1595310 Vrijwilligersgids A5 2020_HR

Vrijwilligersgids
Samen werken
betekent veel

In ons ziekenhuis werken ruim
200 vrijwilligers. Voor onze patiënten is
de hulp van deze vrijwilligers van grote
betekenis. Onze vrijwilligers bieden
opvang, begeleiding en extra service aan
patiënten en hun familie. Daarmee
helpen zij het verblijf in het ziekenhuis
aangenamer te maken.
U gaat binnenkort aan het werk als
vrijwilliger in het UMC Utrecht. Daarom
ontvangt u deze vrijwilligersgids. In de
gids leggen wij de spelregels van het
vrijwilligerswerk aan u uit. Bij de
vrijwilligersactiviteit die u straks gaat
doen, ontvangt u ook een serviceplan.
In dit serviceplan staan de afspraken en
regels voor de activiteit, die u gaat doen.
De vrijwilligersgids en het serviceplan
vormen samen de basis van ons
vrijwilligersbeleid in het UMC Utrecht.

Inhoud
Inleiding 3
Over het werk 4
Uitgangspunten4
Serviceplan5
Vrijwilligersgroepen5
Contactpersoon6
Werkoverleg 6
Scholing en ontwikkeling 7
Financiën7
Werving en selectie 8
Functie-eisen8
Uitzonderingen9
Mondelinge overeenkomst 9
Introductie en evaluatie 10
Inwerken10
Proeftijd10
Evaluatie10
Vervolggesprek10
Rechten en plichten 12
Uitvoeringsregelingen15
Privacy15
Schademelding 16
Alarmnummer 16
Diefstal 16
Gevonden en verloren voorwerpen 16
Onkostenvergoeding 17
Lidmaatschap van de Personeelsvereniging UMC Utrecht 18
Parkeren 18
Toegang tot Connect en Internet 19
Vrijwilligersgids UMC Utrecht 1

Centraal Introductie Programma nieuwe medewerkers 19
Introductieochtend voor nieuwe FB medewerkers 20
Checklist inwerken 20
Integrale veiligheidsmodule 20
Kleding 20
Afmelding 21
Wijziging persoonsgegevens 21
UMC-pas 21
Medisch Onderzoek 21
Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) 22
Problemen op de werkvloer 22
Beleid tegen ongewenst gedrag 23
Beëindiging van het vrijwilligerswerk 23
Contact24
Bureau Vrijwilligerszaken 24
Contact en vragen 24
2 UMC Utrecht Vrijwilligersgids

Inleiding
In ons ziekenhuis werken ruim 200 vrijwilligers. Voor onze patiënten is de
hulp van deze vrijwilligers van grote betekenis. Onze vrijwilligers bieden
opvang, begeleiding en extra service aan patiënten en hun familie.
Daarmee helpen zij het verblijf in het ziekenhuis aangenamer te maken.
Je gaat binnenkort aan het werk als vrijwilliger in het UMC Utrecht.
Daarom ontvang je deze vrijwilligersgids. In de gids leggen wij de
spelregels van het vrijwilligerswerk aan je uit. Bij de vrijwilligersactiviteit
die je straks gaat doen, ontvang je ook een serviceplan. In dit serviceplan
staan de afspraken en regels voor de activiteit die je gaat doen. De
vrijwilligersgids en het serviceplan vormen samen de basis van ons
vrijwilligersbeleid in het UMC Utrecht.
Vrijwilligersgids UMC Utrecht 3

Over het werk
Vanuit Bureau Vrijwilligerszaken organiseren en coördineren wij het
vrijwilligerswerk in het UMC Utrecht. Zo hebben wij een aantal uitgangspunten
geformuleerd waar het vrijwilligerswerk aan moet voldoen. Voor
jou een handige leidraad. Lees hieronder alles wat je nodig hebt tijdens je
werk, zoals het serviceplan, je contactpersoon, scholingsmogelijkheden
en werkoverleg.
Uitgangspunten
Voor het vrijwilligerswerk in ons ziekenhuis gelden de volgende
uitgangspunten:
• Vrijwilligerswerk is werk dat in enig georganiseerd verband onverplicht
en onbetaald wordt verricht voor anderen of de samenleving.
• Het vrijwilligerswerk in het UMC Utrecht wordt georganiseerd en
gecoördineerd vanuit Bureau Vrijwilligerszaken en is decentraal georganiseerd.
Vrijwilligers worden ingezet op verzoek en met instemming van
beroepskrachten. Een afdeling, divisie of directie bepaalt of er met
vrijwilligers wordt gewerkt en welke taken vrijwilligers gaan uitvoeren.
Dit gebeurt binnen de voorwaarden en uitgangspunten die hiervoor in
het UMC Utrecht zijn gesteld. Organisatie en coördinatie vinden plaats
in nauwe samenwerking met de leiding van de betreffende afdeling.
Bureau Vrijwilligerszaken is verantwoordelijk voor de uitvoering van de
vrijwilligersactiviteit in zijn geheel, terwijl de operationele aansturing
van de vrijwilligers de verantwoordelijkheid is van een leidinggevende
van de betrokken divisie, dienst of directie.
• Vrijwilligerswerk is een aanvulling op wat beroepskrachten doen.
Vrijwilligers verrichten geen taken waarvoor normaal gesproken
betaalde krachten worden aangesteld.
• Vrijwilligers in het UMC Utrecht vormen een aparte discipline met eigen
taken en verantwoordelijkheden. In de serviceplannen zijn de specifieke
taken en verantwoordelijkheden per activiteit vastgelegd. De
serviceplannen worden regelmatig bijgesteld.
• Vrijwilligers hebben hart voor de zaak, een servicegerichte instelling,
een welgemeende belangstelling voor mensen en zijn betrouwbaar,
discreet en oprecht in hun benadering.
4 UMC Utrecht Vrijwilligersgids

