Faktaundersøkelse som metode

FAKTAUNDERSØKELSE- formell saksgang ved påstander om mobbingLandskonferansen for BHT 9.-11.mars 2010Annik Apall AustadArbeidstilsynet, Østfold og AkershusArbeidstilsynet

Disposisjon:• Innledning• Hva• Når• Hvordan• Husk!Arbeidstilsynet

Forankring i ArbeidsmiljølovenPlikt til å undersøke saken• Arbeidsgiver har en plikt til å sørge for at arbeidsmiljøet ivirksomheten skal være fullt forsvarlig ut fra en enkeltvis og samletvurdering av faktorer i arbeidsmiljøet som kan innvirke påarbeidstakernes fysiske og psykiske helse og velferd (AML § 4-1(1)).Dette betyr ikke bare å foreta arbeidsmiljøkartleggingerog vernerunder.Arbeidsgiver må også å ha kunnskap og metodikk for åhåndtere de vanskelige sakene og det bør skje på enmåte som ikke innebærer ytterligere helsebelastninger.Arbeidstilsynet

Kjennetegn ved norsk kultur ogarbeidsliv:• Uformelle, selvsikre, egalitære, fleksiblerisikotakere med kort tidsperspektiv• Sterk styringsrett og sterk tradisjon forsamarbeid/demokrati• Lite problematferdMange fordeler, men også noen ulemperArbeidstilsynet

Eskalerende konfliktGlasl 1980Fase 3Motpartens verdi sommenneske benektes 7-9Fase 2Personlige motsetninger,blokkeringer, sabotasje 4-69. Mål: endelig seier8. Full krig ”alt er lov”7. Ødelegger motpartens ”våpen”6. Trusler og åpne angrep5. Motpart uten moral og sunn fornuftFase 1Sakskonflikt,kjernepunkt 1-34. Søke støtte hos utenforstående3. Klar til kamp2. Partene ser hverandre som motpoler1. Begynnende frustrasjonArbeidstilsynet

TiltakstrappaRettsapparatet3. Formelt nivå2. RisikonivåArbeidstilsynet1. Forebyggendenivå• Evaluering Læring RehabiliteringArbeidstilsynet

BegrepsavklaringPOLICY:• Målsetting og overordnede føringer for arbeid medkonflikter/mobbing/trakassering, basert påvirksomhetens verdigrunnlag.RETNINGSLINJER/PROSEDYRER/RUTINER:• Et sett med anbefalte konkrete tiltak, formelle oguformelle.Arbeidstilsynet

Eksempel på organisering(noen HMS-områder)Overordnet nivåVERDIGRUNNLAGPolicyKonflikt og mobbingTiltakstrappaVarslingVold og truslerKonkretemetoderGrønt lys”De 10 råd”Retningslinjer forhåndteringRetningslinjerfor varslingGult lysMeglingRødt lysFaktaundersøkelseMeldeskjemaArbeidstilsynet

1 – Forebyggende nivåI fredstid legger vi planene for hvordan vi skal:Nivå 11. Forebygge uønskede hendelser2. Avdekke og løse problemer tidligst mulig3. Håndtere de vanskelige sakeneForebyggende arbeid.Eks.• Policy og retningslinjer i personalhåndbok og IKsystem• Arbeidsmiljøkartlegging og risikovurderinger• Organisasjonskultur- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -• Opplæring• Tilrettelegging• ArbeidsmiljøtiltakNivå 1Nivå2Nivå 3Arbeidstilsynet

Hvorfor policy og retningslinjer?• Gir en helhetlig ramme• Skaper felles forståelse• Trygghet ogforutsigbarhet• Sikrer god saksgang• Ivareta juridiske og etiskeprinsipper• Sikrer at melder tas på alvor• Ivareta arb.giveransvar• Bidrar til rolleavklaringer• Mulighet for å avslutte saker• Seriøsitet som arbeidsgiver• Ivaretar omdømme• Øke bestillerkompetansenArbeidstilsynet

Eksempel på innhold i retningslinjeneBeskrivelse av saksgang:• Hvordan klage?• Klageinstans?• Hvem skal/kan involveres i saken?• Hvor kan det innhentes kompetanse eller løsningsbistand?• Er det formaliteter som skal ivaretas?• Tidsfrister?• Hvordan påse at begge parter blir ivaretatt i prosessen?• Hvilke sanksjonsmuligheter kan anvendes?Arbeidstilsynet

