IT-STRATEGI - Velkommen til à rhus Kommune

ÅRHUS KOMMUNES
IT-STRATEGI
2007-2010

Århus Kommunes
IT-strategi 2007-2010
Forfatter og udgiver
Århus Kommune
november 2007
Indhold
1 Forord 3
2 Resumé 4
3 IT- strategiens struktur 9
4 Ydre vilkår 10
5 Grundlag og strategi 11
6 Mål og handlinger 14
7 Resultater og kommunikation 26
8 Udmøntning af IT-strategien 27

1
FORORD
IT-strategien for 2007-2010 fastlægger Byrådets vision,
mål og indsatsområder for arbejdet på IT-området
i Århus Kommune.
Formålet med IT-strategi 2007-10 er at forbedre Århus
Kommunes forudsætninger for at udnytte de teknologiske
muligheder og at sikre en bedre udnyttelse af
teknologien. Strategien skal sikre, at beslutninger om
IT-anvendelsen baseres på et solidt og oplyst grundlag,
en klar erkendelse af den ønskede udvikling og
velovervejede principper.
IT-strategien indgår som et naturligt element i Kommunens
effektivitets-, service- og kvalitetsarbejde,
og er derfor koordineret med Århus Kommunes øvrige
strategier for udvikling; herunder med Århus Kommunes
Service- og Kvalitetsstrategi for 2006-2009.
IT-strategien er udformet i et samarbejde mellem
Borgmesterens Afdeling og øvrige magistrats afdelinger
i andet halvår 2006. Den er godkendt af Byrådet
d. 12. september 2007.
3 Århus Kommunes IT-strategi

2
RESUMÉ
Staten forventes i større udstrækning via lovgiv ning
at styre Kommunernes IT-udvikling. Århus Kommune
vil være en aktiv medspiller i den sammenhæng.
Kommunen vil i samarbejde med den øvrige offentlige
sektor høste effektiviseringsgevinsterne og arbejde
for, at det bliver lettere at væ re borger og virksomhed
i samspillet med den kommunale forvaltning. ITstrategien
er et vigtigt element i den forbindelse.
IT-strategien for 2007-2010 fastlægger Byrådets vision,
mål og indsatsområder for arbejdet på IT-området
i Århus Kommune.
Århus Kommunes vision for digital forvaltning er opbygget
om tre temaer med hver sine delmål. Visionen
sætter fokus på styrkelse af indsatsen i forhold til:
I international målestok er Danmark i det absolutte
førerfelt, når det gælder digital forvaltning, og Århus
Kommune er godt med. Vi arbejder intensivt i disse
år med at udvikle, indføre og anvende hjemmeside,
elektronisk dokumenthåndtering og digital signatur.
På systemsiden gøres en stor indsats for at få IT-systemer
til at levere data til hinanden og for at udvikle
fælles IT-løsninger. Der er imidlertid fortsat store
muligheder, når det gælder effektivisering og forbedring
af den offentlige service. Der vil i de kommende
år være behov for nytænkning af den offentlige sektor
som en samlet servicevirksomhed over for borgere
og virksomheder.
1 Borgere og virksomheder
2 Folkestyret
3 Den kommunale forvaltning
Af tabellen til højre fremgår Århus Kommunes vision
og mål for den digitale indsats i forhold til borgere og
virksomheder, folkestyret og den kommunale forvaltning.
Århus Kommune har for perioden 2007-2010 fastlagt
mål og handlinger for seks indsatsområder:
1 Digitale services til borgere og virksomheder,
folke styret og den kommunale forvaltning.
2 Realisering af potentiale for IT-anvendelsen.
3 Ledelse og kompetencer.
4 Organisering og videndeling.
5 IT-arkitektur, infrastruktur og sikkerhed.
6 IT-drift og indkøb.
4 Århus Kommunes IT-strategi

Århus Kommunes vision for den digitale indsats
Borgere og virksomheder
Kommunens borgere og virksom he der
skal tilbydes adgang til at an vende brugervenlige
og effektive IT-systemer,
som tilgodeser deres behov i forbindelse
med informationssøgning, informationsudveksling
og sagsbehandling i
forhold til Århus Kommune.
De digitale ydelser skal så vidt muligt
kunne anvendes uafhængigt af tid og
sted.
Folkestyret
Århus Kommune vil være kendeteg net
ved åbenhed og gennemsigtighed i forvaltningen.
Det skal være let for borgerne at benytte
deres demokratiske rettig heder –
herunder at søge indsigt i egne sager
samt at deltage i den demokratiske
meningsdannelse/-dialog.
Borgerne skal have mulighed for nye
adgangsveje og kommunikationsformer
i kontakten med Kommunen.
Den kommunale forvaltning
Århus Kommune vil udnytte de for dele,
der opstår, når man over en bred front
anvender IT internt i Kom munen og i
forhold til borgere og virksomheder.
Den kommunale forvaltning og institutioner
herunder skal i alle relevante tilfælde
være understøttet af digitale støtteprocesser.
Kommunen vil i videst mulig udstrækning
benytte sig af elektronisk data-/dokumenthåndtering
samt af elektroniske
arkiver.
Århus Kommunes IT-systemer skal være
fuldt integrerede. Data og funktionalitet
skal genbruges fra system til system.
Århus Kommune vil tilbyde
borgere og virksomheder:
1
En hjemmeside, hvor alle væsentlige
borger- og virksomhedsrelaterede informationer
er gjort tilgængelige.
2
’Min side’ – En personlig side på hjemmesiden
med adgang til generelle informationer,
geografi ske informationssystemer,
konkret sagsinformation samt
mulighed for digital selvbetjening.
3
Interaktive digitale kommunikationsmuligheder
mellem borger og Kommune
ved hjælp af relevante teknologier.
4
Alle henvendelser og data til og fra borgere,
virksomheder og andre myndigheder
kan sendes fortroligt og med digital
signatur.
5
IT-løsninger der medvirker til at lette tilværelsen
for handicappede borgere.
Århus Kommune vil tilbyde:
1
Internettet som platform for bor gerinddragelse;
herunder brugerinddragelse,
debatter og høringer.
2
Adgang til klage via internettet.
3
Mulighed for indsigt i Kommunens
sagsbehandling via internettet.
4
Mulighed for elektronisk stemmeafgivelse.
Århus Kommune vil sikre, at:
1
Væsentlige arbejdsprocesser er optimeret
ved udnyttelse af IT.
2
Den interne organisering er tilpasset
optimal IT-anvendelse.
3
Udveksling af relevante skriftlige informationer
og data i forhold til borgerne,
internt i Århus Kommune og i forhold
til andre myndig heder foregår digitalt.
4
Århus Kommunes fælles virksomhedsmodel
IT-understøttes.

