Plan Kolos' tips

Graatakker 4, 2300 turnhout
t 014 41 15 65 | m 0486 75 76 58
www.vormingpluskempen.be
Kolos
2
1
tips en trucjes
Hoe kom je tot een optimale samenwerking
met het verenigingsleven
in jouw gemeente?
Graatakker 4 - 2300 turnhout | t 014 41 15 65 | www.vorminGpluskempen.be | info@vorminGpl

Kolos
Hoe kom je tot een
optimale samenwerking
met het
verenigingsleven
in jouw
gemeente?
www.plankolos.be
een project van Vormingplus Kempen
inhoud en opmaak: © 2013 Vormingplus Kempen vzw
2

Tips en trucjes
In deze brochure vind je naast vele voorbeelden
ook tientallen tips om in je gemeente tot een optimale
samenwerking te komen tussen verenigingen
en overheid.
Ze staan gegroepeerd onder de 5 basispijlers die
volgens ons noodzakelijk zijn om tot een goede
samenwerking te komen. Meer informatie over
deze pijlers vind je in onze Kolosbrochure 1 (‘Achtergrond’).
Je zal al snel merken dat je geen hogere studies
gevolgd moet hebben om aan de slag te gaan. Onze
tips komen recht uit de dagelijkse praktijk. Ze zijn
zelden spectaculair of heel ingewikkeld. Maar ze
werken wel.
Met kleine, haast onopvallende initiatieven kan
ook jij tot geweldige resultaten komen.
clip
Veel inspiratie gewenst!
3
Achtergrond
Bij dit digitale deel 2 hoort een
papieren deel 1. Dat kan je ook
online lezen.
We haalden onze mosterd voor deze brochure
voornamelijk bij acht gemeenten waar samenwerking
geen loos woord is: Genk, Hasselt, Ingelmunster,
Kortenaken, Kortenberg, Peer, Roeselare en
Wevelgem. Wil je meer weten over hun werking en
projecten? Op hun websites staat vaak meer uitleg
dan we in de brochure konden opnemen. Daar vind
je ook hun contactgegevens.
én clips
Klik op de afbeeldingen waar het clipsymbooltje
in de rand staat, en je krijgt enkele tellen later een
filmpje te zien ... maar daarvoor heb je wel Acrobat
Reader nodig. Download eventueel eerst de meest
recente versie van de reader.
De clipjes kan je sluiten met een klik op het kruisje
in de rechterbovenhoek van het scherm.

Inhoud
Goede verstandhouding
Bouw een regelmaat op 5
Maak je adviesraad toegankelijk 6
Laat je waardering zien 7
Wees een open huis 8
Klein is fijn 9
Technologie als hulpmiddel 10
Maak je vergadering dynamisch 11
Laat mensen goesting krijgen 12
De ambtenaar als netwerker 13
Kijk verder dan je adviesraad 14
Ervaringsdeskundige ambtenaren 15
Bouw een feestje 16
Breng gelijkgestemden samen 17
Denk aan fysiek contact 18
goede begeleiding
Trek de agogische kaart 19
Zorg voor 1 aanspreekpunt 20
Maak de gemeentelijke dienst mobiel 21
Luister en maak tijd 22
Geef je vergadering een extra dimensie 23
Denk mee 24
Stem je uren op elkaar af 25
Zet processen op 26
Geef eens een kortingsbon 27
Help starters 28
4
Begeleiden kan op verschillende manieren 29
Een nieuwsbrief kan meer dan een kalender zijn
30
Stel samen het draaiboek op 31
De ambtenaar als nieuwsbrief 32
Kleine inspanningen kunnen het
verschil maken 33
Promoot het verenigingsleven 34
goede samenwerking
tussen verenigingen
Laat je zien aan elkaar 35
Zet in op nabijheid 36
Ga voor informeel 37
Samen is gezellig 38
Geef het een vaste plaats in je achterhoofd 39
Ga voor financieel 40
De gemeente als koppelaar 41
Zet in op gemeenschappelijkheid 42
Gedeelde kost is halve kost 43
Jaarthema’s zijn hot 44
Delen is het nieuwe hebben 45
goede samenwerking
rond activiteiten
Werk rond een thema 46
Groepeer activiteiten 47
Lanceer evenementen 48
Lanceer evenementen (vervolg) 49
Gemeenschappelijkheid is een goede start 50
Gemeenschappelijkheid is een goede start
(vervolg) 51
Bouw een feestje 52
Laat ieder zijn eigen rol spelen 53
Betrek verenigingen bij
gemeentelijke activiteiten 54
Jaarthema’s zijn hot 55
Pimp een activiteit op 56
Bundel de gemeentelijke krachten 57
Betrek ‘nieuwe’ verenigingen 58
goede ondersteuning
Maak reglementen op maat 59
Een flexibele dienstverlening 60
Deel je kopiemachine 61
Maak het papierwerk slim (en beperkt) 62
Subsidieer de bouwheer 63
Werk met basisbedragen 64
Een uitleendienst op maat 65
Beheer samen infrastructuur 66
Gedeelde kost is halve kost 67
Samen is goedkoper 68
Vergaderen is een basisbehoefte 69
Delen is het nieuwe hebben 70

goede verstandhouding
clip
foto www.kortenberg.be
Bouw een regelmaat op
Overleggen is een goede start, maar regelmatig
overleggen is natuurlijk veel beter. Alleen zo bouw
je een duurzame relatie uit.
De gemeente Kortenberg kent op dit vlak een
mooie traditie. De verenigingen worden vaak in
het beleid betrokken. Eén van de initiatieven is het
verenigingscafé. Alle verenigingen komen daar
samen om met de gemeente na te denken over de
toekomst van het vrijetijdsbeleid.
Het café vindt tweejaarlijks plaats en mobiliseert
zo’n honderdtal vrijwilligers. Er wordt altijd een
methodiek voorzien, zodat het gebeuren goed
onderbouwd is en men tot een kwalitatief sterke
output kan komen. En natuurlijk zorgt het café er
tegelijk voor dat de verenigingen elkaar op een
andere manier leren kennen.
Daarnaast worden de verenigingen vier maal per
jaar samengebracht om na te denken over de cultuurwerking
in de gemeente. Ze bekijken wat de
noden en behoeften zijn en formuleren voorstellen.
Er vindt ook een uitwisseling plaats over elkaars
programma.
Het verenigingscafé is een mooi voorbeeld van hoe
je een vergadering kan dynamiseren.
andere voorbeelden:
5

goede verstandhouding
foto sgs_1019 / flickr
Maak je adviesraad toegankelijk
De adviesraad is het wettelijk verplichte orgaan
waarin de schepen, de ambtenaar en de verenigingen
elkaar kunnen ontmoeten. Deze raad heeft
een grote potentie om de basis te vormen van een
goede verstandhouding. Op voorwaarde dat je de
maatschappelijke evoluties een plaats blijft geven.
Zoals in Genk.
“We zaten met een cultuurraad die bestond uit het
klassieke middenveld en die eigenlijk geen oog had
(of kon hebben) voor nieuwe ontwikkelingen en
nieuwe verenigingen. Die cultuurraad had – zoals
je vaak ziet bij adviesraden – een aantal systemen
ingebouwd waardoor ze eigenlijk zichzelf in stand
hielden.
Met een boutade zou je kunnen zeggen dat we dat
afgeschaft hebben. Zo zijn er momenteel geen aansluitingsvoorwaarden
meer voor de cultuurraad.
We hebben nu een groot socio-cultureel forum
waarbij elke groep die zich ziet als een socio-culturele
actor mag aansluiten. Er is een veel breder veld
ontstaan, een vijver als het ware met socio-culturele
vissen. In die vijver kunnen we samenwerkingen
stimuleren en we kunnen beter maatwerk leveren
qua ondersteuning voor alle vissen.”
Gert Philippeth - Dienst Cultuur Genk
Over de mogelijke rol van ‘nieuwe’ verenigingen:
6

goede verstandhouding
foto www.kortenberg.be
Laat je waardering zien
Waardering is een belangrijke vorm van respect.
Door je vrijwilligers in de bloemetjes te zetten, laat
je als gemeente zien dat je hun engagement niet
vanzelfsprekend vindt, maar echt op prijs stelt.
Er zijn talloze manieren om vrijwilligers te bedanken:
feestjes, recepties, vrijwilligersdagen, uitstappen,
een ontbijt of brunch, …
Daarnaast kan je ook structureel hun belang onderstrepen
door een schepen voor Vrijwilligerswerk te
benoemen.
Vaak zijn het kleine gebaren die aan de vrijwilligers
laten zien dat je hen apprecieert. Zo dienen in
Wevelgem de schepenen en gemeenteraadsleden
op tijdens het ontbijt dat voor de vrijwilligers georganiseerd
wordt. In Peer komt het gemeentelijk
personeel gratis werken op het jaarlijks vrijwilligersfeest.
Zo creëert men een positieve sfeer tegenover
de gemeente.
clip
7
clip

goede verstandhouding
Wees een open huis
Open deuren en lage drempels bevorderen het
contact.
Voor een gemeentelijke dienst is het belangrijk om
zoveel mogelijk bereikbaar te zijn voor de mensen.
We praten dan niet alleen over openingsuren: ook
de locatie van je dienst speelt een rol.
In Ingelmunster zit de dienst Jeugd en Cultuur
naast het ontmoetingscentrum. Iedereen kan er
zomaar binnen vallen, wat dan ook geregeld gebeurt.
De bewoners zien het gebouw niet zozeer als
een gemeentelijke dienst, maar meer als een plaats
waar je goedendag kan zeggen en een praatje
maken.
Andere voorbeelden van lage drempels? Kijk op
8

goede verstandhouding
Klein is fijn
De cultuurraad telt vaak tientallen organisaties,
wat het niet eenvoudig maakt om elkaar goed te
leren kennen. Waarom niet inzetten op samenkomsten
waar minder mensen aan tafel zitten en waar
er meer ruimte is voor persoonlijk contact?
In Kasterlee nodigt het dagelijks bestuur van de
cultuurraad tijdens haar vergaderingen telkens
drie verenigingen uit om van gedachten te wisselen.
Ze brengen verenigingen uit de drie kerkdorpen
samen en mixen tussen socio-culturele verenigingen
en organisaties die met amateurkunsten
bezig zijn zodat je een diverse groep krijgt.
De leidraad bij het gesprek is een vaste vragenlijst
die onder andere polst naar succeservaringen en
hun verwachtingen.
Alle deelnemers ervaren deze kennismaking en
informatie-uitwisseling als erg interessant. De gelegde
contacten maken het achteraf ook veel makkelijker
om naar elkaar toe te stappen.
foto fnv bondgenoten / flickr
9