• Een vrijwilligersactiviteit moet voldoen aan bepaalde voorwaarden. Zo
moet er sprake zijn van een goede begeleiding op de werkvloer en
goede mogelijkheden voor samenwerking tussen beroepskrachten en
vrijwilligers. Diensten van vrijwilligers moeten direct ten goede komen
aan de patiënt of zijn naasten.
• Vrijwilligerswerk is onverplicht. De vrijwilliger kiest in vrijheid voor het
verrichten van vrijwilligerswerk binnen een bepaalde activiteit in het
UMC Utrecht. Deze vrije keus brengt wel verplichtingen met zich mee.
Er is daarbij geen sprake van een arbeidsovereenkomst bij het UMC
Utrecht in de zin van de CAO Universitair Medische Centra. Wel zijn
bepaalde UMC-regelingen voor betaalde medewerkers ook van
toepassing voor vrijwilligers en worden er met vrijwilligers aparte
afspraken gemaakt waaraan zij zich moeten houden.
• Het vrijwilligerswerk wordt niet betaald. Vrijwilligers ontvangen geen
tegenprestatie in de vorm van materiële beloning of betaling van de
werkzaamheden. Vrijwilligers krijgen wel een reiskostenvergoeding en
kunnen gebruik maken van een aantal voorzieningen in het UMC
Utrecht.
Serviceplan
Voordat een vrijwilligersactiviteit start, maakt Bureau Vrijwilligerszaken
eerst een serviceplan. Dit gebeurt in overleg met de leidinggevende van
de afdeling. In dit serviceplan leggen we afspraken vast over verantwoordelijkheden
en taken op die bepaalde werkplek. Een serviceplan is
gebaseerd op het UMC-beleid voor vrijwilligerswerk, zoals vastgesteld
in deze vrijwilligersgids. Het is een overeenkomst tussen Bureau
Vrijwilligerszaken en de betrokken divisie, dienst of directie.
Vrijwilligersgroepen
In het UMC Utrecht is het vrijwilligerswerk georganiseerd in diverse
vrijwilligersactiviteiten. Als vrijwilliger werk je in een vrijwilligersgroep
met een vaste samenstelling. Je werkt in teamverband en voert je taak
zelfstandig uit, aan de hand van de serviceplannen. Sommige groepen
werken voor één afdeling, andere groepen werken onder leiding van een
afdeling of dienst voor meerdere afdelingen.
Vrijwilligersgids UMC Utrecht 5

Contactpersoon
De meeste vrijwilligersgroepen hebben een contactpersoon. Deze
vrijwilliger is het eerste aanspreekpunt voor de andere vrijwilligers, de
leidinggevende en de manager of operationeel coördinator vrijwilligerszaken.
De contactpersoon zorgt voor continuïteit in de groep en coördineert
bij vervangingsproblemen. Ook zorgt hij/zij voor het inwerken van
nieuwe vrijwilligers en voor de algemene ondersteuning van de activiteit.
Aan een contactpersoon stellen wij aanvullende eisen.
Een contactpersoon moet:
• in staat zijn tot overzicht van het totaal;
• affiniteit hebben met de taken van contactpersoon en betrokken zijn bij
de activiteit als geheel;
• over coördinerende vaardigheden beschikken;
• ervaring hebben in het uitvoerend werk.
Werkoverleg
Minimaal twee keer per jaar is er een vergadering met elke vrijwilligersgroep.
(Het dierenproject en de tijdschiftenservice vormen hierop een
uitzondering). Bureau Vrijwilligerszaken organiseert deze vergadering en
verzorgt het voorzitterschap en de notulering.
Bij de vergadering zijn aanwezig: de vrijwilligers van de betreffende
groep, de leidinggevende en eventueel andere betrokkenen, de manager
vrijwilligerszaken en de operationeel coördinator van Bureau Vrijwilligerszaken.
De vergadering heeft de functie van werkoverleg. Er is ruimte voor
informatie-uitwisseling en om onderling contact en betrokkenheid te
vergroten.
Tijdens de vergadering komen regelmatig thema’s aan bod die relevant
zijn voor vrijwilligers van die specifieke activiteit. Met deze thema’s kun je
als vrijwilliger je deskundigheid vergroten. Dit helpt om je betrokkenheid
en invoelingsvermogen naar de doelgroepen van een afdeling verder te
vergroten. Het gaat bij deze thema’s niet om het verstrekken van medische
of verpleegkundige informatie. Dit blijft voorbehouden aan de
zorgverleners.
6 UMC Utrecht Vrijwilligersgids

Scholing en ontwikkeling
Aan vrijwilligers worden bij werving en selectie geen opleidingseisen
gesteld. Wel worden er door Bureau Vrijwilligerszaken regelmatig scholingsbijeenkomsten
en workshops georganiseerd over uiteenlopende
onderwerpen, waarvoor vrijwilligers zich kunnen opgeven.
Financiën
Bureau Vrijwilligerszaken zorgt voor alle faciliteiten die te maken hebben
met het vrijwilligerswerk in het algemeen, zoals administratiekosten,
vergaderaccommodatie, bedrijfskleding, scholing en reiskosten van
vrijwilligers. Het bureau heeft hiervoor een eigen budget.
De betreffende divisie of dienst betaalt de kosten van faciliteiten die
nodig zijn voor een adequate vervulling van de vrijwilligerstaken op de
afdeling, zoals een garderoberuimte, een werkruimte of een balie,
telefoon etc.
Vrijwilligersgids UMC Utrecht 7

