bli kjent med ePhorte - v4.pdf - Brukerstøtte

Bli kjent med 

ePhorte

Bli kjent med ePhorte 

Innholdsfortegnelse 

Bli kjent med ePhorte.............................................................................................................3 

Noen begreper......................................................................................................................3 

ePhorte er et Web-basert system .........................................................................................3 

Oppstart og pålogging ..........................................................................................................4 

Skjermbildet ..........................................................................................................................6 

Ny sak, journalpost og dokument.......................................................................................10 

Ny saksmappe ....................................................................................................................10 

Nytt dokument.....................................................................................................................11 

Notat ...................................................................................................................................14 

Rediger saksmappe, journalpost og dokument ................................................................15 

Rediger saksmappe............................................................................................................15 

Rediger journalpost.............................................................................................................16 

Rediger dokument ..............................................................................................................16 

Svar på brev..........................................................................................................................17 

Flyt ......................................................................................................................................17 

Svar på innkomne...............................................................................................................17 

Avskriv innkomne................................................................................................................18 

Marker sak som ferdig ........................................................................................................18 

E-post ....................................................................................................................................19 

Eksporter e-post til ePhorte ................................................................................................19 

Svar med e-post .................................................................................................................20 

Tilgang...................................................................................................................................21 

Hvem kan se hva? ..............................................................................................................21 

Gradering............................................................................................................................21 

Søking ...................................................................................................................................24 

Hva gjør jeg… .......................................................................................................................25 

Hvis jeg trenger hjelpefunksjonen i ePhorte? .....................................................................25 

Hvis jeg trenger hjelp fra brukerstøtte?...............................................................................25 

Oppgaver...............................................................................................................................26 

Noen hurtigtaster .................................................................................................................28 

Side 2 av 28



Ephorte er et felles arbeidsverktøy for både saksbehandlere og arkiv. Programmet følger 

Noark4 som er en standard satt av riksarkivaren for dokumenthåndtering og arkivering. 

Noen begreper 

Sak 

Saksmappen tilsvarer en sak i journalsystemet. Inneholder alle 

saksdokumenter som er nødvendige for å dokumentere 

saksbehandlingen. En sak blir opprettet av arkivet eller 

saksbehandlere der en et utgående dokument ligger til grunn for 

opprettelsen. En sak kan inneholde flere journalposter. 

Journalpost (JP) 

En journalpost er registreringskortet for hvert brev. Journalposten 

beskriver dokumentet, hvem som er avsender og mottaker, når det 

er sendt/mottatt, osv, slik at det ikke skal være nødvendig å åpne 

dokumentet for å vite hva det handler om. 

Saksmappe 

Journalpost 

Dokument 

Journalpost 

Dokument 

Dokument 

Et dokument er et utgående utgående eller inngående brev eller notat, men kan også også være e-post eller eller 

fax. fax. Et dokument dokument er knyttet knyttet til en journalpost, og og blir som som regel opprettet når når journalposten 

blir opprettet. Dokumentet kan enten være være hoveddokument eller vedlegg. 

ePhorte er et Web-basert system 

Nettleseren Internet Explorer blir brukt for å kjøre ePhorte, noe som betyr at ePhorte virker 

som en vanlig nettside, der men klikker en gang med venstre musetast på linker og knapper. 

Enkelte ikoner har også ekstra funksjonalitet som blir tilgjengelig ved å høyreklikke på dem. 

Det er også mulig å bruke nettleserens egne verktøylinjer og funksjonalitet, blant annet er 

[Tilbake]-knappen og [Oppdater]-knappen [Oppdater]-knappen ofte brukt. 

Side 3 av 28


Oppstart og pålogging 

Til daglig starter du ePhorteWeb (eller ePhorteWeb for revisjonen hvis du er saksbehandler i 

Revisjon) for vanlig saksbehandling. Dersom du ønsker å øve deg eller teste ut noe i ePhorte 

kan du starte ePhorte kurs hvor det du gjør ikke kommer med i offentlig journal. Det er 

dessuten ePhorteWeb kurs vi bruker i kursene. 

