Sak 9 - Konkurranseutsetting - Nordlandssykehuset

Styresaknr. 9/04 _______________________________ REF: 2003/000541
KONKURRANSEUTSETTING - RENHOLD
Saksbehandler: Linda Johnsen
Dokumenter i saken:
Utkast til anbudspapirer for renhold – vedlegget unntatt off.het jfr. Off.lov §5
Saksbehandlers kommentar:
Bakgrunn
På bakgrunn av styrets vedtak i sak 26/03 om at ikke-medisinske servicefunksjoner skal konkurranseutsettes,
ble det høsten 2003 nedsatt to prosjektgrupper for å utarbeide kravspesifikasjoner for kjøkken og renhold. I
sak 48/03 ”Budsjett 2004 – strategi for tilpasning” vedtok styret at kravspesifikasjonen skal behandles av
styret. Valg av leverandør gjøres på dette grunnlag av administrasjonen.
Kravspesifikasjon for renhold foreligger nå i form av utkast til anbudspapirer, og styret bes i denne saken om
å ta stilling til denne kravspesifikasjonen. Videre gis styret en kort orientering om arbeidet med
konkurranseutsettingen.
Erfaringer fra andre organisasjoner som har konkurranseutsatt tjenester, viser at hoveddelen av besparelsene
som oppnås ved konkurranseutsetting i større grad skyldes endringer i innholdet i og omfanget av de nevnte
tjenester, enn det at utførelsen av tjenesten overlates til andre. På denne bakgrunn har administrasjonen ansett
det som viktig å starte arbeidet med konkurranseutsettingen med å foreta en presis beskrivelse av tjenesten
som skal konkurranseutsettes, samt definere krav til utførelsen av tjenesten. Resultatet av dette fremgår i
vedlagte kravspesifikasjon.
Kravspesifikasjonen vil danne grunnlaget for fremtidige kostnader og kvalitetsnivå på renholdstjenesten –
uavhengig av om renholdet skal utføres av Nordlandssykehusets egne ansatte eller ekstern leverandør. For å gi
Nordlandssykehusets ansatte en reell sjanse til å delta i konkurransen, er prosessen lagt opp slik at det foretas
nødvendige tilpasninger i egen organisasjon for å ”matche” den utarbeidede kravspesifikasjonen, i forkant av
at renholdet legges ut på anbud.
Noe forenklet kan en si at arbeidet med konkurranseutsetting av renholdet består av følgende faser:
1. Utarbeidelse av kravspesifikasjonen
2. Tilpasning av egen organisasjon i henhold til kravspesifikasjonen
3. Innhenting av anbud fra eksterne leverandører i henhold til kravspesifikasjonen
4. Valg av fremtidig løsning
Kravspesifikasjon og endringer i forhold til dagens renhold
I første omgang konkurranseutsettes den delen av renholdet som renholdsseksjonen ved Nordlandssykehuset i
Bodø har ansvaret for, dvs alt av renhold i Sentrum samt fellesarealene i Rønvik.
Disse delene av bygningsmassen er innlagt i et databasert renholdsprogram (Jonatan), rom for rom, med
angivelse av kvadratmetertall, spesielle installasjoner pr rom, og eventuelt øvrige nødvendige opplysninger.
Deretter er rommene blitt inndelt i 10 ulike kategorier, og det er utarbeidet egne arbeidsplaner for hver av
Styresak 9/04 11.03.2004 1

disse kategoriene (jfr vedlagte anbudspapirer). Arbeidsplanene forteller hvordan og hvor ofte de ulike
romkategorier skal rengjøres. På bakgrunn av disse opplysningene, samt normtall innenfor bransjen, beregner
renholdsprogrammet normert tid for rengjøring av de enkelte rom. I tillegg er øvrige arbeidsoppgaver som
utføres av renholdsseksjonen, og tid som medgår til disse, kartlagt. På bakgrunn av dette arbeidet er fremtidig
behov for bemanning i renholdsseksjonen beregnet.
