Sak 9 - Konkurranseutsetting - Nordlandssykehuset
Sak 9 - Konkurranseutsetting - Nordlandssykehuset
Sak 9 - Konkurranseutsetting - Nordlandssykehuset
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
Styresaknr. 9/04 _______________________________ REF: 2003/000541<br />
KONKURRANSEUTSETTING - RENHOLD<br />
<strong>Sak</strong>sbehandler: Linda Johnsen<br />
Dokumenter i saken:<br />
Utkast til anbudspapirer for renhold – vedlegget unntatt off.het jfr. Off.lov §5<br />
<strong>Sak</strong>sbehandlers kommentar:<br />
Bakgrunn<br />
På bakgrunn av styrets vedtak i sak 26/03 om at ikke-medisinske servicefunksjoner skal konkurranseutsettes,<br />
ble det høsten 2003 nedsatt to prosjektgrupper for å utarbeide kravspesifikasjoner for kjøkken og renhold. I<br />
sak 48/03 ”Budsjett 2004 – strategi for tilpasning” vedtok styret at kravspesifikasjonen skal behandles av<br />
styret. Valg av leverandør gjøres på dette grunnlag av administrasjonen.<br />
Kravspesifikasjon for renhold foreligger nå i form av utkast til anbudspapirer, og styret bes i denne saken om<br />
å ta stilling til denne kravspesifikasjonen. Videre gis styret en kort orientering om arbeidet med<br />
konkurranseutsettingen.<br />
Erfaringer fra andre organisasjoner som har konkurranseutsatt tjenester, viser at hoveddelen av besparelsene<br />
som oppnås ved konkurranseutsetting i større grad skyldes endringer i innholdet i og omfanget av de nevnte<br />
tjenester, enn det at utførelsen av tjenesten overlates til andre. På denne bakgrunn har administrasjonen ansett<br />
det som viktig å starte arbeidet med konkurranseutsettingen med å foreta en presis beskrivelse av tjenesten<br />
som skal konkurranseutsettes, samt definere krav til utførelsen av tjenesten. Resultatet av dette fremgår i<br />
vedlagte kravspesifikasjon.<br />
Kravspesifikasjonen vil danne grunnlaget for fremtidige kostnader og kvalitetsnivå på renholdstjenesten –<br />
uavhengig av om renholdet skal utføres av <strong>Nordlandssykehuset</strong>s egne ansatte eller ekstern leverandør. For å gi<br />
<strong>Nordlandssykehuset</strong>s ansatte en reell sjanse til å delta i konkurransen, er prosessen lagt opp slik at det foretas<br />
nødvendige tilpasninger i egen organisasjon for å ”matche” den utarbeidede kravspesifikasjonen, i forkant av<br />
at renholdet legges ut på anbud.<br />
Noe forenklet kan en si at arbeidet med konkurranseutsetting av renholdet består av følgende faser:<br />
1. Utarbeidelse av kravspesifikasjonen<br />
2. Tilpasning av egen organisasjon i henhold til kravspesifikasjonen<br />
3. Innhenting av anbud fra eksterne leverandører i henhold til kravspesifikasjonen<br />
4. Valg av fremtidig løsning<br />
Kravspesifikasjon og endringer i forhold til dagens renhold<br />
I første omgang konkurranseutsettes den delen av renholdet som renholdsseksjonen ved <strong>Nordlandssykehuset</strong> i<br />
Bodø har ansvaret for, dvs alt av renhold i Sentrum samt fellesarealene i Rønvik.<br />
Disse delene av bygningsmassen er innlagt i et databasert renholdsprogram (Jonatan), rom for rom, med<br />
angivelse av kvadratmetertall, spesielle installasjoner pr rom, og eventuelt øvrige nødvendige opplysninger.<br />
Deretter er rommene blitt inndelt i 10 ulike kategorier, og det er utarbeidet egne arbeidsplaner for hver av<br />
Styresak 9/04 11.03.2004 1
disse kategoriene (jfr vedlagte anbudspapirer). Arbeidsplanene forteller hvordan og hvor ofte de ulike<br />
romkategorier skal rengjøres. På bakgrunn av disse opplysningene, samt normtall innenfor bransjen, beregner<br />
renholdsprogrammet normert tid for rengjøring av de enkelte rom. I tillegg er øvrige arbeidsoppgaver som<br />
utføres av renholdsseksjonen, og tid som medgår til disse, kartlagt. På bakgrunn av dette arbeidet er fremtidig<br />
behov for bemanning i renholdsseksjonen beregnet.<br />
I kravspesifikasjonen er det forutsatt visse endringer i forhold til dagens renhold. De største endringer i<br />
forhold til i dag gjelder:<br />
• Frekvenser<br />
