Minibrochure Waarom zitten we rond de tafel NL
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>Waarom</strong> <strong>zitten</strong> <strong>we</strong><br />
ROND<br />
<strong>de</strong> <strong>tafel</strong>?
WELK COMMUNICATIEMIDDEL ZET JE HET BEST IN?<br />
Gebruik je vaak social media om iets <strong>we</strong>reldkundig te maken?<br />
Of ben je eer<strong>de</strong>r een beller? Lijd je aan verga<strong>de</strong>ritis of heb je een<br />
muisarm van al het mailen?<br />
Tegenwoordig zijn er zoveel communicatiemid<strong>de</strong>len dat je soms<br />
door <strong>de</strong> bomen het bos niet meer ziet. Welk mid<strong>de</strong>l gebruik je<br />
het best als je wil informeren of overleggen? Hoe bespreek je<br />
met een collega een project dat stroef verloopt? Kan dat via een<br />
vi<strong>de</strong>ogesprek of moet je elkaar fysiek ontmoeten? Wanneer zijn<br />
sms of chat aange<strong>we</strong>zen? In <strong>we</strong>lke situaties stuur je een mail en<br />
wanneer pak je het best je telefoon?<br />
Hoe<strong>we</strong>l het geen rocket science is, trachten <strong>we</strong> jou een leidraad<br />
te geven bij het kiezen van het juiste medium om jouw boodschap<br />
op een efficiënte manier over te brengen.
Als je niet <strong>we</strong>et<br />
naar <strong>we</strong>lke haven<br />
je vaart, is geen<br />
enkele wind gunstig.<br />
Seneca<br />
Voor je van wal steekt en iemand mailt of een meeting op poten<br />
zet, is het belangrijk dat je vooraf goed na<strong>de</strong>nkt over het doel<br />
dat je wil bereiken. Wat wil je dat <strong>de</strong> an<strong>de</strong>ren… ...<br />
Wat wil je <strong>de</strong> an<strong>de</strong>ren<br />
laten <strong>we</strong>ten? Welk plan,<br />
voorstel of systeem wil<br />
je uitleggen? Welke gegevens,<br />
data, formules,<br />
geschie<strong>de</strong>nis, inzichten,<br />
kenmerken, voor<strong>de</strong>len,<br />
richtlijnen, moeten<br />
<strong>de</strong> an<strong>de</strong>ren kennen?<br />
Iets <strong>we</strong>ten is niet genoeg.<br />
Mensen komen<br />
pas in be<strong>we</strong>ging als ze<br />
iets voelen bij datgene<br />
wat ze <strong>we</strong>ten. Wat wil je<br />
dat <strong>de</strong> an<strong>de</strong>ren voelen<br />
bij wat ze <strong>we</strong>ten? Wil je<br />
hen motiveren, geruststellen<br />
of hen net wakker<br />
schud<strong>de</strong>n?<br />
Welke actie wil je van<br />
<strong>de</strong> an<strong>de</strong>ren? Wil je dat<br />
ze een taak uitvoeren of<br />
voortaan op een an<strong>de</strong>re<br />
manier <strong>we</strong>rken? Wil je<br />
dat ze met een voorstel<br />
komen, een urgent probleem<br />
oplossen of min<strong>de</strong>r<br />
geld uitgeven?