goede verstandhouding
Technologie als hulpmiddel
10
Internet, elektronische nieuwsbrieven, facebook, …
veel mensen zijn nog niet vertrouwd met de nieuwe
media. Maar de hedendaagse technologie maakt
zaken mogelijk die voordien onbetaalbaar, onhaalbaar
en ondenkbaar waren. Nooit waren er zoveel
mogelijkheden om elkaars werking te leren kennen.
Laat deze trein dus niet aan je voorbij gaan.
In Roeselare zet de gemeente volop in op nieuwe
sociale media. Ze hebben een e-zine dat naar zo’n
900 adressen gaat, ze maken gebruik van
Facebook, … Hoe bereik je anders alle verenigingen?
In Wevelgem sloeg men twee vliegen in één elektronische
klap. Ze lanceerden het O-formulier, één
digitaal evenementenformulier waarop je als organisator
alle dingen kan aanvragen die je nodig hebt
voor je activiteit (dranghekken, subsidie, …).
Zeer handig voor de verenigingen dus, maar tegelijk
zeer nuttig voor de gemeente. Want nu dit
formulier in gebruik is, hebben ze altijd een perfect
zicht op wat er allemaal in de gemeente georganiseerd
wordt.
Meer info over het O-formulier

goede verstandhouding
Maak je vergadering dynamisch
Niets werkt zo verbindend als interessante, leuke
samenkomsten. Probeer saaie vergaderingen te
vermijden en ga samen op zoek naar zaken die leven
in de brouwerij brengen.
In Ingelmunster verlicht men de agenda van de cultuurraad
door aan elke vergadering iets extra’s te
koppelen. Zo krijgen verenigingen de kans om zich
aan elkaar voor te stellen, liefst op een concrete,
praktische manier. De plaatselijke biervereniging
zorgde bijvoorbeeld voor een degustatiemoment.
Dit soort van initiatieven versterkt de ontmoetingsfunctie
enorm.
foto yannig van de wouwer / flickr
Zelfs een Algemene Vergadering hoeft geen synoniem
te zijn voor saaiheid. Er zijn genoeg middelen
voorhanden om tot gesprek en interactie te komen:
werk bijvoorbeeld met praattafels of gespreksgroepen.
En waarom geen vormend gedeelte inlassen
over een onderwerp dat leeft?
Durf ook buiten de traditionele lijntjes te denken.
In Kortenberg werkt men met het verenigingscafé.
Er wordt, via een goede methodiek, nagedacht over
het vrijetijdsbeleid in de gemeente, maar in een
open, losse sfeer. Dat zorgt er voor dat de aanwezige
verenigingen elkaar op een andere, speelsere
manier leren kennen.
meer over Het verenigingscafé :
11
clip

goede verstandhouding
clip
Laat mensen goesting krijgen
Voor er sprake is van een verstandhouding, moet er
contact zijn. Maar dat komt niet uit de lucht vallen,
daar dien je als gemeente in te investeren. Bijvoorbeeld
door mensen warm te maken voor zo’n contact,
hen er naar uit te laten kijken. Laat hen goesting
krijgen om met je in gesprek te gaan.
In Roeselare dook eind 2012 - net als in alle Vlaamse
gemeenten – een probleem op. Er moeten nieuwe
adviesraden samengesteld worden, maar hoe
vind je (nieuwe) kandidaten? Gelukkig weet men
in de gemeente dat je mensen eerst en vooral goesting
moet doen krijgen.
Daar kan een goede, frisse manier van promotie
voeren bij helpen. Ze ontwikkelden Wat is jouw
dada?, een campagne die mensen warm moest maken
voor de adviesraden. Met logo, website, …
“Daar is redelijk wat respons op gekomen. We hebben
ondertussen een mooie, vernieuwde cultuurraad
met heel wat nieuw volk.”
Ruben Lust - Stafmedewerker Dienst Cultuur Roeselare
andere voorbeelden van promo voeren
12

goede verstandhouding
foto pixoeuil/flickr
De ambtenaar als netwerker
Elkaar leren kennen vraagt moeite en tijd. Wie
is hiervoor beter geplaatst dan de gemeentelijke
ambtenaar? Als die tijd krijgt om contacten te leggen
met de plaatselijke verenigingen, bouwt hij een
breed netwerk uit. Via dat netwerk kan de ambtenaar
dan weer de werking en de activiteiten van
de verenigingen bekend maken en dingen in gang
zetten. Een centraal figuur levert dus een grote
meerwaarde op.
“Hier in Ingelmunster is de cultuurbeleidscoördinator
wel degelijk goed op de hoogte van wat onze
verenigingen betekenen. (…)
Hij brengt de werking van bijv. de muziekvereniging
ook over naar mensen die niet meteen met
muziek te maken hebben en zo krijg je interactie
tussen de vereniging, de cultuurraad en de bevolking.”
Patrick Borms, voorzitter harmonie Ingelmunster
13

goede verstandhouding
clip
Kijk verder dan je adviesraad
Beoog je een goede verstandhouding?
Met enkel de verplichte adviesraad te organiseren
spring je niet ver. Trek je adviesraad open zodat
niet alleen de klassieke, bekende organisaties er
deel van kunnen uitmaken. Je kan gaan voor open
bijeenkomsten waarop experten, geïnteresseerde
burgers en de zogenaamde ‘nieuwe’ verenigingen
welkom zijn.
“In Wevelgem staan we open voor nieuwe ideeën
van verenigingen. We proberen op een laagdrempelige
manier toegankelijk te zijn voor hen en we
maken tijd om met hen in dialoog te gaan. Naast
de adviesraden hebben we dan ook commissies en
participatietrajecten zodat nieuwe ideeën aan bod
kunnen komen.”
Lennert Deleu - Vrijetijdsmedewerker Wevelgem
Een mooi voorbeeld van zo’n initiatief zijn de
praatcafé’s, interactieve avonden waarop de Wevelgemnaars
mee kunnen nadenken over het toekomstige
beleid en de acties die prioriteit verdienen.
En wat zijn ‘nieuwe’ verenigingen? Wielertoeristen,
kookouders, de vrijwilligerswerking van het lokale
rusthuis … mensen die zich samen engageren kan
je beschouwen als verenigingen, al maken ze traditioneel
geen deel uit van een cultuurraad. Vandaag
de dag zie je meer en meer van deze nieuwe organisatievormen
opduiken.
Probeer ook met hen aansluiting te vinden, zoals
in Genk waar ze een project opgezet hebben met
voetbalmama’s en vrouwen die werken in een restaurant.
De voordelen? Je betrekt meer mensen, erkent hen
in wat ze doen, creëert een grotere groep en gedragenheid
en je krijgt meer mogelijkheden om uit
te wisselen, samen te werken en een dynamiek op
gang te brengen.
Een ander voorbeeld van de rol
die nieuwe verenigingen kunnen opnemen:
14

goede verstandhouding
foto chrisgoldny / flickr
clip
Ervaringsdeskundige ambtenaren
Elkaar begrijpen gaat zoveel eenvoudiger als je in elkaars schoenen hebt gestaan. Dan weet je waar de
ander het juist over heeft.
“Ik denk dat het belangrijk is, als je in de vrijetijdssector werkt, dat je zelf voldoende voeling hebt met
het verenigingsleven. Doordat je er zelf nog actief in bent of in bent geweest. Dat lijkt me essentieel. Dat
je die voeling hebt, dat je weet wat de bekommernissen en noden zijn. Maar dat je ook weet wat de uitdagingen
zijn om een groot, vernieuwend project op te zetten. En ook dat je weet hoe je de politiek ervan
overtuigt dat ze hun verenigingen ten volle moeten ondersteunen.”
Lennert Deleu - Vrijetijdsmedewerker Wevelgem
15

goede verstandhouding
Als je over een goede verstandhouding of goede
contacten praat, kan je niet voorbij aan de factor
‘plezier’. Het moet leuk zijn, mensen moeten
het plezant vinden. Feestjes zijn daarom de ideale
plaatsen om elkaar op een ongedwongen, natuurlijke
manier te leren kennen.
“De stad Peer organiseert elk jaar een vrijwilligersfeest.
Dat is voor alle vrijwilligers, zowel bestuursleden
van verenigingen als kookouders van
de jeugdbewegingen of mensen die helpen in het
rustoord. Die worden allemaal uitgenodigd. Dat
wordt zeer geapprecieerd.
Want het is een grote toeloop van mensen die jaarlijks
gebruik maken van die uitnodiging. En het is
een activiteit waar men op het einde van de avond
moet zeggen dat het is afgelopen of het zou nog
een heel tijdje langer duren. Het is ook weer een
gelegenheid om met mensen uit andere verenigingen
in contact te komen.”
Guido Meeus, voorzitter Heemkundige Kring Wijchmaal
Bouw een feestje
Het begrip ‘feestje’ kan natuurlijk ruim opgevat
worden: ook een receptie, een brunch, een uitstap
of een picknick werken prima om mensen dichter
bij elkaar te brengen.
En vergeet niet: hoe diverser je genodigden, hoe
groter de kans dat ze nieuwe mensen ontmoeten.
Daarom is het een goed idee om, zoals in Peer, alle
gemeentelijke vrijwilligers uit te nodigen. Of om,
zoals in Kortenaken, een nieuwjaarsreceptie te
organiseren voor de vrijwilligers van alle adviesraden.
Feestjes bevorderen niet alleen de onderlinge verstandhouding.
Ze zijn ook positief voor de vrijwilligers
en zijn ook uitermate geschikt om meerdere
verenigingen samen te laten werken.
foto peer.be
16