Werving en selectie
Vrijwilligerswerk bij het UMC Utrecht is belangrijk werk. Als vrijwilliger
kun je echt iets doen voor patiënten en hun naasten. Daarom is onze
aanpak professioneel. Wij zien vrijwilligerswerk als een baan. Een baan
waar je niet voor betaald wordt, maar wel veel voor terug krijgt. Je kunt je
belangstelling aangeven voor één of meerdere afdelingen. Als daar
vacatures zijn, benaderen wij je persoonlijk. We werven en selecteren
geschikte kandidaten. Zo weet je zeker dat je straks de juiste persoon
bent op de juiste plek.
Functie-eisen
Vanuit Bureau Vrijwilligerszaken werven en selecteren wij nieuwe
vrijwilligers. Onze manager vrijwilligerszaken voert een eerste gesprek
met jou als kandidaat om je geschiktheid te beoordelen. In een tweede
gesprek bepaalt de leidinggevende van de afdeling of hij/zij zich in jou
als voorgedragen kandidaat kan vinden.
Als vrijwilliger moet je voldoen aan de volgende criteria:
• Betrouwbaar en discreet zijn en over een positieve en servicegerichte
instelling beschikken;
• Mentaal en fysiek fit zijn;
• Zelfstandig kunnen werken én kunnen samenwerken met collegavrijwilligers
en beroepskrachten;
• Betrokkenheid bij de patiënten kunnen combineren met het vermogen
tot afstand nemen;
• Levenservaring hebben, met mensen kunnen omgaan en gemakkelijk
contact leggen;
• Gangbare omgangsvormen in acht nemen;
• Over voldoende tijd beschikken;
• Telefonisch en per mail bereikbaar zijn.
Naast bovenvermelde algemene criteria moet je aan de specifieke eisen
van de betreffende activiteit voldoen. Deze eisen zijn in het serviceplan
geformuleerd.
8 UMC Utrecht Vrijwilligersgids

Uitzonderingen
Er is een uitzondering op het beleid van werving en selectie:
• Bij de tijdschriftenservice vindt het tweede gesprek plaats met twee
leden van het team tijdschiftenservice.
Mondelinge overeenkomst
Wanneer je als vrijwilliger in dienst treedt, is er sprake van een mondelinge
overeenkomst tussen jou als vrijwilliger en Bureau Vrijwilligerszaken.
Als vrijwilliger moet je je aan bepaalde regels houden. Deze regels
komen in het eerste gesprek met je aan de orde. Ook staan ze op papier:
in de vrijwilligersgids en het serviceplan.
Vrijwilligersgids UMC Utrecht 9

Introductie en evaluatie
Als we samen met jou de juiste functie gevonden hebben, begin je met
een introductieperiode op de afdeling.
Inwerken
In de introductieperiode word je als vrijwilliger door collega-vrijwilligers
ingewerkt en maakt zo kennis met het werk van een vrijwilliger.
Proeftijd
Elke vrijwilliger heeft een proeftijd. Afhankelijk van de werkfrequentie
varieert deze proeftijd van drie maanden tot een jaar.
Evaluatie
Aan het eind van de proeftijd vindt een evaluatiegesprek plaats. Bij dit
gesprek zijn de verantwoordelijk leidinggevende en de operationeel
coördinator aanwezig. De gesprekspunten worden van tevoren aan jou
als vrijwilliger bekend gemaakt. Uiteraard kun je zelf ook punten
toevoegen.
In het gesprek wordt besproken of het werk voldoet aan de verwachtingen,
je dit op de juiste manier invult en of de samenwerking met
collega-vrijwilligers en beroepskrachten goed verloopt. De resultaten van
het evaluatiegesprek worden vastgelegd door Bureau Vrijwilligerszaken.
Als er geen aandachtspunten of problemen zijn is er geen aanleiding
voor een vervolggesprek en treed je als vrijwilliger definitief in dienst.
Vervolggesprek
Zijn er zaken die moeten worden bijgesteld, dan maken we een afspraak
voor een vervolggesprek. Vooraf wordt vastgelegd welke punten in het
gesprek aan de orde komen en hoe we tot de gewenste verbetering
komen. Dit betekent tegelijkertijd dat je als vrijwilliger niet definitief in
dienst treedt, maar dat er sprake is van een verlenging van de proefperiode.
10 UMC Utrecht Vrijwilligersgids

Een evaluatiegesprek is in principe een eenmalig gesprek ter afsluiting
van je proeftijd. Vervolggesprekken kunnen echter zo nodig op elk
willekeurig moment na je definitieve indiensttreding als vrijwilliger
plaatsvinden, als één van de hierboven genoemde betrokkenen hierom
vraagt. Gesprekspunten worden van tevoren aan je bekend gemaakt.
Gemaakte afspraken worden na een in overleg vastgestelde termijn
geëvalueerd.
Als een gewenste verbetering uitblijft, kan de manager vrijwilligerszaken
in overleg met de leidinggevende besluiten de overeenkomst met jou als
vrijwilliger te beëindigen.
Vrijwilligersgids UMC Utrecht 11

