 2010 komt er een vervolg op dit onderzoek om eventuele verschuivingen duidelijk te maken.
Volgens het beleidsplan zou daartegen de bekendheid van de organisatie daartegen met 15% moeten
toegenomen zijn.
Evenementen
Volgens het beleidsplan vinden er jaarlijks minstens twee activiteiten plaats die de bekendheid van de
organisatie verhogen. Daarnaast is ook de verhuis van onze organisatie nakend.
Dergelijke evenementen hebben onmiskenbaar communicatieve ondersteuning nodig. Daarvoor
bestaan momenteel nog geen communiatiedraaiboeken: die moeten voor beide nog uitgewerkt
worden.
52

aanmaak evaluatielijsten
concrete acties
• herbeoordelen nut en zin van deze lijsten
• aanpassen lay-out
• aanpassing databestand om deze gegevens op te nemen
Meetmoment: juni 2008
N
aanmaak pakket
concrete acties
• uitschrijven handleiding
• concept voor verpakking en verzending
Meetmoment: december 2009
N
evenementgebonden communicatieplannen
concrete acties
• opmaak van deze plannen
Toetsfrequentie: jaarlijks
53

te ontwikkelen media
Tot nu toe spinden we verder op al gehanteerde media. We blonken die wat op, of we maakten er een
verlengstuk aan.
Met onze regio botsen we vaak op de kunstmatigheid van ons werkterrein: er is zo goed als geen
samenhorigheidsgevoel. Aan toeristen kan je de Kempen verkopen, maar we weten dat die band
zelfs binnen de Noorder- of de Zuiderkempen zo goed als afwezig is. Wat heeft iemand van Tielen met
iemand van Meerle, of die van Meerhout met Hulshout?
Er is evenmin een medium dat zich toespitst op dat gebied: de meeste streekkranten hebben kleinere
edities, RTV breidt de regio zelfs nog uit met het arrondissement Mechelen. Op zich is dat niet erg:
het aanbod activiteiten en projecten is vooral op lokale leest geschoeid: bijv. Color A’do, Wereldmarkt,
Leren fietsen, Bankcontact Olen, …
Misschien kunnen we ook op termijn nieuwe media ontwikkelen. En waarom dan niet op regioniveau?
Hieronder twee proefballonnetjes:
een huis-aan-huisblad
Een geplooide A2 met een aantrekkelijke cover, binnenin allerlei weetjes en tips over verenigingen,
activiteiten, een doe-iets-samen-met-elkaar-wedstrijd (eigenlijk een Kom uit je Kot-boekje dus), …
met achteraan een flap strikt gemeentelijke adressen en activiteiten. Met een gratis bezoekbon?
Een huis-aan-huisblad is niet goedkoop: reken maar op een 12 eurocent per postbedeelde brievenbus.
Een eenmalige verdeling heeft relatief weinig zin: misschien valt ze even op, maar door de relatieve
onbekendheid zal het leesbereik niet zo hoog scoren.
Als we op termijn steviger samenwerken met bijv. cultuurbeleidscoördinatoren en/of medewerkers
van gemeentelijke cultuurdiensten, is het misschien niet zo onzinnig om voor onze naambekendheid
én om het lokale verenigingsleven zoiets te voorzien.
een Kempenblog
De overstap van onze site (met zijn activiteitenkalender, sociaal-cultureel nieuws, een organiseeraanbod,
…) naar een blog waarop dagelijks een verse selectie herkenbaar regionaal nieuws (geplukt
uit de kranten zoals op turnhoutblogt.be) te vinden is, genereert onmiskenbaar flink wat surfpubliek.
In Nederland experimenteren meerdere kranten met dit soort van regiosites, waarop aangemelde
bewoners naar hartenlust lokaal nieuws kunnen toevoegen. We kunnen theoretisch op termijn ook
vrijwilligers uit verenigingen toegang geven. Of zelf een cursus organiseren om blogjournalisten op te
leiden. We kunnen voor de inhoudelijke ondersteuning en voor opleiding misschien beroep doen op
een krantengroep of Indymedia…
54

onderzoek naar nieuwe communicatie-initiatieven, evt. i.s.m. andere
lokale organisaties of diensten
concrete acties
• onderzoek te plannen i.s.m. nieuwe educatieve ondersteuner
(noden, mogelijkheden, begroting, …)
Meetmoment: jaarlijks vanaf 2009
55