Å starte opp ePhorte: 

1. Velg Start | programmer | andre fag- og fellessystemer | ePhorteweb 

2. Du er allerede logget inn, og kommer rett i søkevisning 

Side 4 av 28


Å logge på med annen rolle: 

Du er allerede allerede logget på ePhorte når du er logget på Plattorm2000, så pålogging pålogging brukes for å 

endre rolle. Å Å bytte rolle kan kan være nødvendig om du er saksfordeler i tillegg til til å være 

saksbehandler. 

Dette gjør du slik: 

1. Klikk [Logg på]. 

2. Velg annen rolle med listepilen 

3. Klikk [OK] 

Side 5 av 28


Skjermbildet 

2 

Elementer i ePhorte 

1) Hovedmeny 

2) Venstremeny 

3) Søkevindu 

4) Navigeringslinje 

5) Redigeringsvindu 

4 

3 

5 

Skjermbildet i Ephorte er et tredelt vindu med venstremeny, søkebilde og redigeringsbilde. 

Skillene mellom de tre delene kan flyttes på. 

Hovedmenyen 

1 

1 2 3 4 5 6 7 8 

Hovedmenyen alltid tilgjengelig, uansett hvilket skjermbilde i ePhorte som vises. 

1) Logg på for å endre rolle 

2) Logg av for å avslutte ePhorte. 

3) Klikk på [+]-knappen for å registrere ny saksmappe 

4) Velg mellom standard søk, avansert søk og hurtigsøk der saksnummer er kjent. 

5) Send lenke på epost til en annen saksbehandler 

6) Skift mellom søkebilde og redigeringsbildet. 

7) Brukes for å åpne hjelpefunksjonen. 

8) Endre alternativer for resultat av søk 

Side 6 av 28

Venstremenyen/Utforskeren 

1 

2 

1) Predefinerte søk 

2) Elementer 


Venstremenyens Felles søk inneholder predefinerte søk som brukes ofte. Her ligger 

Ubesvarte som er den digitale ”posthyllen” og som er listen over journalposter som må 

behandles av saksbehandleren. Her ligger også søket Til orientering som er en liste over 

journalposter der saksbehandleren står som kopimottaker. I tillegg er Siste saker og 

Siste journalposter mye brukt. 

Søkevinduet 

1) Søkefelt 

2) Listepil 

3) Søkeknapp 

1 3 

I dette bildet vises søkefeltene hvor man fyller inn et eller flere søkekriterier. Etter å ha 

trykket [Enter] og eller klikket [Søk nå] vil resultat av søkene komme opp som en liste i det 

samme vinduet. Det er dessuten i dette vinduet listen over ubesvarte, siste saker eller 

resultat av andre søk på ventremenyen vises. 

For å se mer informasjon om et element klikker man på tittelen som vises som en blå lenke, 

og denne vises i Redigeringsvinduet. 

2 

Side 7 av 28


Redigeringsvinduet 

Her vises elementet vi klikket på i søkevinduet. Som regel er det saksmappen eller 

journalposten som vises her. Det er i dette vinduet vi gjør endringer i saksmappen og 

journalpostene, og det er fra dette vinduet vi får tilgang til dokumentene. 

Klikke på for å forhåndsvise et dokument, eller rediger journalpostopplysninger eller 

dokument ved å klikke på hhv eller . 

3 

4 

5 

6 

7 

8 

Saksmappevisning 

2 


2) Tittellinje 

3) Opprett journalpost 

4) Lås alle journalposter for redigering 

5) Rediger journalpost 

6) Rediger dokumentopplysninger 

7) Vis/skjul innhold i dokumentpost 

8) Lås journalpost for redigering 

1 

I denne visningen ser vi opplysninger om saksmappen og deriblant listen over saksmappens 

journalposter og tilhørende dokumenter. Her har vi mulighet til å opprette dokumenter i nye 

journalposter, redigere journalpostopplysninger og tekstdokumenter, og legge til merknader i 

saksmappen 

Side 8 av 28

Journalpostvisning: 

2 

3 

4 

1 


2) Tittellinje 

3) Opprett vedlegg eller knytt til eksisterende dokument 

4) Rediger dokument og dokumentdetaljer 


I denne visningen ser vi opplysningene om journalposten og dokumentet med vedlegg, slik 

som avsender/mottaker, dokumentdato, tilgangskode og liknende. Også i denne visningen 

har vi muligheten til å redigere tekstdokumentet, og vi har mulighet til å endre 

journalpostopplysninger. 