MET WELK MIDDEL WIL JE JE DOEL BEREIKEN?<br />
Staat je boodschap op zich en zijn er vermoe<strong>de</strong>lijk <strong>we</strong>inig emoties in<br />
het spel? Gebruik een communicatiemid<strong>de</strong>l waarbij je in één richting<br />
informeert.<br />
OVERLEGGEN<br />
1 2<br />
VIDEOGESPREK<br />
VIDEO-<br />
CONFERENCE<br />
MEETING<br />
Als er toelichting nodig is of er zijn emoties bij betrokken, dan kies je<br />
beter voor een medium waar overleg mogelijk is.<br />
Wil je met je lichaamstaal en intonatie veel invloed uitoefenen op hoe<br />
jouw boodschap door je gesprekspartner(s) gepercipieerd wordt? En<br />
heb je nood aan een directe reactie van <strong>de</strong> an<strong>de</strong>r(en)? Kies dan een<br />
communicatiemid<strong>de</strong>l waarin spreken, luisteren en kijken mogelijk is.<br />
Bij een mid<strong>de</strong>l waarin schrijven en lezen centraal staan, bepalen enkel<br />
<strong>de</strong> woor<strong>de</strong>n hoe iemand <strong>de</strong> boodschap begrijpt. Het voor<strong>de</strong>el is dat <strong>de</strong><br />
ontvanger op zijn eigen tempo <strong>de</strong> boodschap kan ver<strong>we</strong>rken.<br />
SCHRIJVEN<br />
EN LEZEN<br />
INTRANET<br />
WEBSITE<br />
SOCIAL<br />
MEDIA<br />
E-MAIL<br />
SMS<br />
WHATSAPP<br />
CHAT<br />
VIDEO-<br />
BOODSCHAP<br />
BELLEN<br />
CONFERENCE<br />
CALL<br />
4 INFORMEREN<br />
SPEECH<br />
PRESENTATIE<br />
SPREKEN,<br />
LUiSTEREN<br />
EN KIJKEN<br />
3
Ben je tot <strong>de</strong> conclusie gekomen dat een meeting het meest geschikte<br />
communicatiemid<strong>de</strong>l is om een aantal zaken te bespreken?<br />
Top! Het is een fantastische tool omdat alle aan<strong>we</strong>zigen<br />
elkaar zien en horen. Je speelt op elkaar in en krijgt meteen<br />
feedback op elkaars i<strong>de</strong>eën. Tenmiste, als je op een effectieve<br />
manier gebruik maakt van <strong>de</strong> voor<strong>de</strong>len van face to face communicatie.<br />
Bezint eer ge begint want het samenbrengen van verschillen<strong>de</strong><br />
mensen kost geld. En aangezien tijd kostbaar is, is een strakke<br />
organisatie noodzakelijk om ervoor te zorgen dat <strong>de</strong> meeting <strong>de</strong><br />
moeite waard is en <strong>de</strong> ge<strong>we</strong>nste resultaten oplevert.<br />
1<br />
Bepaal<br />
het doel van<br />
je meeting<br />
2<br />
Plan en nodig<br />
<strong>de</strong>elnemers<br />
uit<br />
Hoe organiseer je een meeting?<br />
3<br />
Bereid je meeting voor<br />
5<br />
Bepaal<br />
acties en<br />
volg ze op<br />
4<br />
Verga<strong>de</strong>r<br />
efficiënt
1<br />
BEPAAL HET DOEL VAN JE MEETING<br />
2<br />
PLAN EN NODIG DEELNEMERS UIT<br />
Enkel wie een<br />
bijdrage heeft,<br />
neemt <strong>de</strong>el aan<br />
<strong>de</strong> meeting.<br />
In <strong>we</strong>lke mate<br />
steunen <strong>de</strong><br />
toehoor<strong>de</strong>rs jou<br />
en jouw i<strong>de</strong>eën?<br />
Verschillen<strong>de</strong><br />
tijdssloten met<br />
verschillen<strong>de</strong><br />
aan<strong>we</strong>zigen.<br />
Hebben<br />
<strong>de</strong> <strong>de</strong>elnemers<br />
beslissingsrecht?<br />
Zorg dat <strong>de</strong><br />