goede verstandhouding
clip
foto eduard mossinkoff / flickr
Breng gelijkgestemden samen
Hoe breng je mensen en verenigingen met elkaar in
contact?
Hou in je achterhoofd dat gemeenschappelijke
interesses verbindend werken. Zo brengt men in
Balen verenigingen samen in deelvergaderingen
rond gemeenschappelijke thema’s. Dat creëert een
directere vorm van communicatie. Een methode
die ook in Genk gebruikt wordt.
“Wat we als stad vaak doen is samenkomen met
gelijksoortige verenigingen. We organiseren aparte
bijeenkomsten met koren, theatergroepen, de be-
heerders van infrastructuur, … Belangrijk daarbij
is dat we ook breed durven kijken. Als we spreken
met koren spreken we niet alleen met de klassieke
koren, maar halen we daar ook een Turks of Italiaans
koor bij dat strijdliederen zingt. Om zo het
brede veld in the picture te brengen en elkaar ook
te leren kennen. Dat kennen is een basisvoorwaarde
om tot samenwerking over te kunnen gaan.”
Gert Philippeth - Dienst Cultuur Genk
Het samenbrengen van gelijkgestemden
heeft nog meer voordelen:
17

goede verstandhouding
Denk aan fysiek contact
In Peer kan je via de normale kanalen (telefoon en
e-mail) in contact komen met de stedelijke dienst
en ze hebben ook een heel toegankelijke website.
Daar kan je veel informatie en documenten terug
vinden. En toch was dat niet voldoende. Pas nu het
Vrijwilligersloket er is, is het plaatje compleet.
Het Vrijwilligersloket is hét aanspreekpunt voor
iedereen die met vrijwilligers werkt of wil werken.
Je kan er terecht met al je vragen over de uitleendienst,
subsidies, vorming, toegang tot de inspraakorganen,
de gratis vrijwilligersverzekering, promotionele
ondersteuning, …
“In het contact met verenigingen blijft het fysieke
aanspreekpunt heel belangrijk. Dat is zeer laagdrempelig.
Je moet een persoon voor je hebben,
iemand waar je een vertrouwensband mee kan
opbouwen.”
Vera Brebels - verantwoordelijke Vrijwilligersloket
Gemeente Peer
Meer info over het verlagen van de drempels voor
je burgers en verenigingen:
Het Vrijwilligersloket is ook een mooi voorbeeld
van hoe je verenigingen kan begeleiden
clip
18

goede begeleiding
Trek de agogische kaart
Met alleen geld en materiaal te geven, bouw je als
gemeente nog geen goede relatie op met je verenigingen.
Pas als je ook luistert en helpt, kan er iets
moois groeien. In Kortenaken noemt men dit de
agogische pijler.
“De ondersteuning van verenigingen gaat bij ons
op vier vlakken. Geen een van die vlakken heeft
de bovenhand boven de ander. We doen, net zoals
vele andere gemeenten, op financieel vlak inspanningen,
op vlak van infrastructuur en op vlak van
logistiek.
Maar we vinden ook de vierde pijler net zo belangrijk:
namelijk op agogische vlak. Dat wil zeggen dat
we er als ambtenaar en schepen willen zijn voor
onze verenigingen. Zowel in raad – door in te gaan
op hun vragen – als in daad – door hen effectief op
weg te helpen.”
Wendy Creten - Cultuurbeleidscoördinator Kortenaken
clip
19

goede begeleiding
Zorg voor 1 aanspreekpunt
In veel gemeenten worden serieuze inspanningen
gedaan om verenigingen te ondersteunen.
Maar vaak is die steun verspreid over verschillende
diensten, waardoor de mensen niet meer weten
waar ze overal terecht kunnen.
De gemeente Peer werkt met een uniek concept:
er is één centraal aanspreekpunt voor alle vrijwilligers
en verenigingen, namelijk het Vrijwilligersloket.
Organiseer je een activiteit? Dan moet je niet langer
naar de Technische Dienst om naderhekken te
reserveren, naar de cultuurdienst om je subsidieformulier
af te geven en naar de Dienst Communicatie
om het in de stadskrant te krijgen. Je stapt
gewoon binnen op het vrijwilligersloket, waar je
altijd bij dezelfde personen terecht kan. Zij beantwoorden
al je vragen en zorgen dat alles geregeld
wordt.
“Het verenigingenloket is voor de verenigingen
zeer nuttig. We kunnen er met alle mogelijke vragen
terecht. Vragen over de vzw-wetgeving, informatie
over andere verenigingen … men kent praktisch
alle 200 verenigingen van de SCAP,
de cultuurraad is dat, dus we kunnen ervaringen
uitwisselen met andere verenigingen.”
Guido Meeus, voorzitter
Heemkundige Kring Wijchmaal
Het Verenigingsloket bevordert, via het directe
contact, ook de goede verstandhouding tussen
overheid en verenigingen.
clip
20

goede begeleiding
Maak de gemeentelijke dienst mobiel
Vroeger verstuurde de communicatiedienst in
Genk jaarlijks honderden brieven met allerlei info
naar de verenigingen. Maar de vraag bleef knagen
of de mensen al deze info wel lazen en begrepen.
Nu houden ze zitdagen bij de verenigingen zelf, in
de wijken. Je kan de cultuur- of de communicatieambtenaren
dus aantreffen in de moskee of in een
Italiaans café, waar ze samen met de vrijwilligers
van de lokale verenigingen de subsidieformulieren
invullen.
Dit is meteen ook een mooi voorbeeld van drempelverlagend
werken.
clip
Andere voorbeelden van
drempelverlagend werken:
21

goede begeleiding
Luister en maak tijd
22
foto benjaminasmith / flickr
Verenigingen moeten weten dat er in de gemeente
iemand is met een luisterend oor. Iemand bij wie ze
altijd terecht kunnen. Het moet voor hen vanzelfsprekend
zijn om bij de ambtenaar te raad te gaan.
“Als ambtenaar in het vrijwilligersloket krijgen we
dikwijls vrijwilligers of verenigingen bij ons die
met een heel klein idee komen. Door samen over
dat idee te spreken, gaan heel veel mogelijkheden
voor hen open. Verenigingen weten dikwijls niet
welke ondersteuning ze op welke manier kunnen
aanwenden om van iets kleins toch iets waardevols
te maken.
Of een vrijwilliger weet dikwijls niet welke mogelijkheden
er binnen de eigen stad zijn om als vrijwilliger
aan de slag te gaan. We vinden het heel
belangrijk om hen die mogelijkheden te geven.”
Vera Brebels- Verantwoordelijke Vrijwilligersloket Peer

goede begeleiding
Geef je vergadering een extra dimensie
foto beeldzoeker.com
Dat het een goed idee is om speciale, leuke zaken
op de agenda van je vergaderingen te zetten, werd
elders in deze brochure al verteld. Dat brengt de
deelnemers immers dichter bij elkaar. Door te kiezen
voor een vormend luik, sla je twee vliegen in
één klap. Het is niet alleen groepsversterkend, de
deelnemers krijgen nuttige informatie en voelen
zich ondersteund.
Het aanbod aan mogelijke onderwerpen is uitgebreid:
hoe leden werven, hoe nieuwe media een
plaats geven in je werking, ... Kies natuurlijk voor
onderwerpen die de verenigingen nauw aan het
hart liggen.
andere tips om je vergadering dynamisch te maken
23

goede begeleiding
Denk mee
Bij het organiseren van activiteiten kunnen tientallen
vragen opborrelen. Het is leuk om in je gemeente
iemand te hebben die tijd voor je maakt en
mee zoekt naar antwoorden.
Omdat hun jaarthema de titel ‘Energiek’ had, besloot
de plaatselijke afdeling van de KVLV in Kortenaken
om een energieparcours uit te werken,
een variatie op de klassieke fit-o-meter. Ze klopten
bij hun cultuurambtenaar aan. Samen kwamen ze
op het idee om het parcours te koppelen aan een
bestaande wandeling. KVLV zorgde voor de uitwerking
en de gemeente maakte de bewegwijzering. En
vijf jaar later kan je het energieparcours nog altijd
afleggen.
24
“Als theatergezelschap denken we er soms aan om
met een professionele regisseur te werken. De stad
komt dan met namen, prijzen, zaken die haalbaar
zijn. Als het toch niet haalbaar is, wijzen ze op de
verschillende subsidiekanalen. Als we administratieve
hulp nodig hebben, komen ze met richtlijnen
of digitale mogelijkheden van wat Genk te bieden
heeft. We werken ook veel met multimediamateriaal
en ook daar worden we begeleid.
Hun ambtenaar staat ter beschikking van ons. Ze
steken daar werktijd in. Ze bellen voor ons, sturen
mails, … Dat doet deugd. Eens we op gang zijn, geven
ze aan dat we het nu zelf kunnen. Dat is positief
aan onze stedelijke diensten.”
Veli Tayfun Arslano,
voorzitter Turks Jongeren Theater Genk
clip

goede begeleiding
stem je uren op elkaar af
Het is niet zo evident dat ambtenaren en mensen
uit het verenigingsleven elkaar zien en spreken.
Ambtenaren werken doorgaans tijdens kantooruren
terwijl vrijwilligers juist actief zijn buiten die
uren. Een goede match vinden is niet vanzelfsprekend.
In Kortenberg lost men dit op door de dienstverlening
die de cultuurdienst biedt in de bibliotheek te
plaatsen. Je vindt er een Uitbalie, waar je terecht
kan met je vragen, maar ook materiaal kan afhalen,
subsidieformulieren invullen, …
Kiezen voor de bibliotheek is een goede zet: de
openingsuren ervan zijn veel beter afgestemd op
vrijwilligers dan de klassieke kantooruren.
25

goede begeleiding
Je kunt als gemeente je verenigingen niet dwingen
om zich te laten begeleiden. Je moet gevraagd
worden. Of - slimmer nog - je kan de zaken zo laten
evolueren dat het vanzelfsprekend wordt dat de gemeente
die rol opneemt. Door bijv. langer lopende
processen op te zetten, zoals in Genk.
“Wat we vaak doen is een Tafel creëren. We brengen
dan gelijksoortige verenigingen samen, verenigingen
die iets delen. Bijv. zingen, maar het maakt
eigenlijk niet uit wat. Als stad stellen we ons dan
op als procesbegeleider, niet als “de grote organisator”,
maar als een actor onder de anderen. En naarmate
er meer samenwerking en interesse groeit,
wordt onze inbreng als stad ook belangrijker en
groter.”
Gert Philippeth - Dienst Cultuur Genk
Door elkaar regelmatig te ontmoeten ontstaat er
een dynamiek. Die vraagt om een bepaalde sturing,
coördinatie en begeleiding. De gemeente is vaak
het meest aangewezen om deze rol op te nemen.
Zet processen op
clip
26
Meer tips over de voordelen van het
werken met gelijksoortige verenigingen?
foto jjjohn / flickr