IT-strategiens seks indsatsområder
1
Digitale services til borgere og virksomheder,
folkestyret og den kommunale forvaltning
Ydelser
2
Realisering af potentiale for IT-anvendelsen
Ydelser
3
Ledelse og kompetencer
Ydelser
1.1
Antallet og omfanget
af digitaliserede processer
forøges og gøres
tilgængelige på
Kommunens hjemmesi
de.
1.2
Borgerne tilbydes en
’personlig side’ på
Kommunens hjemmeside.
1.3
Kommunikationskanaler
mellem borger
og Kommune analyseres
via henvendelsesundersøgelser.
1.4
Motivation af borgere
og virksomheder til at
anvende digitale services.
1.5
Øget anvendel se af
brugerundersø gelser,
debatter og høringer
via internet.
1.7
Postlisternes dækningsomfang
øges.
1.8
Fælles intranet tilbydes
til alle med arbejdere.
1.9
Elektronisk post tilbydes
alle medarbejdere.
1.10
Digital signatur tilbydes
alle medarbejdere.
1.11
Århus Kommunes
fælles virksomhedsmodel
IT-understøttes.
1.12
Antallet af digitale arbejdsprocesser
i den
kommunale forvaltning
forøges og papirbaseret
informationsflytning
afskaffes.
2.1
System- og projektejere
opstiller klare
mål for projekter og
aktiviteter.
2.2
Der foretages nytteværdivurderinger
ved
større IT-projekter.
2.3
Skabeloner til nytteværdivurderinger
udvikles
og formid les.
2.4
Enkle værktøjer til
vurdering af effekt og
nytteværdi ved realisering
af IT-projekter
udvikles.
3.1
Ledere og medarbejdere
deltager aktivt i
udvikling af IT-understøttelsen
bl.a. ved
udformning af IT-strategier
og handlingsplaner.
3.2
Kommunens lederuddannelse
skal omfatte
digital ledelse.
3.3
Kompetenceudviklingsbehov
opgøres,
initiativer planlægges,
gennemføres og evalueres.
3.4
Temadage i magistrats
afdelingerne afholdes
om væsentlige
elementer i det digitale
lederskab.
3.5
Tjekliste for god di gital
ledelse formidles i
Århus Kommune.
3.6
Værktøjer og begrebsapparat
til kortlægning
og op timering af
arbejdsgange udvikles
og formidles.
3.7
Incitamenter til efterlevelse
af IT-strategiens
mål udvik les.
1.6
Elektronisk stemmeafgivelse
tilbydes,
hvor det er mu ligt.

4
Organisering og videndeling
5
IT-arkitektur, infrastruktur og sikkerhed
6
IT-drift og inkøb
Ydelser
Ydelser
Ydelser
4.1
Projektejerskabet
for store digitaliseringsprojekter
forankres
på det strategiske
ledelsesniveau.
4.2
De tværgående ITprojekter
indgår i
Kommunens program-
og porteføljestyring.
4.3
Der indføres en fælles
projektmodel for de
fælles IT-projekter.
4.4
Evnen til at styre større
IT-projekter og leverancer
vurderes, dokumenteres
og styrkes.
4.5
Nye samarbejds flader
og snitflader mellem
Kommunens IT-ansvarlige
skal præciseres
som følge af etableringen
af IT-SOS.
4.6
Kommunens IT-organisering
skal formidles
via Kommunens
fælles intranet.
4.7
Magistratsafdelingernes
samt Kommunens
fælles IT-strategier
og -handleplaner
pub-liceres på intranettet.
4.8
Viden om anvendelse
af digitale muligheder
formidles via intranettet.
4.9
Medarbejdere høres
og inddrages i vidt
omfang i udviklingsprocesser.
4.10
Undersøgelseskoncep
ter og tilfredshedsmålinger
skal udvikles
og anvendes.
5.1
En IT-arkitekturstrategi
udvikles og vedligeholdes.
5.2
På udvalgte områder
skal eksisterende og
fremtidige IT-løsninger
dokumenteres.
5.3
En generel IT-integrationsarktektur
skal udarbejdes.
5.4
En fælles IT-arkitektur
udvikles på konkrete
vækstområder, herunder
for Borgerserviceområdet,
Arbejdsmarkedsområdet,
Sundhedsområdet
samt for
Ledelsesinformationsområdet.
5.5
En fælles begrebsmodel
udvikles
5.6
Retningslinier for design
af IT-systemer
udvikles.
5.7
Kompetenceudvikling
gennemføres.
5.8
En skriftlig IT-beredskabsplan
udarbejdes.
5.9
IT- og datasikkerhedspolitikken
udvikles
med afsæt i den offentlige
standard for
informationssikkerhed
(DS484).
5.10
IT-sikkerhedshåndbogens
instrukser operationaliseres.
5.11
Sikkerheden i netværket
forbedres og standardiseres.
5.12
Sikkerheden på mobile
enheder forbedres
og standardiseres.
5.13
Århusnettets an vendelse
udvides til yderligere
formål.
5.14
Trådløs adgang til Århusnettet
etableres
over hele kommunens
areal.
5.15
Kommunens telefoniløsning
videreudvikles
til en sammenhængende
installation
med IP-telefoni og
mobiltelefoni.
6.1
En bestiller/udførermodel
for IT-området
videreudvikles med
stærkt fokus på omkostningerne.
6.2
IT-driften vurderes løbende
og optime res
ved best practice og
benchmarking.
6.3
Administration af
softwarelicenser optimeres.
6.4
Indkøb på hardwareområdet
standardiseres
og effektiviseres.

Effekten af disse indsatsområder forventes bl.a. at vise
sig ved:
Styrket digital betjening af borgere, virksomheder,
folkestyre og også af kommunens interne brugere
– medarbejderne og de organisatoriske enheder.
En højere nytteværdi at Kommunens tidligere såvel
som kommende IT-investeringer.
En bedre styring og gennemførelse af projekter og
arbejdsopgaver i bred for stand.
En stærkere forankring af IT-beslutningerne i Kommunens
forvaltninger og institutioner.
IT-strategien udmøntes i et samarbejde mellem magistratsafdelingerne
og Borgmesterens Afdeling. Magistratsafdelingerne
er selv ansvarlige for IT-strategier
og handlingsplaner inden for eget ansvarsområde.
For fælles tværgående projekter gælder det, at disse
projekter vil indgå i Direktørgruppens eller IT-udvalgets
projektportefølje; og der vil blive udformet tidsog
handlingsplaner.
Tabellen på side 6-7 viser de ydelser, som forventes at
blive resultatet af hvert af de seks indsatsområder.
Investeringerne i IT i Århus Kommune skal give værdi
for borgere, virksomheder samt folkestyret. Investeringerne
skal også resultere i positiv intern effekt i
den kommunale forvaltning.
Værdien skal kunne måles konkret ved serviceforbedring,
omkostningsreduktion, øget tilfredshed hos borgere
og virksomheder, højere brugertilfredshed/medarbejdertilfredshed
på relevante områder. Vi vil følge
resultatet af arbejdet med indsatsområderne tæt. Der
vil blive udviklet mål for arbejdet. Der vil blive fulgt
op, og der vil blive sammenlignet med andre kommuner,
hvor det er relevant.
8 Århus Kommunes IT-strategi