Rechten en plichten
De vrijwilliger heeft recht (op):
1. een respectvolle benadering door andere medewerkers;
2. een zorgvuldige omgang door het UMC Utrecht met geregistreerde
persoonsgegevens en foto’s van de vrijwilliger;
3. een eigen werkterrein met eigen verantwoordelijkheden;
4. ondersteuning en begeleiding in de werksituatie. Dit wordt allereerst
vanuit de directe werkomgeving aangeboden (afdeling of stuurgroep).
Daarnaast kunnen vrijwilligers voor ondersteuning en
begeleiding altijd terecht bij bureau Vrijwilligerszaken;
5. informatie, werkoverleg en scholing die noodzakelijk en gewenst is
voor een goede uitvoering van het vrijwilligerswerk;
6. een reiskostenvergoeding binnen een straal van vijftien kilometer
rond het UMC Utrecht. Daarnaast hebben vrijwilligers in bepaalde
gevallen recht op een lunchkostenvergoeding en hebben contactpersonen
recht op een telefoonkostenvergoeding;
7. het gebruik van een aantal algemene ziekenhuisvoorzieningen,
onder dezelfde voorwaarden als betaalde medewerkers, zoals:
personeelsrestaurant, fietsenstalling, lidmaatschap personeelsvereniging
en personeelsfonds. Parkeren is voor vrijwilligers gratis in
parkeergarage P-Zuid (UMC) en P1 en P2 (WKZ);
8. te solliciteren op interne vacatures in het UMC Utrecht (opengesteld
voor interne kandidaten);
9. een beroep te doen op de WA-verzekering (Wettelijke Aansprakelijkheid)
– afgesloten door het UMC Utrecht – bij schade die bij de
uitvoering van de werkzaamheden is ontstaan;
10. een beroep te doen op de collectieve ongevallenverzekering van het
UMC Utrecht voor vrijwilligers (als een vrijwilliger niet ouder is dan
75 jaar). De verzekering is afgesloten voor ongevallen die de vrijwilliger
tijdens het werk voor het UMC Utrecht overkomen. De verzekering
dekt de gehele periode waarin de vrijwilliger de
werkzaamheden uitvoert, inclusief het woon-/werkverkeer. Er moet
een duidelijk rechtstreeks verband bestaan tussen de werkzaamheden
en het ongeval;
11. een beroep te doen op Peer Support (opvang na een ingrijpende
gebeurtenis);
12 UMC Utrecht Vrijwilligersgids

12. gebruik te maken van de diensten van bureau Ombuds- en vertrouwenszaken
(bij ongewenst gedrag);
13. zich bij klachten te wenden tot de Ombuds functionaris/ vertrouwenspersoon
of zich te wenden tot de klachtencommissie.
De vrijwilliger heeft de plicht:
1. tot een respectvolle benadering van patiënten, bezoekers en andere
medewerkers;
2. tot geheimhouding en discretie. Als vrijwilliger mag je niet aan
derden kenbaar maken, wat in vertrouwen is meegedeeld of wat je
hoort en ziet en waarvan je naar redelijkheid kan aannemen, dat het
als vertrouwelijk moet worden opgevat;
3. zich te onthouden van het verstrekken van inlichtingen – gevraagd
of ongevraagd, aan patiënten en hun bezoek – waar het gaat om
medische en verpleegkundige verrichtingen, behandelingen,
diagnoses en dergelijke;
4. melding te doen van incidenten bij het hoofd van de afdeling waar
je als vrijwilliger werkt of bij de manager vrijwilligerszaken;
5. geen aanmerkelijke geschenken of beloningen aan te nemen van
patiënten en geen overeenkomsten met hen te sluiten die een
tegenprestatie ten gunste van jou als vrijwilliger inhouden.
Geschenken mogen nooit op het huisadres geaccepteerd worden.
Geschenken met een herkenbare waarde tot en met een bedrag van
€ 25,- kunnen worden geaccepteerd. Ieder geschenk moet gemeld
worden bij de leidinggevende. De leidinggevende bepaalt in overleg
met de vrijwilliger(s) wat er met een geschenk gebeurt;
6. om geen erfenis of legaat te aanvaarden van een patiënt die voor of
tijdens overlijden was opgenomen in het UMC Utrecht en die geen
bloed- of aanverwant tot en met de vierde graad, echtgenoot of
partner van de vrijwilliger was, tenzij het UMC Utrecht daarvoor
toestemming heeft gegeven;
7. deel te nemen aan overlegvormen die voortvloeien uit de werkzaamheden;
8. deel te nemen aan scholingsbijeenkomsten en trainingen die nodig
zijn om het vrijwilligerswerk goed te kunnen uitvoeren;
9. de legitimatiepas zichtbaar te dragen en deze in te leveren bij
beëindiging van het vrijwilligerswerk;
Vrijwilligersgids UMC Utrecht 13

10. zich te houden aan de kledingvoorschriften (en de beschikbaar
gestelde kleding in te leveren bij beëindiging van het vrijwilligerswerk);
11. zich zonodig voor de aanvang van de werkzaamheden te laten
onderzoeken op tuberculose (tbc) en zich zonodig voor en/of tijdens
de werkzaamheden anderszins te laten onderzoeken indien P&O
Gezondheid dit wenselijk acht;
12. een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen;
13. deel te nemen aan het centraal introductieprogramma (CIP) voor
nieuwe UMC-medewerkers;
14. de ‘Checklist inwerken divisies/directies’ in te vullen. Deze is bedoeld
is om (nieuwe) medewerkers te informeren en te instrueren over de
taken en bevoegdheden die bij hun functie horen;
15. jaarlijks de integrale veiligheidsmodule voor UMC-medewerkers te
doorlopen. Dit is verplicht vanaf het tweede jaar dat een vrijwilliger
in dienst is. In het eerste jaar geldt het centraal introductieprogramma
als het noodzakelijk te volgen onderdeel;
16. zich te houden aan de richtlijnen in deze vrijwilligersgids en aan het
serviceplan van de vrijwilligersactiviteit en gemaakte afspraken na te
komen.
14 UMC Utrecht Vrijwilligersgids

