Veileder i utarbeidelse av omstillingsplan - Innovasjon Norge

More documents

Recommendations

Info

Omstillingsplanen skal ha et konkret hovedmål, 3-6 innsatsområder med delmål og viktige hovedaktiviteter innen hvert innsatsområde, samt valg av organisasjonsform og finansiering. Handlingsplan. Det skal utarbeides årlig handlingsplan med aktiviteter under hvert innsatsingsområde med budsjett. Handlingsplanen danner grunnlaget for søknaden til fylkeskommunen på årlige omstillingsmidler. Strategisk utviklingsanalyse Strategisk næringsplan (SNP) Omstillingsplan Årlig handlingsplan 2. Konsentrasjon om det viktigste Uansett omfanget av en ekstraordinær offentlig innsats vil det være både begrensede økonomiske ressurser og kapasitet/kompetanse til disposisjon i omstillingsarbeidet. Det innebærer at en må foreta prioriteringer. Strategi- og forankringsfasen skal sikre at innsatsen konsentreres til områder der en har særlige forutsetninger eller fortrinn. Dette arbeidet skal videre bidra til å mobilisere og involvere ulike aktører og definere et felles utgangspunkt og forståelse for videre oppfølging. Det strategiske grunnlaget skal gi de ansvarlige for omstillingsarbeidet et klart mandat og et forpliktende ansvar. 3. Strategisk planlegging som en kontinuerlig prosess Omstillingsplanen skal ha et langsiktig perspektiv. Derfor bør de grunnleggende strategiske veivalg ligge fast over en periode. Det er likevel viktig at det strategiske arbeidet ikke blir en pliktøvelse som gjøres en gang for alle, men at omstillingsorganisasjonen har fokus på det strategiske grunnlaget gjennom hele omstillingsprosessen. Det er en viktig ledelsesutfordring å vurdere det strategiske grunnlaget forløpende og gjøre nødvendige korrigeringer gjennom årlige rullering av handlingsplanen. 4. Organisering og ansvar for utarbeidelsen av omstillingsplanen Det er kommunen som har ansvaret for at det utarbeides en omstillingsplan. Dersom det allerede er ansatt prosjektleder/daglig leder for omstillingsarbeidet og det er oppnevnt interimstyre/styre for arbeidet delegeres arbeidet til omstillingsorganisasjonen. Omstillingsplanen skal godkjennes av interimstyret/styret og vedtas endelig i kommunestyret. 5. Suksessfaktorer for vellykket omstillingsprosess 5.1 Styrt prosess Det er viktig at prosessen har en felles regi og metodikk som sikrer fremdrift og leveranser. Det må være en fasedelt gjennomføring med definerte aktiviteter med leveranser og tidsfrister (Prosjektlederprosessen PLP). Det må være en disiplin ift. gjennomføring av aktiviteter og leveranser for å sikre at prosjektet leverer iht. mandat. 5.2 Egen organisasjon Omstillingen bør fra starten av defineres som et eget prosjekt med egen prosjektleder og interimsstyre i påvente av valg av organisasjonsform. Det må avsettes tilstrekkelig med ressurser til gjennomføring av omstillingsprosessen. 5.3 Visjon Det er viktig å kommunisere hvorfor endringer er nødvendig og hvordan den skal gjennomføres. Dette må kommuniseres til interessenter som direkte berøres av prosessen eller ha interesse av å følge prosessen. 5.4 Bygge på fakta For å sikre forståelse, erkjennelse og eierskap til problemstillinger og løsninger, så må det bygges på fakta og ikke individuell synsing. Løsninger må velges ut fra objektivitet. Motforestillinger og muligheter må analyseres. Vi gir lokale ideer globale muligheter 2
5.5 Bred forankring Ordfører, rådmann og kommunestyre må ha et klart eierskap til omstillingsprosjektet. Det må være en felles forståelse for behov for endring. Innbyggerne i kommunen må få anledning til å gi reelle bidrag i prosessen. Involvering er essensielt for å skape nødvendig endringskraft. 5.6 Tempo Omstilling kan gi tomrom og usikkerhet. Hvis det oppstår forsinkelser eller vakum så kan det gi rom for usikkerhet, spekulasjoner og uriktige oppfatninger som kan skade prosessen. Det er derfor viktig å ha god fremdrift og styringsfart som møter de forventninger som skapes i en slik prosess. Det er viktig å skape engasjement og motivasjon som bidrar til gode varige løsninger. Viktige nøkkelpersoner må involveres. 5.7 Synligjøre resultater Det er viktig å fokusere på tiltak som gir raske resultater fordi dette har en viktig signaleffekt. Det viser at det gjennomføres tiltak, og at prosessen skaper resultater og endringer som igjen vil skape engasjement. Tiltakene bør kreve lite ressurser og være lette å gjennomføre samtidig som det kan gi raske effekter. Det er viktig å kommunisere gjennomføring og resultater av tiltakene. 5.8 Tett oppfølging Det må etableres klare mål og egne måleparameterer for å sikre retning og styring. Det må etableres et eget oppfølgingssystem til prosessen som er tilpasset de aktiviteter og leveranser som er definert. Innovasjon Norge har utviklet et eget måleverktøy, Programstatusvurdering, hvor omstillingsarbeidet årlig blir målt på 6 prosessindikatorer og 6 effektindikatorer 5.9 Kommunikasjon En omstillingsprosess for en kommune berører mennesker i eller utenfor kommunen med ulike oppfatninger. Det er viktig at det skapes en enhetlig oppfatning om hva som skjer. Det er også viktig å holde interessenter løpende orientert. En må informere proaktivt og ikke i etterkant, og det krever bevist lederadferd på alle nivå. Egen kommunikasjonsplan må utarbeides og følges opp. Det bør kommuniseres med utgangspunkt i en kommunikasjonsplan. Det er viktig at en kommuniserer det som er gjort og ikke alt det fine som skal gjøre. 6. Omstillingsplanen prosessbeskrivelse Fase 1: Mobilisering av ressurspersoner fra alle viktige miljøer i kommunen. Fase 2: Utvikling av omstillingsplanen. I denne fasen blir det lagt spesielt vekt på 1-2 prosess samlinger med interimsstyret/omstillingsstyret forsterket med ressurspersoner fra viktige målgrupper i utarbeidelsen av omstillingsplanen Fase 3: Beslutning. Hovedfokus er ferdigstillelse og politisk behandling av omstillingsplanen. 7. Beskrivelse av de 3 fasene 7.1 Fase 1 Mobilisering av ressurspersoner I det strategiske planarbeidet anbefales det at en i tillegg til lokale krefter søker ekstern bistand som kan utfordre tradisjonell tenking i området. Ellers er det lett å fokusere på de “sannheter” som har preget området og som kanskje er medvirkende årsaker til at en ikke har fått til nødvendig fornyelse. Mobilisering og rekrutering av ressurspersoner til en eller to prosess samlinger med bred representasjon fra kommunen, supplert med eksterne ressurspersoner utenfor kommunen. Hensikten med å involvere eksterne ressurspersoner kan være: • å bli utfordret fra noen som kan se situasjonen utenfra og inn. • å tiltrekke seg kompetanse og erfaringer fra innovativt arbeid • å skaffe tilgang til relasjoner og nettverk • å få eksternt faglig påfyll • å få blest i media Vi gir lokale ideer globale muligheter 3
Page 1: 4. mai 2012 INNOVASJONSMILJØER Vei
Page 5 and 6: 8.5 Forpliktende handlingsplan Med

Veileder i utarbeidelse av omstillingsplan - Innovasjon Norge

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?