3
IT-STRATEGIENS STRUKTUR
Århus Kommune virksomhedsmodel er anvendt som
ramme for beskrivelse af IT-strategien og dens udmøntning.
IT-strategien anskueliggør:
1 De ydre vilkår for udvikling og optimering af Kommunens
IT-anvendelse.
2 Grundlag og strategi for udvikling og optime ring af
IT-anvendelsen; herunder de organisatoriske vilkår
samt de politikker og strategier som IT-strategien
skal spille sammen med og understøtte. Visionen
for Århus Kommunes IT-anven delse beskrives. Visionen
er opbygget om tre fokusområder med hver
sine delmål:
Borgere og virksomheder
Folkestyret
Den kommunale forvaltning
3 Mål og handlinger for Kommunens arbejde på det
digitale område. Århus Kommune har fastlagt mål
og handlinger for seks indsatsområder:
Digitale services til borgere og virksomheder,
folkestyret og den kommunale forvaltning
Realisering af potentiale for IT-anvendelsen
Ledelse og kompetencer
Organisering og videndeling
IT-arkitektur, infrastruktur og sikkerhed
IT-drift og indkøb
Århus Kommunes virksomhedsmodel
Grundlag og strategi
Mål og handlinger på kommuneniveau
Ressourcer Organisation Ydelser Effekt
Resultater og kommunikation
4 Resultater og kommunikation. Der er lagt vægt på
at beskrive, hvordan resultater sikres og kommunikeres.
I et sidste afsnit beskrives, hvordan IT- strategien forventes
udmøntet. I dette afsnit præsenteres endvidere
Kommunens IT-organisation.
9 Århus Kommunes IT-strategi

4
YDRE VILKÅR
Århus Kommune er i disse år påvirket af vilkår fra vore
omgivelser, der stiller krav til den kommunale opgavevaretagelse,
og som derfor også har konsekvenser for
Kommunens IT-strategi.
Forandringer i befolkningssammensætningen skaber
et ekstra udgiftspres. Borgere og virksomheder har
stigende krav og forventninger til offent lig service.
Her til kommer at den øgede interna tio na lisering kræver,
at Kommunen ikke kun kan have fokus på de lokale/nationale
behov, men også må brede sit fokus ud
over egne grænser .
Den teknologiske udvikling og anvendelsen heraf fore
går i rivende hast i befolkningen og også i erhvervslivet.
Der er forventninger om en offentlig sektor, der
følger med og i en række sammenhæn ge er foran. I
takt med at Kommunen i større og større udstrækning
opnår nytteværdi af tekno lo giske værktøjer og støttesystemer
stiger sårbar he den over for bl.a. systemnedbrud
og uindbudt indtrængning. Der er derfor brug for
at styrke Kom munens IT-sikkerhed.
For at klare disse udfordringer er der behov for at forny
og udvikle ledelse, organisering, opgaveløsning, arbejdsprocesser
samt IT-løsninger.
Det offentlige Danmark tager i nogen udstrækning udfordringerne
op i fællesskab. Det sker i faste samarbejder
ledet af ministerier og af Kommunernes Landsforening.
Disse samarbejdsrelationer kan både forstås
som et ydre vilkår for Århus Kommune og som en måde
at håndtere offentlige vilkår på i et fællesskab.
Der er bl.a. samarbejde om fælles offentlige IT-strategi(er)
samt om tværgående IT-projekter. Disse initiativer
foregår i regi af Styregruppen for Tværoffentlige
samarbejder, der bliver sekretariatsbetjent via Finansministeriets
Digitale Task-force. På IT-arkitekturområdet
er der dannet det såkaldte OIO-samarbejde. Hertil
kommer, at også Kommunernes Landsforening
koordinerer et IT-strategisk samarbejde på tværs af
kommunerne.
I international målestok er Danmark i det absolutte
førerfelt, når det gælder digital forvaltning, og Århus
Kommune er godt med. Vi arbejder intensivt i disse
år med at udvikle, indføre og anvende hjemmeside,
elektronisk dokumenthåndtering og digital signatur.
På systemsiden ydes en stor indsats for at gøre det
muligt, at få IT-systemer til at levere data til hinanden
og for at udvikle fælles IT-løsninger. Der er imidlertid
fortsat store muligheder, når det gælder effektivisering
og forbedring af den offentlige service. Der vil i
de kommende år være behov for nytænkning af den
offentlige sektor som en samlet servicevirksomhed
over for borgere og virksomheder.
Staten forventes i større udstrækning via lovgivning
at styre Kommunernes IT-udvikling. Århus Kommune
vil være en aktiv medspiller i den sammenhæng.
Kommunen vil i samarbejde med den øvrige offentlige
sektor høste effektiviseringsgevinsterne og arbejde
for, at det bliver lettere at væ re borger og virksomhed
i samspillet med den kommunale forvaltning.
10 Århus Kommunes IT-strategi

5
GRUNDLAG OG STRATEGI
IT-strate gien skal medvirke til at føre Byrådets vision
ud i livet.
Byrådets vision for Århus
Århus – en god by for alle
Byen med plads til at udfolde sig
Alle skal have mulighed for at tage ansvar
for eget liv og udnytte egne evner.
Vi skal i fællesskab hjælpe dem, der har
brug for det.
Der skal være plads til forskellighed og
mang foldighed. Integration skal være
vores styrke.
Århus – en by i bevægelse
Byen med et stærkt og nyskabende
erhvervs- kultur- og uddannelsesliv
Nye ideer skal dyrkes og prøves af i utraditionelle
samarbejdsformer.
Vi skal være forrest med udvikling og brug
af ny teknologi.
Vi skal orientere os internationalt og gøre
os gældende blandt de bedste.
Det er specielt retningsgivende for IT-strategien, at
Århus Kommune skal være forrest med udvikling og
brug af ny teknologi, og at vi på IT området skal være
idérige, orientere os internationalt og gøre os gældende
blandt de bedste. IT-teknologien skal ikke kun
være rettet mod anvendelsen hos få, men derimod
blandt flertallet af borgerne. Det gælder endvidere,
at der skal tages hensyn til de borgere, der måtte have
særlige problemer med at benytte digitale løsninger,
eller som måtte have behov for særlig teknologisk
hjælp.
IT-strategien er udviklet med basis i de byrådsved tagne
værdier for Århus Kommune – Troværdighed, Respekt
og Engagement. For at sikre troværdighed og respekt
lægger Århus Kommune særlig vægt på tilgængelighed,
pålidelighed, integritet og fortrolighed om
data og systemer i Kommunens IT-sikkerhedsarbejde.
Kommunen er sig bevidst om, at vi har ansvar for
borgernes data, og at disse ofte er omgæret med fortrolighed.
Når IT-strategien og dens indsatsområder
skal føres ud i livet, vil der blive lagt vægt på at omsætte
de byrådsvedtagne værdier i praksis.
11 Århus Kommunes IT-strategi