Uitvoeringsregelingen
Hier vind je een overzicht van uitvoeringsregelingen, die voor jou als
vrijwilliger van toepassing zijn. Bijvoorbeeld regels over je privacy, het
melden van schade of diefstal en onkostenvergoedingen.
Privacy
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) regelt de
bescherming van de rechten van degene op wie een persoonsgegeven
betrekking heeft, in het bijzonder het recht op bescherming van de
persoonlijke levenssfeer. De AVG vervangt de Wet bescherming persoonsgegevens
sinds 25 mei 2018. Dat betekent:
• Geregistreerde persoonsgegevens en pasfoto’s van vrijwilligers in het
UMC Utrecht worden bewaard door Bureau Vrijwilligerszaken. Zij zijn
zowel beheerder als bewerker hiervan. Het betreft algemene gegevens
als naam, adres, telefoonnummer en geboortedatum van vrijwilligers.
• In verband met de aard van de werkzaamheden worden naam, adres en
telefoonnummer (en soms pasfoto) van een vrijwilliger verstrekt aan de
leidinggevende en/of andere betrokken beroepskrachten en aan de
collega-vrijwilligers van de betreffende activiteit.
• Naast de algemene gegevens wordt van iedere vrijwilliger het formulier
van het evaluatiegesprek door Bureau Vrijwilligerszaken bewaard.
• Voor informatieverstrekking aan derden is Bureau Vrijwilligerszaken
gebonden aan de privacyregels. Gegevens over medische keuringen
worden onder verantwoordelijkheid van P&O Gezondheid bewaard.
In het UMC Utrecht voeren we een gedifferentieerd beleid bij het
verstrekken van patiëntgegevens aan vrijwilligers. Vooraf kijken we
zorgvuldig naar de taak en functie die vrijwilligers op een bepaalde
werkplek vervullen. Alleen als bepaalde informatie nodig is om een
goede opvang en begeleiding te garanderen, verstrekken wij deze, onder
verantwoordelijkheid van de leidinggevende van de betreffende afdeling.
Als vrijwilliger ben je verplicht tot geheimhouding en discretie van
informatie die je bij de uitoefening van jouw functie toekomt.
Vrijwilligersgids UMC Utrecht 15

Schademelding
Als je als vrijwilliger aansprakelijk wordt gesteld voor enige schade of als
je zelf schade hebt ondervonden, dan moet je dit melden bij de leidinggevende
of Bureau Vrijwilligerszaken. Wanneer je als vrijwilliger letsel of
andere schade oploopt tijdens de uitoefening van je werkzaamheden en
het UMC Utrecht kan onzorgvuldigheid worden verweten, dan is het
UMC Utrecht aansprakelijk voor deze schade.
Alarmnummer
Neem in acute situaties (een patiënt of medewerker wordt onwel, of er
is brand) direct contact op met het speciale alarmnummer van de
Beveiligingsdienst: (088-75) 777 77. De Beveiligingsdienst schakelt dan
direct het reanimatieteam of de bedrijfsbrandweer in. Voor niet-acute
situaties en algemene vragen over beveiligingszaken is de Beveiligingsdienst
bereikbaar onder nummer (088-75) 666 22 en (088-75) 666 26.
Diefstal
Doe bij (het vermoeden van) diefstal altijd aangifte bij de beveiliging van
het UMC Utrecht. Je kan digitaal aangifte doen via Connect (zie Diefstal:
direct digitaal aangifte doen). Nadat jouw aangifteformulier is binnengekomen
bij de afdeling Veilige Werkomgeving (VWO), verwerken zij dit
zo snel mogelijk en sturen het naar de politie. De politie neemt je aangifte
hierna verder in behandeling. Je krijgt hier een terugkoppeling van. Geef
de diefstal ook door aan de leidinggevende op de afdeling.
Als je te maken krijgt met criminaliteit of als je iets verdachts ziet op jouw
afdeling of ergens anders in of om het ziekenhuis, aarzel dan niet om de
beveiliging te bellen. Meldkamer UMC: (088-75) 666 22 of meldkamer
WKZ: (088-75) 666 26. De meldkamer is 24 uur per dag, zeven dagen per
week bereikbaar.
Gevonden en verloren voorwerpen
Alle voorwerpen die in het UMC Utrecht zijn gevonden, worden geregistreerd
op Ilost, een digitale zoekmachine voor gevonden en verloren
voorwerpen. Gasten of medewerkers die iets kwijt zijn, kunnen via de
website https://ilost.co/nl/ zien of hun voorwerp gevonden is in het
UMC Utrecht. Als je het voorwerp terugvindt op de site en via een
controlevraag blijkt dat je inderdaad de eigenaar bent, wordt het voorwerp
tegen betaling opgestuurd of kan het worden opgehaald via de
16 UMC Utrecht Vrijwilligersgids

Meldkamer. Gevonden UMC-passen gaan de eerstvolgende dag naar het
Facilitair Service Centrum (tel. (088-75) 660 00).
Om gevonden voorwerpen zo snel mogelijk bij de eigenaar terug te
bezorgen, vragen we je een gevonden voorwerp direct (bij voorkeur
dezelfde dag) bij de receptie of de servicepunten in de centrale hal af te
geven en te vermelden waar je het voorwerp hebt gevonden. Zijn de
receptie/servicepunten gesloten dan kun je de Meldkamer van de
beveiliging bellen UMC: (088-75) 666 22 of WKZ (088-75) 666 26. Zij halen
het gevonden voorwerp dan op.
Onkostenvergoeding
Reiskosten
Je kunt je reiskosten en overige kosten uitsluitend digitaal declareren via
een speciaal formulier van Bureau Vrijwilligerszaken. Dit formulier
ontvang je per mail, samen met een instructie voor het invullen. Het
bedrag wordt vervolgens door de Crediteurenadministratie aan jou als
vrijwilliger overgemaakt.
Voor het berekenen van je reiskosten geldt onderstaande tabel. De
indeling is in categorieën van de individuele enkele reisafstand in
kilometers van het huisadres (postcode) naar het UMC Utrecht (postcode).
Aan elke categorie is een retourbedrag gekoppeld.
Enkele reisafstand *
Tot en met 3 km € 3,--
4 t/m 6 kilometer € 4,--
7 t/m 9 kilometer € 5,--
10 t/m 12 kilometer € 6,--
Meer dan 12 kilometer € 7,--
Bedrag per retour
* De reisafstand wordt berekend volgens de regeling woon-werkverkeer van
het UMC Utrecht.
Vrijwilligersgids UMC Utrecht 17