Eksempel –konkret retningslinje/prosedyre/rutineHendelse/opplevelseTa opp saken direktemed den det gjelderBe om uformellstøtte samtaleEks.tillitsv, lederBe om/innkalles tilformell samtaleFormell klageUformellLøsninger/tiltakFormell håndteringFormell håndteringmeglingResultatKonklusjon/tiltakArbeidstilsynet

Formelt nivåNår problemet er der.Ta i bruk intern rutine for håndtering av mobbingVektlegge å være etisk og juridisk korrektNivå 3Formell håndtering•Faktaundersøkelse - et verktøy for arbeidsgiver•Dokumentasjon•Eventuell tilrettelegging og sanksjonerNivå 3Nivå 2Nivå 1Arbeidstilsynet

Eks. påstander:Medarbeider J anklager medarbeider A for å mobbing (pågått siste året):• latterliggjort i andres påhør• får tildelt oppgaver under sitt kompetansenivå (A er prosjektleder)• oversett og overhørt i felles møter• sosialt isolert• gjort til syndebukk for glipp av stor kontraktEr det hold i disse påstandene?Arbeidstilsynet

Eskalerende konfliktGlasl 1980Fase 3Motpartens verdi sommenneske benektes 7-99. Mål: endelig seier8. Full krig ”alt er lov”7. Ødelegger motpartens ”våpen”mobbingArbeidstilsynet

Hva er faktaundersøkelse?• God saksbehandlingsrutine ved påstander om alvorligeovertredelser• Skal sørge for en rettferdig oppfølging for begge parter• Ivaretakelse av arbeidsgiveransvaret• Hjelp til å få avsluttet vanskelige sakerArbeidstilsynet

Målsetningen med faktaundersøkelse• Å avdekke de faktiske forholdene• Bidra til at saker kan løses i virksomheten• Ta arbeidsgiveransvaret på alvor• Bidra til at de involverte får en ”rask” og rettferdig behandling• Å være juridisk og etisk forsvarlig• Unngå negative arbeidsmiljøkonsekvenser ved bruk avkonsulenter/granskere med uklare mandat.• Bidra til læring om håndtering av konflikter og mobbing• Unngå ytterlige helsebelastningerArbeidstilsynet

SAKSGANGForberedelsesfasen på organisasjonsnivå:1. Alvorlighetsgrad? Anklage om mobbing? Er våre internemeldeprosedyrer fulgt? (obs! mobbebegrepet)2. Avklar din og andres roller i saken – habilitetspm;- intern eller eksterne undersøkelse?- hvis ekstern, hvem er oppdragstakere/undersøkere?- dokumentasjon av kompetanse (eks. BHT)?3. Husk arbeidsgivers omsorgsansvar overfor alle involvertearbeidstakere… Skille adferd og person!Arbeidstilsynet

Forberedelse for eksterne undersøkereeks. BHT:1. Hvem er oppdragsgiver for faktaundersøkelsen?2. - Hvem anses som ”parter” i saken/partsrettigheter- Hvilken rolle har tillitsvalgte, verneombud, AMU osv?3. Fra roller til regelverk – hva er de ulike aktørenesansvar? Jfr. Lovverket(Ref. Advokat og konsulent Annette Selmer)Arbeidstilsynet

Forberedelse for eksterne undersøkereeks. BHT:4. Har virksomheten retningslinjer, og er det fremsatt en skriftlig klageom mobbing/trakassering? (Grunnleggende forutsetninger for enfaktaundersøkelse)5. Undersøkernes mandat;- HVA skal kartlegges (fakta – sammenfatte (subsumsjon) -forslag til tiltak) Skal det leveres en rapport?6. Hvor skal undersøkelsen gjennomføres- Betydningen av hensiktsmessige og nøytrale lokaler7. Når skal undersøkelsen gjennomføres- Betydningen av tidsplan(Ref. Advokat og konsulent Annette Selmer)Arbeidstilsynet