5
IT-strategien er tilpasset ændringer af den kommunale
organisation. Kommunen gennemfører væsentlige
organisatoriske forandringer som konsekvens af
struktur- og magistratsreform. Forandringerne sætter
bl.a. fokus på behovet for yderligere integration på
tværs af IT-systemer. Hertil kommer, at dannelsen af
Borgerservice vil give nye muligheder for at sætte fokus
på styrkelse af det digitale samspil med borgerne.
Disse nye muligheder er søgt opfanget i IT-strategien.
IT-strategien er ikke et mål i sig selv. Den er derimod
understøttende for Kommunens øvrige politikker og
strategier og skal derfor ses i tæt forbindelse med
magistratsafdelingernes egne planer og politikker. ITstrategien
er også understøttende for Kommunens
fælles politikker; herunder for Kommunens Serviceog
Kvalitetsstrategi for 2006-2009, Indkøbspolitik,
Byrådsindstillingen vedr. etablering af Borgerservice
samt Århus Kom munes Bibliotekspolitik.
IT-strategien vil blive anvendt aktivt til at føre Kommunens
planer for borgerinddragelse, ligestilling og
integration ud i livet.
Vision for digital forvaltning
Århus Kommunes vision for digital forvaltning er et
langsigtet ønskemål, som Kommunen skal udvikle sig
hen imod. Visionen er opbygget om tre temaer med
hver sine delmål. Visionen sætter fokus på styrkelse
af indsatsen i forhold til: 1. Borgere og virksomheder, 2.
Folkestyret samt 3. Den kommunale forvaltning.
5.1 Borgere og virksomheder
Vision
Kommunens borgere og virksomheder skal tilbydes
adgang til at anvende brugervenlige og effektive ITsystemer,
som tilgodeser deres behov i forbindelse
med informationssøgning, informationsudveksling
og sagsbehandling i forhold til Århus Kommune. De
digitale ydelser skal så vidt muligt kunne anvendes
uafhængigt af tid og sted.
Århus Kommune vil tilbyde borgere og virksomheder:
1 En hjemmeside, hvor alle væsentlige borger- og
virksomhedsrelaterede informationer er gjort tilgængelige.
2 ’Min side’ – En personlig side på hjemmesiden
med adgang til generelle informationer samt til
geografi ske informationssystemer, konkret sagsinformation
samt mulighed for digital selvbetjening/digitale
transaktioner med Kommunen.
3 Interaktive digitale kommunikationsmulighe der
mellem borger og Kommune ved hjælp af relevante
teknologier.
4 Alle henvendelser og data til og fra borgere, virksomheder
og andre myndigheder kan sendes fortroligt
og med digital signatur.
5 IT-løsninger, der medvirker til at lette tilværelsen
for handicappede borgere.
12 Århus Kommunes IT-strategi

5.2 Folkestyret
Vision
Århus Kommune vil være kendetegnet ved åbenhed
og gennemsigtighed i forvaltningen.
Det skal være let for borgerne at benytte deres demokratiske
rettigheder – herunder at søge indsigt i egne
sager samt at deltage i den demokratiske meningsdannelse/-dialog.
Borgerne skal have mulighed for nye adgangsveje og
kommunikationsformer i kontakten med Kommunen.
Århus Kommune vil tilbyde:
1 Internettet som platform for borgerinddragelse;
herunder brugerinddragelse, debatter og høringer.
2 Adgang til klage via internettet.
3 Mulighed for indsigt i Kommunens sagsbehandling
via internettet.
4 Mulighed for elektronisk stemmeafgivelse.
5.3 Den kommunale forvaltning
Vision
Århus Kommune vil udnytte de fordele, der opstår,
når man over en bred front anvender IT internt i
Kommunen og i forhold til borgere og virksomheder.
Den kommunale forvaltning og institutioner herunder
skal i alle relevante tilfælde være understøttet
af digitale støtteprocesser. Kommunen vil i videst
mulig udstrækning benytte sig af elektronisk data-/
dokumenthåndtering samt af elektroniske arkiver.
Århus Kommunes IT-systemer skal være fuldt integre
rede. Data og funktionalitet skal genbruges
fra system til system.
Århus Kommune vil sikre, at:
1 Væsentlige arbejdsprocesser er optimeret ved
udnyttelse af IT.
2 Den interne organisering er tilpasset optimal
IT-anvendelse.
3. Udveksling af relevante skriftlige informationer
og data i forhold til borgerne, internt i Århus
Kommune og i forhold til andre myndigheder
foregår digitalt.
4. Århus Kommunes fælles virksomhedsmodel ITunderstøttes.
13 Århus Kommunes IT-strategi

6
MÅL OG HANDLINGER
I afsnit 6 er visionen udmøntet i mål og handlinger
for seks indsatsområder. Disse indsatsområder skal
sikre en forbedring af de generelle forudsætninger for
arbejdet i Århus Kommune med at udnytte de teknologiske
muligheder.
IT-strategiens indsatsområder:
1 Digitale services til borgere og virksomheder,
folke styret samt den kommunale forvaltning
2 Realisering af potentiale for IT-anvendelsen
3 Ledelse og kompetencer
4 Organisering og videndeling
5 IT-arkitektur, infrastruktur og sikkerhed
6 IT-drift og indkøb
14 Århus Kommunes IT-strategi

Indsatsområde 1
Digitale services til borgere og virksomheder,
folkestyret samt den kommunale forvaltning
Effekt
Århus Kommune ønsker at opnå, at alle de som kan,
betjener sig selv digitalt på relevante områder. Det
gælder både virksomheder, borgere samt interne brugere.
Vi vil tilbyde medbetjening med henblik på selvbetjening
for de fleste, og anvende ressourcerne til individuel
betjening af de, der måtte have særlige behov.
Som konsekvens af dette indsatsområde forventes, at
borgere og virksomheder modtager bedre service, og
at Kommunen kommer til at yde denne service mere
effektivt i samspillet mellem borgere, virksomheder,
folkestyre og Kommune.
Ydelser
– Borgere og virksomheder
I den kommende periode vil vi sikre, at:
1 Antallet og omfanget af digitaliserede processer i
relationen mellem borgere, virksomheder og Kommunen
forøges og gøres tilgængelige på Kommunens
hjemmeside.
2 ’Min side’ udvikles. Borgerne tilbydes en personlig
side på hjemmesiden med adgang til generelle informationer
samt til geografi ske informationssystemer,
konkret sagsinformation samt mulighed
for digital selvbetjening. Dette arbejde forventes at
foregå koordineret med den øvrige offentlige sektor
i et landsdækkende samarbejde.
3 De forskellige kommunikationskanaler, der stilles
til rådighed for borgere og brugere (internet, telefon,
SMS, breve og personlig kontakt), analyseres
via henvendelsesundersøgelser. Der udvikles strategier
for optimal anvendelse af kommunikationskanalerne
med henblik på at sikre sammenhæng
og et serviceniveau afpasset borgere og virksomheder,
og at Kommunen anvender sine ressourcer i
borgerbetjeningen, hvor det er mest effektivt.
4 Strategier udvikles for motivering af borgere og
virksomheder til ibrugtagning af digitale servi ces
gennem markedsføring, kommunikation og incitamenter.
– Folkestyre
I den kommende periode vil vi sikre, at:
5 Brugerundersøgelser, debatter og høringer via
internettet benyttes i større udstrækning.
6 Elektronisk stemmeafgivelse tilbydes ved alle valg,
hvor der er juridiske muligheder herfor.
15 Århus Kommunes IT-strategi