REDEN<br />
UITKOMST<br />
WAAROM<br />
van je meeting<br />
dui<strong>de</strong>lijk is.<br />
supporter<br />
krokodil<br />
joker<br />
Verwacht je<br />
dat <strong>de</strong> <strong>de</strong>elnemers<br />
iets<br />
voorberei<strong>de</strong>n?<br />
Timing<br />
Locatie<br />
On site<br />
Virtueel<br />
Hybri<strong>de</strong><br />
Re<strong>de</strong>n<br />
Uitkomst<br />
<strong>Waarom</strong><br />
Agendapunten<br />
Documentatie<br />
Voorbereiding
3<br />
BEREID JE MEETING VOOR<br />
PIRAMIDE<br />
VAN MINTO<br />
ACRONIEM<br />
INDUCTIE<br />
DEDUCTIE<br />
MINDMAP<br />
Context<br />
Wat je wil bereiken<br />
Je kernboodschap<br />
Structureer je verhaal<br />
Mogelijke vragen<br />
& bezwaren<br />
GOUDEN CIRKEL PROBLEEM<br />
SPROOKJE TEGENSTELLING<br />
OPLOSSING<br />
WAAROM?<br />
HOE?<br />
WAT?<br />
?<br />
Structureer<br />
je verhaal<br />
I HAVE A DREAM LEMNISCAAT VENN DIAGRAM KOP–ROMP–STAART PROCES<br />
Feiten, argumentatie<br />
& documentatie
4<br />
VERGADER EFFICIËNT<br />
Begin en eindig op tijd<br />
Vermijd afleiding<br />
Vergeet <strong>de</strong> <strong>de</strong>elnemers online niet<br />
Licht het doel en<br />
<strong>de</strong> agenda toe<br />
Blijf bij het<br />
on<strong>de</strong>r<strong>we</strong>rp<br />
Vraag ie<strong>de</strong>reen hun<br />
camera aan te zetten<br />
Vermijd on<strong>de</strong>rlinge<br />
gesprekken on site<br />
Geef toelichting<br />
over ie<strong>de</strong>rs rol<br />
Pak stoorzen<strong>de</strong>rs<br />
constructief aan<br />
Kijk diegene aan<br />
tegen wie je spreekt<br />
(Ont)mute jezelf
Stel een open vraag<br />
Stel een gesloten vraag<br />
Stel een retorische vraag<br />
Zorg voor betrokkenheid<br />
Laat <strong>de</strong> toehoor<strong>de</strong>rs hun hand opsteken<br />
Check in / check out<br />
Creëer verbinding<br />
en interactie<br />
Zorg dat ie<strong>de</strong>reen<br />
aan bod komt<br />
Luister naar <strong>de</strong> an<strong>de</strong>r<br />
Spreek iemand aan met <strong>de</strong> voornaam<br />
Maak oogcontact & vraag om bevestiging
Hoe ga je om met emoties tij<strong>de</strong>ns een meeting?<br />
1<br />
Laat je HOND thuis.<br />
H aantjesgedrag<br />
O or<strong>de</strong>len<br />
N egativiteit<br />
D rammerigheid<br />
2 Breng je GEIT mee.<br />
G eduld<br />
E mpathie<br />
I ntegriteit<br />
T act<br />
5<br />
Volg <strong>de</strong> gemaakte<br />
afspraken op<br />
BEPAAL ACTIES EN VOLG ZE OP<br />
Maak hel<strong>de</strong>re<br />
afspraken over<br />
WIE WAT zal<br />
doen tegen<br />
WANNEER<br />
3 SMEER NIVEA!<br />
4<br />
NIVEA<br />
N iet<br />
I nvullen<br />
V oor<br />
E en<br />
A n<strong>de</strong>r<br />
GEBRUIK LSD!<br />
LSD<br />
L uisteren<br />
S amenvatten<br />
D oorvragen<br />
Stuur binnen<br />
<strong>de</strong> 24u het verslag<br />
Plan een mogelijke<br />
vervolgmeeting
<strong>Waarom</strong> <strong>zitten</strong> <strong>we</strong> <strong>rond</strong> <strong>de</strong> <strong>tafel</strong>?<br />
V.u. Fre<strong>de</strong>rik Imbo<br />
p/a Imboorling bv<br />
Regenboog 5<br />
9090 Melle<br />
© Imboorling bv<br />
Teksten: Fre<strong>de</strong>rik Imbo<br />
Vormgeving: Wim Winten
Change language