Side 9 av 28


Ny sak, journalpost og dokument 

Ny saksmappe 

En ny saksmappe skal opprettes dersom brevet du har tenkt å skrive ikke hører hjemme i en 

sak som finnes fra før. Men søk alltid om det finnes en sak vedrørende det du jobber med fra 

før. 

Å opprette en saksmappe 

Dette gjøres på følgende måte: 

1. Klikk på Ny saksmappe på hovedmenyen. 

2. Angi en Tittel på saksmappen. 

3. Angi korrekt Tilgangskode. 

4. Klikk på [Lagre] 

Søk alltid etter om det finnes en saksmappe på den saken du jobber med. 

Side 10 av 28

Nytt dokument 


Å opprette dokument i ny journalpost 

Når du skal skrive et nytt utgående brev, må det opprettes en ny utgående journalpost, hvor 

informasjon om tittel på brevet, mottaker, tilgangskoder og annen informasjon registreres. 

Brevet blir automatisk satt opp med disse opplysningene, slik at det bare gjenstår å skrive 

brødteksten i brevet. 

Å opprette dokument i ny journalpost kan gjøres slik: 

1. Åpne aktuell saksmappe. 

2. Velg fanen Journalposter og klikk på Opprett journalpost 

3. Velg aktuell journalpostalternativ. 

4. Fyll inn Innhold. 

5. Fyll inn Mottakere og sett eventuelt hake ved Unnta offentligheten 

6. Angi i så fall korrekt Tilgangskode. 

7. Klikk [Lagre og nytt dokument]. 

Side 11 av 28


8. Velg aktuell dokumentmal 

9. Lag dokumentet og klikk [Tilbake til ePhorte Web]. 

10. Sett hake ved Marker dokument for ferdig bare hvis dokumentet er ferdig. 

Hvis du ikke huker for ferdig kan du redigere dokumentet senere. 

11. Klikk på [Utfør]. 

Å opprette dokument med flere mottakere 

1. Åpne aktuell saksmappe. 

2. Velg fanen Journalposter og klikk på Opprett Journalpost. 

3. Velg aktuell journalpostalternativ. 

4. Fyll inn Innhold. 

5. Fyll inn mottakere hvorav en har kortnavn A for adressater i følge liste 

6. Klikk [Lagre og nytt dokument]. 

7. Velg aktuell dokumentmal 

8. Skriv ferdig dokumentet og klikk på [Flett til skriver] 

9. klikk [Tilbake til ePhorte Web]. 

Side 12 av 28


10. Sett hake ved Marker dokument for ferdig bare hvis dokumentet er ferdig. 

Hvis du ikke huker for ferdig kan du redigere dokumentet senere eller legge til flere 

mottakere. 

11. Klikk på [Utfør]. 

Å opprette vedlegg 

1. Åpne aktuell journalpost 

2. Velg fanen Dokumenter og høyreklikk på Opprett Vedlegg 

3. Velg Nytt vedlegg 

4. Velg ønsket mal eller Hent fra disk 

5. Åpne ønsket fil. 

6. Lukk filen eller klikk på [Tilbake til ePhorte] 

7. Sett hake ved Marker dokument for ferdig 

8. Klikk på [Utfør] 

Side 13 av 28


Notat 

Notater benyttes ved brev med intern mottaker eller der et dokument skal følge saken men 

ikke skal ligge i offentlig journal. Med en intern mottaker menes en person som har tilgang til 

det samme saksbehandlingssystemet som deg selv. Notat (X) er notat til orientering, mens 

Notat (N) er notat som krever tilbakemelding, og legges i mottakerens Ubesvarte-liste. 

Å opprette nytt notat 

1. Klikk på opprett journalpost på arkfanen 

2. Velg Nytt notat (X) eller Nytt notat (N) 

3. Fyll inn Innhold (som blir overskrift på notatet) 

4. Sett opp interne mottakere, f. eks med brukernavn. 

5. Sett evt. tilgangskode og hjemmel i kategorien Saksbehandler/tilgang. 

6. klikk på [Lagre og nytt dokument]. 

7. Velg ønsket mal 

8. Rediger dokumentet, lagre og klikk på [Tilbake til ePhorte] 

9. Marker evt. dokumentet som ferdig 


Side 14 av 28

Rediger saksmappe, journalpost og dokument 


Rediger saksmappe 

Om en saksmappe skal unntas offentlighet eller tittelen skal endres eller det finnes andre 

grunner til å endre egenskapene i saksmappen, kan man redigere saksmappen. 