6
7 Postlisternes dækningsomfang forøges, således at
offentligheden får bedre mulighed for at få indsigt i
den offentlige forvaltning.
– Den kommunale forvaltning
I den kommende periode vil vi sikre, at:
8 Et fælles intranet i Århus Kommune etableres med
adgang for alle medarbejdere i Århus Kommune.
9 Elektronisk post etableres for alle medarbejdere i
Århus Kommune.
10 Digital signatur tilbydes til alle medarbejdere i Århus
Kommune.
11 Århus Kommunes fælles virksomhedsmodel IT-understøttes,
herunder sættes fokus på styrkelse af
mulighederne for målstyring og målopfølgning.
12 Antallet og omfanget af digitaliserede processer internt
i Kommunen forøges og papirbaseret informationsflytning
afskaffes; herunder skal
Alle papirgange vedr. økonomi, løn, personaleadministration
og byrådssager digitaliseres.
Arbejdsgangene for ’Den administrative arbejdsplads’
optimeres ved udvikling/anskaffelse og
indførelse af nye systemer.
Anvendelsen af E-handel stige. Alle former for
indkøb skal kunne understøttes elektronisk i
kommunens økonomi- og e-handels-system.
Organisering
De nævnte indsatser forventes i hovedsagen udviklet,
indført og forankret i relevante fagområder i magistratsafdelingerne.
De organisatoriske enhe der i
Kommunen, som forestår valg til kommuna le, regionale
og statslige organer, har f.eks. ansvar for at gennemføre
elektronisk valg og Borger service i Magistratsafdelingen
for Kultur og Borgerservice har ansvar
for at udvikle strategier for markedsføring af
kommunens digitale ydelser. Det gælder endvidere,
at alle kommunale enheder har ansvar for optimering
af arbejdsgange i eget regi.
Indsatser nævnt under ’Den kommunale forvaltning’
forventes koordineret i et tværmagistratsligt samarbejde,
da opgaverne har tværgående karakter. Borgmesterens
Afdeling vil i relevante tilfælde løfte proces-
og projektledelsesopgaver.
Ressourcer
Ressourcerne til magistratsafdelingernes egne projekter
fi nansieres af afdelingens egne drifts- og udviklingsmidler.
Ressourcerne til de fælles projekter vil blive estimeret
i forbindelse med den handlingsplan, der udvikles i
forlængelse af IT-strategien. Tværkommunale projekter
kan bl.a. fi nansieres via IT-puljen.
16 Århus Kommunes IT-strategi

Indsatsområde 2
Realisering af potentiale for IT-anvendelsen
Effekt
Effekten af dette indsatsområde forventes at være
højere nytteværdi af Kommunens tidligere såvel som
kommende IT-investeringer.
Ydelser
I den kommende periode vil vi sikre, at:
1 Kommunens system- og projektejere opstiller klare
og operationelle mål for projekter og aktiviteter
inkl. bidrag til opfyldelse af magistratsafdelingens
og/eller forvaltningens forretningsmæssige mål.
2 Der foretages nytteværdivurderinger for større projekter
på IT-området. Nytteværdivurderingerne
skal dokumentere projektets bidrag til opfyldelse af
mål samt omkostningerne i forbindelse med projektet.
Der foretages endvidere effektvurderinger
ved realisering af større IT-projekter efter projektets
afslutning.
Organisering
Ansvaret for udmøntning af dette indsatsområde er
delt mellem magistratsafdelingerne og Borgmesterens
Afdeling.
Magistratsafdelingernes system- og projektejere skal
tilpasse opgaveløsningen til nye retningslinier. Borgmesterens
Afdeling har ansvaret for udvikling og formidling
af skabeloner og værktøjer samt opfølgning
og kvalitetssikring af anvendelsen.
Ressourcer
Den tid, der vil medgå til målformulering, effekt- og
nytteværdivurderinger, skal estimeres i forbindelse
med de konkrete projekter.
Borgmesterens Afdeling vil søge at drage nytte af det
landsdækkende arbejde der laves, bl.a. i Den digitale
Taskforce, vedrørende udformning af skabeloner og
værktøjer til mål, effekt- og nytteværdivurderinger.
3 Enkle skabeloner for udformning af nytteværdivurderinger
udvikles og formidles.
4 Enkle værktøjer til vurdering af effekt og nytteværdi
ved realisering af IT-projekter udvikles.
17 Århus Kommunes IT-strategi

6
Indsatsområde 3
Ledelse og kompetencer
Effekt
En stærkere forankring af IT-beslutninger i Kommunens
forvaltninger og institutioner forventes at resultere
i en højere nytteværdi af kommunens IT-investeringer.
I Århus Kommune er topledelsen såvel som øvrige
ledere engagerede i arbejdet med digital forvaltning.
Dette er afgørende for at opnå gevinsterne. Lederne
er således anførere, når der skal gennemføres digitaliseringsprojekter,
de sætter mål for projekterne og
sørger for, at mål indfries. Det er ligeledes centralt, at
ledelsen skaber de nødven dige rammer for, at projekter
kan gennemføres ved bl.a. at disponere de fornødne
ressourcer.
Kommunen har stor interesse i, at både ledere og
medarbejdere har de rette kompetencer til at udnytte
eksisterende og ny teknologi, bl.a. fordi det giver bedre
udnyttelse af systemerne, større kvalitet i opgaveløsningen,
rationalisering og arbejdsglæde.
Århus Kommune lægger vægt på, at medarbejderne
oplever fordelene ved nye og eksisterende IT-muligheder.
Det er derfor væsentligt, at medarbej derne
inddrages i udviklingsprocesser, og at deres arbejde
IT-understøttes.
Ydelser
I den kommende periode vil vi sikre, at:
1 Kommunens ledere og medarbejdere deltager aktivt
i udviklingen af Kommunens, magistratsafdelingernes
og forvaltningernes IT-understøttelse;
herunder ved udformning af IT-strategier og IThandlingsplaner.
2 Kommunens lederuddannelser sætter større fokus
på det digitale lederskab. Via uddannelse skal der
sættes fokus på, at IT-systemerne på bedste vis
kommer til at understøtte fagområderne og bibringer
de potentielle fordele, at IT-ressourcer udnyttes
optimalt, og at risici, der knytter sig til IT, håndteres
ansvarligt.
3 Behovet for kompetenceudvikling af ledere og
medarbejdere på det digitale område opgøres,
planlægges, gennemføres samt evalueres. Der indføres
et enkelt kompetenceafdækningssystem, der
giver overblik over ledere og medarbejderes kompetencer
samt kompetencegab på IT-området.
4 Temadage afholdes i magistratsafdelingerne om
alle væsentlige elementer i det digitale lederskab.
5 Tjekliste for god digital ledelse formidles i Århus
Kommune, herunder kompetencekravene for ’den
digitale leder’, ’Den digitale medarbejder’ og ’den
digitale projektleder’.
18 Århus Kommunes IT-strategi