goede begeleiding
Geef eens een kortingsbon
clip
foto de warande turnhout / bart van der moeren
Dat promotie voeren voor het lokale verenigingsleven
een goed idee is, kan je elders in deze brochure
lezen.
In Kortenaken gaat men nog een stap verder. Net
als in elke gemeente verandert de samenstelling
van de bevolking er jaarlijks. Mensen trekken weg,
anderen vestigen zich. Daarom organiseert men –
opnieuw niet erg ongebruikelijk – een welkomsdag
voor de nieuwe inwoners.
Maar het bijzondere aan deze dag in Kortenaken is
dat de mensen er niet alleen wegwijs worden
27
gemaakt in de gemeente zelf, maar tegelijk in contact
gebracht worden met de plaatselijke verenigingen.
Dat gebeurt door kortingsbonnen te geven
die ze kunnen inruilen bij de verenigingen. Je kan
er bijv. lidgeld mee betalen of de inkom voor een
activiteit.
De gemeente ziet verenigingen terecht als ideale
partners om mensen beter te integreren.
“We vinden dat het verenigingsleven een belangrijke
ingangspoort is om je ergens thuis te gaan
voelen. Via de kortingsbonnen wordt de drempel
om naar de verenigingen te stappen wat kleiner.”
Wendy Creten – Cultuurbeleidscoördinator Kortenaken
hoe promotie voeren voor je verenigingen:?

goede begeleiding
clip
Help starters
Een eerste contact kan bepalend zijn voor een relatie.
Dat geldt ook voor de relatie tussen overheid en
vereniging. Let daarom extra op de nieuwe organisaties
die in de gemeente ontstaan.
Buurtgroepen, wielerclubs, … mensen blijven zich
organiseren, steeds opnieuw en telkens in andere
vormen. Als gemeente kan je hen een duwtje in de
rug geven. Door hen wegwijs te maken, advies te
geven of gewoon aan te moedigen. Je deskundige,
helpende hand wordt zeer op prijs gesteld.
“Als je een vereniging wil starten, geeft de stad de
elementen aan waar je zeker rekening mee moet
houden. Ze stellen regelmatig de ambtenaar ter
beschikking om ons te begeleiden. Dan vertellen ze
wat een bestuur nodig heeft, hoe de vergadertechnieken
kunnen zijn, wat het juridische kader is, …
In het begin is het veel vallen en opstaan. Maar als
je valt, zijn ze bereid om je te helpen. De stad Genk
heeft de kennis en de ervaring om ons te helpen.”
Veli Tayfun Arslano,
voorzitter Turks Jongeren Theater Genk
foto stad turnhout
28

goede begeleiding
Begeleiden kan op verschillende manieren
In Wevelgem worden verenigingen op verschillende
manieren begeleid door de ambtenaren bij het
uitwerken van activiteiten. Het kan zijn dat vrijwilligers
de activiteiten bijna helemaal zelf trekken.
Dat is bijv. het geval bij de Open Monumentendag.
De ondersteuning van de ambtenaar is dan puur
logistiek. Hij zorgt voor de administratieve opvolging,
zoals de verzekeringen en de aanvragen.
Maar al de rest, het effectief organiseren, alles ter
plaatse zetten, de tentoonstelling opbouwen en
dergelijke zit bij de vrijwilligers zelf.
Bij andere activiteiten is de inbreng van de gemeente
dan weer groter. Dan staat de ambtenaar
samen met de vrijwilligers in voor de volledige
organisatie.
Het voorbeeld van Wevelgem is niet uniek.
De manier waarop verenigingen concreet begeleid
worden, kan sterk variëren. Anders gesteld: het
gemeentelijk engagement hoeft dus niet altijd heel
groot te zijn. Dat begeleiding per definitie tijdsintensief
is, is een vooroordeel dat dringend de
wereld uit moet.
Voor welke vorm van begeleiding je ook kiest:
vergeet geen duidelijke afspraken te maken over
wie wat precies doet, zodat er geen misverstanden
ontstaan.
kleine vormen van ondersteuning
worden ook geapprecieerd:
29

goede begeleiding
Een nieuwsbrief kan meer dan een kalender zijn
clip
Wetten of reglementen die veranderen, belangrijke
data die er aan komen, initiatieven van de
gemeente of provincie die interessant kunnen zijn,
… verenigingen moeten van alles en nog wat op de
hoogte zijn. Een moeilijke taak. Maar de gemeente
kan een helpende hand bieden.
“Een van de methodes om de verenigingen te ondersteunen
is de digitale nieuwsbrief. Maandelijks
sturen we een nieuwsbrief naar alle vrijwilligers
om hen te informeren over zaken die van belang
zijn.
Hoe ze hun subsidies moeten aanvragen, hoe ze
hun activiteiten bekend kunnen maken, welke ondersteuning
ze kunnen krijgen, …”
Freek Rombouts - Diensthoofd Vrijetijd Kortenberg
Een ander voorbeeld van
hoe ambtenaren de lokale vrijwilligers
door het (informatie)bos kunnen gidsen:
30

goede begeleiding
Stel samen het draaiboek op
Het inrichten van activiteiten brengt vaak meer
werk met zich mee dan je als organisator gedacht
had. Hoe zit het met geluidsnormen, Sabam, andere
toelatingen? Het is handig dat je hiervoor je oor te
luisteren kan leggen bij mensen die de nodige kennis
en ervaring hebben.
In Roeselare vind je die mensen op de cultuurdienst.
Als je er binnen springt, zullen ze samen met jou
de activiteit overlopen en bespreken. Ze kijken
wat haalbaar is, waar de stad kan helpen en welke
ondersteuning wenselijk is. Zo kan je komen tot
een draaiboek die de voorbereiding van je activiteit
eenvoudiger maakt. Je kan de dag zelf met een
gerust gemoed tegemoet zien.
Andere voorbeelden: van
hoe je de verenigingen kan informeren
31
clip

goede begeleiding
De ambtenaar als nieuwsbrief
foto beeldzoeker.com
Je kan niet verwachten dat een scoutsleider de laatste
wijzigingen in de vzw-wetgeving kent. Of dat
de leden van de derdewereldraad op de hoogte zijn
van de verwachte verschuivingen in de Vlaamse
regelgeving. Daar ontbreken de mogelijkheden en
de tijd voor.
Maar voor de gemeentelijke ambtenaren ligt dat
anders. Zij kunnen wel tijd krijgen om op de hoogte
te blijven. Door zich op nieuwsbrieven te abonneren,
vormingen te volgen of studiedagen bij te
wonen. Al die informatie kan bijzonder nuttig zijn
voor de verenigingen.
32
“Onze cultuurbeleidscoördinator heeft meestal een
ander zicht dan wij als vrijwilligers. Ze gaat naar
vormingscursussen en komt dan terug met ideeën
of ze geeft door welke veranderingen er beleidsmatig
doorgevoerd gaan worden. We bespreken dat
samen, trekken daar conclusies uit en maken daar
plannen rond.”
Roger Alles, bestuurslid cultuurraad
en erfgoedraad Kortenaken
Een ander voorbeeld van
hoe ambtenaren de lokale vrijwilligers
door het (informatie)bos kunnen gidsen:

goede begeleiding
Kleine inspanningen
kunnen het
verschil maken
foto www.facebook.com/kunstveredelt ingelmunster
In elke gemeente kom je kleine, waardevolle initiatieven
tegen die belangrijk zijn voor de lokale
verenigingen. Zo organiseert de harmonie in Ingelmunster
De Muziekdoos, een tweedaagse waarin
kinderen uit het tweede, derde en vierde leerjaar
spelenderwijs kennis leren maken met instrumenten
en muziek. En met de harmonie.
De Muziekdoos zou er zonder de steun van de gemeente
heel anders uit zien of misschien zelfs niet
plaats vinden.
Nochtans is die bijdrage niet spectaculair: het ter
beschikking stellen van lokalen, het geven van een
financiële bijdrage en het maken van reclame.
Maar het zijn wel zaken die voor de harmonie het
verschil maken. De steun laat zien dat de gemeente
geïnteresseerd is in wat ze doen en graag een
steentje bijdraagt, wat erg geapprecieerd wordt.
33

goede begeleiding
Promoot het
verenigingsleven
clip
foto bart van der moeren
Reclame maken voor de verenigingen is een uitstekende
vorm van ondersteuning. Er zijn immers
alleen maar winnaars in dit verhaal. De verenigingen
bereiken een ruim publiek van mogelijke deelnemers
aan hun activiteiten, de bevolking wordt
geïnformeerd over wat ze allemaal kunnen doen en
de gemeente kan laten zien dat ze bruist van het
leven.
Het gemeentelijk infoblad is dé plaats om verenigingen
in de kijker te zetten. Geef ze voldoende
ruimte om hun werking en activiteiten voor te
stellen. In Kortenberg werkt men bijv. met een UITkatern
en een UIT-kalender, zodat alle activiteiten
gegroepeerd worden.
Ook de gemeentelijke website is een prima kanaal
om reclame te maken voor je verenigingen. In Peer
vind je een digitale kalender op de site, wat als
bijkomend voordeel heeft dat verenigingen perfect
kunnen zien wie wat wanneer organiseert. Zo vermijd
je dat er activiteiten op dezelfde dag georganiseerd
worden.
Je kan verenigingen en bewoners ook rechtstreeks
met elkaar in contact brengen. Elke communicatieexpert
kan je namelijk vertellen dat persoonlijk
contact veel beter werkt dan brieven of e-mails.
In Kortenberg organiseren de cultuurraad en de
gemeente om de twee jaar een vrijetijdsbeurs.
Alle lokale verenigingen kunnen zich daar van
hun beste kant laten zien. Aan de inwoners, maar
ook aan elkaar. Dat kan nieuwe leden opleveren of
misschien zelfs nieuwe bestuursleden. Je krijgt er
natuurlijk als vereniging ook inspiratie door, want
door anderen te ontmoeten krijg je nieuwe ideeën.
Nog voorbeelden van goede promoverhalen?
34
clip