Andere kosten
• Moet je als vrijwilliger bij de uitoefening van je taak de lunchpauze of
het diner overbruggen? Dan mag je een vast bedrag (€ 4,-) declareren
voor lunch-dinerkosten. Dit geldt alleen wanneer de officiële werktijden
zijn tussen 12.00 en 13.00 uur of 17.00 en 19.00 uur en je dus vóór dit
tijdstip aanwezig moet zijn en tot na dit tijdstip moet blijven.
• Als contactpersoon of stuurgroeplid (Stiltecentrum) heb je recht op een
telefoonkostenvergoeding van € 2,50 per maand. Dit omdat je vanuit je
functie regelmatig met de vrijwilligers van de eigen activiteit moet
bellen of vaker dan gemiddeld moet bellen met Bureau Vrijwilligerszaken
of de afdeling.
• Moet je als vrijwilliger andere kosten maken en wil je deze declareren?
Dan moet je dit van tevoren met de manager vrijwilligerszaken overleggen.
• Onkosten van een bepaald jaar kun je uiterlijk in januari van het
daaropvolgende jaar declareren.
Een onkostenvergoeding tot aan een maximum van € 1700,- per jaar en/of
€ 170,- per maand (2020) hoef je niet aan de belasting of aan een uitkeringsinstantie
op te geven. Als je als vrijwilliger meer kosten maakt dan dit
maximumbedrag, kun je deze kosten wel vergoed krijgen. Daarbij kan de
Belastingdienst wel vragen om deze kosten aannemelijk te maken. In dat
geval is het belangrijk om bonnen en/of overige bewijsstukken te bewaren.
Lidmaatschap van de personeelsvereniging
Als vrijwilliger kan je lid worden van de personeelsvereniging door
€ 9,- per jaar over te maken op rekeningnummer NL83 INGB 0000 6359 13
ten name van ‘Personeelsvereniging UMC Utrecht’.
Het jaarprogramma staat op Connect, het intranet van het UMC Utrecht.
In het jaarprogramma zie je wanneer welke activiteit gepland staat,
wanneer de inschrijving start en wat de kosten zijn.
Parkeren
Je kunt als vrijwilliger je auto parkeren op bezoekersplaatsen in parkeergarage
P-Zuid (UMC) en P1 en P2 (WKZ). Jouw parkeerkaart wordt op
vertoon van je legitimatiepas ‘vrijgemaakt’ door de gastvrouwen bij de
receptie/servicepunten in de centrale hal (bij de hoofdingang), zodat je
de garage zonder betaling kunt verlaten.
18 UMC Utrecht Vrijwilligersgids

De receptie/servicepunten zijn na 21.00 uur ’s avonds gesloten. Ga je na
21.00 uur naar huis? Dan kan je in de parkeergarage bij de hefboom op
de knop drukken. Noem je naam, dan wordt de hefboom voor je
geopend. De beveiliging heeft een lijst met vrijwilligers die in de avonduren
in het UMC aanwezig zijn.
Toegang tot Connect en Internet
Als vrijwilliger krijg je een UMC-account, met een gebruikersnaam en
wachtwoord. Daarnaast krijg je een UMC e-mailadres. Met het UMCaccount
kun je inloggen op alle computers binnen het UMC Utrecht.
Je kunt dan gebruik maken van het intranet (Connect), het internet en je
UMC-mail. Wanneer je op je werkplek geen toegang hebt tot een
computer, zijn er in het P&O Service Centrum twee computers beschikbaar
voor algemeen gebruik. Het P&O Service Centrum bevindt zich op
dezelfde etage als de hoofdingang, in ruimtenummer H01.229. Volg
hiervoor de borden naar het Centraal Militair Hospitaal en ga na de rode
schuifdeuren meteen naar links.
Ook vanuit huis heb je als vrijwilliger met je UMC-account toegang tot
het intranet van het UMC Utrecht. Het internetadres hiervan is:
https://www.mijnumc.nl.
Daarnaast kan je thuis inloggen op je UMC-mail via:
https://pim.umcutrecht.nl.
Als vrijwilliger kan je binnen het UMC Utrecht gebruik maken van het
UMC-wifinetwerk: UMCU-GASTEN.
Centraal Introductie Programma nieuwe medewerkers
Het UMC Utrecht vindt dat alle medewerkers uniform moeten worden
voorgelicht en geïnstrueerd over het werken in het UMC Utrecht. Daarom
volg je als nieuwe vrijwilliger een verplicht introductieprogramma en een
inwerkprogramma op je eigen afdeling.
Het doel van het introductieprogramma is je mee te nemen in de
waarden en principes waarmee het UMC Utrecht werkt én in het kwaliteits-
en veiligheidsdenken. Het introductieprogramma bestaat uit een
centraal gedeelte tot en met de lunch. Een lid van de Raad van Bestuur
heet je welkom en neemt je mee in de strategie van het UMC Utrecht.
Vrijwilligersgids UMC Utrecht 19