6 Fælles værktøjer og begrebsapparat til kortlægning
og optimering af arbejdsgange udvikles og formidles.
7 Incitamenter, der bidrager til efterlevelse af IT-strategiens
mål for organisations- og procesoptimering,
udvikles og formidles. Incitamenterne målrettes
Kommunens ledere og medarbejdere. Disse
kan bl.a. have form af resultatafta ler og resultatløn
samt benchmarking og tilfredshedsmålinger, der
kan synliggøre resultater og behov for nødvendige
forandringer.
Ressourcer
Ressourcerne til magistratsafdelingerne egne projekter
fi nansieres af afdelingens egne drifts- og udviklingsmidler.
Ressourcerne til de fælles projekter vil blive estimeret
i forbindelse med den handlingsplan, der udvikles
i forlængelse af IT-strategien.
Organisering
Ansvaret for udmøntning af dette indsatsområde er
delt mellem magistratsafdelingerne og Borgmesterens
Afdeling.
Magistratsafdelingerne har ansvar for at sætte fokus
på IT-understøttelsen, herunder for udformning af lokale
IT-strategier og handlingsplaner, for at deltage i
temadage og anvende værktøjer/begrebsapparat.
Ansvaret for planlægning og udvikling af de personalestrategiske
tiltag på det digitale område udmøntes
i et samarbejde mellem magistratsafdelingerne
og Borgmesterens Afdeling, hvor Borgmesterens
Afdeling har initiativpligten. Det gælder tilpasning
af lederuddannelsen, afdækning af IT-kompetencegab,
udvikling af forslag til incitamenter i resultatkontrakter,
udvikling og formidling af værktøjer samt
for planlægning af temadage.
19 Århus Kommunes IT-strategi

6
Indsatsområde 4
Organisering og videndeling
Effekten af dette indsatsområde forventes at være
bedre styring og gennemførelse af projekter, afkla ret
arbejdsdeling, forbedrede netværksmulighe der samt
synergi.
Århus Kommune ønsker at styrke organisering og videndeling.
Vi vil udforme fælles handlingspla ner på
det digitale område samt oprette et program for indsatsen.
Vi vil endvidere sikre, at programmet forankres
i magistratsafdelingerne. Her til kommer, at vi vil
styrke overblikket over igangsatte aktiviteter på tværs
af den kommunale forvaltning.
Ydelser
I den kommende periode vil vi sikre, at:
1 Det strategiske ledelsesniveau varetager ejerskabet
af de store digitaliseringsprojekter, nye arbejdsprocesser
og store fælles systemer.
2 De tværgående IT-projekter indgår i Kommunens
program- og porteføljestyring.
3 Der indføres en fælles projektmodel for de fælles
IT-projekter.
4 Evnen til at styre større IT-projekter og leverancer
vurderes og dokumenteres. Med udgangspunkt
heri planlægges forbedringer.
5 Samarbejds- og snitflader mellem Kommunens ansvarlige
parter på IT-området klarlægges. Dette
skal ske som konsekvens af etableringen af IT-SOS
i 2006. Den nye organisering på IT-driftsområdet
medfører behov for præcisering af samarbejds- og
snitflader mellem IT-strategi, IT-sikkerhed og ITdrift
samt IT i forvaltningerne. Hertil kommer, at
principper for og indhold i data-, system- og procesejerskaber
skal afklares og dokumenteres.
6 Kommunens IT-organisering skal formidles via
Kommunens fælles intranet.
7 Kommunens fælles samt magistratsafdelingernes
egne IT-strategier og IT-handlingsplaner samt dokumentation
for digitaliseringsprojek ter skal være
tilgængelige på Kommunens hjemmeside og intranet.
8 Viden om anvendelsen af digitale muligheder kommunikeres
via Kommunens fælles intranet.
9 Medarbejderne høres og inddrages i vidt omfang i
udviklingsprocesser. Der lyttes således til medarbejdernes
forslag til digitale forbedringer, ligesom
der lyttes til medarbejdernes behov ved systemanskaffelser
og – udvikling.
20 Århus Kommunes IT-strategi

10 Undersøgelseskoncepter, der systematisk samler
op på medarbejdernes erfaringer med og øn sker
til IT-understøttelsen samt på medarbej dernes tilfreds-hed
med IT-understøttelsen, skal udvikles og
anvendes.
Organisering
Ansvaret for udmøntning af dette indsatsområde er
delt mellem Magistratsafdelingerne og Borgmesterens
Afdeling.
Magistratsafdelingerne har ansvar for at imple mentere
den nye arbejdsdeling på IT området, her under
at sikre forankringen af større IT-strategiske projekter
på strategisk niveau, implementere program- og projektstyring,
at medvirke til videndeling på de angivne
områder, for at sikre at medarbejderne inddrages i
udviklingsprocesser.
Ressourcer
Magistratsafdelingerne såvel som Borgmesterens Afdeling
har ansvar for at bidrage med medarbejderressourcer
til at indgå i opgaveløsningen af de nævnte
opgaver.
Ressourcerne til magistratsafdelingerne egne projekter
fi nansieres af afdelingens egne drifts- og udviklingsmidler.
Ressourcerne til de fælles projekter vil blive es ti meret
i forbindelse med den handlingsplan, der udvikles i
forlængelse af IT-strategien.
Borgmesterens Afdeling har ansvar for i samarbejde
med magistratsafdelingerne at udvikle et koncept for
program- og porteføljestyring, en projektmodel, undersøgelseskoncepter/et
koncept for brugertilfredshedsundersøgelse,
en videnspor-tal på IT-området
samt for tovholderfunktion i forhold til præcisering af
arbejdsdeling og tværgående optimering af kommunen.
21 Århus Kommunes IT-strategi

6
Indsatsområde 5
IT-arkitektur, infrastruktur og sikkerhed
IT-arkitektur
Effekten af initiativerne på IT-arkitekturområdet forventes
bl.a. at blive en effektivisering af IT-opgaverne.
Effekten fremkommer som følge af hurtigere og billigere
udvikling af nye eller eksisterende IT-løsninger,
enklere integration mellem systemer, mere effektiv
styring af teknologianvendelsen samt reducerede omkostninger
til support.
En sammenhængende IT-arkitektur i Århus Kommune
har stor betydning for indfrielse af Kommunens vision,
strategi og planer både for den lokale som for
den fælles IT-anvendelse. Arbejds- og informationsprocesserne
er i vid udstrækning koblede såvel inden
for Kommunen, som på tværs i den offentlige sektor.
Derfor er der også stor nytteværdi ved at indgå i tværgående
samarbejder om digitalisering af sammenhængende
arbejdsprocesser, etablering af fælles services
samt deling af data.
Ydelser på IT-arkitekturområdet
I den kommende periode vil vi sikre, at:
1 En IT-arkitekturstrategi udvikles og vedligeholdes.
Arkitekturstrategien skal beskrive, hvordan og efter
hvilke principper og målsætninger, der etableres
en sammenhængende IT-arkitektur inden for
Århus Kommune og i relation til den øvrige offentlige
sektor efter fælles offentlige standarder.
2 De eksisterede og de fremtidige IT-løsninger på
udvalgte områder dokumenteres efter fælles metodik
og begrebsapparat.
3 En generel IT-integrationsarkitektur udarbejdes.
Principper og standard for en sådan fastlægges.
Formålet med IT-integrationsarkitekturen er at sikre
sammenhæng mellem Kommunens IT-løsninger.
4 En fælles IT-arkitektur udvikles på konkrete vækstområder,
herunder for Borgerserviceområdet, Arbejdsmarkedsområdet,
Sundhedsområdet samt
for Ledelsesinformationsområdet.
5 En fælles begrebsmodel opstilles med henblik på
at skabe overblik over Kommunens informationer.
6 Retningsliner for design af IT-løsninger udvikles.
7 Kompetenceudvikling gennemføres.
22 Århus Kommunes IT-strategi