1. Vis aktuell saksmappe i redigeringsvinduet 

2. Klikk på saksmappe-ikonet 

3. Velg Rediger 

4. Gjør endringer i aktuelle felt 

5. Klikk [Lagre] 

Side 15 av 28


Rediger journalpost 

Om du ønsker å redigere mer i et brev som har status Ferdig ved å endre status til 

Reservert, om opplysningene om mottaker av brevet skal endres, brevet skal sendes til flere 

mottakere enn det som opprinnelig ble fylt inn, eller om dokumentdato endres, kan dette 

gjøres ved å redigere journalposten. 

1. Vis aktuell saksmappe i redigeringsvinduet 

2. Klikk på Rediger Journalpostopplysninger ved ønsket journalpost 

3. Velg Rediger JP 

4. Gjør endringer i aktuelle felt 

5. Klikk [Lagre] 

6. Klikk på redigeringsikonet ved dokumentet 

7. Velg Flett på nytt 

8. Gjør eventuelt andre endringer i dokumentet 

9. klikk på [Tilbake til ePhorteweb] 

10. Merk eventuelt dokumentet som ferdig 


Rediger dokument 

Det hender man ikke rekker å gjøre ferdig et dokument med en gang, og så lenge 

journalposten har status Reservert har man mulighet til å gjøre endringer i dokumentet. 

1. Vis aktuell saksmappe 

2. Vis innhold i ønsket journalpost 

3. Klikk på redigeringsikonet ved ønsket dokument 

4. Velg Rediger Tekstdokument 

5. Gjør endringene i dokumentet og klikk [Tilbake til ePhorteweb] 

6. Marker evt. dokumentet som ferdig 


Side 16 av 28

Svar på brev 


På På venstremenyen ligger et ferdigdefinert søk som som kalles Ubesvarte. Ubesvarte er oppgaver oppgaver 

eller forpliktelser som ikke er behandlet av av saksbehandleren. Saksbehandler har ansvar for å 

sjekke listen over Ubesvarte regelmessig/daglig, siden det er i ePhorte saker blir blir delt ut. 

1 2 

Innkommende 

Utgående 

Flyt 

1) Innkommet dokument dokument mottas mottas av av Arkivet som som registrerer registrerer og skanner dokumentet. 

dokumentet. 

Dokumentet blir opprettet opprettet som et nytt nytt innkommet dokument i i en JP i i en allerede 

opprettet opprettet saksmappe, eller Arkivet oppretter en ny ny saksmappe når dokumentet blir 

registrert. 

2) Sakene blir deretter deretter fordelt fordelt til riktig avdeling/seksjon/saksbehandler, avdeling/seksjon/saksbehandler, eller lederen lederen for 

avdeling/seksjon fordeler ufordelte saker videre eller behandler selv. Disse sakene 

med nytt innkommet dokument i en JP ligger i Ubesvarte hos saksbehandleren til 

saksbehandleren har avskrevet dette. 

3) Saksbehandleren svarer på brevet med et nytt utgående brev ved å følge egen 

framgangsmåte i ePhorte for dette. Avskrivingsmåte blir BU – Besvart utgående. 

4) Svaret sendes til mottaker, brevet markeres som ferdig i ePhorte og journalposten 

forsvinner fra listen over Ubesvarte. 

Svar på innkomne 

Ubesvart 

4 3 

Svar på Innkomne 

BU = Besvart 

utgående 

Saksbehandler 

behandler 

innkommende 

Dersom det innkomne brevet brevet krever krever et svar tilbake til avsenderen skal dette gjøres gjøres ved å 

bruke funksjonen Svar med brev. På På denne denne måten vil mottakeren av brevet være den 

samme som avsenderen avsenderen av det innkomne brevet, og når det utgående brevet brevet er markert som 

ferdig vil det det innkomne brevet fjernes fra fra listen over ubesvarte. 