Vervolgens krijg je een film te zien over het ziekenhuis en wordt verder
ingegaan op veilig werken in het UMC Utrecht en je eigen rol daarin.
Introductieochtend voor nieuwe FB medewerkers
Bureau Vrijwilligerszaken, en daarmee ook alle vrijwilligers, zijn onderdeel
van het Facilitair Bedrijf (FB). Het Facilitair Bedrijf organiseert vier keer per
jaar een introductieochtend voor nieuwe medewerkers. Het doel van de
introductieochtend is dat nieuwe medewerkers en vrijwilligers zich
welkom voelen, ze andere nieuwe medewerkers ontmoeten en dat ze een
algemeen beeld krijgen van de FB-organisatie. Je kunt je bij Bureau
Vrijwilligerszaken aanmelden voor deze introductie. Deelname aan de FB
introductie is niet verplicht.
Checklist inwerken
Het UMC Utrecht vraagt alle nieuwe medewerkers om de ‘Checklist
inwerken divisies/directies’ in te vullen. Doel is om (nieuwe) medewerkers
te informeren en te instrueren over de taken/bevoegdheden die bij de
nieuwe functie behoren. Na ongeveer vier weken vraagt Bureau Vrijwilligerszaken
jou als nieuwe vrijwilliger om deze checklist in te komen
vullen.
Integrale veiligheidsmodule
Als vrijwilliger moet je ieder jaar de integrale veiligheidsmodule voor
UMC medewerkers doorlopen. Dit is verplicht vanaf het tweede jaar dat
je vrijwilligerswerk verricht. Je ontvangt hiervoor een uitnodiging via
Bureau Vrijwilligerszaken.
Kleding
Vrijwilligers in het UMC Utrecht moeten zich houden aan de kledingvoorschriften.
Dames dragen een blouse met UMC logo en heren een
overhemd met UMC logo. Hier overheen kan eventueel een vest met
UMC logo worden gedragen, maar dit is niet verplicht. Je kunt de kleding
passen bij het Facilitair Service Centrum. Meld je daarvoor eerst bij de
operationeel coördinator, die dan met je meeloopt naar de paskamer.
Na het opnemen van de maat, wordt de blouse/het overhemd of het vest
besteld of direct uit de voorraad aan je verstrekt.
Bij beëindiging van het vrijwilligerswerk moet je de beschikbaar gestelde
kleding weer inleveren.
20 UMC Utrecht Vrijwilligersgids

Afmelding
Wij vragen je om bij ziekte, vakantie of andere afwezigheid in principe
zelf voor vervanging te zorgen, door een vrijwilliger van de eigen groep.
Als vrijwilliger ben je zelf verantwoordelijk voor de continuïteit in jouw
werk. Lukt het niet om voor vervanging te zorgen, geef dit dan door aan
de leidinggevende of aan je collega-vrijwilliger (wanneer je met meerdere
vrijwilligers op een dagdeel werkt). Zo nodig kun je de contactpersoon
van de activiteit raadplegen bij het zoeken naar vervanging. Ben je
langer dan zes weken afwezig? Dan moet je ook Bureau Vrijwilligerszaken
op de hoogte stellen. Ook een eventuele afwezigheid bij een vergadering
dien je bij Bureau Vrijwilligerszaken te melden.
Wijziging persoonsgegevens
Heb je een wijziging van persoonsgegevens zoals woonadres, emailadres
en (mobiel) telefoonnummer? Geef dit dan mondeling of schriftelijk (per
e-mail) door aan Bureau Vrijwilligerszaken. Dit willen wij graag zo snel
mogelijk weten, in verband met je bereikbaarheid en toesturen van
mailberichten of post.
UMC-pas
Bij indiensttreding als vrijwilliger krijg je een UMC-pas. Deze pas moet
zichtbaar gedragen worden. Met de pas kun je toegang krijgen tot een
afgesloten fietsenstalling voor personeel. Bij sommige afdelingen krijg je
extra autorisaties op de je pas, die toegang geven tot specifieke ruimtes.
Verlies van de pas moet je melden bij het Facilitair Service Centrum (tel.
(088-75) 660 00) en bij Bureau Vrijwilligerszaken (088-75) 561 30). Bij
beëindiging van het vrijwilligerswerk moet je je pas weer inleveren.
Medisch onderzoek
Voor de aanvang van de werkzaamheden moet je je laten onderzoeken
op tuberculose (tbc), als P&O Gezondheid (voorheen Arbo- en Milieudienst)
dit wenselijk acht. Heb je in het halve jaar vóór de start van je
vrijwilligerswerkzaamheden in een risicogebied gewoond of gewerkt?
Dan moet je altijd getest worden. Je krijgt dan een mantoux test of een
thoraxfoto. Een mantoux krijgt je, als je geboren bent na 1 januari 1945,
nooit gevaccineerd bent met BCG of niet bekend bent met een positief
mantoux-resultaat. In de andere gevallen wordt een thoraxfoto gemaakt.
Vrijwilligersgids UMC Utrecht 21