IT-sikkerhed
Effekten
Effekten af et velgennemført IT- sikkerhedsarbejde er
sikker og stabil drift. Resultatet er, at Kommunens ITsystemer
er tilgængelige og pålidelige. Hertil kommer,
at integritet og fortrolighed om data og systemer
sikres.
Århus Kommune skal opfylde borgernes lovfæstede
krav med hensyn til beskyttelse af oplysninger om
personlige og forretningsmæssige forhold samt krav
fastsat af nationale myndigheder og/eller EU, herunder
forretningsmæssige krav og behov som følge af
branchenormer eller lignende.
Ydelser på sikkerhedsområdet
I den kommende periode vil vi sikre, at:
8 En skriftlig IT-beredskabsplan udarbejdes, og at
vedligeholdelsesansvaret placeres.
9 Kommunens IT- og datasikkerhedspolitik udvikles
og forankres med udgangspunkt i den offentlige
standard for informationssikkerhed (DS 484).
10 IT-Sikkerhedshåndbogens instrukser operationaliseres.
12 Sikkerheden på mobile enheder forbedres og standardiseres.
IT-infrastruktur
Effekt
Effekten er en økonomisk gevinst samt bedre udnyttelse
af tidligere investeringer.
Århus Kommune har investeret meget i at binde kommunens
IT-løsninger sammen bl.a. ved etablering af
Århus-nettet samt ved udvikling af et koblet telefonsystem
for hele kommunen.
Ydelser på IT-infrastrukturområdet
I den kommende periode vil vi sikre, at:
13 Århusnettets anvendelse udvides til yderligere formål.
14 Trådløs adgang til Århusnettet etableres over hele
Kommunen.
15 Kommunens telefoniløsning videreudvikles til en
sammenhængende installation med IP-telefoni og
mobiltelefoni.
11 Sikkerheden i netværket forbedres og standardiseres.
23 Århus Kommunes IT-strategi

6
Organisering
Borgmesterens Afdeling varetager projektledelsen i
samarbejde med magistratsafdelingerne på de nævnte
områder.
Arbejdet med implementering af de nævnte aktiviteter
er forankret i den tværgående samarbejdsorganisering
på IT-området, som fremgår af afsnittet Resultater
og kommunikation.
Ressourcer
Ressourcerne til magistratsafdelingerne egne projekter
fi nansieres af afdelingens egne drifts- og udviklingsmidler.
Ressourcerne til de fælles projekter vil blive estimeret
i forbindelse med den handlingsplan, der udvikles
i forlængelse af IT-strategien.
Indsatsområde 6
IT-drift og indkøb
Effekt
Effekten af optimering på IT-driftsområdet forven tes
at udmønte sig i optimale ’oppetider’, korte leveringstider,
reducerede omkostninger, mere effektiv support,
øget fleksibilitet og øget datasikker hed samt en
forbedring af den oplevede kvalitet hos slutbrugeren.
Anvendelsen af IT er en kritisk forudsætning for mange
af de opgaver, der løses i Kommunen. Århus Kommune
satser i disse år på at effektivisere IT-driften.
Vi har af den grund samlet de decentra le IT-driftsenheder
i en ny fælles kommunal tjenes te, IT-SOS, med
det formål at professionalisere indsatsen.
Optimeringen på indkøbsområdet forventes at resultere
i en økonomisk gevinst for Kommunen.
24 Århus Kommunes IT-strategi

Ydelser
I den kommende periode vil vi sikre, at:
1 En bestiller/udførermodel for IT-området videreudvikles
med stærkt fokus på omkostningerne.
2 IT-driften løbende vurderes og optimeres bl.a. ved
at sammenligne Kommunens IT-drift med tilsvarende
IT-driftsenheder i regi af ’6-by-samarbejdet’.
3 Kommunens administration af licenser til styresystemer
og IT-værktøjer optimeres.
4 Indkøb på IT-hardwareområde standardiseres og
effektiviseres.
Organisering
Borgmesterens Afdeling varetager projektledelsen i
samarbejde med IT-SOS og magistratsafdelinger ne
på de nævnte områder.
Arbejdet med implementering af de nævnte aktiviteter
er forankret i den tværgående samarbejdsorganisering
på IT-området, som fremgår af afsnittet Udmøntning
af IT-strategien.
Ressourcer
Ressourcerne til de fælles projekter vil blive estimeret
i forbindelse med den handlingsplan, der udvikles
i forlængelse af IT-strategien.
25 Århus Kommunes IT-strategi

7
RESULTATER OG KOMMUNIKATION
Serviceforbedring (kortere svartider, færre fejl).
Omkostningsreduktion (mindre tidsforbrug).
Øget tilfredshed hos borgere og virksomheder
(ensartethed, gennemsigtighed, kontrol/ejerskab i
forhold til egne data.
Højere brugertilfredshed/medarbejdertilfredshed
på relevante områder.
Vi vil følge resultatet af arbejdet med indsatsområderne
tæt. Der vil blive udviklet mål for arbejdet. Der
vil blive fulgt op, og der vil blive sammen lignet med
andre kommuner, hvor det er relevant.
Resultater
Digitaliseringsinvesteringer i Århus Kommune skal give
værdi for borgere, virksomheder samt folkestyret.
Investeringerne skal også resultere i positiv intern effekt
i den kommunale forvaltning.
Værdien vil vise sig på en eller flere af følgende måder:
Århus Kommunes tilbud på internettet vil eksempelvis
blive sammenholdt med andre kommuner via
den årlige kvalitetsvurdering, som IT- og Telestyrelsen
fo retager blandt alle offentlige hjemmesider.
Det kan også nævnes, at borgere og virksomheders
tilfredshed med udbud og kvalitet af de digitale tjenester
vil blive målt hvert år, og at der vil blive gennemført
årlige brugertilfredshedsundersøgelser vedrørende
medarbejdernes til-fredshed med de elektroniske
dokumenthåndteringssystemer, post og intranet m.v.
Kommunikation
IT-strategien, dens udmøntning og løbende status på
udmøntningen vil blive kommunikeret på Kommunens
kommende intranet.
Økonomiudvalget vil modtage en årlig oriente ring.
26 Århus Kommunes IT-strategi