56
opvolging

apportering en bijsturing
Op het maandelijks coachinggesprek evalueren coördinator en communicatiemedewerker de
voortgang in het communicatieplan.
In de teamvergaderingen worden nieuwe acties van het communicatieplan aangekondigd, toegelicht
en besproken.
Tegen juni en december maakt de communicatiemedewerker een oplijsting op van de ondernomen
acties. Die lijst wordt besproken en geëvalueerd met de algemeen coördinator.
Is er op dat moment bijsturing nodig? Dan bespreken we die eerst op het team. Van daaruit worden de
bijsturingsmaatregelen voorgelegd aan de Raad van Bestuur.
De Algemene Vergadering neemt in het jaarverslag kennis van de jaarlijkse vorderingen hierrond.
57

COMMUNICATIEPLAN
www.vormingpluskempen.be
naam, logo,
huisstijl, baseline
> visuele aanwezigheid
(visuals,
T-shirts, stands...
advertentie
Streekkrant
eigen website
58
PROFESSIONELE INTERMEDIAIREN
naambekendheid en imago aanscherpen
poolshoogte houden van reilen en zeilen in het veld
staalkaart van activiteiten met nadruk op eigen thema’s
positieve attitude nastreven t.a.v. onze thema’s
linken slaan tussen professionele werkers in de regio
sensibiliseren voor mogelijke samenwerkingsverbanden
concrete ondersteuningsmaatregelen correct overbrengen
bereidheid tot partnerschap overbrengen
PLAATSELIJKE VRIJWILLIGERS IN VERENIGINGSVERBAND
naambekendheid en imago aanscherpen
staalkaart van activiteiten met nadruk op eigen thema’s
concrete ondersteuningsmaatregelen correct overbrengen
smaakmakers aanreiken voor samenwerkingsverbanden
kwaliteit verhogen van plaatselijke werking
poolshoogte houden van reilen en zeilen in het veld
linken slaan tussen vrijwilligers in de regio
KOEPELS, DIENSTEN, VORMINGSINSTELLINGEN, …
naambekendheid en imago aanscherpen
aanbod uit de sector verzamelen en hertalen
promoten van onze manier om sociaal-cultureel werk te bedrijven
positieve attitude nastreven t.a.v. onze thema’s
poolshoogte houden van reilen en zeilen in het veld
DEELNEMERS AAN LEERPROCESSEN
naambekendheid en imago aanscherpen
weten dat ze voor een actuele activiteitenkalender bij ons moeten zijn
wij zijn gesprekpartners over verenigingsleven, activiteiten, projecten
informeren over activiteiten
LOKALE BELEIDSMAKERS
naambekendheid en imago aanscherpen
positieve attitude nastreven t.a.v. onze opdracht en werksoort
notie dat we rond vier thema’s werken
samenwerkingsbereidheid voorstellen
draagvlak creëren voor mogelijke projecten en activiteiten
concrete ondersteuningsmaatregelen correct overbrengen
erkende gespreksmaker worden over scw
AANBIEDERS VAN ACTIVITEITEN
naambekendheid en imago aanscherpen
attenderen op onze site om aanbod te verspreiden
correcte info over wat we voor hen wel en niet kunnen doen
poolshoogte houden van reilen en zeilen in het veld

tijdschrift
ppt, filmpjes
troevenbladen
vormingplus.be
e-zine
persbrief
projectgebonden
communicatie
rtv/videocaptatie
e-mailbannering
ledenpers en
lokale streekkranten
voorstellingsfolder
populair jaarverslag
EHB-Organiserenpakket
59

60
Vormingplus Kempen
Otterstraat 109/4, 2300 Turnhout
T 014 41 15 65
F 014 41 05 77
info@vormingpluskempen.be
www.vormingpluskempen.be