goede samenwerking tussen verenigingen
clip
Laat je zien aan elkaar
Pas als je elkaar hebt leren kennen en appreciëren,
kan er iets uit groeien. Zoals samenwerking.
De gemeente kan zo’n kennismaking een stevig
duwtje in de rug geven. In Genk doet men dat onder
andere door Aroma uit te geven.
Aroma is een tweemaandelijks tijdschrift, uitgegeven
door de cultuurdienst van Genk, dat zijn baseline
helemaal waar maakt: smaakmaker voor socioculturele
ontmoeting. Het heeft de bedoeling de
vrijwillige inzet in de gemeente aan elkaar en aan
de buitenwacht te tonen.
“Vooral om duidelijk te maken dat verenigingen,
hoe verschillend ze ook zijn, eigenlijk heel veel
problematieken of positieve dingen delen. Dat in
beeld brengen, op een heel herkenbare manier,
blijkt behoorlijk wat succes te hebben.”
Gert Philippeth - Dienst Cultuur Genk
Andere manieren om verenigingen
in de kijker te zetten:
35

goede samenwerking tussen verenigingen
foto padarijs.be
Zet in op nabijheid
De cruciale vraag bij het stimuleren van samenwerking
is: “Wat brengt mensen bij elkaar?”
Een vraag die je soms amper hoeft te stellen. Want
mensen die bijv. in dezelfde straat of wijk wonen,
staan fysiek gezien al dicht bij elkaar. Er is maar
een kleine aanleiding nodig om de handen in elkaar
te slaan.
Zo vind je in Hasselt het project ‘Warm aanbevolen’.
Dat is een feest/festival dat om de twee jaar
georganiseerd wordt in één van de Hasseltse deelgemeenten.
Veertien dagen lang bruist het er van
de activiteiten met, voor en door de bewoners en
de verenigingen. De gemeente vult het programma
aan met enkele professionele activiteiten.
Dat dit concept ook op grotere schaal kan werken,
bewijst men in Mol. Sinds 2005 wordt er jaarlijks
een gehucht aangeduid als Cultureel Ambassadeur.
Door allerlei activiteiten te organiseren proberen
de inwoners hun gehucht zo goed mogelijk te
promoten. De gemeente zorgt voor een uitgebreide
logistieke en financiële ondersteuning.
36

goede samenwerking tussen verenigingen
Ga voor informeel
In deze brochure wordt vaak een lans gebroken om
mensen regelmatig samen te brengen, niet alleen
via de klassieke adviesraad, maar ook door allerlei
overlegmomenten te creëren. Zo’n momenten
brengen verenigingen dichter bij elkaar. Hoe informeler
en leuker ze aanvoelen, hoe makkelijker
er contacten ontstaan waaruit samenwerking kan
groeien.
“We hebben allerlei overlegplatformen waar verenigingen
elkaar kunnen ontmoeten en informeel
contact leggen. Dat bevordert natuurlijk de samenwerking.”
Freek Rombouts - Diensthoofd Vrijetijd Kortenberg
foto: beeldzoeker.com
Andere voorbeelden van zo’n informele contacten:
37

goede samenwerking tussen verenigingen
Samen is gezellig
In Genk werd een oud ziekenhuis verbouwd tot een
plaats waarin op dit ogenblik 29 verenigingen hun
thuis hebben.
“Niet zomaar een thuis, maar een gemeenschappelijk
thuis. We brengen hier het idee van een
polyvalent gebruik van lokalen in praktijk. Alle
verenigingen hebben in het gebouw een kleine
ruimte die exclusief voor hen is. Ze delen alle grote,
gemeenschappelijke ruimten. Zo creëren we één
grote socio-culturele ruimte waar mensen elkaar
kunnen ontmoeten, van elkaar kunnen leren en
samen ideeën kunnen uitwerken.”
Gert Philippeth - Dienst Cultuur Genk
Een creatieve invulling van de infrastructuur kan
voor een echte meerwaarde zorgen:
38
clip

goede samenwerking tussen verenigingen
Geef het een vaste plaats in je achterhoofd
“In de gesprekken die we hebben, nemen we
samenwerking altijd mee. We gaan altijd proberen
aan te zetten tot samenwerking. Het is een principe
dat we hanteren als we verenigingen zien. Maar we
hebben niet meteen een concrete stimulans, genre
subsidies of zo. ”
Katrien Schaerlaekens - Diensthoofd Cultuur Hasselt
foto: bart van der moeren / vormingplus kempen
Het lijkt eenvoudig wat Katrien zegt. Maar het
vraagt een constante alertheid, want veel mensen,
zowel ambtenaren als mensen uit het verenigingsleven
zelf, zijn nu eenmaal gewoon om verenigingen
te zien als losse, zelfstandig werkende eenheden.
Ga op zoek naar methodes om het denken in eilandjes
achter je te laten en samenwerking continu
in de kijker te zetten zodat het, net als in Hasselt,
vanzelfsprekend wordt.
39

goede samenwerking tussen verenigingen
Ga voor financieel
“We proberen te stimuleren dat verenigingen
samenwerken. We hebben redelijk veel verenigingen
en soms merken we dat verenigingen op hun
eilandje zitten, wat niet ideaal is om publiek te
bereiken. We hebben dat zelfs voorzien in ons subsidiereglement,
dat we samenwerking financieel
belonen.”
Freek Rombouts - Diensthoofd Vrijetijd Kortenberg
Geld blijft een goede motivator, dus het bevorderen
van onderlinge samenwerking door een financiële
stimulans te geven is niet zo gek. In Kortenberg gebruikt
men het subsidiereglement hiervoor, maar
ook andere vormen – projectsubsidies bijv. – zijn
denkbaar.
In het deel Goede ondersteuning vind je meer tips
over hoe je financiën kan gebruiken om de samenwerking
met je verenigingen te bevorderen.
clip
foto: gert huygaerts / vormingplus
40

goede samenwerking tussen verenigingen
foto: leonarts.at / flickr
De gemeente als koppelaar
Iedereen weet dat de eerste stap zetten vaak het
moeilijkst is. Dat geldt ook bij samenwerkingen. Er
is wel interesse, maar men durft er niet goed aan
beginnen. Anticipeer daar als gemeente op. Sta
open voor vragen, doe suggesties, wissel informatie
uit, … Kortom, zie je dienst als een soort van relatiebureau.
“Ik vind het ook interessant om in de toekomst
meer te kunnen samenwerken met andere verenigingen
in de gemeente. Het cultuurhuis is ook zeer
toegankelijk. Je kan er binnen gaan en vragen hoe
het met andere werkingen zit.
Kunnen we daar op inspelen? Kunnen we met
andere, jonge verenigingen samen werken? Niet
alleen op sportief, maar ook cultuurvlak. Dat is heel
belangrijk.”
Francis Baert, dirigent harmonie Ingelmunster
41

goede samenwerking tussen verenigingen
Zet in op gemeenschappelijkheid
Deze tip gebruikten we ook om de verstandhouding
tussen verenigingen te stimuleren. Maar
het spreekt voor zich dat het samenbrengen van
mensen met gemeenschappelijke interesses, een
toekomstige samenwerking een serieuze duw in de
rug kan geven.
In Genk en Hasselt brengt men bijv. de zangkoren
samen zodat ze elkaars muziek kunnen zingen.
Maar ook verenigingen die op het eerste zicht ver
van elkaar staan, kunnen tot mooie samenwerkingen
komen. Zo brengt men in Genk twee groepen
samen die beiden bezig zijn met muziek: klassiek
geschoolde musici en rappers.
“Het mijnwerkerskoor ging zo bijv. in de moskee
Turkse Soefimuziek zingen. En omgekeerd: het
Turkse koor zong een klassiek mijnwerkerslied.
Dat zijn leuke voorbeelden omdat die inspelen op
de agenda van verenigingen (het gaat over zingen),
op waar mensen mee bezig zijn. Dan worden uitwisselingen
heel organisch, voor de hand liggend
eerder dan artificieel of opgelegd vanuit een stadsbestuur.
”
Gert Philippeth - Dienst Cultuur Genk
Meer tips over de voordelen van het werken
met gelijksoortige verenigingen?
42

goede samenwerking tussen verenigingen
foto: kris van exel
Gedeelde kost is halve kost
Een goede methode om verenigingen op een natuurlijke,
niet-geforceerde manier samen te laten
werken bestaat er in om zo’n samenwerking financieel
interessant te maken. Zoals elders in deze
brochure al staat, is geld nog altijd een goede motivator.
Een lezing door een bekende Vlaming? Een vorming
voor je bestuursleden? Veel interessante
activiteiten zijn niet altijd goedkoop en daarom
beginnen veel verenigingen er niet aan.
Maar het financiële plaatje wordt helemaal anders
als je met meerdere organisatoren bent.
Tel maar uit. De kosten kunnen gespreid worden,
je potentiële publiek vergroot en je inkomgeld dus
ook. Plots kan je die iets te dure spreker wél boeken.
In het deel Goede ondersteuning vind je meer tips
over hoe je financiën kan gebruiken om de samenwerking
met je verenigingen te bevorderen.
43

goede samenwerking tussen verenigingen
foto: chris Stessens
Jaarthema’s zijn hot
44
Net zoals evenementen werken jaarthema’s bijzonder
dynamiserend. Ze halen het beste in mensen
boven. Een uitgelezen moment om verenigingen
over de muurtjes van hun eigen werking te laten
kijken en toenadering te zoeken.
De gemeente Vorselaar werkt al jaren met zo’n
thema’s. Een greep uit hun grote aanbod: muziek
en kunst, landbouw en milieu, solidariteit, sport en
gezondheid, cijfers & letters, geuren en kleuren,
contrasten.
Dankzij de jaarthema’s gingen de Landelijke Gilde,
Natuurpunt en de lokale fotoclub met elkaar samen
werken. Ze stippelden een wandeling met
fotowedstrijd uit. Van de winnende foto’s werd een
verjaardagskalender gemaakt. Ook de Harmonie en
de Vorselaarse kunstkring vonden elkaar. Een optreden
van de harmonie werd vereeuwigd in schilderijen
en pentekeningen en tijdens de presentatie
van de eindresultaten zorgde de Harmonie op haar
beurt voor de muzikale omlijsting.
Andere voorbeelden van het
werken met jaarthema’s:
voor inspiratie:

goede samenwerking tussen verenigingen
Delen is het nieuwe hebben
foto: franciscusgezellen turnhout / facebook
Verenigingen dwingen om samen te werken is niet
alleen een slecht plan. Het is gedoemd te mislukken.
De zin om samen te werken moet langzaam
groeien, van onder uit. Dat betekent niet dat je als
gemeente geen invloed kan hebben op het proces!
Jij bent de tuinman die met gerichte ingrepen de
samenwerking kan stimuleren.
Een subtiele manier om verengingen met elkaar in
contact te brengen is het uitlenen van materiaal. In
Genk pakt men zo een oud probleem van de toneelverenigingen
aan. Die zijn constant op zoek naar
geschikte kostuums en rekwisieten. Daarom lenen
ze tegenwoordig materiaal aan elkaar uit tegen een
vriendenprijsje of gratis. Een regeling die de kosten
niet alleen sterk drukt, maar de verenigingen meteen
een stap dichter bij elkaar brengt.
Dit systeem kan makkelijk uitgebreid worden naar
andere verenigingen. Maak een netwerk van mensen
en organisaties die dingen en diensten uitlenen.
Dit soort van uitwisselingen sluit perfect aan
bij behoeftes van verenigingen en is een natuurlijke
stap om samenwerking te bevorderen.
45

goede samenwerking rond activiteiten
Werk rond een thema
foto Deuoxtonion vzw facebook
De fanfare, een voetbalploeg, de lokale Davidsfondsafdeling,
… kan je zo’n diverse verenigingen
samen laten werken? Natuurlijk.
Bied een paraplu aan waaronder ze allemaal een
plekje kunnen vinden. Een goed voorbeeld van zo’n
paraplu is het werken rond een thema.
In 2010 was ‘Oude volksverhalen’ het thema van
de erfgoeddag in Ingelmunster. De cultuurdienst
klopte eerst aan bij de Heemkundige Kring. Die
ging op zoek naar oude, plaatselijke legendes. De
toneelvereniging zette de teksten daarvan om naar
speelbare stukken en ook de muziekvereniging en
het zangkoor sprongen op de kar.
Het eindresultaat was een 7 kilometer lange wandeltocht
waarop de deelnemers konden proeven
van theater, muziek, zang en voordracht. Met de
lokale volksverhalen als rode draad.
Je hoeft echt niet ver te zoeken naar een thema.
Ze bieden zich vaak zo aan: de week van de smaak,
open straat dag, de week van de amateurkunsten,
dag van het kind, … En dan zijn er natuurlijk nog
historische gebeurtenissen, al dan niet lokaal, die
herdacht kunnen worden. Zoals de herdenking van
Wereldoorlog 1 in 2014.
clip
Meer inspiratie nodig?
46

goede samenwerking rond activiteiten
groepeer activiteiten
clip
Hoe vul je als klein gemeenschapscentrum een
volledig jaarprogramma in? Deze vraag klinkt veel
gemeenten bekend in de oren. Eén van de mogelijke
antwoorden: door samen te werken met de
verenigingen.
In Kortenaken is er DUIK. Dat staat voor Donderdag
Uit In Kortenaken en is een samenwerking tussen
de gemeente en de lokale verenigingen. Die worden
gevraagd hun steentje bij te dragen aan de programmatie
van het gemeenschapscentrum. Als ze
een activiteit aanbrengen, krijgen ze van de gemeente
gratis de zaal ter beschikking en kunnen ze
rekenen op logistieke ondersteuning en promotie.
Eventuele gaatjes in het jaarprogramma worden
opgevuld door de gemeente.
Hierdoor is er in Kortenaken – met zijn 8.000 inwoners
– elke tweede donderdag van de maand iets
te doen in het gemeenschapscentrum. DUIK werkt
en is geen eendagsvlinder. In 2013 vierde men het
tienjarig bestaan.
47

goede samenwerking rond activiteiten
Lanceer evenementen
Evenementen zijn zaken die opvallen, de aandacht
trekken, belangstelling oproepen. Ze zijn dus interessant
voor zowel de gemeente als verenigingen.
Door een evenement zet je jezelf op de kaart. Dat
vrijwilligers en de lokale overheid elkaar vinden
om samen evenementen op te zetten, hoeft dus
geen verbazing te wekken. Te meer daar er vele
handen nodig zijn om het werk licht te maken. Een
evenement kost energie maar levert het veelvuldige
op: het enthousiasmeert, zet een dynamiek in
gang en smeedt sterke banden.
Een van de activiteiten in het (Europees) project
Arrivee is de fietstocht Wevelgem-Roubaix. De
wielertoeristen – en zo zijn er veel in Vlaanderen –
kunnen een parcours van 60 of 100 kilometer afleggen.
De organisatie ervan is grotendeels in handen
van lokale verenigingen, de wielerclubs met name.
De gemeente vond in hen de ideale partners.
Maar ook in het culturele luik van Arrivee vinden
we samenwerkingen terug tussen de gemeente en
plaatselijke organisaties. Zowel de klassieke vrijwilligersorganisaties
als tijdelijke groepen van vrijwilligers
vinden hun gading en doen volop mee.
Arrivee Animee is de naam van het één week durende
feest waarin Wevelgemnaars uitgenodigd
worden creatief aan de slag te gaan.
Waarom niet je eigen radio maken? Kwis, concertje,
praatprogramma … alles kan. De gemeente zorgt
voor de installatie en jij vult de ether. Of stel een
filmpje samen over de koers of Roubaix. Ze worden
getoond tijdens een openluchtcinema. Of zoek je
een exotische locatie voor je activiteiten? Dan kan
je gebruik maken van het glazen huis. Een toneeltje,
huwelijksaanzoek, sportdemonstratie, goochelact
of mini-discotheek? Alles is mogelijk. Zelfs het
schepencollege heeft al een zitting in het glazen
huis gehouden.
48
clip

goede samenwerking rond activiteiten
Lanceer
evenementen
(vervolg)
In Ingelmunster bekeek men het van de zonnige
kant. Gedurende 3 weken in de zomer werd
Ingelmunster Bad georganiseerd. Men legde een
tijdelijk strand aan langs het kanaal (dat zijn 150 ste
verjaardag vierde) en organiseerde er verschillende
activiteiten. Iedereen droeg zijn steentje bij, dus
niet alleen de gemeente, maar ook een vijftiental
cultuur-, sport- en jeugdverenigingen.
Meer voorbeelden van
activiteiten die de aandacht trekken?
49
clip
clip

goede samenwerking rond activiteiten
Gemeenschappelijkheid is een goede start
Het woord ‘gemeenschappelijkheid’ duikt geregeld
op in deze brochure. Logisch, want mensen die
met dezelfde zaken bezig zijn, kun je makkelijker
verbinden met elkaar. Zelfs al zitten ze in concurrerende
verenigingen.
Zo vind je in Wevelgem een zestal toneelverenigingen.
Tussen hen heerst – zoals in zoveel gemeenten
– een gezonde concurrentie. Maar sinds een aantal
jaren werken ze ook samen aan de theaterwandeling
Theater Lokaal. Tijdens de wandeling voeren
ze elk een stukje op. Het samenwerken aan één
evenement levert ook voor hen een duidelijke
meerwaarde op, anders zou men nooit tot negen
edities gekomen zijn.
“Iedereen die met vrijwilligers en verenigingen
werkt, weet dat het nooit evident is om verenigingen
samen te laten werken. De gemeente en de
lokale adviesraad hebben een grote rol gespeeld
in het ‘kneden’ van de gezelschappen om daar aan
deel te nemen. Het is niet evident om ze te laten
samenwerken.”
Davy Callewaert - Cultuurbeleidscoördinator Wevelgem
gemeenschappelijkheid kan van alles
teweeg brengen:
50

goede samenwerking rond activiteiten
Gemeenschappelijkheid
is een goede start (vervolg)
clip
Ook in Kortenaken bracht men de plaatselijke
toneelverenigingen beter met elkaar in contact.
Act-In werd opgezet, een massaspektakel rond de
komedie ‘De Paradijsvogels’ waarin alle toneelverenigingen
mee speelden. Dat leverde niet alleen
een mooie avond op voor het publiek, maar ook
een grote meerwaarde voor iedereen die aan het
project had meegewerkt.
En wat geldt voor toneelverenigingen, geldt natuurlijk
voor alle andere soorten van organisaties.
“Play-In is een gekend concept waarbij je verschillende
fanfares samen brengt om met een onbekende
dirigent een concert voor te bereiden. Wij
hebben datzelfde concept ook toegepast op zangkoren
en toneelkringen. Zo hebben we een Sing-In
georganiseerd waarbij we al onze kerkkoren samen
hebben laten zingen met Eric en Sanne. Ze hebben
samen een kerstconcert gebracht. “
Wendy Creten – Cultuurbeleidscoördinator Kortenaken
Zoek ook naar gemeenschappelijkheid buiten de
gekende en vertrouwde lijntjes. In elke gemeente
vind je groepen van mensen die niet in een adviesraad
zitten, maar even vrolijk bezig zijn met thema’s
waar de klassieke verenigingen rond werken.
Een oudercomité, café(voetbal)ploegen, … Zo’n
groepen samenbrengen om aan een gezamenlijk
project te werken, kan een grote dynamiek op gang
brengen.
andere voorbeelden van gemeenschappelijkheid
51

goede samenwerking rond activiteiten
Bouw een feestje
clip
Een hapje, iets te drinken, gezellig wat keuvelen …
meer moet dat voor veel mensen niet zijn. Om een
feestje te organiseren is er altijd enthousiasme.
De ideale manier om verenigingen samen te laten
werken.
Elk jaar in het begin van februari vindt in Ingelmunster
het ‘Feestweekend van de Jeugd’ plaats.
De cultuur- en jeugdraad slaan dan de handen in
elkaar om hun vrijwilligers te bedanken. Het hoogtepunt
ervan is het Gala van de Gouden Hertjes,
waar in zes categorieën trofeeën uitgereikt worden:
activiteit van het jaar, pechvogel van het jaar, …
“Dit evenement versterkt de samenhang tussen de
twee sectoren, tussen de verenigingen ervan en zet
vrijwilligers in de bloemetjes. Ze ontmoeten elkaar
niet alleen op het Gala, maar leren er elkaars werking
ook echt kennen. Het is een succesformule.”
Christophe Pareit – Cultuurbeleidscoördinator
Ingelmunster
Feestjes bouwen is dus niet alleen goed om
verenigingen samen te laten werken:
52