1. Velg Ubesvarte på venstremenyen. 

2. Velg ønsket ubesvarte brev 

3. Klikk på Rediger Journalpost 

4. Velg Besvar/Avskriv | Svar med brev. 

5. Endre Innhold siden dette blir overskriften på svarbrevet. 

6. Velg [Lagre og nytt dokument]. 

7. Gjør ønsket editering og redigering og lagre underveis. 

8. klikk på [Tilbake til ePhorteweb] 

9. Huk på evt. Marker dokument som ferdig og klikk på [Utfør] 

Side 17 av 28


Avskriv innkomne 

Dersom det innkomne brevet ikke krever svar, brevet besvares med en telefonsamtale eller 

svaret skal sendes til en annen mottaker enn den som sendte det innkomne brevet, skal det 

innkomne brevet avskrives. 

1. Velg Ubesvarte på venstremenyen. 

2. Velg ønsket saksmappe 


4. Velg Besvar/Avskriv | avskriv JP 

5. Velg avskrivingsmåte 

6. Skriv eventuelt merknad 

7. Klikk [OK] 

Marker sak som ferdig 

Dersom det ikke er forventet mer korrespondanse i en sak, kan saken markeres som ferdig 

Dette gjøres på følgende måte: 

1. Åpne aktuell saksmappe 

2. Klikk på saksmappeikonet 

3. Velg Marker som ferdig 

Side 18 av 28

E-post 

Eksporter e-post til ePhorte 


Dersom du mottar en e-post som skal inn i en sak i ePhorte kan det gjøres direkte fra 

Outlook 

1. Vis innboksen i Outlook og merk merk e-posten e-posten som skal inn i ePhorte 

2. Klikk på [Eksporter til ePhorte] på verktøylinja i Outlook 

3. Klikk på søkeknapp i feltet Til sak og søk på saksnummer eller tittel for å finne den 

eksisterende saken som e-posten skal legges i 

Side 19 av 28


4. Klikk på den aktuelle tittelen i resultatlista 

5. Sett inn opplysninger om adresse, kontaktpersoner og e-postadresse 

6. klikk på [Importer] 

7. Den aktuelle journalposten vises nå i ePhorte 

Svar med e-post 

Å svare på e-post i ePhorte gjøres slik: 

1. Velg ønsket ubesvarte brev 


3. Velg Besvar/Avskriv | Svar med enkel e-post 

4. Endre Emne og skriv inn meldingstekst 

5. Forsikre deg om at e-postadressen er riktig 

6. klikk på [Lagre og send] 

Side 20 av 28


Tilgang 

Ved innkomne dokumenter er det arkivet som forhåndsgraderer, mens saksbehandler 

graderer utgående dokumenter. Det er lederen og saksbehandleren som har ansvar for å 

kontrollere at dokumentene er riktig gradert og evt. skjermet. 

Hvem kan se hva? 

Arkivet har tilgang til alle graderte dokumenter i organisasjonen. 

Ledere har bare tilgang til graderte dokumenter i sin enhet 

Saksbehandlere har bare tilgang til sine egne graderte dokumenter. 

Hva saksbehandler 

har tilgang til 

Uten 

tilgangskode 

Med 

tilgangskode 

Egne saker 

I avdelingen 

I organisasjonen 

Gradering 

Gradering er å sette tilgangskode. Det er en prosess i tre trinn: 

1. Skjerm tekst 

2. Velg tilgangskode 

3. Velg hjemmel 

Det er mulig å gradere både sak og JP. Det er derimot mest naturlig å gradere JP, siden det 

er enkelte dokumenter som ikke bør være tilgjengelige for offentligheten, og ikke hele saker. 

Gradering gjøres når en JP eller sak opprettes. 