8
UDMØNTNING AF IT-STRATEGIEN
IT-strategien skal udmøntes via Kommunens organisering
på IT-området. Afsnittet indledes med en beskrivelse
af Århus Kommunes IT organisering.
8.1 IT-organisationen
Kommunens IT-organisation er bygget op om tre elementer:
1 IT i magistratsafdelingerne
2 Det fælles IT-driftscenter IT-SOS
3 Enheder i Borgmesterens Afdeling, der varetager
IT-strategiske funktioner
Kendetegnende for de lokalt forankrede IT-opgaver er
deres direkte tilknytning og bidrag til magistratsafdelingernes
ansvarsområder.
Kendetegnende for de IT-opgaver, som varetages fælles
er et tværkommunalt perspektiv.
IT-opgaver i magistratsafdelingerne
Magistratsafdelingerne varetager opgaver, der er forbundet
med udvikling af IT-understøttelsen af egne
fagområder samt af systemejerskab for afdelingens
fagsystemer.
IT-opgaver:
Udvikling af IT-strategier inden for egne ansvarsog
opgaveområder.
Varetagelse af magistratsafdelingens udviklingsbehov
på IT-området.
Dataanalyser og tilvejebringelse af ledelsesinformation.
Anskaffelse og implementering af nye fagsystemer.
Fagsystemernes løbende anvendelse, udvikling og
support.
Fagsystemernes data.
Etablering og vedligeholdelse af en supportorganisation
i form af superbrugere, som understøtter
medarbejdernes brug af IT-løsninger.
27 Århus Kommunes IT-strategi

8
IT-opgaver i det fælles IT-driftscenter
IT-SOS
IT-SOS er placeret som en selvstændig afdeling i Magistratsafdelingen
for Sundhed og Omsorg. IT-SOS
løser følgende opgaver:
IT-driftsmæssige opgaver
IT-teknisk support
IT-serviceopgaver
Vedligeholdelse og udvikling af kommunens
IT-infrastruktur
Projektbistand til magistratsafdelingerne
Service management
Koordinering af IT-services fra eksterne
leverandører
Det skal bemærkes at en række driftsopgaver på ITområdet
er placeret hos eksterne driftsleverandører.
IT-opgaver i Borgmesterens Afdeling
Følgende IT-strategiske opgaver varetages for Kommunen
som helhed i Borgmesterens Afdeling. Opgaverne
løses i samarbejde med magistratsafdelingerne.
IT-strategi, IT-arkitektur og standarder
Tværkommunal organisations- og forretningsudvikling
Udvikling af tværkommunale digitale løsninger
Varetagelse af tværkommunale IT-udbud
Systemejerskab for tværkommunale systemer
Deltagelse i nationale IT-strategiske aktiviteter
IT-sikkerhedspolitik
Rammeaftaler for indkøb
Tværgående koordinering på IT-området
Mange opgaver og problemstillinger i Kommunen er
fælles på tværs af magistratsorganiseringen. Der er
derfor etableret en tværgående koordinationsstruktur
i Kommunen.
Borgmesterens Afdeling varetager de koordinerende
opgaver på det digitale område i samarbejde med
magistratsafdelingerne. Samarbejdet gennemføres af
Direktørgruppen, IT-udvalget og andre tværgående
udvalg, samt i projektgrupper.
IT-udvalget er det forum, der koordinerer Århus Kommunes
løbende samarbejde om Kommunens strategiske
og koordinerende opgaver på det digitale område.
Udvalget administrerer endvidere IT-konto og
IT-pulje. IT-udvalget har to faste underudvalg, henholdsvis
IT-Arkitekturudvalget og Dataudvalget:
28 Århus Kommunes IT-strategi

IT-Arkitekturudvalget har bl.a. til opgave at opbygge
og formidle viden om IT og IT-arkitektur, herunder
at udarbejde og vedligeholde principper, retningslinier,
standarder og dokumentation for systemer
og infrastruktur samt udviklingsforløb og
uddannelsesplaner for kommunens IT-arkitekter.
Dataudvalget medvirker til at sikre det optimale datagrundlag
for beslutningstagere i Århus Kommune.
For at nå dette mål er det udvalgets opgave at
bistå med etablering og indførelse af et fælles datavarehus
med udvalgte data. Udvalget sikrer desuden
udbygningen af dokumen tationen af Århus
Kommunes fælles informationsarkitektur.
Der er desuden etableret en uafhængig sikkerhedsorganisation
på IT-området forankret i Juridisk Afdeling.
Den tværgående koordinering af sikkerhedsarbejdet
foretages i Data-sikkerhedsudvalget.
Data-sikkerhedsudvalget tager stilling til løsning af
opståede sikkerhedsproblemer samt diskuterer behovet
for løbende tilpasning af eksisterende sikkerhedsløsninger
og sikkerhedsbestemmelser i takt
med den tekniske udvikling.
8.2 Ansvar for udmøntning
af IT-strategien og dens
indsatsområder
IT-strategien udmøntes i et samarbejde mellem magistratsafdelingerne
og Borgmesterens Afdeling.
Som det fremgår af afsnittet IT-organisationen er magistratsafdelingerne
ansvarlige for IT-strategier og
handlingsplaner inden for eget ansvarsområde. En
række af de indsatser, som er nævnt i IT-strategien
kan henføres til en specifi k magistratsafdeling. Det
gælder f.eks.:
At ansvaret for udvikling af strategier for markedsføring
af Kommunens digitale ydelser er forankret i
Borgerservice i Magistratsafdelingen for Kultur og
Borgerservice.
At ansvaret for initiativer vedrørende hjemmeside
og intranet er forankret i Kommunikationscentret i
Borgmesterens Afdeling.
At ansvaret for optimering af digitale arbejdsgange
inden for enkelte magistratsafdelinger er forankret
lokalt.
For fælles tværgående projekter gælder det, at disse
projekter vil indgå i Direktørgruppens eller IT-udvalgets
projektportefølje.
29 Århus Kommunes IT-strategi

ÅRHUS KOMMUNES VISION FOR DEN DIGITALE INDSATS
Borgere og virksomheder
Kommunens borgere og virksomheder skal tilbydes
adgang til at anvede brugervenlige og effektive ITsystemer,
som tilgodeser deres behov i forbindelse
med informationssøgning, informationsudveksling
og sagsbehandling i forhold til Århus Kommune.
De digitale ydelser skal så vidt muligt kunne anvendes
uafhængigt af tid og sted.
Folkestyret
Århus Kommune vil være kendetegnet ved åbenhed
og gennemsigtighed i forvaltningen.
Det skal være let for borgerne at benytte deres demokratiske
rettigheder – herunder at søge indsigt
i egne sager samt at deltage i den demokratiske
meningsdannelse/-dialog.
Den kommunale forvaltning
Århus Kommune vil udnytte de fordele, der opstår,
når man over en bred front anvender IT internt i Kommunen
og i forhold til borgere og virksomheder.
Den kommunale forvaltning og institutioner herunder
skal i alle relevante tilfælde være understøttet af
digitale støtteprocesser.
Kommunen vil i vides mulig udstrækning benytte
sig af elektronisk data-/dokumenthåndtering samt af
elektroniske arkiver.
Århus Kommunes IT-systemer skal være fuldt integrerede.
Data og funktionalitet skal genbruges fra
system til system.
Borgerne skal have mulighed for nye adgangsveje og
kommunikationsformer i kontakten med Kommunen.