• Helgerenhold<br />
På kontorer uten pasientbehandling foreslås renholdet redusert til en gang pr uke. Frekvensen for vaktrom på<br />
avdelingene foreslås redusert fra 5 til 2-3 gang pr uke. På pasientrom og poliklinikker innen somatikken<br />
foreslås det renhold 5 dager i uken. Dette innebærer at renholdet på pasientrom i ukedagene blir som nå, mens<br />
helgerenholdet blir noe redusert.<br />
Det foreslås å endre renholdet i helgene til tilsynsrenhold på utvalgte arealer, jfr vedlegg 4 i vedlagte utkast til<br />
anbudspapirer. Prosjektgruppen anser de foreslåtte endringer for å være forsvarlige og i takt med tiden, og<br />
anbefaler at renholdet i henhold til kravspesifikasjonen prøves ut i april og mai.<br />
Arbeidsplanene som danner grunnlaget for kravspesifikasjonen er kommunisert ut til avdelingssjefer og<br />
klinikksjefer.<br />
Tilpasning av egen organisasjon i henhold til kravspesifikasjonen<br />
Dersom styret vedtar forslaget til kravspesifikasjon, vil administrasjonen snarest starte arbeidet med å tilpasse<br />
egen organisasjon i henhold til denne, slik at renholdsseksjonen vil være klar til å starte opp med ”det nye<br />
renholdet” fra 1. april.<br />
Det er planlagt at renholdet, slik det beskrives i kravspesifikasjonen, skal prøves ut i april og mai, slik at det<br />
kan foretas mindre justeringer i kravspesifikasjonen før denne sendes ut på anbud i slutten av juni, dersom<br />
prøvedriften avdekker avvik eller uteglemte forhold i kravspesifikasjonen.<br />
Pr i dag har renholdsseksjonen 40,75 stillingshjemler. Med det foreslåtte opplegget vil det være behov for<br />
33,8 stillingshjemler. Det legges med andre ord opp til en reduksjon av antall årsverk med 6,95 (17%). Det er<br />
i tillegg forutsatt at rundvask i Rønvik, som tidligere år har vært kjøpt inn fra eksternt byrå, skal utføres av<br />
<strong>Nordlandssykehuset</strong>s egne ansatte. Dette medfører at det frigjøres ytterligere 800.000 kr, utover reduksjonen i<br />
antall årsverk. Samlet anslås besparelsen å utgjøre mellom 2,5 og 3,0 mill kr på årsbasis.<br />
Pga vedtaket om konkurranseutsetting er stillinger som har blitt ledige innen renhold holdt vakante. Videre har<br />
det løpende vært foretatt omplasseringer ved ledighet i andre stillinger i <strong>Nordlandssykehuset</strong>. Ved reduksjon<br />
av antall stillinger til 33,8 vil det oppstå overtallighet på mellom 1 og 1,25 årsverk. Det arbeides med å finne<br />
løsninger også for disse. Vikarer og personer med midlertidige arbeidsavtaler kan imidlertid ikke påregne<br />
noen forlengelse av sitt arbeidsforhold til <strong>Nordlandssykehuset</strong>.<br />
Innhenting av anbud fra eksterne leverandører i henhold til kravspesifikasjonen<br />
Dersom prøvedriften viser at renholdet lar seg gjennomføre i henhold til forutsetningene, vil renholdet bli lagt<br />
ut på anbud i slutten av juni, med anbudsfrist i slutten av august.<br />
Det vil bli stilt som krav til potensielle eksterne leverandører at disse overtar arbeidsgiveransvaret for samtlige<br />
ansatte innen renhold på overtakelsestidspunktet (dvs 33,8 årsverk). I et slikt tilfelle skal Arbeidsmiljølovens<br />
bestemmelser om virksomhetsoverdragelse følges.<br />
Styresak 9/04 11.03.2004 2
Det fremgår av Arbeidsmiljølovens § 73 at de ansatte skal beholde samme lønn og individuelle rettigheter som<br />
følger av arbeidsavtalen på det tidspunkt overføringen finner sted. Individuelle arbeidsvilkår som følger av<br />
tariffavtalen opprettholdes inntil tariffavtalen utløper eller avløses av en annen tariffavtale. I henhold til<br />
arbeidsmiljølovens § 73B overtar ikke den nye driveren plikt til å utbetale pensjon til de ansatte som overtas.<br />
I praksis innbærer dette at pensjon som allerede er opptjent på overtakelsespunktet i fremtiden vil bli utbetalt<br />
av KLP etter gjeldende regler, men de ansatte har ingen garanti for at gjeldende pensjonsordninger vil bli<br />
opprettholdt, eller at det opprettes tilsvarende ordninger. Av hensyn til de ansatte foreslås det at<br />