Å sette tilgangskode på sak 

1. Opprett ny saksmappe og sett tittel 

2. Marker eventuelt den delen av tittelen som ønskes skjermet 

3. Høyreklikk på merket tekst og velg Merk tekst som skjermet 

4. Velg arkfanen Ansvarlig/Tilgang 

5. Sett inn tilgangskode u og trykk [Tab] 

6. Klikk på [Søk] i feltet Hjemmel u.off for å velge riktig hjemmel 

Side 21 av 28


7. Klikk på riktig hjemmel 

8. Klikk på Lagre for å opprette saksmappen 

Å sette tilgangskode på journalpost 

1. Vis aktuell sak 

2. Velg fanen Journalposter og Klikk på Opprett Journalpost 

3. Velg ny Utgående 

4. Skriv inn ønsket tittel i Innhold-feltet 

5. Marker eventuelt den delen av tittelen som ønskes skjermet 

6. Høyreklikk på merket tekst og velg Merk tekst som skjermet 

7. Sett tilgangskode u og trykk [Tab] 

Side 22 av 28

8. Klikk på [Søk] i feltet Hjemmel u.off. for å sette riktig hjemmel 


9. Sett eventuelt hake ved U.off, om mottakerinformasjon skal graderes. 

10. Velg [Lagre og nytt dokument]. I dokumentet kommer det fram at brevet er gradert. 

11. Lagre dokumentet og klikk på [Tilbake til ePhorteweb]. 

12. Huk på evt. Marker dokument som ferdig 


I listen kommer den delen av tittelen som er gradert fram i Rød skrift, eller som stjerner 

dersom man ikke har tilgang til det graderte dokumentet 

Side 23 av 28


Søking 

For å finne mapper eller journalposter i databasen, bruker vi søkeverktøyet. Det finner vi 

oppe på hovedmenyen, og vi har flere knapper å velge i mellom, alt etter hva det er vi er på 

jakt etter. 

Søk etter journalpost 

1. velg Standard søk eller avansert søk fra hovedmenyen 

2. Velg Journalposter og dokumentposter fra listepilen i Søk etter-feltet 

3. Skriv inn søkeordet i tittelfeltet. * brukes for flere ukjente tegn. 

4. Sett eventuelt antall dager fra dagens dato i datofeltet 

5. Sett eventuelt inn brukernavnet til saksbehandler (6 bokstaver) 

6. Trykk [Enter] eller klikk på [Søk nå] 

Side 24 av 28

Hva gjør jeg… 

Hvis jeg trenger hjelpefunksjonen i ePhorte? 

Denne finner du her: 

1. Velg 

på hovedmenyen. 

2. Klikk på [Åpne] i dialogboksen Nedlasting av filer. 

3. Dobbelklikk på ønsket tema og kapittel, eller bla fram og tilbake med 

pilknappene. 

Bruk hjelpefunksjonens stikkordsregister: 

1. Velg kategorien Stikkordsregister 

2. Skriv inn stikkordet du vil søke etter 

3. Bla i stikkordlisten nedenfor 

4. Dobbelklikk på ønsket stikkord. 

Hvis jeg trenger hjelp fra brukerstøtte? 

Ta kontakt med: 

1. Superbruker i egen avdeling eller 

2. Teknisk 

telefon 69 11 71 94 eller e-post: hjelpdesk@ostfold-f.kommune.no 

Arkivet: 

Telefon: 69 11 71 17 eller e-post: sentralpost@ostfold-f.kommune.no 

Saksbehandling 

Telefon: 69 11 74 10 eller e-post: annkri@ostfold-f.kommune.no 

3. Eventuelt Superbruker i annen avdeling 


Side 25 av 28


Oppgaver 

Ny sak, journalpost og dokument 

Oppgave 1: 

a) Opprett en sak med tittel: Oppgaver i saksbehandling 

b) Opprett deretter en journalpost av typen Ny Utgående. 

Fyll ut feltet Innhold med ”Løsning på oppgave” og feltet Navn, 

adresse og postnummer (se at poststed kommer opp automatisk). 

klikk [Lagre og nytt dokument] 

c) Velg malen Standardbrev uten parafering 

Skriv inn litt tekst i brevet. 

Lagre og klikk [Tilbake til ePhorte] 

d) Marker dokumentet som ferdig og klikk [Utfør] 

Oppgave 2: 

a) Gå til saken ”Oppgaver i saksbehandling ” som du opprettet i oppgave 1 

og opprett deretter en journalpost av typen Ny Utgående. 

b) Fyll ut feltet Innhold med ”Brev til flere” og feltet kortnavn: ADR. 

Klikk på arkfanen [Flere mottakere] og legg til 2-3 andre mottaker ved å 

fylle inn Navn, Adresse og Postnummer, eller bruk Kortnavn. 

c) Velg Lagre og nytt dokument 

d) Velg malen Standardbrev uten parafering 


Forhåndsvis flettede data, og klikk på [Flett til utskrift] (alternativt: 

[Flett til nytt dokument]) 

e) Lagre og klikk [Tilbake til ePhorte] 

f) Marker dokumentet som ferdig og klikk [Utfør] 

Rediger saksmappe, journalpost og dokument 

Oppgave 3 

e) Gå til saken ”Oppgaver i saksbehandling ” som du opprettet i oppgave 1 

og opprett en journalpost av typen Ny Utgående. 

