Minibrochure Waarom zitten we rond de tafel NL

Waarom zitten we
ROND
de tafel?

WELK COMMUNICATIEMIDDEL ZET JE HET BEST IN?
Gebruik je vaak social media om iets wereldkundig te maken?
Of ben je eerder een beller? Lijd je aan vergaderitis of heb je een
muisarm van al het mailen?
Tegenwoordig zijn er zoveel communicatiemiddelen dat je soms
door de bomen het bos niet meer ziet. Welk middel gebruik je
het best als je wil informeren of overleggen? Hoe bespreek je
met een collega een project dat stroef verloopt? Kan dat via een
videogesprek of moet je elkaar fysiek ontmoeten? Wanneer zijn
sms of chat aangewezen? In welke situaties stuur je een mail en
wanneer pak je het best je telefoon?
Hoewel het geen rocket science is, trachten we jou een leidraad
te geven bij het kiezen van het juiste medium om jouw boodschap
op een efficiënte manier over te brengen.

Als je niet weet
naar welke haven
je vaart, is geen
enkele wind gunstig.
Seneca
Voor je van wal steekt en iemand mailt of een meeting op poten
zet, is het belangrijk dat je vooraf goed nadenkt over het doel
dat je wil bereiken. Wat wil je dat de anderen… ...
Wat wil je de anderen
laten weten? Welk plan,
voorstel of systeem wil
je uitleggen? Welke gegevens,
data, formules,
geschiedenis, inzichten,
kenmerken, voordelen,
richtlijnen, moeten
de anderen kennen?
Iets weten is niet genoeg.
Mensen komen
pas in beweging als ze
iets voelen bij datgene
wat ze weten. Wat wil je
dat de anderen voelen
bij wat ze weten? Wil je
hen motiveren, geruststellen
of hen net wakker
schudden?
Welke actie wil je van
de anderen? Wil je dat
ze een taak uitvoeren of
voortaan op een andere
manier werken? Wil je
dat ze met een voorstel
komen, een urgent probleem
oplossen of minder
geld uitgeven?

MET WELK MIDDEL WIL JE JE DOEL BEREIKEN?
Staat je boodschap op zich en zijn er vermoedelijk weinig emoties in
het spel? Gebruik een communicatiemiddel waarbij je in één richting
informeert.
OVERLEGGEN
1 2
VIDEOGESPREK
VIDEO-
CONFERENCE
MEETING
Als er toelichting nodig is of er zijn emoties bij betrokken, dan kies je
beter voor een medium waar overleg mogelijk is.
Wil je met je lichaamstaal en intonatie veel invloed uitoefenen op hoe
jouw boodschap door je gesprekspartner(s) gepercipieerd wordt? En
heb je nood aan een directe reactie van de ander(en)? Kies dan een
communicatiemiddel waarin spreken, luisteren en kijken mogelijk is.
Bij een middel waarin schrijven en lezen centraal staan, bepalen enkel
de woorden hoe iemand de boodschap begrijpt. Het voordeel is dat de
ontvanger op zijn eigen tempo de boodschap kan verwerken.
SCHRIJVEN
EN LEZEN
INTRANET
WEBSITE
SOCIAL
MEDIA
E-MAIL
SMS
WHATSAPP
CHAT
VIDEO-
BOODSCHAP
BELLEN
CONFERENCE
CALL
4 INFORMEREN
SPEECH
PRESENTATIE
SPREKEN,
LUiSTEREN
EN KIJKEN
3

Ben je tot de conclusie gekomen dat een meeting het meest geschikte
communicatiemiddel is om een aantal zaken te bespreken?
Top! Het is een fantastische tool omdat alle aanwezigen
elkaar zien en horen. Je speelt op elkaar in en krijgt meteen
feedback op elkaars ideeën. Tenmiste, als je op een effectieve
manier gebruik maakt van de voordelen van face to face communicatie.
Bezint eer ge begint want het samenbrengen van verschillende
mensen kost geld. En aangezien tijd kostbaar is, is een strakke
organisatie noodzakelijk om ervoor te zorgen dat de meeting de
moeite waard is en de gewenste resultaten oplevert.
1
Bepaal
het doel van
je meeting
2
Plan en nodig
deelnemers
uit
Hoe organiseer je een meeting?
3
Bereid je meeting voor
5
Bepaal
acties en
volg ze op
4
Vergader
efficiënt

1
BEPAAL HET DOEL VAN JE MEETING
2
PLAN EN NODIG DEELNEMERS UIT
Enkel wie een
bijdrage heeft,
neemt deel aan
de meeting.
In welke mate
steunen de
toehoorders jou
en jouw ideeën?
Verschillende
tijdssloten met
verschillende
aanwezigen.
Hebben
de deelnemers
beslissingsrecht?
Zorg dat de
REDEN
UITKOMST
WAAROM
van je meeting
duidelijk is.
supporter
krokodil
joker
Verwacht je
dat de deelnemers
iets
voorbereiden?
Timing
Locatie
On site
Virtueel
Hybride
Reden
Uitkomst
Waarom
Agendapunten
Documentatie
Voorbereiding

3
BEREID JE MEETING VOOR
PIRAMIDE
VAN MINTO
ACRONIEM
INDUCTIE
DEDUCTIE
MINDMAP
Context
Wat je wil bereiken
Je kernboodschap
Structureer je verhaal
Mogelijke vragen
& bezwaren
GOUDEN CIRKEL PROBLEEM
SPROOKJE TEGENSTELLING
OPLOSSING
WAAROM?
HOE?
WAT?
?
Structureer
je verhaal
I HAVE A DREAM LEMNISCAAT VENN DIAGRAM KOP–ROMP–STAART PROCES
Feiten, argumentatie
& documentatie

4
VERGADER EFFICIËNT
Begin en eindig op tijd
Vermijd afleiding
Vergeet de deelnemers online niet
Licht het doel en
de agenda toe
Blijf bij het
onderwerp
Vraag iedereen hun
camera aan te zetten
Vermijd onderlinge
gesprekken on site
Geef toelichting
over ieders rol
Pak stoorzenders
constructief aan
Kijk diegene aan
tegen wie je spreekt
(Ont)mute jezelf

Stel een open vraag
Stel een gesloten vraag
Stel een retorische vraag
Zorg voor betrokkenheid
Laat de toehoorders hun hand opsteken
Check in / check out
Creëer verbinding
en interactie
Zorg dat iedereen
aan bod komt
Luister naar de ander
Spreek iemand aan met de voornaam
Maak oogcontact & vraag om bevestiging

Hoe ga je om met emoties tijdens een meeting?
1
Laat je HOND thuis.
H aantjesgedrag
O ordelen
N egativiteit
D rammerigheid
2 Breng je GEIT mee.
G eduld
E mpathie
I ntegriteit
T act
5
Volg de gemaakte
afspraken op
BEPAAL ACTIES EN VOLG ZE OP
Maak heldere
afspraken over
WIE WAT zal
doen tegen
WANNEER
3 SMEER NIVEA!
4
NIVEA
N iet
I nvullen
V oor
E en
A nder
GEBRUIK LSD!
LSD
L uisteren
S amenvatten
D oorvragen
Stuur binnen
de 24u het verslag
Plan een mogelijke
vervolgmeeting

Waarom zitten we rond de tafel?
V.u. Frederik Imbo
p/a Imboorling bv
Regenboog 5
9090 Melle
© Imboorling bv
Teksten: Frederik Imbo
Vormgeving: Wim Winten