goede samenwerking rond activiteiten
Laat ieder zijn eigen rol spelen
Elke voetbaltrainer weet het: 11 goede spelers maken
nog geen succesvolle ploeg. Als elk van hen op
de juiste positie staat en de rol heeft waar hij/zij
het sterkst in is, sta je al een stuk verder. Dat geldt
ook voor de samenwerkingen die je opzet.
“In de samenwerking met vrijwilligers ben ik een
groot voorstander van het empowerment-principe.
Iedereen is het best in wat hij of zij doet. Ieder
moet zijn eigen rol kennen en spelen.
Zo is de gemeente best de regisseur. Wij geven
centen, logistieke steun of know-how, zoals rond
subsidiemogelijkheden. Als gemeente weten we
bijv. weinig af van erfgoed. Daar zijn onze erfgoedverenigingen
veel beter in. Maar wij kennen dan
weer veel over subsidies, iets waar zij minder in
thuis zijn.
Zo’n samenwerkingen, waarin ieder zijn rol speelt,
ervaren wij als positief.”
Davy Callewaert - Cultuurbeleidscoördinator Wevelgem
Klein Tokyo is de naam van het enige rockconcert
dat Wevelgem rijk is. Het wordt georganiseerd door
een plaatselijke middenstandsvereniging. Zij trekken
het evenement, maar werken wel samen met
het cultureel centrum. Want dat heeft de kennis
om bij de programmatie te helpen en het kan financieel
bijspringen.
clip
53

goede samenwerking rond activiteiten
Betrek verenigingen
bij gemeentelijke
activiteiten
Gemeenten treden graag naar buiten met grote
publieksevenementen. De slimsten onder hen
maken van de gelegenheid gebruik om de lokale
verenigingen mee in de schijnwerpers te plaatsen.
Voor verenigingen is zo’n promotie belangrijk en
het evenement wordt er kleurrijker door waardoor
de bezoekers de grote winnaars zijn.
Zomer op Straat is een straattheaterfestival dat in
Vlaams-Brabant rondtrekt en waarbij zowel binnen-
als buitenlandse artiesten optreden.
In Kortenaken maakt men van de gelegenheid gebruik
om tijdens het festival de plaatselijke verenigingen
in de kijker te zetten. Zo kan je proeven van
mime, acrobatiek, dans en een goochelende ijscoman
en tegelijk kennis maken met de Wereldwinkel
en een twintigtal andere lokale organisaties.
54

goede samenwerking rond activiteiten
jaarthema’s zijn hot
We hebben al aangehaald dat je zeer verschillende
verenigingen toch kan laten samen werken door
gebruik te maken van een paraplu: een gezamenlijke
noemer waaronder je allerlei activiteiten kan
plaatsen.
Een noemer die de laatste jaren aan populariteit
wint, is werken met een jaarthema. Door een volledig
jaar uit te trekken, geef je verenigingen extra
ruimte om zich aan te sluiten.
In 2011 werkte Roeselare rond het jaarthema
Roeselare aan tafel. Dat zette veel meer in gang dan
oorspronkelijk gedacht. Stedelijke diensten, lokale
verenigingen, horecazaken, … iedereen sloeg de
handen in elkaar. Er groeiden meer dan 50 activiteiten
uit die eten en drinken als rode draad hadden.
“Het was ook heel belangrijk dat de mensen buiten
kwamen en kennis maakten met elkaar, via de gerechten.
Dat jaarthema had redelijk wat succes. We
zijn heel tevreden over de resultaten ervan.”
Ruben Lust - Stafmedewerker Dienst Cultuur Roeselare
Een jaar eerder was het jaarthema Roeselare op de
fiets. Ook dat resulteerde in allerlei activiteiten:
fietstochten natuurlijk, maar ook een tentoonstelling
en speciale fietsarrangementen door de dienst
Toerisme.
Heb je gebrek aan inspiratie voor je jaarthema?
In elke gemeente zijn er gelegenheden te over om
een historische gebeurtenis te herdenken of te
gebruiken als ingangspoort om mensen te mobiliseren.
Roeselare kan opnieuw als voorbeeld dienen.
Daar vierde men in 2012 dat het 150 jaar geleden
was dat de aanzet tot het graven van het Kanaal
Roeselare-Leie werd gegeven.
Dit jubileum werd aangegrepen om een themajaar
op te zetten rond het kanaal waarin een reeks van
heel uiteenlopende activiteiten en evenementen
aan bod kwamen.
Er werd samenwerking gezocht (en gevonden) met
de lokale bedrijven en de verenigingen. Men kon
voorstellen indienen en de gemeente voorzag subsidies.
Een eenvoudige formule die een groot succes
kende. Verenigingen zijn creatief genoeg om rond
eender welk thema leuke activiteiten te bedenken.
Nog meer inspiratie nodig?
clip clip
55

goede samenwerking rond activiteiten
foto: Jan Leirs / flickr
Pimp een activiteit op
clip
Inspiratie nodig om samenwerkingen op te zetten
in je gemeente? Je hoeft niet altijd ver te gaan zoeken.
Bestaande activiteiten zijn met wat creativiteit
perfect bruikbaar.
Eind januari duiken ze op in het Vlaamse landschap:
de traditionele kerstboomverbrandingen. De
gemeente Wevelgem gebruikte zo’n evenement als
basis om een heus volksfeest uit te bouwen waarin
verenigingen een prominente plaats innemen. Het
geheel werd Gullegems Ontmoetingsfeest gedoopt
en het trekt jaarlijks bijna 2.000 bezoekers.
“Het Gullegemens Ontmoetingsfeest is een voorbeeld
uit het boekje hoe een gemeente kan samenwerken
met zijn vrijwilligers. Elke vereniging krijgt
er een plaats waar ze allerlei dingen mogen verkopen.
Alle verenigingen uit Gullegem werken daar
aan mee.
De enige inbreng van de gemeente is dat wij ze
samen brengen en aan tafel zetten om af te spreken
wie wat verkoopt. We nemen dus de regisseursrol
op. “
Ambtenaar Wevelgem
Leuk om te vermelden: ook voor de opkuis heeft
men beroep gedaan op samenwerking. Een klein
deel van het budget gaat naar verenigingen uit een
andere deelgemeente. Zij komen de dag nadien het
terrein terug proper maken.
56

goede samenwerking rond activiteiten
Bundel de gemeentelijke krachten
Ook samenwerking binnen de gemeentelijke diensten
kan interessant zijn. De grenzen tussen jeugdwerk,
cultuur of sport overlappen elkaar immers
regelmatig. Waarom dan niet grensoverschrijdend
werken? In steeds meer gemeenten zie je zo de
dienst Vrije Tijd opduiken.
“De dienst Vrije Tijd is een heel belangrijke factor,
want onder die koepel werken we tal van activiteiten
uit. Onze dienst heeft maandelijks overleg.
Ook het bestuur is daar bij betrokken. Het biedt
een meerwaarde omdat het het draagvlak voor de
activiteiten heel erg vergroot. De invulling wordt
57
verzorgd door verenigingen uit zowel jeugd, cultuur
als sport. Er kan dus een grotere achterban
worden aangesproken. Interactie tussen verenigingen
wordt ook versterkt en de evenementen worden
er groter door.”
Christophe Pareit – Cultuurbeleidscoördinator
Ingelmunster
foto facebookpagina cultuurdienst ingelmunster

goede samenwerking rond activiteiten
clip
Betrek
‘nieuwe’
verenigingen
Wielertoeristen, kookouders, de vrijwilligerswerking
van het lokale rusthuis … mensen die zich
samen engageren kan je beschouwen als verenigingen,
al maken ze traditioneel geen deel uit van een
cultuurraad. Vandaag de dag zie je meer en meer
van deze nieuwe organisatievormen opduiken.
Probeer ook met hen samenwerkingen op te zetten.
In Wevelgem werkt de gemeente al een paar jaar
met veel succes samen met de ‘Paris-Roubaixvrienden’.
“De ‘Paris-Roubaix-vrienden’ zijn een van de gangmakers
van project Arrivee in onze gemeente.
In september serveert deze enthousiaste groep
vrijwilligers openluchtcinema, dorpsradio en een
alternatief animatiedorp op de jaarlijkse koopjesbraderie.
Het groepje is een hechte ‘matenbende’
die eigenlijk gewoon elk jaar samen naar de koers
in Roubaix gaat. Het zijn echte creatieve supervrijwilligers,
volgens mij. Uit liefde voor de koers en
voor onze gemeente organiseren ze nu al drie jaar
randanimatie in Wevelgem.”
Lennert Deleu – Vrijetijdsmedewerker Wevelgem
foto facebookpagina Paris-Roubaixvrienden
Meer info over Arrivee?
58

goede ondersteuning
Maak reglementen op maat
In Genk merkte de overheid dat hun subsidiereglementen
een Matteüseffect hadden: ze maakten de
rijke verenigingen rijker, de arme armer. Dat kon
niet de bedoeling zijn. Alle reglementen – 14 in
totaal – zijn dus doorgelicht op hun effectiviteit,
hun efficiëntie en hun bereik. Nu de wijzigingen
zijn doorgevoerd bereiken de subsidies 95% van de
verenigingen die in de plaatselijke adviesraad zitten,
daarvoor was dat 30%.
“De reglementeringen zijn nu aangepast. Ze zijn op
niveau, op maat van de verenigingen. Ze zijn veel
gedifferentieerder, ze houden veel meer rekening
met wat de verenigingen doen en – vooral – ze worden
veel beter gecommuniceerd.”
Gert Philippeth - Dienst Cultuur Genk
59