I kravspesifikasjonen er det forutsatt visse endringer i forhold til dagens renhold. De største endringer i
forhold til i dag gjelder:
• Frekvenser
• Helgerenhold
På kontorer uten pasientbehandling foreslås renholdet redusert til en gang pr uke. Frekvensen for vaktrom på
avdelingene foreslås redusert fra 5 til 2-3 gang pr uke. På pasientrom og poliklinikker innen somatikken
foreslås det renhold 5 dager i uken. Dette innebærer at renholdet på pasientrom i ukedagene blir som nå, mens
helgerenholdet blir noe redusert.
Det foreslås å endre renholdet i helgene til tilsynsrenhold på utvalgte arealer, jfr vedlegg 4 i vedlagte utkast til
anbudspapirer. Prosjektgruppen anser de foreslåtte endringer for å være forsvarlige og i takt med tiden, og
anbefaler at renholdet i henhold til kravspesifikasjonen prøves ut i april og mai.
Arbeidsplanene som danner grunnlaget for kravspesifikasjonen er kommunisert ut til avdelingssjefer og
klinikksjefer.
Tilpasning av egen organisasjon i henhold til kravspesifikasjonen
Dersom styret vedtar forslaget til kravspesifikasjon, vil administrasjonen snarest starte arbeidet med å tilpasse
egen organisasjon i henhold til denne, slik at renholdsseksjonen vil være klar til å starte opp med ”det nye
renholdet” fra 1. april.
Det er planlagt at renholdet, slik det beskrives i kravspesifikasjonen, skal prøves ut i april og mai, slik at det
kan foretas mindre justeringer i kravspesifikasjonen før denne sendes ut på anbud i slutten av juni, dersom
prøvedriften avdekker avvik eller uteglemte forhold i kravspesifikasjonen.
Pr i dag har renholdsseksjonen 40,75 stillingshjemler. Med det foreslåtte opplegget vil det være behov for
33,8 stillingshjemler. Det legges med andre ord opp til en reduksjon av antall årsverk med 6,95 (17%). Det er
i tillegg forutsatt at rundvask i Rønvik, som tidligere år har vært kjøpt inn fra eksternt byrå, skal utføres av
Nordlandssykehusets egne ansatte. Dette medfører at det frigjøres ytterligere 800.000 kr, utover reduksjonen i
antall årsverk. Samlet anslås besparelsen å utgjøre mellom 2,5 og 3,0 mill kr på årsbasis.
Pga vedtaket om konkurranseutsetting er stillinger som har blitt ledige innen renhold holdt vakante. Videre har
det løpende vært foretatt omplasseringer ved ledighet i andre stillinger i Nordlandssykehuset. Ved reduksjon
av antall stillinger til 33,8 vil det oppstå overtallighet på mellom 1 og 1,25 årsverk. Det arbeides med å finne
løsninger også for disse. Vikarer og personer med midlertidige arbeidsavtaler kan imidlertid ikke påregne
noen forlengelse av sitt arbeidsforhold til Nordlandssykehuset.
Innhenting av anbud fra eksterne leverandører i henhold til kravspesifikasjonen
Dersom prøvedriften viser at renholdet lar seg gjennomføre i henhold til forutsetningene, vil renholdet bli lagt
ut på anbud i slutten av juni, med anbudsfrist i slutten av august.
Det vil bli stilt som krav til potensielle eksterne leverandører at disse overtar arbeidsgiveransvaret for samtlige
ansatte innen renhold på overtakelsestidspunktet (dvs 33,8 årsverk). I et slikt tilfelle skal Arbeidsmiljølovens
bestemmelser om virksomhetsoverdragelse følges.
Styresak 9/04 11.03.2004 2

Det fremgår av Arbeidsmiljølovens § 73 at de ansatte skal beholde samme lønn og individuelle rettigheter som
følger av arbeidsavtalen på det tidspunkt overføringen finner sted. Individuelle arbeidsvilkår som følger av
tariffavtalen opprettholdes inntil tariffavtalen utløper eller avløses av en annen tariffavtale. I henhold til
arbeidsmiljølovens § 73B overtar ikke den nye driveren plikt til å utbetale pensjon til de ansatte som overtas.