In overleg met jou maakt Bureau Vrijwilligerszaken hiervoor een afspraak
met P&O Gezondheid van het UMC Utrecht. Als vrijwilliger moet je bereid
zijn je tijdens de werkzaamheden aanvullend te laten onderzoeken en/of
vaccineren, als P&O Gezondheid dit noodzakelijk acht.
Ben je op reis geweest naar een risicogebied waar tuberculose voorkomt?
Dan moet je je bij terugkomst laten testen op tuberculose. Wanneer je (in
de afgelopen vier weken) in een buitenlands ziekenhuis hebt gelegen of
gewerkt, moet je je laten screenen op eventueel dragerschap van MRSA
(Methicilline Resistente Staphylococcus Aureus).
Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)
Als nieuwe vrijwilliger ben je verplicht om na het eerste selectiegesprek
een VOG aan te vragen bij Justis, de screeningsautoriteit van het Ministerie
van Veiligheid en Justitie. Voor vrijwilligers is het aanvragen van een
VOG gratis. Je dient de VOG digitaal aan te vragen; je ontvangt hiervoor
een mail met een link van Bureau Vrijwilligerszaken. Je krijgt daarna per
mail een bevestiging, dat de aanvraag is ingediend. Dit bewijs van
aanvraag kun je doorsturen naar Bureau Vrijwilligerszaken, bij voorkeur
voorafgaand aan het tweede gesprek op de afdeling.
De VOG zelf moet binnen twee maanden in het bezit zijn van Bureau
Vrijwilligerszaken. Kun je de VOG niet binnen de afgesproken termijn
overhandigen? Dan kun je je vrijwilligerswerkzaamheden niet voortzetten.
Problemen op de werkvloer
Problemen met de werksituatie moet je in principe bespreken met de
direct betrokkenen. Op Bureau Vrijwilligerszaken kun je altijd een beroep
doen op ondersteuning, om problemen tijdens het werk bespreekbaar te
maken.
Heb je een klacht? Dan heb je als vrijwilliger de mogelijkheid je te
wenden tot de Ombuds- functionaris/vertrouwenspersoon of je te
wenden tot de klachtencommissie. Van een klacht is sprake wanneer een
vrijwilliger van oordeel is dat hem/haar persoonlijk onrecht wordt
aangedaan door een handeling en/of uiting van een andere UMC-medewerker
of dat zijn/haar integriteit wordt aangetast. De klachtencommissie
werkt volgens de klachtenregeling UMC Utrecht.
22 UMC Utrecht Vrijwilligersgids

Alle medewerkers die bij het UMC Utrecht in tijdelijke of vaste dienst zijn
getreden, kunnen een klacht indienen bij de klachtencommissie. Voor
meer informatie zie: Connect/medewerker/arbeidsvoorwaarden en
beleid.
Beleid tegen ongewenst gedrag
Wie in het UMC Utrecht werkt, moet dat kunnen doen in een veilige,
integere en respectvolle omgeving. Daarom verwachten wij van alle
medewerkers dat zij zich in alle aspecten van hun werk goed gedragen. In
het UMC Utrecht geldt zero tolerance voor ongewenste intimiteiten,
discriminatie, geweld en intimidatie.
Wie als vrijwilliger van het UMC Utrecht te maken krijgt met ongewenst
gedrag kan dit melden bij de leidinggevende op de werkplek, bij Bureau
Vrijwilligerszaken of Bureau Ombuds- en vertrouwenszaken. Welke
persoon of afdeling een medewerker inschakelt, staat vrij. Alle meldingen
worden door een ieder vertrouwelijk en zorgvuldig behandeld.
Beëindiging van het vrijwilligerswerk
Beëindiging van het vrijwilligerswerk kan op jouw eigen verzoek plaatsvinden.
Om de continuïteit van de activiteit te waarborgen is het wenselijk
dat je daarbij een redelijke opzegtermijn (van tenminste een maand)
in acht neemt. Ook de manager vrijwilligerszaken kan, op elk moment, de
arbeidsovereenkomst van de vrijwilliger – na overleg met de leidinggevende
van de activiteit – beëindigen. Dit na zorgvuldige afweging en met
redenen omkleed; en met in achtneming van een in overleg vast te
stellen opzegtermijn.
Bij ziekte of andere langdurige afwezigheid kan de manager vrijwilligerszaken
besluiten om je te vervangen met instandhouding van de overeenkomst.
In eerste instantie zal de manager proberen tijdelijk vervanging te
zoeken, zodat je bij terugkomst op dezelfde werkplek kunt terugkeren.
Bij afwezigheid langer dan een half jaar vervalt je ‘vaste werkplek’; de
manager vrijwilligerszaken kan dan besluiten om je op die werkplek
definitief te vervangen. Als je de werkzaamheden weer wil hervatten, kun
je binnen de bestaande vacatures met voorrang herplaatst worden.
Bij ziekte of langdurige afwezigheid langer dan een jaar komt de overeenkomst
wel te vervallen; bij veranderende omstandigheden kun je je
opnieuw bij Bureau Vrijwilligerszaken aanmelden.
Vrijwilligersgids UMC Utrecht 23

Contact
Bureau Vrijwilligerszaken
Bureau Vrijwilligerszaken is onderdeel van het Facilitair Bedrijf van het
UMC Utrecht. Het bureau is verantwoordelijk voor de organisatie en
coördinatie van het vrijwilligerswerk in het UMC Utrecht. Werkzaamheden
zijn:
• beleidsontwikkeling, innovatie en implementatie op het gebied van
vrijwilligerswerk en gastvrije zorg;
• afbakenen en bewaken van grenzen tussen het werkterrein van
professionals en vrijwilligers;
• zorgdragen voor zelfstandig functionerende vrijwilligersgroepen,
waarbij de continuïteit gewaarborgd is;
• werving, selectie en evaluatie van vrijwilligers;
• begeleiding en scholing van vrijwilligers;
• verbinden van professionals en vrijwilligers in het gezamenlijk streven
naar de beste mogelijke kwaliteit van (gastvrije) zorg.
Bij het bureau werkt een manager vrijwilligerszaken (1fte) en twee
operationeel coördinatoren vrijwilligerszaken (1.33 fte).
Contact en vragen
Je kunt ons altijd bellen of mailen voor meer informatie of vragen.
E: vrijwilligerszaken@umcutrecht.nl
T: 088 75 561 30
24 UMC Utrecht Vrijwilligersgids

UMC Utrecht
Bureau Vrijwilligerszaken
Bezoekadres
Heidelberglaan 100
C 01.230
3584 CX Utrecht
Postadres
Postbus 85500
3508 GA Utrecht
www.umcutrecht.nl
t +31 (0)88 75 561 30
vrijwilligerszaken@umcutrecht.nl
www.vrijwilligerswerkumcutrecht.nl