Forberedelsesfasen:8. Hvordan skal undersøkelsen skje- hvem skal intervjues, dokumentundersøkelser,åstedsbefaring, sakkyndig bistand, osv- hvilken kompetanse/holdning har undersøkerne…?9. Husk krav til rettssikkerhet ./:Partsrettigheter og generelt krav til grundig, saklig forsvarligsaksbehandling, kontradiksjon ( den annen parts mulighet for å fålagt frem sin versjon av saken), personvern(Ref. Advokat og konsulent Annette Selmer)Arbeidstilsynet

Undersøkelsesfasen; selve intervjuet• Tenk både individ og kontekst (organisasjon/ledelse);Undersøker med en upartisk, ikke-dømmende holdninga) Fakta/adferd; Konkretisèr og dokumentèr;- Fortell hva som skjedde; Hvem, hva, hvor, når…- Still åpne spørsmål, ikke ledende- Sortèr ut følelser, rykter og fortolkninger – å tåle emosjonerb) Tanker og subjektive opplevelser - refleksjoner;- Hva du tenkte da.. – Hvordan opplevde du det?- Hva var din rolle i situasjonen.., noe du kunne gjort annerledes?- Tror du NN var bevisst sin effekt…,- Hvordan tror du NN opplevde situasjonen/har det nå?(Ref. Advokat og konsulent Annette Selmer)Arbeidstilsynet

Intervju avslutning:C) Behov, relasjoner, tiltak – fra fortid mot fremtid;- Hva er det viktigste for deg nå og fremover?- Hva kan du gjøre selv? (ansvarliggjøre og myndiggjøre)Arbeidstilsynet

Etisk perspektiv:Hvordan møte parter i en sårbar situasjonIntegritet- Respekt for rollen i organisasjonen uansett nivå- Respekt for bakgrunn ( kompetansenivå)- Del og helhet ( situasjonen i lys av konteksten)Verdighet- Respekt for begge parter- Rett til å ha med en støtteperson ( ivareta omsorg)- Verdien av å bli forstått ( betyr ikke det samme som å være enig)Arbeidstilsynet

Juridisk perspektivArbeidsgivers omsorgsplikt:• Plikt til å ivareta alle ansatteshelse og verdighetArbeidsgivers styringsrett:• Retten til å fordele, styre oglede arbeidet– Undersøkelses og aktivitetsplikt– Avgrenset bare avlov/regelverk/avtaler– Det fullt forsvarlige arbeidsmiljø– Saklighet og prosessArbeidstilsynet

Mobbing er et todelt problem• Personalsak:– Finne løsninger– Tilrettelegging og eventuellesanksjoner– Ivareta personvernet• Arbeidsmiljøsak:– Hvordan kunne problemetoppstå?– Hvordan kunne det pågåover tid uten at noenreagerte?– Hva kan gjøres for å hindreat det skjer igjen?Med personalsak mener vi enhver sak som angår enkeltpersonersarbeidsutførelse, kompetanseutvikling, sykefraværsoppfølging, adferd,disiplinærsake eller andre private forhold som krever ivaretakelse av personvern.Arbeidstilsynet

Kartlegging kontra faktaundersøkelseArbeidsmiljøkartlegging –ubegrenset kompetanse iNorge:• Generelle arbeidsmiljøfaktorer• Det kollektive arbeidsmiljø• Nåtid• Identifisering av risiko• HandlingsplanerMetoder: Spørreskjema, intervju,fokusgruppeFaktaundersøkelse –begrenset kompetanse iNorge:• Konkrete påstander• Personalsak• Fortid• Undersøke• KonkludererMetoder: Intervju,saksdokumentasjon, befaringArbeidstilsynet

Ulike metoder for ulike nivåjfr. konflikteskaleringstrappa• Når en ”grønt lys” metode (arbeidsmiljøkartlegging) ,blir brukt i ”en rødt lys” fase, blir resultatet – somgalest. Jfr. artikkel i Arbeidsmiljø.• Når en ”rødt lys” metode (faktaundersøkelse), blir brukti en grønn/gul fase, blir resultatet – også som galest.Jfr. virksomhet X.Ibsen: Hvor udgangspunktet er galest, blir tidt resultatet orginalestArbeidstilsynet

Synlighet og sårbarhetOrganisasjoner lever av sitt rykte, og det er kvalitetenved det relasjonelle samspillet som langt på veibestemmer dette ryktet (Bjørg Aase Sørensen)Arbeidstilsynet