Fyll ut feltet Innhold med ”Redigering” og feltet Navn, adresse og 

postnummer (se at poststed kommer opp automatisk). 

klikk [Lagre og nytt dokument] 

f) Velg malen Standardbrev uten parafering 



g) Klikk [Utfør] uten å markere dokumentet som ferdig 

h) Gå til saken ”Oppgaver i saksbehandling ” igjen, og legg merke til status til 

journalposten ”Redigering”. 

i) Høyreklikk på redigeringsikonet ved journalposten Redigering, og 

Velg Tekstdokument | Rediger tekstdokument 

j) Skriv inn litt tekst i brevet. 


k) Klikk [Utfør] uten å markere dokumentet som ferdig 

Side 26 av 28

Oppgave 4 

a) Gå til saken ”Oppgaver i saksbehandling ” igjen, og legg merke til status til 

journalposten ”Redigering”. 

b) Høyreklikk på redigeringsikonet ved journalposten Redigering, og 

Velg Rediger 

c) Endre tittel til ”Redigering av overskrift og adresse” 

d) Endre mottakeradressen 

e) Klikk på Lagre 

f) Høyreklikk på redigeringsikonet ved journalposten Redigering, og 

Velg Flett på nytt 

g) klikk [Tilbake til ePhorte] 

h) Marker dokumentet som ferdig og klikk [Utfør] 

Tilgang 

Oppgave 5 

a) Opprett en sak du kaller Læreforhold – Spøkelseskladden 

Velg arkfanen saksbehandler/tilgang og Sett Tilgangskode u 

og endre hjemmel til Off.loven § 13, jf Fvl 13, 1.ledd 

nr 2 

Skjerm navnet ved å markere navnet i Tittelfeltet, 

høyreklikk og velg Merk tekst som skjermet. 

b) Opprett en Ny utgående journalpost 

med Innhold: Heving av lærekontrakt for Spøkelseskladden 

sett inn navn, adresse og postnr i kategorien Mottaker 

Sett Tilgangskode u 

og endre hjemmel til Off.loven § 13, jf Fvl 13, 1.ledd nr 2 

Marker bare navnet i innholdfeltet, høyreklikk og 

velg Merk tekst som skjermet. 

Klikk [Lagre og nytt dokument] 

c) Velg malen Standardbrev uten parafering. 

Skriv litt i brevet, lagre og Klikk tilbake til ePhorte 

Marker dokumentet som ferdig og trykk Utfør. 

Søking 

Oppgave 6: 

a) Søk en sak med kurs som tittel/innhold 

og klikk på [Alternativer] på hovedmenyen for å endre maksimum antall 

poster til 999 

b) Søk etter saker som er opprettet for mindre enn 10 dager siden. 

c) Søk etter saker fra januar 2005. ( tips: mellom 1. og 31. januar) 

d) Søk etter journalposter/dokumentposter med julenissen som 

mottaker/avsender 

e) Søk etter saker fra i dag med deg selv og sidemannen som 

saksbehandler. 


Side 27 av 28


Noen hurtigtaster 

Trykk Hvis du vil 

[Ctrl] + [Shift] + understreket bokstav Velge verktøyknapp med understreket bokstav. 

[Alt] + Understreket bokstav Gå til et felt med understreket bokstav i ledetekst. 

[Ctrl] + [Shift] + N Ny saksmappe 

[Ctrl] + [Shift] + O Start oppslag i felt markert med 

[Ctrl] + [Shift] + U Hurtigsøk 

[Ctrl] + [Shift] + S Søk 

[Ctrl] + [Shift] + T Avansert søk 

Utgitt av 

Østfold fylkeskommune 

IT-seksjonen opplæringstjenesten 

Postboks 220, 1702 Sarpsborg 

Telefon 69 11 71 94, telefaks 69 11 70 60 

Side 28 av 28 

Internett http://hjelpdesk.ostfold-f.kommune.no, E-post hjelpdesk@ostfold-f.kommune.no

bli kjent med ePhorte - v4.pdf - Brukerstøtte

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?