<strong>Nordlandssykehuset</strong> likevel stiller krav til anbydere/fremtidig leverandør om at det opprettes<br />
pensjonsforsikring for de ansatte som overdras fra <strong>Nordlandssykehuset</strong>.<br />
Det vil videre bli stilt som krav at leverandør er tilknyttet arbeidsgiverorganisasjon som har overenskomst<br />
med aktuelle arbeidstakerorganisasjoner i bransjen.<br />
Øvrige krav til anbydere fremgår av punkt 4.6 i vedlagte utkast til anbudspapirer. For å sikre at<br />
<strong>Nordlandssykehuset</strong> velger en seriøs leverandør som samarbeidspartner (dersom ekstern leverandør blir valgt<br />
foran egen regi) stilles det krav til eksterne tilbydere som blant annet omfatter:<br />
• Solid økonomi<br />
• Kompetanse innen aktuelt fagfelt<br />
• Leveringssikkerhet<br />
• HMS-/kvalitetssikringsrutiner<br />
• Miljøkrav<br />
• Fremleggelse av diverse attester som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med<br />
hensyn til innbetaling av skatt, skattetrekk, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift<br />
Valg av fremtidig løsning<br />
På bakgrunn av <strong>Nordlandssykehuset</strong>s kostnader ved renholdet i perioden fra 1. april og ut juli, beregnes<br />
forventede årlige kostnader dersom renholdet fortsatt skal utføres i egen regi. Kostnadene skal være beregnet<br />
og dokumentert innen anbudsfristens utløp, og vil fungere som en ”akseptgrense” ved sammenligning mot<br />
eksterne anbud. Valg av fremtidig leverandør vil basere seg på en helhetsvurdering av:<br />
• Pris / total lønnsomhet for <strong>Nordlandssykehuset</strong><br />
• Kvalitet<br />
• Leveringssikkerhet/Service<br />
• Organisasjon/kompetanse<br />
• Økonomi/soliditet<br />
• Miljøkrav/helserisiko<br />
<strong>Nordlandssykehuset</strong> forbeholder seg retten til å forkaste samtlige anbud, slik at fortsatt drift i egen regi kan<br />
velges dersom dette viser seg å være rimeligste og beste løsning.<br />
Det er planlagt at valg av leverandør skal skje innen utgangen av september. Dersom ekstern leverandør<br />
velges planlegges oppstart 1. november. Det tas imidlertid forbehold om justering av tidsplanen. Økonomiske<br />
effekter forventes imidlertid å kunne tas ut allerede fra 1. april, når <strong>Nordlandssykehuset</strong>s egen renholdsseksjon<br />
tilpasser renholdet i henhold til vedlagte kravspesifikasjon.<br />
Det er signalisert endringer i momslovgivningen som vil kunne få betydning for valg mellom egen eller<br />
ekstern drift. En eventuell endring vil innebære at den konkurransefordel egen drift har ved at det må betales<br />
merverdiavgift på alt eksternt kjøp faller bort, fordi helseforetakene da vil gis adgang til å føre fradrag for<br />
merverdiavgiften som betales ved innkjøp av varer og tjenester. Ved valg mellom intern eller ekstern løsning<br />
vil kunnskap om regelverket på beslutningstidspunktet bli lagt til grunn. Velges intern drift vil denne<br />
Styresak 9/04 11.03.2004 3
opprettholdes i avtaleperioden på 3 år, selv om eventuell endring av momslovgivningen etter at beslutning er<br />
fattet medfører at ekstern løsning ville blitt rimeligere.<br />
Innstilling til vedtak:<br />
1. Styret godkjenner den vedlagte kravspesifikasjonen som grunnlag for konkurranseutsetting av<br />
renhold, inkludert foreslåtte endringer i frekvenser og redusert helgerenhold. Administrasjonen gis<br />
fullmakt til å foreta mindre justeringer av teknisk karakter i vedlagte utkast til kravspesifikasjon, samt<br />
mindre justeringer av eventuelle forhold som avdekkes i prøvedriftsperioden.<br />
2. Styret gir sin tilslutning til den videre planlagte prosess, herunder oppstart med renhold i henhold til<br />
vedlagte kravspesifikasjon 1. april og intern prøvedrift i april/mai, utlysning av anbud i slutten av juni<br />
og valg av fremtidig leverandør innen utgangen av september. Dersom ekstern leverandør velges vil<br />
dette skje med virkning fra 1. november.<br />
Vedtak:<br />
Styresak 9/04 11.03.2004 4