goede ondersteuning
Een flexibele dienstverlening
clip
Verenigingen ondersteunen door hen te adviseren
en materiaal te laten ontlenen? Een prima idee.
Maar laat je inspanningen ten volle renderen. Let
er op dat vrijwilligers en gemeentelijke diensten
volgens een ander ritme leven. De laatste groep
werkt meestal overdag, tijdens kantooruren, terwijl
de anderen juist in hun vrije tijd actief zijn.
In Kortenberg vindt men het belangrijk dat verenigingen
op flexibele momenten bij de gemeente
kunnen aankloppen, ook buiten de klassieke administratieve
uren. Daarom werd in de bibliotheek,
die ruime openingsuren heeft, een Uit-balie geïnstalleerd.
Daar kunnen verenigingen terecht met
hun vragen. Men kan er ook allerlei praktische
zaken afhandelen, zoals het ophalen van audiovisueel
materiaal of drukwerk.
“De Uit-balie werkt langs twee kanten. Voor de verenigingen
is het interessant omdat hun activiteiten
in de kijker geplaatst worden. En de inwoners kunnen
er terecht met al hun vragen over deze activiteiten.”
Lieve De Doncker, bestuurslid Femma
en secretaris cultuurraad Kortenberg
60

goede ondersteuning
Deel je kopiemachine
clip
Je hoeft niet met massa’s geld te gooien om verenigingen
te helpen. Een voor de gemeente kleine,
vaak heel praktische ondersteuning kan een wereld
van verschil maken. Zoek samen naar zaken waar
de gemeente op dat vlak een rol kan spelen. Zoals
ze in Peer gedaan hebben.
Iedere vereniging in Peer – en dat zijn er toch zo’n
400 – kan elk jaar gratis 1.500 kopieën laten maken
op de stedelijke drukkerij. Dat kan gaan van verslagen
of uitnodigingen tot het drukken van drankbonnetjes.
Verenigingen maken hier veel gebruik
van.
61

goede ondersteuning
clip
Maak het
papierwerk
slim (en beperkt)
Wil je een evenement of activiteit organiseren? Dan
moet je je vaak door een hele stapel papierwerk
worstelen. Toelating krijgen om de straat verkeersvrij
te maken, vragen of je het podium van de gemeente
kan lenen, … de lijst kan lang zijn.
Niet zo in Wevelgem. Door één vragenlijst in te vullen,
O-formulier genaamd, ben je klaar!
“Het grote voordeel is dat de vereniging zelf niet
na moet denken waar je met welke vraag moet
zijn. Via het formulier deponeer je al je vragen en
de gemeente zoekt wel uit welke diensten in actie
moeten schieten. Omgekeerd is het een groot
voordeel voor de gemeente. Wij krijgen in één keer
alle nodige informatie. Het is dus een win-win voor
zowel gemeente als verenigingen. Het laat ons toe
om goede, kwalitatieve en veilige evenementen te
hebben.”
Lennert Deleu – Vrijetijdsmedewerker Wevelgem
De cijfers bewijzen de impact: in Wevelgem worden
er jaarlijks maar liefst zo’n 600 O-formulieren
ingevuld!
62

goede ondersteuning
Subsidieer de bouwheer
Lokalen ter beschikking hebben is natuurlijk essentieel
voor het verenigingsleven. Maar zelf een
gebouw permanent huren of kopen overstijgt hun
financiële mogelijkheden meestal. Daarom schieten
de gemeentelijke overheden vaak te hulp, bijv. door
het goedkoop ter beschikking stellen van infrastructuur.
Maar er zijn ook creatievere manieren om de nood
aan lokalen aan te pakken.
Zo betaalt de stad Genk tot 95% van de kostprijs
van verbouwingen terug (met een maximum van
100.000 euro), op voorwaarde dat die infrastructuur
gebruikt wordt door meerdere verenigingen.
“In ons ondersteuningsbeleid van verenigingen
leggen we een belangrijke nadruk op infrastructuur.
We denken dat we daar als stad het verschil
kunnen maken. Enerzijds in het gratis aanbieden
van stedelijke infrastructuur, anderzijds in het ondersteunen
van particuliere aanbieders van infrastructuur.
(…) Dat is heel belangrijk omdat we zo de
eilanden, die socio-culturele gebouwen vaak zijn,
kunnen verbinden”.
Gert Philippeth - Dienst Cultuur Genk
clip
63

goede ondersteuning
Werk met basisbedragen
Veel gemeenten werken met een puntensysteem
om subsidies aan verenigingen te geven. Dat brengt
altijd heel wat papierwerk met zich mee. In Peer
kiest men voor een basissubsidie. Het principe
daarbij is dat soortgelijke verenigingen evenveel
krijgen, ongeacht het aantal activiteiten dat ze
doen of ongeacht het aantal activiteiten dat ze
inrichten.
“Zo hebben we in Peer vier Gezinsbonden. Die
krijgen dus allemaal evenveel subsidie. Dat maakt
dat een kleine vereniging dezelfde kansen krijgt
om zich te ontwikkelen als een grote, die soms door
lidgelden al extra geld heeft.”
Vera Brebels - Verantwoordelijke Vrijwilligersloket Peer
foto Images of Money
64

goede ondersteuning
foto: indymedia.be
Een uitleendienst op maat
De gemeente Kortenaken heeft – zoals vele kleine
gemeenten – geen grote budgetten om aan cultuur
te besteden. Daarom hebben ze gekozen om te
investeren in gebruiksvriendelijke infrastructuur
en in de uitbouw van een uitleendienst. Daar zitten
materialen in die de verenigingen effectief vragen.
“Dat zijn vaak geen hightech-dingen, maar bijv.
kookplaten. We luisteren naar waar ze op zoek zijn
en kopen dat aan, als de investering haalbaar is. We
merken toch dat de verenigingen dat gebruiken.”
Wendy Creten –
Cultuurbeleidscoördinator Kortenaken
Direct bruikbaar, praktisch materiaal dus. Zaken
die je als organisator bijna altijd nodig hebt, zoals
geldkoffertjes, sandwichborden, een perculator,
EHBO-rugzakken of een mobiele toog.
65

goede ondersteuning
clip
Beheer samen infrastructuur
In Kortenberg worden de vier lokale ontmoetingscentra
op een bijzondere manier beheerd, namelijk
door vrijwilligers.
“Dat maakt het boeiend, dat de vrijwilligers zelf
hun infrastructuur in handen nemen. Het is ook
niet altijd makkelijk, want wij als gemeente hebben
ook een rol te spelen. We moeten af en toe zoeken
naar evenwichten en goede verstandhouding. Maar
op zich is er niets beters dan verenigingen die hun
eigen infrastructuur beheren.”
Freek Rombouts - Diensthoofd Vrijetijd Kortenberg
Samen infrastructuur beheren zorgt voor een gedeelde
verantwoordelijkheid. Mensen voelen zich
nauwer betrokken bij het gemeentelijk beleid en
de werking van de andere verenigingen. Het stimuleert
natuurlijk ook het contact en effent zo de weg
naar een goede samenwerking.
66

goede ondersteuning
Gedeelde kost is halve kost
Een cultureel centrum of ontmoetingscentrum is
erg handig voor verenigingen om hun activiteiten
in te organiseren. Maar wat als er in je gemeente
zo’n centrum niet is?
In Ingelmunster zet men daarom in op andere
vormen van ondersteuning. De gemeente stelt bijv.
materiaal en personeel ter beschikking. Je kan bovendien
een deel van de gemaakte kosten, met een
maximum van 1.000 euro, terugbetaald krijgen.
67

goede ondersteuning
Samen is goedkoper
De nood aan (geschikte) lokalen voor verenigingen
is een oud zeer in vele gemeenten. En de oplossingen
– huren, kopen, bouwen – zijn altijd prijzig. Besluit
je toch te investeren? Waarom dan niet gaan
voor een heus ‘verenigingsgebouw’ zoals in Genk?
Daar werd een oud ziekenhuis verbouwd tot een
plaats waarin op dit ogenblik 29 verenigingen hun
thuis hebben.
“Niet zomaar een thuis, maar een gemeenschappelijk
thuis. We brengen hier het idee van een polyvalent
gebruik van lokalen in praktijk. Alle verenigingen
hebben in het gebouw een kleine ruimte
die exclusief voor hen is. Ze delen alle grote, gemeenschappelijk
ruimten. Zo creëren we één grote
socio-culturele ruimte waar mensen elkaar kunnen
ontmoeten, van elkaar kunnen leren en samen
ideeën kunnen uitwerken.”
Gert Philippeth - Dienst Cultuur Genk
Samen wonen is dus niet alleen financieel aantrekkelijk!
clip
68

goede ondersteuning
Vergaderen is een basisbehoefte
clip clip
Elke vereniging heeft behoefte aan vergaderruimte.
En samenkomen in café’s is niet altijd ideaal. Je ziet
daarom op veel plaatsen dat de gemeente lokalen
ter beschikking stelt. In Peer doet men dat gratis.
Maar ze gaan nog een stapje verder.
“We merken dat het heel belangrijk is dat de verenigingen
in ieder kerkdorp hun eigen ding kunnen
doen. We hebben daarom in elk kerkdorp – en
zo zijn er zeven in Peer - een plaatselijk ontmoetingscentrum
waar verenigingen gratis vergaderlokalen
ter beschikking krijgen. Zo blijft de werking
binnen hun kerkdorp.”
Vera Brebels, verantwoordelijke Vrijwilligersloket Peer
69

goede ondersteuning
Delen is
het nieuwe hebben
foto: len radin
Toneelverenigingen worden er vaak mee geconfronteerd:
de zoektocht naar geschikte decorstukken
of andere rekwisieten. Een zoektocht die veel
tijd in beslag kan nemen en duur kan eindigen.
Waarom niet aankloppen bij collega’s? In Genk lenen
de theatergezelschappen materiaal aan elkaar
uit tegen een vriendenprijsje of gratis. Een systeem
dat makkelijk uitgebreid kan worden naar alle
soorten verenigingen. Maak een netwerk van mensen
en organisaties die dingen en diensten uitlenen.
Dit soort van uitwisselingen sluit perfect aan
bij behoeftes van verenigingen en is een natuurlijke
stap om samenwerking te bevorderen.
70

Dank aan de geïnterviewden
Anniek Nagels, Christophe Pareit, Davy Callewaert, Dony Vanthienen, Francis Baert, Freek Rombouts,
Gert Philippeth, Guido Meeus, Jean-Pierre Swerts, Jeannine Theunis, Karolien Mondelaers, Katrien
Schaerlaekens, Lennert Deleu, Lieve De Doncker, Lutgarde Ceyssens, Michel Cappan, Patrick Borms, Roger
Alles, Rosette Buttiens, Ruben Lust, Stijn De Zaeytijd, Veli Tayfun Arslano, Vera Brebels, Vicky Benats,
Wendy Creten.
www.plankolos.be
71