I praksis innbærer dette at pensjon som allerede er opptjent på overtakelsespunktet i fremtiden vil bli utbetalt
av KLP etter gjeldende regler, men de ansatte har ingen garanti for at gjeldende pensjonsordninger vil bli
opprettholdt, eller at det opprettes tilsvarende ordninger. Av hensyn til de ansatte foreslås det at
Nordlandssykehuset likevel stiller krav til anbydere/fremtidig leverandør om at det opprettes
pensjonsforsikring for de ansatte som overdras fra Nordlandssykehuset.
Det vil videre bli stilt som krav at leverandør er tilknyttet arbeidsgiverorganisasjon som har overenskomst
med aktuelle arbeidstakerorganisasjoner i bransjen.
Øvrige krav til anbydere fremgår av punkt 4.6 i vedlagte utkast til anbudspapirer. For å sikre at
Nordlandssykehuset velger en seriøs leverandør som samarbeidspartner (dersom ekstern leverandør blir valgt
foran egen regi) stilles det krav til eksterne tilbydere som blant annet omfatter:
• Solid økonomi
• Kompetanse innen aktuelt fagfelt
• Leveringssikkerhet
• HMS-/kvalitetssikringsrutiner
• Miljøkrav
• Fremleggelse av diverse attester som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med
hensyn til innbetaling av skatt, skattetrekk, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift
Valg av fremtidig løsning
På bakgrunn av Nordlandssykehusets kostnader ved renholdet i perioden fra 1. april og ut juli, beregnes
forventede årlige kostnader dersom renholdet fortsatt skal utføres i egen regi. Kostnadene skal være beregnet
og dokumentert innen anbudsfristens utløp, og vil fungere som en ”akseptgrense” ved sammenligning mot
eksterne anbud. Valg av fremtidig leverandør vil basere seg på en helhetsvurdering av:
• Pris / total lønnsomhet for Nordlandssykehuset
• Kvalitet
• Leveringssikkerhet/Service
• Organisasjon/kompetanse
• Økonomi/soliditet
• Miljøkrav/helserisiko
Nordlandssykehuset forbeholder seg retten til å forkaste samtlige anbud, slik at fortsatt drift i egen regi kan
velges dersom dette viser seg å være rimeligste og beste løsning.
Det er planlagt at valg av leverandør skal skje innen utgangen av september. Dersom ekstern leverandør
velges planlegges oppstart 1. november. Det tas imidlertid forbehold om justering av tidsplanen. Økonomiske
effekter forventes imidlertid å kunne tas ut allerede fra 1. april, når Nordlandssykehusets egen renholdsseksjon
tilpasser renholdet i henhold til vedlagte kravspesifikasjon.
Det er signalisert endringer i momslovgivningen som vil kunne få betydning for valg mellom egen eller
ekstern drift. En eventuell endring vil innebære at den konkurransefordel egen drift har ved at det må betales
merverdiavgift på alt eksternt kjøp faller bort, fordi helseforetakene da vil gis adgang til å føre fradrag for
merverdiavgiften som betales ved innkjøp av varer og tjenester. Ved valg mellom intern eller ekstern løsning
vil kunnskap om regelverket på beslutningstidspunktet bli lagt til grunn. Velges intern drift vil denne
Styresak 9/04 11.03.2004 3

opprettholdes i avtaleperioden på 3 år, selv om eventuell endring av momslovgivningen etter at beslutning er
fattet medfører at ekstern løsning ville blitt rimeligere.
Innstilling til vedtak:
1. Styret godkjenner den vedlagte kravspesifikasjonen som grunnlag for konkurranseutsetting av
renhold, inkludert foreslåtte endringer i frekvenser og redusert helgerenhold. Administrasjonen gis
fullmakt til å foreta mindre justeringer av teknisk karakter i vedlagte utkast til kravspesifikasjon, samt
mindre justeringer av eventuelle forhold som avdekkes i prøvedriftsperioden.
2. Styret gir sin tilslutning til den videre planlagte prosess, herunder oppstart med renhold i henhold til
vedlagte kravspesifikasjon 1. april og intern prøvedrift i april/mai, utlysning av anbud i slutten av juni
og valg av fremtidig leverandør innen utgangen av september. Dersom ekstern leverandør velges vil
dette skje med virkning fra 1. november.
Vedtak:
Styresak 9/04 11.03.2004 4